Формы бухгалтерского учета. 6

РЕФЕРАТ

Курсовая работа содержит 49 с., 6 рисунков, 6 таблиц, 18 источников, 1 приложение.

РЕГИСТРЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА, АНАЛИТИЧЕСКИЕ  СЧЕТА, СИНТЕТИЧЕСКИЕ СЧЕТА, ФОРМЫ  БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА, ЖУРНАЛЬНО-ОРДЕРНАЯ ФОРМА, МЕМОРИАЛЬНО-ОРДЕРНАЯ ФОРМА, ЖУРНАЛ-ГЛАВНАЯ ФОРМА, ГЛАВНАЯ

Целью данной работы является изучение основных форм учета их особенностей и отличий.

Для рациональной организации бухгалтерского учета большое значение имеют  использование наиболее совершенных  способов и приемов систематизации и группировки учетных данных в регистрах бухгалтерского учета, оптимальное сочетание аналитического и синтетического учета и, в конечном счете, применение наиболее прогрессивных форм бухгалтерского учета. Регистры бухгалтерского учета создают основу формы бухгалтерского учета. Форма бухгалтерского учета – определенная организация формирования информационной системы, обеспечивающая в строго установленной последовательности и взаимосвязи совмещение хронологической и систематической записей, синтетического и аналитического учета  для целей текущего контроля за фактами хозяйственной жизни (экономических событий) и составления отчетности

СОДЕРЖАНИЕ

Введение                                                                                                                   4

1 Учетные регистры                                                                                              5

1. Понятие учетных регистров                                                                       5
2. Классификация учетных регистров                                                             6

2 Формы бухгалтерского  учета                                                                          12

2.1 Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета                                12

1. Три группы журналов-ордеров                                                       13
2. Главная книга                                                                                     16

2.2 Характеристика мемориально-ордерной формы                             17

2. Форма «Журнал-Главная»                                                                           19
4. Основные черты автоматизированной формы учета                               21
5. Формы учета, используемые субъектами малого

предпринимательства                                                                                 23

2.5.1. Простая форма бухгалтерского учета для малых

предприятий                                                                                       24

2.5.2. Форма учета с использованием регистров бухгалтерского

 учета имущества  малого предприятия                                         26

Заключение                                                                                                           28

Библиографический список                                                                              29

Приложение А                                                                                                       31

ВВЕДЕНИЕ

Бухгалтерский учет - одна из важнейших функций управления. В странах с развитой рыночной экономикой его называют "языком бизнеса", предпринимательства. Достижения любого коллектива во многом зависят от того, как организованы получение и переработка экономической информации. Чем достовернее сведения о производстве и чем быстрее их получают, тем шире возможности эффективного управления организацией. Бухгалтерский учет дает наиболее важную, достоверную информацию, систематизирует и обрабатывает разрозненные данные, после чего они становятся основой для принятия управленческих решений.

В курсовой работе по данной теме рассмотрим как учётная информация регистрируется в бухгалтерском  учёте, с помощью каких учётных  регистров и форм учёта.

Учетные регистры – отдельные листы, ведомости, карточки, журналы, книги, машинограммы, машинные ленты, диски, дискеты и другие машинные носители, имеющие правовой статус, в каждом из которых группируются однородные учетные данные для составления бухгалтерских проводок.

Форма учета — это бухгалтерская запись данных из первичных документов  учетные регистры. При разных формах учета по-разному сочетаются учетные регистры, последовательность, способы учетных записей, организация учетного процесса.

В настоящее время  выделяют следующие формы бухгалтерского учета (счетоводства): журнально-ордерная, мемориально-ордерная, журнал-главная, автоматизированная (диалоговая) и упрощенная – форма бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства (две разновидности)¹.

Целью данной работы является изучение основных форм учета их особенностей и отличий.

1 СУЩНОСТЬ И ХАРАКТЕРИСТИКА УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ

1.1 Понятие учетных регистров

Информация, оформленная  в учетных документах, обрабатывается путем регистрации, оценки и группировки  однородных учетных показателей. Результативные данные записываются вручную или с помощью технических средств в учетные регистры.

Регистры бухгалтерского учета  представляют собой таблицы, которые  разграфлены по строкам и столбцам, с помощью типографского способа, в которые заносят необходимые суммы по хозяйственным операциям. Содержание документов в них группируется по однородным признакам в разрезе установленных показателей учета. Запись хозяйственных операций в учетных регистрах используют для повседневного руководства финансово-хозяйственной деятельностью организации и для составления бухгалтерской отчетности. Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов РФ, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, а также организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского  учета.

Хозяйственные операции отражаются в  регистрах бухгалтерского учета  в хронологической последовательности. Они группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Лица, составившие и подписавшие регистры бухгалтерского учета, несут ответственность за правильность отраженных данных. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Проверяющие аудиторы и другие лица, получившие бухгалтерскую отчетность или другую документацию, обязаны хранить коммерческую тайну.²

Регистрация хозяйственных факторов в учетных регистрах является наиболее ответственным этапом учетной работы. В них группируются и систематизируются на счетах синтетического и аналитического учета данные о состоянии и движении хозяйственных средств и источников, используемые для составления финансовой отчетности.

1.2 Классификация учетных регистров

Учетные регистры различают  по характеру бухгалтерских записей, объему информации, внешнему виду и  способу записи.

По характеру бухгалтерских  записей учетные регистры делятся  на хронологические, систематические  и комбинированные.

В хронологических учетных регистрах бухгалтерские записи ведутся последовательно в порядке чередования дат в отчетном периоде (например, накопительные ведомости учета отгрузки (отпуска) продукции покупателям, поступления денежных средств в кассу).

В систематических бухгалтерских регистрах оформляется группировка хозяйственных фактов по однородному содержанию в соответствии с определенными признаками. Записи составляются на бухгалтерских счетах синтетического и аналитического учета. Примерами такого регистра может служить ведомость (регистр дебетовых оборотов) учета затрат по производственным подразделениям и предприятию в целом.

Систематическая и хронологическая  записи как форма регистрации  хозяйственных фактов в бухгалтерском  учете объединяются в одном учетном регистре – журнале-ордере или мемориальном ордере, машинограмме, где они дополняют друг друга. Под систематической записью понимается регистрация хозяйственных фактов в соответствии с их экономическим содержанием на бухгалтерских счетах (поступление ОС, расходные кассовые операции и т.д.).

Хронологическая запись заключается в фиксировании хозяйственных  фактов по последовательности их совершения и оформления в бухгалтерских  регистрах (поступление ОС, расход денежных средств по датам текущего месяца и т.д.). Комбинированная запись объединяет в одном учетном регистре систематическую и хронологическую запись (журнал-ордер №1,2; ведомость №16).

По объему содержания учетные регистры делятся на регистры синтетического и аналитического бухгалтерского учета (в обиходе их называют соответственно синтетическими и аналитическими регистрами) и комплексные.

В синтетических регистрах учета ведется общими итоговыми суммами на основании заранее сгруппированной учетной информации в стоимостных измерителях с указанием корреспондирующих счетов без пояснительного текста. Примером могут быть журналы-ордера.

В аналитических регистрах записи выполняются подробно с пояснениями по каждому документу в отдельности или по группам однородных документов. Например, аналитический учет материально-производственных запасов записи ведется в количественных и стоимостных измерителях (ведомость учета движения материалов).

По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, ведомости, машинограммы и карточки.

Книги ведут для учета движения и остатков денежных средств в кассе, покупок, продаж, обобщения учетной информации в Главной книге. В некоторых книгах все листы нумеруются, прошиваются, о чем учиняется надпись, скрепляемая печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. Примерами таких книг являются кассовая книга и книга учета ценных бумаг.

Ведомости представляют собой отдельные листы или листы, скрепленные между собой. Итоговые данные из ведомостей, как правило, переносятся в журналы-ордера. Использование ведомостей обеспечивает разделение учетной работы, так как их ведение можно распределить между счетными работниками, что способствует ускорению учетного процесса за счет рационального распределения счетной работы.

Машинограммы получают при распечатке информации с компьютера и других ЭВМ. Информация может быть сгруппирована как в разрезе аналитических счетов, так и в целом по синтетическим счетам.

Карточки применяются для аналитического учета, группируются по определенным признакам и ведутся в пределах каждого синтетического счета и регистрируются в специальных реестрах. В отличие от ведомостей карточки, как правило, применяются на ограниченных участках работы. Они используются для аналитического учета товарноматериальных ценностей, основных средств.³

Записи в регистрах  бухгалтерского учета могут осуществляться вручную или на ЭВМ. Учетные записи характеризуются рядом признаков: документальность, своевременность, краткость, точность, ясность. Записи в учетные регистры производятся исключительно на основании оформленных, проверенных и утвержденных документов. На некоторых первичных документах (на кассовых, банковских) указывается корреспонденция счетов, что способствует своевременному накоплению учетной информации внутри отчетного периода. Необходимо, чтобы каждый хозяйственный факт, оформленный документом, нашел свое отражение в бухгалтерской проводке, составляемой в том или ином журнале-ордере.

На основании сводных  документов (отчетов по кассе, выписок  из расчетного счета, авансовых отчетов  подотчетных лиц и др.), представляющих собой итог нескольких частных сумм по документам, составляются бухгалтерские проводки, которые записываются в регистры учета денежных средств в кассе, на расчетном счете, в расчетах с подотчетными лицами и др.

Перед записью в учетные  регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке, заключающейся в том, что по проставленной корреспонденции счетов и содержанию отдельных первичных документов составляются общие бухгалтерские проводки (как правило, сложные) согласно сводному документу в целом, которые переносятся в соответствующий учетный регистр.

В заключение на каждом документе  проставляется номер учетного регистра (ведомости, карточки и т.п.), в котором  он зарегистрирован. Это гарантирует  от повторного (ошибочного) включения  документа в бухгалтерские проводки. Записи в учетные регистры (вручную или на ЭВМ) необходимо производить сразу же вслед за проверкой и проставлением корреспонденции счетов в бухгалтерских документах. Так, ежедневно или в другие сроки (по мере поступления документов в бухгалтерию) в учетных регистрах регистрируются хозяйственные факты по движению денежных средств в кассе и на расчетном счете (в ведомостях дебетовых оборотов и в журналах-ордерах, в которых развертываются кредитовые обороты), расчетам с поставщиками и покупателями (в журнале-ордере, накопительной ведомости).

Наряду с текущими (ежедневными) записями в практике бухгалтерского учета широко применяются учетные  записи однородных (массовых, повседневных при нормальной деятельности предприятия) хозяйственных фактов итогами за месяц, причем не по каждому документу, а по их совокупности. Примером могут служить операции по отпуску материалов в производство, а также по начислению заработной платы персоналу предприятия, которые один раз в конце месяца отражаются в учетных регистрах накопительным стоимостным (суммовым) итогом.

В течение отчетного  периода суммы из первичных документов на расход материалов, начисление заработной платы и т.п. предварительно накапливаются  и группируются по синтетическим  и аналитическим бухгалтерским счетам. Например, документы на расход материалов в производстве (на рабочих местах) группируются по счетам учета затрат на производство, а внутри них – по цехам, участкам, бригадам, продуктам труда, экономическим элементам и статьям затрат.

В конце отчетного  периода по данным соответствующим  образом сгруппированных первичных  документов производится распределение  расходов на те или иные цели, на основании  которых учиняются необходимые  записи в учетных регистрах. К  числу таких регистров, в частности, относятся ведомости распределения расходов материалов и заработной платы, ведомости распределения услуг вспомогательных производств и т.д.

При включении в учетные  регистры предварительно сгруппированных  по определенным признакам массовых (рутинных) хозяйственных фактов накопительными итогами за отчетный период существенно сокращается количество учетных записей, что снижает трудоемкость обобщения данных и подсчета итоговых оборотов.

Таким образом, первоисточником  всех бухгалтерских записей, в первую очередь бухгалтерских проводок, являются учетные документы. При этом каждый документ служит основанием для записей в соответствующей учетный регистр. Обоснованное распределение документов между учетными регистрами является одной из важнейших предпосылок постановки учета, разделения учетного труда, а следовательно, существенным резервом снижения его трудоемкости и стоимости.

Содержание записей  в учетных регистрах определяется их видами, построением и назначением. Непременными составными бухгалтерских  записей в учетных регистрах являются:

• дата записи в регистр;
• номер и дата документа, на основании которого произведена запись;
• обоснование содержания записи;
• принятые коды бухгалтерских счетов и позиции аналитического учета;
• сумма.

Указанные составные  в том или ином сочетании встречаются во всех видах и формах учетных регистров как отдельные графы, строки и другие предусмотренные реквизиты. Например, в графе «Основание и содержание записи» излагается краткое содержание операции со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого производится запись. Текст пишет кратко, но так, чтобы точно передать содержание хозяйственного факта.⁴

Бухгалтерские записи должны свидетельствовать о хозяйственных  фактах в полном соответствии с содержанием  документов и исключать возможность их различного понимания или толкования. При этом как цифры, так и текст необходимо писать четко и разборчиво с тем, чтобы их можно было легко и правильно прочесть. Аккуратное ведение учетных регистров по не менее добросовестно оформленному документу, признанному учетным, в определенной мере характеризует профессиональное отношение работников бухгалтерии к выполнению своих прямых обязанностей.

На определенные даты по синтетическим бухгалтерским  счетам, обычно в конце отчетного месяца, в учетных регистрах подсчитываются итоги оборотов за отчетный период и исчисляются сальдо на бухгалтерских счетах.

2. ХАРАКТЕРИСТИКА ФОРМ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

2.1 Журнально-ордерная форма

Журнально-ордерная форма явилась  результатом длительных поисков более совершенных форм учета и получила развитие в начале 40-х годов. С января 1960 года применяется единая журнально-ордерная форма для хозяйствующих субъектов всех отраслей.

Основными регистрами являются журналы-ордера, поэтому и форма называется журнально-ордерной (Рисунок 1).

              запись,                         сверка записи

Рисунок 1 - Схема журнально-ордерной формы бухгалтерского учета

Журнал-ордер – регистр, в котором  сочетаются хронологические и систематические, а также аналитические и синтетические записи. Журналы-ордера ведутся непосредственно на основе первичных документов только по счетам с небольшим числом отражаемых в них операций. При большом количестве однородных первичных документов данные их сначала накапливаются в накопительных и группировочных вспомогательных ведомостях, или таблицах, итоги которых в конце месяца переносятся в соответствующие журналы-ордера⁵.

Аналитический и синтетический  учет осуществляется, как правило, совместно, в единой системе записей. Однако в виде исключения по некоторым видам расчетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов, могут быть заведены карточки аналитического учета. Инвентарные карточки или книги ведут при учете объектов основных средств, карточки или ведомости открываются для учета затрат на производство по калькулируемым объектам. Оборотные ведомости составляются только по расчетам, по которым ведутся карточки аналитического учета. По учету готовых изделий, материалов составляют сальдовые или оборотные ведомости.

Журналы-ордера имеют свой постоянный номер и открываются для каждого  синтетического счета или нескольких взаимосвязанных счетов.

Журналы-ордера построены по кредитному принципу: ведутся по кредиту одного или нескольких однородных счетов. Заранее предусмотрена типовая корреспонденция счетов, что уменьшает вероятность появления ошибок.

2.1.1 Три группы журналов-ордеров

Журналы-ордера имеют различное  строение в зависимости от особенностей учитываемых объектов. По содержанию и форме их можно подразделить на три группы.

Журналы-ордера первой группы состоят  из двух частей. Первая часть – собственно журнал-ордер; в нем регистрируются кредитовые обороты по счету. Второй частью журналов-ордеров первой группы являются вспомогательные ведомости, составленные в целях контроля за движением денежных средств. Например, к журналу-ордеру № 1, который ведется по кредиту счета 50 «Касса» (Таблица 1), открывается вспомогательная ведомость № 1 по дебету счета 50 (Таблица 2).

Таблица 1 – Журнал-ордер № 1 по кредиту счета 50 «Касса» за январь 200  __г.

Таблица 2 – Ведомость № 1 по дебету счета 50 «Касса» за январь 200  __г.

Записи в указанные регистры осуществляются по шахматному принципу, то есть сумма по дебету и кредиту  корреспондирующих счетов проставляется один раз, что сокращает время для регистрации операций.

Журналы-ордера второй группы используются для учета операций по счетам расчетов с поставщиками и подрядчиками, подотчетными лицами и др. Эти регистры построены  по принципу совмещения синтетического и аналитического учета, поэтому отпадает необходимость вести к ним книги и карточки аналитического учета и делать сверку между ними.

Записи в журналах-ордерах этой группы осуществляются линейным способом, то есть дебетовые и кредитовые обороты размещаются на одной линии. Например, в журнале ордере № 6 по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» аналитический учет ведется по каждому поставщику и платежному требованию. По одной строке отражается задолженность организации конкретным поставщикам и делается запись о ее погашении по мере оплаты по этой же строке. Общий итог оборотов по кредиту и дебету – данные синтетического учета.

Журналы-ордера и ведомости третьей  группы предназначены для учета  затрат на производство. Записи в этих регистрах производятся в шахматном порядке. При этом дебетуемые счета отражаются в подлежащем (по горизонтали), а кредитуемые – в сказуемом (по вертикали) регистра. Например, журнал-ордер № 10 ведется по дебету и кредиту нескольких взаимосвязанных счетов (Таблица 3). В нем записываются лишь итоговые суммы за месяц, что необходимо для обобщения затрат на производство по экономическим элементам и статьям калькуляции.

Таблица 3 – Журнал-ордер № 10. Издержки производства

К журналу-ордеру № 10 ведутся вспомогательные  накопительные ведомости № 12 (для учета расходов по счету 25 «Общепроизводственные расходы») и 15 по счетам 26 «Общехозяйственные расходы», 97 «Расходы будущих периодов», 96 «Резервы предстоящих расходов». В этих ведомостях дается группировка затрат по статьям аналитического учета, что важно также для контроля за соблюдением сметы этих расходов (например, ведомость № 12). Журнал-ордер № 10 и другие содержат специально сгруппированные аналитические данные, необходимые для составления отчетности⁶.

В дополнение к журналам-ордерам и ведомостям может составляться разработочная таблица (листок-расшифровка), где производят расчеты амортизации основных средств и нематериальных активов и др. Ее назначение – расшифровывать (группировать) по счетам и статьям аналитического учета суммы, относимые в дебет или кредит соответствующих счетов. Записи в листок-расшифровку осуществляют по дебетовому признаку на основании однородных документов итогами за день или несколько дней. На каждый дебетуемый счет открывается отдельный листок-расшифровка за месяц. Итоги его в конце месяца отражаются в соответствующих ведомостях или журналах-ордерах⁷.

Записи в журналы ордера производят по мере поступления документов или  итогами за месяц в зависимости  от характера и содержания операции. Итоговые записи в журналах-ордерах подлежат обязательной сверке с данными первичных документов, на основании которых производятся эти записи. В тех журналах-ордерах, итоговые записи в которых не могут быть проконтролированы путем их сопоставления, общий итог по кредиту счета проставляется на основании подсчета сумм по первичным документам.

В конце месяца регистры подписываются  лицами, производившими записи. Все  журналы-ордера подписываются и  главным бухгалтером предприятия⁸.

Итоговые записи всех журналов-ордеров в конце месяца переносятся в

Главную книгу, в результате в ней  фиксируются данные по дебету каждого  счета. Таким образом, в Главной  книге показываются вступительное  сальдо, текущие обороты и исходящие  сальдо по каждому синтетическому счету. Текущие обороты в Главной книге представляют собой перенесенные учетные данные из журналов-ордеров. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету – в корреспонденции с кредитуемыми счетами.

После записи в Главную книгу итогов журналов-ордеров никакие исправления в них не допускаются. Необходимые уточнения оформляются специально составленной справкой. Данные справки заносятся в Главную книгу обособленно. Проверка правильности записей осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.