Формирование базы данных персонала

НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФАКУЛЬТЕТ ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ

КАФЕДРА СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ ОБЩЕСТВА

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине «Информационные технологии»

ТЕМА: Формирование базы данных персонала

Выполнила: Тетерина Н. А.

Курс: 4

Группа: 8406

Шифр: УП-08028

                                                                                                  Проверила: стар. препод.

Насырова О. О.

Новосибирск 2012
Содержание

Введение……………………………………………………………. …3

Глава 1. Место процесса формирования персонала…………………5

Глава 2. Набор персонала……………………………………………..9

2. 1. Внешний набор персонала………………………………………10

2. 2. Формирование базы данных…………………………………….11

Заключение…………………………………………………………….15

Список литературы……………………………………………………17

Введение

Управление персоналом признается одной из наиболее важных сфер жизни предприятия,    способного многократно повысить ее эффективность,    а само понятие «управление персоналом» рассматривается в достаточно широком диапазоне: от экономико-статистического,    до философско-психологического.

Система управления персоналом обеспечивает непрерывное совершенствование процесса работы с персоналом, в котором немаловажную роль играет обеспечение организации персоналом, т.   е. набор и отбор персонала.

Процесс набора и отбора персонала,    т.   е.    формирование трудового коллектива, занимает ведущее место в системе управления предприятием.    Говоря экономическим языком,    важнейший фактор производства – труд,    который создает добавленную стоимость. Персонал, работающий в организации, чтобы приносить максимальную пользу, должен соответствовать определенным требованиям.    Но как найти подходящих кандидатов, как выбрать лучшего – эти вопросы являются важной проблемой,    которую необходимо эффективно и в достаточно сжатые сроки решать. Эффективно налаженная система методов набора и отбора персонала будет способствовать решению этой проблемы.

Актуальность проблемы обостряется в большей мере в связи с развитием рыночной системы в России,    в которой большую значимость приобретает рынок трудовых ресурсов.    Поэтому политика предприятия по отбору и набору персонала является приоритетной для фирмы,    поскольку она играет важную роль для достижения миссии и целей организации.

Длительное время в нашей отечественной науке управлению персоналом (в том числе и по поводу методов набора и отбора) практически не придавалось значения.    В настоящее время эта проблема осознается,    возрастает понимание необходимости в специалистах - управленцах,    менеджерах по персоналу.    Высшие учебные заведения России уже готовят таких специалистов,    и существует масса примеров успешного внедрения новых методик подбора персонала, которые успешно себя зарекомендовали.    Поэтому разбираться в вопросах управления персоналом ­- очень важно и нужно менеджеру любого уровня. Именно поэтому данная тема была выбрана для изучения.  

Целью данной работы является, узнать каким образом формируется база данных персонала.  

Исходя из поставленной цели работы, нужно выделить несколько задач,    которые необходимо решить,    чтобы достичь этой цели:

а) место процесса формирования персонала;

б) набор персонала

в) внешний набор персонала

г) формирование базы данных

Глава 1.    Место процесса формирования персонала

Для того,   чтобы построить эффективную систему формирования персонала,   прежде всего,   важно понять ее место в общей системе управления человечес­кими ресурсами организации.   Отбор персонала не является изолированной функцией,   представ­ляющей самостоятельную ценность; он должен быть взаимоувязан со всеми другими функция­ми управления персоналом,   чтобы не превратиться в самоцель,   которая осуществляется в ущерб другим формам работы с персоналом.  

Плохо организованный подбор персонала при­водит к нежелательным последствиям: высокой текучести персонала, плохому морально-психоло­гическому климату (конфликты,  склоки, халат­ное отношение к порученному делу и т. п.), низ­кой трудовой и исполнительской дисциплине (низкое качество работы, прогулы,   опоздания на работу и преждевременные уходы с рабо­ты,   низкая эффективность использования ра­бочего времени,    невыполнение распоряжений руководства).  

Общий контроль за политикой в сфере уп­равления персоналом и ответственность за ее результаты несет высшее руководство. Поли­тика руководства в отношении персонала (обу­чение и развитие работников,   мотивация пер­сонала, обеспечение хорошего морального климата в организации и др.) оказывает значи­тельное влияние на методы и эффективность поиска и отбора персонала.  

Основными предпосылками,   определяю­щими эффективность работы по поиску и от­бору персонала,   являются:

      постановка четких целей организации

      разработка эффективной организацион­ной структуры управления,   позволяю­щей обеспечить достижение этих целей; наличие планирования персонала, явля­ющегося связующим звеном между це­лями организации и организационной структурой управления. Плани­рование персонала - это фундамент политики в от­ношении персонала, обеспечивающий систематичный подход к поиску и отбо­ру персонала.

Процесс управления персоналом традици­онно включает девять основных направлений деятельности:

1.      Планирование персонала,   осуществ­ляемое с учетом потребностей организации и внешних условий.  

2.      Поиск и отбор персонала.  

3.      Адаптация новых работников. Вве­дение в организацию, в подразделение и в должность для обеспечения мягкого вхожде­ния новых работников в организацию и мак­симально быстрого достижения ими требуе­мых рабочих показателей.

4.      Анализ работы и нормирование труда.  

5.      Система стимулирования труда: широкий набор средств воздействия на мо­тивацию работников,   от материальных сти­мулов до расширений полномочий и обога­щения содержания труда с целью улучше­ния отношения персонала к выполняемой ра­боте и организации и повышения заинтере­сованности в достижении высоких результа­тов.

6.      Обучение и развитие, которое при­звано увеличить потенциал работников,   их вклад в достижение целей организации.

7.      Оценка исполнения, сравнение ре­зультатов работы с имеющимися стандарта­ми или с целями, установленными для конк­ретных должностных позиций.

8.      Внутриорганизационные переме­щения работников,   повышения и пониже­ния в должности, переводы, отражающие ценность работника для организации.

9.      Формирование и поддержание организационной культуры,   традиций,    по­рядков,   норм,    правил,   стандартов поведения и ценностей,   обеспечивающих эффективное функционирование организации.

Поиск и отбор персонала,  являясь ключевым элементом политики персонала,  должен быть тесно увязан со всеми основными направле­ниями работы в сфере управления персона­лом.

При поиске и отборе персонала следует иметь в виду три основные положения:

1.      Поиск и отбор персонала не должны рас­сматриваться как просто нахождение подхо­дящего человека для выполнения конкретной работы; поиск и отбор должны быть увязаны с общим контекстом плана по персоналу и со все­ми существующими программами,  реализу­емыми в сфере управления персоналом.

2.      Необходимо принимать во внимание не только уровень профессиональной компетен­тности кандидатов,  но и что не менее важно - то,   как новые работники будут вписываться в культурную и социальную структуру органи­зации.  Организация больше потеряет,  чем приобретет,  если наймет на работу технически грамотного человека,   но не способного уста­навливать хорошие взаимоотношения с това­рищами по работе,   с клиентами или постав­щиками,  или подрывающего установленные нормы и порядки.

3.      Необходимость полного учета всех тре­бований трудового законодательства и обес­печения справедливого подхода ко всем кан­дидатам и претендентам на должность.

Таким образом, поиск и отбор новых работников в организаци­ях самого разного типа затруднен из-за отсутствия у них по разным причинам соответствующих про­цедур, методического и докумен­тального обеспечения. Кроме того, одной из серьезнейших проблем является недостаток квали­фицированных специалистов, способных организовать работу по поиску и отбору персонала.

При этом можно отметить и ряд проблем в сфере поиска и отбо­ра персонала, обусловленных спецификой самих организаций. Так,  ряд крупных и известных в Архангельске ком­паний в последние годы столкну­лись с трудностями в сфере политики персонала (в том числе и по­иска и отбора новых работников) из-за частых изменений в оргструктуре предприятий, из-за сме­ны собственников, изменения стратегии развития,  из-за внедре­ния новых управленческих кон­цепций. В ряде случаев была не только не ясна потребность в персонале, была не ясна оргструктура предприятия, иногда даже было не ясно, кто собственно будет отвечать за работу с персоналом.

Но прежде чем переходить к анализу процесса формирования персонала предприятия, определимся в самом понятии «персонал». Персонал – это личный состав организации или часть этого состава,  представляющая собой группу по профессиональным или иным признакам.

Глава 2. Набор персонала

2.1. Внешний набор персонала

Возможными внешними источниками трудовых ресурсов являются:

1.      Объявление в средствах массовой информации - на телевидении, радио, в прессе. Цель - получить эффективный результат с минимально возможными затратами. Оно содержит информацию о ключевых элементах работы; требуемой квалификации; местонахождение; предполагаемом жалованьем т.д. Основное преимущество данного метода подбора кандидатов- широкий охват населения при относительно низких первоначальных издержках. Выбор средства массовой информации дол­жен быть обусловлен учетом существующих предпочтений потенциальных кандидатов. Для того, чтобы решить вопрос, через какое сред­ство массовой информации следует дать объявление о поиске кандидатов на вакант­ные должности в высшем руководстве, в эко­номической службе, в службе маркетинга и т.п., следует ответить на вопрос, какие газеты читают, какие радиостанции слушают потенциальные кандидаты на имеющиеся вакансии?

2.      Самопроявившиеся кандидаты.

3.      Отдел персонала постоянно получает резюме, телефонные звонки и другие обращения от людей, занятых поиском работы.

4.      Ярмарки выпускников, устраиваемые руководством учебных заведений в целях трудоустройства студентов, на которые приглашаются работодатели.

5.      Лизинг персонала (одна из форм временного привлечения персонала). В таких случаях заключается договор о предоставлении наемных работников на некоторое время.

6.      Государственные агентства занятости.

7.      Рекрутинговые агентства.

2.2. Формирование баз данных

В процессе набора кандидатов первым делом отдел персонала предлагает пре­тендентам на занятие вакантных мест пред­ставить свое резюме, в котором указываются лич­ные сведения и основная информация об об­разовании, профессиональном опыте, име­ющихся навыках и достижениях. Вторым важ­ным источником информации для базы дан­ных является стандартная форма «Сведения о кандидате», куда заносится основная информация о специалистах,    не принятых на работу по одним вакансиям,    но имеющих по всем данным хорошие шансы быть принятыми на работу по мере появле­ния других вакансий. Типовой бланк» Сведения о кандидате» со­держит следующие разделы:

      Ф. И. О., возраст, семейное положение,  домашний адрес

      образование

      рабочий опыт

      предыдущие места работы и причины увольнения

      дополнительные сведения (навыки ра­боты с оргтехникой,    увлечения в сво­бодное время и др.)

      рекомендации (Ф. И. О. адрес/телефон человека, дающего рекомендацию). Данное нововведение позволяет получать необходимую информацию о всех кандидатах,    попавших под внимание отдела.  

Следует учитывать,  что база данных на специалистов, предлагающих свои услуги, быстро устаревает, так как люди не сидят, сложа руки в ожидании появления вакансии в ва­шей организации, а активно ищут и могут най­ти устраивающую их работу в другой органи­зации. Поэтому с базой данных надо посто­янно работать, периодически обновляя ее, добавляя новых кандидатов или удаляя инфор­мацию о тех специалистах, которые на дан­ный момент уже отказываются от рассмотре­ния предлагаемых вакансий.

Сбор предварительной информации о кандидатах.  

Одной из основных целей этого этапа яв­ляется отсев по формальным характеристи­кам кандидатов, явно не подходящих для име­ющихся вакансий, не отвечающих минималь­ным требованиям вакантной должности. Кро­ме того, предварительная информация о ра­ботнике, собранная с помощью анализа пред­ставленных резюме, предварительного собе­седования и стандартной формы «Сведения о кандидате», дает ориентиры для построения итогового интервью с кандидатом. Например, интервьюер может захотеть уточнить причи­ны увольнения кандидата с предыдущего ме­ста работы или узнать более подробно о тех или иных направлениях его профессиональ­ной деятельности.

Предварительное собеседование.  

Поиск кандидатов на вакантную должность обычно начинается с предварительного собеседования - обмена информацией между работником службы персонала и претендентом на должность. Информация,  полученная в результате предварительного собеседования, используется для того, чтобы выявить в первом приближе­нии отсутствие у кандидата тех или иных ограничений и несоответствия требованиям ва­кантной должности.

Одной из целей предварительного собесе­дования является сообщение кандидату инте­ресующих его сведений о работе и об орга­низации. Всегда есть опасность «упустить» подходящего кандидата, поэтому очень важно,    чтобы у кандидата уже с первых минут знакомства с организацией составилось о ней благоприятное впечатление. Первое впечат­ление часто оказывается наиболее стойким и определяет последующее поведение, отно­шение и установки работника по отношению,    к организации.

Предварительное собеседование обычно проводиться до того, как кандидат заполнил стандартную форму «Сведения о кандидате». Обычно это собеседование занимает несколь­ко минут. Оно дает возможность отсеять еще до заполнения стандартной формы неквали­фицированных, незаинтересованных работ­ников, тех людей, которых не устраивают ус­ловия,  предлагаемые организацией (режим график работы, зарплата и т.   д.),  а также людей, которые производят явно неблагоприятное впечатление (низкий культурный уровень, неопрятная одежда, бросающиеся в глаза отклонения в поведении и т.   д.).  

Сбор и анализ сведений о кандидата.

Следующим этапом процесса набора является сбор и изучение информации, представленной кандидатами в резюме и в стандартной форме «Сведения о кандидате». Содержание стандартной формы со сведениями о кандидате может существенно различаться в разных организациях.  

Общепринятая процедура состоит в при­глашении кандидата в организацию для запол­нения стандартной формы. В виде исключения кандидату предлагается написать автобиог­рафию.

Анализ сведений, указанных в резюме и в стандартной форме, и сопоставление получен­ной информации о кандидате с требованиями к должности позволяет произвести предвари­тельный отсев части претендентов,    не подхо­дящих для работы в организации по формаль­ным признакам (возраст, профессиональный опыт,  стаж работы,  образование и др.).  

Требования к содержанию стандартной формы.  

Стандартная форма,    которую заполняет кандидат,    должна способствовать решению трех важнейших задач:

1.      Она должна помочь ответить на вопрос, отвечает ли кандидат минимальным тре­бованиям, установленным организаци­ей для данной работы.

2.      Стандартная форма призвана дать до­полнительные сведения,    которые по­зволят подготовиться к проведению ин­тервью с кандидатом.  

3.      Стандартная форма является источни­ком биографических данных и информа­ции о профессиональном опыте канди­дата ,которые могут быть использова­ны для прогноза его профессиональной успешности, склонности к прогулам, к увольнению после непродолжительно­го периода работы в организации и к проявлению других особенностей пове­дения,    способных неблагоприятно от­разиться на рабочих результатах.  

Для обеспечения максимальной информа­тивности стандартной формы,    в нее должны быть включены пункты, которые:

      дают значимую информации о кандида­те

      позволяют получить представление о квалификации кандидата

      исходят из анализа той работы, для вы­полнения которой отбирается кандидат

      предварительно опробованы на степень связи информации,    получаемой с их по­мощью,  с будущей профессиональной успешностью

      позволяют получить информацию, ко­торая необходима для уточнения мето­дов и процедур,    используемых в про­цессе отбора

      дают надежную информацию о канди­дате,    которая,    в случае необходимос­ти,    может быть проверена

      соответствуют действующему законода­тельству.  

Приведем для примера, как рассматриваются в ОАО «Мортехсервис» о процессе формирования персонала (а именно рабочих-ремонтников),    некоторые критерии набора персонала.  

Пожалуй, нет такой фирмы и ОАО «Мортехсервис» - не исключение,    которая могла бы сказать, что ей не нужны профессиональные рабочие.    Эта профессия на сегодняшний день является одной из самых востребуемых.    И поэтому существует такое раз­нообразие в подходах и к набору такого персонала,    и к стимули­рованию его труда.    Одни компании стараются не тратить усилий на предварительный отбор - пред­почитают набрать сразу несколь­ко человек на одно место,  и пусть каждый результатом свой рабо­ты докажет, на что способен. Однако практика ОАО «Мортехсервис» показывает, правы те, кто вкла­дывает силы,    деньги,    время на тщательный предварительный отбор персонала.  

Отбирая людей на должность рабочего, пожалуй, нигде больше нельзя стол­кнуться с таким разнообразием кандидатов.    Это касается и воз­раста,    и образования (выпускни­ки практически любого учебного заведения - текстильного, пищевого, дере­вообрабатывающего, горного,    строительного и др.), и опыта ра­боты. Какими качествами должен обладать человек, чтобы быть успешным рабочим? Кого чаше всего в ОАО «Мортехсервис» отбирают на эту должность?

Возраст.

Предпочтение отдают моло­дым людям. Они более мобиль­ны,    активны,    легче переносят не­удачи.

Образование.

Одна из немногих профессий, где образование может быть лю­бым.    Отдается предпочтение среднему специальному. Зачастую профильное обра­зование не дает преимуществ, за исключение тех случаев, когда необходимо разби­раться в технологии. Главное в работе рабочего - хорошо раз­бираться в технологии,    устройстве и материалах.  

Опыт работы.

Прекрасно, если есть опыт работы,  особенно если человек работал на аналогичном производстве, знает его и представляет воз­можности работы.

Личные качества.

В каждой профессии, чтобы добиться успеха, надо обладать неким набором качеств, и даже не столько их количеством, сколько их сочетанием. Для каждой про­фессии и должности существует баланс между опытом работы, образованием и личностными ка­чествами. Профессия рабочего-ремонтника относится к тому типу,  где личные качества человека сто­ят не на последнем месте,  и именно они определяют, насколько успешен он будет в работе. Обязательны­ми являются: умение быстро ус­танавливать контакт с людьми,  добросовестность,    ответственность и порядочность.  

Заключение

Качественно новый уровень развития экономики и, в частности,    конкретной организации не может быть достигнут без эффективного использования персонала. Это давно поняли на большинстве фирм промышленно развитых стран. Пришло время для осознания этого и в России.

Значение правильного выбора персонала исключительно важно для любой фирмы. Высококлассный персонал повышает эффективность функционирования организации, максимизируя прибыль и минимизируя вероятность неудач.

Персонал - один из важнейших факторов выживания организации в условиях рыночных отношений. Порой минимальные вложения в обеспечение фирмы персоналом и максимальное использование «человеческих ресурсов» позволяют предприятию выиграть в конкурентной борьбе.

Эффективному использованию «человеческих ресурсов» предшествуют набор и отбор персонала предприятия. Этому вопросу уделяется обычно наибольшее внимание в работе отделов персонала. Ошибка в подборе персонала влечет за собой цепь непредвиденных осложнений в работе фирмы связанных с возможным перемещением, а иногда и увольнением сотрудника.

Эффективность работы организации и ее подразделений в значительной мере зависит от того, насколько качественно был осуществлен поиск и отбор персонала.

Процедуры поиска и отбора персонала должны рассматриваться в комплексе с общей системой управления организации и ее политики в области персонала. Разработка программы по обеспечению организации новыми работниками должна учитывать цель организации, сложившуюся практику управления и наличные ресурсы.

Поиск и отбор работников требует комплексного подхода,    учитывающего требования должности, потребности организации, выбор адекватных методов отбора и т.д.

При отборе важно использовать систему методов, направленных на то, чтобы с максимальной степенью точности определить, насколько кандидат отвечает требованиям должности и потребностям организации.

Формирование рабочего персонала, обеспечение высокого качества работы, являются решающими факторами эффективности и конкурентоспособности работы фирмы на рынке, поэтому этим проблемам необходимо постоянно уделять наибольшее внимание.  

Список литературы

1.      Зайцев Г. Г. Управление персоналом на предприятии. - Москва.: Изд-во МГУ, 2003.

2.      Магура М. И. Поиск и отбор персонала.: - М.: ИНФРА-М, 2002.

3.      Основы управления персоналом: Учеб. для вузов/ Б. М. Генкин, Г. А. Кононова, В. И. Кочетков и др.; Под ред. Б. М. Генкина. – М.: Высш. шк.,  2005.  

4.      Проблемы теории и практики управления, 2001.

5.      Семёнова О. К. Менеджмент. – Братск: Лот, 2003.

6.      Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А. Я.    Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 1997.  

7.      Уткин Э. А. Управление персоналом в малом и среднем бизнесе.    – М.: АКАЛИС, 2004.

17