Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Формы приема документов в Государственный архив, особенности составления списка №1, списка №2

4429 Формы приема документов в Государственный архив, особенности составления списка №1, списка №2

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1 Формы приема документов в Государственный архив

1.1 Понятие государственного архива

1.2 Приём документов в государственный архив

2 Особенности составления списка №1, списка №2

Заключение

Список использованных источников

Введение

Архив – это организация или ее структурное подразделение, которое осуществляют прием и хранение документов с целью использования ретроспективной информации [11, с. 106]. За хранение документов в крупной организации отвечает ведомственный архив, а архив организации малого и среднего бизнеса ведется секретарем или в канцелярии.

В Республике Беларусь создана достаточно обширная база нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы архивного дела. Основными документами в этой области являются:

1. Закон о национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь.

2. Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь.

3. Положение о Департаменте по архивам и делопроизводству.

4. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь.

В эпоху широко использования Национального архивного фонда Республики Беларусь во всех областях деятельности общества, на предприятиях, в ведомствах, учреждениях и организациях во все больших масштабах накапливаются массивы как документов на бумажном носителе, так и электронных (машиночитаемых) документов, которые содержат научно-техническую, производственную и управленческую информацию постоянного хранения. Без надлежащей нормативной базы, соответствующей всем современным требованиям, данная информация может быть уничтожена. Исходя из этих обстоятельств, возникла необходимость усовершенствования принятых нормативных документов для обеспечения должного хранения документов.

Руководствуясь подобными документами, работники архива могут создать наиболее оптимальные условия сохранности документов. Лица, на которых возложена забота о сохранности научных ценностей, должны в полной мере владеть знанием нормативных документов, для руководства ими в работе. Они в полной мере должны осознавать всю ответственность за ту информацию, которая хранится в архивохранилищах. Выполнение предписаний, указанных в различных нормативных документах, регламентирующих деятельность архивов, позволит разрешить одну из нелегких задач по сохранности всех тех документационных и книжных ценностей, которые были созданы в прошлом.

Сегодня нет необходимости доказывать важную роль архивов в сохранении национального культурно-исторического богатства страны. Информация, заключенная в архивных документах, на протяжении многих лет используется в научных, политических, экономических, социально-культурных, управленческих целях. Задача архивов заключается в обеспечении государства и его институтов ретроспективной документной информацией, сохранении важных для истории документов, защите законных прав и интересов граждан страны. Документы архивов постоянно используются при строительстве, производстве, в научных разработках и т.д.

В настоящее время в систему Государственной архивной службы Республики Беларусь входят:

Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь);

 органы управления по архивам и делопроизводству областей и г. Минска – 7;

 республиканские государственные архивные учреждения – 11;

 областные государственные архивы – 9;

 зональные государственные архивы – 16;

 территориальные (городские и районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов – 126.

Огромное наследие дошло до нас сквозь время, собранное в Национальном архивном фонде Республики Беларусь. И целью любого работника архива является сохранить это наследие для других поколений. Но без знания нормативных документов, регламентирующих деятельность архивов, невозможно будет и уберечь архивные фонды республики.

Объектом исследования является Государственный архив.

Предметом исследования является формы приёма документов в Государственный архив.

Целью исследования является изучение форм приёма документов в Государственный архив.

Методологической основной курсовой работы явились нормативно-правовые акты Республики Беларусь, регулирующие вопросы архивного дела, в частности Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», Указ Президента Республики Беларусь «Об утверждении Положения о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, а также сети государственных архивных учреждений Республики Беларусь», межархивные и внутриархивные справочники, а также учебная литература по архивоведению авторов Алексеева Е. В., Тельчрова А. Д., Якименко А. С. и др.

1 Формы приема документов в Государственный архив

1.1 Понятие государственного архива

Основными видами архивов в Республике Беларусь являются государственные, ведомственные (межведомственные) архивы и архивы негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь.

Государственными архивами в Республике Беларусь являются республиканские, областные, зональные, районные и городские архивы.

Республиканские архивы создаются по решению республиканского органа государственного управления по архивам и делопроизводству, а областные, зональные, городские и районные архивы – соответствующими местными исполнительными и распорядительными органами по согласованию с республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству.

Государственные архивы осуществляют прием и постоянное хранение архивных документов государственных органов, государственных предприятий, учреждений, организаций, а также архивов негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь в порядке, установленном настоящим Законом.

Республиканские государственные архивы являются республиканскими научно-методическими и научно-исследовательскими центрами по работе с документами Национального архивного фонда Республики Беларусь, областные архивы – научно-методическими центрами.

Ведомственными (межведомственными) архивами являются архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций, осуществляющие прием и хранение документов этих государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций в течение периода времени, установленного настоящим Законом.

К архивам негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь относятся:

частные архивы физических лиц – комплексы архивных документов, созданные лицом, семьей, родом либо приобретенные ими на законных основаниях и находящиеся в их собственности, а также комплексы архивных документов, созданные на предприятиях торговли и обслуживания, объектах культуры и искусства, находящихся в частной собственности физических лиц, и зарегистрированные в установленном порядке республиканскими органами Государственной архивной службы Республики Беларусь;

архивы юридических лиц негосударственной формы собственности, а также религиозных организаций, архивные документы которых созданы после отделения церкви от государства.

Архивные фонды и архивные документы государственных архивов, осуществляющих их постоянное хранение, являются собственностью государства и не могут быть объектами купли-продажи и других сделок по их отчуждению.

Государственные архивы, а также государственные музеи и библиотеки являются владельцами находящихся у них на постоянном хранении архивных документов.

Государственная архивная служба Республики Беларусь - система архивных органов и учреждений, организующих формирование Национального архивного фонда Республики Беларусь, его хранение, использование и контроль за ведением делопроизводства.

Государственная архивная служба Республики Беларусь включает [4]:

- республиканский орган государственного управления по архивам и делопроизводству, находящийся в непосредственном подчинении Совета Министров Республики Беларусь, отделы по архивам и делопроизводству областных и Минского городского исполнительных комитетов;

- учреждения Государственной архивной службы Республики Беларусь;

- государственные архивы, научно-исследовательские организации, специальные лаборатории, действующие в соответствии с утвержденными уставами и положениями.

Руководство и координацию деятельности архивных организаций осуществляет Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.

На Государственную архивную службу Республики Беларусь возлагаются обязанности [2]:

- по хранению документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь;

- по обеспечению сохранности, централизованному учету, комплектованию государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь документами;

- по их использованию и публикации в установленном порядке;

- по разработке и внедрению современных систем документирования управленческой деятельности;

- по осуществлению контроля за состоянием и ведением делопроизводства в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности, оказанию им методической помощи в организации этой работы

- по подготовке и повышении квалификации кадров.

Органы Государственной архивной службы Республики Беларусь осуществляют контроль за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Беларусь всеми юридическими и физическими лицами. Решения и указания этих органов по вопросам работы архивов и организации делопроизводства являются обязательными для всех юридических и физических лиц.

Основные правила работы архивов утверждены Решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 30 апреля 1997 г. № 5.

«Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь» являются нормативным документом, регламентирующим деятельность ведомственных архивов и архивов негосударственных учреждений, организаций и предприятий республики. В них изложены правовые основы деятельности, задачи и функции архивов; требования, предъявляемые к номенклатурам дел; методика проведения экспертизы ценности документов; порядок формирования и оформления дел, уничтожения документов временного хранения, составления научно-справочного аппарата к документам архива, учета, обеспечения сохранности и использования документов, а также другие вопросы, связанные с работой указанных архивов. В случаях, не предусмотренных настоящими правилами (при проведении работы по выявлению и учету особо ценных дел, созданию и учету страхового фонда, фонда пользования и др.), архивы центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь обязаны руководствоваться действующими правилами работы государственных архивов.

В целях обеспечения преемственности работы архивов, учета особенностей формирования и структуры Национального архивного фонда Республики Беларусь в настоящих правилах сохранен ряд положений, формулировок и форм ранее действовавших «Основных правил работы ведомственных архивов СССР».

Пункты и отдельные формулировки (предложения) правил, не являющиеся обязательной нормой для архивов негосударственных учреждений, организаций и предприятий, которые не имеют договорных отношений с учреждениями государственной архивной службы, помечены звездочкой.

Правила не распространяются на архивы, хранящие научно-техническую, машиночитаемую, кино-, фото-, фоно-, видеодокументацию, а также другие виды специальной документации [4].

Главная задача архивной организации - обеспечение общества ретроспективной документной информацией.

1. Архивные организации в соответствии с возложенными на него задачами [3, 28-30]:

- осуществляют хранение, ведут государственный учет и представляют сведения о хранящихся в архиве документах;

- осуществляют меры по улучшению физического состояния документов, проводят их реставрацию, консервацию, страховое копирование, ведут выявление и учет особо ценных документов;

- организуют отбор и осуществляет прием документов на постоянное хранение;

- принимают в установленном порядке меры к пополнению архива документами своего профиля;

- проводят экспертизу научной и практической ценности хранящихся документов;

- осуществляют в пределах делегированных прав и полномочий организационно-методическое руководство и контроль за работой архивов учреждений, организаций и предприятий-источников комплектования, ведут статистический учет хранящихся там документов, участвуют в мероприятиях по совершенствованию работы с документами в организациях и учреждениях, а также повышении квалификации работников этих архивов;

- с учетом потребностей использования документов проводят работу по созданию и совершенствованию системы научно-справочного аппарата к документам, хранящимся в архиве, создают банки и базы данных;

- изучают и выявляют потребности общества в документной информации, информируют органы государственной власти и государственного управления, иные заинтересованные учреждения и организации о документах архива по актуальным проблемам, в установленном порядке предоставляют документы, информационные базы данных, архивные справочники для изучения;

- исполняют запросы государственных, иных учреждений, граждан РБ, зарубежных организаций и граждан по документам архива, выполняют работы по выявлению и копированию документов, в том числе на договорных началах;

-. организуют выставки документов, используют для информации о документах архива печать, телевидение, кино, радио;

- осуществляют с участием научных и иных учреждений или самостоятельно подготовку путеводителей и других справочников о составе и содержании документов архива;

- в установленном порядке оказывают платные услуги учреждениям, организациям и гражданам в выполнении работ по обеспечению сохранности, упорядочению и использованию документов;

- осуществляют совместно с научными учреждениями или самостоятельно научные исследования, внедряют результаты исследований в практику своей работы;

- разрабатывают методические пособия по вопросам работы с документами, внедряют их в практику работы;

- разрабатывают и внедряют прогрессивные методы работы на базе отраслевых нормативов, результатов научных исследований, изучения и обобщения передового отечественного и зарубежного опыта;

- принимают меры по комплексному решению вопросов улучшения условий труда, быта работников, их социальной защите;

- своевременно и внимательно рассматривают поступившие от учреждений, организаций и граждан предложения и заявления, принимают меры к устранению недостатков в своей работе.

При этом информация, содержащаяся в архивных фондах организаций РБ, в целях удовлетворения информационных нужд общества может использоваться путем [2]:

- информирования государственных органов о документах, которые могут быть использованы при решении хозяйственных, политических, научных, культурных и иных задач;

- выдачи справок, копий и выписок из документов;

- создания электронных информационных ресурсов на базе архивной информации и предоставления доступа к ним;

- популяризации документов в средствах массовой информации;

- издания документальных сборников;

- предоставления документов для изучения и использования;

- организации выставок документов;

- издания справочников о составе и содержании документов архивного фонда.

1.2 Приём документов в государственный архив

1. Закон о национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь.

2. Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь.

3. Положение о Департаменте по архивам и делопроизводству.

Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами НАФ в соответствии с его профилем. Под профилем архива следует понимать установленный для каждого архива состав документов, определяющий его специализацию в соответствии с признаками классификации документов НАФ. Основной задачей комплектования архива является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю архива.

Комплектование архива включает:

определение источников комплектования;

определение состава документов, подлежащих приему;

прием-передачу документов в архив.

Комплектование архива осуществляется в порядке, определенном законодательством Республики Беларусь.

Комплектование архива документами, созданными на территории Беларуси, но по различным причинам оказавшимися за ее пределами, а также документами зарубежного происхождения, имеющими практическое и научно-историческое значение для Республики Беларусь, предполагает:

- выявление архивных и опубликованных сведений об указанных документах за рубежом;

- составление перечней документов, фондов, коллекций, соответствующих профилю архива;

- изучение обстоятельств попадания за рубеж документов, созданных на территории Беларуси;

- подготовку научных публикаций, содержащих информацию о документах по истории Беларуси, хранящихся за пределами республики;

- своевременное информирование вышестоящих органов управления по архивам и делопроизводству о выявленных документах по истории Беларуси в зарубежных архивах с обоснованием необходимости получения их подлинников или копий;

- осуществление работы по эквивалентному обмену копиями документов с зарубежными организациями и архивными службами зарубежных стран в соответствии с заключенными международными договорами;

- прием на постоянное хранение подлинников документов или копий на правах подлинников, полученных из-за рубежа в рамках межгосударственных или иных договоров;

- учет подлинников документов или копий на правах подлинников, поступивших в архив из-за рубежа.

Источниками комплектования архива (фондообразователями) являются юридические и физические лица, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и подлежащие передаче на постоянное хранение в архив в обязательном порядке или на основании договора.

Определение источников комплектования архива - юридических лиц осуществляется на основании следующих основных критериев:

функционально-целевого назначения организации;

полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;

вида организации (организационно-правовая форма);

особой роли среди других однородных организаций.

Архив ведет список физических лиц - источников комплектования архива. Отнесение физических лиц к числу источников комплектования осуществляется на основании следующих критериев:

роли фондообразователя в государственной деятельности, в развитии науки, культуры и в других областях общественной жизни;

роли фондообразователя как участника, свидетеля значительных событий в жизни общества;

родственных, дружеских и творческих связей фондообразователя;

состава и содержания собранных физическим лицом документов.

Работа с электронными (машиночитаемыми) документами, относящимися к научно-технической, производственной и коммерческой деятельности организаций, а также организаций, имеющих специализированные архивы машиночитаемой документации или передающими электронные документы на постоянное хранение в государственный архив электронной документации, регулируется «Примерной инструкцией по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и ведомственных архивах Республики Беларусь», «Правилами учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение» и инструкциями организаций.

В настоящее время создана технология учета электронных документов, которая включает следующие особенности работы с электронными документами: единицей хранения является машинный носитель (том); за единицу учета в пределах архивного фонда принимается электронный документ на машинном носителе (носителях); на одной единице хранения может быть записано несколько единиц учета; одна единица учета может быть записана на нескольких единицах хранения; электронный документ может состоять из одного или нескольких файлов логически и информационно связанных между собой; передача электронных документов в госархив осуществляется на машинных носителях с сопроводительной документацией; госархив обеспечивает хранение подлинников, дубликатов и копий электронных документов; в госархиве на одной единице хранения записываются электронные документы только одного фонда; хранение машинных носителей и электронных документов осуществляется в специализированных хранилищах; архивный шифр электронного документа состоит из номера фонда, номера описи, порядкового номера электронного документа по описи; учет документов внутри архивного фонда осуществляется согласно порядковому номеру электронного документа [15, с. 23].

По истечении сроков ведомственного хранения, определенных в Законе Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», электронные документы передаются на государственное хранение.

Передача электронных документов на государственное хранение осуществляется специалистами госархива совместно с представителями ведомственного архива или подразделения организации на основании графика, разработанного госархивом.

Электронные документы передаются на государственное хранение вместе с описью документов и сопроводительными документами. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составленным в 2-х экземплярах. Электронные документы могут передаваться в госархив на машинных носителях. В госархиве производится перезапись электронных документов на машинные носители архива. Носители организации возвращаются.

Электронные документы могут передаваться в госархив и по коммутируемым каналам связи с помощью электронной почты.

Электронные документы на машинных носителях передаются на государственное хранение в комплекте с описью и сопроводительными документами: электронные документы на машинных носителях; удостоверяющий лист на бумажном носителе; опись на бумажном носителе; ведомость машинных носителей с записью на бумажном носителе; информационно-поисковая характеристика на бумаге или в виде текстового файла.

Кроме электронных документов могут передаваться документы на бумажных носителях, если они логически связаны между собой одной темой или проектом. Документы на бумажных носителях в госархиве записываются на машинные носители. Документы на бумажных носителях возвращаются в организацию для решения вопроса об их дальнейшем хранении.

Передача электронных документов, описи электронных документов с сопроводительными документами осуществляются с сопроводительным письмом. В сопроводительном письме могут перечисляться: номера и наименования описей, информационно-поисковые характеристики и количество листов в них, заводские (инвентарные) номера машинных носителей с записью, номера ведомостей машинных носителей с записью и количество листов в них, ссылки на удостоверяющий лист и количество листов в нем.

Если в опись включены документы на бумажных носителях, то перечисляются названия документов и количество листов в них.

После передачи электронных документов в госархив, по указанной описи, оформляется акт прием-передачи, составляемый в 2-х экземплярах.

Прием электронных документов осуществляется согласно контрольного экземпляра описи электронных документов, находящегося в госархиве. Передача электронных документов проводится поединично по описям.

При приеме документов в госархив осуществляется контроль наличия электронных документов и их комплектность согласно сопроводительной документации: соответствие фактического количества электронных документов итоговой записи описи; соответствие видов машинных носителей указанным в ведомости машинного носителя с записью; соответствие номера тома каждого машинного носителя электронных документов ведомости машинного носителя с записью; соответствие наличия имен файлов пользователей каждого машинного носителя ведомости машинного носителя с записью.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых электронных документов, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие электронных документов.