Формы и классификация учетных документов

Федеральное агенство по образованию

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

Нижегородский государственный  университет

им. Н.И. Лобачевского 
 
 
 
 
 

Финансовый  факультет 

Кафедра бухгалтерского учета, экономического анализа и аудита 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

по  дисциплине «Теория  бухгалтерского учета» 
 

Тема: «Формы и классификация учетных документов» 
 
 
 

                      Выполнила: 
                       
                       

                      Проверил:

                                                                                                                            
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Нижний  Новгород,2009 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

Актуальность  темы моей курсовой работы состоит  в том, что первичный учет является базой бухгалтерского учета.Первичный  учет представляет собой начальную  стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии.

Значение  документов в бухгалтерском учете  чрезвычайно велико. Они являются источником сведений, необходимых для  принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью

анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления  первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.

Документальная  регистрация хозяйственных фактов, отражаемых бухгалтерским учетом, остается одним из основополагающих требований его ведения и в условиях применения современной вычислительной техники.

Основная цель курсовой работы состоит в изучении первичных бухгалтерских документов.                                                                                                                  В соответствии с данной целью в исследовании были поставлены следующие задачи:                                                                                                                         -понятие документирования в бухгалтерском учете.                                          -дать определение понятию первичных учётных документов и показать их значение при организации бухгалтерского учёта на предприятии.     -рассмотреть классификацию первичных учётных документов.              -показать существующие формы первичных учётных документов.

                                                                                    

                                    4

  1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ
 

1.2Понятие  документирования  в бухгалтерском  учете 

В теории бухгалтерского учета под документированием  понимается способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения о них данных, требующихся для ведения текущего бухгалтерского учета и контроля за ними.

В условиях ручного ведения бухгалтерского учета единственным способом отражения  хозяйственных операций является документ.

Документ  – письменное свидетельство факта  хозяйственной операции. Термин «хозяйственная операция» в законодательстве не расшифровывается, поэтому под хозяйственной операцией будем понимать любое событие хозяйственной деятельности.

Материальным  носителем учетной информации является учетный бланк или магнитный диск в зависимости от способа ведения первичного учета. Одни из них фиксируют хозяйственные операции в момент ее совершения, другие создаются на основе данных первичных носителей и служат для удобства последующей обработки информации, а также дают возможность автоматически вводить данные в компьютер.

Документ  является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные  факты должны оформляться первичными учетными документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете, если на нее нет надлежащим образом составленного документа .

Практическое  значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия (например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, акцептование счетов поставщиков   и др.).

                                              

                                                                                                                                 5

Юридическое значение документов состоит в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции. Документы или данные документов используются в качестве получения аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта, а также в качестве свидетельств при разрешении хозяйственных и судебных споров, возникающих между организациями или между организацией и органами налогового контроля по поводу налоговых правонарушений и т. д.

Контрольно-аналитическое  значение документов заключается в том, что они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности осуществленных операций. Кроме того, документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении ими как обязательных, так и инициативных аудиторских проверок с целью обоснованного решения целей и задач аудита, обусловленных договором между экономическим субъектом и аудиторской организацией. Документы служат также основанием проведения и источником информации контроля и ревизии. 1 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                                                                                6

1.2. Понятие первичных  учетных документов,их  реквизиты и формы. 

Первичный учетный документ представляет собой  оформленное письменное свидетельство  о совершенной хозяйственной  операции, имеющее как экономическое, так и правовое (доказательное, оправдательное) значение.

Показатели  документа должны раскрывать суть и все особенности этой операции, служить базой для оперативного управления и контроля за хозяйственными процессами, совершаемыми в организации, содержать информацию, необходимую и достаточную для организации бухгалтерского учета, анализа, контроля и осуществления других функций управления, для составления отчетности, а также юридической доказательности в определенных ситуациях.

Первичный учетный документ должен быть составлен  в момент совершения хозяйственной  операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по ее окончании.

В нашей  стране проделана большая работа по созданию и рационализации форм первичных учетных документов, их унификации и стандартизации. В частности, установлена система стандартов, в которых определены назначение, виды документов и требования к ним. Кроме того, изданы вышеупомянутые альбомы унифицированных форм первичной учетной документации с рекомендациями о порядке их применения. Организация первичного учета возложена на хозяйствующих субъектов. Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Унифицированными  принято называть первичные учетные  документы, предназначенные для  оформления определенных хозяйственных  операций (например, кассовых) в организациях независимо от форм собственности, отрасли экономики и организационно-правовых форм деятельности. Благодаря им достигается единообразное, т. е. однозначно понимаемое, оформление однородных хозяйственных операций. 2

                                                                                                                                7

Документ, которым оформляется проводимая хозяйственная операция, имеет двойное  предназначение:

во-первых, этот документ является оправдательным, т.е. подтверждает факт совершения организацией хозяйственных операций;

во-вторых, документ служит первичным учетным  документом, на основании которого производятся записи в бухгалтерском  учете.

Одним из важнейших условий оформления документации является наличие в  документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Под формой документа понимается состав и расположение реквизитов.

В том  случае, если форма первичных учетных  документов не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной  учетной документации, такие документы  должны иметь обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для  исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Реквизиты первичных и бухгалтерских документов, принятых к бухгалтерскому учету, предусмотрены действующими нормативными актами и зависят от характера хозяйственных операций.

К обязательным реквизитам относятся:

- наименование  документа (формы), реквизит присутствует  на бланках конкретных видов  документов;

- наименование  организации - автора документа  указывают на бланках в соответствии  с учредительными документами организации

- дата составления  документа позволяет определить  конкретную дату совершения операции, описанной в документе. Датой  документа является дата его  подписания или утверждения. Оформляется  дата документа арабскими  
                                                                                                                         

                                                                                                                                 8

цифрами в последовательности: день месяца, месяц,

- указание  сторон, участвующих в совершении  хозяйственной операции,

- измерители  хозяйственной операции (в количественном  и стоимостном выражении),

- содержание  хозяйственной операции,

- наименование  должностных лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

- личные  подписи указанных лиц.

Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без  изменений. 3

В зависимости  от характера регистрируемых операций формы документов делятся на типовые и специализированные.

Типовыми называются формы документов, предназначенные для регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, которые имеют место в большинстве предприятий одной или ряда отраслей.

К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли. 4  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                                                                                9

  1. КЛАССИФИКАЦИЯ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ПРОВЕРКА
 

2.1. Классификация первичных  документов. 

Разнообразие  хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация, т.е. все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

     · По назначению;

     · По содержанию хозяйственных операций;

     · По порядку составления;

     · По способу отражения операций;

     · По месту составления.

       По назначению:

1. Распорядительные - документы, содержащие распоряжение  на выполнение определённой хозяйственной  операции. Основное назначение - передача  указаний руководителей исполнителям. Однако распорядительные документы не содержат подтверждения фактов совершения хозяйственной операции, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте.

Пример: доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчёт.

2. Оправдательные (исполнительные) - документы, которыми  оформляют уже произведённые  операции. Исполнители - кассиры,  заведующие складами, экспедиторы,  как бы оправдывают свои действия этими документами.

Пример: приёмные акты, акты на приём-передачу основных средств, квитанции о приёмке  ценностей, отчёты материально-ответственных  лиц.

3. Бухгалтерского  оформления - документы, которые  служат для бухгалтерского оформления записей с целью дальнейшего использования их в

                                                                                                                               

                                                                                                                                                      10

учётном процессе.

Пример: группировочные ведомости, бухгалтерские  справки о допущенных ошибках.

4. Комбинированные  - документы, которые сочетают  признаки всех выше перечисленных групп. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении операций, оправданием её выполнения, фиксируют совершённую операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения на счетах.

Пример: Авансовый отчёт, расчётно-платёжная  ведомость на оплату труда. 5

 По  содержанию хозяйственных операций:

1. Материальные - документы, служащие для оформления  операций по движению товарно-материальных  ценностей 

Пример: приходный ордер 6

2. Денежные - документы, предназначенные для  оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия

Пример: платёжное поручение 

3. Расчётные  - используются для оформления  расчётных взаимоотношений предприятия  со своими контрагентами по  возникшим обязательствам.

 Пример: счёт-фактура 7

 По порядку составления:

1. Первичные  - хозяйственная операция отражается  впервые. Пример: накладная, приходный  ордер. 

2. Сводные  - документы, которые составляются  на основе первичных документов. В них отражают данные нескольких  первичных документов. Пример: авансовый отчёт, ведомость распределения общехозяйственных расходов.

 По  способу отражения операций:

1. Разовые  - документы, которые отражают  одну или несколько однородных

                                                                                                                                11 

операций. После составления сразу передаются в бухгалтерию и используются

для бухгалтерских  записей.

Пример: приходные (расходные) кассовые ордера, наряды.

2. Накопительные  - документы, используемые в определённый период времени и постепенно в них отражают однородные повторяющиеся операции

Пример: табель рабочего времени 

 По  месту составления: 

1. Внешние  - документы, составляющиеся в  других организациях и поступающие  со стороны. 

Пример: счёт-фактура

2. Внутренние - документы составляются самой  организацией для оформления  внутренних, хозяйственных операций.

Пример: акт приёма-передачи, расходно-приходный  кассовый ордер.

Документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи  главного бухгалтера или уполномоченного  им на то лица денежные и расчетные  документы, финансовые и кредитные  обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту. 8 
 
 
 

                                                                                                                                12 

2.2. Проверка первичных   документов 

2.2.1.Правила  проверки первичных  документов 

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке, которая осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов) и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей - такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения по ним.

В первичных  документах в обязательном порядке  должны присутствовать наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной  операции и правильность ее оформления, их личные подписи и расшифровка  подписей.

 Проверка  проводится по трём направлениям:

    •    по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

    •    арифметически (подсчет сумм);

    •    по содержанию (законность документальных операций). 9

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать   

                                                                                                                              

                                                                                                                               13

организации, если это предусмотрено бланком  формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что  в целях налогообложения первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки,

гарантийные письма и пр.

Приемка и проверка отдельных первичных  документов, используемых в бухгалтерском  учете, могут быть поручены вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предприятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                                                         

                                                                                                                         14

2.2.2. Исправление ошибок  в первичных документах

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько  групп:

    • по причинам возникновения — небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники  и т.п.;

    •    по месту возникновения — в  тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

    •   по значению — локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение  исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки  в первичных документах, созданных  вручную (за исключением кассовых и  банковских), исправляются следующим  образом:

    •   зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

    •    надписывается над зачеркнутым  исправленный текст или сумма;

    •  на полях соответствующей строки делается оговорка "Исправлено" за подписью лиц, подписавших ранее  документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки  и неоговоренные исправления  не допускаются.

    •  если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные  ошибки при работе с первичными документами:

    •   использование форм первичных документов, созданных на предприятии,