Электронный документ и его место в архивном деле
Электронный документ и его место в архивном деле
Содержание
Введение
..............................
- Электронный документ в архивном деле
1.2.
Информатизация архивного дела
- Организация
работ по информатизации
..............................
...... 14
- Практика организации архивного хранения электронных
документов
- Основные тенденции развития законодательно-нормативной
базы электронных архивов в России
..............................
2.2. Международный опыт организации электронных архивов ........ 20.
2.3. Проблемы обеспечения сохранности электронных документов
и возможные пути решения ..............................
Заключение
..............................
Список литературы
..............................
Введение
Архивное дело – это та отрасль деятельности, которая имеет традиционные задачи и функции в любом государстве мира. Передовое ли это государство мира, с точки зрения культурного, экономического развития, или государство, не отличающееся богатством, благосостоянием – везде архивы занимаются одним и тем же. Но то, как они этим занимаются – это другой вопрос. Сохранение, пополнение, использование национальной памяти – основная задача, ради чего организовано архивное дело в широком смысле слова.
На каждом этапе исторического развития нашей Родины, конечно, выдвигались специфические требования, ставящие перед архивистами те задачи, без которых невозможно модернизировать архивное дело, продвигать его в будущее, делать современным. Сегодня стоит особенно актуальная задача внедрения информационных технологий в развитие архивного дела
Достижения
последних лет в вычислительной
технике, обширный рынок сравнительно
недорогих компьютеров и
Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и «десять тысяч одних курьеров» определяли «лицо» солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.
В настоящее время оснащенность государственных архивных учреждений компьютерной техникой неравномерна, ее нельзя признать удовлетворительной. В государственных архивах более половины машинного парка относится к устаревшим моделям (Роботрон, PC XT, PC AT/286).
Почти все архивы, располагающие компьютерами, начали создавать базы данных как тематические, обеспечивающие использование документов, так и по другим направлениям деятельности архивов. В целом по архивам России эти две категории представлены в неравных долях как по количеству БД, так и по их совокупному объему. По числу введенных записей лидирующее место занимают тематические БД - 88.7%, БД учетного характера составляют 10%, оставшиеся 1.3% содержат административно-управленческую информацию. За этими цифрами скрывается совершенно различное состояние по государственным архивам и центрам федерального уровня и архивным учреждениям субъектов Федерации.
Приведенная статистика свидетельствует о том, что более раннее начало информатизации в федеральных архивах, их договорные связи с зарубежными партнерами позволили закупать (или получать) технику и обеспечивать частичное финансирование работ по созданию БД. В ближайшее время можно ожидать выравнивания ситуации, поскольку региональные архивы активно приобретают современную технику, пользуясь поддержкой местных администраций, принимают организационные и кадровые решения для интенсивной автоматизации архивных работ, некоторые из них установили договорные отношения с зарубежными партнерами.
Следует констатировать, что в течение ряда лет происходило во многом стихийное развитие информатизации государственных архивных учреждений, что было обусловлено прежде всего отсутствием методической и программной базы для координированного и целенаправленного регулирования процессов информатизации: типового программного обеспечения (ПО) по основным направлениям деятельности архивных учреждений, методических разработок по эффективному использованию компьютерных технологий в архивном деле, стандартов описаний архивных документов в электронном формате, единого по отрасли лингвистического обеспечения (ЛО) баз и банков данных.
В настоящей работе поставлена цель: изучить место электронного документа в архивном деле. Поставленная цель достигается путем решения следующих задач:
-определить понятие архива электронных документов;
-оценить состояние информатизации архивного дела;
-изучить практику организации архивного хранения электронных
документов;
-выявить
и проанализировать
Поскольку организация электронного хранения документов имеет в исторических рамках небольшой опыт, то в работе наряду с монографиями и учебными пособиями широко используются данные периодических изданий и интернет – ресурсов.
1.Электронный документ в архивном деле
1.1. Понятие архива электронных документов
.
Электронный документ – это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, то есть вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.
Архив электронных документов – это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией. Это не только и не столько поисковая система, способная "выудить" нужную пользователю электронную информацию. Архив – это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.
«В
ГА РФ сложилась разветвленная
Основой научно-справочного аппарата архива, его самым верхним уровнем является многотомный электронный путеводитель по ГА РФ, охватывающий все фонды архива (более 6 тыс. записей включая Перечень фондов) и постоянно пополняющийся за счет описаний новых поступлений. Наличие такого путеводителя позволяет свободно ориентироваться во всем многообразии фондов, а их в архиве уже более 3 тыс., дает представление о структуре фондов, составе и содержании документов. И все же, в силу своего назначения, путеводитель может дать лишь общие сведения о документах.
Базовым архивным справочником все-таки остается архивная опись. Именно опись, раскрывая содержание документов на уровне дела, несет основную информационную нагрузку. Именно опись, являясь одновременно и учетным документом, закрепляет место каждого дела в определенном фонде, и этот «архивный адрес» сопровождает дело во всех его ипостасях, служит основой для составления других справочников и, в конечном итоге, для выдачи дел. Нет необходимости объяснять, что найти все требуемые дела среди большого количества довольно сложно, тем более, что они могут находиться в разных фондах и описях. Помочь здесь может только перевод описей в электронный формат и создание эффективной поисковой базы данных.
Вновь создаваемые описи при описании документов в стенах архива и при обработке документов в ведомствах имеются как в традиционном виде, так и в электронном формате. Таким образом, новые описи поступают в архив уже в электронном виде, правда, в основном в текстовом редакторе, но обработка такой информации для включения ее в информационно-поисковую систему архива значительно облегчена. «Опыт по созданию электронных описей вызывает интерес в архивной отрасли и в определенной степени использован в Методических рекомендациях ВНИИДАД»2
Следует отметить, что для создания электронного научно-справочного аппарата архива большое значение имеет разработка единых для архива стандартных форм описания информации на трех уровнях: на уровне фонда, дела, документа. Для каждого уровня информации определен набор реквизитов (полей), основных и дополнительных, их типы и размеры, унифицировано их заполнение, что обеспечивает в дальнейшем их совместимость.
На основе разработанных перечней полей созданы основные таблицы баз данных в MS Access для всех уровней информации. Именно в таком виде и накапливается весь НСА архива, и этот информационный ресурс может быть использован для поиска информации, как в рамках отдельных баз данных, так и в составе единой информационно-поисковой системы, а также для решения
Информация о делах, содержащихся в описях, переводится в электронный вид в полном соответствии с текстом оригинала, исправляются только явные опечатки. В отдельных случаях сотрудники архива проводят частичное редактирование заголовков, с обращением непосредственно к делам. Все вопросы, касающиеся учета дел (порядковый номер дела, итоговая запись), решаются в обязательном порядке с отделом сохранности и учета документов.
Работа по переводу описей в электронный формат, особенно в массовом порядке, должна включать обязательную проверку качества ввода информации. Может быть, более правильным было бы осуществление полной сверки (считки) базы данных с текстом оригинала, но это привело бы к значительным трудозатратам и снижению положительного эффекта от данной работы. Кроме того, в предложенных моделях ИПС всегда можно посмотреть электронный образ описи.
Проверка качества ввода информации проводится с максимально возможным применением средств Microsoft Access (путем составления различных запросов).
Проверяется полнота базы данных. С помощью запросов автоматически составляются перечни введенных фондов и описей, которые сверяются со списками описей, передаваемых для обработки. Проводится проверка соответствия названий фондов и описей их номерам. Весь проверяемый массив тестируется на наличие пустых записей, дублетных записей, не заполненных обязательных полей (номер фонда, номер описи, номер дела, название фонда, заголовок дела, крайние даты, дата дела сортировочная).
Таким образом, значение по созданию электронных описей очевидно, затраченные финансовые и трудовые ресурсы в дальнейшем окупятся. В результате этой работы архив получает не только электронные описи, но и выверенный электронный реестр описей по фондам архива, который является важной частью любой поисковой системы.
Наличие электронных описей открывает новые возможности их использования. Один раз введенная информация на уровне дела может многократно использоваться с самыми разными целями в различных информационно-поисковых системах и баз данных, во взаимодействии с другими электронными справочниками.
И
все же самым важным преимуществом
электронных описей, основной целью
их создания является возможность сквозного
поиска информации по заголовкам дел,
всех описей, представленных в базе данных.
- Информатизация архивного дела
Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.
Среди основных задач ГАС Российской Федерации важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах и центрах хранения документации (ЦХД). В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации.
Внутриархивные БД учетного характера повышают точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, служат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня.
Создание
комплекса БД по материально-техническому,
кадровому и финансовому
Создание
автоматизированного научно-
Работы по автоматизации средств поиска архивной информации начались в архивных учреждениях СССР в конце 70-х годов. Была разработана концепция, включившая в себя следующие положения: обоснованной является лишь компьютеризация поиска архивных документов, относящихся к выборочным тематическим комплексам, имеющим особо важное общественно-политическое и народнохозяйственное значение, а также документов, которые наиболее часто запрашиваются исследователями; ввод в систему сведений обо всех архивных документах является слишком дорогим и требует больших трудовых затрат; наиболее целесообразно создание межархивных баз данных. Было принято решение о поэтапном вводе в автоматизированную систему сведений о документах, хранящихся в государственных архивах СССР, на уровне фонда.
В соответствии с этой концепцией была разработана многофункциональная автоматизированная информационно-поисковая система для ряда тематических комплексов архивных документов, которая предназначалась для оперативного справочно-информационного обслуживания потребителей архивной информации, а также для подготовки автоматизированным способом архивных справочников.
В Автоматизированную систему научно технической информации (АСНТИ по документам ГАФ СССР), реализованную на ЕС ЭВМ, вошли около 70 тыс. описаний документов архивов на уровне фонда; базы данных четырех тематических комплексов на начало 1990 г. включали в себя 176 тыс. описаний архивных документов.
Ведение указанных БД позволило накопить значительные информационные массивы в электронном формате, большая часть которых в дальнейшем была переведена на ПЭВМ; к настоящему времени они включают в себя около 250 тыс. записей.
Основные направления информатизации архивного дела вытекают из главных задач и функций учреждений ГАС России:
- обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ);
- комплектование АФ РФ и экспертиза ценности документов;
- научно-информационная деятельность архивов, использование и публикация документов АФ РФ;
- организационно-методическое руководство и контроль за работой государственных и ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений.
Значительная
регламентация и типизация
Второе направление информатизации ориентировано на автоматизированное выполнение работ, связанных с комплектованием АФ РФ. К нему относятся учет учреждений-источников комплектования, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах.
Третье
направление охватывает задачи использования
и публикации документов: организацию
поступления запросов на архивную информацию,
совершенствование процессов
Четвертое направление - применение средств автоматизации для проведения научно-исследовательских и методических работ в государственных архивах. Этому способствует использование высокоэффективных общесистемных и прикладных программ, в том числе - текстовых и табличных процессоров, издательских систем, систем управления базами данных, гипертекстовых и мультимедийных технологий, которые позволяют создавать базы данных, содержащие копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания.
Пятым направлением информатизации является автоматизация организационно- управленческих функций архивных учреждений. Автоматизированные технологии служат инструментом информационного обеспечения руководства госархивами, анализа их деятельности, состояния архивного дела в регионах. Использование средств ЭВТ и специализированного ПО способствует сокращению трудоемкости и повышению эффективности работ, связанных с управлением архивом. Отдельные задачи имеют локальный характер (управление кадрами, бухгалтерский учет и др.), другие ("Паспорт архива" и т.п.) - реализуются в увязке с задачами, выполняемыми в рамках иных направлений.
Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах:
- преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;
- преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;
- системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: ААТ представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;
- внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;
- сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.
1.3.Организация работ по
информатизации
Осуществление информатизации архивной отрасли требует проведения комплекса мероприятий, направленных на организационную, научную, методическую, кадровую, материальную поддержку проводимых работ. Конкретное содержание каждого из направлений, этапы их реализации составят отраслевую Программу информатизации.
Для оптимизации работ по информатизации важно, чтобы каждый госархив и центр документации, органы управления архивным делом разработали обоснованную и реалистичную программу информатизации, то есть целостный и всесторонний план мероприятий, определяющий порядок и основные виды работ, проводимых архивными учреждениями, привлеченными сторонними организациями и специалистами. В программе следует предусмотреть рациональное использование материальных и кадровых ресурсов: использование типового программного обеспечения, реализацию специальных проектов совместно с другими архивными и внеотраслевыми учреждениями и т.п.
Практика информатизации архивных учреждений показывает исключительную важность планирования и регулярного проведения на общеотраслевом и региональном уровнях семинаров сотрудников госархивов по овладению навыками работы с современным программным обеспечением, по вопросам проектирования БД, совещаний руководящих работников по вопросам организации работ по информатизации.
Крайне необходимо проведение мероприятий по согласованию стандартов описания и организации информационных массивов по всей цепочке движения документа с момента его создания: делопроизводство учреждения - архив учреждения - ведомственный архив - государственный архив. В рамках автоматизации работы с учреждениями-источниками комплектования следует провести разработку единых технологий, обеспечивающих совместимость информационно-технологических решений, используемых в ведомственных и государственных архивах. Созданные в учреждениях материалы учетного характера должны стать органической частью баз данных по учету в государственных архивах без повторного ручного ввода сведений и существенной переработки данных в автоматизированном режиме. Указанный подход необходимо закрепить в специальных разделах договоров с учреждениями-источниками комплектования.
По мере накопления архивных автоматизированных информационных ресурсов любого рода, расширения круга пользователе БД все более актуальными становятся проблемы защиты АИР от насанкционированного доступа, хищения и преднамеренного или неумышленного искажения. В настоящее время на повестке дня стоит организация ведения централизованных баз данных, и прежде всего - Центрального фондового каталога (ЦФК). Переведенный в автоматизированный режим ЦФК сможет выполнять как функции учетного характера, так и архивного справочника. Его сведения могут быть использованы при анализе состава АФ РФ, реализации планов использования, в работах по зарубежной архивной Россике, при воссоздания архивов, материалы которых были утрачены, для активного архивного сотрудничества со странами ближнего зарубежья.
На
начальном этапе информатизации
система информационных технологий
неизбежно в значительной степени
копирует сложившуюся традиционную
"бумажную" технологию работы с
документами, дублирует устоявшуюся
схему внутри- и межотраслевых информационных
потоков. По мере увеличения автоматизированных
информационных ресурсов, их вовлечения
в активный оборот, "врастания" в
архивную практику информационных технологий
столь же неизбежна трансформация структуры
и интенсивности информационных потоков,
форм, методов и показателей архивной
деятельности, видов работы пользователей.
Эти факторы, а также прогресс в развитии
компьютерной техники и технологии определяют
необходимость постоянной и высокоэффективной
работы по информатизации архивного дела
России.
- Практика организации архивного хранения электронных документов