Электронный документ в библиотеке

Содержание:

Введение.

Актуальность.

Документ в современном  виде является результатом многовекового  исторического развития. Впервые  появившись как материальное воплощение стремления человека запечатлеть информацию на определенном носителе с целью ее передачи во времени и пространстве, документ прошел с человеком весь этот длительный путь. Документ, сопровождая человека, являлся для него вначале простой записной книжкой, затем копилкой, в которую заносились и хранились для себя и для потомков подлинные богатства - знания. Человек стремился сделать свою «записную книжку-копилку» такой, чтобы ей было удобно пользоваться, долго хранить и сохранять свои знания и опыт, и передавать их из поколения в поколение.

Человек искал и находил  материал и способ, наиболее удобный для фиксации информации. Каждый новый носитель и способ это целый этап в жизни государства. Глиняные таблички, пергамент, береста, устав, полуустав, скоропись и машинопись являются как бы верстовыми столбами развития человечества и одновременно этапами в развитии документирования

Развитие науки и  техники на рубеже ХХ века не прошло бесследно и для библиотек. Информационные технологии стали активно внедрятся  в библиотечное дело и широко используются в обслуживании читателей. В последнее десятилетие появилось понятие электронная библиотека, медиатека, электронный каталог.

Сегодняшняя библиотека — не только место, куда можно придти и взять нужную книгу, журнал или  газету. Библиотека становятся одним  из немногих общедоступных и, что  немаловажно, бесплатных центров, где можно получить информацию практически из любого источника и в любой форме. Многообразие форм, в которых сегодня доступны факты и сведения, диктует библиотекам определенные пути их развития, связанные с внедрением новых технологий и средств автоматизации.

Специфика удовлетворения потребностей современных пользователей  сводится не только к традиционному  инструментарию, но и к различным  электронным источникам. Использование  технических новшеств в справочно-информационном обслуживании позволяет создавать и предоставлять пользователям электронные издания и публикации.

Решать существующие и ежедневно возникающие проблемы при библиотечном обслуживании должны библиотекари. И делать это надо совместными усилиями специалистов в области библиотечного дела и автоматизации. Несмотря на различия в степени технической оснащенности библиотек и уровне квалификации сотрудников, нужно учитывать интересы читателей, число которых, принимая во внимание возможности удаленного доступа, становится все больше и больше. Сегодняшний читатель вполне может стать завтра читателем библиотек всех стран.

Объект – виды документов в обслуживании читателей.

Предмет – электронные документы в обслуживании читателей.

Цель – рассмотреть новые виды документов в обслуживании читателей.

Задачи:

1. выявить значение документа в эффективном обслуживании читателей;
2. рассмотреть основные виды документов в обслуживании читателей;
3. проанализировать значение электронных документов в процессе автоматизации библиотеки.

Изученность.

Вопросы, затрагивающие автоматизацию библиотек и электронные документы, изучаются в России уже давно.

А наибольший интерес  к новым видам документов возрастает к 90-м годам. Главными специалистами  в этой области являются Дворкина М. Я.[7], Диковская Е. А.[9], Земсков А. И.[11], Кушнаренко В. С.[16] и др.

Хронологические рамки  списка литературы не велики, они охватывают период с конца 70-х годов по сегодняшний  день.

Превалирующим типом  издания являются монографии. Это  монографии таких авторов, как Гиляревский  Р. С.[6], Коренной А. А. [14] и Шрайберг Я. Л.[24].

Так же использовались статьи, опубликованные в профессиональных журналах: «Библиотека», «Библиотековедение», «НТБ». Это статьи таких авторов, как Багрова И. Ю.[1], Бутенко И. А.[4], Золотарёва В. И.[12].

Все издания и статьи можно разделить на 2 группы. К первой группе относятся статьи, раскрывающие общее представления о библиотечном обслуживании, а также об основных видах документа. Здесь представлены фамилии таких авторов, Воробьёв Г. Г. [5], Крейденко В. С. [15], Мелентьева Ю. П. [18]. Основные понятия библиотечного обслуживания представлены в методическом пособии «Библиотечное обслуживание» составителя В. С. Крейденко [3]. Ко второй группе относятся работы, посвященные использованию новых технологий обслуживания в библиотеках. Это работы таких авторов, как Дворкина М. Я. [8], Майстрович Т. В. [17]. Новые информационные технологии в обслуживании читателей представлены в сборнике статей «Документы на небумажных носителях: создание, хранение, использование» [10] и материалах семинара «Информационные технологии в библиотеке» [13].

Исходя из изученности, можно выйти на структуру данной работы.

Введение, в котором  раскрывается актуальность, изученность, представлены объект и предмет, поставлены цель и задачи.

Глава 1. Развитие электронного документа как альтернативного источника информации.

1.1 Читатель и документ, основные компоненты библиотечного  обслуживания.

1.2 Зарождение и развитие  новых видов документов.

Глава 2. Процесс внедрения  новых видов документов в обслуживание читателей.

2.1 Использование электронных  видов документов как новая  форма обслуживания читателей.

2.2 Перспективы и проблемы развития электронных услуг в библиотеке.

Заключение, в котором  подводятся итоги внедрения, использования  и развития новых видов документов в обслуживании читателей.

Список литературы, 24 источника.

Глава 1. Развитие электронного документа как альтернативного  источника информации.

1.1 Читатель и документ, основные компоненты библиотечного обслуживания.

С давних времен дошли  до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем  возможность узнать историю своей  страны, ее героическое прошлое, особенности  быта своего народа, правовые формы  и этические нормы взаимоотношении  между обществом и государством, а также между людьми.

Необходимость создания документов возникла одновременно с  появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность  в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и  повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения.

Определений понятия  «документ» очень много, но самая  важная это официальная формулировка в законодательстве РФ. Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения или их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Рассматривая проблему истолкования понятия «документ» в историческом аспекте, Ю. Н. Столяров подчеркивает, что: «документом считается любая информация..., зафиксированная в пространстве и во времени в целях ее использования, передачи и хранения» [21, С. 4-15]. Это определение тесно перекликается с другим, данным в широко известной монографии А. И. Михайлова, А. И. Черного и Р. С. Гиляревского «Основы информатики», где документом считается «материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени и используемый в общественной практике» [22,С. 5-6].

С давних времен люди пытались передавать свои знания и опыт из поколения  в поколение. Сначала, в первобытном  обществе: с помощью нечленораздельных  звуков, мимики и жестов. Затем появились наскальные изображения, чуть позднее, с появлением речи, накоплением знаний и опыта, возникает необходимость фиксации информации. И появляются берестяные письма, одни из первых носителей информации. На следующих этапах это уже написание на бумаге талмудов, дневников, книг.

Есть науки, где документ определяется даже более широко, чем  текст. Так, в документалистике «под документом понимается семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью ее обращения в динамической системе» [2, С. 6].

«В культурологии, пишет Э.И. Ханпира, документом можно назвать всякий созданный человеком материальный объект, в котором овеществилась человеческая мысль (лист бумаги, колесо, ложка, парковый ландшафт, книга и др.), т.е. всякий материальный объект второй природы» [22, С.5].

В классификации, предложенной Г.Н. Швецовой-Водка, с позиций книговедения документы подразделяются на виды в  зависимости от:

1. материала носителя  информации (бумажный, прозрачно-пленочный, магнитоленточный, пластиночный);

2. формы носителя информации (ленточный, карточный, листовой, блочный, площадной);

3. по способу записи (ручной, механический, автоматический);

4. по предназначенности  для восприятия (человековоспринимаемый, машиновоспринимаемый, машиночитаемый);

5. по каналу восприятия  человеком (визуальный, аудиальный, тактильный, аудиовизуальный, недоступный  человеческому восприятию);

6. по способу расшифровки  информации человеком (читаемый, рассматриваемый, слушаемый, рассчитанный на комплексное восприятие);

7. по характеру знаковых  средств передачи информации (записанный  отвлеченно-абстрактными (символическими) знаками, записанный знаками,  подобными изображаемому, записанный  путем изменения структуры носителя);

8. по характеру языковой  системы (вербальный, изобразительный,  музыкальный, комплексный, матричный);

9. по принадлежности  знаков записи к определенным  знаковым системам (письменный, изографический, картографический, нотный, технически  кодированный) [23].

Документы содержат самую  разнообразную информацию о протекающих  в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом  общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.

Социальная природа  документа самым тесным образом  связана с функциями документа. Под функцией (от лат. “functio” –  исполнение) документа понимается внутренне  присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его  употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них [5].

Функции документа непосредственно  связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, т.е. многофункциональна, постольку и документ также полифункционален.

Совокупность функций  является средством достижения цели и реализации задач, для решения которых документ предназначен. Функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.

Функций у документа  очень много, но наиболее важные это, информационная функция, которая определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения, в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить. Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Культурная функция способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.) [16].

Несмотря на многообразие функций документа, главной остается удовлетворение различных потребностей читателей. Неотъемлемой работой с читателями, предоставление необходимых документов является библиотечное обслуживание.

Библиотечное обслуживание, которое сегодня понимается как деятельность библиотекаря в помощь удовлетворения информационных (читательских) запросов конкретного читателя, для российской библиотеки является традиционным.

Библиотечное обслуживание — это открытая, многоуровневая подсистема библиотеки по предоставлению разнообразных информационных услуг, ориентированная на пользователей. Поэтому функционирование этой подсистемы связано с мониторингом, анализом и оценкой состояния рынка реальных и потенциальных пользователей, их потребностей и ожиданий, исследованием развития информационно-культурных и образовательных услуг в регионе и состояния пользовательской среды внутри библиотеки, анализа качества предоставляемых самой библиотекой услуг, их соответствия потребностям пользователей. Для обеспечения этого необходимо управление библиотечным обслуживанием [18].

Все библиотеки, различные  социальные институты созданы для осуществления определенных ожиданий и обязаны их воплощать. Эти ожидания-обязательства создают предсказуемость, стабильность в обществе.

Библиотекарь должен знать ожидания пользователя. Если пользователь рассчитывает получить книгу, справку, а оказывается, что нужной книги или сведений нет, при этом библиотекарь нагрубил, пользователь задает вопрос, зачем нужна такая библиотека.

Не обмануть ожиданий пользователя, удовлетворить его  информационные потребности, сделать  доступной для него информацию —  в этом заключается одна из важнейших функций библиотечного обслуживания [7].

В конце XX в. каждый человек, социальные институты, человечество в  целом осмысливают события проходящего  столетия, пытаются понять суть изменений  на пороге нового века. Для библиотечного дела такой анализ тоже необходим.

Наиболее глобальным фактором, влияющим на развитие всех сфер человеческой деятельности, и в частности  библиотечного дела, является информатизация. Она вносит изменения в потребности  пользователей, в профессиональные требования к библиотекарю, в видовой и содержательный состав фонда, технологию и организацию всех библиотечных процессов, в том числе обслуживания.

Библиотеки сегодня  переживают переходный период, сравнимый, наверное, с периодом возникновения  и началом развития книгопечатания, когда основу фондов составляли рукописные книги, но уже стали появляться и быстро заполнять библиотечные шкафы печатные книги и периодические издания. Они оказались более доступны и вызвали развитие библиотек [7].

Развивающиеся процессы информатизации общества, компьютеризация деятельности социальных институтов (школ, вузов, фирм, системы здравоохранения и других институтов, с которыми человек сталкивается в реальной жизни), появление компьютеров, видео в семьях изменили требования людей и к сфере библиотечного обслуживания.

В библиотеке по-прежнему обращаются за книгой, журналом, газетой, за копиями статей из них. Но уже просят также аудио и видеокассету, хотят получить возможность перезаписать информацию с библиотечных кассет на свои собственные.

Растет число запросов на правовую, экономическую информацию. Выполнить их библиотека уже не может, опираясь только на библиографические  картотеки и не используя, скажем, юридическую базу данных «Гарант» или «Консультант — плюс» и др. На помощь в выполнении справок приходят диски CD-ROM. Тут и возникает такое понятие как электронный документ.

1.2 Зарождение  и развитие новых видов документов.

На рубеже второго  и третьего тысячелетий мир стремительно меняется. Наиболее радикальные изменения происходят в информационной сфере, которая занимает все более важное место в жизни и профессиональной деятельности людей. Последние достижения в области информатики и широкое распространение информации во всех сферах деятельности человека создают новые беспрецедентные возможности для развития науки, образования и культуры.

Информация становится одним из наиболее значимых ресурсов. Она определяет уровень развития экономики, производства и жизни общества. Наиболее экономически развитые страны совершенствуют методы и средства доступа к информационным ресурсам.

В таких условиях многократно возрастает общественная значимость библиотек. Они выполняют не только функцию сохранения и передачи новым поколениям культурного наследия прошлого, но и становятся важнейшими информационными центрами общества, которые аккумулируют и распространяют новые знания, открытия и технологические достижения.

Внедрение новых информационных технологий позволяет библиотекам формировать  фонды на различных информационных носителях, совершенствовать способы обеспечения доступа к информационным ресурсам, качество и оперативность предоставления информации.

Уровень технического развития общества определяет способы фиксирования информации и материальные носители. В первобытном обществе в качестве материального информационного носителя использовался камень, а информация фиксировалась графическим способом. Дальнейшее развитие цивилизации совершенствовало способы фиксирования информации — был изобретен алфавит. Позже глиняные и керамические таблички сменились свитками из папируса и пергамента, а из бересты и бумаги стали изготавливать первые книги. Печатные издания вытеснили рукописные. Бумага получила широкое использование в качестве информационного носителя. Книги на бумажном носителе стали наиболее распространенным традиционным носителем информации в библиотеке. Изобретение фотографии способствовало появлению в библиотеках новых носителей — фотографий, слайдов, микрофиш и микрофильмов. В конце XIX – начале XX века библиотеки получают в свои фонды различные звуковые носители: грампластинки, аудио- и видеокассеты [2].

Развитие научно-технического прогресса способствует созданию новых, более современных информационных носителей и прогрессивных технологий доступа к документам.

На современном этапе  наука предложила обществу новый способ фиксирования информации — электронный. Появились и новые информационные носители: винчестеры персональных компьютеров, дискеты, оптические носители и flash-память. Библиотеки стали активно использовать в своей работе новые информационные носители. Сочетание обслуживания читателей библиотек документами на различных носителях дает большой положительный эффект [5].

Книга в машиночитаемом формате (электронная  книга) в СССР появилась еще в 70-е гг. прошлого века. Тогда она  была ответом технической интеллигенции на тотальный дефицит издаваемой литературы, а также являлась одной из форм самиздата.

Из-за дефицита машинного времени, читать такие книги на компьютерах было сложно. Главной задачей электронных текстов в тот период было обеспечение безболезненной малозатратной передачи книг максимальному количеству пользователей.

Практически не наблюдалось попыток  платной передачи текстов как  формы бизнеса. Тем не менее, электронные книги были своеобразной «валютой» информационного обмена.

С появлением и укоренением персональных компьютеров, исчезновением дефицита машинного времени, улучшением качества дисплеев, утверждением полноценной кириллизации и возможностей шрифтового форматирования улучшилось (приблизилось к качеству печатной продукции) качество машиночитаемых текстов, увеличилось их количество. Чтение на персональном компьютере художественной и особенно специальной литературы стало понемногу заметным и общепринятым явлением [24].

Машиночитаемые документы  становятся всё более типичным способом передачи документации от разработчика (производителя) оборудования к потребителю (пользователю). Эта тенденция усилилась, когда появилась возможность скачивать документацию из Интернета. Тем не менее, время, когда чтение машиночитаемых документов начало вытеснять чтение бумажной документации, тогда еще не наступило.

Чтение электронных  книг, которые перестали быть только способом дешевого размножения и передачи, уже конкурировало с чтением печатной литературы.

Однако пока персональные компьютеры были стационарными, преимущество печатной книги перед её машиночитаемым аналогом состояло в возможности мобильного чтения – в транспорте, на даче, «на диване» и т.п. С другой стороны, преимущество электронной книги перед печатной книгой – возможность быстрого, безболезненного и практически бесплатного копирования в условиях дефицита печатной литературы – вскоре привело к широкому спросу на электронные книги.

Дорогостоящие профессиональные сканеры использовались, прежде всего, для подготовки электронной документации. Появление недорогих офисных и бытовых сканеров и программ распознавания текста в сочетании со ставшими и в России (в конце прошлого тысячелетия) достаточно широко доступными возможностями Интернета, привели к повсеместному распространению электронных книг и обеспечили их значительный ассортимент. Были созданы общедоступные Интернет-библиотеки. Если на Западе эта работа активно финансировалась и финансируется (общеевропейский проект «Гуттенберг», проект Gallica Национальной библиотеки Франции, Google Book Search; многоязычная электронная библиотека в США, некоммерческий проект Archive.org и др.), то в России работа в основном велась (и по сей день ведется) на энтузиазме (библиотеки Мошкова, Альдебаран, FictionBook и др.). Коллекции книг, оцифровка которых осуществлялась на основе целевого финансирования, ни общедоступными, ни тем более бесплатными так и не стали. Единственное приятное исключение – проект ОREL.RSL.RU Российской государственной библиотеки (правда, его фонды намного меньше по объему, чем в библиотеке Мошкова) [11].

Важным фактором, способствовавшим продвижению электронных книг в  России, явились сложности распространения  печатной продукции. В связи с  падением покупательной способности  населения многих регионов сеть распространения печатной продукции «съёжилась» до минимума и стала пропускать только книги с гарантированной, по мнению продавцов, реализацией.

На повсеместное распространение  электронных книг повлияли и обострившиеся  проблемы комплектования общедоступных библиотек. Во многих регионах значительная их часть либо совсем не имела средств на комплектование печатных книг и периодики, либо имела их явно недостаточно; зачастую фонды пополнялись преимущественно дарами, то есть тем же примитивным «чтивом».

Электронные библиотеки сегодня представляют собой даже не направление, это идеология. Электронные библиотеки становятся неотъемлемой частью деятельности практически в любой области; с необходимостью иметь, развивать и использовать электронную библиотеку сегодня сталкиваются практически все. Как ранее все стремились получить компьютеры, так сейчас, когда уже произошло определённое насыщение компьютерами, говорят в основном о двух вещах Интернете и электронной библиотеке. Причём всё больше и больше об электронной библиотеке. В этом смысле больше всех не повезло обычным библиотекам: с одной стороны, именно библиотеки являются одной из главных движущих сил развития электронной библиотеки, а с другой само слово библиотека в названии электронная библиотека путает многих и часто нивелирует данное понятие, низводя его до задачи оцифровки каких-то фрагментов или всего фонда библиотеки [11].

Электронный документ это очень обширная и актуальная тема, так как в настоящее время практически ни одно дело не обходится без компьютерного обеспечения. Подводя общие итоги, можно сказать, что электронный документ это зафиксированная на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых ЭВМ, и которая содержит реквизиты, позволяющие ее идентифицировать. При этом под электронным носителем понимается материальный носитель, предназначенный для записи и хранения информации посредством электронной вычислительной техники [12].

Электронные библиотеки позволят коренным образом изменить сам принцип информационного  обслуживания пользователей: обращаясь  к системе, они будут получать не только ссылку (библиографию или  реферат) на имеющийся электронный  документ, но и сам документ (полную копию оригинальной статьи, автореферат диссертации, графический образ картины или технического чертежа, видеозапись проведенного исследования или экскурсии по музею и т. д.).

Глава 2. Процесс  внедрения новых видов документов в обслуживание читателей.

2.1 Использование  электронных видов документов  как новая форма обслуживания  читателей.

За всю многовековую историю библиотек обслуживание было и остается одной из основных функций библиотеки как системы  и как социального института. Причем имеется в виду не конкретно обслуживание читателей, а обслуживание в широком смысле, как понятие оказания услуги.

Изучение обслуживания, осуществляемого библиотеками в  различные исторические периоды, позволяет  сделать вывод, что его сущность со временем не изменяется и остается одинаковой. С течением времени и изменением социальных условий существования библиотек изменялись цели библиотечного обслуживания и акценты, на которые оно было направлено.

Главная цель обслуживания и библиотеки в целом была сохранение документных сокровищ и максимальное ограничение доступа к ним.

В последнее десятилетие  библиотеки не ограничиваются наблюдением  за меняющимися запросами, но все  чаще прибегают к маркетинговому исследованию, для проведения которого приглашают социологов, психологов. При этом исследуется мнение пользователей об обслуживании по широкому спектру вопросов (услуги, отказы, степень комфорта, режим работы, требования к библиотекарю и др.), а также изучается информационный рынок в целом. Таким образом, библиотека обретает механизм постоянного положительного изменения.