Формирования и управления запасами на предприятии

Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ ФОРМИРОВАНИЯ И УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ

 

 

    1. Виды, классификация, источники и задачи анализа МПЗ

 

 

Эффективное управление предприятием во многом зависит от анализа и  управления материально-производственными  запасами.

Материально-производственные запасы – часть оборотных средств, которые используются в одном производственном цикле и переносят свою стоимость на создаваемый продукт.

Материальные запасы – это находящиеся  на разных стадиях производства и  обращения продукция производственно-технического назначения, изделия народного потребления  и другие товары, ожидающие вступления в процесс производственного  или личного потребления [3, с. 184].

Объективная необходимость образования запасов  связана с характером процессов  производства и воспроизводства. Основной причиной образования запасов является несовпадение в пространстве и во времени производства и потребления  материальных ресурсов. Наличие запасов  позволяет бесперебойно обеспечивать выполнение установленной производственной программы. Отсутствие на предприятии  материалов вследствие исчерпания запасов  нарушает ритм производственного процесса, приводит к простоям оборудования или  даже к необходимости перестройки  технологического процесса.

В любом  производстве материальные ресурсы  делятся на основные и вспомогательные. Основными материалами считаются те, из которых непосредственно изготавливается готовая продукция: сырье, основные материалы и полуфабрикаты. Вспомогательными материалами признаются топливо, тара, запасные части к оборудованию и т.д.

Запасы могут поступать  в организацию различными способами: приобретаться за плату у поставщиков, изготавливаться собственными силами, вноситься в счет вклада в уставный капитал, поступать по договорам, предусматривающим  оплату неденежными средствами, кроме того, организация может получать материалы и безвозмездно.

Для обеспечения  бесперебойной работы производства на складах предприятия всегда должны быть производственные запасы в пределах норм, предусмотренных потребностью предприятия. В складских помещениях предприятий осуществляются операции по поступлению производственных запасов  о поставщиков, из производства и  пр., а также по отпуску их в  производство, покупателям.

Согласно ПБУ 5/01 к бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов принимаются активы:

  • используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);
  • предназначенные для продажи;
  • используемые для управленческих нужд организации.

Материально-производственные запасы в самом общем виде классифицируются по трем видам [15, с. 109]:

  1. Производственные запасы;
  2. Незавершенное производство;
  3. Готовая продукция.

К первой группе относятся запасы сырья и  материалов, покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий, конструкций  и деталей, топливо, тару и тарные материалы, отходы, запасные части, прочие материалы.

Для каждого производственного процесса (или стадии производственного процесса) могут быть выделены следующие виды исходных материалов [16, с. 588]:

а) сырье, образующее в результате переработки значительную часть (по количеству или стоимости) конечного продукта. К сырью, как правило, относятся первичные материалы, не прошедшие переработки вообще или прошедшие ее в незначительной степени. Примерами могут служить продукты животноводства или рыболовства; продукты добычи и обогащения руды в горнодобывающей и металлургической промышленности, а также материалы, получаемые в результате специфических технологических процессов химической и физической обработки. Исходные продукты более высокой степени переработки, например, предварительно смонтированные детали, составляющие значительную по количеству часть конечного продукта, такого, как электромотор, относятся к категории полуфабрикатов. Процедура закупки таких продуктов на стороне аналогична закупке остальных видов сырья;

б) вспомогательные материалы, занимающие незначительную (по количеству или стоимости) часть в составе конечного продукта. Тем не менее, такие материалы могут иметь важное функциональное значение. Примерами вспомогательных материалов являются швейные нитки при пошиве одежды, монтажные болты, проволока. Необходимо также учитывать то обстоятельство, что отнесение продукта к той или иной категории материалов зависит от особенностей производственного процесса. Так, те же нитки в текстильной промышленности служат сырьем для изготовления ткани. Из проволоки определенного вида могут изготавливаться скрепки, и она в данном случае будет являться сырьем;

в) производственные материалы, не входящие в отличие от сырья и материалов в состав конечного продукта, но необходимые для нормального хода производственного процесса. Они обеспечивают ввод в действие и эксплуатацию оборудования. К таким средствам относятся смазочные материалы, охлаждающая жидкость для сверлильного оборудования, чистящие и моющие средства. К числу производственных материалов принадлежит также энергия, в силу высокой стоимости и значительной потребности в ней учитываемая, как правило, отдельно от остальных видов производственных материалов.

г) к числу комплектующих относятся продукты, не требующие обработки вообще или требующие ее в незначительной степени. К числу производящихся с ними операций могут относиться пересортировка, изменение размера партии, маркировка и т. п.

Сырье, полуфабрикаты, вспомогательные  материалы относятся к общей  категории сырье и материалы (так  как подвергаются обработке или  переработке в процессе изготовления конечной продукции).

На пути превращения  сырья в конечное изделие и  последующего движения этого изделия  до конечного потребителя создается  два основных вида запасов (см. рис.1).


 

 

Рис. 1. Основные виды материальных запасов [3, с. 187]

Охарактеризуем каждый из названных  запасов.

Производственные  запасы – запасы, находящиеся на предприятиях всех отраслей сферы материального  производства, предназначенные для  производственного потребления. Цель создания производственных запасов  – обеспечить бесперебойность производственного процесса.

Товарные  запасы – запасы готовой продукции  у предприятий-изготовителей, а также  запасы на пути следования товара от поставщика к потребителю, то есть на предприятиях оптовой, мелкооптовой и розничной  торговли, в заготовительных организациях и запасы в пути [9, с. 187].

Товарные запасы подразделяются, в  свою очередь, на запасы средств производства и предметов потребления.

В условиях производства продукции  на основе заказа на текущий период времени (месяц, квартал) управление производственными  запасами приобретает особую важность, вследствие чего сосредоточимся в данной работе на изучении проблем  управления именно производственными запасами.

Производственные и товарные запасы подразделяются на текущие, страховые и сезонные [3, с. 188].

Текущие запасы – основная часть  производственных и товарных запасов. Они обеспечивают непрерывность  производственного и торгового  процесса между очередными поставками.

Текущие запасы определяются исходя из интервала поставки в днях и среднедневного расхода данного вида материалов:

Зтек  = Инт * Рдн, где                                      (1)

Зтек - текущие запасы;

Инт - интервал поставки в днях;

Рдн - среднегодовой расход.

Страховые запасы создаются для гарантии бесперебойной работы предприятия и избежания простоев при недополучении материалов или нарушениях графиков поставки [1].

Страховые запасы – предназначены  для непрерывного обеспечения материалами  или товарами производственного  или торгового процесса в случае различных непредвиденных обстоятельств, например, таких как:

  • отклонения в периодичности и величине партий поставок от предусмотренных договором;
  • возможных задержек материалов или товаров в пути при доставке от поставщиков;
  • непредвиденного возрастания спроса.

Нормативные запасы материалов складываются из текущих и страховых запасов:

Знорм = Зтек + Зстрах, где    (2)

Знорм - нормативные запасы;

Зтек - текущие запасы;

Зстрах - страховые запасы.

Сезонные запасы – образуются при сезонном характере производства, потребления или транспортировки. Примером сезонного характера производства может служить производство сельскохозяйственной продукции. Сезонный характер потребления  имеет потребление бензина во время уборочной страды. Сезонный характер транспортировки обусловлен, как правило, отсутствием постоянно  функционирующих дорог.

По отношению к производству или торговле материальные запасы разделяют  на следующие виды:

  • переходящие;
  • подготовительные;
  • неликвидные;
  • запасы в пути и др.

К переходящим запасам относятся  остатки материальных средств на конец отчетного периода. Данный вид запасов обеспечивает непрерывность  производственного или торгового  процесса от начала периода, следующего за отчетным, до момента поставки очередной партии товара.

Подготовительные запасы – это  часть текущих запасов, которые требуют дополнительной подготовки перед использованием их в производственном или торговом процессе.

Неликвидные запасы – это неиспользуемые длительное время производственные или товарные запасы.

Запасы в пути – это запасы находящиеся на момент учета в процессе транспортировки.

В любой момент времени в системе  материально-технического снабжения  обычно имеются определенные запасы, движущиеся из одной части этой системы  в другую. При больших временных  интервалах между моментом выхода товара со склада и моментом его получения  заказчиком будет накапливаться  большое количество переходных запасов.

Можно выделить несколько причин, по которым предприниматели заказывают больше объем товаров, чем требуется на данный момент. Во-первых, это связано с задержкой получения заказанных товаров. Во-вторых, возможность получить товар в неполном объеме, что вынуждает заказчиков (в особенности посредников) хранить какое-то время те или иные товары на складе. В-третьих, предоставление скидок, получаемые заказчиком при покупке им крупной партии товаров. В-четвертых, транспортные, накладные и другие расходы остаются одинаковыми независимо от объема партии. Например, стоимость одного контейнера будет одна и та же независимо от того, загружен полностью контейнер или нет [3].

Одним из сильнейших стимулов к созданию запасов является стоимость их отрицательного уровня, то есть дефицита. При наличии  дефицита запасов существует три  вида возможных издержек, перечисленных  ниже в порядке увеличения их отрицательного влияния:

  • издержки в связи с невыполнением заказа (задержкой с отправкой заказанного товара) - дополнительные затраты на продвижение и отправку товаров того заказа, который нельзя выполнить за счет имеющихся товарно-материальных запасов;
  • издержки в связи с потерей сбыта - в случаях, когда постоянный заказчик обращается за данной покупкой в какую-то другую фирму, (такие издержки измеряются в показателях выручки, потерянной из-за неосуществления торговой сделки);
  • издержки в связи с потерей заказчика - в случаях, когда отсутствие запасов оборачивается не только потерей той или иной торговой сделки, но и тем, что заказчик начинает постоянно искать другие источники снабжения (такие издержки измеряются в показателях общей выручки, которую можно было бы получить от реализации всех потенциальных сделок заказчика с фирмой).

Следует иметь в виду, что стоимость  дефицита запасов больше, чем просто цена упущенных торговых сделок или  нереализованных заказов. В нее  входят и потери времени на изготовление продукции, и потери рабочего времени, и, возможно, потери времени из-за дорогостоящих  перерывов в производстве при  переходах между сложными технологическими процессами.

Создание запасов всегда сопряжено  с дополнительными финансовыми  расходами.

Затраты, связанные с созданием  и содержанием запасов можно  разбить на несколько групп:

  • отвлечение части финансовых средств на поддержание запасов;
  • расходы на содержание специально оборудованных помещений (складов);
  • оплата труда специального персонала;
  • дополнительные налоги;
  • постоянный риск порчи, нереализации просроченного товара, хищения.

В свою очередь отсутствие необходимого объема запасов приводит также к  расходам, которые можно определить в следующей форме потерь:

    • потери от простоя производства,
    • потеря от упущенной прибыли из-за отсутствия товара на складе в момент возникновения повышенного спроса,
    • потери от закупки мелких партий товаров по более высоким ценам;
    • потеря потенциальных покупателей и др.

Кроме финансовых расходов, связанных  с формированием запасов, предприниматель  должен руководствоваться конъюнктурой рынка. Т. е. на рынке действуют побудительные  мотивы.

Ниже перечислены основные мотивы, которыми руководствуется предприниматель, создавая материальные запасы:

  • возможность колебания спроса;
  • сезонные колебания спроса на некоторые виды товаров;
  • скидки за покупку крупной партии товаров;
  • спекуляции на росте цен;
  • снижение издержек на размещение и доставку заказа;
  • снижение издержек, связанных с производством единицы изделия;
  • возможность равномерного осуществления операций по производству и распределению;
  • возможность немедленного обслуживания покупателей;
  • сведение к минимуму простоев производства из-за отсутствия запасных частей;
  • упрощение процесса управления производством.

По перечисленным выше причинам предприниматели, как в торговле, так и в промышленности, отдают предпочтение созданию запасов, так  как в противном случае увеличиваются  издержки обращения, т.е. уменьшается  прибыль.

Источниками информации для анализа материальных ресурсов являются: план материально-технического снабжения, заявки, договора на поставку сырья и материалов, формы статистической отчетности о наличии и использовании материальных ресурсов, оперативные данные отдела материально-технического снабжения, сведения бухгалтерского учета о поступлении, расходе и остатках материальных ресурсах и др. [16, с. 19].

Большое значение в нормализации обеспечения  предприятия материальными ресурсами  имеет состояние запасов материалов, их своевременный анализ.

Таким образом, анализ материально-производственных запасов (МПЗ) организации производится с целью получение необходимого объема информации, дающей оценку состояния запасов сырья и материалов, готовой продукции, их соответствия потребностям рынка и выявление дополнительных резервов [13].

Задачи эффективности  управления запасами и затратами  сводятся к следующим [1, стр. 650]:

  1. оптимизации общего размера и структуры запасов товарно-материальных ценностей;
  2. минимизации затрат по их обслуживанию;
  3. обеспечению эффективного контроля за их движением.

Управление запасами и  затратами предполагает, что производственные запасы в данном случае понимаются в более широком смысле, чем просто сырье и материалы, необходимые для производственного процесса, т.е. к ним относятся сырье, материалы, незавершенное производство, готовая продукция, товары для перепродажи и др. Для финансовых менеджеров и аналитиков важна общая сумма денежных средств, омертвленных в запасах в течение технологического (производственного) цикла; именно поэтому можно объединить эти, разнородные на первый взгляд, активы в одну группу.

Управление запасами имеет огромное значение в технологическом и  финансовом аспектах. С позиции управления финансами предприятия запасы – это иммобилизованные средства, т.е. средства, отвлеченные из оборота. Без такой вынужденной иммобилизации не обойтись, однако вполне естественным является желание минимизировать вызываемые этим процессом косвенные потери, с определенной долей условности численно равные доходу, который можно было бы получить, инвестировав соответствующую сумму в какой-то альтернативный проект (например, положив деньги в банк под проценты). Эти косвенные потери при определенных обстоятельствах могут стать и прямыми. Исследования показывают, что при вынужденной реализации активов, например в случае банкротства компании, многие оборотные средства попадают в разряд неликвидов, а вырученная от их реализации сумма может быть гораздо ниже учетной стоимости.

Эти очевидные замечания  и объясняют отчасти распространенность формализованных моделей управления запасами, что имеет место в крупных компаниях с налаженным и жестко структурированным производственно-технологическим процессом. Независимо от того, используются формализованные модели или нет, руководители любой компании следуют некоторым принципам управления запасами, выбирая стратегию их финансирования. Эти принципы предполагают ответы на два вопроса:

  1. какой должна быть структура источников запасов;
  2. какой должен быть объем запасов?

Ответ на первый вопрос может  быть получен с помощью одной  из четырех моделей поведения: идеальной, агрессивной, консервативной и компромиссной. Суть идеальной модели состоит в том, что оборотные средства должны в полном объеме покрываться краткосрочными пассивами, т.е. кредиторской задолженностью. Такой подход довольно рискован, поскольку в соответствии с ним все собственные средства должны быть вложены во внеоборотные активы, и в случае возможных затруднений с кредиторами понадобится ликвидация некоторой их части, что сопряжено с различными трудностями, в том числе и временного характера.

Агрессивная модель предполагает, что долгосрочные пассивы (собственный и заемный капиталы) служат источниками покрытия внеоборотных активов и системной части оборотных средств, т.е. того их минимума, который необходим для осуществления текущей хозяйственной деятельности.

Консервативная модель предусматривает, что и варьирующая часть оборотных средств (та часть оборотных средств, которая превышает их системную составляющую и возникает лишь в пиковые периоды) также покрывается долгосрочными пассивами. В этом случае краткосрочной кредиторской задолженности нет, отсутствует и риск потери ликвидности. Заметим, что приведенное выражение об отсутствии кредиторской задолженности не следует понимать буквально. Речь идет о моделировании поведения управленческого персонала в отношении оборотных активов и расчетов с кредиторами. В частности, теоретически можно представить ситуацию, когда предприятие приобретает сырье и материалы за наличный расчет, расплачивается с бюджетом в момент начисления задолженности, не пользуется краткосрочными банковскими кредитами и т.п. Поскольку в краткосрочных источниках средств доминирует кредиторская задолженность, описанная условная ситуация с приобретением сырья за наличный расчет как раз и приводит к отсутствию кредиторской задолженности; точнее, она останется, но будет незначительной.

Компромиссная модель наиболее реальна. В этом случае внеоборотные активы, системная часть оборотных средств и приблизительно половина их варьирующей части покрываются долгосрочными пассивами.

Для ответа на второй вопрос, связанный с эффективностью управления величиной запасов, необходимо установить следующее:

  • можно ли в принципе оптимизировать политику управления 
    величиной запасов;
  • какой объем запасов является минимально необходимым;
  • когда следует заказывать очередную партию запасов;
  • каков должен быть оптимальный объем заказываемой партии?

Решение любой оптимизационной  задачи предполагает выбор целевого критерия. Для определения величины запасов таким критерием являются затраты, связанные с поддержанием запасов и укрупненно состоящие из двух элементов: затрат по хранению и затрат по размещению и выполнению заказов. Очевидно, что эти два элемента изменяются обратно пропорционально друг другу: например, чем больше завезенная партия запасов, тем одновременно большие затраты требуются для ее хранения (в частности, нужны складские помещения в достаточном объеме) и меньшие затраты — для завоза (не нужно лишний раз пользоваться услугами транспортных организаций).

Во многих учебниках  расчет размера оптимальной партии заказа (ЕОQ — Есоnomic Order Quantity) предлагается выполнять по следующей формуле:

ЕОQ = ,         (3)

где ЕОQ. - объем партии, ед.;

F - стоимость выполнения одной партии заказа, ден. ед.;

D - общая потребность в сырье на период, ед.;

H - затраты по хранению единицы сырья, ден. ед.

Отсюда оптимальный  размер производственного запаса определяется так:

ПЗопт = ,           (4)

В рамках этой теории разработаны  и схемы управления запасами, позволяющие с помощью ряда параметров формализовать процедуру обновления запасов, в частности определить их уровень, при котором необходимо делать очередной заказ. Одна из таких схем состоит из следующих моделей:

RP = MU*MD,(5)

SS = RP – AU*AD ,(6)

MS = RP+EOQ-LU*LD,(7)

где AU — средняя дневная потребность в сырье, ед.;

АD — средняя продолжительность выполнения заказа (от момента размещения до момента получения сырья), дн.;

SS — наиболее вероятный минимальный уровень запасов, ед.;

MS — максимальный уровень запасов, ед.;

RP — уровень запасов, при котором делается заказ, ед.;

LU — минимальная дневная потребность в сырье, ед.;

MU — максимальная дневная потребность в сырье, ед.;

MD — максимальное число дней выполнения заказа;

LD — минимальное число дней выполнения заказа.

Для финансового менеджера огромную роль играет и знание логики анализа производственных запасов. Не вдаваясь подробно в методику анализа, отметим только, что в ее основе лежит, в частности, понимание принципов представления запасов в отчетности. В зависимости от того, какие методы учета запасов (или себестоимости продукции) определены учетной политикой хозяйствующего субъекта, возможна различная оценка средств, вложенных в запасы, а следовательно, и различные значения параметров, участвующих в определении оптимальной политики управления ими.

Важнейшей процедурой анализа  запасов, выполняемой в рамках внутрифирменного финансового анализа, является оценка их оборачиваемости. Основной показатель — это время обращения в днях. Он рассчитывается как отношение среднего за период остатка запасов к однодневному их обороту в этом же периоде. Ускорение оборачиваемости сопровождается дополнительным вовлечением средств в хозяйственный оборот, а замедление — их отвлечением, относительно более длительным омертвлением в запасах (иначе — иммобилизацией собственных оборотных средств). Сумма средств, дополнительно вовлеченных в оборот (или отвлеченных из него), рассчитывается по следующей формуле:

∆bC = (b1-b0)*m1 = b*m1, (8)

где: ∆bC — сумма средств, дополнительно вовлеченных в оборот, если ∆bC<0, либо сумма отвлеченных из оборота средств, если ∆bC > 0; b0, b1 — оборачиваемость запасов соответственно в базовом и отчетном периодах, дн.; т1 — однодневный фактический оборот в отчетном периоде.

Анализ производственных и товарных запасов может выполняться с использованием жестко детерминированных факторных моделей. Вывод формулы сравнительно несложен; для этого применяется известный в факторном анализе прием, заключающийся в расширении жестко детерминированной факторной модели путем одновременного домножения и деления на новый фактор:

=

(9)

Поскольку по определению b0* не зависит от знака cуммирования, то . С учетом этого замечания формула (8) легко трансформируется в следующую:

,(10)

где b — время обращения i-й товарной группы, дн.;

т — однодневный товарооборот i-й товарной группы.

Формула описывает трехфакторную жестко детерминированную мультипликативную модель. Согласно этой модели величина товарных запасов может быть представлена как функция трех параметров: товарооборачиваемости отдельных товаров (товарных групп), структуры товарооборота, объема товарооборота. С помощью данной модели можно найти, каким образом каждый из этих факторов повлиял на изменение величины товарных запасов:

∆tIN = ∆bIN + ∆sIN + ∆mIN, (11)

где ∆tIN  = — общее изменение товарных запасов за период;

∆bIN = — изменение товарных запасов в результате изменений оборачиваемости по отдельным товарным группам;

∆sIN = - изменение товарных запасов в результате изменения структуры товарооборота;

∆mIN = — изменение товарных запасов в результате изменения объема товарооборота.

Приведенная методика анализа товарных запасов наибольшее значение имеет для торговых предприятий, в которых, как известно, основную часть оборотных активов составляют именно товарные запасы. Выше уже упоминалось, что эффективность текущей деятельности предприятия в значительной степени определяется скоростью трансформации оборотных активов из одного вида в другой. Товарные запасы являются одним из видов оборотных активов. Чем выше оборачиваемость средств, вложенных в товарооборотные запасы, тем меньшим их количеством можно обеспечить торгово-производственный процесс. И, наоборот, чем ниже оборачиваемость, тем дольше денежные средства омертвлены в запасах и тем меньше они дают отдачу.