Формы бухгалтерского учета. 4

Введение

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему  сбора, регистрации и обобщения  информации, без которой невозможно принятие решений в процессе осуществления организациями финансово-хозяйственной деятельности. Его основу составляет сбор информации об имуществе и обязательствах организации, который осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Выбор данной темы исследования является актуальным, так как регистрация и обобщение собранных сведений в учетных регистрах бухгалтерского учета, а также выбор формы бухгалтерского учета необходимы для формирования полной и достоверной информации о деятельности организации, ее имущественном положении, а также для предотвращения отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявления внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости. Совокупность учетных регистров, используемых организацией для отражения хозяйственных операций, образует форму бухгалтерского учета. Существующие формы бухгалтерского учета отличаются именно набором учетных регистров и системой их взаимодействия.

Цель курсовой работы - изучение организации документооборота при  использовании журнально-ордерной и автоматизированной форм бухгалтерского учета.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить регистры бухгалтерского  учета и их классификацию;

- изучить формы бухгалтерского  учета;

- рассмотреть документооборот  при журнально-ордерной и автоматизированной формах бухгалтерского учета;

- определить достоинства  и недостатки журнально-ордерной  и автоматизированной форм бухгалтерского учета.

Объект исследования –  организация документооборота при использовании журнально-ордерной и автоматизированной форм бухгалтерского учета.

Предмет исследования - журнально-ордерная и автоматизированная формы бухгалтерского учета.

Источниками информации служат: исследования отечественных и зарубежных специалистов в области бухгалтерского учета, нормативные и правовые акты, кодексы, законы, материалы  периодической  печати, интернет-ресурсы.

В работе использовались следующие  методы исследования: аналитический, структурный, описательный, сравнительный.

Курсовая работа состоит  из введения, двух глав, заключения и  списка литературы.

Глава 1. Формы  бухгалтерского учета

1.1. Учетные регистры и их виды

В соответствии  с законом  о «Бухгалтерском учете» организации  обязаны вести бухгалтерский  учет имущества, обязательств и хозяйственных  операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета [2,ст.8].

Чтобы систематизировать  и накапливать информацию, содержащуюся в принятых к учету первичных  документах, и отражать ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, предприятиями должны вестись регистры бухгалтерского учета в соответствии с требованиями вышеуказанного закона [2, ст.10].

Учетные регистры  - это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источнике его образования.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Процесс записи хозяйственных операций в учетные регистры называется учетной регистрацией.

Правильность отражения  хозяйственных операций в регистрах  в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица составившие и подписавшие их.

Содержание регистров  бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной [9, с.45].

Лица, получившие доступ к  информации, содержащейся в регистрах  бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В настоящее время существует следующая классификация учетных  регистров:

1. По характеру бухгалтерских  записей учетные регистры делятся  на хронологические, систематические и комбинированные [15, с.54].

В хронологических учетных  регистрах бухгалтерские записи ведутся последовательно в порядке чередования дат в отчетном периоде (например, накопительные ведомости учета отгрузки (отпуска) продукции покупателям, поступления денежных средств в кассу.

В систематических бухгалтерских  регистрах оформляется группировка  хозяйственных фактов по однородному  содержанию в соответствии с определенными признаками. Записи составляются на бухгалтерских счетах синтетического и аналитического учета. Примерами такого регистра может служить ведомость (регистр дебетовых оборотов) учета затрат по производственным подразделениям и предприятию в целом [12, с.65].

2. По объему содержания  учетные регистры делятся на  регистры синтетического и аналитического бухгалтерского учета (в обиходе их называют соответственно синтетическими и аналитическими регистрами) и комплексные.

В синтетических регистрах записи осуществляются в обобщенном виде, как правило, кратко ( без пояснительного текста) с указанием даты и номера бухгалтерской записи. Натуральные и трудовые измерители в них не приводятся, а проставляется только сумма. Примерами синтетических регистров являются Главная книга, в которой отражаются итоговые данные по всем синтетическим счетам, ведущимся в организации, журналы-ордера, компьтерные распечатки [19, с.55].

В аналитических регистрах  записи выполняются подробно с пояснениями  по каждому документу в отдельности  или по группам однородных документов. Например, аналитический учет материально-производственных запасов записи ведется в количественных и стоимостных измерителях.

3. По форме построение  регистры делятся на:

- односторонние - все записи  на одной стороне листа;

- двухсторонние - по Дебету  на одной стороне листа, по  Кредиту на другой;

- шахматные – по столбцам  счета по Кредиту, по строкам  –по Дебету.

4. По внешнему виду (форме):

- бухгалтерские книги  - скреплённые и сшитые в брошюру  листы. Расположение отдельных частей и страниц остается неизменным. Листы учетных книг от начала до конца последовательно нумеруются. Все листы прошнуровываются,  скрепляются печатью и надписью «Прошнуровано и пронумеровано страниц__» с подписями ответственных лиц. Обязательными реквизитами книги являются: наименования предприятия, период времени, за который отражаются хозяйственные операции.

- карточки - таблицы на  бланках из картона и т.п.  Используются для ведения  аналитического учета товарно-материальных ценностей, различного рода расчетов и затрат на производство. Обязательными реквизитами являются: наименование предприятия, наименование и код синтетического счет, наименование и код аналитического счета, единица измерения (для карточек количественно-суммового учета)

- свободные листы - таблицы  со специальным графлением для  синтетического и аналитического учёта. (Ведомости, журналы ордера). Обязательно имеют название, указание периода, на который рассчитан учетный регистр, таблицу для ведения учетных записей. Могут заполняться несколькими работниками одновременно, так как не скреплены между собой

- машинные носители информации - машинограммы. В последнем случае  организация обязана изготовлять  за свой счет копии таких  документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры

Таким образом, регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

1.2. Формы бухгалтерского  учета

Форма бухгалтерского учета  – совокупность учетных регистров, в которых в определенной последовательности соответствующим образом делаются учетные записи с целью получения итоговых данных, характеризующих финансовое положение и результаты хозяйственной деятельности предприятия.

Форму ведения бухгалтерского учета выбирают главный бухгалтер  и руководитель предприятия, руководствуясь опытом, квалификацией, наличием вычислительных средств и традициями, сложившимися на предприятии.

Форма бухгалтерского учета  должна входить составной частью в учетную политику предприятия. Учетная политика разрабатывается  главным бухгалтером в срок не позднее 90 дней со дня государственной регистрации предприятия. Она утверждается руководителем и направляется в налоговую инспекцию до первой публикации бухгалтерской отчетности.

Принятая организацией учетная  политика утверждается приказом или  распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета.

При этом утверждаются:

- рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;

- формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

- порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств;

- правила документооборота и технология обработки учетной информации;

- порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учет

Одновременно с учетной  политикой утверждаются: рабочий  план счетов бухгалтерского учета, формы  используемых первичных документов, правила документооборота и обработки  учетной информации, а также порядок  контроля хозяйственных операций.

Определяющими признаками конкретной формы бухгалтерского учета являются:

- главный тип учетного  регистра, в котором составляется  бухгалтерская проводка;

- последовательность записи  и конкретные порядки систематизации  данных учетных регистрах;

- система взаимной сверки  итогов текущего бухгалтерского  учета;

- применение технических  средств для выполнения работ;

- особенности методики  использования данных текущего  учета для экономического анализа, аудиторской проверки и ревизии хозяйственной деятельности предприятия;

- особенности составления  отчетности [10, стр. 195].

Сочетание различных учетных  регистров и технических средств  образуют разные формы бухгалтерского учета.

Они отличаются одна от другой:                                                                                                                                                                                                   - количеством применяемых регистров, их назначением, внешним видом, содержанием;                                                                                                                     -  взаимосвязью хронологических и систематических синтетических и аналитических регистров;

- последовательностью и  техникой записи в учетные  регистры;                                                        -  степенью автоматизации учетно-вычислительных  работ.

Технология обработки  учетных данных и система применяемых  регистров зависят от форм и методов бухгалтерского учета, которые формирует главный бухгалтер. Применяемая технология обработки первичной учетной информации должна помогать своевременно, предоставлять отчетность, а также помогать оперативно, получать информацию и формировать данные для управленческого учета. Именно система применяемых регистров позволяет наиболее оперативно переходить от данных бухгалтерского учета к управленческому учету. Вопрос о форме бухгалтерского учета является одним из важнейших в технике учета, так как от применения наиболее рациональной формы учета зависит возможность его упрощения и удешевления, применения вычислительной техники и особенно компьютеров [13, с.82].

На предприятиях находят  применение следующие формы бухгалтерского учета:

- мемориально-ордерная (с  использованием мемориальных ордеров  и регистров аналитического учета) и ее разновидность Журнал-Главная;

- журнально-ордерная (с использованием  журналов-Ордеров, вспомогательных ведомостей, накопительных таблиц, регистров аналитического учета, Главной книги);

- упрощенная форма для  малых предприятий;

- автоматизированная (компьютеризированное  ведение учета).

Таким образом, для рациональной организации бухгалтерского учета  большое значение имеют использование  наиболее совершенных способов и  приемов систематизации и группировки  учетных данных в регистрах бухгалтерского учета, оптимальное сочетание аналитического и синтетического учета и в конечном счете применение прогрессивных форм бухгалтерского учета [11].

1.3. Журнально-ордерная  форма бухгалтерского учета

Журнально-ордерная форма предусматривает систематизацию учетных данных в специальных регистрах - журналах-ордерах, которые ведутся по кредиту счетов бухгалтерского учета и вспомогательных к ним ведомостях, составленных по дебету счетов.

В основу журнально-ордерной формы учета положен принцип  накапливания данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета [3]. Накапливание и систематизация данных первичных документов производятся в учетных регистрах, которые дают возможность отразить все подлежащие учету средства и все хозяйственные операции по их использованию за отчетный месяц.

Хронологическая и систематическая  запись хозяйственных операций осуществляется одновременно.

При этом журнал хронологической  регистрации хозяйственных оборотов не ведется.

Записи в накопительные  регистры производятся в разрезе  показателей, необходимых для руководства  и контроля над финансово-хозяйственной  деятельностью организации, а также составления месячной, квартальной и годовой отчетности.

Схема журнально-ордерной формы  учета представлена на рисунке 1.

Рис.1. Схема журнально-ордерной формы учета

В журнально-ордерной форме  бухгалтерского учета, как правило, применяются два вида учетных регистров - журналы-ордера и вспомогательные ведомости. В целях группировки некоторых учетных данных могут применяться и специальные разработочные таблицы.

Журналы-ордера - основные регистры бухгалтерского учета. Вспомогательные ведомости применяются, когда требующиеся аналитические показатели сложно обеспечить непосредственно в журналах-ордерах.

В этих случаях группировка  данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся в журналы-ордера.

В основу построения журналов-ордеров  и вспомогательных ведомостей положен  кредитовый признак регистрации  хозяйственных операций по синтетическим счетам. Показатели синтетического учета регистрируются по данным первичных документов только по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

Итоговые данные журналов-ордеров  в конце месяца переносятся в  главную книгу, по данным которой составляется сальдовый баланс с использованием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров.

Исходя из принципа регистрации  учетных данных по кредитовому признаку, записи по кредиту каждого синтетического счета (в корреспонденции с дебетуемыми счетами) производятся полностью в каком-либо одном журнале-ордере. Дебетовые обороты по соответствующему синтетическому счету выявляются в различных журналах-ордерах по мере регистрации в них записей по кредиту корреспондирующих с ним счетов.

После перенесения итоговых данных из всех журналов-ордеров в  главную книгу в ней выявляются данные по дебету каждого счета.

Дебетовые обороты по счетам, по которым синтетический и аналитический учет ведется в единых регистрах, также находят отражение в журналах-ордерах, предназначенных для регистрации записей по кредиту этих счетов. Журналы-ордера, где наряду с записями по кредиту определенных синтетических счетов ведется и аналитический учет, содержат два раздела: один - для записи операций по кредиту счета, другой - для отражения показателей аналитического учета.

В журналах-ордерах отражаются однородные по экономическому содержанию операции, а также операции, связанные между собой.

Поэтому они предназначены  для отражения операций по кредиту  нескольких синтетических счетов, одинаковых по своему экономическому содержанию; для каждого из них в регистре отведен раздел или графа.

Для обеспечения правильной группировки данных первичных документов в журналах-ордерах предусмотрены типовая корреспонденция по кредиту счетов и перечень показателей, необходимых для составления месячной, квартальной и годовой отчетности. В журналах-ордерах, предназначенных для синтетического и аналитического учета, также предусмотрены необходимые позиции (статьи) аналитического учета.

Таким образом, в основу построения единой журнально-ордерной формы счетоводства положены следующие важнейшие принципы:

- производство записей  в журналах-ордерах в порядке  регистрации операций только по кредиту счета в корреспонденции с дебетуемыми счетами;

- совмещение в единой  системе записей синтетического  и аналитического учета;

- отражение в бухгалтерском  учете хозяйственных операций  в разрезе показателей, требующихся для контроля и составления периодической и годовой отчетности;

- применение объединенных  журналов-ордеров по счетам, связанным  друг с другом экономически;

- применение регистров  с заранее указанной корреспонденцией  счетов, номенклатурой статей аналитического  учета, показателями, требующимися  для составления периодической  и годовой отчетности;

- применение месячных  журналов-ордеров.

Итоговые записи в журналах-ордерах  подлежат обязательной сверке с данными  первичных документов, на основании  которых произведены записи.

Это обеспечивает надлежащий контроль за правильностью учета  хозяйственных операций. Если записи в журналах-ордерах не могут быть проконтролированы путем их сопоставления с соответствующими показателями других учетных регистров, общий итог по кредиту счета проставляется на основе подсчета сумм по первичным документам.

Суммы, относимые в дебет  счетов, по которым аналитический  учет ведется в соответствующих им журналах-ордерах или ведомостях, расшифровываются и группируются по субсчетам или статьям аналитического учета [21, с.86].

Такая расшифровка может  осуществляться в специальных листках-расшифровках, составляемых по дебетовому признаку, т.е. на каждый дебетуемый счет открывается отдельный листок-расшифровка.

В журналах-ордерах, где отражаются аналитические данные, записи этих данных производятся итогами за месяц. При этом итоги за месяц устанавливаются подсчетом сумм по соответствующим документам, предварительно сгруппированным в разрезе требующихся аналитических данных.

На всех регистрах указывается  название месяца, когда они заполняются, а в необходимых случаях - и  наименования синтетических счетов. В конце месяца регистры подписываются лицами, производившими записи. Все журналы-ордера подписываются главным (старшим) бухгалтером организации или уполномоченным им на то лицом.

В регистрах, из которых необходимые  показатели переносятся в главную  книгу или в другие регистры, делается соответствующая отметка.

Главная книга используется для обобщения данных журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных  записей по отдельным счетам и  для составления отчетного баланса. В ней показывается вступительное  сальдо, текущие обороты и исходящее сальдо по каждому синтетическому счету.

Запись текущих оборотов в главную книгу является одновременно и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах-ордерах.

В главной книге текущие  обороты приводятся только по счетам первого порядка. Обороты по кредиту  каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету - в сумме по каждому соответствующему журналу-ордеру в целом безотносительно к корреспонденции счетов.

Проверка правильности записей, произведенных в главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам.

Таким образом, журнально-ордерная форма учета обеспечивает более  ускоренное движение документов и сокращает число рабочих приемов по обработке, способствует четкому разделению труда. Совмещение данных синтетического и аналитического учета в одном регистре облегчает проведение экономического анализа.

1.4. Автоматизированная  форма бухгалтерского учета

Автоматизированная форма  бухгалтерского учета подразумевает применение электронно-вычислительных машин, которые с помощью компьютерной программы обеспечивают ведение бухгалтерского учета в организациях. На данный момент разработано достаточно много компьютерных программ, настраиваемых на конкретные потребности пользователей и обеспечивающих ведение бухгалтерского учета в организациях. Бухгалтерские программы содержат, как правило, большой объем нормативно-справочной информации, включающей документы по организации бухгалтерского учета, схемы и календари уплаты налогов и другие данные [21, с.95].

Они позволяют организовать многоуровневый аналитический и  синтетический учет, а также работать с несколькими планами счетов и несколькими базами данных.

Автоматизированная форма  учета дает возможность проводить  большое число различных операций, в частности начисление заработной платы, отчислений на социальные нужды, распределение затрат, закрытие месяца и другие операции.

Схема автоматизированной формы  учета представлена на рисунке 2.

Рис.2. Схема автоматизированной формы учета

Применение ЭВМ позволило  усовершенствовать таблично-перфокартную форму бухгалтерского учета, базирующуюся на использовании счетно-перфократной техники. Автоматизированная форма  бухгалтерского учета заимствовала принципы таблично-перфокартной формы учета. Впоследствии применения ЭВМ, периферийных устройств и ориентации фирм на совершенствование управления и развитие рыночной экономики стала внедрятся автоматизированная форма бухгалтерского учета, основанная на следующих методологических принципах:

- сохранение метода двойной  записи по дебету и кредиту  корреспондирующих счетов;

- организация программной  индексно-последовательной взаимосвязи  бухгалтерских счетов благодаря  кодам стандартов, повторяющихся  хозяйственных операции;

- разукрупнение объектов  учета (не только по дебету  в целом, а по конкретному поставщику и покупателю продукции);

- обеспечение автоматического  ввода ряда данных хозяйственных  операции в ЭВМ с документом через систему периферийного оборудования ( счетчики, датчики);

- обработка в ЭВМ исходной  информации по разным программам  с учетом решений различных задач;

- индексация информации  по каждому синтетическому и  аналитическому счету и использование  для формирования показателей  оборотных ведомостей и Главной  книги;

- получение на основе  обработки информации сформированного  банка данных на различных  уровнях управления с учетом  запросно-ответного режима;

- дифференциация объемов  учетной информации по объектам  управления и обеспечения ее  совместимости и взаимосвязи  с применением системы группировочных показателей и признаков;

- обеспечение выдачи информации, необходимой для составления  всех видов отчетности и оперативного  управления фирмой;

- обеспечение органической  связи всех видов бухгалтерского, оперативно-технического и статического  учетов.

Эти принципы позволяют иметь  эффективную автоматизированную форму бухгалтерского учета с применением ЭВМ, автоматизированных систем [16, с.139].

Таким образом, под формой бухгалтерского учета понимают совокупность учетных регистров, которые используют в определенной последовательности и определенном взаимодействии для ведения учета с применением принципа двойной записи. Определенное сочетание хронологического и систематического учета, связи между учетными регистрами, способ и техника учетных записей – все это определяет форму бухгалтерского учета.   

В соответствии с Законом  о бухгалтерском учете организации  и предприятия могут выбирать любую форму бухгалтерского учета. Главное, чтобы она соответствовала задачам и принципам бухгалтерского учета и позволяла обеспечивать составление достоверной и объективной бухгалтерской отчетности.

 Во второй главе рассмотрим преимущества и недостатки журнально-ордерной и автоматизированной форм учета.

Глава 2. Сравнительная  характеристика журнально-ордерной и

автоматизированной  форм бухгалтерского учета

2.1. Преимущества  и недостатки журнально-ордерной  формы учета

Применение журнально-ордерной формы учета позволяет значительно уменьшить трудоемкость учетных работ, повысить контрольную функцию бухгалтерского учета, а также облегчить составление необходимой отчетности. В то же время журнально-ордерная форма учета ориентирована на ручное заполнение бухгалтерских регистров, что делает ее использование неудобным [21].