Этапы работы с входящими, исходящими и внутренними документами

МОСКОВСКИЙ  ОБЛАСТНОЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ

Специальность: Документационное обеспечение  управления и архивоведение

034702

КУРСОВАЯ  РАБОТА

ПМ 04. Выполнение работ по должностям служащих (делопроизводитель)

ТЕМА: ЭТАПЫ  РАБОТЫ С ВХОДЩИМИ, ИСХОДЯЩИМИ И

ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

выполнила:  Козлова П.А.

студентка группы 2ДОУ/12

проверила: преподаватель

  специальной дисциплины                                     _________   Исаева О.А.

г. Раменское,

2013 год

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………………………………………………3

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТООБОРОТ…………………………………………………………………………..4

ГЛАВА 2. ЭТАПЫ  ОБРАБОТКИ  ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ…….…….7

ГЛАВА 3. ЭТАПЫ ОБРАБОТКИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ………...17

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….33

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………34

Документооборот – это  движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в  этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения  или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации  требует, чтобы все полученные документы  сначала докладывались ему и  только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации  четко проведено разделение функций  между структурными подразделениями  и сотрудниками, большая часть  документов пойдет сразу же в отдел  к исполнителям, то есть путь будет  другой, значительно короче. Точно  также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам  зависит движение документа при  согласовании и подписании. Таким  образом, документооборот зависит  от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая  систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

В технологической цепочке  обработки и движения документов выделяются этапы:

1. прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
2. предварительное рассмотрение и распределение документов;
3. регистрация документов;
4. контроль за исполнение;
5. информационно-справочная работа;
6. исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

7.отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных  этапов может быть выполнен как в  традиционной, так и автоматизированной технологии.

1.1. Документопоток

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно  выделить следующие потоки документов:

1. поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
2. потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
3. поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

1.2. Входящий документопоток

Входящие документы - это  официальные документы, поступающие  в организацию или учреждение. Направление движения поступающих документов и технология их обработки зависят от того, кто является автором документа (вышестоящее учреждение, подведомственная организация или организация, не находящаяся в соподчиненной связи с вашей организацией), от значимости и сложности вопросов, составляющих его содержание, а также от структуры организации и сложившейся в ней системы делопроизводства.

1.3. Исходящий документопоток

Исходящий документопоток состоит  из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

1.4. Внутренний документопоток

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.

ГЛАВА 2. ЭТАПЫ ОБРАБОТКИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Маршруты движения документов, как и операции по их обработке, определяются и другими факторами.

Например, документы могут  являться ответными (т. е. полученными  в ответ на письма-запросы вашей  организации) или инициативными. Имеет  значение и то, требуют ли входящие документы ответа или они присланы для сведения. Однако, несмотря на указанные  особенности и специфику ведения  дел в конкретных организациях, в  основе работы с поступающими документами  лежат типовые технологии.

1. их получение;
2. распределение на документопотоки, которые имеют разную направленность и стадии рассмотрения;
3. регистрацию;
4. рассмотрение руководителями разных уровней и определение исполнителей;
5. передачу на исполнение;
6. осуществление контроля исполнения;
7. исполнение и подшивку исполненного документа в соответствующее дело.

Рассмотрим некоторые  особенности действий с документами  после их получения организацией.

Все поступившие в организацию  документы, независимо от способа их доставки, могут быть направлены руководителю (заместителям руководителя), в структурные подразделения или непосредственно исполнителям. Это определяется службой ДОУ или секретарями руководителей. Возможна ситуация, когда поступившие документы проходят "двухступенчатое" распределение на более мелкие документопотоки: вначале работники службы ДОУ определяют документы, которые должны пройти рассмотрение руководителем, и направляют их в соответствующий секретариат. Руководитель секретариата или секретарь - помощник руководителя еще раз просматривает документы и выявляет те из них, которые могут быть направлены заместителям руководителя, курирующим определенные вопросы деятельности организации, или руководителям структурных подразделений.

Здесь очень важен опыт работников, просматривающих документы, их знание направлений деятельности организации, прав структурных подразделений. Кроме того, многое определяется позицией руководителя, которая позволяет  или не позволяет его помощникам принимать подобные решения. Эффективную  помощь могут оказать справочные материалы, например перечни документов, требующих обязательного направления  руководителям, перечни нерегистрируемых документов. В любом случае при  определении, кому направить поступившие документы, учитывают статус автора поступившего документа (организации или частного лица), вид документа (приказ, письмо), сроки решения вопроса, указанные в документе, и, конечно же, содержание.

Можно привести такой пример: организация получила письмо, касающееся проведения выставки, адресованное руководителю структурного подразделения. Если это приглашение посетить выставку, письмо может быть направлено непосредственно указанному адресату, минуя руководителя организации, особенно если деятельность отдела связана с продукцией, представленной в экспозиции. Руководитель подразделения в последствие сам может решить вопрос посещения выставки и все сопутствующие вопросы со своими руководителями. Однако если содержание письма касается участия в выставке, оно должно быть передано на рассмотрение руководителю, так как в данном случае необходимо решение целого ряда существенных вопросов, включая финансовые. Письмо может носить информационный характер и содержать только сообщение о проведении выставки. В данном случае при определении адресата необходимо руководствоваться тем, насколько важна данная выставка, продукция или услуги, представленные на ней, для организации в целом. Если это важно, письмо стоит передать на рассмотрение руководителю организации, который и определит подразделение и работников, которым следует ознакомиться с экспозицией, определить новизну представленных образцов, чтобы впоследствии организация могла, например, заключить выгодные контракты.

Такой перечень должен быть утвержден руководителем организации  как отдельный документ или являться приложением к утвержденной инструкции по делопроизводству. И в том и  в другом случае утверждение делает перечень обязательным для исполнения. Все не включенные в перечень документы  следует регистрировать, а значит, учитывать и контролировать ход  работы с ними.

Порядок регистрации документов зависит от организации делопроизводства в целом, то есть от того, какая система  делопроизводства сложилась в организации: централизованная, децентрализованная или смешанная. При централизованной системе все документы принимаются  и регистрируются в одном пункте, например в службе ДОУ организации, и затем передаются в соответствующие  структурные подразделения.

При формировании децентрализованной системы структурные подразделения  ведут свое отдельное делопроизводство.

Такая система характерна для крупных учреждений со сложной  внутренней организацией, большим числом подразделений, каждое из которых обладает собственной компетенцией, значительным объемом документооборота. Отдельное  делопроизводство ведут и территориально разобщенные подразделения, к числу  которых можно отнести и филиалы (представительства) организаций. При  децентрализованном делопроизводстве в подразделениях документы проходят полный цикл обработки, начиная сих получения или составления.

Смешанная система предполагает, что часть делопроизводственных операций проводится централизованно (например, прием документов в организацию), а другие операции могут быть проведены  в структурных подразделениях.

Документы при смешанной  системе регистрируются в основном централизованно. Вместе с тем в  организации может быть установлен порядок, при котором часть документов, адресованных подразделениям (руководителям  подразделений), передается в них  без доклада руководителю организации и без регистрации в службе ДОУ. Однако документы при этом могут быть достаточно важными, необходимыми для решения серьезных вопросов, которыми занимается данное подразделение. Кроме того, полученные документы могут быть связаны с иными документами по данному вопросу деятельности. Все это требует учета документов, контроля за их исполнением, возможности обращения к данной информации после окончания работы с документами. В таком случае регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях, однако должна быть обязательно налажена связь службы ДОУ с работниками, ответственными за делопроизводство в подразделениях.

Смешанная система регистрации  может оказаться наиболее удобной, однако обязательно должно быть учтено следующее:

1. регистрация должна быть однократной, то есть документ должен быть зарегистрирован в организации только один раз;
2. должна существовать возможность наведения справок о документе независимо от того, где он был зарегистрирован;
3. должен быть установлен единый порядок индексации документов в пределах организации, что означает, что регистрационные индексы формируются одинаково и в службе ДОУ организации, и в структурном подразделении.

Порядок регистрации, который  учитывает эти условия, обязательно  закрепляется в инструкции по делопроизводству или ином локальном акте, регламентирующем организацию делопроизводства в  данной организации.

Документы, зарегистрированные службой ДОУ, передаются руководителю организации. После определения  исполнителей резолюция руководителя вносится в регистрационную форму, сами документы передаются исполнителю. При рассмотрении данной процедуры  нужно обратить внимание на следующее.

Во-первых, в небольших  организациях (компаниях) без внутреннего  структурного деления руководитель сразу определяет непосредственного  исполнителя и вносит его фамилию  в резолюцию. В организациях с  устойчивой структурой в резолюции  руководителя будет, скорее всего, указан руководитель структурного подразделения, которое занимается данным вопросом. Непосредственного исполнителя  и характер конкретных действий в этом случае определяет руководитель подразделения. Это означает, что на документе появляется вторая резолюция, которая также должна быть перенесена в регистрационную форму, по которой в подразделении будет контролироваться исполнение документа.

Например, резолюция руководителя организации, адресованная руководителю подразделения, может быть следующей:

Игнатьеву П.Р.

Прошу провести необходимую  работу и о результатах доложить до 18.04.2010

02.04.2010/

Резолюция руководителя структурного подразделения должна быть более  конкретной, например:

Кондратьеву А.В. Прошу  подготовить указанные документы и провести переговоры с заказчиком до 10.04.2010 (03.04.2010).

Таким образом, устанавливается  ответственность за исполнение документа  и руководителя структурного подразделения, и непосредственного исполнителя.

Во-вторых, в резолюции  могут быть указаны несколько  исполнителей. Работник, фамилия которого указана первой, считается ответственным  исполнителем. Именно он должен организовать работу по исполнению документа всеми  сотрудниками, указанными в резолюции. В этом случае документ может быть передан ответственному исполнителю, который, в свою очередь, направляет его другим исполнителям в определенном порядке.

Если необходимо срочное  решение вопроса, документ размножается в нужном количестве экземпляров  и одновременно направляется всем соисполнителям. В организациях с автоматизированной регистрацией документов и автоматизированным документооборотом, документы могут направляться исполнителям, как в электронной форме, так и на бумажной основе.

Порядок направления документов исполнителям после их регистрации  должен быть единым и определяться соответствующим внутренним организационным  документом (инструкцией, положением, правилами).

Нужно иметь в виду, что  за своевременное и качественное исполнение документа ответственность  несут все исполнители. Однако именно ответственный исполнитель должен разрешать все возникающие проблемы, докладывать о них руководителю организации, при необходимости  созывать совещание с заинтересованными  лицами и тому подобное. При таком порядке ведения дел руководитель организации не тратит время на детали, может осмыслить проблему в целом и таким образом освобождается от выполнения несвойственных ему функций.

Чтобы не допустить потери документов, их следует передавать под роспись. Во многих организациях со значительным объемом документооборота службе ДОУ приходится ежедневно  передавать в подразделения несколько документов. В этом случае целесообразно составлять реестр документов по установленной в организации форме. Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении работник при получении документов расписывается в реестре. Не следует забывать и о том, что все перемещения документа по организации должны отражаться в регистрационной форме. Так, обязательно отмечается факт передачи документов из подразделения в подразделение, от одного исполнителя другому.

Таким образом, технология обработки службой ДОУ поступающих в организацию документов практически завершается передачей их конкретным исполнителям. Проставление отметки об исполнении документа и дальнейшее помещение его в дело - это задача самого исполнителя или ответственного за делопроизводство работника соответствующего структурного подразделения. Исключение составляют небольшие организации, где все делопроизводственные операции осуществляются секретарем, которому исполнитель может передать исполненный документ для его помещения в дело.

Характер исполнения может  быть различным в зависимости  от содержания и назначения документа. Ряд документов не требует письменного  ответа. Они содержат указания, инструкции, просьбы по выполнению каких-либо действий. Их исполнением будет являться конкретная деятельность специалиста (проведение переговоров, консультации по вопросам, определенным поступившим документом, организация каких-либо мероприятий).

В этом случае на исполненном  входящем документе ставится отметка  о произведенных действиях, например «Проведены переговоры. 15.10.2009» или  «Проведены консультации с компанией "КРОНА"».

Информация других документов требуется для ознакомления сотрудников с реальным положением дел, например с результатами решения каких-либо вопросов.

Служба документационного  обеспечения управления проводит ознакомление с документом необходимого круга  сотрудников и на поступившем  документе проставляет отметку "Принято  к сведению", "Принято к руководству и тому подобное.

Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, также не требующие письменного ответа, передаются специалистам, которые используют их в оперативной работе.

Например, данные, содержащиеся в поступившем документе, сотрудник может включить в свой отчет или план и на входящем документе проставить отметку "Включено в план", "Включено в отчет".

ГЛАВА 3. ЭТАПЫ ОБРАБОТКИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся главным образом ответные письма, излагающие согласие, отказ  на соответствующую просьбу или  предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие  ответной реакции адресата.

ОБРАБОТКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПОЛАГАЕТ:

1. составление проекта документа исполнителем;
2. согласование проекта документа;
3. проверка правильности оформления проекта документа;
4. подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
5. регистрация документа;
6. отправка документа адресату;
7. подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется работником службы делопроизводства.

Исходящие документы оформляются  в двух экземплярах, за исключением  факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

Документы, поступающие в службу ДОУ архива для отправки, должны обрабатываться и отправляться в  тот же день, но не позднее следующего рабочего дня.

Документы, предназначенные для  отправки, принимаются от ответственных  исполнителей полностью оформленными. Это означает, что исходящий документ должен:

1. иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;
2. быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;
3. иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе;
4. вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;
5. иметь опись (расчет) рассылки при направлении документа более чем в четыре адреса;
6. в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений).

Исходящие документы, оформленные  с соблюдением перечисленных  правил, передаются на регистрацию. Регистрации  подлежат также все приложения к  документу и сопроводительный лист (письмо). Зарегистрированные документы  проходят процедуру сортировки документов по адресам назначения и видам  почтовых отправлений, после чего передаются для подготовки к отправке. Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату ответственному исполнителю для устранения недостатков, препятствующих отправке. Подготовка документов к отправке включает:

1. проставление на конвертах (наклейках на упаковке) адресных данных;
2. фальцовку (сложение путем перегиба) документов;
3. вложение документов в конверты (упаковки);
4. заклеивание и маркировку (снабжение знаками почтовой оплаты) конвертов.

Для передачи подготовленных к отправке документов в экспедицию уполномоченными  сотрудниками службы ДОУ госархива предварительно составляются описи (реестры) на подлежащую отправке обычную и заказную деловую корреспонденцию. Принятая по описи деловая корреспонденция упаковывается сотрудниками экспедиции в транспортировочную тару (ящики, короба, портфели и прочее), после чего доставляется в почтовое отделение установленным порядком (пешком или на автомашине).

После отправки деловой корреспонденции  сотрудники отдела делопроизводства помещают контрольные экземпляры исходящих  документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Последующее хранение и работа с  контрольными экземплярами исходящих  документов - до передачи их в архив  или на уничтожение - должны осуществляться исходя из практической потребности в документах и с учетом их исторической (научной и иной) ценности.

ВИДЫ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Одним из основных видов исходящих  документов, с которым сталкивается в своей повседневной деятельности работник кадровой службы, является справка.

Справка - это официальный документ, содержащий факты деятельности организации или подтверждающий сведения биографического и служебного характера о ком-либо.

Справки делят обычно на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический  факт.

Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Основным признаком, по которому деловые  письма из всех видов управленческой документации выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время  они пересылаются также с помощью  факсимильной связи, электронной почты.

Письма-ответы - по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как  по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному  или устному) руководителя. По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и тому подобное.

ГЛАВА 4. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Внутренние документы обеспечивают решение задач в пределах облгосархива в виде протоколов, актов, докладных записок и так далее. Их готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения.