Функции и классификация документов. 3

     Федеральное агентство по образованию

     Государственное образовательное учреждение

     высшего профессионального образования

     «Тверской государственный университет»

     Филиал  ГОУ ВПО ТвГУ в г. Нелидово 
 
 
 
 
 

     Курсовая  работа на тему:

     «Функции  и классификация  документов» 
 
 

                     
 

           Выполнила: 

     студент III курса заочной формы обучения

                              Шустрова  Екатерина Сергеевна

          специальность «Документоведение  и ДОУ»

                                           Проверила: 

                                           Никитина Елена Эдуардовна 
 
 

     Нелидово 2010

 

      Оглавление 

     
Введение……………………………………………………………………..3      3
Глава 1. Функции  документов предприятия……………………………..6         
    1. Организационно-правовые документы…………………………….10
       
    1. Распорядительные  документы………………………………………12
    2. Информационно-справочные документы………………………….14
      
1.3.     

Глава 2. Классификация документов на предприятии………………….16

      2
2.1.   Регистрация документов…………………………………………….19 

Заключение…………………………………………………………………..23

  
 
     3
       3
Список  используемой литературы……………………………………….25

 

Приложение…………………………………………………………………26

      8      
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

      Введение 

     Документоведение  в различных  источниках  рассматривается  как  научная дисциплина,  изучающая  закономерность  ведения документов   и разрабатывающая теоретические   и   методические   вопросы   документационного   обеспечения общества. Документоведение в ряде случаев называют теорией  делопроизводства.

     Докуме́нт (от лат. documentum - «образец, свидетельство, доказательство») - материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

     Управленческий (организационно-распорядительный) документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц.

     История управленческих документов началась еще  на ранних стадиях развития Древнерусского государства. Это были договора или соглашения. Позже, во времена Петра I, появились такие документы, как грамоты, отписки, доклады, наказы, памяти. В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых управленческих документов: указные грамоты, наказы были заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; памяти и отписки заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями. Для министерской системы характерны такие документы:  сношения (или отношения), реестры, протоколы, ведомости, описи, отчеты, официальные письма,  записки, выписки. На современном этапе к управленческим документам относят: приказы, распоряжения, постановления, указания, служебные письма, протоколы, акты, докладные записки, договора.

     Можно отметить, что много материала  по этой теме содержится в таких  книгах, как « История делопроизводства и секретарского дела» В.К. Белова, «История развития нормативно-методической базы ДОУ» Н.Б. Варламова. Также много  познавательного и нужного находятся  и в произведеньях такого известного автора, как Кузнецовой Т.В. « Документоведения»  и Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Т. «Делопроизводство и техническая  документация». Нельзя обойтись и без  источников, ГОСТ Р 51141-98: «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 6.30-97 « Унифицированная система организационно-распорядительной документации»,которые содержат много актуальной информации.

           Крупный советский  документовед К.Г. Митяев в своих работах  отмечал, что в широком смысле понятия «документ»  обозначает  все  то,  что  является документальным, т.е. основанным на  отражении  объективной  действительности запечатлением, фиксацией, регистрацией фактов, событий, явлений  при  помощи письма, изображения, звукозаписи.

           Авторы   книги   «Основы    информатики»    А.И. Михайлов,    А.И. Черный, Р.С. Гиляревский полагают, что «в широком смысле документами можно считать не  только  надписи,  рукописи  и  печатные  издания,  но   и   произведения искусства, музейные экспонаты  минерального,  ботанического,  зоологического или антропологического характера. Документом признается  любой  материальный объект, который фиксирует или подтверждает какие – либо знания и может  быть включен в определенное собрание1.

       «Под документами в узком смысле слова,  -  писал  К.Г. Митяев,  -  обычно понимаются   письменные,    отвечающие    установленным    требованиям    засвидетельствования, удостоверяющие факты и права, обязательства  и  служащий  для их доказательства»2.

           Ссылаясь на многие источники, автор назвал виды документов: письменные, исторические, архивные, печатные, документы,  имеющие  юридическое  значение (акт ревизии, свидетельство о рождении, диплом  об  образовании),  служебные (заключение  должностного  лица,  письменный  доклад,  донесение,  служебное письмо).

           А.И. Михайлов, А.И. Черный,  Р.С. Гиляревский  дают  определение научного документа,  а  также  первичного  и  вторичного  документов.   Под   научным документам авторы понимают и материальный объект,  содержащий  закрепленную научную  информацию,  предназначенный  для  ее   передачи   во   времени   и пространстве и используемый в  общественной  практике.  По  форме  различают документы:   текстовые,   (книги,   журналы,   рукописи)   графические   или изобразительные  (чертежи,  схемы,  графики)  аудиовизуальные  (звукозаписи, кинофильмы).

     Цель  данной работы – рассмотреть функции и классификацию документации на предприятии.

     Основными задачами являются:

     - изучить историю возникновения  управленческого документа;

     - отразить его  значимость на современном этапе развития;

     - показать роль документов, необходимость их взаимодействия на примере негосударственного образовательного учреждения дополнительного профессионального образования Нелидовская техническая школа Общероссийской общественно-государственной организации «Добровольное общество содействия армии, авиации и флоту России» сокращенное наименование НОУ Нелидовская  ТШ ДОСААФ России.  

       Глава 1. Функции документов предприятия 

     Деятельность  всех учреждений фиксируется в разного вида документах. Попытка определения видов документов, в том числе и организационно-распорядительных, сделана в приложениях к Основным положениям Единой государственной системы делопроизводства, а виды распорядительных документов рассмотрены в Юридическом энциклопедическом словаре. В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. На территориях краев и областей издаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения.

     Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

     Информационная  функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью  сохранения и передачи и присуща  всем без исключения документам. Причина  появления любого документа - необходимость  фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

     Информацию, содержащуюся в документах можно  подразделить на:

     - ретроспективную (относящуюся к прошлому);

     - оперативную (текущую);

     - перспективную (относящуюся к будущему).

     Существуют  и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям.

     Каждый  документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

     Информационная  емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

     Социальная  функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его  членов. Документ также сам может  влиять на социальные отношения в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать развитие социальных процессов, но и тормозить их.

     Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами  общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут  поддерживаться. Можно выделить две  категории документов, в которых  ярко выражена коммуникативная функция:

     1) документы, ориентированные в  одном направлении (законы, указы,  распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

     2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка,  договорные документы и т.д.).

     Культурная  функция - способность документа  сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

     Управленческая  функция выполняется официальными документами, которые специально созданы  для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти  документы играют большую роль в  информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные  уровни принятия решений.

     Правовая  функция присуща документам, в  которых закрепляются изменения  правовых норм и правонарушений. Можно  выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

     В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а  также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)

     Ко  второй категории относятся документы, которые на время приобретают  эту функцию, являясь доказательством  каких-либо фактов в суде, органах  следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и  тем самым временно будет наделен  правовой функцией.

     Функция исторического источника изучается  исторической наукой. Существует две  точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента  передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

     Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной  с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических  документах, плановой, отчетной, документации.

       Все документы, которые создаются в  учреждениях, отражают работу административно-управленческого  аппарата. Для того чтобы разобраться  в многообразии документов, необходимо классифицировать их по различным признакам.

       По  видам деятельности различают следующие  документы:

       - организационно-распорядительный;

       - финансово-расчетные;

       - снабженческо-бытовые;

       - кадровые или документы по  личному составу предприятия3.

       В самостоятельную групп можно выделить коммерческие виды документов: контракты, коммерческие письма, претензии (рекламации), исковые заявления, кассационные жалобы.

       От  государственных и муниципальных  организаций могут поступать  на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и  т.д.). Эти документы составляют отдельную  группу – нормативные документы  вышестоящих органов.

       Среди документов особую группу занимают заявления, предложения, жалобы, письма граждан.

       В зависимости от объективных (профиль  предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия или деловых  партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или  быть незначительной.

    1. Организационно-правовые документы

    Организационная функция – одна из основных функций  управления. В

ее содержание входят:

    - создание, реорганизация, ликвидация организации;

    - установление  структуры;

    - определение  штатной численности и номенклатуры  должностей;

    - регламентация  деятельности структурных подразделений и

работников;

    - формирование  коллегиальных и совещательных  органов управления;

    - регламентация  деятельности аппарата управления;

    - лицензирование  деятельности в необходимых случаях;

    - установление  режима работы и системы охраны;

    - организация  и оценка труда работников  и некоторые другие виды

работ.

    В процессе организационной деятельности учреждения формируется

комплекс  организационно-правовых документов,  содержащих положения, определяющие статус  организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной  состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и  работников, их права, обязанности, ответственность  и другие аспекты.

     К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, положение о структурных  подразделениях,  положения о  коллегиальных и совещательных  органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных  органов, регламенты работы аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работников, правила и др4.

     Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права  и обязательные для исполнения. Эти  документы составляют правовую основу деятельности организации.

     Все государственные, муниципальные, частные  предприятия, общественные объединения  действуют на основе устава.

     Устав - это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятельности Вооруженных Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.).

     Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций  принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий  и учреждении утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных соответствующими владельцами, коллективами и регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

     В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. После текста ставится подпись руководителя.

     В НОУ Нелидовская ТШ ДОСААФ России организационно-правовыми документами являются Устав, утвержденный Бюро Президиума Центрального совета ДОСААФ России 12.11.2010 г., штатное расписание и должностные инструкции. Приложение 1

    1. Распорядительные документы

    Руководство любой организацией независимо от организационно

правовой  формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры  и других факторов наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность  и, соответственно,  издавать  распорядительные документы. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

     Основное  назначение распорядительных документов – регулирование  и координация  деятельности, позволяющая органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.  Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения5.

     Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут быть направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, выбор средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

     Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому,  от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

     К распорядительным документам НОУ Нелидовская ТШ ДОСААФ России относятся приказы и распоряжения. Приложение 2

     Приказ  является самым распространенным видом  распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации  учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа  руководитель ставит перед работниками  основные задачи, указывает пути решения  принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации  или отрасли. В отдельных случаях  приказ может касаться широкого круга  организаций и должностных лиц  независимо от их подчиненности.

     Приказ  – правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения в целях  разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов  деятельности предприятия.

     Ответственность за качество подготовки проектов приказов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают.

     Текст приказа должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами, без разрядки с новой строки абзаца. 

     При большом тексте в проекте приказа излагают лишь основные вопросы, а остальной текст -  в приложениях к приказу. Приложения являются неотъемлемой частью приказа. Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте приказа, не допускаются.

     До  предоставления на подпись проект приказа  визируется руководителями всех заинтересованных подразделений  и юридической  службой.

     Распоряжение  – это правовой акт, издаваемый руководителем  учреждения, действующим единолично.  Правом издавать распоряжения  могут  наделяться заместители руководителя организации по вопросам их компетенции, руководители самостоятельных структурных подразделений, а также главные специалисты организации.

     Право издания распоряжений руководителем  организации закрепляется в учредительных  документах, право издания распоряжений другими должностными лицами  закрепляются в организационно-правовых и распорядительных документах. В НОУ Нелидовская ТШ ДОСААФ России это закреплено в Уставе организации и в должностных инструкциях.

    1. Информационно-справочные документы

     Процесс принятия управленческих решений основан  на сборе и

обработке информации о фактическом состоянии  дел в системе управления, содержится в различных источниках, но важнейшее  место среди них занимают справочно-информационные  документы: акты, справки, сводки, докладные  записки, предложения, переписка и  др6.

     Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений,  не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие, принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленче6ского воздействия.

     Особенностью  этих документов является то, что они  идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к  руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

     В НОУ Нелидовская ТШ ДОСААФ России постоянно ведется работа с информационно-справочными документами. Примеры документов представлены в приложении 3.