Формирование регламента рабочего времени

                              Министерство сельского хозяйства Российской Федерации

Российский государственный аграрный

университет – МСХА имени  К.А. Тимирязева

(РГАУ – МСХА имени  К.А.Тимирязева)

_____________________________________________________________________________________________________________________

 

                  Факультет гуманитарно-педагогический   

Кафедра государственного и муниципального управления

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

Тема: Формирование регламента рабочего времени

 

 

                                                        Выполнил студент 3 курса 306 группы

                                                            гуманитарно-педагогического факультета

                                         

 

 

 

                                                        Руководитель к.ф.н., доцент  кафедры ГМУ

Лаврухина Елена Анатольевна

 

 

 

 

 

 

 

 

Защитил                                                                                      Оценка

«___»____________ 2011 г.                                    ___________________

 

Москва 2011 г.

 

Содержание

 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………3

Глава I. Современные подходы к регламентированию рабочего времени…………………………………………………………..…………….5

1.1. Процесс разработки регламента в организации ………….

1.2. Нормативный характер регламента рабочего

 времени ………………….

Глава II. Формирование регламента в государственных организациях Р.Ф…..

2.1.Особенности функционирования  государственных организаций…

2.2. Специфика формирования регламента  рабочего времени для 

государственных организаций………………………………………..

Заключение…………………………………………….

Библиографический список………… ………………………….

Приложения……………………………………...……………………..

 

                  Введение.

Регламентирование деятельности внутри организации стало необходимым  по мере расширения масштабов деятельности организаций, когда стало просто необходимо ввести общеобязательные правила и нормативы производства для всех сотрудников для улучшения производственных показателей и упрощения процесса производства. На рубеже XIX и XX столетий в производстве произошли крупнейшие сдвиги. Прежде всего, резко возросли его масштабы и концентрация, что выразилось в появлении предприятий-гигантов, на которых были заняты тысячи и десятки тысяч рабочих и инженеров, применялись дорогостоящее оборудование, сложнейшие технологические процессы, основанные на последних достижениях научно-технической мысли. В этих условиях потребовалось коренное изменение управления производством, которого путем частичных незначительных преобразований добиться было уже нельзя. Речь шла о внедрении иных организационных структур, схем управления, создании условий для строгого соблюдения технологий, точности выполнения трудовых операций и т.п. Одним из основоположников внедрения новых правил и стандартов в производство по праву является Фредерик Уинслоу Тейлор  — американский инженер, основоположник научной организации труда и менеджмента. Наряду с Тейлором над этой проблемой работал и другой американский ученый, Инженер-механик Г. Эмерсон. Он сформулировал принципы эффективности производства такие как: отчетливо поставленные цели — исходный пункт управления; дисциплина, обеспеченная четкой регламентацией деятельности, контролем своевременным поощрением; быстрый, надежный, полный, точный и постоянный учет, нормы и расписания, способствующие поиску и реализации резервов; нормирование операций, состоящее в стандартизации способов их выполнения, регламентировании времени; Письменные стандартные инструкции и др.¹

В настоящее время проблема регламентации  рабочего времени также является актуальной, так как управлять огромными компаниями «наобум» без четко установленных правил и технологий просто невозможно. К тому же, регламент рабочего времени дает как работнику так и работодателю гарантии четкого распределения времени и трудовых обязанностей, выполняемых в организации. Регламентирование обеспечивает дисциплинированность сотрудников и предотвращает возможность использовать сотрудников сверх нормы рабочего времени работодателем в своих корыстных целях. В регламенте рабочего времени любой организации должно быть строго прописано начало и окончание рабочего дня, время на обед, особенности работы в праздничные и выходные дни и т.д. Проблема заключается в том, что многие сотрудники не знают своих прав и не используют их. Из за юридической неграмотности и нарушаются права на труд и отдых работников.

Объект исследования в данной работе – регламент (рабочее время в организации).

Предметом исследования являются особенности формирования регламента рабочего времени.

Цели исследования:

1. Определить нормативно-правовой характер регламентирования деятельности организаций.
2. Рассмотреть регламенты рабочего времени конкретных организаций.
3. Определить функции регламента рабочего времени в организации.

Задачи исследования:

1. Выяснить роль трудового регламента в организации;
2. Рассмотреть процесс формирования регламента для организаций с различной формой собственности;
3. Выявить особенности функционирования государственных организаций с точки зрения регламентирования рабочего времени;
4. Определить специфику разработки регламента рабочего времени для государственных организаций.

Вопросы регламентации рабочего времени  в Российской Федерации четко  закреплены Законодательством  Российской Федерации, в частности Трудовым кодексом Российской Федерации (Раздел IV. РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ)², а также Федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации в сфере Трудового законодательства.

Данная проблема также рассматривается в работах:  «Правила внутреннего трудового распорядка — порядок их разработки, согласования и утверждения» - М.А. Мосейчук , «Золотые правила планирования времени» - Лотар Зайверт, «Основные вопросы задания требований безопасности в технических регламентах», Аронов И., Версан В., Теркель А.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава I. Современные подходы к регламентированию рабочего времени

 

1. Процесс разработки регламента в организации

Тема данной курсовой работы -  «Формирование  регламента рабочего времени». Для  начала следует дать определение понятию «регламент». Итак, что же такое регламент?

У этого термина есть несколько  определений и значений.

Регламент (от фр. règlement)³:

- cвод постоянных или временных правил, регулирующих внутреннюю организацию и формы деятельности палаты или однопалатного парламента, а также правовое положение депутата. Правила принимаются палатами в соответствии с принципами и иными предписаниями, содержащимися в конституциях, конституционных и органических законах, поэтому они могут быть отменены только органами конституционного надзора. В палатах обычно создаются специальные комитеты, контролирующие соблюдение регламента.

- совокупность правил, определяющих порядок работы государственных органов, учреждений, организаций (например, Генеральный регламент государственных коллегий 1720 года, Регламенты Петра I).

- порядок ведения заседаний, собраний, конференций, сессий и съездов представительных органов (например, Регламент совместных и раздельных заседаний палат Верховного Совета СССР).

- название некоторых актов международных конгрессов и конференций (например, Венский регламент 1815 года).

- регламент технический — документ (нормативно-правовой акт), устанавливающий обязательные для применения и исполнения требования к объектам технического регулирования (продукции, в том числе зданиям, строениям и сооружениям, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации).

- документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы (шаги), которые должен предпринимать участник или группа участников для выполнения бизнес-процесса, как правило, с указанием требуемых сроков выполнения этапов (шагов).

Регламент — это управленческий механизм, который регулярно применяется для решения конкретных задач. Каждый регламент содержит описание оперативной и месячной отчетности, ответственного за его применение, исполнение и контроль получения промежуточных и окончательного результатов.

Регламент формируется в каждой организации, независимо от того, государственная  она или негосударственная. Разрабатываются регламенты руководством организации, но в соответствии с действующим законодательством государства.

Регламентации подлежат виды работ, которые  регулярно повторяются, начинаются при определенных условиях и проводятся одинаковым способом. Например, определение дефицита производства, сбор данных о производственном процессе, контроль качества продукции и т.д. Регламент является документом, который состоит из следующих разделов:

Назначение регламента и задач, которые решаются при его применении;

Описание документов, необходимых для данного регламента, источники появления документов, траектории движения, места архивации;

Список документов;

Список регистрационных журналов;

Обязанности действующих лиц;

Формы важнейших документов с руководством по их заполнению;

Структура логических связей между документами, данными и  промежуточными результатами (хронограмма  или процедурная карта);

Описание оперативной  формы отчетности о выполнении регламента;

Описание формы отчетности для генерального директора по применении регламента как механизма управления.

Регламент описывает последовательность действий, выполнение которых направлено на получение окончательного результата, который представлен в виде завершающего документа или пакета документов. Например, результатом применения регламента по подготовке производства является список инструмента, который необходимо изготовить для обеспечения работ по производственной программе, результатом применения регламента по регистрации брака является документ о количестве брака, его номенклатурном составе, причинах его возникновения и т.д.

Практика применения регламентов предполагает три этапа:

согласование документа с исполнителями и его коррекция для последующего применения;

пробные запуски с целью определения длительностей основных событий, уточнения логических связей между ними, коррекции форм отчетности промежуточных и окончательных результатов;

утверждение регламента как стандарта предприятия (СТП), на этом этапе регламент должен быть включен в состав существующего СТП как дополнение, замещение отдельных положений или применен как самостоятельный стандарт.

На основании утвержденных регламентов  как СТП формируется административная структура предприятия, штатное  расписание и должностные инструкции.

В отличие от регламента процедура направлена на получение некоторого промежуточного результата. Например, регистрация или архивация документа, отбор пробы или образца для анализа, маркировка материалов, переданных на складское хранение и т.д. Как и регламент, процедура состоит из нескольких действий или шагов, но их количество меньше чем в регламенте, а характер связей между шагами проще. В состав регламента может входить действие, которое является процедурой. Например, в регламенте входного контроля отбор пробы представлен одним действием, в то же время отбор пробы – это процедура, которая включает в себя последовательность нескольких шагов: выбор объекта взятия пробы; пометка объекта взятия пробы, отбор необходимого количества вещества для анализа, размещение образца в контейнере, оформление сопроводительного документа, маркировка контейнера.

Применение процедуры  описывается в инструкции, которая напоминает регламент, но в отличие от него содержит описание, как правило, только одного документа для которого инструкция собственно и составлена. Например, в процедуре отбора пробы инструкция описывает заполнение и применение документа, сопровождающего образец от места отбора пробы к месту выполнения анализа.

Схематично связь  между регламентом и процедурой показана на следующей схеме:

В состав регламента может входить  описание инструкций по оформлению и  применению отдельных документов или  процедур. Например, в регламент  по обороту мерителя входит инструкция по ведению журнала ИРК (инструментально-раздаточная кладовая)и инструкция по раздельному хранению поверенного и отбракованного инструмента.

Применение любого механизма управления предполагает использование документов, на основании которых запускается процесс выполнения действий и в которых отражен результат их выполнения. Совокупность запускающих и результирующих документов, применяемых в очередности описанной в регламенте или процедуры, образует систему документооборота. Регламент или процедура описывает систему документооборота, использование которой решает заранее поставленную задачу и приводит к заранее предсказуемым последствиям. Например, регламент оборота мерителя представляет собой систему документооборота, которая позволяет гарантировать достоверность выполнения контрольных операций. При этом регламент начинается с графика поверок и закачивается списками поверенного и отбракованного инструмента. В свою очередь список отбракованного инструмента порождает документы процедуры бухгалтерского списания, документы процедуры формирования плана инструментального производства, документы формирования финансового плана и т.д.

Каждый документ, применяемый на предприятии, является составной частью систем документооборота регламентов  или процедур. В наиболее общем  виде каждый документ имеет набор следующих признаков:

принадлежность документа регламенту или процедуре;

документ, на основании которого появляется данный документ;

документ, который необходим для  появления данного документа  как условие;

документ, который появляется на основании данного документа;

место возникновения документа;

условие регистрации документа;

траектория движения документа;

место архивации документа.

Однако, конкретный набор признаков  зависти от типа документа. Например, первичные документ управленческого учета должны архивироваться одновременно с отметкой в журнале регистрации появления документа, а документы планирования должны содержать ссылку на документ, следствием которого они являются. Например, график поверки мерителя появляется на основании документа, в котором содержится планируемый объем и номенклатура годового производства и т.д.

Документы являются связующим элементом  действующих на предприятии стандартов. Поэтому система стандартов предприятия  должна содержать опись документов, при помощи которых осуществляется взаимодействие основных систем документооборота, т.е. финансовой, производственной, инженерной, бухгалтерской.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.  Нормативный характер регламента рабочего времени

Регламент рабочего времени должен применяться в любой организации.

Регламентация деятельности персонала

 

Михаил Гордеев, заместитель исполнительного  директора ЗАО «Евроменеджмент»  
Источник: Журнал "Кадровое дело"

Потребность в регламентации деятельности появляется тогда, когда увеличивается количество правил в «игре», в которую вовлечена организация. Другими словами, компания развивается, число управляемых объектов – сотрудников, продуктов, процессов – растет, и высшему руководству все труднее справляться с таким объемом управленческой работы.

Хороший руководитель может  эффективно управлять пятью-семью  заместителями и вдохновлять  своим энтузиазмом человек десять ключевых специалистов. Если не установлен четкий порядок распределения обязанностей и ответственности, управленческие воздействия остаются неформальными, полномочия и ответственность фиксируются на уровне устных поручений и всегда есть возможность воспользоваться недоговоренностями.

Способы регламентации

Регламентация деятельности – это установление однозначных  правил поведения в рамках определенной деятельности. Для персонала это прежде всего модели выполнения работ. Можно выделить три способа целенаправленного управления моделями поведения сотрудников в зависимости от жесткости регламентации: правила, нормы и традиции.

Правила – самый жесткий  способ регламентации. Правила –  это официально зафиксированные  в регламентирующих документах модели поведения (стандарты деятельности), соблюдение которых контролируется, а нарушение наказывается. Правилами  могут регулироваться технологические области деятельности, например технология производства, за которой следят менеджеры по качеству (ОТК). Кроме того, правилами могут устанавливаться модели проведения совещаний, форма одежды, поведение сотрудников во время корпоративных мероприятий и в некоторых случаях даже личная жизнь сотрудников.

Нормы – неофициальные  и, как правило, не зафиксированные, но четко соблюдаемые модели поведения, следование которым контролируется сотрудниками организации, а их нарушение  порицается. Сотрудники организации, которые принимают самое активное участие в сохранении, распространении и контроле за исполнением норм, становятся его лидерами (формальными или неформальными).

Традиции – максимально  мягкие требования к поведению сотрудников, при которых существует некоторая модель поведения, которую одобрило руководство, но нет ни контролирующих ее соблюдение лидеров, ни официальных правил. В данном случае модель выступает в качестве эталона, но каждый человек решает сам, следовать этому эталону или нет (по принципу «нравится – не нравится»).

Например, в вашей организации  принято дарить женщинам цветы на 8 Марта. Если обязанность вручения цветов к празднику закреплена в  кодексе компании и установлены  санкции за ее невыполнение, то это  регламентация на уровне правил. Если наличие цветов в этот день вызывает у сотрудниц радость, а отсутствие – плохое настроение и обиды, то это регламентация на уровне норм. Если же принятие решения о том, дарить цветы или не дарить, остается на усмотрение сотрудников, то это регламентация на уровне традиций.

Что регламентировать?

Для того чтобы деятельность организации была управляемой, необходимо регламентировать субъекты деятельности, процессы деятельности и ресурсы, необходимые  для ее успешного ведения.

Субъекты деятельности – сотрудники, выполняющие работу. Субъекты деятельности могут быть индивидуальными (должностные позиции, рабочие места) и коллективными (подразделения). Для регламентации деятельности субъектов обычно используются организационные документы: должностные инструкции, положения о подразделениях или должностных лицах. В создании именно таких документов наиболее сильны кадровые специалисты. Как правило, кадровики и руководят всем процессом разработки и мониторинга организационных документов.

Процессы деятельности – это части деятельности, в ходе которой субъекты выполняют свою работу, используя ресурсы. Для регламентации деятельности процессов используются нормативные документы (положения о направлении деятельности, рабочие инструкции, методические рекомендации). При разработке и мониторинге нормативных документов HR-специалисты могут иметь ведущую роль как сотрудники, умеющие проводить анализ деятельности и разрабатывать грамотные и понятные тексты. Ресурсы – это деньги, материалы, люди, которые обеспечивают деятельность компании. Распределение ресурсов обязательно нужно регламентировать, и наиболее удобно это делать с использованием планово-учетных документов (планов, нормативов).

Так как люди – один из ключевых ресурсов, необходимых в  деятельности практически любой  организации, регламентация деятельности персонала – одна из самых важных задач крупных компаний. Роль HR-специалистов при работе с планово-учетными документами заключается в разработке хороших планов по управлению персоналом, а по возможности и справочников по кадровым аспектам для менеджеров компании, например справочника по уровню зарплат в других организациях.

Есть еще один тип  регламентирующих документов – распорядительные документы (приказы, распоряжения, служебные  записки с разрешительной резолюцией, решения и т. п.). Они применяются для передачи краткосрочных, не терпящих отлагательств поручений руководства – когда нет смысла разрабатывать полноценный документ долговременного действия. Такими документами можно регулировать и субъекты, и процессы, и ресурсы.

Отметим, что объем действия распорядительных документов при регулярном менеджменте очень мал, и когда  мы говорим о регламентации, то имеем  в виду в первую очередь регламентирующие документы долговременного действия: организационные, планово-учетные и нормативные. Пользователи регламентирующих документов

Существует расхожее мнение о том, что регламентирующие документы  нужны только специалистам по регламентации  или по управлению персоналом. На самом  деле это не совсем так. Грамотная  система документационного обеспечения управлением (ДОУ) полезна для всех категорий персонала в организации – топ-менеджеров и менеджеров среднего звена, линейных руководителей и исполнителей. Рассмотрим подробнее, что же дает регламентация деятельности персонала для каждой категории сотрудников. Топ-менеджеры. Для высшего руководства регламентирующие документы – инструмент, который позволяет не отвлекаться на текущие и незначительные проблемы управления. При поставленной системе регламентации топу достаточно один раз установить набор правил – и он может быть уверен в том, что они будут правильно выполняться. Менеджеры среднего звена. Руководителям среднего звена регламентация деятельности позволяет представлять систему управления организацией комплексно: где заканчивается и начинается очередная зона ответственности, правильно ли поделены функции, кто руководит тем или иным процессом и как оцениваются результаты этой деятельности.

Линейные руководители. Для бригадиров, перед которыми уже поставлены конкретные задачи, регламентация деятельности – это руководство к действию, где должны быть описаны способы (технологии) достижения намеченных целей. На практике во время реализации многих проектов те линейные руководители, которые изначально были настроены против лишних бумажек, получив на руки регламент, со временем осознают, что работать стало гораздо проще и удобнее.

Исполнители. Данная категория персонала является, пожалуй, основным пользователем регламентирующих документов. Одним из признаков хорошо составленного регламентирующего документа является то, что он понятен исполнителю. Ведь основная причина непринятия большинством сотрудников регламентирующих документов не в том, что они не доработаны или плохо оформлены, а в том, что эти документы недостаточно отражают деятельность конкретного сотрудника. Есть, правда, еще одна причина неприятия – правильная регламентация всегда усиливает нагрузку на сотрудника (повышает его уровень эксплуатации), но не всегда это повышение приводит к росту оплаты труда.

Специалисты по регламентации и  управлению персоналом. Поскольку такие специалисты выполняют самую ответственную роль в регламентации деятельности, для них важно, чтобы регламентирующие документы были достаточно технологичными и на их разработку затрачивалось как можно меньше ресурсов.

Регламентация деятельности персонала  не требует дополнительных капиталовложений и доступна абсолютно любой организации. Она позволяет систематизировать  работу персонала, сделать ее более  эффективной, повысить ее значимость. Однако для успешного управления компанией необходимо не только структурное описание регламентов деятельности персонала, но и внедрение в сознание персонала тех ценностных установок, которые способствуют выполнению этих самых регламентов. Но это уже тема следующего нашего разговора.

"Кадровик. Кадровый  менеджмент", 2009, N 7

В ряду важнейших задач, выдвинутых современными реалиями российской экономики, особое место принадлежит комплексу  мер по развитию и совершенствованию  систем управления организациями. Эти  вопросы одинаково актуальны как для вновь создаваемых организаций, так и для действующих производственно-хозяйственных систем. Исходным пунктом решения поставленных задач является необходимость регламентирования управленческого труда персонала. В статье рассмотрены типовые формы регламентов управленческого труда.

Несмотря на активные исследования по теории и практике совершенствования  систем управления в целом и регламентирования  управленческой деятельности в частности, многие вопросы остаются пока не решенными. Это касается проблем установления границ регламентирования управленческого труда, определения рационального состава регламентов, расчета и оценки количественных показателей управленческой деятельности персонала, методологии проектирования регламентирующей документации и ряда других.

В деятельности по регламентированию  управленческого труда трудоемкость операций по анализу, обработке и  составлению регламентов управления с течением времени возрастает. Это  обусловливает необходимость их унификации и стандартизации, что наиболее полно отражается в понятии моделирования документов.

Развитие научно-технической революции, увеличение объемов производства, усложнение производимой продукции, количественный рост организаций различных форм собственности объективно способствуют созданию и обращению в сфере управленческой деятельности различной документации. Рационализация и упорядочение управленческой деятельности персонала - основная цель регламентирования.

Регламенты, содержащие информацию, необходимы для принятия оптимальных решений, а "цена" каждого решения в современных условиях очень высокая. Кроме того, регламент несет в себе и определенную долю официальности, юридическую силу, позволяет использовать соответствующую информацию и служит основой для контроля всякой деятельности. Наличие регламента повышает ответственность персонала за исполнение своей работы, помогает не совершать ошибок, дает право на проявление разумной инициативы и деловитости.

Разработке регламентов управленческой деятельности посвящен ряд научных работ. Тем не менее применяемые до сих пор регламенты имеют недостатки, безусловно сдерживающие внедрение достижений технического прогресса в сферу управления. Отметим следующие недостатки регламентов управленческой деятельности:

- дублирование регламентов и содержащихся в них информационных данных;

- недостаточно полная сопоставимость  информационных данных в различных  регламентах;

- слабая связь форм и правил  оформления регламентов между  собой, неполное соответствие  их требованиям рациональных  способов и методов создания регламентов;

- недостаточный учет при создании  регламентов требований, обусловливаемых  применением современной компьютерной  техники и коммуникаций;

- неупорядоченность применяемых  видов регламентов;

- сравнительно высокая стоимость  составления и изготовления регламентов.

Эффективным методом устранения перечисленных  выше недостатков и совершенствования  регламентов является их моделирование. Общеизвестно, что компьютеризация  обработки информации не может быть эффективной без предшествующего моделирования соответствующих регламентов управленческого труда.

Словарь управления персоналом. Моделирование - это метод научного познания, основанный на конструировании модели исходного  объекта на базе предварительного изучения и выделения его существенных характеристик, экспериментального и (или) теоретического анализа модели, сопоставления результатов с данными об объекте, корректировки объекта и т.д.

Модель - это условный образ объекта  изучения (или управления) - конструируется субъектом изучения (или управления), чтобы отобразить характеристики объекта (свойства, взаимосвязи, структурные и функциональные параметры и т.п.), существенные для цели изучения. Поэтому вопрос о качестве такого отображения и адекватности модели объекту правомерно решать лишь относительно определенной цели.