Элементы проектирования организации
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение высшего
профессионального образования
«Санкт-Петербургский
государственный политехнический университет»
Факультет
экономики и менеджмента
Кафедра
«Стратегический менеджмент»
Курсовая работа
по дисциплине «Теория организации»
на тему
«Элементы проектирования организации»
Выполнил: студент группы 3075/1
_____________
(подпись)
Фадеев
В.А.
Принял:___________________
____________
(подпись)
Синявина
М.П.
Санкт-Петербург
2010
СОДЕРЖАНИЕ
Введение 3
Глава 1. Теоретические аспекты организационного проектирования 4
1.1. Понятие и сущность организации 4
Глава 2. Проектирование организационной структуры создаваемого предприятия - банка личных данных «Инкогнито» 11
2.1. Миссия и цели банка личных данных «Инкогнито» 11
2.2. Организационная структура 12
2.3. Документооборот в организации 14
Заключение 22
Список литературы 24
Введение
Трудно переоценить значение научного обоснования всех сторон функционирования организаций в условиях современной России, когда происходит радикальная смена социально-экономических отношений. Новые требования к построению и поведению организаций предъявляют рыночные отношения, предпринимательская активность, развитие различных форм собственности, изменение функций и методов государственного регулирования и управления. Организационная деятельность испытывает влияние революционных изменений в технологической базе производства. Переход к эффективным формам организации и управления, построенным на научных принципах, стал главным условием успеха экономических реформ. Конкуренция продуктов и услуг стала, в сущности, конкуренцией организаций, используемых форм, методов и мастерства управления. Традиции централизованной типизации всех структурных построений, жесткой формализации внутренних и внешних отношений соподчиненности, несвободы всех нижестоящих звеньев, массовое распространение и многолетнее использование организационных схем, пригодных лишь для определенных условий или чрезвычайных обстоятельств, породили стереотип консервативного мышления и организационной скованности.
Научно обоснованное формирование организационных структур управления -- актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике.
Целью данной курсовой работы является: представление и анализ своей инновационной идеи создания организации, обоснование своей идеи, а также выводы по окончании курсовой работы.
Данная работа характеризуется достаточно глубоким изучением теоретических аспектов формирования организационной структуры управления, научно обоснованным проектированием новой организационной структуры с учетом изученного материала. Разработка организационной структуры управления проводится с учетом миссии и целей, основных направлений деятельности предприятия, основных функций управления предприятием, определения типа структуры, состава организационных звеньев предприятия, закрепляемых за ними функциями, выделения самостоятельных подразделений, определения обязанностей и полномочий сотрудников предприятия.
Глава 1. Теоретические аспекты организационного проектирования
1.1. Понятие и сущность организации
Существуют различные трактовки термина «организация». В одних случаях он употребляется для обозначения деятельности по упорядочению всех элементов определенного объекта во времени и пространстве. Такое толкование близко к понятию «организовывать». Во многих других случаях организация рассматривается как объект, обладающий упорядоченной внутренней структурой. В нем сочетаются многообразные связи (физические, технологические, экономические, правовые) и человеческие отношения. Организация как объект представляет собой целостный комплекс взаимосвязанных элементов (свойство организационной сложности) и особое единство с внешним окружением. Для нее характерна целенаправленность функционирования и развития. Организация -- это самоорганизующаяся система на всех этапах своего жизненного цикла.
Разумеется, такой сложный организм, каким является современная организация, не может быть понят только с позиций рассмотрения его формальной структуры и разложения его на отдельные части. Наряду со структурным подходом, отражающим преимущественно статику организации, ключевое значение имеет поведенческий подход, нацеленный на выявление динамики организации и ставящий в центр исследований человека, систему отношений между людьми, их компетентность, способности, мотивации к труду и достижению установленных целей. Людей побуждают объединяться в организации и взаимодействовать в их рамках физические и биологические ограничения, свойственные каждому человеку в отдельности, и цели, достижение которых требует коллективных усилий. Дополняя друг друга, люди объединяют свои усилия и влияют на поведение организации в целом в интересах повышения ее эффективности. [8, стр.5]
Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей.1 Под словами «сознательно координируемое» понимается управление, под словами «социальным образованием» - то, что организация состоит из людей или групп лиц, взаимодействующих между собой.
Каждая организация имеет свое предназначение - миссию, во имя которой люди объединяются и осуществляют свою деятельность. Миссия представляет собой базис, точку опоры для всех плановых решений организации, для определения ее целей и задач; создает уверенность, что организация преследует непротиворечивые, ясные, сравнимые цели; помогает сосредоточить усилия работников на выбранном направлении, объединяет их действия; вызывает понимание и поддержку внешних участников организации (акционеров, финансовых фирм и т. д.).
Примерная характеристика миссии организации в обобщенном виде включает:
- предлагаемые продукты или услуги;
- место и роль в системе рыночных отношений;
- цели организации (выживание, рост, доходность);
- технологию (процессы, инновации);
- философию (базовые взгляды, ценности, мотивации);
- внутреннюю концепцию (сильные стороны, степень конкурентоспособности, факторы выживания);
- внешний образ, имидж (ответственность перед партнерами, потребителями, обществом в целом).
Осуществляя свою миссию, организация добивается достижения определенных целей.
Цели организации - это конкретизация миссии организации в форме, доступной для управления процессом их реализации.
Иными словами, цели организации - это конкретное состояние отдельных характеристик организации, достижение которых является для нее желательным и на достижение которых направлена ее деятельность. 2
Цели организации задаются извне или вырабатываются внутри нее, с учетом этих целей выбирается структура организации.
Определение организации предусматривает необходимость формального координирования взаимодействия работников. Структура организации определяет, каким образом должны быть распределены задачи, какой должна быть субординация, каковы формальные координирующие механизмы и модели взаимодействия. Для организации характерны комплексность, формализация определенное соотношение централизации и децентрализации. Комплексность рассматривает степень дифференциации в рамках организации. Она включает уровень специализации или разделения труда, количество уровней в иерархии организации и степень территориального распределения подразделений организации. Под формализацией понимаются заранее разработанные и установленные правила и процедуры, определяющие поведение работников. Некоторые организации минимально оперируют с такими стандартными директивами. Другие имеют все типы правил, инструктирующих работников по поводу того, что они могут и чего не могут делать. Соотношение централизации и децентрализации определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются управленческие решения в организации. В некоторых организациях процесс принятия решений очень централизован, разрешением проблем занимаются высшие руководители. В других случаях принятие решений децентрализовано, ответственность делегируется вниз по иерархии управления. Принятое соотношение централизации и децентрализации определяет характер и тип устанавливаемой организационной структуры управления. [11, стр.15]
Всесторонний анализ внутреннего строения организации обеспечивается с помощью системного подхода. Система -- это набор взаимосвязанных и взаимозависимых частей, составленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести целое3. Уникальной характеристикой при рассмотрении систем являются внутренние отношения частей. Каждая система характеризуется как дифференциацией, так и интеграцией. В системе используются разнообразные специализированные функции. Каждая часть организации выполняет свои определенные функции. Для того чтобы поддерживать отдельные части в одном организме и формировать завершенное целое, в каждой системе осуществляется интеграция. Для этого используются такие средства, как координация уровней иерархии управления, прямое наблюдение, правила, процедуры, курс действий.
Хотя организации распадаются на отдельные части или составные элементы, они сами являются подсистемами в рамках более крупной системы. Существуют не только системы и подсистемы, но и сверхсистемы. Классификация этих понятий зависит от особенностей предмета анализа. При этом целое не является простой суммой частей, поскольку систему следует рассматривать как их единство.
Различают системы открытые и закрытые. Понятие закрытой системы возникло в физике. Это система, являющаяся самосдерживаемой. Ее главная характеристика заключается в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию внешней среде. Закрытая организационная система имеет малую применяемость.
Открытая система предполагает динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организации получают сырье и людские ресурсы из внешней среды. Они зависят от внешних клиентов и заказчиков, потребляющих их продукцию.
Разграничение систем на открытые или закрытые не является жестким, раз навсегда установленным. Открытая система может стать закрытой, если контакты с окружением сокращаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация. Открытые системы тяготеют к усложнению структуры и дифференциации. Иными словами, рост открытой системы сопровождается повышением уровня специализации ее элементов и усложнением структуры, нередким расширением границ системы или созданием новой сверхсистемы. Если деловое предприятие растет, то наблюдается значительная его дифференциация и усложнение его структуры. Создаются новые специализированные отделы, приобретаются новые виды сырья и материалов, расширяется ассортимент выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые конторы.
Все
системы имеют вход, трансформационный
процесс и выход. Они получают сырье, энергию,
информацию, другие ресурсы и преобразуют
их в товары и услуги, прибыль, отходы и
т. п. Открытые системы имеют, однако, некоторые
специфические черты. Одна из таких черт
- это признание взаимозависимости между
системой и внешней средой. Существует
граница, которая отделяет систему от
ее окружения. Изменения во внешней среде
влияют на один или несколько атрибутов
системы, и наоборот, изменения в системе
воздействуют на окружение. Внешняя среда
организации схематично представлена
на рис. 1.1. Организация должна отражать
состояние внешней среды. В основе ее построения
лежат предпосылки экономического, научно-технического,
политического, социального или этического
характера. Организация должна создаваться
так, чтобы она нормально функционировала.
Должен обеспечиваться вклад каждого
ее члена в общую работу и эффективная
помощь работникам в достижении поставленных
целей. В этом смысле действенная организация
не может быть статичной. Она должна оперативно
отслеживать все изменения внешней среды,
оценивать их и выбирать наилучшую ответную
реакцию, способствующую достижению ее
целей. Она должна эффективно реагировать
на воздействия внешней среды.
Рис. 1.1. Внешняя среда организации
Принципиальное значение для функционирования организаций имеет обратная связь. Открытые системы постоянно получают информацию из внешней среды. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению нежелательных отклонений параметров системы. Здесь под обратной связью понимается процесс, позволяющий получать приток в систему информации или денег для модифицирования производства выпускаемой продукции или налаживания выпуска новой продукции.
Нужно учитывать и то, что организации укомплектовываются людьми. Очевидно, что при группировке видов деятельности и распределении полномочий внутри любой организационной системы необходимо учитывать недостатки и привычки людей.
Поведение членов организации может рассматриваться как ее внутренняя среда. В организации постоянно возникают проблемы, могущие изменить ее положение. Чтобы все элементы организации действовали и были разумно скоординированы, необходимо непрерывное поступление ресурсов. Производственный аппарат изнашивается, технология устаревает, материалы нужно пополнять, работники увольняются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресурсы необходимо, не прерывая производственного процесса, заменять элементами равной производительности.
Другие
внутренние проблемы возникают из-за недостатков
взаимодействия и скоординированности
разных участков организации. Одной из
причин того, что работники уходят, а акционеры
не желают вкладывать свои сбережения,
является неудовлетворенность этих групп
условиями труда и вознаграждением за
участие в организации, и это недовольство
может стать таким сильным, что возникнет
угроза самому существованию организации.
Внутренняя среда организации схематически
показана на рис. 1.2.
Рис. 1.2 Внутренняя среда организации
Для организации характерен циклический характер функционирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять производственный цикл. Доходы, полученные промышленными организациями, должны быть достаточно адекватными для оплаты кредитов, труда рабочих и погашения займов, если цикличность деятельности устойчива и обеспечивает жизнеспособность организации.
Отметим, что организационные системы предрасположены к сокращению или распадению на части. Поскольку закрытая система не получает ресурсы из внешней среды, она может со временем сокращаться. В отличие от нее открытая система характеризуется негативной энтропией, т. е. она может реконструировать себя, поддерживать свою структуру, избежать ликвидации и даже вырасти, потому что приток ресурсов извне превышает их отток из системы. Приток ресурсов для предотвращения энтропии поддерживает некоторое постоянство обмена ресурсами, в результате чего достигается относительно стабильное положение. Даже несмотря на то, что существует постоянный приток новых ресурсов в систему и их постоянный отток, обеспечивается определенная сбалансированность системы. Когда открытая система активно перерабатывает ресурсы в выходную продукцию, она оказывается тем не менее способной поддерживать себя в течение определенного времени. Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они получают определенный запас прочности, выходящий за пределы обеспечения только выживаемости. Многие подсистемы в рамках системы имеют возможность получать ресурсов больше, чем требуется для производства продукции.
С ростом организации ее высшие руководители вынуждены все в большей мере передавать полномочия по выработке решений нижестоящим звеньям. Однако поскольку руководители высшего уровня отвечают за все решения, их роль в организации изменяется: от выработки решений руководители высшего уровня переходят к управлению процессами выработки решения. В результате увеличение размеров организаций приводит к необходимости разделения труда в сфере управления. Одна группа -- руководители высшего уровня -- обладает первичными полномочиями и несет ответственность за определение характера системы управления организацией, т. е. процесса, с помощью которого должны разрешаться проблемы организации. Другая группа руководителей подчиняется руководству высшего уровня, ее основная обязанность состоит в выработке решений.
Открытые системы добиваются согласования двух, часто конфликтных стратегий. Действия по поддержанию сбалансированности системы обеспечивают взаимодействие с внешней средой, что, в свою очередь, предотвращает резкие изменения, которые могут разбалансировать систему. Напротив, действия по приспособляемости системы к различным изменениям позволяют адаптироваться к динамике внутреннего и внешнего спроса. Одна стратегия, например, ориентирована на обеспечение стабильности системы путем покупки, технического обслуживания и ремонта оборудования, набора и обучения работников, использования правил и процедур. Другая стратегия сосредоточивается на изменении системы посредством планирования, изучения рынка, развития производства новой продукции и т. п. И то, и другое необходимо в интересах выживания организации. Стабильные организации, которые не способны адаптироваться к изменению условий, долго просуществовать не смогут. То же самое можно сказать о приспособляемых к изменениям, но нестабильных, т. е. неэффективных, организациях. [12, стр. 38]
Организационная система может достичь своих целей, используя различные комбинации ресурсов и стратегий. Вот почему необходимо рассматривать разнообразные формы и способы решения возникающих проблем, а не искать какой-либо один «оптимальный» выход, приводящий к быстрым результатам.
Глава 2. Проектирование организационной структуры создаваемого предприятия - банка личных данных «Инкогнито»
2.1. Миссия и цели банка личных данных «Инкогнито»
Целью курсового проекта является разработка организационной структуры системы управления для создаваемого предприятия - банка личных данных «Инкогнито».
Предприятие создается для выполнения работ и оказания услуг в целях установления и дальнейшего роста прибыли. Оно самостоятельно осуществляет свою деятельность, использует прибыль, оставшуюся в его распоряжении после уплаты налогов и других обязательных платежей.
Отношения предприятия с другими предприятиями, организациями, учреждениями, органами государственного и муниципального управления и гражданами регламентируются законодательством.
Деятельность создаваемого предприятия направлена на оказание различным слоям населения услуг банка личных данных:
- сбор и хранение личной информации клиента;
- предоставление личной информации клиенту в нужный момент;
- принятие персоналом отвественности за личную информацию клиента.
Миссия банка личных данных может быть сформулирована следующим образом: максимальное удовлетворение потребностей самого широкого круга клиентов путем оказания услуг банка личных данных, индивидуального и чуткого подхода высококвалифицированных работников к каждому клиенту при обеспечении справедливого отношения к своим сотрудникам.
Миссию организации можно конкретизировать следующими целями:
1) установить ежегодное увеличение объёма выручки;
2) постоянно увеличивать перечень оказываемых услуг;
3) установить приемлемые цены на все виды оказываемых услуг;
3) проводить ежегодные маркетинговые исследования потребностей потребителей;
4) повысить квалификацию работников, связанных с оказанием услуг и работой с клиентами;
5) открыть сеть банков данных на федеральном уровне, а также на мировом уровне.
2.2. Организационная структура
Банк личных данных создается как субъект малого предпринимательства, осуществляющий свою деятельность в условиях рыночной экономики от имени индивидуального предпринимателя.
Управление банком данных осуществляется ее учредителем (директором), который в большей степени заинтересован в достижении стабильного положения организации, чем в текущих личных выгодах на ближайшее время.
В состав персонала банка личных данных планируется включить: маркетолога, програмиста, персонал по работе с заказчиками.
Структура проектируемой организации должна быть такой, чтобы обеспечить реализацию ее миссии, достижение ее целей и эффективное решение стоящих перед организацией задач. Для проектируемой организации в соответствии с обозначенными миссией и целями, численностью персонала и управления учредителем наиболее подходящей является линейно-функциональная структура.
Линейно-функциональная структура реализует принципы единоначалия, линейного построения структурных подразделений банка личных данных и распределения функций управления между ними. При такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель. При разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений ему помогает аппарат, состоящий из функциональных подразделений.
Уровнями управления проектируемой организационной структуры выступают:
- высший - институциональный уровень (директор). Деятельность руководителя обусловлена целями и стратегиями развития системы в целом, здесь реализуется большая часть внешних связей;
- средний - управленческий уровень, объединяющий руководителей среднего звена и их аппарат.
- низший - производственно-технический уровень, объединяющий руководителей низового звена, находящихся непосредственно над рабочими (старший мастер, мастер). Они ответственны за обеспечение производственного процесса всеми видами услуг и за работу с клиентами.
Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям. В организации выделяются вертикальные и горизонтальные, линейные и функциональные связи.
Вертикальные связи соединяют иерархические уровни в организации и в ее частях.
Горизонтальные связи образуют связи между двумя и более равными по положению в иерархии или статусу частями или членами организации.
Линейные связи определяют отношения, в которых директор реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными, т.е. эти связи идут в организационной иерархии сверху вниз и выступают, как правило, в форме приказа, распоряжения, команды, указания и т.п.
Функциональные связи реализуются посредством информационного обеспечения координации деятельности.
Организационная структура управления проектируемого фотосалона «Rada» представлена на рис.2.1.
Рис. 2.1.
Организационная структура управления
банка личных даныых «Инкогнито»
Для эффективной работы созданной организационной структуры важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия каждой службы и работников.
Баланс
полномочий функциональных подразделений
банка личных данных изложен в таблице
2.2.
Таблица 2.2
Баланс полномочий функциональных подразделений банка личных данных
| Программист | |||
| Выбор миссии и цели организации | Выбор рынка | Принятие информации от клиента | Слежение за безопасностью системы баз данных |
| Управление финансами | Реклама организации | Создание баз данных с информацией | Своевременное выявление и исключение неполадок |
| Постановка задач для всех отделов организации | Привлечение клиентов | Предоставление информации в нужный момент | Предоставление качественной работы информационных систем |
Обязанности, задачи, полномочия каждой управленческой должности определяются в должностной инструкции4.
С целью повышения эффективности работы для проектируемого обеспечить наличие обобщенных формальных правил и стандартов работы, обеспечивающих однородность выполнения сотрудниками своих обязанностей.
2.3. Документооборот в организации
Форма налоговой декларации по единому налогу на вмененный доход и порядок ее заполнения утверждены приказом МНС России от 12.11.2002 № БГ-3-22/648.
Форма состоит из восьми листов. Однако налогоплательщик заполняет и включает в свою декларацию только те листы, которые ему необходимы.
Титульный лист заполняют все налогоплательщики. Лист А заполняют российские организации, лист Б - иностранные. Лист В предназначен для данных о физических лицах. Его заполняют индивидуальные предприниматели. Иногда и организации. Например, когда в титульном листе не указан ИНН руководителя либо его учетные данные изменились. Тогда в листе В необходимо привести сведения об этих лицах. Он заполняется и в том случае, если декларация подписана уполномоченным представителем организации или индивидуальным предпринимателем. В этом листе приводятся данные о представителе. Лист Г отведен под сведения о месте осуществления предпринимательской деятельности. Лист Д предназначен для расчета ЕНВД. Лист Е - для расчета корректирующего коэффициента базовой доходности К1. И наконец, общая сумма ЕНВД, которую налогоплательщик должен уплатить в бюджет, рассчитывается на листе Ж.
Порядок
заполнения титульного листа и листов
А, Б и В общий для всех форм налоговой
отчетности.
------------------------------
|--
--
|Штрих-код
------------------------------
|52016 01 1 ИНН| | | | | | | | | | | | | Утверждено |
|
------------------------------