Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Формирование и оформление дел

СОДЕРЖАНИЕ

Характеристика предприятия	1
Описание архивных фондов	1
Описание единиц хранения	1
Описание документов	1
Описание дел и документов личного происхождения	1
Вывод	1
Приложение	11

1. Характеристика предприятия

Индивидуальное предпринимательство (ИП) Кузнецова С.И.(г. Новокузнецк) было основано в ноябре 2010 года. Индивидуальный предприниматель осуществляет предпринимательскую деятельность на основании свидетельства выданного налоговыми органами г. Новокузнецка.

В частной собственности индивидуального предпринимателя Кузнецова С.И. имеет магазин по продаже мебели.

Основным направлением деятельности предприятия является снабжение населения города и за его пределами мебелью по доступным ценам.

Главной задачей индивидуального предпринимателя Кузнецова С.И. является получение прибыли. С этой целью ИП. Кузнецова С.И. заключает договора с предприятиями торговли, частными предпринимателями и др. Имущество индивидуального предпринимателя Кузнецова С.И.принадлежит на праве полного хозяйственного ведения. В состав имущества индивидуального предпринимателя Кузнецова С.И. входят: помещение, торговое оборудование и оборотные средства, а также иные ценности, стоимость которых отражается в документах.

В период прохождение производственной практики были выполнены следующие работы:

2. Формирование и оформление дел

Формирование:

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой ДОУ организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.

Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости - и соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Оформление:

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Оформление обложки дела:

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно").

Оформление акта приема- предачи дел на государственное хранение:

Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение № 40), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой — в организации — источнике комплектования. В архив с документами передаются три экземпляра описи.

При первом приеме документов от организации принимается также историческая справка о фондообразователе и фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре организации.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, выполняются за счет организаций, сдающих документы.

3.Описание архивных документов.

1. Описание архивных фондов:

Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

2. Описание единиц хранения:

Описание единиц хранения проводится одновременно с их формированием.

При описании единицы хранения устанавливаются:

-название или заглавие документов;

- лицо или учреждение, создавшее документы;

- автор;

- адресат;

- содержание документов, подлинность, язык, способ написания;

- виды документов;

- наличие приложений;

- внешние особенности;

- даты документов;

-количество листов единицы хранения

Формирование документов в единицу хранения проводится по одному из определенных признаков (авторскому, корреспондентскому, хронологическому и т.д.). Заголовок единицы хранения обобщенно и точно отражает смысловое содержание и состав документов. Содержание документов излагается современным языком независимо от времени происхождения документа, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов. В архивной описи описываются единицы хранения (дела), а не документы.

3. Описание документов:

систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

приказы (распоряжения) по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

4. Описание дел и документов личного происхождения:

В процессе описания документов и дел личного происхождения фиксируются следующие информационные характеристики:

- фамилия, имя, отчество фондообразователя, которые являются и названием

фонда;

- заголовок дела;

- крайние даты документов дела;

- количество листов;

- архивный шифр.

Оформление служебных писем.

Составление и оформление гарантийных писем. Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Реквизиты гарантийного письма:

- эмблема организации;

- наименование организации;

- справочные данные;

- код ОКПО;

- дата;

- регистрационный номер;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- адресат;

- заголовок;

- текст;

- отметка о наличии приложения;

- печать;

- отметка об исполнителе.

Заголовок гарантийного письма отвечает на вопрос «о чем?». Текст письма начинается со слов: «Просим Вас....». (Пример оформления гарантийного письма см. в приложении 2).

2.6. Составление и оформление писем-подтверждений. Письмо-подтверждение - содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола "подтверждать". Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.(Пример оформления письма-подтверждениясм. в приложении 3).

2.7. Составление и оформление письма-просьбы. Письмо-просьба составляется с целью получения информации, документов или совершения каких-либо действий, необходимых автору. Его направляют конкретному человеку или в адрес организации. На данный вид письма требуется дать ответ. Письмо составляют как можно более простыми словами и в краткой форме, но с указанием конкретных деталей, касающихся непосредственно просьбы. Типичные примеры изложения – «Просим Вас …» или «Просим Вашего содействия…», «Надеемся получить. Допускается в одном письме высказывать несколько просьб. (Пример оформления письма-просьбы см. в приложении 7).

2.8. Оформление писем-приглашений. Письмо-приглашение – это деловое письмо, которое составляется с целью приглашения на какое-либо мероприятие: выставку, семинар, конференцию, совещание. Его необязательно размещать на фирменном бланке организации, при его оформлении можно использовать различные цвета, шрифты.

Структура письма-приглашения:

- заголовочная часть - здесь указывается конкретное лицо либо организация, которой направляется приглашение;

- обращение – общее или конкретное с указанием фамилии или имени и отчества лица;

- текст письма-приглашения – указывается название мероприятия, конкретное место, дата и время его проведения;

- подпись лица, которое инициирует приглашение с указанием его должности и ФИО.

(Пример оформления письма-приглашения см. в приложении 8).

2.9. Составление и оформление запросов. Письмо-запрос составляется для получения какой-либо официального характера информации или документов. Оформляется на официальном бланке. На письмо-запрос требуется направлять письмо-ответ. Обычно текст письма-запроса начинают с разъяснения причин, мотивов вашего обращения. В самом запросе формулируются конкретные волнующие автора письма вопросы – «Просим сообщить о…», «Просим выслать…», «Будем признательны, если…» и т.д. Допускается тактичное указание желаемого срока получения запрашиваемой информации.

(Пример оформления запроса см. в приложении 6).

2.10. Оформление информационных писем. Информационные письма сообщают заинтересованным лицам о свершившихся фактах или намечаемых мероприятиях. При составлении информационных писем используются обороты: «Сообщаем Вам, что…», «Ставим Вас в известность о том, что…», «Информируем о проведении…».

(Пример оформления информационного письма см. в приложении 7).

2.11. Составление и оформление писем-напоминаний. Письмо-напоминание относится к разряду информационных писем. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить некие взятые на себя обязательства. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться своевременного выполнения принятых обязательств.

Отличительными особенностями письма-напоминания являются:

- ссылка на высланный ранее документ, предварительную договоренность, договор;

- более краткая форма изложения сути предложений (пожеланий или требований) автора.

Письма-напоминания (предупреждения) относятся к информационным письмам, требующим ответа адресата.

(Пример оформления писем-напоминаний см. в приложении 11).

В процессе прохождения практики на данном предприятии было проанализировано формирование и оформление дел, документов и составление, формирование информационно-справочных документов (писем). В результате анализа было выявлено что формирование и оформление дел соответствует требованиям «Основных правил работы государственных архивов», а формирование информационно-справочных документов на данном предприятии соответствует ГОСТУ Р 6.30 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Приложение 1


	Индивидуальный предприниматель
	«Кузнецов И.С.»
	Секретариат
ДЕЛО № 03-05 Том № __1__
	Документы (отчеты, сводки, справки),
	представляемые структурными
	подразделениями руководству организации


(заголовок дела)
		2013
		(год)
На		110	лист.
Хранить		5	лет

Приложение 2

акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив

УТВЕРЖДАЮ

ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПРЕДПРИНЕМАТЕЛЬ «Кузнецов И.С.»

Акт

16.12.2013 N 123

г. Новокузнецк

приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив

УТВЕРЖДАЮ

Директор

государственного архива

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Гербовая печать государственного архива

В связи с
		(истечением срока хранения документов

(название фонда) в организации, ликвидацией организации и т.д.)


(наименование организации)
передает, а
	(наименование государственного архива)
принимает на государственное хранение документы и страховые копии за
			(годы)
и справочный аппарат к ним:

N п/п	Название и номер описи	Кол-во описи	Кол-во принятых дел количество ОЦД	Кол-во страховых копий	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого принято		ед. хр. (в том числе страховых копий)
	(цифрами и прописью)
В государственном архиве фонд N _______________

Передачу произвели:

Прием произвели:

Наименование должностей лиц,

производивших передачу

Наименование должностей лиц,

производивших прием

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Приложение 3

гарантийное письмо

ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПРЕДПРИНЕМАТЕЛЬ «Кузнецов И.С.»

Ул. Покрышкино 63 а,

г. Новокузнецк, 608000

Тел./факс (4532) 78-56-83

E-mail: [email protected]

ОКПО 0484978,

ОГРН 232097543795,

ИНН/КПП 7876876530/34100907

__26.09.2013__ № ____5_____

Директору ООО «Сектор»

г-ке Галошовой Н.А.

ул. Кирова 12

г. Новокузнецк, 529876

о поставке продукции

Просим Вас поставить партию продукции, согласно заявки № 1309 от 13 сентября 2013 г.

Оплату гарантируем произвести в срок до 15 октября 2013 г.

В случае неуплаты в установленный срок будет осуществлена выплата процентов из расчета 1 % от суммы просроченных обязательств, за каждый день просрочки.

Наши банковские реквизиты:
ОАО «СБЕРБАНК», г.Новокузнецк
р/с № 23709850000080100058
к/с 3019064000000000504
БИК 044529865
ИНН 7876876530
КПП 34100907

Директор ИП «Кузнецов»	Кузнецов	И.С.Кузнецов
Главный бухгалтер	Карякина	В.П. Карякина

Приложение 4

сопроводительное письмо

ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПРЕДПРИНЕМАТЕЛЬ «Кузнецов И.С.»

Ул. Покрышкино 63 а,

г. Новокузнецк, 608000

Тел./факс (4532) 78-56-83

E-mail: [email protected]

ОКПО 0484978,

ОГРН 232097543795,

ИНН/КПП 7876876530/34100907

__26.09.2013__ № ____5_____

Директору ООО «Сектор»

г-ке Галошовой Н.А.

ул. Кирова 12

г. Новокузнецк, 529876

Уважаемая Наталья Александровна!

Высылаем в Ваш адрес подписанный и скрепленный печатью договор поставки № 2013-26-07 от 26.07.2013 г. Просим его подписать, скрепить печатью и один экземпляр направить нам в течение 7 дней.

Приложение: договор в 2-х экз.(всего на 6 листах).

Директор

Кузнецов

И.С.Кузнецов

Приложение 5

письмо подтверждение

ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПРЕДПРИНЕМАТЕЛЬ «Кузнецов И.С.»

Ул. Покрышкино 63 а,

г. Новокузнецк, 608000

Тел./факс (4532) 78-56-83

E-mail: [email protected]

ОКПО 0484978,

ОГРН 232097543795,

ИНН/КПП 7876876530/34100907

__6.07.2013__ № ____5_____

Директору ООО «Сектор»

г-ке Галошовой Н.А.

ул. Кирова 12

г. Новокузнецк, 529876

Уважаемая Наталья Александровна!

Сообщаем Вам, что мы получили подписанный и скрепленный печатью договор поставки № 2013-26-07 от 26.07.2013 г.

Приложение: договор в 1 экз.(всего на 3 листах).

Директор

Кузнецов

И.С.Кузнецов

Приложение 6

ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПРЕДПРИНЕМАТЕЛЬ «Кузнецов И.С.»

Ул. Покрышкино 63 а,

г. Новокузнецк, 608000

Тел./факс (4532) 78-56-83

E-mail: [email protected]

ОКПО 0484978,

ОГРН 232097543795,

ИНН/КПП 7876876530/34100907

__6.07.2013__ № ____5_____

Директору ООО «Сектор»

г-ке Галошовой Н.А.

ул. Кирова 12

г. Новокузнецк, 529876

Уважаемая Наталья Александровна!

Подтверждаем свое согласие с предложенными Вами сроками сдачи проектной документации в течение полугода с даты подписания договора и первого этапа работ в течение последующего года.

Мы включили эти сроки в договор.

Направляем Вам экземпляры договора, подписанные со стороны нашей фирмы, и будем признательны за скорейшее возвращение экземпляра, подписанного со стороны Вашей фирмы.

С уважением.

Директор

Кузнецов

И.С.Кузнецов

Приложение 7

письмо просьба

о перенесении даты презентации

ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПРЕДПРИНЕМАТЕЛЬ «Кузнецов И.С.»

Ул. Покрышкино 63 а,

г. Новокузнецк, 608000

Тел./факс (4532) 78-56-83

E-mail: [email protected]

ОКПО 0484978,

ОГРН 232097543795,

ИНН/КПП 7876876530/34100907

__6.09.2013__ № ____5_____

Директору ООО «Сектор»

г-ке Галошовой Н.А.

ул. Кирова 12

г. Новокузнецк, 529876

Уважаемая г-ка Голошова Н.А!

В связи с возникшими техническими проблемами прошу Вас перенести дату проведения презентации на 09.10.2013 г.

С уважением Кузнецов Игорь Сергеевич.

Директор

Кузнецов

И.С.Кузнецов

Приложение 8

письмо приглашение

ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПРЕДПРИНЕМАТЕЛЬ «Кузнецов И.С.»

Ул. Покрышкино 63 а,

г. Новокузнецк, 608000

Тел./факс (4532) 78-56-83

E-mail: [email protected]

ОКПО 0484978,

ОГРН 232097543795,

ИНН/КПП 7876876530/34100907

__6.09.2013__ № ____5_____

Директору ООО «Сектор»

г-ке Галошовой Н.А.

ул. Кирова 12

г. Новокузнецк, 529876

О приглашении на презентацию

Уважаемая г-ка Галошова Н.А.!

Приглашаем Вас на презентацию нашей продукции, которая будет проводиться 08.10.2013 г.по адресу ул. Бардина, 10 павильон №10 в 12:00.

С уважением, Кузнецов Игорь Сергеевич!

Директор

Кузнецов

И.С.Кузнецов