Электронный документ

 

ВВЕДЕНИЕ

Проблема возрастания  объёмов документов сегодня актуальна  для всех. Все чаще из-за сложности  доступа к архивам увеличивается  время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев. Наиболее эффективным  решением данной проблемы является сканирование документов, организация и создание электронного архива.

Именно электронные  архивы стали необходимым условием эффективной работы современной  организации.

Цель курсовой работы: исследование проблем долговременного  хранения электронных документов.

В рамках достижения поставленной цели нужно решить следующие задачи:

1. Понятие «электронный документ»;

2. Этапы формирования  электронных документов в архиве;

3. Хранения электронных  документов в архиве;

4. Проблемы долговременного  хранения электронных документов.

Объектом  исследования в данной курсовой работе является электронный документ.

Предметом  -  рассмотрение отдельных вопросов, сформулированных в качестве задач данного исследования и анализ условий долговременного хранения электронных документов.

Методы исследования:

  1. эмпирический метод, включающий в себя наблюдение и классификацию исследуемого материала;
  2. сравнительно-сопоставительный анализ для выявления универсальных признаков электронных документов и проблем их долговременного хранения.

Материалом изучения послужили различные типы текстов производственных, торговых, коммерческих предприятий и организаций, статьи периодических изданий: Делопроизводство, Кадровое делопроизводство, интернет – ресурсы.

Таким образом, актуальность данной проблемы определила выбор темы работы «Проблемы долговременного хранения электронных документов».

Теоретической и методологической основой проведения исследования явились законодательные акты, нормативные документы по теме работы

Работа  имеет традиционную структуру и  включает в себя введение, основную часть, состоящую из 2 глав, четырех параграфов, заключение, список литературы. В первом разделе курсовой работы проанализированы основные понятия, этапы формирования и проекты по оцифровке документов; во втором разделе исследуются сроки хранения документов и проблемы долговременного хранения электронных документов.

 

1.ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ.  ЭТАП ФОРМИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ

1.1 Понятие электронный  документ

Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронной (компьютерной) форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).

Федеральный Закон «об электронном документе»

Настоящий Федеральный  закон регулирует отношения, связанные  с формированием и использованием электронных документов, определяет основные требования, предъявляемые  к электронным документам в электронном  документообороте.

Действие настоящего Федерального закона распространяется на отношения, возникающие в связи с использованием электронных документов физическими и юридическими лицами, государственными органами и органами местного самоуправления.

Правовое регулирование  отношений в области использования электронных документов осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом “Об информации, информатизации и защите информации”, настоящим Федеральным законом, другими федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также не противоречащими им соглашениями сторон.

Для целей настоящего Федерального закона применяются следующие  основные термины и определения: 

- электронный  документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме; 

 

 

- реквизит электронного  документа – обязательные сведения, которые должны содержаться в электронном документе для признания его действительным;

- подтверждение подлинности электронного документа - положительный результат проверки неизменности всех реквизитов электронного документа; 

-электронный  документооборот – процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами;

- средства электронного документооборота– программные и/или технические средства, применяемые в электронном документообороте; 

- участники  обмена электронными документами – физические и юридические лица, а также органы государственной власти Российской Федерации и органы местного самоуправления и иные органы, участвующие в обмене электронными документами; 

- отправитель электронного документа-участник обмена электронными документами, который формирует электронный документ и направляет его в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника; 

- получатель  электронного документа -участник обмена электронными документами, который получил адресованный ему электронный документ;

- посредник  в обмене электронными документами  (информационный посредник)-юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителем и получателем электронных документов;

- электронный архив - массив электронных документов, подлежащий хранению в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации;

Основные требования, предъявляемые к электронному документу:

 

Электронный документ должен соответствовать следующим  требованиям:

- создаваться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

- иметь структуру, установленную настоящим Федеральным законом; содержать реквизиты, позволяющие его идентифицировать;

- иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Структура электронного документа

Электронный документ должен содержать обязательные реквизиты, включающие в себя электронный аналог подписи, дату его составления, имя и адрес отправителя и иные сведения, зависящие от вида документа.

Юридическое значение электронных документов

1. Все экземпляры  электронного документа, подписанные одинаковым электронным аналогом подписи (электронной цифровой подписью), имеют равное юридическое значение при условии подтверждения их подлинности в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона.

2. Электронный  документ, подписанный электронным аналогом (электронной цифровой подписью), обладает юридической силой, одинаковой с письменным документом, и может представляться в качестве судебных доказательств.

3. Копия электронного  документа на бумажном носителе  имеет юридическое значение, если она подписана электронным аналогом подписи (электронной цифровой подписью), а также в случае, если она удостоверена лицом, имеющим право удостоверения в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации.

 

 

 

1.2 Этапы формирования электронных документов в архиве

Все операции, осуществляемые с электронными документами при  передаче на архивное хранение, должны быть документированы.

Электронный документ - это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации на компьютере. Создаваемые в деятельности организации электронные документы подлежат передаче в установленном порядке на архивное хранение.

Архивы организаций  осуществляют прим электронных документов, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение принимаются как отдельные документы, так и их комплексы, коллекции документов, а также документы в составе фондов организаций или физических лиц - источников комплектования архива, имеющих реквизиты, позволяющие их идентифицировать.

Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. Они могут  храниться в архиве организации  или в специализированном подразделении, в состав которого могут входить: магнитотека, служба по внедрению и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документов, технологическая служба.

Обязательными условиями  архивного хранения электронных  документов являются:

- наличие в архиве аппаратно-программного оснащения для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в новые форматы в связи с развитием программного обеспечения, передачей информации по каналам связи;

- обеспечение доступа  к информации по установленным категориям пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм);

- обеспечение  режима хранения электронных  документов, исключающих их утрату  или искажение.

Обеспечение хранения электронных документов должно предусматривать  поддержание оптимальных режимов  хранения технических носителей  электронных документов. Технические  параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами ГОСТ 28388-89. «Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения»; ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. «Правила учета и хранения»; ГОСТ 19.601-78 ЕСПД «Правила дублирования, учета и хранения»; ГОСТ 24.402-80 «Единая система стандартов АСУ. Учет, хранение и обращение».

Отбор электронных  документов на архивное хранение осуществляется в результате их экспертизы.

На начальном  этапе экспертизы электронных документов архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. Этот перечень является основанием для проведения собственно экспертизы электронных документов.

Экспертиза  электронных документов проводится экспертными службами во взаимосвязи с традиционной документацией организации; применяется в комплексе система общих и специальных критериев. Устанавливается видовой состав документов, проводится экспертиза их содержания, определяются требования к жизненным циклам документированной информации, осуществляется экспертная оценка технического состояния документов.

Отбор электронных  документов производится на основе «Перечня типовых документов со сроками хранения, образующихся в деятельности организаций» и «Перечня документов на машинных носителях и автоматизированная база данных (АБД) автоматизированных систем научно-технического и производственного назначения.

Электронные документы  поступают на архивное хранение вместе с сопроводительной документацией. В ней должна найти отражение следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для базы данных (БД), объем документа (для БД также количество записей).

Электронный документ и сопроводительная документация к нему составляют единицу учета электронных документов. Единице учета, поступившей на архивное хранение, присваивается регистрационный номер по журналу поступлений. В составе единицы учета указывается единица хранения. Единица хранения электронного документа - это комплект носителей (магнитная лента, гибкий магнитный диск, магнитооптический диск, оптический диск и др.) электронного документа и сопроводительная документация к нему. На единицу хранения заводится учетная карточка в двух экземплярах и ведется учетная БД (каталог) электронных документов.

Подготовка  электронных документов к передаче на архивное хранение состоит из следующих  этапов:

- запись на машинные носители (при необходимости - перезапись на новые носители);

-   проверка технического состояния;

- подготовка  сопроводительной документации (сопроводительная  документация электронного документа  должна быть достаточной для  обеспечения сохранности и использования  электронных документов);

- непосредственная передача электронных документов в архив организации.

Сроки временного архивного хранения электронных  документов государственной части  архивного фонда Российской Федерации  в организации в соответствии с постановлением Совета Министров-Правительства  Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 03.03.93 № 191 определены в 5 лет. Передача документов на государственное хранение осуществляется по согласованию с государственным архивом по описи.

Документы временного срока хранения уничтожаются по акту после утверждения описи в установленном порядке.

1.3 Проекты по  оцифровке документов

 

Потребности общества в ретроспективной информации имеют  межгосударственное значение, так как  в архивах России хранится информация интересная для целого ряда стран. Например, в фондах РГАНТД представлены материалы международного сотрудничества в области освоения космического пространства и космической техники, в частности по программе “ЭПАС”.

ЭПАС [от Э (кспериментальный) П (олёт) «А (поллон)» — «С (оюз)»], совместный экспериментальный полет американского и советского космических кораблей (КК) типа «Аполлон» и «Союз». Программа ЭПАС была утверждена Соглашением между СССР и США о сотрудничестве в исследовании и использовании космического пространства в мирных целях (24 мая 1972).

Определенный  опыт получен в РГАНТД (до 1996 г. Российский научно-исследовательский центр  космической документации). Представляют интерес два проекта:

электронный архив  “Вирт Йозеф — канцлер Германии”,

электронный архив “Фотографии Ю.А. Гагарина”.

В 1992 г. РГАНТД совместно  с Российским центром хранения историко-документальных коллекций осуществил проект оцифровки  документов из фонда “Вирт Йозеф — государственный канцлер Германии”1

Особенности этого  проекта:

1. Разноформатность документов (от ресторанных счетов и бумажных квитанций до газетных полос и плакатов).

2. Тексты машинописные  и рукописные.

3. Бумага разных  оттенков от серого до желтого;  папки с делами при сканировании  не расшивались, кроме дел,  в которых подшивка затронула текст.

Всего было отсканировано 14362 документа, в том числе 455 фотографий, рисунков и гравюр.

Для сканирования текстовых документов использовались планшетные сканеры DataCopy-830 и Relisys с  разрешением 200-400 точек. Для сканирования полутоновых изображений фотодокументов и документов большого формата использовался проекционный сканер DataCopy-920, выполненный в виде камеры на штативе, имеющий большую разрешающую способность и позволяющий сканировать документы в формате серой шкалы, что обеспечивает последующее воспроизведение без потери качества. Фотографии сканировались с различным (в зависимости от размера и содержания) разрешением от 200 до 1000 точек.

В 1996 г. была разработана  системы хранения и поиска факсимильных копий фотодокументов Ю.А. Гагарина на оптических дисках с включением фрагментов соответствующих текстовых документов.

Было отсканировано 850 фотографий (цветных и серно-белых). Сканирование проводилось с “контролек”, т.е. фотоотпечатков небольших размеров, применяемых в отделе использования в качестве элемента НСА. В качестве носителя был выбран оптический диск WORM фирмы “Plasman” (как и в первом проекте), в 1997 г. массив оцифрованных фотографий был записан на CD-R.

В качестве инструмента  для разработки программного обеспечения баз данных была использована программная система ISIS версии 3.2 разработанная UNESCO и язык программирования Pascal ISIS.

В результате реализации рассмотренных проектов были разработаны  технологии создания полнотекстовых страховых  копий на оптическом диске, решены вопросы выбора формата записи архивной информации.

В результате реализации рассмотренных проектов были разработаны  технологии создания полнотекстовых страховых  копий на оптическом диске, решены вопросы  выбора формата записи архивной информации на оптическом диске, разработаны принципы построения системы поиска в массиве оцифрованных документов.

Автоматизированная  информационно-поисковая система  в проектах содержит следующие блоки:

База данных описаний отсканированных документов, которая являлась поисковым аппаратом.

Массив цифровых копий  документов, записанный на оптический диск.

Связь между базой данных и массивом отсканированных документов организовывалась специальными программно-технологическими средствами:

программа воспроизведения  оцифрованных документов или их частей (фрагментов);

имена оцифрованных документов (как часть рабочего листа ввода);

программа организации доступа  к оцифрованным документам2;

файл информации для программы  организации доступа к оцифрованным документам.

 

 

 

 

 

 

2 ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Определение сроков  хранения документов

Сроки хранения документов распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования архивов.

Организации, документы  которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. При этом следует иметь в виду, что действующим законодательством регламентировано хранение в негосударственных организациях определенных документов (п.2.4.2). Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню (графа № 3) следующим образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Документы должны приниматься на хранение преимущественно  в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

Документы постоянного срока хранения на нетрадиционных носителях принимаются на хранение в соответствии с установленными правилами.

В целях полноты  состава Архивного фонда Российской Федерации Перечень предусматривает  возможность поступления в государственные, муниципальные архивы дублетных документов, содержащихся в разных фондах. Право решения вопроса их отбора предоставляется государственным, муниципальным архивам.

Отметка "ЭПК", поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что  часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм

собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

Исчисление  срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.

Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года.

Документация, не вошедшая в соответствующие разделы  настоящего Перечня, но имеющая срок хранения "постоянно" или отметку "ЭПК" (ЭК) по какому-либо ведомственному перечню, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное, муниципальное хранение или уничтожается после минования в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой "ЭПК" (ЭК) принимают ЭПК архивных органов, учреждений.3

Снижение сроков хранения, установленных настоящим  Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных  настоящим Перечнем, может иметь  место в тех случаях, когда  это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Снятие стоящей  при сроках хранения отметки "ЭПК" разрешается только при условии  конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в  статьях данного Перечня.

Микрофильмирование  документов (с последующим уничтожением их оригиналов), образующихся в деятельности организаций, должно производиться в соответствии с действующими государственными стандартами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Проблемы  долговременного хранения электронных  документов

Если в бумажном делопроизводстве то или иное дело физически объединяет "бумаги" по определенному признаку или признакам, то в системе электронного документооборота документы, как правило, физически не лежат в соответствующих делах. Очень часто номенклатура и состав самих дел – это всего лишь логическое представление содержимого базы данных, причем могут существовать и альтернативные представления. Документы "раскладываются по делам" виртуально, и эта логика – тот самый контекст - также может быть искажена или утрачена – можно сохранить все индивидуальные документы, но потерять информацию об их логических взаимосвязях.

В бумажном делопроизводстве  то или иное дело физически объединяет «бумаги» по определенным признакам. 
Разрушение контекста может привести к потере юридической значимости документа, поскольку контекст создания и использования включает также и связи с другими документами. Для их фиксации используются различные способы, включая ссылки в "карточке" на другой документ по тому же вопросу или классификационный код, позволяющий связать все документы, относящиеся к одной и той же теме.

В этой связи необходимо обратить серьезное внимание на то, что обеспечение осмысленности электронных данных кардинально отличается от решения той же задачи в отношении бумажной документации. В отличие от бумаг, где физические характеристики обычно передают основную часть контекста создания и использования, в случае с электронными документами на физическом уровне он не зафиксирован, а потому и более хрупок. 
На практическом уровне это означает, что, например, электронная структура размещения документов по рубрикам и делам – не простой документ – он

имеет огромную важность и равноценен всем описям бумажного архива месте взятым.

Обеспечить читаемость:

Одной из основных проблем, которую необходимо решить при организации долговременного хранения электронных документов, является обеспечение их читаемости на протяжении всего жизненного цикла. Задача это многоплановая: необходимо сделать так, чтобы электронный документ можно было прочитать на той компьютерной системе или устройстве, на которой они первоначально были созданы и/или где они в настоящее время хранятся и/или которая в настоящее время используется для доступа к ним и/или которая будет использована для хранения электронной документов в будущем.

Сохраненная на цифровом носителе информация может со временем стать нечитаемой. К этому может привести несколько причин.

Воздействие плохих условий хранения приводит к физическому износу или порче носителей. Все виды носителей, используемые в настоящее время для хранения электронных документов, чувствительны к воздействию неблагоприятной окружающей среды, - например, к перепадам температуры и влажности. Подобные неблагоприятные условия или повреждают носитель, или ускоряют процесс его "старения" и деградации. Для обеспечения максимального срока службы различных типов цифровых носителей требуются различные уровни контроля параметров окружающей среды в местах хранения.

При использовании некоторых технологий записи информации порча данных возможна вследствие воздействия магнитных полей, пыли и загрязняющих окружающую среду веществ (магнитные носители), в то время как другие виды носителей (оптические) менее подвержены влиянию внешних факторов и менее чувствительны к повреждениям, случающимся вне строго контролируемой среды хранения.

Моральное устаревание носителей и оборудования, которое происходит в том случае, когда устройство (например, лента или диск) физически несовместимо с имеющимся компьютерным оборудованием (например, приводом для чтения лент или дисков), и, следовательно, информация не может быть прочитана. Моральное устаревание носителей неизбежно, поскольку технологические достижения постоянно изменяют способы физического хранения электронных документов (происходят, например, изменения в технологии записи, в интерфейсах оборудования и программного обеспечения приводов); изменяются конструктивные параметры устройств. Как следствие, со временем более старые носители информации становятся несовместимыми с появившимися позднее носителями и оборудованием.

Устаревание форматов документов 4– электронные документы создаются и используются в различных форматах. Многие из них являются "закрытыми"-либо недоступны их подробные описания, либо их использование может быть затруднено вследствие прав интеллектуальной собственности. Это создает угрозу доступности информации при долговременном хранении, поэтому уже сейчас при передаче электронных документов на длительное хранение из широкого набора форматов, используемых создателями и получателями документов, выбирается небольшое число часто используемых стандартов, подходящих для целей архивного хранения. Именно поэтому сейчас так популярны открытые форматы, которые позволяют работать с электронными документами даже в отсутствие программного обеспечения, использовавшегося для их создания. Специалисты рекомендуют в случае необходимости сохранения электронных документов в "нестандартном" формате постараться оставить максимально подробное его описание и также само ПО. Среди форматов для длительного и постоянного хранения пока что доминируют (среди текстовых) PDF/A, другие версии открытого формата