СОДЕРЖАНИЕ 

     Введение

     Последнее время в бухгалтерском учете  были повсеместно внедрены автоматизированные системы. Эти системы позволили значительно повысить точность бухгалтерского учета и снизить затраты времени на его проведение. В настоящее время автоматизация бухгалтерского учета реализуется путем использования персональных компьютеров. По оценкам специалистов, автоматизированные системы с применением персональных компьютеров в бухгалтерском учете сегодня использует 80-90% предприятий¹.

     На  малых и средних предприятиях системы бухгалтерского учета, как  правило, базируются на одном персональном компьютере, на больших предприятиях они формируются в виде компьютерной сети. Система бухгалтерского учета на одном персональном компьютере комплектуется системным блоком, монитором, клавиатурой, мышью и принтером. Система бухгалтерского учета на базе компьютерной сети комплектуется главным управляющим компьютером большой мощности, называемым сервером, и некоторым числом рабочих станций, оснащенных менее мощными системными блоками. Выбор программных средств компьютера для ведения бухгалтерского учета представляет некоторые трудности. В этом заключается актуальность выбранной темы курсовой работы.

     Объект  исследования  - автоматизация рабочего места бухгалтера.

     Предмет – программные средства для ведения  бухгалтерии.

     Цель  работы – изучить многообразие автоматизированных систем ведения бухгалтерского учета, показать эффективность их применения.

     Задачи:

• дать понятие автоматизированного рабочего места,
• дать понятие бухгалтерского учета и основных требований, предъявляемых к его автоматизации,

     дать  характеристику распространенных программных средств.

     ……………………………………………………………..Глава I. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ АВТОМАТИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

     1.1. Автоматизированное рабочее место

     В своей деятельности пользователи (экономисты, управленцы, бухгалтера и т.д.) могут применять как отдельные информационные технологии, так и их совокупность, объединенную в некоторый комплекс.

     Комплекс  обеспечивающих и функциональных информационных технологий, поддерживающих выполнение целей управленческого работника, лица, принимающего решение, реализуется на основе автоматизированных рабочих мест.

     С появлением ПЭВМ стало возможным  установить их прямо на рабочем месте сотрудника и оснастить новыми инструментальными средствами, ориентированными на пользователя-непрограммиста.

     Персональный  компьютер, оснащенный совокупностью профессионально ориентированных информационных технологий и размещенный непосредственно на рабочем месте стали называть автоматизированным рабочим местом (АРМ), назначение которого – информационная поддержка принимаемых решений².

     Автоматизированное  рабочее место содержит в себе целиком функциональную информационную технологию или ее часть. Какая именно часть закрепляется за тем или  иным АРМ, определяется, прежде всего, декомпозицией целей в структуре управления объектом.

     Автоматизированное рабочее место позволяет повысить результативность управленческого труда, осуществить переход на безбумажную технологию и обеспечить простой доступ к информации.

     Типовое АРМ, как правило, снабжено ПК, развитой системой периферийного оборудования, устройствами для подключения к локальным вычислительным сетям, которые в свою очередь обеспечивают выход на специализированные базы данных, сети передачи данных, включая спутниковую связь, электронную почту.

     С помощью современного АРМ можно  автоматически обрабатывать тексты, посылать и принимать сообщения, систематизировать личные архивы документов на машиночитаемых носителях, осуществлять необходимые расчеты и получать готовые результаты в табличной или графической форме, вести рабочие записи и т.д.

     Поддержка принятия решения носит целевой характер и отражается:

     - в виде совокупности сведений, которые позволяют оценить пользователю сложившуюся ситуацию и выработать решения;

     -  в виде подготовки возможных решений, одно из которых будет принято управленческим работником;

     - в виде оценки изменения состояния объекта управления при принятии того или иного решения, т.е. ответа на вопрос: "Что будет, если?".

     Следует оговориться, что в большинстве  случаев в АРМ реализована  лишь первая возможность - подготовка информации для анализа ситуации, на основе которой сотрудник мог бы осуществить такой анализ и далее выработать управленческое решение³.

     Каждое  АРМ разрабатывается применительно  к конкретным функциональным возможностям сотрудника. АРМ бухгалтера предназначено для ведения бухгалтерских проводок, печати первичных документов, расчета итоговых показателей, формирования отчетов для налоговых органов.

     Все АРМ связываются друг с другом. Локальная сеть позволяет получить доступ к терминалам коллег, базам данных, к информации внутри и за переделами организации. Эта связь приводит к более эффективному сотрудничеству и обоснованному принятию решений.

     1.2. Основные задачи  автоматизации бухгалтерского  учета

и требования, предъявляемые  к автоматизированным системам учета

     Н. П. Кондраков, ссылаясь на п.1 ст.1 Закона "О бухгалтерском учете", дает следующее определение: «Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций».⁴

     Бухгалтерский учет обязаны вести все организации, находящиеся на территории Российской Федерации, а также филиалы и  представительства иностранных  организаций, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации. Граждане, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном налоговым законодательством Российской Федерации.

     В современной литературе всегда определяются следующие основные задачи бухгалтерского учета:⁵

• формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним пользователями - инвесторам, кредиторам и др.;
• обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
• предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

     Наиболее  эффективному решению этих задач способствует внедрение на предприятии автоматизированных систем бухгалтерского учета.  Грамотно обработанная и систематизированная информация является гарантией эффективного управления производством. Отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам. Все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (арифметические ошибки), либо из-за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов.

     На  наш взгляд, хорошие бухгалтерские  системы вне зависимости от их масштаба, программно-аппаратной платформы  должны обеспечивать качественное ведение  учета, быть надежными и удобными в эксплуатации. Рассмотрим основные требования, предъявляемые к автоматизированным системам бухгалтерского учета.

     В функциональном аспекте бухгалтерские  системы должны безошибочно производить  арифметические расчеты, обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

     Для того чтобы обеспечить указанные  возможности, система должна иметь  единую базу данных по текущему состоянию  бухгалтерского учета на предприятии  и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь раз личную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.

     Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям.

     Не  менее важно, чтобы фирма - разработчик бухгалтерской программы имела значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом или консультацией, и за заменой устаревшей версии на более новую.  
 
 
 
 
 

     1.3. Этапы автоматизации  бухгалтерского учета  в России

     Российские  специалисты выделяют три поколения  российских автоматизированных систем ведения бухгалтерского и налогового учета.⁶

     Первый  этап автоматизации совпал со временем перестройки. В России появилась потребность в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов и др. новых субъектов бухгалтерского учета. Этот период характеризуется массовым ввозом в страну персональных компьютеров, что обусловило выбор ПК в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. В это время популярны первые бухгалтерские программы: «Финансы без проблем», «Турбо-бухгалтер», «Парус».

     Второй  этап связан с развитием коммерческих структур и началом приватизации. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался рост разработок, в значительной степени вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании. Тогда были созданы фирмы-лидеры: «1С», «Диасофт», «Омега», R-Style Software Lab.

     Современный третий этап развития бухгалтерских систем характеризуется созданием интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации. На данном этапе поимо бухгалтерского учета обязательным признается ведение налогового учета. Ведение налогового и бухгалтерского учета производится в рамках одной программы и взаимосвязаны между собой. 
 

     Глава II. ЭЛЕМЕНТЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО МЕСТА БУХГАЛТЕРА

     2.1. Аппаратные средства

     Выбор аппаратных средств для целей  бухгалтерского учета из имеющихся  на рынке персональных компьютеров, по мнению экономистов и программистов, должен осуществляться на основе критерия «эффективность-стоимость»⁷. Под эффективностью понимается ведение бухгалтерского учета с заданной полнотой и точностью, сдача бухгалтерской отчетности в сроки.

     Исходя  из критерия «эффективность-стоимость», бухгалтерии предприятия следует приобретать IBM PC-совместимые компьютеры, на базе процессоров не ниже четвертого поколения. Более дешевая старая техника не обеспечит необходимый объем и требуемое качество бухгалтерского учета. Специалисты, занимающиеся внедрением персональных компьютеров в системы бухгалтерского учета, считают, что для бухгалтеров малых и средних предприятий, а также предпринимателей, занимающихся ведением бухгалтерского учета на базе собственного компьютера на дому, целесообразно выбирать следующие аппаратные средства⁸.

     Системный блок компьютера, который служит его  главным управляющим центром, должен быть оснащен микропроцессорами  фирм Intel (Celeron и Pentium) и AMD (Duron K7 и Athlon K7) с оперативной памятью 64 - 128 Мбайт. Это позволит установить на компьютере операционные системы типа Windows 98 или Windows 2000 фирмы Microsoft и современные многопрофильные бухгалтерские программы. Более мощные операционные системы нуждается в большей оперативной памяти. Наиболее популярной рабочей программой, которой оснащаются современные процессоры, является Microsoft Office, включающая в себя текстовый редактор Word, редактор электронных таблиц Excel и друге расчетно-оформительские программы.

     В системном блоке кроме оперативной памяти для постоянного хранения информации используются жесткие диски - "винчестеры" (HDD). Главные характеристики, которые следует учитывать при выборе винчестера: емкость, быстродействие и время безотказной работы.

     Для ввода и вывода разного рода информации, а также для восстановления компьютера после всевозможных сбоев системный блок компьютера оснащается дисководом для дискет размером 3,5 дюйма. Они имеют объем памяти 1,44 Мбайт или 2,88 Мбайт и используются бухгалтерами для архивного хранения информации. Такое хранение является обязательным, потому что в работе компьютеров достаточно часто возникают сбои, обусловленные неожиданными перепадами или срывами напряжения в сети, а также внезапным появлением различных вирусов в программном обеспечении или в информационных файлах.

     В связи со значительным ростом объема бухгалтерской документации и программных  средств в настоящее время  все большее распространение  приобрели также устройства для  приема информации с компакт-дисков CD-ROM. Они используются для:

• установки и обновления программного обеспечения;
• поиска информации в базах данных, архивах, справочниках, энциклопедиях и т.п.;
• запуска и работы программных продуктов.

     Компакт-диски  имеют объем 500-700 Мбайт и практически  не изнашиваются. Скорость считывания с таких дисков зависит от дисководов CD-ROM.

     Системный блок компьютера устроен таким образом, что его достаточно легко модернизировать, наращивая оперативную память, добавляя или заменяя жесткий диск и  другие компоненты. Модернизация может существенно повысить характеристики компьютера и обеспечить постановку более мощного программного обеспечения. При этом затраты могут оказаться незначительными по сравнению со стоимостью приобретения нового компьютера более высокого класса.

     Для ввода информации в компьютер может быть применен сканер.

     Монитор персонального компьютера предназначен для вывода на экран текстовой  и графической информации. У его  экрана бухгалтер проводит значительную часть своего рабочего времени: 5-7 часов  в день. Поэтому требования к ним должны быть особенно высокими с точки зрения комфортности и безопасности для здоровья. Как считают специалисты, при выборе монитора следует иметь в виду, что его цена должна составлять от 50% до 70% стоимости всей компьютерной системы⁹.

     Клавиатура  компьютера предназначена для ввода  данных и для работы с программами. Высокое качество обеспечивают клавиатуры с микропереключателями или сенсорными клавишами.

     Мышь  является манипулятором для ввода  информации и управления работой  компьютера. Некоторые бухгалтерские программы могут работать без мыши, но таких программ становится все меньше. Необходим также специальный коврик (Mouse Pad) для хорошего скольжения мыши.

     Принтер предназначен для вывода информации на бумажный носитель.

     Для обеспечения защиты компьютера от перепадов и сбоев напряжения целесообразно включить в комплект источник бесперебойного питания.

     С удаленным компьютером возможна сетевая связь через специальное  устройство - модем, который подсоединяется к компьютеру и телефонной сети. Специалисты считают, что для систем с бухгалтерскими программами следует выбирать модемы со скоростями передачи данных в пределах 14 400-36 000 бит в секунду.

     2.2. Программные средства

     Программы, используемые в бухгалтерском учете  на компьютере, принято подразделять на 4 класса:

     1) системные;

     2) прикладные;

     3) инструментальные;

     4) комбинированные.

     Системные программы носят универсальный  характер и предназначены для  использования многих вспомогательных  и управленческих задач. Они обеспечивают гарантированную работу прикладных программ. Среди них особое место занимают операционные системы, которые осуществляют режим диалога с пользователями, управление компьютером и его ресурсами, а также подключают к работе прикладные программы. С бухгалтерскими программами в настоящее время работают операционные системы MS DOS, Windows 95, Windows NT, OS/2, UNIX, Windows 98 и Windows 2000¹⁰.

     Прикладные  программы, в свою очередь, подразделяются на 6 классов:

     1) мини-бухгалтерия;

     2) интегрированная система бухгалтерского учета;

     3) инструментальная система (конструктор);

     4) комплекс автоматизированных рабочих  мест (АРМ);

     5) программы для ведения отдельных  участков учета;

     6) заказные системы.

     Мини-бухгалтерия. Программы этого класса предназначаются  для предприятий с малым количеством основных средств и небольшой товарной номенклатурой. Путем оформления и обработки бухгалтерских проводок они обеспечивают ведение: аналитического и синтетического учетов, упрощенного натурального учета, главной книги, оборотной ведомости, некоторых журналов-ордеров и ведомостей.

     Интегрированная система бухгалтерского учета. Программы  этого класса гарантируют выполнение тех же функций, что и программы  класса мини-бухгалтерия, но дополняют  их широким множеством аналитических  признаков натурально-стоимостного и инвентарного учетов за счет усложнения процедур обработки проводок и использования информации, необходимой для расширенного аналитического учета.

     Инструментальная  система (конструктор). Программы этого  класса могут обеспечить выполнение всех функций, необходимых пользователю, при условии, что пользователь сам сможет конструировать требуемые функции. Для этого нужен квалифицированный персонал, способный осуществлять конструирование.

     Комплекс  автоматизированных рабочих мест. Программы  этого класса предназначаются для предприятий с бухгалтерией, имеющей выделенные участки учета, такие как: учет основных средств, учет товарно-материальных ценностей, учет банковских и кассовых операций, учет готовой продукции, учет расчетов с дебиторами и кредиторами и т.д.

     Программы для ведения отдельных участков учета. Программы этого класса составляют подмножество программ класса «Комплекс автоматизированных рабочих мест», имеющих самостоятельную ценность в решение отдельных учетных задач.

     Заказные  системы. Заказные системы создают под требования заказчика, они не подлежат тиражированию. Могут принадлежать к любому из перечисленных классов.

     Приведенная выше классификация позволяет весьма полно описывать характеристики программных продуктов, присутствующих сегодня на российском рынке. Для анализа их возможностей можно обратиться к такому изданию, как журнал «Компьютер в бухгалтерском учете и аудите».

     На  основе упрощенной классификации мы и рассмотрим прикладные программы  бухгалтерского учета, присутствующие сегодня на нашем рынке.

     Типов бухгалтерских программ довольно много. Все имеющиеся компьютерные бухгалтерские программы работают с тем или иным видом журнала хозяйственных операций по традиционной схеме: первичные документы - журнал хозяйственных операций - промежуточные документы - баланс и отчетность. Формирование журнала хозяйственных операций у них осуществляется по-разному. Самый простой для программы вариант и самый сложный для бухгалтера - это вариант, когда его составление бухгалтер берет полностью на себя. Другие варианты формирования журнала хозяйственных операций предполагают использование целого ряда вспомогательных и справочных данных, вплоть до автоматического написания отдельных блоков. Таким образом, реализуется способности пользователей разной квалификации и опыта.

     Большинство прикладных бухгалтерских программ составляется на базе одного из двух следующих  принципов:

     1) как универсальная программа  с механизмом настройки на  конкретные особенности предприятия  (1С, Инфо-Бухгалтер, Турбо Бухгалтер,  Финансы без проблем);

     2) как программа с фиксированным  количеством готовых решений  и ситуаций с механизмом параметрических  настроек (Галактика, Инфософт, Парус).

     Универсальные программы значительно дешевле  и проще в разработке, однако они  требуют дополнительных усилий квалифицированных специалистов при их настройке на конкретном предприятии. По оценкам профессионалов, стоимость такой настройки соизмерима со стоимостью самой программы, т.е. составляет 100%.

     Программы с фиксированным количеством  готовых решений и ситуаций при разработке обходятся существенно дороже универсальных, но зато затраты на их настройку на конкретном предприятии много ниже и составляют примерно 25% от их стоимости.

     К сожалению, имеющееся программное  обеспечение в области бухгалтерского учета, с точки зрения практического бухгалтера, страдает следующими важными недостатками¹¹:

     1) сложностью изложения инструкций  для пользователей;

     2) ограниченным выбором программ  бухгалтерского учета для простых пользователей (предпринимателей), ведущих учет самостоятельно;

     3) малый выбор программ бухгалтерского  учета для самых подготовленных  профессионалов, занимающихся поисковыми  исследованиями и проблемами  оптимизации финансового результата  и минимизации налоговых платежей;

     4) недостаточностью охвата направлений коммерческой деятельности и отраслей хозяйствования;

     5) недостаточной совместимостью программ  с международными стандартами  бухгалтерского учета и американской  бухгалтерской системой учета  GAAP.

     Первый  недостаток (сложность программных  инструкций) постепенно преодолевается. Хотя многие программные специалисты продолжают считать, что приоритет в бухгалтерских программах должен принадлежать им, а не пользователям. А это находится в явном противоречии с главным принципом рыночных отношений¹².

     Для предприятий, совершающих небольшое количество хозяйственных операций, достаточно применение относительно простых и недорогих программ, позволяющих вести книгу хозяйственных операций и составлять на ее основе баланс и финансовую отчетность. Такие программы обычно включают некоторые средства, облегчающие ведение и других участков учета — начисления заработной платы, учета материалов, основных средств и т. д. К ним относятся программы фирмы «1-С» («1-С: Бухгалтерия», «1-С: Предприятие», «1-С: Торговля и склад», «1-С: Зарплата и кадры»), программа «Турбо-бухгалтер» фирмы «ДИЦ», «Бухгалтерия малого предприятия» фирмы «Инфософт».

     Для предприятий с большими объемами хозяйственных операций требуются более широкие возможности учета, которые обеспечивают: ведение складского учета, контроль за выполнением договоров, отслеживание взаимоотношений с дебиторами и кредиторами, управленческий учет, финансовый анализ и другие.