СОДЕРЖАНИЕ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

    Информация  в обществе наших дней – это  ресурс производства, важный элемент  политической и социальной жизни.

    Всё управление зиждется на производстве и потреблении информации, потому качество информации определяет качество управления. Информация – связующая субстанция всех органов управления и субъектов делопроизводства.

    Информация  хранится в документах, придающих  ей форму и выступающих её носителями. Документы и документная информация лежат в основе решений управления, обеспечивают их юридической силой, тем самым способствуя их исполнению.

    Проблемы  документирования деятельности организаций  и управления документооборотом  и документацией настолько же стары, насколько сами документы. В  настоящее время эта проблема актуальна в силу стремительного развития новых информационных технологий и ускорения темпов информатизации общества.

    История документа и документации является одной из интереснейших тем документоведения и на данный момент все еще недостаточно изучена. Она позволяет проследить эволюцию документа и ее взаимосвязь с экономическими и социально-политическими процессами.

    Среди главных характеристик процесса эволюции документа можно назвать:

• возникновение;
• изменение;
• сохранение;
• трансформацию форм;
• изменение удельного веса в социальных и управленческих процессах разных видов документов;
• влияние новых технологий на документ;
• устойчивость основных функций документа как носителя информации;

    Напрашивается вывод, что документация и документы  появляются как в силу общечеловеческих нужд и потребностей, так и в силу необходимости решения государственных задач. У всякого документа есть функции или их совокупности, обусловленные целью его создания.

    К сожалению, сегодня среди специалистов в области документоведения, библиотековедении и архивоведения нет единого понимания термина «документ», несмотря на наличие ряда определений (в т.ч. гостированных и законодательных). Но, тем не менее, такая неопределённость необходима для развития теории документоведения и совершенствования методик делопроизводства.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 Обзор вопроса.

    В эволюции документа в России можно  выделить несколько исторических этапов:

    I этап. Делопроизводство в древнерусском государстве (до XV века). В это время уже существовала некоторая культура создания документа. Появлялись формулярники — пособия по ведению документов. Основным носителем документа являлся пергамента. По форме документы представляли из себя свиток шириной 15-17 сантиметров.

    II этап. В XV-XVIII веке развивалось приказное делопроизводство. Носителем документов были свитки или, реже, листок, сложенный вдвое.

    III этап. Начало XUX века. Развивалось коллежское делопроизводство, вводилась гербовая бумага.

    IV этап. XIX-XX век. Развивалось министерское делопроизводство, появился акт — документ, в котором излагались права и обязанности. В1857 г. в Санкт-Петербурге была издана книга Н. Воронцова «Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству».

    V этап. 1917-1945гг. Это был первый этап советского делопроизводства: уменьшались размеры бумаги, утвердился термин «документ».

    VI этап, самый важный, вторая половина XX века. Именно в этом время началось развитие научной терминологии.

    Особенности формирования термина документ: во-первых, данное понятие является междисциплинарным, во-вторых, достаточно длительный период используется в практической деятельности для обозначения конкретных объектов, в-третьих, выступает объектом правового регулирования. Исходя из этого, терминологическое развитие можно условно разделить на три самостоятельные сферы или области: документ как объект практической деятельности, документ как объект правового регулирования, документ как научное понятие [1].

    Толкование  термина документ получило наибольшее развитие в области практического использования, в первую очередь в сфере делопроизводства и архивного дела. Содержательная сторона термина документ, зафиксированная в стандартах по делопроизводству, призвана обеспечить его идентификацию в конкретной области практической деятельности с целью последующего регулирования технологий его создания и использования в практической деятельности. В силу своей функциональной заданности терминологический стандарт не отражает многозначности терминов и не содержит синонимов, искусственно ограничивая содержание термина локальной областью практической деятельности. Таким образом, внутреннее развитие содержания стандартизованного термина подчинено и задано нуждами областей практической деятельности: в делопроизводственных стандартах — сферой делопроизводства и архивного дела; в информационно-библиотечных — сферой информационной деятельности, библиотечного дела и библиографии [2].

    В правовой области и в первую очередь  в законодательных актах содержательное наполнение термина документ призвано обеспечить определение и фиксирование характеристик объекта правовой практики с целью его идентификации и последующего правового регулирования. В правовой области содержательная сторона термина определяется областью функционирования правового акта и призвана дать характерные черты той или иной конкретной категории (вида) документов, которые подлежат правовому регулированию данным законодательным актом. Так, содержание определения документа в Федеральном законе «Об обязательном экземпляре документов» предназначено для идентификации на практике тех категорий или видов документов, обязательные экземпляры которых подлежат передаче государству. Использование в этом законопроекте научного определения документа приведет на практике к размытию процедуры идентификации конкретных видов документов и недееспособности данного законодательного акта. Здесь содержание определения можно сравнить с фотографией, вклеенной в паспорт и позволяющей идентифицировать человека не вообще, а конкретную личность. Таким образом, термин документ в практической и правовой области использования носит эмпирический характер. Эмпирические понятия выступают как знания единичных явлений с точки зрения их существования. [3]

    Развитие  понятия документ в научной сфере начато К.Г. Митяевым. По нему⁴, документ — результат сознательного запечатления информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии при обязательной идентификации запечатленного на языке слов. [4]

    Неоднозначность толкования понятия электронный документ является причиной ограниченности сферы применения законов. Кроме того, различие в сфере применения электронного документа присуще разным странам и приводит к различному его определению в законодательных актах этих стран. Так, в одних странах правовое регулирование сферы использования электронного документа ограничено электронной коммерцией, в других — сфера четко не определена, в третьих — сфера ограничена государственными учреждениями. [5]

    Вывод: в настоящее время важно разбираться в истории понятия «документ» и эволюции его функций, во всех его особенностях. Это важно для понимания основных принципов делопроизводства, для эффективного документооборота. В настоящее время существует множество понятий документа, некоторые из них спорны и подвергаются критике, так как не соответствуют реалиям. Естественно, никто не запрещает использовать определения, данные в государственных стандартах, правовых актах, в научной сфере, если их содержание отвечает требованиям исследования. 
 
 
 

    2 Нормативно-правовая база.

    В 70-80-е гг. — создаются ГОСТы, в  которых даётся определение понятия  «документ»:

    ГОСТ 16487-70: документ — средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека [6].

    ГОСТ 16487-83: документ — материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи в пространстве и во времени [7].

    В 1998 году был опубликован новый  ГОСТ Р 51141-98.

    По нему, документ; документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [8].

    Так же даются определения видам документов и носителям:

    “5 носитель документированной информации: Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде

    6 изобразительный документ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта

    7 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени

    8 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию

    9 кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом

    10 фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим способом

    11 иконографический документ: Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии

    12 фонодокумент: Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи

    13 текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи

    14 письменный документ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма

    15 рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки

    16 машинописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами

    17 документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной

    18 видеограмма документа: Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки

    19 беловой документ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений

    20 черновой документ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом” [8].

    В законе «Об обязательном экземпляре документов» дано определение документа, предназначеное для идентификации на практике тех категорий или видов документов, обязательные экземпляры которых подлежат передаче государству [3].

    Кроме того, в работе мы используем определения  из закона «Об информации, информатизации и защите информации» и «Об электронной цифровой подписи».

    11) документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель; [9]

    1) информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления; [9] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3 Проблемы поиска и трансляции документированной информации.

    Важнейшими  свойствами документированной информации являются своевременность, доступность, полнота и новизна. С этими свойствами связана реализация коммуникативной функции документа – трансляция информации.

    Документированная информация чаще всего не используется в месте своего создания (и в  момент создания). Более того, информация вообще не существует ни как субстанция, ни как функция состояния. Она реальна, объективна только как процесс, состоящий из различных стадий. Важную роль в этом процессе играет поиск и сбор нужной информации.

    В свою очередь, поиск документированной информации самым тесным образом связан с проблемой её рассеяния в пространстве (по множеству источников) и во времени. Эта проблема является весьма актуальной в самых различных сферах деятельности человека: в науке, в управлении, в образовании и т.д. По некоторым данным, разработчик или исследователь примерно половину своего рабочего времени тратит на поиск необходимой информации. Алгоритм поиска заключается в последовательном обращении к источникам. Однако нужная информация крайне неравномерно рассредоточена (рассеяна) по различным источникам. Поэтому простой перебор всех источников, содержащих необходимую информацию, может привести к нерациональным затратам времени и средств. Между тем, оказывается, существуют определённые закономерности рассеяния информации [10].

    Поиск документированной информации, рассеянной во времени, не менее сложен, ведь при этом необходимо учитывать фактор её старения, которое, в свою очередь, зависит от многих обстоятельств. Постоянно возникают всё новые источники и документы, содержащие более полную, точную, достоверную информацию. Чтобы сэкономить время и ресурсы, следует обращаться к подобным источникам в первую очередь.

    Проблема  поиска информации, рассеянной во времени, в наибольшей степени разработана  применительно к научной документации. Так, ещё в 1960 г. учёные Р.Бартон и Р.Кеблер вывели закономерность, согласно которой информация, имеющая наибольшую общественную значимость, сосредоточена в определённом интервале времени. Для научной документации этот интервал равен полупериоду формирования научных представлений в общественной системе, т.е. примерно 19 лет. Само собой, в зависимости от научной области и области применения, информация стареет с различной скоростью [10].

    В управленческой сфере также происходит старение документированной информации, причём, как правило, с большей скоростью, которая тоже зависит от конкретной сферы управления – административной, экономической и т.п. Всё это необходимо учитывать в практической работе с документами.

    Чтобы передавать информацию во времени и пространстве, используются каналы и средства, которые, в свою очередь, могут быть как естественными, так и искусственно возникшими. На ранних этапах развития человеческого общества передача информации происходила в виде не отделённого от обладающего им субъекта знания, а роль своеобразных банков знаний и каналов передачи знаний играли опытные люди, прожившие длинную жизнь – различные старейшины и шаманы.

    Появление письменности позволило информации фиксироваться на внешних носителях, т.е. отделяться от субъекта, обладавшего знанием. Это позволило большему числу людей получать нужную информацию, ведь для этого не надо было контактировать с её носителем. А, начиная с середины XIX века, информация могла уже отделяться от материального носителя, на котором она была зафиксирована, и существовать в виде сигнала, т.е. модулированного физического процесса [11].

    Но в процессе передачи документированной информации могут иметь место задержки, из-за которых информация устаревает, а, следовательно, теряет ценность. Эти задержки наиболее часто происходят в местах, где информация «скапливается» (архивы, ЗУ ЭВМ), а также в каналах, по которым происходит связь (почтовые ведомства, протоколы обмена данными, радиоканалы).

    Вывод: Поиск, документирование и трансляция информации неизбежно вызывают сопряжённые проблемы, такие как фиксирование, устаревание, задержки в местах скопления. Человечество предприняло огромное количество решений, чтобы свести на нет или хотя бы сократить последствия этих неизбежных явлений. Так материальные носители и появление письменности позволили нам фиксировать информацию, появление СМИ и информационных агентств позволило конечному пользователю получать более новую и достоверную информацию, а изобретение средств ЭДО не только ускорило этот процесс в разы, но и избавило человечество от проблем задержек информации в местах скопления. Но по-прежнему остаются нерешённые проблемы, такие как, например, изобретение средств достоверного документирования информации, не подверженных стороннему влиянию. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4 Способы документирования различных типов информации.

      Документирование – это “запись информации на различных носителях по установленным правилам”. В свою очередь, правила документирования определяются как “требования и нормы, устанавливающие порядок документирования”. Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией [8].

    Допустимо осуществление документирования на любых естественных и искусственных (например, машинных) языках.

    Запись  информации на материальном носителе осуществляется с помощью так называемых «средств документирования», к которым можно отнести всё от карандаша и ручки до сложных электронных средств. Собственно, именно по типу используемых средств документирования различают способы документирования информации.  

    4.1 Текстовое документирование.

    Исторически самым первым способом документирования был начертательный – начертательное письмо, или письмо, где используются графические знаки, будь то цифры, картинки или какие-либо ещё символы. Оно предназначалось для передачи и фиксации звуковой информации, и, пройдя в своём развитии множество ступеней, оно дифференцировалось на следующие доминирующие типы:

1. пиктографическое;
2. идеографическое (логографическое);
3. слоговое (силлабическое);
4. буквенно-звуковое (алфавитное, фонемографическое).

    Пиктографическое  письмо (от лат. “pictus” – писанный красками, рисованный и греч. “grapho” – пишу, т.е. рисуночное письмо) является наиболее древним типом письма. Оно выросло из первобытной живописи. Появление пиктографии учёные относят к эпохе неолита, к 8-6 тыс. до Р.Х. Появление в этот период сравнительно крупных общностей людей – племён, союзов племён – создало потребность в закреплении и передаче информации на большие расстояния. Посредством рисунка (пиктограммы) передавалось какое-либо сообщение в целом. На первых порах обычно это были сцены охоты, позднее – военные сообщения, религиозные формулы, любовные письма и др. Некоторые народы в течение длительного времени использовали пиктографическое письмо (индейцы Северной Америки – до конца XIX в.) [10].

    Но  развитие мышления и языка позволило человеку выделить из речи отдельные элементы и использовать их. Этими элементами стали слова. Пиктографическое письмо не могло удовлетворить новые потребности людей. И тогда возникло идеографическое письмо (от греч. “idea” – понятие и “grapho” – пишу), основанное на пиктографическом.

    В идеографическом письме информация фиксируется дословно. Графические  знаки (идеограммы) имеют устойчивые, строго определённые начертания и передают уже отдельные слова, т.е. звуковую речь. Высшим этапом развития идеографии явилось иероглифическое письмо (Египет, Двуречье), появившееся около 4 тыс. до Р.Х. В Китае иероглифическое письмо сохранилось до наших дней, хотя и не в форме чистой идеографии, а в виде словесно-слогового письма. Однако в основе его по-прежнему остаётся идеограмма. Некоторые идеографические знаки широко используются в настоящее время и другими народами: математические (v, ?, ?, ?, %), музыкальные знаки (d, d), денежные символы ($, ?, ?), знак параграфа (§) и др.

    Однако  идеографическое письмо является весьма сложным для обучения и неудобно для повседневного пользования. В частности, в Китае даже самые  распространённые иероглифы содержат в среднем по 11 штрихов, а некоторые до 50 и более [10].

    Третьим этапом развития письма стало слоговое или силлабическое письмо (от греч. ”sullabe” – слог), где каждый слог обозначается графическим знаком. Первые подобные системы письменности появились за 1-2 тыс. лет до Рождества Христова (шумерская, критская, письменность майя). Позже появились такие как японская азбука «канна» и корейская письменность [10].

    Уже из силлабического письма произошло буквенно-звуковое (алфавитное) письмо. Здесь каждый символ обозначает фонему (от греч. “phonema” - звук), поэтому его ещё называют фонеографическим.

    Мы  видим, что развитие письма прошло длительный путь от рисунков (пиктограмм) к слоговым и буквенно-звуковым. Оно было обусловлено  растущими общественными потребностями  и необходимостью более точной ретрансляции речи. Свою роль в этом сыграли также материалы и инструменты, которые использовались для письма в разное время. 

    4.2 Стенография.

    С появлением письменности возникла проблема ускорения записи человеческой речи, ведь скорость произнесения слов в 5-6 раз быстрее их записи. Письмо даёт возможность записывать 15-20 слов в минуту, в то время как произносить люди могут свыше 100 слов в минуту.

    Ещё в древности стали предприниматься попытки сравнять скорости письма и речи. Так возникла стенография (от греч. “stenуs” – узкий, тесный и “grapho” – пишу). В Древней Греции она была известна уже в 350 г. до н.э. Однако первое известное в истории применение стенографии относится к 63 г. до н.э., когда скоростным письмом была произведена запись речи римского сенатора Катона. Изобретателем латинского стенографического письма стал Тирон - раб знаменитого римского оратора Цицерона, исполнявший обязанности его литературного секретаря. В честь изобретателя латинская стенография получила название “тироновых нот” [12].

    Сначала стенография была словной – каждому слову соответствовал свой знак, и знаки эти приходилось запоминать. Изначально число таких знаков составляло около 5 тыс., а впоследствии разрослось до 13 тыс (!), что существенно затруднило запоминание, стенографирование и прочтение.

    В XVII веке англичанин Уиллис изобрёл буквенную систему стенографирования. Именно она получила в итоге достаточно широкое распространение. На протяжении нескольких веков было создано много её разновидностей, которые, в конечном счёте, свелись к двум основным – геометрической и курсивной. В основе геометрической лежат прямая, точка, круг и его части, курсивная же зиждется на овале и частях букв обыкновенного быстрого письма [10].

    В буквенной стенографической системе каждой букве соответствует знак. Также широко используемы приёмы идеографического, слогового, словного и даже фразового письма. 

    4.3 Техническое документирование.

    Последним основным видом начертательного письма является техническое документирование. Прежде чем возвести какое-либо сооружение или изготовить что-либо, человек воображает их себе, строит “в своей голове”, а уже затем закрепляет эту информацию. Техническое документирование – суть способ фиксации технической мысли на материальном носителе.

    Техническая документация – результат фиксирования различных процессов научно-технической деятельности, например, проектирования, конструирования, разработки техпроцессов, организации промышленного производства, а также геолого-разведочных, геодезических, картографических работ. Т.о., технические документы – это обобщающее название графических и текстовых документов, отражающих техническую мысль.

    ТД  появилось ещё в древности. Учёные считают, что многие из наскальных рисунков уже содержали тематику «производства». По «чертежам» строились храмы и дворцы в Древнем Египте и Междуречье. Там же появились технические описания на папирусе, глине и камне, которые потом стали дополняться экономическими расчётами и сметами.

    Тогда же появились архитектурные макеты и рисунки специального назначения – чертежи, географические карты.

    В процессе индустриализации общества произошли качественные изменения в техническом документировании. В этот период важнейшим техническим документом становится чертёж. Не случайно именно в конце XVIII появилось так называемое проекционное черчение, разработанное французским инженером Г.Монжем и используемое вплоть до наших дней [3].

    В техническом документировании больше всего используются изобразительные средства (графики, рисунки, диаграммы, схемы, чертежи), а формализованный графический язык является специфической знаковой системой передачи информации. Графический образ представляет собой “целесообразно построенную совокупность изобразительных элементов, имеющих условное значение. Графический образ включает пять элементов: точки, линии, фигуры, цвета, текстуры (штриховки).

    Техническая документация делится на 4 большие  группы:

• документы, фиксирующие информацию о средствах производства (проектно-конструкторские документы);
• результаты записи процесса труда (технологические документы);
• зафиксированная информация о природе, как объекте человеческой деятельности (документы о геологоразведке, геодезии, картографии, метеорологии и др.);
• документы, связанные со сферой обслуживания и потребления, с использованием технических средств.