Формальные организации. 2
Введение
Организация — это одно из самых древних общественных образований на Земле. Развитие организации шло медленно, постепенно накапливался опыт их создания, появлялись известные в мире заводы, фабрики; талантливые руководители, фабриканты, заводчики и т.д. Постепенно расширялся состав общественных организаций.
Организация — это всегда, прежде всего, организация людей, а не вещей. Однажды возникнув, организация приобретает ту или иную степень самостоятельности, позволяющую ей вступать в определенные отношения со своими создателями. Организация, в свою очередь, применяет возможности объединяемых ею людей для собственного укрепления и развития. Поэтому она ожидает от своих участников наличия определенного опыта, знаний, квалификации, разделения своих целей и ценностей, активного участия в делах, исполнительности, ответственности, дисциплины, подчинения установившимся нормам поведения.
В современном обществе совместная деятельность людей осуществляется в рамках формализованной организационной структуры. Участники деятельности имеют свои, заранее определенные задачи. Отношения между участниками строятся таким образом, чтобы конечный результат был достигнут с минимумом затрат человеческих усилий и материальных ресурсов. Рабочее место отдельного работника и отдельного структурного подразделения в такой организации легко определяется позициями, которые они занимают в горизонтальном и вертикальном срезах. Система безличных требований фиксируется нормами и образцами поведения, которые представляют собой основные элементы культуры. Такая структура является формальной организацией, которую с полным правом следует отнести к числу наиболее древних социальных изобретений человечества, направленных на рационализацию управления и эффективность кооперированной деятельности. Поскольку её цель - сделать управление людьми эффективным, а поведение контролируемым и предсказуемым, в фундаменте такой организации лежит принцип максимального упрощения и стандартизации отношений. Это достигается формализацией ролевых предписаний, введением безличных стандартов и норм, регламентирующих деловое поведение в организации.
Проблема данной работы заключается в том, что формальная организация представляет узкую специализацию внутри самой организации, возникает формализация стиля мышления, интересы такой организации могут стать выше интересов тех людей, которых они призваны обслуживать. Это может тормозить процесс прогрессивных изменений, отчего может страдать и общество в целом. В этом отражается актуальность данной проблемы.
Проблема и ее актуальность определили тему курсовой работы – формальные организации.
В ходе работы была поставлена цель - раскрыть содержание понятия формальной организации, ее структуры.
Для достижения поставленной цели были выдвинуты следующие задачи:
1.Определить сущность и понятие формальной организации.
2. Выявить и изучить основные
характеристики формальной
3. Изучить структуру такой
4. Рассмотреть модель формальной организации на российском примере.
Методы изучения, которые были применены в нашей работе:
- общенаучный
метод, который позволил нам
проанализировать и
-
частнонаучный метод, с
1. Понятие и сущность организации
Организация – составная часть управленческой деятельности, представляющая собой процесс, комбинирующий труд, выполняемые индивидуальными или группами людей, наделенных качествами, необходимыми для его выполнения, так, что обеспечиваются наилучшие условия эффективного, систематического, позитивного скоординированного приложения знаний работников.
Это понятие часто используется в повседневной практике, причем в него вкладывается самое различное содержание.
Организация обозначает некоторую деятельность по выработке новых норм, налаживанию устойчивых связей, а также координации усилий отдельных членов социальной группы. Такая деятельность лучше всего характеризуется словом "организовывание". Иначе говоря, это деятельность, направленная исключительно на достижение эффекта синэргии путем обеспечения условий для согласованных действий, кооперации и интеграции индивидов в группе. Эта деятельность называется организацией производственного процесса [5, c.110].
Организация часто понимается как атрибут какого-либо объекта, его свойство иметь упорядоченную структуру. Это значит, что социальный объект имеет некоторое внутреннее строение и состоит из частей, определенным образом связанных. Обычно термин "организация" в этом смысле применяется для различения организованных и неорганизованных структур. Какая - либо группа организована, если в ней существует устойчивые социальные роли (то есть каждый выполняет свою часть общего дела), правила, регулирующие поведение людей, а также упорядоченные связи с окружающими группами.
Также под организацией понимается искусственно созданная социальная группа институционального характера, выполняющая определенную общественную функцию. Банк в этом отношении представляет собой организацию, члены которой участвуют в выполнении функций накопления, распределения и упорядоченного использования денег, а школа - организацию, коллектив которой участвует в выполнении функции-передачи знаний молодому поколению и его социализации.
Все эти значения, которые вложены в понятие "организация" тесно связаны между собой. Всякая организованная группа должна формироваться в ходе его "организовывания", то есть деятельности по формированию его внутренней структуры, системы коммуникации, культурных особенностей, а также по распределению социальных ролей.
В соответствии с теорией африканского профессора Кристиана Барнарда организация - это такой вид кооперации людей, который отличается от других социальных групп сознательностью, предсказуемостью и целенаправленностью. К. Барнард и его последователи уделяли внимание в основном совместным действиям людей, их кооперации, а уже потом необходимости достижения целей [11, c.97].
Другое направление лучше всего характеризует точка зрения американского экономиста, профессора Стенфордского университета Джеймса Марча и американского социолога и педагога Герберта Саймона, согласно которой организация - это сообщество взаимодействующих человеческих существ, являющееся самым распространенным в обществе и содержащим центральную координационную систему [13, c.325]. Высокая специфичность структуры и координация внутри организации отличают ее от диффузных и неупорядоченных связей между неорганизованными индивидами. Все это делает организацию похожей на отдельный сложный биологический организм.
Американские социологи Питер Блау и Ричард Скотт представляют третье направление в определении организации. В этом определении указывается основная, по их мнению, характеристика сложившейся организации - то, что она для достижения специфических целей должна быть формализована, обладать формальной структурой.
По мнению немецкого социолога Амитай Этциони, организации - это социальные объединения (или человеческие группы), сознательно конструируемые и реконструируемые для специфических целей. Основной упор здесь делается на сознательное членство в организации и сознательное действие ее членов [13, c. 328].
Анализируя все четыре направления в определении организации, можно выделить две специфические черты, отличающие организации от других видов социальных групп. Организации – это, прежде всего, социальные группы, ориентированные на достижение взаимосвязанных и специфических целей. Каждая организация целесообразна в том смысле, что действия ее членов определенным образом скоординированы для достижения общего для нее результата во вполне определенной области человеческой деятельности. Так, предприятие существует для обеспечения выпуска конкретной продукции, политическая партия - для реализации политической программы, больница - для лечения больных. Кроме того, организации - это такие группы, которым свойственна высокая степень формализации. Их внутренняя структура высоко формализована в том смысле, что правила, регламенты, распорядок охватывают практически всю сферу поведения ее членов.
Рассмотрим отдельные элементы простейшей модели организации.
1. Социальная структура является центральным элементом любой организации. Она относится к шаблонным, или регулируемым, аспектам взаимоотношений между участниками организации. Существуют две точки зрения на социальную структуру группы. Наиболее известна в этом отношении точка зрения К. Дэвиса, который считает, что «всегда в человеческом обществе есть то, что может быть названо двойной реальностью: с одной стороны, нормативная система, ничего не воплощающая, с другой - фактический порядок, воплощающий все, что есть» [6, c.214]. Каждый индивид окружен множеством правил, запретов, разрешений. Они необходимы для упорядочения общественной жизни, но практически жить постоянно по правилам просто невозможно: наша жизнь - постоянное отклонение от правил, но в то же время ориентация на них. Нормативная структура включает в себя ценности, нормы, ролевые ожидания. Ценности - это критерии привлекательности и разумного выбора целей, а также оценки окружающих социальных норм. Нормы - это управляющие поведением обобщенные правила, которые изменяются и совершенствуются, приводя индивидов к достижению коллективных целей, целей организации. Роли определяют вклад в общую деятельность в зависимости от занимаемой позиции, а также взаимное ожидание участников, взаимный контроль за их поведением. Ценности, нормы и роли организованы так, что составляют относительно связанные и стойкие системы взаимного доверия и предписаний, управляющих поведением членов организации. Что касается фактического порядка, то его можно определить как поведенческую структуру. Она значительно отличается от нормативной структуры прежде всего тем, что в ней на первый план выступают личностные качества участников и их взаимные оценки этих качеств.
Таким образом, социальная структура включает в себя совокупность взаимосвязанных ролей, а также упорядоченных взаимоотношений между членами организации, в первую очередь отношения власти и подчинения.
2. Цели, исходя из сформулированного определения, в принципиальной схеме организации особенно важны, так как ради их достижения и осуществляется вся деятельность такого объединения людей. Не имеющая цели организация бессмысленна и не может существовать сколь-нибудь продолжительное время. Вместе с тем цели - один из наиболее спорных моментов в понимании организации. Одни ученые считают, что цели необходимы при анализе организационного поведения, другие, напротив, пытаются принизить их значение. Современная наука ставит цель организации на одно из первых мест по значимости. Цель рассматривается как желаемый результат или те условия, которых пытаются достичь, используя свою активность, члены организации для удовлетворения коллективных потребностей. Совместная деятельность индивидов порождает у них цели разного уровня и содержания.
3. Члены организации, или участники - важная составляющая организации. Это совокупность индивидов, каждый из которых должен обладать необходимым набором качеств и навыков, позволяющих ему занимать определенную позицию в социальной структуре организации и играть соответствующую социальную роль [12, c.138]. Все вместе члены организации представляют собой персонал, который взаимодействует друг с другом в соответствии с нормативной и поведенческой структурой. Обладая различными способностями и потенциалом (знаниями, квалификацией, мотивацией, связями), участники организации должны заполнить все без исключения ячейки социальной структуры, то есть все социальные позиции в организации.
4. Технология. Организация с точки зрения технологии - это место, где производится определенного вида работа, где энергия участников применяется для трансформации материалов или информации. Понятию "технология" приписывают различные значения.
Технология часто представляется как система физических объектов, составляющих организацию (станки, материалы, множительные средства, передающая и принимающая аппаратура и т. д.).
Технология может пониматься в узком, "механическом" смысле. Автомобиль и радиоприемник различаются при этом только тем, что к ним по-разному приложена человеческая энергия - для их изготовления совершаются разные действия. В таком понимании технология - это физические объекты, соединенные с человеческой активностью.
Также термин "технология" используется для обозначения совокупности знаний людей о процессах, протекающих в данной сфере функционирования организации.
Организация не может заниматься любым видом деятельности без знания того, как использовать средства, преобразовывать их и реализовывать. Технология в таком понимании - это систематизированное знание полезных и наиболее рациональных практических действий.
5. Внешняя среда. Каждая организация существует в специальном физическом, технологическом, культурном и социальном окружении. Она должна адаптироваться к нему и сосуществовать с ним. Нет организаций самодостаточных, закрытых. Все они, чтобы существовать, функционировать, достигать целей, должны иметь многочисленные связи с окружающим миром. Если рассматривать современную организацию, то сразу же бросаются в глаза ее связи и взаимозависимости с вышестоящими организациями, поставщиками, правоохранительными, политическими и многими другими организациями и институтами, существующими в данном конкретном обществе. Так, очень немногие организации принимают на себя полную ответственность за социализацию и обучение своих членов. Чаще всего культурные образцы, профессии и материальное обеспечение поступают из внешних систем. Каждая организация имеет искусственную, созданную людьми природу. Кроме того, она всегда стремится к усложнению своей структуры и технологии. Эти два обстоятельства делают невозможным эффективно контролировать и координировать действия членов организации на уровне самоуправления.
Таким образом, организация - это
объединение людей, которое создается
ради выполнения определенной цели, с
присущей ей социальной структурой, иерархией
позиций, нормативной регуляцией поведения,
строгим разделением функциональных обязанностей
(специализацией), системой управления
и координации деятельности, каналами
коммуникации и, наконец, собственной
системой социального контроля. Главная
отличительная черта любой организации
заключается в том, что она есть рационально
скоординированная и упорядоченная деятельность
множества подготовленных специалистов,
что позволяет эффективно решать стоящие
перед ней задачи.
2. Формальные организации.
2.1 Характеристика формальной
организации
В литературе существует множество подходов к построению типологий организаций. В традиционном подходе выделяют три вида: предприятия и фирмы (производственные, торговые, обслуживающие); учреждения (финансовые, культурные, научные, управленческие, образовательные, медицинские); общественные организации (религиозные, профсоюзные, добровольные). В зависимости от присущих организации общественных отношений выделяют экономические, социальные, культурные и управленческие (государственные, политические и общественные) организации. В отечественной литературе широкое распространение получила типология организаций по отраслевому признаку: промышленно - хозяйственные, финансовые, административно - управленческие, научно - исследовательские, образовательные, лечебные, социокультурные и др. Кроме того, представляется возможным типологизировать организации по масштабам деятельности: крупные, средние и малые. По признаку собственности: государственные, частные, общественные и организации со смешанной собственностью.
Наконец, в зависимости от характера внутренних связей можно разделить все организации на формальные и неформальные.
Формальная организация строится на основе извне установленных связей, иерархии позиций, нормативной регуляции поведения, распределения функциональных обязанностей. Такие организации формируют отношение власти, сферы ответственности за принятое решение и его выполнение. Они определяют порядок прохождения информационных потоков для прямых и обратных связей управления. Формальные организации, как правило, зарегистрированы (чаще всего это - юридические лица), для них характерно наличие официального руководителя (начальника). Такие организации являются результатом запланированных действий и усилий.
Первым условием успешного
Неформальная организация зачастую функционирует внутри формальной, поддерживает и усиливает ее. В ней открываются более продуктивные каналы коммуникаций, чем это возможно в официальной иерархии. Многие члены организации находят в ней таких людей, с кем они чувствуют себя более свободно, ощущают защиту. В данном случае такие организации называют неформальными. Во главе такой группы чаще всего стоит общепризнанный лидер. Неформальные организации чаще всего не зарегистрированы и, как правило, возникают стихийно [9, c.199].
На рисунке 2.1 отображен механизм
образования формальный и
Немецкий философ и социолог Макс Вебер (1864-1920) описал идеальную модель формальной организации - бюрократии (от франц. bureau - канцелярия и греч. kratos - власть, господство, сила) [7, c.248]. Бюрократия - это организация публичной власти, состоящая из ряда официальных лиц, занимающих должности и посты и образующих определенную иерархию. Согласно Веберу, бюрократия, возникшая в начале XIX века, способствовала четкости в принятии решений в организациях и требовала от чиновников высокого профессионального мастерства. Можно выделить следующие отличительные признаки бюрократии, в том числе и формальной организации:
– индивиды, входящие в органы управления организации, лично свободны и действуют только в рамках "безличных" обязанностей, существующих в данной организации;
– ярко выраженная иерархия должностей и обязанностей;
– индивиды нанимаются и продолжают работу на основе контракта;
– людям, занимающим должности в организациях, выплачивают заработную плату, размер которой зависит от занимаемого ими уровня в иерархии;
– бюрократия представляет собой карьерную структуру, в которой продвижение производится по заслугам или по старшинству, независимо от суждений начальника;
– должность, занимаемая индивидом в организации, рассматривается им как единственное или, по крайней мере, главное занятие;
– деятельность представителей бюрократии основывается на строгой служебной дисциплине и подлежит контролю.
Эффективная (идеальная) бюрократия имеет свои особые характеристики, а именно:
– вся деятельность организации расчленяется на простейшие операции, выполнение которых поручается специалистам, полностью отвечающим за выполнение своих обязанностей, и формально закрепляется за отдельными ее звеньями;
– каждый руководитель наделяется формально закрепленной властью и авторитетом, которые действуют только внутри организации. В построении организации должен четко проявляться принцип иерархии.
– деятельность организации регулируется "последовательной системой абстрактных правил" и состоит в применении этих правил к частным случаям;
– любой руководитель организации должен сохранять необходимую "социальную дистанцию", должен быть беспристрастным по отношению к своим клиентам и подчиненным, что способствует одинаково справедливому отношению ко всем лицам;
– служба в бюрократической организации основывается на соответствии квалификации занимаемой должности. Члены организации должны быть ограждены от возможности произвольного увольнения. Система продвижения кадров может быть построена по принципу старшинства, успешности деятельности или с учетом обоих факторов.
Макс Вебер, таким образом, разработал идеальный тип управления формальной организацией. Бюрократия в таком идеальном виде представляет собой наиболее эффективную машину управления, основанную на строгой рационализации.
Такая организация - это модель поведения и отношений, которая намеренно и на законных основаниях планируется для членов организации. Два момента в определении формальной организации нуждаются в объяснении: "намеренно" и "на законных основаниях". В некоторых простых ситуациях организация может быть совершенно не спланированной. Когда автомобиль застревает в рытвине на проселочной дороге, пассажиры, скорее всего, выйдут из автомобиля и будут его толкать без какого бы то ни было "намеренного" планирования своего поведения. С другой стороны, в большинстве организаций и, конечно, во всех правительственных организациях существует несколько служащих, которые тратят все свое время или часть его, планируя систему поведения в организации - разделение труда и распределение обязанностей, отношения субординации, каналы обмена информацией и т.д.
Конечно, кто угодно в организации (или вне ее) может составить такой план. Может быть составлено несколько планов, и они могут вступить в конфликт друг с другом. Формальная организация начинает свое существование тогда, когда появляется согласованная и общепризнанная процедура «узаконивания» одного из таких планов. Для правительственных организаций это «узаконивание» принадлежит к исключительной компетенции законодательного органа, создающего организацию (или более широкую структуру, частью которой она является) законодательным актом и разрабатывающего процедуру, на основе которой назначается управляющий или правление для руководства организацией. Законно назначенный управляющий в свою очередь утверждает более детализированные структурные планы своей организации и назначает основных подчиненных на официальные властные должности в ней. Этот процесс может быть несколько раз воспроизведен на все более низких уровнях организационной структуры. В результате целого ряда подобных шагов мы можем обнаружить, что человек был "законно" назначен на должность заведующего отделом и в свою очередь "законно" (то есть в соответствии с формальным планом организации в целом) распределил обязанности среди сотрудников своего отдела.
2.2 Структура формальной
организации
Организация любого размера (в том числе и формальная) состоит из нескольких групп. Руководство создает группы по своей воле, когда производит разделение труда по горизонтали (подразделения) и по вертикали (уровни управления). В каждом из многочисленных отделов большой организации может существовать десяток уровней управления. Например, производство на заводе можно разделить на более мелкие подразделения – механообработки, окраски, сборки. Эти производства в свою очередь можно делить и дальше. Таким образом, большая организация может состоять буквально из сотен или даже тысяч малых групп.
Помимо неформальных групп, входящих в формальную организацию, имеются группы, созданные по воле руководства для организации производственного процесса, так называемые формальные группы. Как бы малы они ни были, это – своеобразные малые формальные организации, чьей первейшей функцией по отношению к организации в целом является выполнение конкретных задач и достижение определенных, конкретных целей.
В организации существует три основных типа формальных групп [11, c.169]:
– группы руководителей;
– производственные группы;
– комитеты.
Командная (соподчиненная) группа руководителя состоит из руководителя и его непосредственных подчиненных, которые, в свою очередь, также могут быть руководителями. Президент компании и старшие вице - президенты – вот типичная командная группа. Другим примером командной соподчиненной группы являются командир авиалайнера, второй пилот и бортинженер.
Второй тип формальной группы – это рабочая (целевая) группа. Она обычно состоит из лиц, вместе работающих над одним и тем же заданием. Хотя у них есть общий руководитель, эти группы отличаются от командной группы тем, что у них значительно больше самостоятельности в планировании и осуществлении своего труда. Рабочие (целевые) группы имеются в составе таких известных компаний как «Моторола», «Техас Инструментс», «Дженерал Моторс». Более двух третей от общего числа сотрудников компании «Техас Инструментс» (89 с лишним тысяч человек) являются членами целевых групп. За повышение общей эффективности компании они могут получать 15-ти процентную надбавку к своему бюджету. В этой компании руководство считает, что целевые группы ломают барьеры недоверия между руководителями и рабочими. Кроме того, предоставляя рабочим возможность самим думать о своих производственных проблемах и решать их, они могут удовлетворять потребности рабочих более высокого уровня [4, c.311].