Электронный документ и его практическое назначание
Содержание
Введение…………………………………………………………
1. Электронный документооборот: сущность,
значение, принципы………..5
1.1 Сущность и принципы электронного документооборота………………..5
1.2 Значение и основные задачи электронного
документооборота…………8
2. Влияние электронного документооборота
на управленческую практику…………………………………………………………
2.1 Общая классификация систем документооборота………………………..13
2.2 Эффективность электронного документооборота
в процессе управления……………………………………………………
Заключение……………………………………………………
Список использованной литературы…………………………………………..27
Приложение……………………………………………………
Введение
В настоящее время особое значение приобретает наука документоведения. Все хозяйствующие субъекты, независимо от их производственного профиля или от статуса (государственные, частные, акционерные компании), уделяют огромное значение делопроизводству и правильному ведению документации.
В XXI веке на помощь приходят информационные технологии, чья задача состоит в упрощении систематизации документов, доступности любой необходимой информации в случае необходимости. При этом повышаются требования к специалистам, которые должны владеть компьютерной грамотностью, уметь работать в различных программных системах, постоянно совершенствовать собственные навыки в компьютерных информационных технологиях.
Актуальность курсовой работы: в России с переходом на новейшие технологии в производстве в документоведении стали внедряться информационные технологии, которые значительно упрощают работу с объемной и сложной документацией, способствуют сохранению любой информации в работе. Значительно изменяется объем работы с бумажными носителями информации. В организациях и на предприятиях сокращаются архивы, хранящие документацию за прошедшие периоды. Однако переход на современные методы ведения документации требуют и новых знаний в компьютерных информационных технологиях, в специфике электронного документоведения.
Цель курсовой работы - определить сущность и значение электронного документооборота, а также выявить его влияние на повышение эффективности в процессе управления предприятием.
Объект курсовой работы – электронный документооборот на предприятии.
Предмет курсовой работы – общая классификация систем электронного документооборота.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1.Дать общую характеристику эл
2.Дать общую классификацию систем документооборота;
3.Проанализировать значение внедрения электронного документооборота на предприятии;
4.Рассмотреть сущность электронного документооборота на предприятии;
5. Исследовать влияние внедрения электронного документооборота на эффективность процесса управления.
Теоретической основой курсовой работы являются статьи, публикации в прессе, монографии.
Структура курсовой работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы и Интернет-ресурсов.
1.Электронный документооборот:
сущность, значение, принципы
1.1 Сущность и принципы электронного документооборота
Для рассмотрения сущности и значения электронного документооборота, обратимся к определению – что такое электронный документооборот: «Электронный документооборот — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере»1.
Создавая электронный документ, любой делопроизводитель получает целый ряд преимуществ. В электронном виде можно хранить любую необходимую для работы информацию – текстовую, таблицы, цифровые данные, изображения, звукозаписи, видеозаписи. Ранее хранению подлежали исключительно текстовые или цифровые данные, сохранить другие данные не представлялось возможным, либо возникали чисто технические сложности. С переходом к информационным технологиям и цифровым носителям значительно расширились возможности по сохранению необходимой базы данных. При сохранении информации в электронном виде создаваемый документ приобретает определенные данные – дату создания, название, автора и т.д., все это значительно сокращает время поиска необходимого материала даже по прошествии длительного времени. Исчезла необходимость создания огромных архивов, где документ приходилось долго искать в случае производственно необходимости или по запросу граждан. В случае внедрения на производстве или в организации электронного документооборота (ЭДО) вся система данных используется в электронном виде, в случае необходимости распечатывается, но хранится опять же централизованно и в электронном виде.
Прежде чем на предприятии или в организации внедряется электронный документооборот, создается необходимое техническое оснащение и устанавливаются специальные компьютерные программы (программное обеспечение). При помощи компьютерных программ (Word, Excel и др.) делопроизводитель получает возможность создавать электронный документ, в случае необходимости изменять его, быстро находить в базе данных, передавать его по электронной почте, осуществлять другие функции. Таким образом, формируется СЭД – система электронного документооборота.2
Рассмотрим основные принципы электронного документооборота:
- Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
- Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
- Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
- Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
- Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
- Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
- Возможность создания и настройки составных процессов документооборота;
- Определение параллельной или последовательной схемы обработки документов;
- Возможность делегирования задач;
- Функции управления документами: извлечение/возврат (check-out/check-in), управление версиями, восстановление после удаления, и т.д.;
- Создание документов по шаблонам. Автоматическое заполнение полей документов значениями атрибутов регистрационной карточки и данными из внешних источников;
- Определение направленных связей между документами;
- Полный аудит и история работы с документом;
- Возможность шифрования содержимого документов и подключение ЭЦП;
- Организация потокового сканирования для ввода документов в систему;
- Интеграция с внешними системами для обмена данными;
- Поиск документов по атрибутам и содержимому3.
Таким образом, можно сделать вывод, что в настоящее время для большинства организаций актуальной задачей становится переход на электронный документооборот. Благодаря ему, создается централизованная база документов всех типов, активизируется работа предприятия или организации, разгружает работу делопроизводителя, но при этом делает эту работу более современной, так как существенно ускоряет процесс подготовки любого необходимого документа.
1.2 Значение и основные
задачи электронного
Основная задача внедрения электронного документооборота на любом предприятии или в организации определенной направленности – это систематизация работы с большим потоком разноплановой документации. Электронный документооборот в настоящее время является самым передовым методом работы с документами. Внедрение любой системы электронного документооборота позволяет решить наиболее актуальные задачи – принятие решений и доведение их до сотрудников предприятия и контроль за исполнением принятых решений. Так как создается полная электронная версия всех документов, то руководителю организации или подразделения легко проверить, как работает его предприятие и как выполняются все решения, что нужно подкорректировать и что уже выполнено. Вся информация фиксируется и хранится, поэтому даже в случае возникновения спорных моментов есть возможность быстро и квалифицированно подготовить необходимую информацию и собрать все документы.4
Для секретаря-референта, ведущего документацию на предприятии, внедрение электронного документооборота, способно решить сразу несколько задач: облегчить работу по поиску и подготовке документов, так как если документы хранятся на бумажных носителях, то обычно в организации формируется внушительный архив, где найти необходимый документ бывает крайне сложно и требуется длительное время; облегчается процесс подготовки отчетности, контроль за исполнением и утверждением различных распоряжений.
Внедрение электронного документооборота в финансовые службы предприятий и организаций позволяет повысить скорость движения документов, например из филиалов в головную организацию, избежать утери документов, экономить время на их подборке для проведения сверок расчетов или проверок надзорных органов; снижает трудоемкость работы с документами, что позволяет финансово-бухгалтерским службам сосредоточиться на повышении качества учета и подготовке отчетности.
Если электронный документооборот внедряется в юридическим отделах на крупных предприятиях, то существенно облегчается и улучшается работа по подготовке договоров, контрактов, быстрее решаются спорные моменты, так как у юристов оказываются в ведении все договорные обязательства сторон и возможность подготовить исковые документы возрастает.
Таким образом, главные задачи систем электронного документооборота – это рационализация работы с документами, высокий качественный уровень создаваемых документов, повышение производительности труда5.
Внедрение электронного документооборота приобретает огромное значение для любой организации, не зависимо от профиля осуществляемых работ. Специалисты отмечают целый ряд преимуществ, которые дает внедрение электронного документооборота:
«Прозрачность бизнес-процессов. Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.
Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.
Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.
Обеспечение конфиденциальности информации. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.
Выполнение требований стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК:
- обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
- поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;
- предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.
Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.
Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения ECM-системы налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.
Рост конкурентных преимуществ. Внедрение ECM-системы напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных «незаменимых» сотрудников»6.
Помимо вышеуказанных выгод предприятие или организация могут избежать ранее распространенных проблем, таких, например, как периодические потери документов, наличие бесполезных копий одного и того же документа, невозможность быстро найти необходимые документы из-за их объема, невозможность быстро установить конечную версию документа, попадание внутренней информации в чужие руки. При электронном документообороте избежать этих проблем гораздо легче.
О значимости внедрения электронного документооборота на предприятиях говорит и тот факт, что в ближайшее время 15 мая 2012 года, в Москве в гостинице «Рэдиссон Славянская» готовится проведение 18-ой российской конференции-выставки по электронному документообороту и управлению информационными ресурсами. На выставку приглашены российские и международные эксперты в области программного обеспечения по электронному документообороту, представители коммерческих предприятий и государственных учреждений, главные потребители программного продукта. На выставке будут предложены программы для:
- Финансовых служб.
- Юридических отделов.
- Отделов, обрабатывающих входящую документацию.
- Кадровых служб.
- Отделов продаж.
- Административных отделов.
- ИТ-департаментов.
На конференции будут обсуждаться вопросы оптимизации управления информационными потоками на предприятиях, будут представлены новейшие разработки и технологии в области электронного документооборота, будут представлены практические советы от разработчиков программ.
Следовательно, в настоящее время с развитием информационных технологий повысилась значимость электронного документооборота на предприятиях. Главная проблема такого внедрения оптимизировать работу с документами любого типа, чтобы облегчить общее делопроизводство и улучшить систему хранения документации.
2. Влияние электронного
документооборота на управленческую практику
2.1 Общая
классификация систем документооборота
С расширением использования в делопроизводстве электронного документооборота стали формироваться целые системы, которые создавались для нужд производства или архивирования важных текстовых или цифровых документов.
В настоящее время действует несколько систем электронного документооборота, сформировалась собственная классификация. Рассмотрим более подробно действующие в стране системы электронного документооборота и их преимущества.
Электронный документооборот ЭТЛАС, который гарантирует высокую надежность хранения и защищенности документов от доступа извне, а также внутри организации от людей, не имеющих права на информацию. Подобная система подходит для крупных предприятий, занимающихся бизнесом и имеющих конкурентов на рынке, для государственных и образовательных учреждений. Помимо высокой степени защищенности данная система полностью автоматизирует работу с документами любого типа, что значительно повышает производительность труда сотрудников. Система ЭТЛАС имеет следующие преимущества:
- Мощные современные средства автоматизации любых процессов компании, полный контроль за их прохождением;
- Простой и удобный инструментарий по настройке практически любых аспектов функционирования системы;
- Исключительное удобство системы, начиная от ее установки и внедрения, и заканчивая повседневной эксплуатацией;
- Отсутствие ограничений на типы поддерживаемых документов, работа с документами большого размера (ограничена только параметрами файловой системы сервера);
- Возможность организации картотек с любыми типами объектов, состав атрибутов которых может быть легко создан и настроен пользователем;
- Возможность интеграции со сторонними приложениями, в том числе возможность интеграции с системами 1С;
- Высокая производительность, достигнутая благодаря непрерывному поиску уникальных технологических решений и совершенствованию системы, отсюда низкие требования, как к персональным компьютерам пользователей, так и к серверному компьютеру;
- Кроссплатформенность, то есть полноценная работа под двумя наиболее распространенными операционными системами – ОС MS Windows и ОС Linux;
- Простота обновления системы, достигнутая за счет наличия в системе автоматизированных средств обновления;
- Отсутствие скрытых платежей при покупке системы – система не требует
для своей работы дополнительного
- Гибкий подход к комплектации системы, позволяющий получить именно ту конфигурацию, которая Вам нужна, затратив минимум средств7.
Следующая программа подходит для внедрения, как в организации, так и в отдельных подразделениях. Ее задача состоит в оптимизации процессов документирования. С ее помощью можно создавать, обрабатывать и хранить документы разных типов и форматов. «Conteq DocSpace – Документооборот для SharePoint 2010 позволяет автоматизировать на платформе SharePoint документооборот и делопроизводство (любые документоориентированные процессы и workflow) и создавать системы управления документооборотом с возможностью использования функций совместной работы и взаимодействия SharePoint. Например, с использованием Conteq DocSpace можно быстро автоматизировать процессы предприятия:
- Управление договорами (договорной документооборот);
- Организационно-
- Регистрация входящих и исходящих документов;
- Управление технической, конструкторской, проектной документацией;
- Управление заявками;
- Электронные архивы8.
В крупных промышленных организациях, с большим объемом разноплановой документация специалисты предлагают использовать программное обеспечение в электронном документообороте LanDocs. Данная система имеет многофункциональное назначение: работа с электронными документами разных типов, контроль за исполнением поручений, интеграция с другими программными обеспечениями и электронной почтой, внедрение распределительного документооборота (что очень облегчает работу именно на крупных предприятиях, где есть множество подразделений и филиалов), обеспечивает безопасность информации, что также немаловажно в условиях конкуренции при рыночной экономике. При использовании программы LanDocs могут быть решены следующие задачи:
- это широкое внедрение электронных взаимодействий исполнителей (предполагающих передачу электронных данных взамен физического перемещения документов).
– это внедрение автоматизированных форм контроля действий исполнителей и подготовки специализированной отчетности.
– это отбор и своевременная доставка необходимых для принятия решения документов на рабочие места лиц, принимающих решение, представление массы документов в наиболее удобном виде.
– это использование предопределенных маршрутных технологий обработки документов (Workflow), продуманная организация автоматических и персональных (с участием человека) функций контроля.
– систематизация документных фондов, заведение содержательных корпоративных классификаторов, широкое применение современных методов поиска и защиты электронных данных.
– интегрированное использование технологий электронно-цифровой подписи и криптозащиты.
– специализированные компоненты системы отвечают за межофисные обмены и синхронизацию данных, размещенных на разнесенных площадках9.
В настоящее время электронный документооборот внедряется в таких учреждениях как пенсионный фонд, медицинские учреждения разного профиля, в других организациях социальной направленности, где постоянно идет поток людей, необходимо заполнение карточек, заявок, выдача справок и т.д. Для данного направления работы наиболее приемлемой среди программных систем электронного документооборота подходит DeskWork: «С помощью функционала корпоративного портала DeskWork такие рутинные операции как поиск, заполнение бланков заявления, отправка на рассмотрение, ожидание решения стали автоматизированы, отлаженные бизнес-процессы помогают сэкономить сотрудникам и руководителям компании значительную часть рабочего времени. Система оповещений позволяет на высоком уровне поддерживать обратную связь с сотрудниками компании. Благодаря современным технологиям, используемым при отправке сообщений с помощью модуля рассылки сообщений по различным каналам связи (E-Mail, телефонный звонок, СМС, сообщение на сайт), сотрудники всегда будут в курсе событий, проходящих в компании10.
Корпоративный портал DeskWork – удобное средство взаимодействия сотрудников и организации коллективной работы, внедряемое за минимальное время и с наименьшим бюджетом. С помощью интернет-портала DeskWork автоматизируются бизнес-процессы компании, всем сотрудникам предоставляется востребованная корпоративная информация, система электронного документооборота позволяет организовать полноценное управление жизненным циклом документов. Элементы социальных сетей помогают укрепить командный дух. DeskWork – качественное коробочное решение на базе технологии SharePoint 2010»11. При этом программа обладает сразу несколькими преимуществами – информационными блоками, возможностями проводить видеоконференции, свободно оперировать базами данных, что существенно ускоряет процесс работы организаций.
В делопроизводстве пользуется большим спросом программа Майкрософт Офис 365, которая также предлагает целый ряд преимуществ от пользования и ведения документации: «Пакет услуг Office 365 помогает сотрудникам работать совместно более эффективно. Пользователи получают не только, преимущества и функционал Microsoft Office, а также преимущества облачных технологий. Совместная работа в реальном времени для сотрудников организации, заказчиков и партнеров. Индикатор присутствия других пользователей, технологии социальных сетей позволяет Вам связаться с другими людьми быстрее и взаимодействовать эффективнее. Office 365 предоставляет сотрудникам более безопасный доступ к информации (включая электронную почту, документы, контактные данные и календари) в офисе или в дороге. Это означает, что у сотрудников есть виртуальный офис практически в любом месте. Пакет услуг Office 365 предназначен для работы с уже имеющимися программным обеспечением, устройствами, телефонами и браузерами. У сотрудников будет надежный и безопасный доступ к информации с устройств, к которым они привыкли, работая с существующими бизнес-приложениями. При использовании Office 365 сотрудникам не требуется изучать новое программное обеспечение и другие инструменты. Это те же приложения Microsoft Outlook и Microsoft Office, которые используются каждый день, — но теперь они работают на базе облачных технологий»12.
Среди предлагаемых на рынке услуг программ электронного документооборота выделяется система DOCUMETR for SharePoint — мощная система электронного документооборота на базе Microsoft SharePoint. Данная программа не только помогает в создании документов, но и формирует электронный архив всей документации, что облегчает сквозной поиск документов во всей системе (базе данных). Все подразделения организации имеют доступ к базе документов, что повышает скорость решения и исполнения заданий.
Данная программная система имеет ряд своих особенностей:
- Возможность быстрого развертывания и начала работы сразу после приобретения;
- Чрезвычайно гибкий механизм создания бизнес-процессов без программирования;
- Возможность работы на бесплатной платформе Windows SharePoint Services 3.0;
- Работа через стандартный Web-браузер, возможна работа через Интернет;
- Интеграция с пакетом Microsoft Office, поддержка работы со сканером и факсом;
- Готовые типовые бизнес-процессы: входящая/исходящая корреспонденция, контроль исполнения поручений, внутренние документы (договора, служебные записки), автоматизация библиотеки;
- Создание документов, отчетов и нумераторов по шаблонам;
- Полноценная поддержка иерархической организационно-штатной структуры компании, включая замещение и делегирование;
- Гибко настраиваемая система e-mail уведомлений;
- Полноценное разграничение прав доступа на различных этапах движения документов и заданий;
- Возможность любой доработки системы по индивидуальным требованиям Заказчика13.
В банковской системе Российской Федерации часто внедряется система документооборота - «CompanyMedia», ИнтерТраст. Эта система имеет свои показатели, которые представляют интерес для электронного документооборота:
- Соответствие отраслевым требованиям и государственным стандартам РФ.
- Функциональная и географическая масштабируемость системы в соответствии с потребностями Заказчика.
- Корпоративность - «сквозное» делопроизводство и «сквозные» бизнес-процессы.
- Функциональная полнота. Электронный документооборот, делопроизводство, автоматизация деловых процессов.
- Эффективная поддержка всех видов, типов и схем документооборота организации.
- Возможность интеграции с уже существующими на предприятии программными продуктами.
- Независимость от средств коммуникации.
- Полнофункциональная поддержка всех бизнес-процессов в территориально-распределенной среде – on-line, off-line .
- Проверенная временем методология ведения проектов внедрения систем электронного документооборота, обеспечивающая быстрое получение гарантированного результата14.
Среди программ электронного документооборота особой популярностью пользуется СЭД БОСС-Референт, которая действует с 1996г. В настоящее время программа имеет версию 2008г. Данная программа предназначена для государственных предприятий, органов государственной, федеральной и муниципальной власти, коммерческих структур. Автоматизация работы с документооборотом на предприятии или в организации существенно повышает продуктивность работы, облегчает доступ сотрудников к базе данных, соответственно улучшается качество управления. СЭД БОСС-Референт помогает решать следующие задачи: