Формирование личных дел сотрудников вневедомственной охраны
ГОУ ВПО «МаГУ»
Факультет педагогического образования и сервисных технологий
Кафедра документоведения и математических дисциплин
(Кафедра
ДиМД)
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине «Организации и технологии документационного обеспечения управления»
Тема: «Формирование личных дел сотрудников вневедомственной охраны
»
Выполнила студентка ______ группы
факультета
ПОиСТ ГОУ ВПО «МаГУ»
Работа
сдана _____ __________ 20__г.
Проверила кандидат философских наук
доцент кафедры ДиМД.
Оценка
__________________________
2011
Содержание
Введение…………………………………………………………
Глава 1. Теоретические основы формирования личных дел при ведении кадрового делопроизводства предприятия……………………………………….4
§ 1.1. Законодательно-нормативная база…………………………………………4
§ 1.2. Особенности ведение кадрового делопроизводства……………………....8
§ 1.3. Правила формирования личных дел сотрудников………………………...13
Вывод
по первой главе…………………………………………………………….
Глава 2. Практическая реализация формирования личных дел в условиях вневедомственной охраны…………………………………………………………20
§ 2.1. Общая характеристика деятельности предприятия……………………….20
§ 2.2. Анализ формирования личных дел сотрудников предприятия…………..23
Вывод
по второй главе…………………………………………………………….
Заключение……………………………………………………
Список источников и использованной литературы…..………………………..32
Приложение 1………………………………………………………………………36
Приложение 2………………………………………………………………………37
Приложение 3………………………………………………………………………38
Приложение
4………………………………………………………………………39
Введение
Тема моей курсовой работы - формирование личных дел сотрудников вневедомственной охраны. Данная тема носит актуальный характер в современных условиях. Актуальность настоящей работы обусловлена, с одной стороны, большим интересом к теме «Формирование личных дел сотрудников вневедомственной охраны» в современной науке, с другой стороны, ее недостаточной разработанностью. Рассмотрение вопросов связанных с данной тематикой носит как теоретическую, так и практическую значимость.
Вопросам личных дел посвящены труды:
1) В.И.
Шкатулла – кандидат
2) М.Ю.Рогожин – независимый эксперт-исследователь [37];
3) Ф.Н.Филина «Личное дело сотрудника» [38],
4) А.С. Красавин - кандидат исторических наук, ведущий научный сотрудник ВНИИДАД [39],
5) Л.М.
Вялова «Документационное
Цель: описать правила формирования личных дел и проанализировать осуществление этой работы в условиях вневедомственной охраны с. Кизильского.
Объект исследования – ведение кадровой документации вневедомственной охраны.
Предмет исследования – формирование личных дел сотрудников.
Задачи:
- Изучить законодательную, нормативную и методическую литературу по теме исследования.
- Описать особенности ведения кадрового делопроизводства и правила формирования личных дел сотрудников.
- Проанализировать осуществление этой работы в условиях вневедомственной охраны.
Методическая база исследования:
- анализ документов;
- ранжирования;
- наблюдение.
Теоретическая значимость - детализированное правило формирования личных дел сотрудников при ведении кадрового делопроизводства предприятия.
Практическая значимость – формулирование рекомендаций по совершенствованию формирования личных дел сотрудников вневедомственной охраны.
Глава 1 . Теоретические основы формирования личных дел при ведении кадрового делопроизводства предприятия.
§ 1.1. Законодательно-нормативная база
Законодательно-нормативное обеспечение - это совокупность законов, нормативно правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.
Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста. Поэтому первый шаг в создании службы персонала - это формирование достаточной базы нормативных документов.[35]
Основными нормативными документами, в соответствии с которыми формируются личные дела, являются:
- Федеральный уровень:
- Конституция Российской Федерации [1];
- Трудовой кодекс Российской Федерации [2];
- Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [3];
- Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [4];
- Федеральный закон от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» [5];
- Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне» [6];
- Указ Президента РФ от 6 марта 1997 года №188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» [7];
- Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 года №1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» [8];
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» [9];
- Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» [10];
- Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 года №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба российской федерации» [11];
- Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 года №35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» [12];
- Постановление Минтруда РФ от 25 ноября 1994 года №72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления» [13];
- Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [14];
- Постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» [15];
- Приказ Главного архивного управления СССР от 23 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» [16];
- «Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №299 [17];
- «Унифицированная
система документации. Унифицированная
система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года №65-СТ [18]; - «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. ГОСТ 6.10.4-84», утвержденный Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 9 октября 1984 года №3549 [19];
- «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 года №28 [20];
- ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования, утвержденный Постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР от 17 июля 1972 года №1411 [21];
- «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 года №536 [22];
- «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года [23];
- «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года [24];
- «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР)», принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 года №367 [25];
- «Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93», утвержден Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 года №298 [26];
- «Общероссийский
классификатор объектов административно-
территориального деления» ОК 019-95, утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 года №413 [27]; - «Общероссийский классификатор информации о населении. ОК 018-95» утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 года №412 [28];
- «Общероссийский классификатор специальностей по образованию. ОК 009-2003» утвержден Постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 года №276-ст [29];
- «Общероссийский классификатор предприятий и организаций» ОК 007-93 (далее - ОКПО) [30];
- «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года №37 [31];
- Постановление Минтруда РФ от 9 февраля 2004 года №9 «Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» [32];
- Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утверждаемые Минтруда РФ [33];
- Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации в сфере, отнесенной к компетенции Министерства [34].
2. Нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации.
3. Локальные нормативно-правовые акты:
- Коллективный договор;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Штатное расписание;
- Положение (инструкция) о делопроизводстве;
- Положение о защите персональных данных работников;
- Положение о должностной инструкции;
- Положение по оплате труда;
- Положения о структурных подразделениях и другие
Таким образом, основными нормативными документами, в соответствии с которыми формируются личные дела, являются документа, принятые на федеральном уровне, а именно Конституция РФ, Трудовой кодекс РФ, различные Федеральные законы, Указы Президента, Постановления и т.д. а второстепенными являются нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации и локальные нормативно-правовые акты.
§ 1.2. Особенности ведение кадрового делопроизводства
Кадры это основной (штатный) состав квалифицированных работников, государственных, частных учреждений и общественных организаций.
Кадровое делопроизводство определяется как деятельность, которая охватывает вопрос документирования и организации работы с документами относительно личного состава предприятия (или системы) по вопросам принятия, перевода, освобождения, учета работников и тому подобное.
Рабочее
место каждого работника
Рабочие помещения работников кадровой службы, учитывая характер работ, условно разделяют на такие зоны:
- управление (рабочие помещения заместителя руководителя учреждения по работе с кадрами, начальника отдела кадров, начальника отдела подготовки кадров и тому подобное);
- работы с посетителями (объединяет зону рабочего места инспектора (референта) из кадров и зону посетителя, оборудованную необходимым набором мебели);
- работы с документами (здесь находятся рабочие места большинства сотрудников кадровой службы, оборудованные всем необходимым для получения информации, ее обработки, хранения и выдачи документов и материалов);
- приемная (посетители ожидают приема и одновременно могут получить первичную информацию о предприятии, а в случае потребности заполнить формуляры кадровых документов);
- контактов, или зона конфиденциального общения с посетителями (изолированное помещение с интерьером, который способствует доверительному разговору);
- кодировка и хранение документов (здесь сохраняются картотеки, личные дела и трудовые книжки работников, отчеты о состоянии работы с кадрами и тому подобное).
Во всех рабочих помещениях должны быть обеспечены соответствующие условия труда
Для правильного и своевременного принятия решения по любому вопросу руководитель учреждения должен владеть информацией о состоянии личного состава и движении кадров. Четкая организация учета личного состава является предпосылкой успешной аналитической и оперативной работы с кадрами.
Учет кадров ведется на всех предприятиях, в учреждениях, организациях всех форм собственности, которые имеют право самостоятельно принимать и освобождать работников. Учету подлежат работники всех категорий независимо от характера работы или должности.
Организация учета кадров полагается непосредственно на отдел кадров, инспектора из кадров, менеджера из персонала, секретаря или другого сотрудника, который назначается приказом руководителя или владельца предприятия, учреждения, организации в зависимости от количества личного состава.
Учет кадров должен обеспечивать достоверные сведения:
- о
количестве работников за
- об
изменении количества и
- о состоянии работы из повышения квалификации, подготовки и переподготовки кадров по специальности и категориями;
- о количественном и качественном составе кадров, продвижения молодых работников, награждения;
- о
состоянии подготовки и
Чтобы получить упомянутые и другие данные о личном составе, кадровая служба и ведет соответствующую кадровую документацию.
Документация из личного состава образуется как результат работы с кадрами предприятия, учреждения, организации (их подбор, перевод, подготовка, переподготовка и воспитание). Характеризует эта документация правовые, трудовые и служебные взаимоотношения отдельной личности с учреждением.
В документации из личного состава отображается деятельность предприятия по вопросам учета, принятия, перевода, подготовки, переподготовки, аттестации, награждения и пенсионного обеспечения кадров и тому подобное.
Служебные документы из личного состава складирует основанием для:
а) предоставление гражданам документов, которые удостоверяют их личность, должность и профессию;
б) получение льгот, стипендий, пенсий или другой финансовой помощи.
Документация из личного состава используется также в справочных целях.
Особенно растет значимость документации из личного состава, когда работник достигает пенсионного возраста.
Самой характерной чертой кадровой документации является то, что она отображает управленческую деятельность конкретных лиц, то есть является именной документацией. Не случайно документация из личного состава лежит в основе фондов личного происхождения.
За функциями управления кадрами выделяют такие основные группы документов:
- личные документы работников;
- организационно предписывающая документация;
- первичная учетная кадровая документация.
К группе личных документов работников относятся паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат и другие документы, которые юридическое подтверждают ведомости, что их работники сообщают о себе. К ним можно также отнести удостоверение лица, документы о семейном положении, стаже работы, специальность и тому подобное.
Личными также есть документы, выданные учреждениями своим работникам для целевого назначения: пропуск, удостоверение, справка, которая подтверждает место работы, посада, заработную плату. К личным документам за юридическим назначением можно отнести заявления работников о принятии на работу, освобождение или перемещение, автобиографию, а также документы личного дела, которые характеризуют деловые и моральные качества работника - аттестационное письмо, представление о назначении на должность, документы о награждении, присвоении почетных званий, ранга, завещание и тому подобное.
Организационно предписывающая документация закрепляет трудовые правоотношения граждан с учреждениями, предприятиями. Условно ее можно разделить на те же разновидности, которые применяются в общем делопроизводстве.
Первичная учетная кадровая документация обеспечивает функцию учета работников и является накопителем данных, которые поставляет первичная регистрация, и следующее обновление необходимых сведений о составе и перемещении кадров.
Классификация документов из личного состава.
Исходя из технологии регистрации и накопления информации из кадров, группу первичной учетной кадровой документации разделяют на две взаимоувязанные подгруппы:
- исходные (начальные) учетные документы;
- производные (повторные) учетные документы.
Исходные учетные документы заполняют в соответствии с личными документами граждан. Это: личный листок с учета кадров, дополнения до личного листка, личная карточка и другие специализированные учетные документы.
Производные
учетные документы имеют
1) из учета принятия, перевода и освобождения работников;
2) что фиксируют заработную плату;
3) относительно
служебной аттестации и
4) какие
отображают уровень
5) относительно зачисления к резерву кадров;
6) документы из пенсионного обеспечения;
7) о
награждении, присуждении
Схема проработки кадровой документации.
Типичная
технологическая схема
§ 1.3. Правила формирования личных дел сотрудников
Личное дело сотрудника - это сгруппированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность кадровых документов
Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приёме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.
Формирование личного дела производится непосредственно после приёма (перевода) работника на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:
- личный листок по учёту кадров или анкета;
- дополнение к личному листку по учёту кадров (или анкета);
- автобиография;
- копии документов об образовании;
- трудовой договор (второй экземпляр);
- договор
о материальной
- характеристика (рекомендательное письмо);
- заявление о приёме на работу (о переводе на соответствующую должность);
- выписки из приказов (копии приказов) о приёме на работу (о перемещении на другие должности);
- выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
- выписки (копии документов) об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).
С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку. Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоение ему почётных званий) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п.
При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью:
- личному
делу присваивается учётный
- производится
заполнение соответствующих
- в личное дело вкладывается внутренняя опись (см. приложение 1).
Ведение личных дел работников
Ведение личного дела предусматривает:
- ведение
записей в соответствующих
- помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;
- изъятие документов, надобность в которых миновала;
- периодическую
проверку состояния личного
Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производится от руки перьевой или шариковой ручкой чёрного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службой управления персоналом.
Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности.
Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.
Работники обязаны своевременно предоставлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включённых в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.
Хранение и учёт личных дел организуется с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утверждённым Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.
Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном для этих целей помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.
Условия хранения должны обеспечивать надёжную сохранность личных дел и помещённых в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу.
На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:
- по порядку номеров;
- в прямом алфавитном порядке;
- по
разделам, соответствующим наименованиям
структурных подразделений
В целях сокращения общего количества учётных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов – алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включённому в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включённых в него личных дел.
Выдача личных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления с внесёнными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя кадровой службы. Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами).