Электронный документ. 4

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Содержание 

Введение……………………………………………………………………….…..3

1.Электронный документ: понятие, значение, виды…………………………....6 
1.1 Требования, предъявляемые к содержанию и составлению электронного документа………………………………………………………………………….6 
1.2 Принципы хранения электронного документа…………………………….10 
 2. ООО " Техснабсистем ": история создания, виды деятельности. Особенности хранения электронных документов……………………………..15 
2.1 История создания организации, ее задачи, функции, структура…………15 
2.2 Особенности организации  (хранения) электронных документов в ООО " Техснабсистем "………………………………………………………………….18

Заключение……………………………………………………………………….21                                                                                                            

Список использованной литературы…………………………………………… 

Приложение  
 
 
 
 
 
 
 

      Введение

      Каждая  организация, в независимости от формы собственности,  масштабов и структуры, стремится к повышению эффективности своей деятельности. В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Важным шагом на пути к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности, создание современных систем делопроизводства и организации электронного хранения электронных документов.

      В управленческой деятельности большое  значение имеет периодичность  или  частота передачи информации, так  как она оказывает существенное влияние на ее ценность информации. Слишком частые поступления информации отвлекают внимание и вызывают перегрузку людей, воспринимающих ее. Должны быть определены и строго выдержаны интервалы времени, в течение которых будут поступать сведения. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

      Рациональное  управление документами приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления. Организация работы с электронными документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется электронная документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

      Важнейшими  условиями реализации управленческой информации является своевременность ее получения и передачи. Как бы полна и достоверна ни была информация, если она получена с опозданием, трудно, а иногда и невозможно ее использовать. Скорость передачи и приема информации человеком определяется не только совершенством соответствующей аппаратуры, но и временем, необходимым для уяснения сложившейся ситуации.

      Во  время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации  и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников, занятых в управлении.

      Правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

      Информация  фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

     При написании курсовой работы был использован  широкий круг источников и литературы.

Первостепенным  источником является Закон Республики Беларусь «Об электронном документе»1 от 10 января 2000 г. и Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»2 от 28 декабря 2009 г. В данных нормативных документах устанавливаются правовые основы применения электронных документов, определяются основные требования, предъявляемые к электронным документам, а также правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах.

     Немаловажную  роль при написании курсовой работы сыграло учебное пособие Елизаветиной Т. М. и Денисовой М. В.3, в котором рассматриваются общие вопросы организации делопроизводства на предприятиях малого и среднего бизнеса.

     Рекомендации  по грамотному ведению делопроизводства на компьютере представлены в книге  Куприяновой Г. И.4 Противоречия и сложности при ведении электронного документооборота изложены в статье Тарасовой М. И.5

      Актуальность  выбранной темы обуславливается  недостаточной разработкой проблемы электронного хранения документов в организациях. Решение вопроса в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также уменьшить затраты по времени, труду и средствам.

      Целью данной курсовой работы является рассмотреть понятия «электронный документ», а также проанализировать текущее хранение электронных документов в ООО "Техснабсистем".

      Для реализации поставленной цели были сформулированы следующие задачи.

  1. Рассмотреть понятие «электронный документ», его виды и структуру.
  2. Выделить принципы хранения электронного документа.
  3. Ознакомиться с деятельностью  ООО "Техснабсистем".
  4. Проанализировать особенности  хранения электронных документов  ООО "Техснабсистем".

      Объектом работы является общество, в рамках которого организуется хранение  электронных документов.

     Предметом данной курсовой работы являются процессы, организации хранения  электронных документов.

      В соответствии с целью и поставленными задачами данная курсовая работа состоит из введения, двух разделов и подразделов, заключения, списка используемой литературы и приложения.

      При написании настоящей курсовой работы был использованы следующие методы исследования: анализ, наблюдение, обобщение и синтез

     В первом разделе рассматривается  понятие электронного документа, его структура, принципы хранения. Во втором анализируется деятельность ООО «Техснабсистем», подробно рассматривается вопрос хранения электронных документов в данной организации на настоящий момент, также приводятся предложения по оптимизации работы.

     В заключении подводятся итоги курсовой работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы по хранению электронных документов.

     1 Электронный документ: понятие, значение, виды

     1.1 Требования, предъявляемые к содержанию и составлению электронного документа

     Электронный документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования; а также форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном или оптическом материальном носителе.

     К магнитным носителям относятся – магнитная лента, карта, диск, жесткий магнитный диск (винчестер), гибкий магнитный диск (floppy disk, diskette). Информация на магнитных документах записывается путем изменения остаточной намагниченности отдельных участков магнитного слоя носителя.

     Оптический  документ относится к новейшим носителям  информации, основанным на оптических способах записи, считывания и воспроизведения.  Важным достоинством данного носителя информации является, во-первых, его  универсальность, то есть возможность  записи и хранения в единой цифровой форме информации любого вида – звуковой, текстовой, графической, видео. К оптическим документам относятся оптические диски и видеодиски: компакт-диск, CD-ROM, DVD-диск и другие.

     Электронный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления. Формой внутреннего представления является запись информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе. Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде (без дополнительных технических приспособлений) и форме, понятной для восприятия человеком.

       Согласно закону Республики Беларусь « Об электронном документе и электронной цифровой подписи» электронному документу присущи следующие характерные признаки.

     Электронная цифровая подпись - набор символов, вырабатываемый средствами электронной  цифровой подписи и являющийся неотъемлемой частью электронного документа. Средства электронной цифровой подписи - программные и технические средства, обеспечивающие выработку и проверку электронной цифровой подписи и имеющие сертификат соответствия или удостоверение о признании сертификата, выданного в Национальной системе сертификации Республики Беларусь.

     Электронная цифровая подпись предназначена  для удостоверения информации, составляющей общую часть электронного документа, а также для подтверждения  подлинности и целостности электронного документа. Удостоверение информации, составляющей общую часть электронного документа, производится путем применения средств электронной цифровой подписи с использованием личных ключей подписей лиц, подписывающих этот документ. Подлинность и целостность электронного документа означает, что документ в действительности создан владельцем личного ключа подписи и в данный документ не внесены изменения. Подтверждение подлинности и целостности электронного документа производится путем применения средств электронной цифровой подписи с использованием открытых ключей проверки подписей лиц, подписавших электронный документ.

     Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей - общей и особенной. Общая  часть состоит из информации, составляющей содержание документа. Информация об адресате относится к общей части. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей.

     Личный  ключ подписи - набор символов, принадлежащий  конкретному лицу и используемый при выработке электронной цифровой подписи.

     Открытый  ключ проверки подписи - набор символов, доступный для всех заинтересованных лиц и используемый при проверке электронной цифровой подписи. Карточка открытого ключа проверки подписи - документ на бумажном носителе, содержащий значение открытого ключа проверки подписи и подтверждающий его принадлежность какому-либо физическому или юридическому лицу.

     Собственник информационных систем и сетей - государство, административно-территориальная единица, физическое или юридическое лицо, в соответствии с законом осуществляющие в полном объеме владение, пользование и распоряжение информационными системами и сетями;

     Машинный  носитель - магнитный диск, магнитная  лента, лазерный диск и иные материальные носители, используемые для записи и хранения информации с помощью электронно-вычислительной техники.

     Электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию  устаревать, то есть изменяться по мере научно-технического прогресса в  сфере техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа, к таким документам спустя определенный период времени, когда при наличии физического носителя информации из-за отсутствия соответствующей техники электронную запись невозможно будет прочесть.

     Поэтому электронный документ должен соответствовать  следующим требованиям:

     - создаваться, обрабатываться, передаваться  и храниться с помощью программных  и технических средств;

     - иметь структуру, установленную  настоящим Законом, и содержать реквизиты, позволяющие произвести идентификацию;

     - быть представленным в форме,  понятной для восприятия человеком.

     Электронный документ может быть представлен  как в виде оригинала, так и в виде копии. Вопрос о копийности электронного документа важен в первую очередь с правовой точки зрения.

     Оригинал  электронного документа существует только в электронном виде. Все  идентичные экземпляры электронного документа  являются оригиналами и имеют  одинаковую юридическую силу. Документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа. В случае, когда одним лицом создаются документ на бумажном носителе и электронный документ, идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа.

     Копии электронного документа создаются  путем удостоверения в установленном законодательством порядке формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать указание на то, что они являются копиями соответствующего электронного документа.

     Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе может  осуществляться:

     - нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия;

     -индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, имеющим лицензию на осуществление такой деятельности.

     Воспроизведение электронного документа на ином, кроме  бумажного, отделимом от машинного  носителя материальном объекте либо его копия на бумажном носителе, надлежащим образом не удостоверенная, не имеют юридической силы копии электронного документа.

     Электронный документ на машинном носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую  силу. Если законодательством Республики Беларусь требуется, чтобы документ был оформлен письменно либо представлен в письменном виде или письменной форме, то электронный документ считается соответствующим этим требованиям.

     Оригиналы электронных документов и их копии  на бумажных носителях, соответствующие  требованиям статьи 10 настоящего Закона, имеют одинаковую юридическую силу. В случаях, если законодательством Республики Беларусь требуются нотариальное удостоверение и (или) государственная регистрация документа, удостоверению и (или) регистрации подлежат либо электронный документ, либо его копия на бумажном носителе в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. 

     1.2 Принципы хранения  электронного документа

     Активное  использование компьютера для создания документов может породить проблему организации хранения и последующего поиска нужного документа. Неупорядоченное хранение вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, нередки случаи потери их.

     При использовании только стандартных программ для создания и работы с документами организация хранения электронного вида документа – файла - полностью лежит на пользователе. Рациональная организация хранения особенно важна при большом количестве документов и необходимости поиска нужного в определенный момент документа. Опираясь только на базовые возможности WINDOWS и MS OFFICE, можно достаточно эффективно управлять файловой системой. К средствам и методам организации хранения файлов относятся система имен файлов и система каталогов. Для более эффективного использования места на жестком диске компьютера может быть создан логический диск, использующий сжатие файлов. Организация совместного доступа к логическому диску производится аналогично организации доступа к папкам компьютера. Особенно эффективно сжатие графических файлов типа bmp, pcx, tif.

     Один  из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в любом офисе – это надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из:

    • устойчивого электропитания;
    • резервного копирования;
    • антивирусной защиты;
    • профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

     Первая  задача – это обеспечение надежного  бесперебойного электропитания компьютеров. Для этого служат устройства, которые  так и называются – источник бесперебойного питания.

     Вторая  задача – обеспечение резервного копирования документов организации, фирмы, отдела, подразделения и конкретного  сотрудника, - призвана обеспечить восстановление утраченных документов.

     Под резервным копированием понимается создание копий документов на сменном внешнем носителе - сменных жестких дисках, дискетах, ZIP-дискетах, пишущих CD RW, и так далее.

     Наличие резервной копии позволяет восстановить документы при случайном их удалении или поломке компьютера.

     Задача  организации резервного копирования включает в себя:

  • выбор оптимального устройства, на которое будет производиться резервное копирование;
  • организацию процедуры периодического копирования.

     Если  все компьютеры организации объединены в локальную сеть, то используют один-два накопителя большой емкости, осуществляющих копирование данных со всех компьютеров сети.

     Не  менее важна организация процесса резервного копирования.

     Периодичность копирования устанавливается с учетом объема документов, создаваемых в организации, их важности и наличия бумажных копий. Лицо, ответственное за делопроизводство, с установленной периодичностью делает либо полную копию папок, выделенных для общих документов, либо копирует только новые и измененные файлы. Периодичность создания и обновления резервных копий может определяться инструкциями по системе информационного обеспечения организации. Ежедневное проведение архивации данных может занимать всего 5-15 минут и полностью окупает себя, обеспечивая сохранность информации.

     Для создания резервных копий может  быть использована стандартная программа  BACKUP или внешние программы-архиваторы.

     Программа BACKUP выполняет три основных функции:

  • создает архив – архивирует выбранные папки и файлы, то есть «сжимает» информацию и помещает ее в один файл-архив на выбранное устройство внешней памяти;
  • восстанавливает архив при необходимости;
  • производит сравнение файлов архива с файлами-оригиналами и обновление архива, заменяя в архиве старые файлы более новыми.

     Среди программ-архиваторов наиболее популярными  являются ZIP- и ARJ-архиваторы, которые существуют как в версии для DOS, так и для WINDOWS.

     Основные  операции, которые обеспечивает WinZip, следующие:

  • создание архива;
  • обновление архива;
  • извлечение файлов из архива.

     Антивирусные  программы предотвращают проникновение  вирусов на компьютеры организации, выявляют инфицированные файлы и  осуществляют «лечение» зараженного  компьютера. Особенно опасны вирусы в  условиях локальной сети, когда, проникнув на один компьютер, вирус может поразить все компьютеры, объединенные в сеть. Основные источники вирусов:

    • нелегальное программное обеспечение;
    • дискеты, зараженные вирусом, находящимся в загрузочном секторе;
    • документы MS Word и Excel, зараженные микровирусами.

     Проверку  компьютера, выявление вирусов и  их уничтожение осуществляет ряд  антивирусных программ.

     Четвертая задача – осуществление диагностики состояния компьютера с использованием программ, предотвращающих «зависание» системы, обеспечивающих сохранение данных в случае «краха системы» и т. п. Работа таких вспомогательных программ направлена на сохранение данных даже в случае сбоев в работе программного обеспечения.

     Чем меньше программ установлено на компьютере, тем меньше вероятность случайных  сбоев и отказов в работе. Если же все-таки необходимо установить новую  программу, рекомендуется использовать специальные программы для отслеживания процесса установки новой программы и в случае необходимости – корректного ее удаления.

     Электронный документ – это очень обширная и актуальная тема, так как в  настоящее время практически  ни одно дело не обходится без компьютерного  обеспечения. Подводя общие итоги, можно сказать, что электронный документ – это зафиксированная на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых ЭВМ, и которая содержит реквизиты, позволяющие ее идентифицировать. При этом под электронным носителем понимается материальный носитель, предназначенный для записи и хранения информации посредством электронной вычислительной техники.

     Если  нарушаются правила работы с электронными документами, то из-за одной ошибки организация рискует потерять сразу весь массив документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. ООО " Техснабсистем ": история создания, виды деятельности. Особенности хранения электронных документов. 
2.1 История создания организации, ее задачи, функции, структура.

  «Техснабсистем» молодая динамично развивающаяся компания. С юридической точки зрения организация является обществом с ограниченной ответственностью.  ООО «Технабсистем» основан более двух лет назад и с тех пор прочно заняла свое место на белорусском рынке. В сферу интересов компании входит оптовая торговля непродовольственными товарами широкого ассортимента. Организация состоит из 3 отделов: бухгалтерский, отдел по внешне - экономической деятельности и отдела продаж и сбыта.  В штате насчитывается 15 сотрудников.

       Для осуществления текущего руководства  деятельностью компании общим  собранием участников избирается  директор. В ООО «Техснабсистем» на должность директора может претендовать любой сотрудник. В обязанности директора входит: нести ответственность за деятельность организации, право принимать на работу и увольнять сотрудников, утверждать штатное расписание, предоставлять сведения о состоянии компании учредителям Общества.

     За  финансовым, статистическим учетом организации следит бухгалтерия. В отделе работают два сотрудника: главный бухгалтер и помощник бухгалтера. В их обязанности входит: ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской отчетности; произведение начислений и перечислений налогов и сборов в государственный бюджет; страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды; платежей в банковские учреждения; осуществление расчетов всех видов выплат работникам организации; оформление бухгалтерских документов в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

   За  экономическую деятельность компании отвечает отдел по внешней экономике, во главе которого находится заместитель  директора. В компетенцию подразделения  отнесены следующие вопросы: совершенствование экономической деятельности организации, направленной на повышение производительности труда, эффективности и рентабельности производства, качества выпускаемой продукции, снижение ее себестоимости, обеспечение роста производительности труда и заработной платы, достижение наибольших результатов при наименьших затратах материальных, трудовых и финансовых ресурсов; разработка методических материалов по технико-экономическому планированию работы производственных подразделений организации, расчету экономической эффективности капитальных вложений, рационализаторских предложений и изобретений, мероприятий по максимальной мобилизации резервов производства, внедрению новой техники и технологии, научной организации труда; анализ финансово-хозяйственной деятельности организации, участие в разработке предложений, направленных на предупреждение образования и ликвидацию неиспользуемых товарно-материальных ценностей, повышение рентабельности производства, снижение себестоимости продукции, укрепление финансовой дисциплины, хозяйственного расчета, совершенствование аппарата управления производством; разработка проектов перспективных и годовых финансовых и кассовых планов, кредитных заявок, доведением утвержденных показателей до подразделений организации, участвовать в подготовке проектов планов реализации продукции (работ, услуг), плановых заданий по прибыли, повышению рентабельности производства; определение потребности организации во всех видах кредита, источники финансирования планов технического перевооружения и реконструкции организации, строительства новых производств.