Функции и классификация документов. 4

Введение

Каждое предприятие имеет определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и сотрудниками, внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти.

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведение его до исполнителя.

Служебная деятельность человека в любой сфере требует создание и использование письменной информации для подтверждения конкретных фактов и событий в ходе делового сообщения. Зафиксированная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс фиксирования информации – называют документированием управленческой деятельности.

Однако само по себе документирование еще не решает всех проблем, связанных с документационным обеспечением управления. Документы – это специфические материальные объекты, при работе с которыми необходимо выполнять много различных действий. Созданные документы требуют дальнейшей обработки в ходе их использования в управленческом процессе, а так же последующего хранения в справочных целях. Поэтому процедуры создания документов дополняются организацией работы с ними [1, c.26].

Документ сочетает в себе две составляющие – информационную и материальную.

Информационное свойство документа – это его способность передавать и сохранять содержащуюся в нем информацию. К информационным относятся следующие свойства документа:

-уникальность или типичность  информации

-значимость организации  или лица – автора документа

-повторяемость информации  в других документах

-достоверность информации

-актуальность информации

-полнота информации

-конфиденциальность.

Материальная основа документов определяет его эксплуатационные свойства. К ним относятся:

-долговечность

-способность противостоять  различным неблагоприятным факторам (воздействиям окружающей среды, механическим воздействиям, взлому(для электронных документов)).

Цель курсовой работы – изучить функции и классификацию документов ООО «Тех-Экс».

Для реализации цели курсовой работы необходимо решить ряд основных задач.

1. рассмотреть классификации документов;

2. рассмотреть функции документов;

3. рассмотреть классификацию документов, используемую в организации ООО «Тех-Экс», если таковая имеет место. Структура курсовой работы подчинена указанным цели и задачам.

Материальные свойства определяют сохранность документа и в некоторых случаях влияют на подлинность документа [9, c.63].

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам. Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

Как и во всякой классификации, в этой исторически сложившейся системе есть недостатки. Так, документы из одного комплекса могут быть отнесены к другому, например, договор в равной степени может быть отнесен к финансово-бухгалтерской группе и к коммерческой [10, c.128].

В зависимости от объективных и субъективных факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

Глава 1. Функции документов предприятия

Служебные документы издавна выполняли целый ряд важнейших функций, не потерявших свое значение и в настоящее время. Выделяются общие и специальные функции.

К общим функциям документов относят:

-информационную (являются источником и носителем информации)

-коммуникативную (помогают организовывать обмен информацией и общение)

-социальную(характеризуют социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан)

-культурную(являются памятником культуры, показывая особенности, традиции, обычаи эпохи)

К специальным функциям документа относят:

-управленческую (позволяет организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческий процесс)

-правовую (служат юридической основой финансово-хозяйственной и управленческой деятельности, подтверждая факты и удостоверяя показатели и сведения)

-учетную (накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности)

-историческую (являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют исторические факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов)

-организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений)

Организационно-распорядительная документация фиксирует принятые решения по производственным, финансовым, кадровым (личному составу), административно-хозяйственным вопросам и создается на предприятии независимо от организационно - правовой формы и сферы деятельности и играют очень важную роль в управлении. К таким документам относятся приказы.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения производственных задач.

Приказ – это основной распорядительный документ. Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

Приказами оформляются:

-порядок деятельности  предприятия

-решения и поручения  по организации работы

-организационные мероприятия

-итоги работы

-результаты ревизий.

Приказы издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов.

Рассмотрим, какими же функциями обладают приказы по основной деятельности ООО «Тех-Экс» на примере наиболее часто встречающихся. Без сомнения все они обладают рядом общих функций, присущих всем документам без исключения.

Все они содержат зафиксированную информацию, которую можно хранить, передавать, являются источником информации, таким образом, выполняют информационную функцию.

Приказы могут быть средством связи между организацией и другими общественными структурами. Например: приказ «О проведении уборки территории, закрепленной за ООО «Тех-Экс». Здесь предприятие назначает ответственных за проведение подготовки, согласовывает с администрацией города план совместных действий, в итоге происходит общение между  ООО «Тех-Экс» и администрацией. В приказе «Об организации технического обслуживания оборудования и технических средств» согласовывается взаимодействие работников организации и фирм, занимающихся техническим обслуживанием, передается информация о действиях работников при неисправностях. В этом выражается коммуникативная функция приказа, так как информация передается от объекта к объекту, между ними возникает общение.

Приказы «Об обеспечении работников предприятия форменной одеждой», «Об установлении персональных надбавок руководителям и работникам» выполняют социальную функцию, потому что создаются для удовлетворения потребности как общества в целом, так и его отдельных членов, характеризует общественную и социальную сферу жизни.

Культурная функция выражена в приказе «О надзоре за техническим состоянием зданий и сооружений»,где говорится о необходимости проведения своевременного косметического и других видов ремонта, так как здание является элементом архитектуры города .

Самой общей функцией для всех документов является хранение и передача информации во времени и пространстве.

Приказы помимо общих, присущих всем документам, обладают и специальными функциями, которые присутствуют только у отдельных категорий.

Следующая функция - учетная. Это способность документа давать количественную характеристику информации, связанную с хозяйственными и иными социальными процессами с целью их учета и анализа, например приказ «О проведении инвентаризации мебельного цеха»,в котором учитывается необходимое количество инструмента, необходимого для изготовления продукции.

Одной из специальных функций приказов является правовая. Она присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правоотношений, это документы устанавливающие, закрепляющие и изменяющие правовые нормы и правоотношения, или прекращающие их действия, а так же документы, влекущие за собой юридические последствия.

Примером документа, обладающего правовой функцией, является приказ «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка». Здесь вносятся изменения в график работы сотрудников, в связи с увольнением работника данной категории, появилась необходимость заполнить освободившееся рабочее место существующим персоналом, соответственно оплата труда при этом повысится [2,c.104].

Приказ «О режиме труда и отдыха в 2009 году» является непосредственным носителем правовой функции, так как служит основой всего рабочего процесса предприятия. Здесь указаны категории работников и для каждой категории работников  определены графики работы, часы рабочего времени и времени отдыха, тем самым обозначается право человека на труд и отдых. В случаях нарушения трудовых прав работник может обратиться лично или письменно в инспекцию труда, которая ведет прием и рассматривает соответствующие заявления, письма, жалобы и иные обращения граждан. Очевидно, что разбирательство любого спора, а так же нарушения прав работника сопровождается предоставлением определенных документов. Некоторые документы могут приобретать правовую функцию на время, в случае если они используются как доказательства в суде.

Главным образом приказы на предприятии выполняют управленческую функцию. Документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели – управление организацией.

Рассмотрим несколько примеров:

Приказ «Об оформлении документов при направлении работников ООО«Тех-Экс» в командировки и их ухода в течении рабочего дня по личным делам в целях обеспечения учета и рационального использования рабочего времени работников» создан с целью организации порядка оформления командировок и ухода в течении рабочего дня по личным вопросам, для этого в приказе регламентируется порядок действий: запись в журнале регистрации  командировок и правила оформления увольнительных записок. В приказе так же рассмотрены методы дисциплинарного взыскания согласно Трудовому Кодексу РФ, накладываемые на работников в случае нарушения ими требований данного приказа. Таким образом, руководитель предприятия может контролировать рабочий процесс, иметь достоверные сведения о нахождении своих подчиненных.

Приказ «О назначении ответственных лиц по ведению табельного учета на 2009г.» помогает организовать учет и использование рабочего времени в отделах и в целом по предприятию. Это позволяет распределить табельный учет по подразделениям, обязывает ответственных лиц по ведению табельного учета своевременно предоставить табели в бухгалтерию, лица несут ответственность за достоверность сведений. Приказ регулирует ведение табельного учета.

Приказ «О работе предприятия в выходные и нерабочие праздничные дни» организовывает бесперебойное функционирование предприятия в условиях минимального количества работников (согласно ст.113 Трудового Кодекса РФ).В приказе распределяются обязанности между заместителями директора и начальниками подразделений для наиболее рациональной работы предприятия. Каждый регулирует свое подразделение, что в значительной мере облегчает труд руководителя предприятия.

На данном примере мы рассмотрели управленческую функцию приказов, где видно, как с помощью этих документов можно организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческий процесс.

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений.

Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками. К таким документам относятся приказы по личному составу.

Обязательное ведение кадровой документации на предприятиях предусмотрено законодательством РФ.

Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности – отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера.

Приказы по личному составу издаются руководителем, в них фиксируются сведения о кадрах:

-прием на работу

-перемещения по работе

-увольнения с работы

-установление должностных  окладов

-отпуска

-командировки

-изменение фамилий

-поощрения

-взыскания и т.д.

Приказы по личному составу, как и приказы по основной деятельности, выполняют тот же ряд общих и специальных функций [5, c.146].

Приказы «О совмещении профессий» или «Об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника» наделяют назначенных работников определенными правами и обязанностями на время болезни или отпуска замещаемого сотрудника, с согласия работника и с учетом увеличения обязанностей работник в праве рассчитывать на оплату дополнительного труда, тем самым выполняют правовую функцию, а так же тесно связанную с ней управленческую.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы), что указывает на учетную функцию этих документов. Это приказы «О приеме на работу», «О перемещении по работе», «Об увольнении с работы» и т.д.

Изучив функции приказов ООО «Тех-Экс» хотелось бы особо выделить их главную функцию – управленческую. Все перечисленные функции могут быть присущи какому-либо документу в разной степени, а могут и отсутствовать, являясь специальными. Приказы, не зависимо – по личному составу либо по основной деятельности, первоначально создаются руководителем с целью влиять на управленческий процесс. Затем следует правовая функция, т.к. она непосредственно связана  с управленческой. При создании подобного рода документов, пользуются Кодексами РФ и другими нормативными актами.

На предприятии  создается и действует большое количество самых различных документов. Так или иначе, каждый руководитель сталкивается с необходимостью составлять, читать, руководствоваться или хранить служебные либо личные документы. Колоссальное количество документов функционирует в производственной сфере. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительная деятельность аппарата управления [7, c.93].

Два вида управленческих или организационно-распорядительных документов, а именно приказы, создаваемые в ООО «Тех-Экс», были рассмотрены в этой главе работы. Проведено разграничение между приказами по основной деятельности и приказами по личному составу. Приведены примеры конкретных документов и выполняемых ими функций (общих и специальных) на данном предприятии. Проанализировав функции, можно увидеть характеристики документов:

1. Любой документ может  выполнять как общие, так одну  или несколько специальных функций, то есть можно сказать, что  документы полифункциональны.

2. Функции не осознаются  автором документа.

3. некоторые функции присущи  документам изначально, не зависимо  от воли и желания автора, а  некоторые функции документ приобретает  в процессе своего функционирования  или наделяется автором документа.

Глава 2. Классификация документов предприятия

Для того чтобы выработать определенные принципы в составлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию. Классификация документов – распределение документов по группам (видам) на основе содержания, формы составления и других признаков с целью организации и повышения эффективности работы с ними [1, c.267].

Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

Условно документы можно разделить на следующие группы:

По способу документирования:

-рукописные

-печатные

-электронные

-кино-, фото -, фонодокументы.

По сфере использования:

-организационно-распорядительные

-финансово-бухгалтерские

-научно-технические

-по труду

-отчетно-статистические

По месту составления:

-входящие (поступившие в организацию)

-исходящие (отправляемые из организации)

-внутренние (составленные и используемые в самой организации)

По грифу ограничения доступа:

-открытые (несекретные)

-с грифом ограничения  доступа

По происхождению:

-служебные (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке)

-личные (касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными)

По форме изложения:

-индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме)

-трафаретные (одна часть документа подготовлена, другая заполняется при составлении)

-типовые(созданные для документирования стандартных ситуаций)

По срокам хранения:

-постоянного хранения (бессрочного)

-долговременного хранения (свыше 10 лет)

-временного хранения (до 10 лет) [6, c.197]

Деятельность любого предприятия  сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные комплексы документов:

-организационные документы  предприятия (устав, учредительный  договор, структура и штатная  численность, штатное расписание, должностные  инструкции, правила внутреннего  трудового распорядка)

-распорядительные документы  предприятия (приказы по основной  деятельности, распоряжения, решения)

-документы по личному  составу предприятия (приказы по  личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки  ф. Т-2,лицивые счета по зарплате, трудовые книжки)

-финансово-бухгалтерские  документы предприятия (годовые  отчеты, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета и др.)

-информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.)

Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве [8, c.10].

Цель классификации документов:

1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.
2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата.

Значение классификации документов:

1. Обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве.
2. Повышение оперативной работы с ними [4, c.269].

Использовав несколько источников, попытаемся классифицировать документы ООО «Тех-Экс».

Условно документы предприятия можно разделить на следующие группы:

1. По способу документирования или по средствам фиксации:

- рукописные (написанные  работником лично «от руки») –  примерами таких документов могут  быть объяснительные записки, жалобы, претензии, заявления личные документы, чертежи и схемы.

- печатные(для составления традиционных документов с помощью компьютера и последующим распечатыванием документов на принтере) – основная масса документов предприятия выполнена на компьютере, а так же печатные – созданные полиграфическим способом в типографии – на предприятии существуют бланки такого вида: доверенности, требования-накладные, счет-фактура и другие.

- электронные (для обмена  документами с помощью электронной  почты без вывода на печать  и хранения документов в виде  файлов в памяти компьютера  или на сменных носителях) –  создаваемые документы фиксируются  в памяти компьютера в определенных  папках.

- фотодокументы – изобразительный  документ, созданный фотографическим  способом, фотография фиксирует  момент события факта, поэтому  фотодокументы, благодаря точности, наглядности имеют большую ценность  и находят широкое применение  в различных областях деятельности. На предприятии используются  для фиксации дорожно-транспортных  происшествий связанных со служебным  транспортом и других случаев, где необходимы визуальные доказательства.

     2.   По  сфере использования или по  видам документации:

  - организационно-распорядительные  документы – документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти предприятий, организаций и должностных лиц. Организационно-распорядительная документация разделяется на три основные группы документов:

1) организационные или  организационно-правовые (устав, положение, правила, штатное расписание, инструкции) - составляют правовую основу  деятельности предприятия и содержат  положения, обязательные для исполнения, разрабатывает организационные  документы руководство предприятия  или подразделения с привлечением  юридической, кадровой и делопроизводственной  служб, срок действия длится до  их отмены или до утверждения  новых, организационные документы  относятся к наиболее важным  документам предприятия, поэтому  они после периода активного  использования, как правило, передаются  на архивное хранение;

2) распорядительные –  официальные документы, в которых  фиксируются решения вопросов  управления, взаимодействия, обеспечения  и регулирования деятельности  органов власти, предприятий, организаций, их подразделений и должностных  лиц; эти документы делятся на  две группы: распорядительные документы, издаваемые единолично руководителем (приказы, распоряжения, указания) –  подписывая их, руководитель несёт  всю полноту ответственности  – и распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиального  принятия решения (постановления  и решения);

3) информационно-справочные (акты, письма, справки, протоколы, докладные  и служебные записки, заявления, телеграммы, электронные и факсимильные  сообщения и другие) – документы  несут сведения, побуждающие принимать  какие-либо решения, т. Е. они инициируют  управленческие действия, позволяют выбрать тот или иной способ решения возникшего вопроса, играют вспомогательную роль по отношению к организационным и распорядительным документам, содержащаяся в них информация может повлиять на принятие управленческого решения или может быть лишь принята к сведению;

- документы по личному  составу (приказы по личному составу  – обязательный документ трудовых  правоотношений; трудовые договоры  – документы, фиксирующие соглашение  сторон об установлении трудовых  правоотношений и регулирующие  их; трудовые книжки – основной  документ о трудовой деятельности  и трудовом стаже работника, ведутся  на всех работников; личные карточки  формы № Т-2 – документ, составляемый  на работника и содержащий  краткие сведения о нём (образование, стаж, семейное положение, трудовая  деятельность и т.д.) – является  одним из основных документов  по учёту персонала, который заводится  на всех работников предприятия  на постоянную или временную  работу);

- финансово-бухгалтерские  документы (счета, сметы, отчёты, квитанции) – являются основой хранения  информации о перемещении финансовых  средств и материальных ценностей.

3. По месту составления (происхождения):

- внешние – созданные  за пределами предприятия,

- внутренние – составлены, исполняются и хранятся в пределах  предприятия и не выходят за  его стены, например, приказ «О  проведении технического осмотра  автомобильного парка»

4. По направлению движения:

- входящие – документы, поступившие на предприятие (по  почте, по факсу, электронной почтой, курьером). В ООО «Тех-Экс» регистрацию  ведёт секретарь: проверяет правильность  доставки, регистрирует в журнале (если документ регистрируемый), ставит отметку о поступлении документа в организацию (№ и дата). Далее документ рассматривает руководитель и проставляет резолюцию. Затем создаются копии и раздаются исполнителям под роспись в журнале. Один экземпляр секретарь подшивает в дело «Входящая корреспонденция».

- исходящие – это официальные  документы, отправляемые из предприятия (по почте, по факсу, электронной  почтой, курьером). Составленный на  предприятии документ согласовывается, подписывается руководителем, регистрируется  в журнале «Исходящая корреспонденция»  и отправляется адресату. Второй  экземпляр (копия) документа подшивается  в дело «Исходящая корреспонденция».

5. По форме изложения:

- индивидуальные (справки, документы, содержание которых излагается  в свободной форме),

- трафаретные (к примеру, справка с места работы; часть  документа, структура, стандартные  фразы заранее подготовлены, остальная  часть заполняется при составлении  переменной информацией)

- типовые (создаются для  документирования стандартных ситуаций, например, командирования, используются во всех организациях),