Федеральное агентство по образованию  Российской Федерации 

ГОУ ВПО «Сибирский государственный технологический университет» 
 
 

Гуманитарный  факультет

Кафедра экономики и менеджмента 
 

Специальность  061100 «Менеджмент организации»

(специализация  «Финансовый менеджмент») 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

финансовый  документооборот  на предприятии 
 
 
 

Руководитель:

                                                                         ___________Е.А. Краус

                                                                                                                          (подпись)

                                                                                   ____________________

                                                                                                                                  (оценка, дата) 

                                                                                   Выполнила:

                                                                                   Студентка гр. 74-2:

                                                                                    ________ Макарова Т.Ю

                                                                                                                        (подпись)      

    Красноярск, 2010 г.

       Содержание

     Введение

     Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им.

     Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

     Управление  финансовыми ресурсами, денежными  потоками компании (финансовый менеджмент) является одним из ключевых элементов всей системы современного управления, имеющим особое приоритетное значение для сегодняшних условий экономики России.

     Эффективность финансового менеджмента на предприятии  в значительной степени зависит от его информационного обеспечения.

     Документооборот представляет собой сбор, обработку  и хранение информации, необходимой  для составления бухгалтерской  отчетности предприятия. А бухгалтерский  учет в свою очередь представляет собой информационную систему о результатах текущей хозяйственной деятельности фирмы, предназначенную для оперативного управления и обеспечения финансовой и статистической отчетности фирмы. Т.о., на основе первичной финансовой документации и бухгалтерской отчетности осуществляется информационное обеспечение деятельности компании. Ее анализ позволяет различным контактным группам судить о том, на сколько эффективно работает компания.

     В настоящее время именно информационное обеспечение деятельности фирмы, достоверность  информации в значительной степени влияет на эффективность деятельности предприятия в целом. Т.е., эффективность финансового менеджмента на предприятии в значительной степени зависит от его информационного обеспечения.

     Рассмотрение  финансового документооборота на предприятии необходимо в условиях изменения рыночной конъюнктуры, это связано с выявлением проблемных участков и совершенствованием финансового документооборота, а соответственно поспособствует принятию более грамотных управленческих решений в отношении дальнейшей деятельности фирмы. 

     Предмет исследования: финансовый документооборот  предприятия.

     Цель  исследования: рассмотрение финансового документооборота на предприятии, определение проблем его ведения и выявление путей решения.

     Задачи:

• рассмотреть понятие и структуру финансовой отчетности предприятия, а также документы, включаемые в финансовую отчетность предприятия;
• рассмотреть процесс финансового документооборота на предприятии и определить проблемы, возникающие в ходе данного процесса.
• рассмотреть методику оценки эффективности автоматизации финансового документооборота.

     Таким образом, в работе будет рассмотрен финансовый документооборот на предприятии, выявлены проблемы и рассмотрены пути их решения.  

1. Финансовый документооборот на предприятии. Основные понятия.

1.   Понятие и структура финансовой отчетности предприятия

      Рассматривая  финансовый документооборот на предприятии  стоит обратить внимание на то, что именно финансовая отчетность рассматривается как информационная основа финансового анализа, а финансово-экономический анализ – как база принятия управленческих решений. Поэтому необходимо рассмотреть понятие финансовой отчетности, а также понятия, которые тесно связанны с данным определением.

      «Финансовая отчетность – это совокупность форм отчетности, составленных на основе данных финансового учета с целью представления пользователям обобщенной информации о финансовом положении и деятельности предприятия, а также изменениях в его финансовом положении за отчетный период в установленной форме для принятия этими пользователями определенных деловых решений» [20, с. 17].

      Связь бухгалтерии и финансов, вне всякого  сомнения, может быть охарактеризована в различных аспектах, в частности, не случайно бухгалтерскую отчетность в экономически развитых странах нередко называют финансовой.

      Цели  бухгалтерской отчетности определяются потребностями пользователей. Поэтому  она должна содержать данные о  результатах финансово-хозяйственной  деятельности, а также о текущем финансовом положении и происшедших в нем изменениях за отчетный период.

      Отчетность  включает таблицы, которые составляют по данным бухгалтерского, статистического  и оперативного учета. Она является завершающим этапом учетной работы.

      Организации составляют отчеты по формам и инструкциям (указаниям), утвержденным Минфином и Госкомстатом Российской Федерации. Единая система показателей отчетности организации позволяет составлять отчетные сводки по отдельным отраслям, экономическим районам, республикам и по всему народному хозяйству и целом.

      В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» (от 21.11.96 г. № 129-ФЗ) и Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99) [1] годовая бухгалтерская отчетность организаций, за исключением отчетности бюджетных организаций, состоит из:

• бухгалтерского баланса (форма № 1);
• отчета о прибылях и убытках (форма № 2);
• отчета об изменениях капитала (форма № 3);
• отчета о движении денежных средств (форма № 4);
• приложения к бухгалтерскому балансу (форма № 5);
• пояснительной записки (к формам № 1, 2);
• аудиторского заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту.

      Рекомендуемые формы бухгалтерской отчетности организаций, а также указания о порядке их заполнения, утверждаются Министерством финансов Российской Федерации.

      В пояснительной записке может  быть приведена оценка деловой активности организации, критериями которой являются, широта рынков сбыта продукции, включая наличие поставок на экспорт, репутация организации, выражающаяся, в частности, в известности у клиентов, пользующихся услугами организации, и др.; степень выполнения плана, обеспечение заданного темпа роста; уровень эффективности использования ресурсов организации и др.

      Целесообразно включение в пояснительную записку данных о динамике важнейших экономических и финансовых показателей работы организации за ряд лет, описаний будущих капиталовложений, осуществляемых экономических мероприятиях и другой информации, интересующей возможных пользователей годовой бухгалтерской отчетности.

      «Субъекты малого предпринимательства, применяющие упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности не обязанные проводить аудиторскую проверку достоверности бухгалтерской отчетности, могут не представлять в составе годовой бухгалтерской отчетности отчеты об изменениях капитала и движении денежных средств, приложение к бухгалтерскому балансу (формы № 3, 4 и 5) и пояснительную записку.

      Некоммерческие  организации имеют право не представлять в составе годовой бухгалтерской отчетности Отчет о движении денежных средств (форма № 4), а также при отсутствии соответствующих данных – Отчет об изменениях капитала (форма № 3) и Приложения к бухгалтерскому балансу (форма № 5).

      Общественные  организации (объединения), не осуществляющие предпринимательскую деятельность и не имеющие кроме выбывшего имущества оборотов по продаже товаров (работ, услуг), промежуточную бухгалтерскую отчетность не составляют.

      Указанные организации в составе годовой  бухгалтерской отчетности не представляют отчеты об изменениях капитала и о движении денежных средств (формы № 3 и 4), Приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5) и пояснительную записку» [3, с. 234].

      Рассмотрим  пользователей бухгалтерской информации, для которых она представляет практическую пользу.

      Стоит отметить, что информация бухгалтерских отчетов представляет интерес не только для работников и руководителей самой организации. Кроме функции источника информации она выполняет контрольную функцию, которая заключается в наблюдении, как внешних, так и внутренних органов управления за правильностью отражения финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

      «Внутренними пользователями являются непосредственно: администрация организации, бухгалтера предприятия, управленческий персонал и другие лица, которые используют отчетность в своей работе.

      Собственников, совладельцев и первых руководителей  организации, например, больше всего  интересуют прибыльность и ликвидность  организации (соотношение платежных  средств и обязательств). Для менеджеров наиболее важной является информация о сумме и норме прибыли, достаточности денежных средств, себестоимости и рентабельности отдельных изделий и т.п.

      Основными критериями при определении состава  информации для каждого работника  администрации являются:

• ее соответствие функциям работника;
• стоимость информации;
• необходимость соблюдения коммерческой тайны.

      Внешними пользователями выступают субъекты, которые используют публикуемую информацию для получения сведений о предприятии. Ими являются акционеры, инвестиционные компании, банки, партнеры и клиенты фирмы и др.

      К пользователям информации относятся также государственные органы и учреждения, общественные и профессиональные организации. Потребности в информации представителей различных групп пользователей неодинаковы. Вкладчиков капиталов в первую очередь интересует доходность вложенных средств, кредиторы хотят знать, способна ли организация своевременно возвратить займы и ссуды и выплатить соответствующий процент, партнерам по бизнесу – поставщикам  и покупателям – необходимо определить, могут ли они осуществлять сделки купли – продажи с данной организацией и каковы условия расчетов по этим сделкам.

      Государственные органы нуждаются в финансовой информации, поступающей с микроуровня, т.е. непосредственно от хозяйствующих субъектов для статистических обобщений. Наконец, финансовая отчетность важна и для персонала самой – организации. На её основании работники могут судить о перспективах стабильной занятости и заработной плате. Поскольку финансовая отчетность должна  удовлетворять  информационные запросы не только внутренних, но и внешних пользователей информации, она является объектом государственного регулирования и к её составу и порядку представления предъявляются определенные требования» [10, с13].

      Информация, которая формируется бухгалтерской  отчетностью предприятия, должна отвечать определенным требованиям. Можно говорить о системе унификации бухгалтерской  отчетности.

      Далее подробнее рассмотрим общие требования к бухгалтерской отчетности. Требования к информации, формируемой в бухгалтерской отчетности

      Требования  к информации, формируемой в бухгалтерской  отчетности, определены Законом о  бухгалтерском учете, Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности и Положением «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99).

      Эти требования следующие: «достоверность и полнота, нейтральность, последовательность, сопоставимость, соблюдение отчетного периода, правильность оформления. Они являются дополнительными по отношению к допущениям и требованиям, раскрытым в Положении по бухгалтерскому учету «Учетная политика предприятия» (ПБУ 1/98)» [2].

      Требование  достоверности и полноты означает, что бухгалтерская отчетность должна давать достоверное и полное представление об имущественном и финансовом положении организации, а также о финансовых результатах ее деятельности. При этом достоверной и полной считается бухгалтерская отчетность, сформированная и составленная исходя из правил, установленных нормативными актами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации.

      Если  при составлении бухгалтерской  отчетности выявляется недостаточность  данных для формирования полного  представления о финансовом положении  организации и ее финансовых результатах, то в бухгалтерскую отчетность включают соответствующие дополнительные показатели и пояснения.

      Для достижения достоверного и полного отражения финансовых результатов и финансового положения организации при составлении отчетности в исключительных случаях (например, при национализации имущества) допускается отступление от правил, установленных ПБУ/4.

      Требование  нейтральности означает, что при формировании бухгалтерской отчетности должна быть обеспечена нейтральность информации, т.е. исключено одностороннее удовлетворение интересов одних групп пользователей бухгалтерской отчетности перед другими.

      Требование  целостности означает необходимость  включения в бухгалтерскую отчетность данных обо всех хозяйственных операциях, осуществленных как организацией в целом, так и ее филиалами, представительствами и иными подразделениями, в том числе выделенными на отдельные балансы.

      Требование  последовательности означает необходимость соблюдения постоянства в содержании и формах бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках и пояснений к ним от одного отчетного года к другому.

      В соответствии с требованием сопоставимости в бухгалтерской отчетности должны содержаться данные, позволяющие  осуществить их сравнение с аналогичными данными за годы, предшествовавшие отчетному. В Положении оговорено, что если они не сопоставимы по ряду причин, то данные предшествующих периодов подлежат корректировке по установленным правилам.

      Требование  соблюдения отчетного периода означает, что в качестве отчетного года в России принят период с 1 января по 31 декабря включительно, т.е. отчетный год совпадает с календарным.

      Для составления бухгалтерской отчетности отчетной датой считается последний  календарный день отчетного периода.

      Требование  правильного оформления связано  с соблюдением формальных принципов  отчетности: составление ее на русском языке, в валюте Российской Федерации (в рублях), подписание руководителем организации и специалистом, ведущим бухгалтерский учет (главным бухгалтером и т.п.).

2.   Документы, включаемые в финансовую отчетность предприятия

      К отчетности относятся две формы – баланс и отчет о прибылях и убытках. Любые другие документы, отчеты и разделы, включаемые в годовой отчет, являются составной частью отчета, но не отчетности, к которой они тем не менее могут иметь определенное отношение, представляя собой ее пояснения, дополнения, расшифровки, подтверждения и др. Одним из таких документов является бухгалтерский баланс предприятия, который представляет собой документ бухгалтерского учета, представляющий совокупность показателей, характеризующих финансовое и хозяйственное состояние фирмы на определенную дату, чаще всего на конец или начало календарного периода.

      «По своему строению бухгалтерский баланс – двухсторонняя таблица, где левая сторона (актив) отражает состав и размещение хозяйственных средств, а правая – (пассив) отражает источники образования хозяйственных средств и их целевое назначение. В бухгалтерском балансе должно присутствовать обязательное равенство актива и пассива.

      Значение  баланса как основной отчетной формы  исключительно велико, поскольку этот документ позволяет получить достаточно наглядное и непредвзятое представление об имущественном и финансовом положении предприятия. В балансе отражается состояние средств предприятия в денежной оценке на определенную дату в двух разрезах: а) по составу (виду), б) по источникам формирования. Иными словами, одна и та же сумма средств, которые находятся в распоряжении предприятия, показывается двояко, что дает возможность получить представление о том, куда вложены финансовые ресурсы предприятия (актив баланса) и каковы источники их происхождения (пассив баланса).

      Основным  элементом бухгалтерского баланса  является балансовая статья, которая  соответствует конкретному виду имущества, обязательств, источников формирования имущества.

      Балансовые  статьи объединяются в группы (разделы баланса). Объединение балансовых статей в группы или разделы осуществляется исходя из их экономического содержания. Каждая строка (статья) баланса имеет свой порядковый номер, что облегчает ее нахождение, и ссылки на отдельные статьи. Для отражения состояния средств бухгалтерский баланс предусматривает две графы для цифровых показателей: на начало и на конец отчетного периода. Во второй графе показывается состояние средств и их источников на дату составления баланса» [27].

      Бухгалтерский баланс может быть брутто и нетто, на практике чаще всего применяется последний. Существуют различные виды бухгалтерского баланса, которые классифицируют по различным признакам. По времени составления бухгалтерские балансы могут быть вступительные, периодические и годовые, ликвидационные, разделительные, объединительные. Периодические (текущие) балансы составляют периодически в течение всего времени существования предприятия.

      По  источникам составления бухгалтерские  балансы подразделяются на инвентарные, книжные и генеральные. Инвентарные балансы составляют только на основании инвентаризации. Книжный бухгалтерский баланс - только на основании книжных записей без предварительной проверки их путем инвентаризации. Генеральный баланс основывается на учетных записях и данных инвентаризации. По объему информации балансы подразделяются на единые и сводные. Единый бухгалтерский баланс отражает деятельность только одного предприятия. По формам собственности различают балансы государственных, муниципальных, смешанных и совместных, частных предприятий, а также общественных организаций. По объекту отражения бухгалтерские балансы делятся на самостоятельные и отдельные.

      Бухгалтерский баланс должен отвечать следующим требованиям: правдивость, реальность, единство, преемственность, ясность. Условие правдивости баланса – обоснование его показателей документами, записями на бухгалтерских счетах, бухгалтерскими расчетами и инвентаризацией. Под реальностью баланса понимают соответствие оценок его статей объективной действительности. Единство баланса заключается в построении его на единых принципах учета и оценки. Это означает применение во всех структурных подразделениях предприятия единой номенклатуры счетов бухгалтерского баланса, одинаковое содержание счетов, их корреспонденции и т.п. Преемственность баланса на предприятии, существующем несколько лет, выражается в том, что каждый последующий баланс должен вытекать из баланса предыдущего.

      Следующим документом является отчет о прибылях и убытках (форма N 2) содержит следующие сведения за отчетный и предыдущий периоды:

• «раздел I – о прибыли (убытках) от продажи товаров, продукции, работ, услуг (из выручки нетто вычитают себестоимость продажи товаров, продукции, работ, услуг, расходы на продажу и управленческие расходы, если они по учетной политике выделяются из производственной себестоимости и списываются на счета реализаций);
• раздел II – об операционных доходах и расходах с выделением процентов к получению и уплате (сумм процентов по ценным бумагам и сумм, причитающихся от банков за пользование ими остатками средств на счетах организации), доходах от участия в других организациях и прочих операционных доходах и расходах;
• раздел III – о внереализационных доходах и расходах, прибыли (убытках) до налогообложения, налоге на прибыль и иных аналогичных платежах, о прибыли (убытках) от обычной деятельности;
• раздел IV – о чрезвычайных доходах и расходах и чистой (нераспределенной) прибыли (убытках) отчетного периода, которую получают прибавлением к прибыли от обычной деятельности чрезвычайных доходов и вычитанием из полученной суммы чрезвычайных расходов» [29].

      Справочно в отчете приводятся данные за отчетный и предшествующий периоды о дивидендах, приходящихся на одну привилегированную  и обычную акции, и о предполагаемых в следующем году доходах на одну привилегированную и обычную акции.

      В расшифровке отдельных прибылей и убытков приводятся данные за отчетный и предшествующий периоды об отдельных  видах прибылей и убытков (штрафах, пени, неустойках; прибыли (убытках) прошлых лет; курсовых разницах по операциям в иностранной валюте и др.).

      Отчет о прибылях и убытках составляется в основном по данным счетов 90 "Продажи" и 91 "Прочие доходы и расходы".

      В соответствии с ПБУ 9/99 выручка, операционные и внереализационные доходы, составляющие 5% и более от общей суммы доходов организации за отчетный период, показываются по каждому виду в отдельности.

      «Операционные и внереализационные доходы могут отражаться в отчете о прибылях и убытках за вычетом расходов, относящихся к этим доходам, когда:

      а) соответствующие правила бухгалтерского учета предусматривают или не запрещают такое отражение доходов;

      б) доходы и связанные с ними расходы, возникающие в результате одного и того же или аналогичного по характеру  факта хозяйственной деятельности, не являются существенными для характеристики финансового положения организации» [22, с. 135].

      Еще одним важным документом финансовой отчетности является отчет о движении денежных средств, известный иначе как кэш-фло, дополняет балансовый отчет и отчет о прибылях и убытках. И если балансовый отчет отражает финансовое положение компании на определенный момент времени, а именно на конец учетного периода, то отчет о движении денежных средств конкретизирует изменения, произошедшие с одним из компонентов финансовой отчетности – денежными средствами от одной даты балансового отчета до другой, в то время как отчет о прибылях и убытках отражает результаты деятельности компании за период; и эта деятельность является основным фактором, который изменяет состояние денежных средств, отражаемых в отчете о движении денежных средств. Информация о движении денежных средств предприятия полезна тем, что она предоставляет пользователям финансовой отчетности базу для оценки способности предприятия привлекать и использовать денежные средства и их эквиваленты.

      Помимо  этого отчет о движении денежных средств содержит информацию, которая полезна при оценке финансовой гибкости фирмы. Финансовая гибкость – это способность фирмы генерировать значительные суммы денежных средств с тем, чтобы своевременно реагировать на неожиданно возникающие потребности и возможности. Информация о движении денежных средств за прошлые периоды, особенно о движении денежных средств от основной деятельности, помогает оценить финансовую гибкость. Оценка способности фирмы пережить, например, неожиданное падение спроса может включать в себя анализ движения денежных средств от основной деятельности за прошлые периоды. Чем значительнее потоки денежных средств, тем выше окажется способность фирмы выдержать неблагоприятные изменения экономических условий.