Электронный документ и его значение в управленческой практике

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО 

ОБРАЗОВАНИЯ 

Поволжская  академия государственной  службы

им. П.А. Столыпина 

Кафедра Документационное обеспечение управления

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по  дисциплине: «Документоведение»

на  тему: «Электронный документ и его значение в управленческой практике». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                 Выполнила:

                 студентка 2 курса 204 группы,

                                                                       очной формы обучения,                                               

                                                                       специальности 032001.65

                                                                       Савкина Мария Александровна

             

                                                                       Руководитель: Дорошина Г.В. 
 
 
 

Саратов 2010

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ 3

1.1 ПОНЯТИЕ «ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ» 4

1.2  ПРАВОВОЙ СТАТУС ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА 10

1.3 СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА КАК ИНСТРУМЕНТ ДЛЯ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИЕЙ 17

1.4 «Уралсвязьинформ» Завершил развертывание системы электронного документооборота во всех филиалах 23

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 25

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ: 28

ВВЕДЕНИЕ

 

     Управленческая  деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые  одновременно являются источником, результатом  и инструментом этой деятельности. 
Сегодня документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии.  
Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.

Цель - выявление современного общественного  представления об электронном документе, характеристика сложившейся общественной модели электронного документа.

Задача - выявление сложившегося общественного  представления об электронном документе  и тенденций его изменения. Именно поэтому в круг анализируемых  материалов включены законопроекты, хотя общеизвестно, что принятый закон  может кардинально отличаться от представленного законопроекта. 
 
 

1.1 ПОНЯТИЕ  «ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ»

     Приведем  предварительно фактографическую базу определений нормативных материалов федерального и государственного уровня. Вначале рассмотрим понятия применительно  к аналоговому документу, а затем  перейдем к электронному документу, определениям законодательства в сфере  электронного взаимодействия и предписаниям законопроектов и государственных  законов России. Эти законы должны регулировать практическое использование  ЭлД в ближайшей перспективе, их соблюдение обязательно для всех субъектов права, а их нарушение  должно караться. Так что важность адекватного описания объекта правового  регулирования не нуждается в  доказательствах.

     Федеральный закон "Об обязательном экземпляре документов"1: - "ДОКУМЕНТ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования".

     Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации", ГОСТ "Делопроизводство и архивное дело"2: - "ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".

     ГОСТ "Делопроизводство и архивное дело: - "РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА - обязательный элемент оформления официального документа";

     "ПОДЛИННЫЙ  ДОКУМЕНТ - документ, сведения об  авторе, времени и месте создания  которого, содержащиеся в самом  документе или выявленные иным  путем, подтверждают достоверность  его происхождения".

     "ДОКУМЕНТ  НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ - документ, созданный с использованием носителей  и способов записи, обеспечивающих  обработку его информации ЭВМ";

     "ТЕКСТ  ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА - информация, зафиксированная любым типом  письма или любой системой  звукозаписи, заключающая в себе  всю или основную часть речевой  информации документа";

     "ЮРИДИЧЕСКАЯ  СИЛА ДОКУМЕНТА - свойство официального  документа, сообщаемое ему действующим  законодательством, компетенцией  издавшего его органа и установленным  порядком оформления".

     Новая редакция Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации" (вариант от 2000 года) предназначена  для учета новых технологических  изменений, прошедших за пять лет  с момента принятия закона. В проекте  утверждается: "ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ - сведения, представленные в форме  набора состояний элементов электронной  вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных  средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной  в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей  атрибуты для идентификации документа".

     Статья 2 проекта федерального закона "Об электронной цифровой подписи"3: - "ЭЛЕКТРОННЫЕ СООБЩЕНИЕ - информация, представленная в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразована в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа". "ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ - электронное сообщение, имеющее реквизиты для идентификации его как документа".

     Статья 4 проекта федерального закона "Об электронном документе"4: - "ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенную для передачи во времени и пространстве с использованием средств ВТ и электросвязи в целях хранения и общественного использования". Статья 5 проекта: - "Электронный документ должен быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком".

     С позиций перспектив развития электронного взаимодействия все представленные определения ЭлД, по меньшей мере, неконструктивны для их применения в практике. Они основаны на неверной в данном случае ассоциации с традиционным документом. Можно говорить о фиксации АнД, под которой понимается состояние  определенных точек пространства (листа  бумаги) в данный момент времени, так  как АнД неотделим от носителя. Электронный документ отделим от носителя, существует в двух формах: пассивной - хранение; и активной - передача и обработка, в том числе, визуализация при необходимости восприятия человеком. Нельзя говорить об обязательной фиксации или о состоянии электронного документа, если рассматривается активная форма его существования - тот  промежуток времени, в течение которого он воспринимается, обрабатывается или  передается.

     Законодатели  не понимают и даже не осознают динамический характер активного существования  ЭлД. Грубо говоря, ЭлД индицируется во времени, а не в пространстве: чтобы переместить на малое расстояние ЭлД очень большого объема, достаточно ничтожного сечения провода, но значительное время, пропорциональное объему документа. Для аналогового документа ситуация обратная: АнД индицируется в пространстве, а не во времени. Для того чтобы переместить на малое расстояние АнД очень большого объема достаточно ничтожного времени, но значительный объем пространства, пропорциональный объему документа.

     С определенными натяжками требование закона можно применить к статическим  реализациям ЭлД в режиме хранения на магнитном носителе: но и здесь  координаты хранения неопределимы - где-то на диске. Если полагать, что "электронный  документ зафиксирован на машинном носителе", то становится недопустимой стандартная  операция "дефрагментация диска". А как понимать дублирование файла  на двух дискетах, его перезапись? Или  передачу документа, файл был зафиксирован на одной машине, а теперь - на другой? Приходим к абсурду: фиксация (неизменность!) подразумевает изменение и в  пространстве и во времени.

     Мы  опять приходим к отличию макромира  предметов, ньютоновской механики, от микромира атома, квантовой механики. Предмет можно зафиксировать, электрон - невозможно, электрон существует, пока он движется. Предмет есть нечто  сплошное, атом почти весь состоит  из "пустоты". Образное, аналоговое отображение базируется на параллельной обработке информации: воспринимается весь предмет сразу, все множество  сигналов, исходящих от отдельных  точек предмета. В электронной  среде информация обрабатывается принципиально  последовательно. Когда в технике  говорят о параллельной обработке, это всегда означает небольшое число  каналов, несопоставимое с восприятием  образа человеком. Если определения  законов положить в основу работы с ЭлД, то придется забыть об активизации  документа, об его обработке, передаче, да и хранении - запись есть преобразование динамической реализации в статическую. Строго говоря, предписания законов  фактически исключают электронное  взаимодействие.

     Рассмотрим  теперь требование, что ": ЭлД должен быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком". Если следовать данному предписанию, то надо запретить использование  ЭлД, по крайней мере, в коммерческой деятельности - наиболее привлекательной  и экономически эффективной области  применения электронных документов. Так, почти все документы, связанные  с документальным оформлением финансовых потоков, технологически реализуются в форме, недоступной для восприятия человеком, даже при их визуализации. Электронное платежное поручение есть некоторая строго упорядоченная совокупность двоичных чисел: номер (шифр) типа финансового документа, числовой адрес банка, клиента, номер счета, сумма, валюта, одна или несколько электронных цифровых подписей (ЭЦП), и др. банковские реквизиты. ЭЦП при визуализации представляется (в зависимости от стандарта) числом, включающим до 1000 двоичных разрядов, к тому же номера корреспондентского и банковского счета требуют еще по 80 разрядов, и т.д. При визуализации электронного платежного поручения мы получим несколько страниц, заполненных случайной, с позиций человека, совокупностью нулей и единиц. Можно преобразовать двоичный код в десятичный, будет всего страница, заполненная цифрами. Но вряд ли от этого облегчится восприятие. Если же буквально выполнять закон, т.е. формировать и обрабатывать электронное поручение в виде, подобном аналоговому, то его объем настолько возрастает за счет ненужной для ЭВМ информации (но нужной для восприятия человеком!), что обработка, передача, хранение ЭлД станет экономически нецелесообразной. Более того, так как визуализация ЭЦП (150-разрядное! десятичное число) не воспринимается человеком, то отсутствует один из важнейших ": реквизитов, позволяющих идентифицировать информацию", и согласно определению информация не является документом.

     Можно, конечно, предположить, что закон  предписывает возможность создания на основе исходного ЭлД и ряда других, хранящихся в ЭВМ, некоторого третьего электронного документа, который  использовал бы часть информации исходного. Например, вызвать согласно шифру типа финансового документа  соответствующую форму аналогового  отображения, вставить на заранее заданные места в этой форме числа, находящиеся  в априорно определенных местах исходного  ЭлД, установить на основе ЭЦП и хранящегося  в машине каталога наименование плательщика  и вставить в эту форму, и т.п. Тогда, действительно, человек сможет воспринимать сформированный документ. Но это совсем другой документ, не исходный! ЭЦП нового документа должно отличаться от подписи исходного ЭлД, опять невозможна идентификация.

     Понятие «электронный документ» в принятых законах и разрабатываемых законопроектах не соответствует перспективе массового  применения электронных документов в безлюдных технологиях электронного взаимодействия экономических субъектов.

1.2  ПРАВОВОЙ СТАТУС  ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

 

     Переход к массовому применению электронного документа в практической деятельности ведет к соответствующему увеличению числа конфликтных ситуаций между  участниками электронного взаимодействия. В процесс обмена электронными документами  вовлекается большое число субъектов, обеспечивающих, на принадлежащих им или арендуемых ими программно-технических  средствах, формирование, поэтапную  обработку, передачу и хранение ЭлД. Конфликты инициируются как технологическими ошибками, так и противоречивой трактовкой участниками своих функциональных прав и обязанностей по отношению  к документу. Регламентирование  прав и обязанностей возможно на основе взаимных соглашений и договоров  между участниками, однако при массовых объемах электронного взаимодействия заключение в каждом случае индивидуальных договоров и соглашений становится практически нереальным.

     Снижение  уровня конфликтности требует четкого  определения статуса ЭлД как  объекта правоотношений участников информационного взаимодействия. Кто  несет ответственность, например, за нарушение целостности документа: автор, владелец средств формирования документа, провайдер, владелец сети передачи, получатель документа? Кто, за какие  действия, и в какой степени  несет ответственность за искажение  документа или за нарушение конфиденциальности? К кому предъявить претензии, если электронный  платеж не дошел до адресата, например, налоговой инспекции? Должен ли налогоплательщик сам отслеживать всю достаточно длинную цепочку сопутствующих  электронных документов? Неопределенность в этих аспектах выглядит примерно так же, как игнорирование функциональной связи между автомобилем и  его водителем, или изготовителем, или владельцем - при аварии ответственность  возложить не на кого.

     Необходима  жесткая правовая регламентация  функциональных связей между объектом, электронным документом, и субъектами, участвующими в его практической реализации. Прямая регламентация прав и обязанностей участников взаимодействия невозможна как из-за многообразия конфликтных ситуаций, так и в силу стремительной смены, совершенствования и создания новых информационных технологий. С другой стороны, отнесение электронного документа к некоторой правовой категории позволило бы строить на этой основе взаимоотношения между субъектами-участниками на основе известных правовых норм.

     Концептуальный  подход представлен в Федеральном  законе "Об информации, информатизации и защите информации" от 02 февраля 2006 года - документ рассматривается  как элемент состава имущества  и объект права собственности. Закон  разрабатывался опытными специалистами, прошел тщательную экспертизу и обсуждение при его доработке и принятии. Этот подход позволяет достаточно четко  установить границы прав и обязанностей участников электронного взаимодействия применительно к электронному документу. В разделе 4 настоящей работы получены дополнительные аргументы конструктивности распространения права собственности  на электронный документ.

     Тем не менее, в последующих законах  и законопроектах государственного уровня данный подход, важность и актуальность которого в настоящее время несомненна, не только не развивается, но просто игнорируется, замалчивается. Открыто не заявляется, что документ не может входить  в состав имущества, или не может  быть объектом собственности, однако явственно  просматривается тенденция намеренного  ухода и ревизии принятого  законодательства. Спустя шесть лет (срок, учитывая темпы развития электронных  технологий, огромный) после принятия закона предлагается вариант новой  редакции закона, в котором положения  о собственности на документ "откорректированы" таким образом, что сущность теряется.

     Конечно, это один из начальных вариантов  доработки, проект, несомненно, претерпит  существенные изменения, прежде чем  превратится в закон. Опыт подсказывает, что позиции варианта в части собственности на документ, несомненно будут сглажены: возможно, например, сохранить право собственности на документ, исключив его при этом из состава имущества. Трудно судить о текущем состоянии новой редакции закона: отсутствует общедоступная информация даже в Интернете, что, вообще говоря, дает косвенное подтверждение высказанной гипотезе неслучайности отсутствия конкретных положений о собственности на документ.

     Обусловить  необходимость столь существенной переработки действующего закона недостатками последнего невозможно, явной критики  не было. Нельзя объяснить расхождения  между концепциями закона и его  новой редакции квалификацией разработчиков: и закон, и законопроект готовятся  профессионалами, противопоставление бессмысленно. Остается предположить только конъюнктурные причины. Правовой вакуум выгоден "сильным": если права  определены расплывчато, то их можно  интерпретировать "по-своему"; если обязанности заданы нечетко, то любого "непокорного" можно наказать, приписав ему несоблюдение обязанностей.

     Если  право собственности на документ (документированную информацию) подменить, например, невнятным правом собственности  на информацию, то можно трактовать эту собственность исключительно  в рамках авторского права. Тем самым, любой "сильный" приобретает законную возможность выемки интересующей его  информации "слабых" юридических  и физических лиц, а последние  лишаются права на препятствование  этому, так как документ не есть часть  имущества. Если режим защиты конфиденциальной информации устанавливается не собственником, а государством (федеральными, муниципальными, местными органами власти), то всегда можно  предписать такой режим, который  не будет препятствовать несанкционированному доступу соответствующих структур к информации (что много шире, чем документ) частных лиц, организаций  и предприятий. Например, под лозунгом борьбы с организованной преступностью ограничить применение доступных средств защиты и рассматривать их применение как нарушение закона.

     Я не спорю сейчас о целесообразности подобных положений, это дело законодателей, меня интересует только намечающаяся тенденция размывания правового  статуса документа, в том числе  электронного документа, как агента информационного взаимодействия, что  неизбежно становится сильнейшим тормозом на пути к массовому электронному взаимодействию. Cопоставим закон и предлагаемую новую "усовершенствованную" редакцию (законопроект 2000 года). Для компактности источники будем различать по годам формирования, и называть, соответственно, как "закон-95" и "проект-00" 5

     В законе-95 (ст. 2): - "информационные ресурсы - отдельные документы (выделено нами) и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)". В проекте-006 (ст. 2): - "информационные ресурсы - массивы информации и/или совокупность документов в информационных системах (библиотечных или архивных системах, фондах, банках данных, других информационных системах)". Согласно законопроекту отдельные документы к информационным ресурсам не причисляются, следовательно, все его дальнейшие положения об информационных ресурсах формально не имеют отношения к электронному документу. Кстати, само определение ЭлД в проекте-00 (ЭлД - набор состояний элементов ЭВМ) неудовлетворительно, его анализ приведен в разделе 1.2.2.

     В законе-95 (ст. 2) явно определен собственник, владелец и пользователь информационных ресурсов (следовательно, и отдельного документа):

  • "собственник информационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств их обеспечения - субъект, в полном объеме реализующий полномочия владения, пользования, распоряжения указанными объектами;
  • "владелец информационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств их обеспечения - субъект, осуществляющий владение и пользование указанными объектами и реализующий полномочия распоряжения в пределах, установленных законом".
  • "пользователь (потребитель) информации - субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею".

     В проекте-00 понятия "собственник" и "владелец" исключены, определен (в дословно совпадающей редакции) лишь пользователь информации. Нет  собственника или владельца - нет  проблемы собственности на информацию.

     В законе-95 (ст. 3) "обеспечение условий  для развития и защиты всех форм собственности на информационные ресурсы" является одним из основных направлений  государственной политики в сфере  информатизации. В проекте-00 данное положение опущено, хотя остальные  направления государственной политики воспроизводятся практически дословно.

     В законе-95 (ст. 4) в число норм, определяющих правовой режим информационных ресурсов включено ": право собственности  на отдельные документы и отдельные  массивы документов, документы и  массивы документов в информационных системах". В проекте-00 (ст. 4) вместо права собственности ": порядок  включения информационных ресурсов в хозяйственный оборот". Разница  огромная: право и административный регламент. Напомню, что документ в  проекте не считается информационным ресурсом.

     В статье 5 проекта-00 отсутствует требование документирования информации для ее включения в государственные  информационные ресурсы. Исключение этого, в соответствии с исходным законом-95, обязательного условия:

  • с одной стороны, ведет к "засорению" государственных ресурсов информацией, не имеющей (по определению самого проекта-00) ": реквизитов, позволяющих ее идентифицировать";
  • с другой стороны, создает правовую платформу для требований к юридическим и физическим лицам предоставлять государству любую, а не только документированную информацию. Право собственности исчезает.

     Статья 6 закона-95 "Информационные ресурсы  как элемент состава имущества  и объект права собственности" гласит: - "Информационные ресурсы  могут быть государственными и негосударственными и как элемент состава имущества (выделено нами) находятся в собственности  граждан, органов государственной  власти, органов местного управления, организаций и общественных учреждений. Отношения по поводу права собственности  на информационные ресурсы регулируются гражданским законодательством". Соответствующая ст.6 проекта-00 "Основные положения правового режима информационных ресурсов" не подразумевает имущественных  прав на документ (ведь по ст. 2 отдельный  документ не причисляется к ресурсам), констатируется лишь, что ": Информационные ресурсы могут быть государственными и не государственными". Да и на массивы документов права собственности  очерчены в законопроекте крайне невнятно.

     Ст. 15 Закона-95 "Обязанности и ответственность  владельца информационных ресурсов" определяет: - "Владелец информационных ресурсов обязан обеспечить соблюдение режима обработки и правил предоставления информации пользователю, установленных  законодательством Российской Федерации  или собственником (выделено нами) этих ресурсов, в соответствии с законодательством".

     В проекте-00 такая статья отсутствует, вместо нее - ст.14 "Использование  информационных ресурсов для информационного  обеспечения органов государственной  власти и местного самоуправления", одно из предписаний которой гласит: - "Владельцы информационных ресурсов обязаны безвозмездно предоставлять органам, осуществляющим оперативно-розыскную деятельность, любую информацию (выделено нами), необходимую для выполнения возложенных на них задач, в случаях, предусмотренных федеральными законами".

     В число целей защиты информации закон-95 включает (ст.20) ":обеспечение правового  режима документированной информации как объекта собственности" (выделено нами). В проекте-00 (ст.18) ни слова  о собственности. Закон-95 в ст.21 предписывает, что режим защиты конфиденциальной документированной информации устанавливается  собственником. В проекте-00 такое  право не дается, говорится только о соответствии режима порядку, установленном  федеральными законами.

     Даже  из столь кратких сопоставлений  явственен намечаемый демонтаж правовых институтов, заложенных в пока еще  действующем законе "Об информации, информатизации и защите информации". В какую окончательную форму  такой демонтаж выльется, покажет  будущее, но тенденция очевидна. Вывод, насколько это будет способствовать развитию электронного документооборота, достаточно очевиден.