Формальные и неформальные организации. 6

Министерство обороны и науки России

Рязанский филиал

Федерального государственного Бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ)».

 

Курсовая работа

По дисциплине: Теория организации

На тему: Формальные и неформальные организации

 

 

Выполнил:

Студент 3 курса

Заочной формы обучения

Группы ЗМЕ-201

Павлюков С.В.

Проверил:

Салганик Ю.А.

 

 

                                                                        

 

 

 

                                                          Рязань 2014

Содержание:

Введение…………………………………………………………………….3

1. Формальные и неформальные  организации. Особенности, основные  черты и функции…………………………………………………………………5

1.1. Сущность формальных  организаций……………………………….5

1.2. Основные черты неформальных  организаций………………………9

1.3. Сходства и различия  формальных и неформальных организаций…………………………………………………………………….13

2. Развитие неформальных  организаций и их характеристика  на примере ООО «Агентство  по туризму «Алые паруса»…………………………………………………………………………16

2.1. Краткая характеристика  организации…………………………….16

2.2. Неформальные группы, их существование………………………..20

3. Пути устранения проблем  в ООО «Агентство по туризму  «Алые паруса», связанных с появлением неформальных организаций……………25

3.1. Ролевой аспект формальных  и неформальных организаций в  деятельности организации……………………………………………………..25

3.2. Устранение проблем, при  помощи определенных методов  и походов ……………………………….…………………………………………29

3.3. Применение способов  борьбы с неформальными организациями…………………………………………………………………..32

Заключение………………………………………………………………..33

Список используемой литературы………………………………………35

 

 

 

 

 

 

 

Введение:

Общество состоит из множества организаций, с которыми связаны все аспекты и проявления человеческой жизни, - экономика, наука, культура, образование, оборона, даже личная жизнь. Теория организации призвана ответить на вопросы, зачем организации нужны, как они создаются, функционируют и изменяются, почему члены организаций действуют именно так, а не иначе.

Тема данной курсовой работы «Формальные и неформальные организации. Их особенности и роли». Актуальность данной тематики обусловлена тем, что организация – это социальная категория и одновременно – средство достижения целей. Это – место, где люди строят отношения и взаимодействуют. Поэтому в каждой формальной организации существует сложное переплетение неформальных групп и организаций, которые образовались без вмешательства руководства. Эти неформальные объединения часто оказывают сильное влияние на качество деятельности и организационную эффективность.

Цель курсовой работы – изучить особенности формальных и неформальных организаций.

Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:

    • Изучить основные характеристики формальных и неформальных организаций;
    • Выявить сходства и различия формальных и неформальных организаций;
    • Рассмотреть особенности неформальных организаций на примере ООО «Агентство по туризму «Алые паруса»;
    • Определить ролевой аспект формальных и неформальных организаций в деятельности предприятия;
    • Выявить основные проблемы, связанные с появлением неформальных организаций;
    • Предложить способы решения возникших проблем.

Предметом исследования является управление формальными и неформальными организациями.

Объект исследования: формальные и неформальные организации как неотъемлемая часть предприятия.

При написании работы было использованы труды отечественных и зарубежных авторов, а также методические материалы по теории организации.

Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Формальные и неформальные  организации. Особенности, основные  черты и функции.

1.1. Сущность формальных  организаций

     Формальная организация  – это предварительно спланированная  структура полномочий и функций, которая устанавливается на основе  сложившегося взаимодействия между  компонентами организации. Она ориентирована  на достижение приемлемого уровня  производства и общих целей  организации. Формальная структура  определяет всю систему отношений  и набор функций, позволяющих  осуществлять целенаправленную  деятельность.

     Формальная организация  характеризуется определенной степенью  стандартизации трудовых функций. Существуют их исчерпывающие  описания, множество организационных  правил, четко определенные процедуры, охватывающие трудовой процесс  в организации, где степень формализации  высока. Чем выше уровень стандартизации  трудовых функций, тем меньше  должен быть личный вклад каждого  работника в конечный результат. Стандартизация не только не  способствует альтернативному поведению  работников, но и устраняет всякую  необходимость каких-либо альтернатив. В разных организациях степень  формализации различна1.

Формальная организация - костяк административной структуры - представляет собой систему узаконенных безличных требований и стандартов поведения, формально заданных и жёстко закреплённых ролевых предписаний. Она напоминает пирамиду, горизонтальный срез которой характеризует систему требований функционального разделения труда, а вертикальный (иерархический) - отношение власти и субординации. Формальная организация может быть описана в виде системы подразделений, групп и рабочих мест.

Рабочее место отдельного работника и отдельного структурного подразделения в формальной организации легко определяется позициями, которые они занимают в горизонтальном и вертикальном срезах. В одном случае такая позиция называется функцией, в другой - статусом.

Система безличных требований фиксируется нормами и образцами поведения, которые представляют собой основные элементы культуры. Они фиксируются в ролевых предписаниях. Формальную организацию с полным правом следует отнести к числу наиболее древних социальных изобретений человечества, направленных на рационализацию управления и эффективность кооперированной деятельности. Поскольку её цель - сделать управление людьми эффективным, а поведение контролируемым и предсказуемым, в фундаменте такой организации лежит принцип максимального упрощения и стандартизации отношений. Это достигается формализацией ролевых предписаний, введением безличных стандартов и норм, регламентирующих деловое поведение в организации.

Формальная структура образует каркас отношений в организации, придаёт их необходимую устойчивость, позволяя облегчить и рационализировать процесс достижения целей. Вместе с тем она порождает ряд неустранимых дисфункций, поэтому служит для социологов самых разных направлений объектом критики.

Формальная организация может быть описана в виде системы узаконенных безличных требований и стандартов поведения, формально заданных и жестко закрепленных ролевых предписаний (начальник - подчиненный, технический работник - инженер, преподаватель - студент). Ее горизонтальная организационная структура характеризует систему требований функционального разделения труда, а вертикальная - отношения власти и субординации.

  Особенности формальных  организаций состоят в следующем:

• Рациональность, так как в их основе лежит принцип целесообразности;

• Безличность, рассчитанная не на конкретные личности, а на абстрактных индивидов (членов организации);

• Отношения людей в них преимущественно служебного характера;

• Цели организации функциональные, намеренно однозначные.

  Главной функцией  формальной организации является  соединение людей со средствами  и целями коллективного труда. Преимущества формальных организаций - то, что они обеспечивают максимальную  эффективность деятельности за  счет определенного ограничения  разнообразия, т.е. они направляют  усилия людей в узкое русло  выполнения целей и задач организации. Также они создают целостность  коллектива как единого организма  со своими законами и правилами  жизни.

  Формальная организация  может быть описана в виде  системы подразделений групп  и рабочих мест. Рабочее место  отдельного работника в горизонтальной  функциональной структуре называется  функцией, в вертикальной властной  структуре - статусом.

  Можно выделить целую  систему формализующих факторов  для организации. Благодаря этим  факторам, организация приобретает  внутреннюю   определенность.

  • Административно - правовой: определяет статус и  компетенцию как        всей организации, так и отдельных ее элементов - соподчинение,       юридическую ответственность, полномочия и т.д., определяется правовое положение работника, общие принципы подбора и расстановки       кадров, способы контроля и отчетность;

  • Экономический - определяет финансовые средства, коммерческие       связи, средства стимулирования, плановые и стоимостные показатели;

  • Технологический - определяет последовательность  и режим трудового процесса, размещение  работников и их связи, содержание  и интенсивность труда, вооруженность  средствами труда, материальную  среду;

  • Логико-системный - определяет рациональность и  эффективность       построения  организации как системы, ее коммуникационные  и операционные возможность, информационные  потоки и процесс принятия  решения;

  • Оперативно - управленческий определяет методы воздействия на поведение организации и ее членов посредством текущих распоряжений       о поощрениях, наказаниях, расстановке работников;

  • Социокультурный включает принятые в данной организации нормы       поведения и взаимоотношений;

•   Психологический отражает в структуре организации особенности      мышления создателей и управляющих - ориентации, ценности, представления, стереотипы и т.д.

  Важнейшим признаком  организованности служит договорное, документированное закрепление  этих факторов.

  Формальная организация  присуща всякому социальному  институту, независимо от его  назначения. Одним из основных  элементов организации является  разделение труда как результат  необходимой в современном обществе  глубокой специализации. Разделение  труда в организации выступает  в виде должностей с закрепленными  функциональными обязанностями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Основные черты неформальных  организаций

Неформальная организация базируется на других принципах и источниках социальной регуляции поведения. В отличие от формальной неформальная организация строится на принципах само регуляции и самоорганизации. Неформальная организация не является жёстко структурированной, вектор её направленности меняется. При этом её направленность может как усиливать внешний организационный импульс, так и противостоять ему. Вся она строится на основе личностных особенностей работников, специфики отношений, складывающихся между ними. Здесь нет жёстко закрепленных безличных стандартов, делающих организацию устойчивой, напротив, превалируют групповые нормы, а спонтанное взаимодействие придаёт гибкость организационному поведению. Если формальная организация опирается на жёсткую структуру отношений, зафиксированную в иерархии должностных функциональных позиций, то в неформальной, подобная структура носит ситуационный характер. Таким образом, формальная структура создаётся отношениями между безличными должностными и профессиональными позициями, а неформальная - отношениями между живыми людьми в процессе их совместной деятельности.

Обе формы организации сосуществуют на предприятии, и взаимо дополняют друг друга, а иногда и противоборствуют. Необходимость в неформальной организации как элементе социальной организации обусловлена следующими факторами:

• невозможность стандартизировать всю совокупность отношений, возникающих на производстве по поводу трудовой деятельности;

• неизбежность возникновения в организации непредвиденных ситуаций, требующих нестандартных решений;

• необходимость отработки новых стандартов поведения, которые первоначально возникают именно в неформальной организации и лишь затем переносятся в формальную;

• невозможность сведения отношений между людьми только к деловым задачам, поэтому всё многообразие неделовых отношений.

Именно последнее условие дало специалистам возможность разделить неформальную организацию на два блока: неформальную организацию как тип неформальной организации, возникающей по поводу трудовой деятельности, и так называемую социально-психологическую организацию, регулирующую внепроизводственные связи людей. Характеризуя роль неформальной организации внепроизводственной сферы, они отмечают её роль в поддержании социальной целостности, в снятии социальных напряжений в коллективе, в поддержании у работников высокой самооценки и самоуважения. Видимо, неформальная организация выступает своеобразным буфером между человеком и жесткой формальной организацией. Она проявляет себя главным образом на уровне контактных коллективов, малых групп и опирается на спонтанно формирующиеся здесь межличностные нормы, ценности, механизмы сплочённости и лидерства, на выработанные группой санкции за отклоняющееся поведение.

    Причины существования  неформальных организаций: чувство  принадлежности - наиболее сильное  из эмоциональных потребностей (формальные  организации лишают людей возможностей  социальных контактов, следовательно‚ необходимы неформальные организации); взаимопомощь; защита (сила - в единстве); общение - доступ к неформальному получению информации; симпатия.

В общих чертах, неформальная организация появляется в ответ на социальную потребность - потребность людей общаться друг с другом. Однако для аналитических целей это объяснение не является вполне удовлетворительным. Исследование выявило следующие более специфические факторы, лежащие в основе появления неформальных организаций.

Фактор местонахождения просто констатирует, что для того, чтобы сформироваться в группы более длительного характера, люди должны иметь частые межличностные контакты. Таким образом, география физического местонахождения на предприятии или офисе является важным фактором в предсказании того, кто будет в какой группе.

Род занятий - главный критерий, определяющий возникновение и состав неформальных групп. У людей, выполняющих схожие работы, имеется тенденция группироваться вместе.

Интересы - еще один фактор для формирования неформальной группы. Даже если люди находятся в одном и том же месте, выполняют схожие работы, различие интересов у них объясняет, почему возникает несколько маленьких неформальных организаций вместо одной большой.

Определенные проблемы часто приводят к образованию неформальных групп, но этот фактор ставится отдельно от трех предварительно упомянутых. В этом случае люди, которые не обязательно имеют схожие интересы, род занятий или место работы, могут соединяться для общего дела. Как только проблема решена, возникает тенденция возвратиться к более естественным групповым формам. Таким образом, особые причины вызывают появление довольно непостоянных неформальных ассоциаций; группы, основанные на других трех факторах, имеют тенденцию сохраняться более продолжительно.

Когда неформальные организации возникают, они приобретают некоторые характерные признаки. Поскольку понимание этих признаков важно для практики управления, рассмотрим их подробнее.

Неформальные организации действуют как группы общественного контроля. Они порождают культуру, основанную на определенных нормах поведения, которые, в свою очередь, требуют согласованности среди членов группы. Эти стандарты могут противоречить набору ценностей, установленных формальной организацией. Так что человек может очень легко оказаться в ситуации противоречивых требований (конфликта требований).

Неформальные организации обычно возникают как социально-психологические объединения, спонтанно складывающиеся в результате длительного межличностного и внутригруппового общения. Неформальные организации складываются как добровольные ассоциации. В них вступают люди, оказавшиеся в одинаковой ситуации, разделяющие одни и те же интересы, сталкивающиеся с одними и теми же проблемами. Членство в них подвижно, существуют они на членские взносы. Однако, развиваясь и разрастаясь, такие организации имеют тенденцию превращаться в формальные.

  По отношению к  индивиду неформальные организации  выступают как механизм защиты  его от ограничивающего воздействия  формальных организаций, как сфера  удовлетворения его психологических  потребностей и социальных, а  также личных, интересов. Если неформальная  организация возникает внутри  формальной, она может играть двоякую роль. Может самостоятельно поддерживать и расширять деятельность организации (домовой комитет при ЖЭУ, совет ветеранов на производстве), а может и  играть  дисфункциональную роль, противодействуя общим целям, низвергая авторитеты и т.д. Часто такое случается при внутриорганизационных конфликтах.

  Количественно неформальные организации могут совпадать с формальными (бригада, отдел); или отличаться от них, включать членов нескольких подразделений, либо разбивать их на неформальные группы и даже функционировать за пределами организации.

В неформальных организациях со временем создаются собственные нормы поведения, механизм внутригруппового контроля. Группа может распадаться на формальную и социально-психологическую. Рано или поздно такое разделение может привести к дезорганизации. Поэтому необходимо находить способы совмещения формальных и неформальных организаций путем кадровой политики, подбора персонала, участия сотрудников в принятии решений и т.д.

1.3. Сходства и различия  формальных и неформальных организаций

  Термин "управление"‚  как правило‚ применяется к формальным организациям, однако существуют и неформальные организации. В каждом коллективе наряду с формальной организационной структурой существуют неформальные (неофициальные) взаимоотношения между членами коллектива.

    Формальная организация - созданная по воле руководства  для достижения целей организации. Это командные группы, комитеты, рабочие группы. Их функции - выполнение  конкретных задач и достижение  целей.

    Неформальная  организация - это стихийно образовавшаяся  группа людей, вступивших в регулярное  взаимодействие для достижения  определенных целей (цели).

Существуют следующие отличия формальной и неформальной организации:

    • в формальной организации отношения регламентированы, в неформальной - нет. Процесс управления относится только к созданию и функционированию формальной организации;
    • формальная организация планируется руководством, неформальная имеет спонтанный характер создания. Основами отношений являются личные симпатии, общность взглядов, целей, интересов, дружеские отношения.

    Существование  неформальной организации может  создавать проблемы управления. Для нормального функционирования  организации важно, чтобы неформальные  группы не доминировали. Особенно  это важно для больших организаций, большого количество людей. В этих условиях усиливается власть неформальной группы. Способом влияния неформальной организации является неофициальное общение, "тайный телеграф"‚- один из способов, с помощью которого неформальная группа осуществляет свою власть (неформальная коммуникация). Другой способ, которым пользуется неформальная группа для проявления власти‚- ее способность действовать или бездействовать (несанкционированный менеджмент): несанкционированное установление производственных норм. Это один из путей, благодаря которому неформальные группы оказывают влияние на людей. Это может быть усердие‚ превышающее нормы‚ или наоборот‚ занижение норм. Таким образом‚ неформальная группа может либо продвигать, либо тормозить развитие организации. Следовательно‚ задачей менеджеров является минимизация влияния этих групп.

    Влияние неформальной  организации можно контролировать, но менеджер должен иметь представление  о базовой мотивации функционирования  неформальной группы. Для разработки  стратегии поведения важно понять, что неформальная организация  рождается из взаимодействия.

Следует отметить, что разделение формальных и неформальных организаций (и групп), несмотря на его очевидность, не является абсолютным. Неформальные группы могут трансформироваться в формальные и наоборот. И те и другие, различаясь по механизмам возникновения, имеют и важные черты общности - наличие структуры, "ведущего" и "ведомых" членов, множество общих социально-психологических феноменов. И те и другие при условии их достаточно большого объема, как правило, дифференцируются на подгруппы. В формальных организациях это, например, регламентировано устанавливаемые подразделения, отделы, Неформальные организации также разделяются на подгруппы, группировки - так называемые клики и подклики, между которыми устанавливаются довольно сложные отношения. Наконец, наиболее важно то, что любая формальная организация не исключает, а наоборот, предполагает наличие внутри себя ряда, а часто - многих неформальных групп. Тем самым в структуре организаций, особенно - крупных, тесно взаимодействуют и как бы "накладываются" друг на друга формальные и неформальные способы их структурирования. Взаимодействие формальных и неформальных групп внутри организаций - одна из важнейших проблем и трудностей управления.

 

Выводы:

Формальная организация может быть описана в виде системы узаконенных безличных требований и стандартов поведения, формально заданных и жестко закрепленных ролевых предписаний. Неформальная организация строится на основе личностных особенностей работников, специфики отношений, складывающихся между ними.

    Существование  неформальной организации может  создавать проблемы управления. Для нормального функционирования  организации важно, чтобы неформальные  группы не доминировали. Особенно  это важно для больших организаций, большого количество людей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Развитие неформальных  организаций и их характеристика  на примере ООО «Агентство  по туризму «Алые паруса»

2.1. Краткая характеристика  организации

Турфирма «Агентство по туризму «Алые паруса» имеет организационно-правовую форму общество с ограниченной ответственностью. Собственность частная. В соответствии с законодательством уставный капитал Общества с ограниченной ответственностью должен составлять не менее 100 минимальных размеров оплаты труда, то есть 10000 рублей.  Уставный капитал ООО «Агентство по туризму «Алые паруса» составляет 10000 рублей, сформирован за счет взносов учредителей в денежном эквиваленте. Учредителями являются  2 физических лица, граждане Российской Федерации. Доля каждого учредителя в уставном капитале составляет 50%, то есть 5000 рублей. Учредители являются сотрудниками организации. ООО «Агентство по туризму «Алые паруса» применяет упрощенную систему налогообложения.

Основным видом деятельности является турагентская и туроператорская в сфере внутреннего туризма.

ООО «Агентство по туризму «Алые паруса» является туроператором в сфере  внутреннего туризма. Номер в Едином Реестре Туроператоров под № ВТ-011022. Финансовые гарантии Агентству предоставила Страховая компания «Москва». Финансовое обеспечение составляет пятьсот тысяч рублей.

Согласно штатному расписанию численность сотрудников составляет 14 человек. Директором является Крюкова Елена Алексеевна. Главный бухгалтер – Крюкова Лилия Сергеевна. В ООО «Агентство по туризму «Алые паруса» работают старший менеджер и  3 менеджера по работе с клиентами по направлениям: внутренний туризм, внешний туризм, экскурсионное обслуживание. Также в штате фирмы находятся: помощник бухгалтера, 2 водителя, 2 экскурсовода, 2 курьера, специалист по информационному обеспечению.

На рисунке 1 показана организационная структура агентства.


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1 Организационная структура  ООО «Агентство по туризму «Алые паруса»

 

В обязанности директора входит:

  • Организация работы фирмы.
  • Работа с корпоративными клиентами.
  • Принятие решений о предоставлении скидок тем или иным клиентам.
  • Принятие решений по вопросам, касающимся деятельности фирмы.

В обязанности главного бухгалтера входит:

  • Составление Учетной политики организации.
  • Ведение налогового учета.
  • Составление промежуточной и годовой налоговой отчетности.

Помощник бухгалтера выполняет следующие обязанности:

  • Ведение Книги доходов и расходов для организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения.
  • Учет первичной документации.

Старший менеджер выполняет следующие обязанности:

  • Изучает справочники по туризму, каталоги, иные источники туристской информации с целью формирования собственных информационных баз по туроператорам.
  • Изучает требования клиентов к туристским продуктам, осуществляет анализ маркетинговых исследований спроса на туристские услуги.
  • Устанавливает контакты с туроператорами с целью изучения программ туров, определения туров, пользующихся наибольшим спросом у клиентов.
  • Разрабатывает предложения по координации турпродуктов с учетом индивидуальных и специальных требований клиентов (диета, медицинские показания, инвалидность, пр.). При невозможности изменения составляющих турпродукта организует поиск наиболее приемлемых для клиентов туров.
  • Осуществляет поиск наиболее выгодных по оплате, срокам и качеству обслуживания туроператоров.
  • Заключает договоры с туроператорами на продвижение и реализацию турпродуктов.
  • Принимает участие в планировании мероприятий по продвижению турпродуктов (рекламных кампаний, презентаций, пр.).
  • Разрабатывает стандарты и процедуры предоставления информации о турпродуктах клиентам, готовит инструктивные материалы и проводит инструктаж менеджеров и агентов по продаже турпродуктов.
  • Обеспечивает менеджеров и агентов по продаже турпродуктов распечатками, фотокопиями, каталогами, брошюрами, путеводителями и другими рекламными материалами в количестве, необходимом для информирования клиентов о турпродуктах.
  • Организует составление туристской документации (проектов договоров; ваучеров; иных туристских документов) и контроль за правильностью оформления туристской документации.
  • Организует контроль за:

— реализацией турпродуктов и послепродажным обслуживанием;

— выполнением туроператорами обязательств по заключенным договорам (услуг по размещению, проживанию и питанию туристов; по транспортному, визовому, экскурсионному, медицинскому (лечебно-профилактическому) обслуживанию; по оказанию: услуг культурного и спортивного характера; услуг по страхованию туристов в период тур поездки; услуг гидов-переводчиков и сопровождающих; др.).

  • Изучает жалобы и претензии туристов к качеству туристского обслуживания, выявляет виновных, ведет статистический учет жалоб и претензий, принимает меры по устранению недостатков в обслуживании клиентов, направляет требования туроператорам об объяснении причин нарушения заключенных договоров, готовит предложения по предъявлению претензий к туроператорам, а также по приостановлению или полному прекращению работы с туроператорами, систематически нарушающими условия заключенных договоров.
  • Готовит обзоры, отчеты о проделанной работе, обеспечивает их представление руководству, передачу в архивы на хранение.

В обязанности менеджеров, работающих с клиентами, входит:

  • Консультирование туристов по всем вопросам, касающихся предполагаемого тура.
  • Заключение договоров с клиентами, заполнение всей сопутствующей документации.
  • Бронирование услуг, их подтверждение и оформление.
  • Предоставление туристам всей необходимой информации, связанной с туром.
  • Предоставление отчетов о проделанной работе старшему менеджеру.

Экскурсоводы разрабатывают маршрут экскурсии, работают непосредственно с экскурсантами, проводят экскурсию на маршруте.

В обязанность водителей входит:

  • Осуществлять перевозку туристов по запланированному маршруту;
  • Отвечать за безопасность туристов;
  • Осуществлять необходимый уход, ремонт транспортного средства.

Курьер обязан доставлять необходимую документацию и корреспонденцию по назначению.

Специалист по информационному обеспечению следит за компьютерной техникой, программным обеспечением, информационными технологиям.

Агентство формирует: экскурсионные туры, туры выходного дня, автобусные туры в Краснодарский край, санаторно-курортное лечение и другие индивидуальные туры. В начале каждого туристского сезона турфирма составляет каталог с ценовыми предложениями по сформированным турам и распространяет их в турагентствах. Агентство по туризму «Алые паруса» работает с Калужскими и Обнинскими турагентствами на основании агентского договора.