Формирование системы учета и документооборота на складе
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине: Логистика складирования
на тему: Формирование системы учета и документооборота на складе
Студентка Якимовец Татьяна Михайловна
ВШУБ ВВЛ-4 (подпись) (дата)
Руководитель (подпись) (дата) Кашникова Инна Васильевна
МИНСК 2013
РЕФЕРАТ
Курсовая работа: 38 с, 9 источников литературы, 5 приложений.
СКЛАДСКАЯ СИСТЕМА УЧЕТА, ФАКТОРЫ ФОРМИРОВАНИЯ СИСТЕМ УЧЕТА, ДОКУМЕНТООБОРОТ НА ПРЕДПРИЯТИИ, ВНЕШНИЕ ДОКУМЕНТЫ СКЛАДА, ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ СКЛАДА, АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ УЧЕТА СКЛАДА, ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА.
Объектом курсового
Предметом исследования является методика формирования системы учета и документооборота на складе.
Целью данной курсовой работы является разработка рекомендаций по улучшению системы учета и документооборота на складе.
Методы исследования:
- теоретические: анализ литературы по системам учета и документооборота на складе;
- эмпирические: системный, функциональный анализ.
Информационной базой послужили данные управленческого и бухгалтерского учета частного торгового унитарного предприятия «АллестаМебель».
Практическая значимость заключается в том, что разработанные рекомендации позволят совершенствовать систему учета и документооборота на складе предприятия «АллестаМебель», повысят эффективность процессов снабжения, сбыта, а также внутреннего перемещения ТМЦ на предприятии.
_________________
(подпись студента)
ABSTRACT
Coursework: 38, 9 sources of literature, 5 applications.
WAREHOUSE SYSTEM OF ACCOUNTING, A FACTOR OF FORMATION OF THE ACCOUNTING, WORKFLOW IN THE ENTERPRISE, EXTERNAL DOCUMENT WAREHOUSE, INTERNAL DOCUMENTS WAREHOUSES, AUTOMATED ACCOUNTING SYSTEM FOR WAREHOUSES, INFORMATION SYSTEMS
The object of the course is to study private trading unitary enterprise "AllestaMebel".
The subject of the study is a technique of forming a system of accounting and document management in the warehouse.
The purpose of this course is to develop recommendations to improve the system of accounting and documents in the warehouse.
Methods:
- Theory: an analysis of the literature on accounting systems and workflow in a warehouse;
- Empirical: the system, the functional analysis.
- Empirical The information base was provided by data management and accounting Private Trade Unitary Enterprise "AllestaMebel."
The practical significance lies in the fact that the resulting recommendations will improve the system of accounting and documents stock company "AllestaMebel" improve the efficiency of supply, marketing, and internal movement of goods and materials in the enterprise.
_________________
(Signature of the student)
СОДЕРЖАНИЕ
Введение…………………………………………………………
Глава 1. Формирование системы учёта и документооборота на складе
1.1 Формирование системы учёта … ……………………………………………....7
1.2. Документы, используемые при работе с товарами…………..……….………9
1.3 Автоматизированные системы учёта ……………………………….………..10
Глава 2. Анализ системы учета и документооборота на складе ЧТУП «АллестаМебель»
2.1 Формирование системы учета
и документооборота на ЧТУП «АллестаМебель»………………………………...
2.2 Формирование системы учета
и документооборота на складе ЧТУП «АллестаМебель»………………………………………
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию
системы учета и документооборота на складе
«АллестаМебель»…………………………………….
Заключение……………………………………………………
Список использованной литературы……………………………………….……..
Приложение 1. Образец графика документооборота
на складе предприятия «АллестаМебель»………………………………………
Приложение 2. Пример оформления международной
товарной накладной на поступление ТМЦ…………………………………………………………………..
Приложение 3. Пример накладной на внутренне перемещение………………...39
Приложение 4. Пример оформления счета выставленному заказчику……...….40
Приложение 5. Пример оформления товарно-транспортной накладной……….41
ВВЕДЕНИЕ
Одной из самых сложных задач для фирмы, занимающейся производством и торговой деятельностью, является точный и упорядоченный учет материальных средств на складах. При очень большом обороте первичных документов становится очень сложным их упорядочивание. Как правило, многие фирмы до сих пор, при таком стремительном развитии компьютерной техники и программного обеспечения, не имеют четко отлаженного компьютерного учета.
За последнее время резко возрос объем информации, которая должна своевременно обрабатываться для конкурентоспособного развития и функционирования организации.
В ЧТУП «АллестаМебель», основной деятельностью которого является оптовая продажа фурнитурой и производство мебели, основным информационным ресурсом является наличие товара, его движение, а, следовательно, оперативность складских и хозяйственных операций. Скорость работы склада определяется скоростью обработки информации о товаре, комплектующих, необходимых для производства.
Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы ЧТУП «АллестаМебель», нельзя не отметить, что эффективная работа его склада зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета.
Использование автоматизированных информационных систем позволяет:
- оптимизировать планы работы,
- быстро вырабатывать решения,
- четко маневрировать финансовыми ресурсами и т.д.
Основными факторами, определяющими результаты создания и функционирования автоматизированных информационных технологий и процессов информатизации, являются:
активное участие человека
в системе автоматизации
интерпретация информационной деятельности как одного из видов бизнеса;
формирование условий
организационно-
постановка и решение конкретных практических задач в области управления с учетом заданных критериев эффективности.
Актуальность настоящей
работы обуславливается тем, что
информация в настоящее время
выходит на первый план среди прочих
ресурсов предприятия. Это обуславливается
необходимостью экономить трудовые,
материальные и финансовые ресурсы.
В настоящее время
- Формирование системы учёта и д
окументооборота на складе
1.1. Формирование системы учёта
Складская система учета должна соответствовать требованиям, предъявляемым к ведению учета ТМЦ в компании, т.е. корпоративному порядку ведения учета и документообороту. Для выполнения заданий по работе с ТМЦ склад, с одной стороны, получает информацию от других подразделений компании и в некоторых случаях от поставщиков и получателей, а также от перевозчиков, а с другой стороны управление складскими операциями невозможно без постоянного получения информации о движении ТМЦ внутри склада.
При формировании складской системы учета необходимо принимать во внимание следующие факторы:
- установленные стандартные формы документов для ведения различных операций;
- существующий порядок документооборота и учета ТМЦ в компании;
- возможности корпоративной информационной системы;
- перечень объектов, с которыми необходимо осуществлять обмен информацией;
- степень детализации учета осуществляемых операций;
- возможности используемого оборудования (ТСД, принтера для распечатки этикеток со штрих-кодом и др.) и программного продукта;
- существующую систему управления складскими операциями;
- знание технологического процесса на складе.
Складская система учета движения товара должна обеспечивать оперативное управление и контроль движения товаров. Только наличие полной информации о том, что происходит на складе в режиме реального времени, позволит осуществлять планирование складских операций, осуществлять управление деятельностью сотрудников склада и принимать своевременные решения.
Степень детализации определяется потребностью в более полном получении информации о происходящих процессах. Например, можно установить порядок контроля товаров только при поступлении, размещении на хранение и отгрузке, а можно установить порядок сканирования товара еще и при размещении в зоне сортировки и при перемещении из зоны сортировки в зону отгрузки. Можно ввести и другие места или моменты контроля. Все зависит от поставленных перед складом задач и способов их достижения. На некоторых складах будет достаточно отслеживать только вход и выход товара со склада. При разработке системы учета необходимо точно знать, какие результаты должны быть, и определить, что может помочь в их достижении.
При описании бизнес-процессов обязательно указывается, когда, кто и каким образом должен формировать и отправлять необходимую информацию. Так как информация передается не только внутри склада, но и для внешних пользователей, и, соответственно, идет ее получение, то этот процесс необходимо регламентировать и установить порядок обмена информацией с внутренними и внешними контрагентами:
- время передачи данных, ее регулярность (сразу после приема/отгрузки товаров, ежедневно в установленное время, раз в неделю и т.п.);
- какая информация должна передаваться при приеме/отгрузке товаров или о наличии товаров на складе (артикул, наименование, количество, вес, объем и т.п.);
- в каком формате необходимо передавать информацию (в произвольной форме, согласно установленных форм документов или др.);
- каким образом передавать ту или иную информацию, документы (по факсу, по электронной почте, курьером);
- кто имеет право передавать информацию (необходимо указание ответственных лиц с обеих сторон).
Порядок обмена
информацией и документами
Результатом получения и обработки информации являются различные отчеты, формируемые складской программой. Существуют стандартные формы отчетов, а также могут быть разработаны дополнительные отчеты, необходимые для анализа деятельности склада. Наличие всех данных в БД об ожидаемом поступлении товара, о находящихся на складе товарах и об ожидаемой отгрузке позволяет формировать необходимые отчеты. В зависимости от назначения могут быть сформированы следующие виды отчетов:
- отчет о наличии товаров (качественных, бракованных);
- отчет о наполнении склада
товаров и наличии свободных мест (по объему,
ячейкам, весу);
- отчет о принятых/отгруженных товарах за сутки;
- отчет о наличии транспортных средств на территории склада (для сдачи и приемки товаров);
- отчет по количеству товаров по отдельным наименованиям;
- отчет по наличию товаров отдельных владельцев (для склада ответственного хранения);
- отчет по стоимости оказанных услуг за определенный период (за сутки, за неделю и т.п.);
- отчет по результатам инвентаризации;
- отчет по выполненным работам сотрудниками склада;
- отчет по учету рабочего времени сотрудников склада;
- отчет по расходованию материалов.
Для определения результатов деятельности склада на основе имеющихся данных возможно осуществление анализа по следующим показателям:
- по стоимости оказанных услуг за определенные периоды;
- объемам обработки товаров за определенные периоды;
- по степени заполняемости объема склада за определенные периоды;
- по количеству принятых и отгруженных ТС за определенный период;
- экономической эффективности
- работы склада за определенные периоды [1, c. 105-108].
1.2. Документы, используемые при работе с товарами
В зависимости от назначения документы, обрабатываемые на складе, можно отнести к внешним и внутренним документам. К внешним относятся такие документы, которые используются двумя или несколькими компаниями. К внутренним относятся такие документы, которые используются только складом и внутренними подразделениями компании (бухгалтерией и др.).
Внешние документы:
Товарно-транспортная накладная, CMR.
Товарная накладная (форма ТОРГ-12),
Грузовая таможенная декларация (ГТД).
Спецификация.
Счет-фактура, инвойс.
Упаковочный лист.
Заявка на прием товаров.
Заявка на отгрузку товаров.
Акт о приеме-передаче товарно-материальных
ценностей на хранение
(форма МХ-1).
Акт о возврате товарно-материальных
ценностей, сданных на хранение
(форма МХ-3).
Доверенность на получение товара со склада.
Акт о выборочной проверке
наличия товарно-материальных ценностей
в
местах хранения (форма MX-14).
Инвентаризационная опись.
Сводная инвентаризационная опись.
Сличительная ведомость.
Таблица несоответствий.
Акт инвентаризации.
Внутренние документы склада:
Приходная накладная.
Расходная накладная.
Журнал регистрации
Акт приема ТМЦ с таблицей обнаруженных повреждений.
Лист осмотра товара.
Пропуска на въезд и выезд с территории склада.
Существуют и другие документы, которые используются для оформления различных операций с ТМЦ (квитанции, ордера и др.) в зависимости от профиля деятельности компании.
Оператор склада, проверяя правильность оформления документов на поступающий и отправляемый груз, получает подтверждение или разночтения с информацией, поступившей в БД от сканирования ТМЦ. Таким образом, осуществляется проверка поступающей информации. Также желательно, чтобы товаротранспортные документы проверялись кладовщиком при приемке ТМЦ, а доверенность на получение ТМЦ со склада, при отгрузке. Человеческий фактор (невнимательность, усталость и т.п.) может повлиять на тщательность проверки данных, указанных в документах, выявить ошибки и расхождения [1, c. 108-109].
- Автоматизированные системы учё
та
При использовании
К постоянной (неизменной) информации можно отнести:
-наименование, адрес и платежные реквизиты владельца товара;
- наименования перевозчиков;
- наименование, адрес и платежные реквизиты склада;
- наименование, адрес и платежные реквизиты получателей товара;
- артикул и наименование товаров;
- определенные характеристики товаров и др.
К переменной (меняющейся) информации можно отнести:
- данные о транспортном средстве;
- данные о водителе или экспедиторе;
- время и дату;
- данные о количестве товара и др.
Подготовка документов при помощи автоматизированной системы позволяет значительно ускорить их изготовление и вносить точные данные о товаре, отправителе и получателе. При этом повышается надежность правильности внесения информации и обеспечивается последовательность выполнения операций (соблюдение технологического процесса).
При отработке технологии
и создании технологической карты
для каждой операции необходимо четко
указывать круг обязанностей и порядок
действий каждого сотрудника, с какими
документами или с какой
В программе должны быть система доступа определенного сотрудника для выполнения возложенных на него обязанностей. Как правило, доступ сотрудника к внесению или изменению БД определяется личным паролем, который в зависимости от должности и выполняемых обязанностей наделяет сотрудника определенными полномочиями (правами доступа). Также необходимо наличие в программе возможности фиксирования доступа сотрудников, не имеющих надлежащих полномочий или проникновения посторонних лиц. Время от времени необходимо менять пароли у всех сотрудников, так как эта информация может стать известной другим лицам.
Автоматический режим управления по системе «офф-лайн» или «он-лайн» охватывает управление всем складом, включающим и управление грузовым потоком. Работа системы «офф-лайн» заключается главным образом в централизованном автоматизированном сборе данных (при возможности ими распоряжаться).
Отличие систем «он-лайн» («on-line») и «офф-лайн» («off-line») состоит прежде всего в изменении времени прохождения и обработки информации. Если в системе «он-лайн» информация обрабатывается в режиме реального времени, то в системе «офф-лайн» необходимо учитывать большую временную разницу между командой и ее выполнением. Компьютер в системе «он-лайн» принимает решение о выборе места складирования товара на основе информации о запасах товара, принципах складирования груза заложенных в информационной системе, а также степени загрузки отдельных подъемно-транспортных средств.
Целесообразность системы управления «он-лайн» обусловливается следующими факторами: большой емкостью склада, значительным ассортиментным перечнем товара, процессом комплектации (сложностью заказов по ассортименту), сокращением времени выполнения заказов и другими.
Логистический процесс на современных складах, и в первую очередь на автоматизированных складах, предполагает наличие систем управления информационными потоками, которые осуществляют: управление приемом и отправкой грузов; управление запасами на складе; обработку поступающей документации; подготовку сопроводительных документов при отправке грузов и т. д.
В зависимости от уровня
организации программно-
- обработку информации вручную;
- обработку информации в пакетном
режиме (имеется в виду подготовка данных
о поступающих и отгруженных грузах, которые
периодически
вводятся в ЭВМ, обрабатываются вручную
или автоматически. В этом случае речь
идет об использовании машинного времени,
а вычислительная техника может не являться
собственностью склада);
- обработку информации в режиме
реального времени. В этом случае
информация вводится в ЭВМ одновременно
с движением грузов, или, точнее, в момент
их перехода через контрольные пункты.
Для ввода и обработки информации используются
развитая терминальная сеть и определенная
вычислительная мощность ЭВМ. В зависимости
от конкретных условий
это может быть отдельная машина, общая
для нескольких складов, или машина, управляющая
всем производством (системы управления
информацией в пакетном режиме и в режиме
реального времени не зависят от технических
характеристик грузов и технологии их
обработки на складе. Они
могут применяться на складах с высоким
уровнем механизации);
- непосредственное управление
от компьютера. На практике это предполагает
интегрированное управление материальными
и сопутствующими
им информационными потоками в режиме
реального времени.
Информационная система — ИС, является важнейшей из всего обеспечивающего комплекса. В основу ее формирования должны быть положены следующие принципы.
1. Полнота и
пригодность информации для
Складской персонал должен иметь в наличии необходимую и полную информацию для принятия решений, причем в необходимом ему виде. Например, информация о наличии запасов или о заказах потребителей часто нуждается в предварительной обработке и обычно размещается не там, где логистический менеджер принимает решения. Поэтому ИС должна представлять информацию в том месте, того вида и полноты, которая требуется при выполнении соответствующих складских логистических функций и операций.
2. Точность
Точность исходной информации имеет принципиальное значение для принятия правильного решения. Например, информация об уровнях запасов в складской сети в современных логистических системах допускает не более 1 % ошибок или неопределенности для принятия эффективных решений в сбыте, создании запасов и удовлетворении потребителей. Большое значение имеет точность и достоверность исходных данных для прогнозирования спроса, планирования потребностей в закупках товаров и т.д.
3. Своевременность
Логистическая информация должна быть доставлена в систему менеджмента склада вовремя, как этого требуют многие логистические технологии, особенно основанные на концепции ЛТ. Своевременность информации важна практически для всех логистических функций складирования. Кроме того, многие задачи в транспортировке, грузопереработке, управлении заказами и запасами решаются в режиме реального времени («on line»). Этого же требуют и многочисленные задачи логистического мониторинга функционирования склада. Требование своевременности поступления и обработки информации реализуются современными логистическими технологиями сканирования, спутниковой навигации, штрихового кодирования, внедрение стандартов EDI/EDIFACT.
4. Ориентированность
Информация в складской ИС должна быть ориентирована на выявление дополнительных возможностей улучшения качества складского сервиса, снижения логистических издержек, повышения производительности персонала и технологического оборудования. Способы получения передачи, отображения и предварительной обработки информации должны способствовать выявлению «узких» мест, резервов экономии ресурсов на складе и т.д.
5. Гибкость
Информация, циркулирующая в ИС, должна быть приспособлена для конкретных пользователей и иметь наиболее удобный для них вид. Это касается как складского персонала, так и логистических посредников и конечных потребителей. Бумажный и электронный документооборот, промежуточные и выходные формы, отчеты, справки и другие документы должны быть максимально приспособлены к требованиям всех участников логистического процесса на складе и адаптированы к возможному многопользовательскому интерфейсу.
6. Подходящий формат данных
Форматы данных и сообщений, применяемые в компьютерных и телекоммуникационных сетях складской ИС должны максимально эффективно использовать производительность технических средств (объем памяти, быстродействие, пропускную способность и т.д.). Виды и формы документов, расположение реквизитов на бумажных документах, размерность данных и другие параметры должны облегчать машинную обработку информации. Кроме того, необходима информационная совместимость компьютерных и телекоммуникационных систем логистических посредников и других пользователей по форматам данных.
Для управляющего складом
персонала информационно-
В настоящее время существует большое количество ИКТ и программных продуктов, применяемых для автоматизации документооборота на складе и поддержки работы технологического складского оборудования. Одним из наиболее перспективных направлений развития складских ИКТ является использование возможностей глобальной сети Интернет.
Остальные указанные подсистемы
обеспечивающего комплекса
Глава 2. Анализ системы учета и документооборота на складе
ЧТУП «АллестаМебель»
2.1 Анализ внутренней среды компании
Частное торговое унитарное предприятие «АллестаМебель» было основано в 2010 г.
Основной деятельностью предприятия является производство корпусной мебели, прием заказов на изготовление мебели по индивидуальным заказам. В 2012 г. предприятие начало осуществлять оптововую торговлю мебельной фурнитурой.
Магазин «АллестаМебель» находится по адресу: г. Брест, ул. Халтурина, 2/1. Общая площадь магазина составляет 135 кв.м. в том числе:
Экспозиционная площадь – 85 кв.м.
Площадь контрольно-кассового узла – 25 кв.м.
Площадь административно-бытового назначения – 25 кв.м.
Этот магазин с индивидуальной формой обслуживания покупателей. Режим работы: с 10.00 до 20.00, без выходных.
В общей сложности на предприятии числится 14 человек:
Директор – 1 чел.
Гл. бухгалтер – 1 чел.
Бухгалтер – 1 чел.
Дизайнер – 1 чел.
Логист – 1 чел.