Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Формирование информационных потоков на предприятии

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего образования

«Московский государственный университет информационных технологий, радиотехники и электроники»»

Кафедра УЭ-3 «Менеджмент» _________________________

Дисциплина Информационный менеджмент __________

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к курсовой работе на тему:

ФОРМИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Студент Величко И. Е.

подпись фамилия и инициалы

Группа КИУЭ2-1101 (д) шифр 110032 КИЭФ3з

Обозначение проекта КР-2068752-080801-УЭ-2-35-14

Работа защищена на оценку

Руководитель проекта __Казанская И.В.___

подпись фамилия и инициалы

Члены комиссии:

подпись фамилия и инициалы

Кимры 2014 г.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего образования

«Московский государственный университет информационных технологий, радиотехники и электроники»»

Кафедра УЭ-3 «Менеджмент» ____________________________

Дисциплина Информационный менеджмент ______________________

ЗАДАНИЕ НА КУРСОВУЮ РАБОТУ

Студент Величко И. Е. группа КИУЭ2-1101(д) шифр 110032 КИЭФ3з

1. Тема: ФОРМИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ__

2. Срок представления проекта к защите « » 2014 г.

3. Исходные данные для разработки ___ специальная и учебная литература, материалы периодической печати и Интернет-источники по вопросам, связанным с _______________ информационными технологиями в менеджменте___________________________________

_____________________________________________________________________________

4. Содержание пояснительной записки:

Титульный лист (пояснительная записка к курсовой работе)

Задание (на курсовую работу)

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. Информационные потоки

1.1 Виды и особенности информационных потоков

2. Характеристика информационных потоков

2.1 Внутренние информационные потоки
2.2 Внешние информационные потоки
3. Анализ информационных потоков на предприятии

3.1 Проектирование информационной системы

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Руководитель проекта Казанская И.В.______

подпись фамилия и инициалы

Задание принял к исполнению «__20__» 10__ 2014 г. подпись студента

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Информационные потоки. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Виды и особенности информационных потоков. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

2 . Характеристика информационных потоков. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

2.1 Внутренние информационные потоки. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

2.2 Внешние информационные потоки. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

3. Анализ информационных потоков на предприятии. . . . . . . . . . . . . . . . . .10

3.1 Проектирование информационной системы. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ. . . . . . . . .15

ВВЕДЕНИЕ

Переход к рыночным отношениям в экономике и научно-технический прогресс чрезвычайно ускорили темпы внедрения во все сферы социально-экономической жизни российского общества последних достижений в области информатизации. Термин «информатизация» впервые появился при создании локальных многотерминальных информационно-вычислительных систем и сетей массового обслуживания.

Важнейшая особенность процесса управления заключается в его информационной природе. Организация реализации принятых решений проводится через систему методов воздействия на работников с использованием информации о ходе выполнения принятых решений (обратная информация). Чем точнее и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы управления, чем полнее она отражает действительное состояние и взаимосвязи в объекте управления, тем обоснованнее поставленные цели и реальные меры, направленные на их достижение.

Информация как элемент управления и предмет управленческого труда должна обеспечить качественное представление о задачах и состоянии управляемой и управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого их состояния.
Информационное обеспечение — это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о логике изменения и преобразования элементов производства.

Выделяют два уровня характеристики информационного обеспечения: элементный, (совокупность данных, характеристик, признаков) и системный (воспроизводящий взаимосвязи и зависимости между классификационными группами информации, реализуемый в виде информационных моделей).

При характеристике информационной системы исследуются движение информационных потоков, их интенсивность и устойчивость, алгоритмы преобразования информации и соответствующая этим объективным условиям схема документооборота.

Важнейшим компонентом информационных потоков является информационная подсистема, без которой невозможно осуществить идеи и принципы. В настоящее время доказано, что между функциями, структурой и информацией системы существуют определенные связи. Это положение системного анализа исходит из того, что совокупность всех потоков информации связывает все функции в единую систему. Информационные потоки имеют решающее значения для функционирования всей информационной цепи. В постиндустриальной экономике, определяемой еще как информационное общество, особое значение информации состоит в том, что она - прежде всего средство производства, столь же необходимое для функционирования фирмы, как сырье, материалы, рабочая сила, капитал, а не только предмет потребления.

Цель данной работы осветить формирование информационных потоков на предприятии. Задачи: показать виды и особенности информационных потоков; жать характеристику информационным потокам предприятия; проанализировать информационные потоки и проектирование информационной системы.

Информационные потоки

Виды и особенности информационных потоков

Информационная система - это размещение информации и средств обработки информационных потоков между собой и по отношению к другим предметам с целью выполнения задач планирования, управления и контроля в системах.

Информационный поток может быть обеспечен следующими средствами: техникой сбора данных; техникой передачи данных; техникой выдачи данных; техникой обработки данных и расшифровки (Таблица 1).

Таблица 1 – Квалификация информационных потоков.

Классификация информационных потоков.
По срочности	обычные	срочные	очень срочные (молнии)
По конфиденциальности	Содержащие коммерческую тайну	государственную тайну
По значимости	простые	заказные	ценные
По скорости передачи	Быстрые (электронная почта, телефон)	традиционные (почтовые сообщения)
По области охвата	местные	иногородние	дальние, международные

Важную роль среди информационных потоков играют сообщения документального характера, оформляемые чаще всего на бумажных носителях определенной формы, заполненных в установленном порядке и заверенных подписями и печатью отправителя сообщения. Такие сообщения называются документальными.

В информационных потоках документальные сообщения занимают большую долю. Чаще всего информационный процесс начинается с информационного обеспечения и формирования информационных потоков, предопределяющих создание и перемещение материальных потоков. Нередко первые информационные потоки складываются из протоколов о намерениях сторон (называемых также рамочными контрактами) стать партнерами в процессе купли-продажи какой-либо продукции.

Второй информационный поток, следующий за названными, - согласованный сторонами контракт-договор о торговой сделке. Такой информационный поток в рыночной экономике предваряет материальный поток и является юридическим основанием для формирования потока материальных ресурсов. После этого информационного потока в согласованные сторонами сроки формируется и отгружается материальный поток либо несколько потоков, предусмотренных контрактом, в соответствии с условиями сделки. Когда материальный поток отгружен, информация об этом отсылается партнеру. После приемки материального потока его покупателем информация о поступлении передается поставщику материальных ресурсов. Подобный обмен информацией между ними осуществляется также в течение всего времени движения потока.

Управление информационными потоками - средство управления материальными потоками, их формированием, перемещением, приемкой.

При умелом управлении информационными потоками снижаются затраты на их формирование, передачу, приемку и хранение информационных массивов, ускоряется информационный обмен, скорость их приемки, не допускается несоответствие скорости работ передатчика и приемника, учитывается пропускная способность средств связи на каждом участке информационного пути и квалификация операторов, занятых на них.

Планирование информационных потоков позволяет заранее определить пропускную способность средств связи, потребную для обслуживания данных потоков в пунктах передачи, координации, приемки информации.

При проектировании информационных потоков выбирается их рациональный путь и режим обслуживания средствами свези. В результате обеспечивается надежность материально-технического обеспечения ин формационных потоков. Без этого надлежащее информационное обеспечение материальных потоков создать не удается.

ка груз доставка

Характеристика информационных потоков

Внутренние информационные потоки

Внутренние информационные потоки - это потоки информации между различными службами и уровнями предприятия, например Документ на отпуск материалов с заводского склада в цех предприятия, Документы об отпуске материальных ресурсов из одного цеха другому, Документ о приемке на склад готовой продукции, изделий и деталей. Внутренние информационные потоки четко характеризуют этапы процесса: снабженческий, внутрипроизводственный, сбытовой.

Основными особенностями внутренних информационных потоков являются: упрощенное оформление, заверяются подписями должностных лиц, внутри отдельных производственных подразделений (цехов и участков) как правило, мало документированы, часто состоят из устных сообщений.

Основные данные, образующие внутренние потоки информации:

По закупкам - заказы на закупку продукции, условия поставки и крайний срок поставки, цены поставщиков и ценовые скидки, альтернативные источники поставок и цены альтернативных поставщиков, информация об общих издержках материально-технического обеспечения при осуществлении закупок у альтернативных поставщиков, требования по выбору маршрута транспортировки груза, вид транспортировки продукции от поставщиков, требования, предъявляемые к поставщикам в отношении условий доставки продукции покупателям.

По производству продукции: производственные мощности; альтернативные издержки производства, основанные на различных планах производства, требования отгрузки; нововведения в производстве; новые или пересмотренные планы упаковки продукции; нововведения в системе материально-технического обеспечения; требования системы оптового распределения; мощность складских помещений; планирование производства; складская система по обработке материалов; альтернативные издержки материально-технического обеспечения, основанные на различных производственных программах; вид движения сырья и материалов

По маркетингу: уровень обслуживания покупателей; ценовые скидки и планируемые пересмотры цен; требования специального обслуживания покупателей; положения, регулирующие продажи и специфические регионы; продажа нового продукта и реклама; прогнозы объема продаж; показатели деятельности фирмы по соблюдению стандартов обслуживания покупателей; издержки материально-технического обеспечения, относящиеся к альтернативным уровням обслуживания покупателей; жалобы и претензии покупателей; потенциальные изменения в уровне издержек материально-технического обеспечения, которые могут повлиять на выполнение будущих программ по увеличению объема сбыта продукции; издержки материально-технического обеспечения у фирм-конкурентов.

По финансам и учету: оценка кредитоспособности покупателя; ведение счетов; смета издержек материально-технического обеспечения; планируемые инвестиции капитала; определение финансового положения предприятия, оценка его деятельности; осуществление кредитных операций; определение размеров наличия капитала; установление статуса потребностей в капитале ведение операций по контролю за счетами, по транспортировке грузов; система обработки заказов (для обеспечения согласованности между счетами на закупленную продукцию и кредитом).

2.2 Внешние информационные потоки

Потоки внешней информации и материально-техническом обеспечении включают в себя заказы покупателей на продукцию фирмы, данные о конкурентах, инструкции предприятиям оптовой торговли, информацию о технологических новинках, изменениях в законодательстве, а также об условиях рынка труда и продукции.

Структура внешних информационных потоков на предприятии:

По финансам и учету: эксплуатационные характеристики продукции, приобретаемой предприятием; требования покупателей по замене некачественных компонентов; руководство по закупкам.

По производству: информация о характеристиках продукта предприятия; информация о характеристиках продукта конкурентов; рекомендации по совершенствованию продукта или его упаковки; объяснение не удовлетворительных характеристик продукта (ответ на жалобы и претензии покупателей); руководство по производству (когда требуется осуществление дополнительной сборки продукта);

По материально техническому обеспечению: данные о продажах; система контроля за уровнем запасов; место нахождения и мощность склада; система оформления повторных заказов; система обращения с материалами; разбивка продукции на конкурентоспособную и неконкурентоспособную; предпочитаемые транспортные агенты; показатели деятельности транспортных агентств;

По маркетингу: данные о продажах; последствия мер по повышению уровня продаж; приспособление к рыночным требованиям; финансовые возможности покупателей, рыночная деятельности конкурентов; требования к обслуживанию покупателей; рыночные цели компаний; внедрение новой продукции; планы стимулирования продаж и рекламной деятельности; цены и ценовые скидки; программа сбыта и ее цели; планы по пополнению уровня конкурентоспособности продукции.

По финансам и учету: данные о продажах; финансовое положение предприятия, оценка кредитоспособности; ведение счетов; определение кредитного состояния фирмы.

Анализ информационных потоков на предприятии

3.1 Проектирование информационной системы

При создании и совершенствовании информационной системы должны быть обеспечены как более рациональная организация информационных потоков, так и существенное повышение их интенсивности, то есть ускорение передачи и обработки информации, поступающей от ее источника к потребителю. Для решения этих задач при проектировании информационных систем, прежде всего, проводиться анализ информационных потоков, который позволяет:

Рассмотреть все цепочки в системе обработки данных, начиная с получения исходных сведений, постепенное преобразование и формирование конечных данных, которые направляются управляемой системе в качестве команд и внешним организациям в качестве отчетной и прочей информации. При этом определяемся роль каждого подразделения в комплексе работ, выполняемых системой управления предприятием и зафиксированных в схеме обработки данных, уточняется их структура и функции.

Построить схему информационных связей подразделений предприятия между собой и с внешней средой. В схеме могут содержаться сведения о конкретных формах информационных связей и указываются их количественные и временные характеристики.

Выявить первичные (исходные) для предприятия данные.

Первичными данными считаются такие, которые поступают в систему управления из внешнего мира, возникают в управляемой среде или хранятся в памяти системы управления предприятием. Все эти сведения объединяются тем свойством, что они используются в работе системы управления предприятием, поступая в нее в готовом виде.

Выявить результаты работы системы управления предприятием (как информационной), а именно, перечень всех производных данных, возникающих в результате обработки первичных (исходных) документов и показателей.

Таким образом, анализ информационных потоков позволяет изучить существующую систему организации внесистемного информационного обеспечения, создает основу для последующего совершенствования информационных связей, оптимизации информационных потоков. Анализ информационных потоков осуществляется в два этапа: первый - обследование, второй - построение и анализ информационной структуры рассматриваемой организационной или производственной системы.

Основу для проектирования информационной системы составляют результаты обследований информационных потоков и документооборота данного предприятия.

Программа обследования должна включать в себя следующие основные разделы:

- определение функций и содержания работ, для выполнения которых предназначена данная информационная система.

- анализ форм производственной документации, организации ее подготовки, хранения и предоставления пользователям.

- изучение используемых номенклатур ресурсов всех видов (трудовых, материальных, вычислительных, информационных и т.д.), применяемых классификаторов и кодификаторов, локальных и глобальных шифров.

- анализ достигнутого уровня автоматизации на отдельных стадиях, определение ,,узких мест’’ в организации внесистемного информационного обеспечения.

- маршрутизацию движения информационных потоков внутри данной системы и ее внешние информационные связи.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Цель автоматизации разнообразных потоков информации — совершенствование существующего документооборота, форм документов,сокращение их числа и копий, оптимизация маршрутов движения документов и алгоритма их формирования. Одна из основных задач состоит в разработке и внедрении средств и методов использования вычислительной техники для перевода документооборота из бумажной формы в электронную. Современные сетевые информационные технологии позволяют решить эту задачу. Все банки мира уже связаны сетевыми электронными сетями, и финансовые документы циркулируют в основном в электронном виде. Постепенно выходят из обращения бумажные акции предприятий и другие ценные бумаги. Их заменяют электронные депозитарии, т. е. базы данных (БД), в которых сведения об акционерах хранятся в виде записей. Сравнительно недавно появились электронные деньги — это тоже записи БД. Движение электронных денег происходит по безбумажной технологии путем переноса данных из одних записей в другие. В качестве электронных денег служат пластиковые карты, содержащие сведения о владельце электронного счета на магнитной полосе, или смарт-карты, которые записывают на микросхему, встроенную в эту карту. По безбумажной технологии сегодня работает большинство средств массовой информации. Все этапы подготовки газет, рекламы, книг проводятся на компьютере с помощью автоматизированных издательских систем.

Многозадачные операционные системы (ОС) типа Windows позволяют одновременно создавать и редактировать тексты, а компьютерные сети объединяют в автономные рабочие группы. Такая рабочая группа может обходиться без бумажных документов до полного завершения работы над системой (проектом). Только когда работа закончена, можно составить итоговый бумажный документ. Основным препятствием на пути создания безбумажной технологии стоит проблема ввода исходных данных в электронном виде. Эта проблема решается путем создания и внедрения специальных аппаратов и специальных средств перевода информации разного вида в электронную форму. Автоматизация ввода информации в компьютер, т. е. перевод бумажных документов в электронный вид, осуществляется путем сканирования.

Существуют разные виды сканеров, но в основе их действия лежит один и тот же принцип: документ освещается светом от специального источника, а отраженный свет воспринимается светочувствительным элементом. Минимальный элемент интерпретируется сканером как цветная или серая точка. В результате сканирования документа создается графический файл, в котором хранится растровое изображение документа (состоит из пикселей). Количество точек определяется как размером изображения, так и разрешающей способностью сканера.

Проблема автоматического распознавания текста созданного точечного графического изображения является сложной. Эта задача решается с помощью специальных программных средств, называемых средствами распознавания образов. Появились специальные программы, которые распознают разные шрифты и даже рукописный текст. В нашей стране наиболее распространены программы распознавания текста на русском языке Fine Reader и CuneiForm.

Например, программа Fine Reader 7.0 компании АВВYY Software предназначена для распознавания текстов на русском и многих других языках, а также и для распознавания смешанных двуязычных текстов. Программа позволяет сканировать, распознавать, редактировать распознанный текст, проверять его орфографию и сохранять документы. Fine Reader работает с разными моделями сканеров в среде Windows и поддерживает стандарт TWAIN.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Демидова Д.Г. Информационно-управленческие системы в прогнозировании и планировании экономики: Текст лекций. - СПб: Изд-во СПбУЭФ, 1994.
Зиньковская Н.В., Бурова Н.Ф. Информационные технологии и системы в управлении предприятием. ГАУ, 1998.
Короткевич Л. Будущее информационных и документационных служб на предприятиях // Информатика. 1999 № 12.
Засурский Я.Н., Алексеева М.И., Болотова Л.Д. и др. Система средств массовой информации России. - М., 2003.
Учебник / Под общ. ред. В.Д. Попова. - М.: Изд-во РАГС, 2003.
Козырев А.А., Информационные технологии в экономике и управлении: Учебник, М. - 2000.

7. Экономика предприятия /под ред. Кантора Е.Л./Спб.: Питер,2002.

8. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы, Делопроизводство. - 2007.