Формальное и неформальное управление организацией

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ» 

Институт              Налогов и налогового менеджмента                                          .

Кафедра                Налогов и налогообложения                                                        . 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

      по  дисциплине                              Менеджмент                                             .

      На  тему          Формальное и неформальное управление                            .  
 

Выполнила студентка

Очно-заочной  формы обучения

Специальности  Налоги и налогообложения

Специализации                                                 .

   III  .курса             1             .группы                                   .  Окуняка Ю.В.   ..

                                                                 (личная подпись)         (инициалы, фамилия) 
 
 
 
 

                                                                              

Руководитель  работы

                                                                                                         Пудич В.С.       .                                                                                                                                                   (ученая степень, звание)                                       (личная подпись)      (инициалы, фамилия) 
 
 

Москва 2006

Содержание: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

      Управление  организацией, рассматриваемое как  реально существующий феномен, имеющий  определенную форму и определенное содержание, может быть лучше  глубже понятно, если знать то, как оно  выглядит при обобщенном, теоретическом рассмотрении. Естественно, всякое абстрактное рассмотрение явлений или процессов уводит от реальности, убирает конкретные характеристики и черты. Однако в тоже время оно позволяет лучше понять их сущность и природу, вскрывая и описывая те, лежащие в их основе отношения и общие для них сущностные черты, которые определяют форму и содержание рассмотренных явлений и процессов, логику и направление их развития, а также их возможности и границы осуществления.

      Задача  управления социально-экономической  системой заключается в оценке информации о производстве различного рода благ (первоисточником блага является человек) и состояний производственной системы и осуществление отношений в обществе, позволяющая достигать поставленные цели в перераспределении различного рода благ.

      Процесс организации системы реализуется  с помощью организационных средств. Эти средства по форме их осуществления  разделяют на две группы:

    • Средства формальной организации
    • Средства неформальной организации.

      Изо дня в день, используя формальное управление для выполнения производственных задач, люди одновременно внедряют и неформальное руководство. Почвой для возникновения неформальных отношений являются «дружеские» отношения: отношения на основе общих интересов, приятельских чувств и т.д.

      Использование формального и неформального управления невозможно без знания теоретических основ данной проблемы. Вот почему в курсовом проекте будут рассмотрены общие понятие управления, признаки двух видов управления, их функции, причины возникновения, а также различия между этими типами управления.

      Но  одной только теории зачастую недостаточно для понимания проблемы. Таким  образом, возникает необходимость  применения аналитического материала, для того чтобы лучше разобраться  в методологии, адаптируя ее к  практике. В рамках этого материала может быть рассмотрено сочетание формального и неформального управления.

      В заключительной части необходимо на основе уже имеющейся информации дать  оценку степени применения этих видов управления и модели решения  проблемы сочетания формального и неформального управления.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Понятие управления.

      Вся жизнь человека  - это бесконечная  цепочка его деятельности. Чтобы  организовать эту деятельность, необходимо предвидеть результат, контролировать деятельность, быть заинтересованным в результате этой деятельности и видеть реальность ее успеха. Все это в обобщенном практическом представлении называется управлением.

      Деятельность  – совокупность действий человека, ведущих к достижению цели, обязательное условие его жизни; способ существования человека, проявление его социальной активности.

      Деятельность  бывает осознанной и неосознанной. Осознанная деятельность построена на основе заранее предусматриваемого результата или на основе запрограммированной координации действий, ведущих к предполагаемому результату. Неосознанная деятельность – действия рефлекторного типа, реакция на проявления к потребностям.

      Эти деятельности нуждаются и осуществляются на основе управления, но управление для  одной и для другой деятельности различно.

      Управление  - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля для того, чтобы сформулировать и достичь цели организации через других людей. Управление  - целенаправленное воздействие, необходимое для согласования совместной деятельности людей. Управление – вид деятельности человека, возникшей в ее структуре по мере ее оформления, сознательная деятельность по производству необходимых материальных благ (в этом заключается практическая сущность управления).

      Управлять – это значит давать указания, разрешения, распоряжения, это, значит, подписывать приказы и накладывать резолюции, устанавливать ответственность и требовать выполнения функций. Но опытный менеджер прекрасно знает, что иногда более эффективной оказывается просто беседа с подчиненным, просьба к нему выполнить работу, наконец, просто доброжелательное и внимательное отношение воодушевляет его на активность, самостоятельность, творчество, на производительный труд. Это тоже управление, но управление неформальное, управление, в основе которого лежит неформальное отношение менеджера к своим подчиненным, к коллективу, и даже к проблемам и вообще к делу.

      Неформальное  управление отражает потребность формального  управления, является его необходимым  дополнением. В практике управления возникают такие проблемы и такие ситуации, которые можно решить только на неформальной основе. Более того, количество таких проблем возрастает по мере развития человека, производства и общества.

      В деятельности человека и в развитии производства все большую роль играют творческий подход к работе, личная инновационность. Именно они являются главными факторами качества и динамики развития. Но отношение к делу с позиций творчества определяется в значительной мере неформальным управлением, позитивной социально-психологической мотивацией. Можно заставить исполнить, трудно заставить человека творить.1

      Иногда  бывает ошибкой стремление менеджера  к предельно четкой формальной организации. Конечно, она имеет определенные преимущества. Повышение ответственности, возможность контроля, продуманность в распределении функций, исполнительская дисциплина, некоторый автоматизм в работе, что способствует оперативности и своевременности решений. Но на Западе все большее распространение получает такой вид забастовки, как «работа по правилам». И такая забастовка обычно воспринимается руководством фирмы как бедствие. Это ведет к убыткам. Работа только формальная, без энтузиазма и творчества, сегодня воспринимается как отрицательное явление.

      Из  статьи «Как повысить эффективность  управления персоналом» (автор статьи Julie Freeman - специалист по тренингам и консалтингу, более 15 лет работающий в этих областях. Julie получила степень бакалавра психологии со специализацией "управление персоналом" и степень магистра по технологиям обучения персонала): «Применяемые в настоящее время методы управления производительностью и оценки производительности персонала вызывают как у менеджеров, так и подчиненных массу нареканий, провоцируют недовольство и часто весьма негативно сказываются на личностном комфорте тех и других. Независимо от того, на каком показателе базируется конкретный метод оценки - рейтинг, оценка компетенции, достижение тех или иных целей, ключевые показатели производительности, иные стандарты производительности, 360-градусная обратная связь, ранг, сбалансированная оценка - люди сталкиваются с одной и той же проблемой. Все эти методы оценки в теории работают весьма неплохо, но каждый из них в той или иной мере оказывается неприменим на практике. Что ни делай, а получается, что результаты, достигаемые при использовании этих методов, никак не соответствуют ожиданиям людей, будь то менеджеры, подчиненные или организация в целом. Более того - недовольство результатами имеет место даже тогда, когда, казалось бы, применение того или иного метода оценки хорошо налажено, и в компании проводятся специальные курсы по применению этих методов. Аргументы, выдвигаемые в пользу применения формальных и неформальных методов управления, весьма убедительны; при этом, однако, получаемые в настоящее время результаты не отвечают нашим ожиданиям. Сухой остаток - тот факт, что мы никак не можем обеспечить "открытое и честное общение" между начальником и подчиненным, оно остается для нас не более достижимым, чем Святой Грааль для рыцарей Круглого стола. Проблема эта - самая что ни на есть реальная, от нее так или иначе страдает любая наперед взятая компания.

      Негативный  эффект от наличия этой проблемы трудно измерить количественно, но все мы знаем, по крайней мере интуитивно, что, по всей вероятности, этот эффект достаточно значителен. По моим оценкам, не более 10% всех менеджеров в природе наделены врожденным умением эффективно обсуждать с подчиненными вопросы производительности - независимо от того, используют они формальные или неформальные методы. Стало быть, оставшиеся 90% менеджеров испытывают в этой сфере значительные трудности - и, насколько можно судить, испытывают их независимо от того, учили их специально применению той или иной методики управления или нет».

      Едва  ли не в каждом учебнике по управлению черным по белому написано2, что для менеджера нет ничего важнее, чем помочь нанятому на работу человеку найти свою уникальную нишу в управляемой менеджером организации - или вне ее; что если менеджер поступает таким образом, он приносит неоценимую пользу всем. Но в этих же учебниках написано, что все это - задача именно менеджера, а не организации как таковой. И, к несчастью, именно эта неспособность менеджеров сесть и честно и открыто поговорить со своими подчиненными о том, как у них идут дела и что нужно сделать, чтобы они смогли полностью реализовать свой потенциал, и не дает им возможности воспользоваться указанным советом. Общение прекращается, не успев начаться.

      С моей точки зрения, корень проблемы заключается отнюдь не в неспособности  менеджеров честно и аккуратно оценивать собственно производительность и потенциал сотрудника.

      Проблема  заключается в том, что, в большей  или меньшей степени, менеджеры  не умеют перевести свои знания об этой производительности и потенциале на понятный сотруднику язык, не умеют  преобразить это свое знание в полезную для сотрудника информацию, которую  последний мог бы эффективно использовать - независимо от того, какой именно метод оценки имеется у менеджера в распоряжении.

      И проблема эта - фундаментальная, так  как успех любого формального или неформального метода управления зависит, в конечном счете, от четкости и важности полученной сотрудником от менеджера информации о своей производительности и от качества, тона и содержания самой личной беседы с менеджером, в рамках которой такая информация и должна передаваться.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Признаки  формального и  неформального управления.

      Как уже было сказано выше неформальное  управление отражает потребность формального  управления, является его необходимым  дополнением.

      Признаки  формального управления является опора на формально действующие (утвержденные, введенные в действие) организационные положения:

      -  использование административных  рычагов воздействия (приказ, регламент,  нормативы, распоряжения, установленная  административная ответственность, дисциплинарное требование и прочие),

    • жесткий контроль исполнения,
    • учет только тех факторов работы, которые укладываются в установленный порядок.

      Признаками  неформального управления являются опора на человеческие неформальные отношения:

    • слабые и сильные стороны человеческой натуры (уважение, авторитет, самолюбие, психологическая расположенность, заинтересованность)
    • система индивидуальных или коллективных ценностей
    • групповая работа
    • клубность общения
    • лидерство – психологическое превосходство, символ носителя групповой ответственности или вины.

      Хочется подробнее остановится на лидерстве, т.к. менеджер – ключевая фигура в  управлении организацией, а лидерство  – венец управленческой деятельности. Лидерство – это тип управленческого  взаимодействия (в данном случае между лидером и последователем), основанный на наиболее эффективном для данной ситуации сочетании различных источников власти и направленный на побуждение людей к достижению общих целей3. Лидерство – особый тип отношений к человеку, основанный на признании его способности к управлению и добровольно подчинению человеку. Лидер – человек, оказывающий значительное влияние на поведение людей, пользующийся уважением и авторитетом и поэтому эффективно осуществляющий формальное и неформальное руководство.

      Вышеперечисленные определения не подразумевают необходимости  лидерства только для какого-то определенного  типа организаций. Речь идет о взаимодействии между людьми в рамках любого вида деятельности.

      Важно также отметить, что управленческое взаимодействие типа «лидер-последователь» не обязательно предполагает его иерархический характер, как это имеет место в случае отношений «начальник-подчиненный». Лидерство, как и власть, - это потенциал, имеющийся у человека (рис.1).

        
 
 
 
 
 
 
 
 

Функции формального и  неформального управления.

    Функции неформального управления:

    1. реализация общих материальных и социальных интересов. Это может быть заинтересованность в рационализаторстве или разработке и внедрении изобретения, в получении дополнительных доходов, в совместном строительстве гаражей, в решении дачных вопросов, в организации турпоходов и т.п.
    2. защита от чрезмерного давления администрации, чрезмерной интенсификации труда, повышение норм выработки, сокращения работников и т.п.
    3. получение и передача необходимой или интересной информации
    4. облегчение коммуникаций и налаживание взаимопомощи при решении как организационных, так и личных задач;
    5. сохранение и культивирование общих культурных, социальных, национальных, религиозных и иных ценностей;
    6. удовлетворение потребностей в групповой принадлежности, в признании уважении и идентификации. Это повышает удовлетворенность трудом и пребыванием в организации;
    7. создание благоприятной среды деятельности и психологического комфорта, преодоление отчуждения, страха, обретение уверенности и спокойствия;
    8. адаптация и интеграция новых и молодых сотрудников. Принятие их в коллектив помогает им быстрее адаптироваться к требованиям организации, позволяет получать ценные советы и помощь, облегчает различные виды коммуникаций.

    Функции формального управления:

    1. установление статусов, прав и обязанностей членов группы
    2. жесткое определение и распределение ролей
    3. обеспечение единства всех составных частей организации,
    4. связь различных подразделений с ее общими целями
    5. целесообразное общественное разделение труда
    6. обеспечение повышения эффективности за счет известного ограничения разнообразия в организации

Виды  структур организаций, осуществляющих формальное и неформальное управление.

    Виды  структур организации осуществляющих формальное управление:

    • административная структура

      Включает  подчиненных лиц, которые непосредственно  отчитываются перед определенным руководителем. Подчиненная взаимосвязь между  менеджером отдела и инспекторами или  между старшей медицинской сестрой ее подчиненными характерна для административной структуры.

    • оперативная структура

      Включает  рабочих и служащих, которые вместе выполняют какое-либо задание или  проект, например деятельность клерков  в страховой компании. Когда происходит какой-либо инцидент, несколько клерков должны работать сообща и координировать свою работу друг с другом, если требуется справедливо разрешить иск. Решение этих необходимых задач и осуществление нужных взаимодействий создаются условия для формирования оперативных структур. Медицинские сестры, которые оказывают неотложную помощь в больнице, обычно составляют оперативную группу, так как требуется определенная последовательность во время ухода за пациентом. Эти структуры имеют значительно больше самостоятельности в планировании и осуществлении своей деятельности, хотя у них есть общий руководитель.

        Виды структур, осуществляющих  неформальное управление:

    • структуры по интересам

      Отдельные лица, которые могут не быть членами  одной и той же административной или оперативной структуры, могут объединяться для достижения определенной совместной цели. Цели таких структур не имеют отношения к целям организации и являются специфическими для каждой структуры. Примерами структур по интересам могут быть объединения рабочих и служащих с целью получения больших выгод, а также объединение официанток, создающих из своих чаевых единый фонд.

    • группы на основе дружбы

      Многие  группы формируются на основании, каких  либо общих интересов или признаков: возраст, политические убеждения, этническое происхождение и другие. Эти группы на основе дружбы часто продолжают свое взаимодействие и вне рамок рабочей деятельности.

      Мотивы  членства рабочих и служащих в  тех или иных группах характерны для подавляющего большинства групп, которые четко разделяются на формальные и неформальные. Основное различие между ними заключается в том, что формальные и административные структуры создаются организациями, а неформальные возникают сами по себе. Неформальные группы имеют важное значение, удовлетворяя основную человеческую потребность в общении.

      Хотя  группы друзей неформальны, менеджерам следует попытаться, если возможно, позитивно воздействовать на них, направив их усилия на достижение целей организации. Пути воздействия на такие группы – это налаживание хороших  отношений с лидером группы, обучение лидера групповому поведению и поддержка усилий членов группы сохранить групповые отношения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Источники возникновения формального  и неформального  управления.

      Ступени возникновения и развития процесса неформального управления:

    • осознанно, стихийно объединяются отдельные группы людей для управления и регулирования каких-либо событий
    • основой объединения обычно становятся более осознанные эмоции – ненависть или, наоборот, приверженность к чему-либо или к кому-либо.
    • Неформальное управление уже органично развивается, борясь с какой-либо внешней постоянной опасностью
    • стремление укрепления процесса управления на предприятиях и организациях
    • объединение людей для более масштабного управления.

      Существует  три источника возникновения неформального управления:

    • функциональная недостаточность самой формальной организации;
    • социальная интеграция в рамках организации;
    • разделение феноменов функций и личности (индивид может варьировать средства).

Различия  между формальным и неформальным управлением.

    • по структуре:
    1. неформальному управлению присуще спонтанное возникновение, а формальному – запланированное организацией
    1. основная причина возникновения формальных отношений – эмоции, а неформальных – достижение цели
    2. формальное управление отличается от неформального стабильностью
    • по целям:

    В формальных организациях основное – достижение целей организации, в неформальных же – удовлетворение потребностей группы.

    • по источнику влияния

    Неформальное  управление исходит от отдельной  личности. Формальное управление обусловлено положением организации

    В неформальных организациях человек обладает личной властью и руководит снизу  вверх, а в формальных подчиняется  иерархическим полномочиям и  управляет сверху вниз

    • по средствам контроля:

    Различаются на угроза увольнения или понижения в должности в формальном управлении и физические или общественные санкции – в неформальном.

    • по коммуникациям

    Выделятся официальные каналы, хорошо определенные и передаваемые по официальным линиям используемые в формальном руководстве, а также каналы в форме виноградной лозы, плохо определенные и пресекающие постоянные каналы – в неформальном руководстве.

    • В формальной организации присутствуют все члены рабочей группы, межличностные отношения предписываются должностной инструкцией, руководитель назначается организацией, основой для взаимодействия служат функциональные обязанности или положение.

       В неформальную организацию включаются только те, кто «приемлемы», межличностные  отношения возникают спонтанно, роль руководства обусловлена результатом членства, основой для взаимодействия являются личностные черты, статус.

      Несмотря  на то, что существуют два типа управления в России, преобладает формальное руководство. Поэтому необходимо рассмотреть  такую особенность формального управления как бюрократия. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Анализ  бюрократических  принципов как  высшего проявления формального управления (Россия).

      Все современные формальные организации  являются по своей природе бюрократическими. Часто бюрократия ассоциируется с неэффективностью, бесполезностью, волокитой. В такого рода управлении нередко средства деятельности превращаются в цели.

      К исследованию бюрократии неоднократно обращались социологи (М.Вебер, П.М.Блау,Дж.Унклер). наиболее значительный вклад в него внес немецкий социолог М.Вебер. Он ввел понятие «идеальный тип бюрократии» и дал ему следующую характеристику:

    1. наличествует четкая иерархия авторитетов, в которой реализуется «цепь» команд сверху. Каждый высший авторитет осуществляет контроль за авторитетом, занимающим более низкое положение в иерархической структуре. Горизонтальные связи отсутствуют.
    2. На всех уровнях данной организации имеются письменные предписания, которыми руководствуются официальные лица.
    3. Каждый работник получает фиксированный оклад; для получения более высокого оклада индивид должен поступательно продвигаться по служебной (карьерной) лестнице.
    4. Никто из членов организации не владеет материальными ресурсами, которыми он оперирует.
    5. В целом бюрократия все более отдаляет рабочих от участия в управлении.