Функции и особенности управленческого учета в современных условиях

1 Теоретические основы управленческого учета

1.1 Сравнительная  характеристика упраленческого  и финансового учета

Управленческий  учет – это область знаний, которая  необходима каждому, кто занимается предпринимательством. Менеджер несет  ответственность за выполнение целей, поставленных ему администрацией или  учредителями предприятия. Результаты деятельности менеджера во многом зависят  от информации, которую он использует для планирования, контроля и регулирования  управленческой деятельности принятия решений.[5]

Содержание  управленческого учета определяется целями управления: оно может быть изменено по решению администрации  в зависимости от интересов и  целей, поставленных перед руководителями внутренних подразделений.

Другим  важнейшим моментом, который отмечается всеми авторами при определении  сущности управленческого учета, является аналитичность информации. В составе  управленческого учета информация собирается, группируется, идентифицируется, изучается в целях наиболее четкого  и достоверного отражения результатов  деятельности структурных подразделений  и определения доли участия в  получении прибыли предприятия. Эффективность производственной деятельности представлена в учете как процесс  сопоставления фактических и  стандартных затрат и результатов  от произведенных расходов.

Установлению  сущности управленческого учета  способствует рассмотрение совокупности признаков, характеризующих его  как целостную информационно-контрольную  систему предприятия: непрерывность, целенаправленность, полнота информационного обеспечения, практическое отражение использования объективных экономических законов общества, воздействие на объекты управления при изменяющихся внешних и внутренних условиях.

Сущность  управленческого учета — интегрированная  система учета затрат и доходов, нормирования, планирования, контроля и анализа, систематизирующая информацию для оперативных управленческих решений и координации проблем  будущего развития предприятия.[5]

Основные особенности управленческого  учета, как правило, рассматриваются в сравнении с финансовым учетом.

Различие между финансовым и  управленческим учетом было определено в 1972 году Национальной ассоциацией  бухгалтеров США. Сравнение было произведено по семи критериям (основные потребители информации, виды систем бухгалтерского учета, свобода выбора, используемые измерители, основной объект анализа, частота составления отчетности, степень надежности).

Различия  между финансовым и управленческим учетом, сгруппированные по ряду признаков, помогают лучше понять сущность последнего.

Цель ведения учета

Целью финансового  учета является составление и представление финансовой отчетности внешним пользователям. Финансовая отчетность позволяет обосновать акционерам, потенциальным инвесторам и кредиторам целесообразность вложения капитала в данный хозяйствующий субъект.

Цель  управленческого учета – обеспечение менеджеров предприятия информацией, необходимой для принятия эффективных управленческих решений. При этом к управленческому учету предъявляются требования, отличные от требований финансового учета.

Обязательность ведения учета

Ведение финансового учета обязательно для всех предприятий. Обязанность вести бухгалтерский учет определена законом РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности». Правила и принципы финансового учета, составление отчетности предусмотрены нормативными актами и международными стандартами финансовой отчетности.

Управленческий учет не является обязательным для применения. Его организация и методика не регламентируются законодательством. Решение о внедрении его в практику работы предприятия принимает руководство. При этом сбор и обработка информации считаются целесообразными, если ее ценность для управления выше затрат на получение соответствующих данных.

Пользователи информации

Финансовый учет призван удовлетворять потребности внешних пользователей, т.е. заинтересованных сторон, находящихся за пределами предприятия. К ним относятся: акционеры, кредиторы, инвесторы, представители органов государственной власти и др.

Управленческий учет направлен на удовлетворение информационных потребностей внутренних пользователей – руководства предприятия, при этом для каждого уровня управления объем и содержание информации различны.

Публичность информации

Финансовая  отчетность является открытой и доступной  для пользователей (публичной). Результаты финансового учета могут публиковаться в средствах массовой информации.

Данные  управленческого учета не подлежат разглашению и представляют коммерческую тайну предприятия. Причем соблюдение закрытости информации касается не только внешних пользователей, но и работников самого предприятия, не имеющих прямого отношения к решению данной проблемы.

Измерители учетной информации

В финансовом учете используются главным образом стоимостные (денежные) измерители, они являются универсальными.

В управленческом учете наравне с денежными применяются натуральные показатели: количество часов, сырья и материалов, сумма выручки и т.д. Кроме того, при необходимости возможно использование относительных показателей.

Масштабы информации

Финансовый  учет ведется в целом по предприятию, рассматривая его как единый хозяйственный комплекс. Затраты и результаты деятельности, расчеты, резервы и целевые поступления учитываются обобщенно по предприятию, не подразделяясь по видам деятельности, структурным подразделениям и т.п.

Управленческий  учет помимо сводных показателей деятельности предполагает группировку информации по секторам рынка, местам формирования затрат, центрам ответственности, причинам и виновникам отклонений, по заказам и изделиям и т.д.

Привязка ко времени

Вся информация, отражаемая в финансовом учете, относится  к уже свершившимся фактам (ретроспективе) и не включает прогнозные показатели. Управленческий учет в первую очередь ориентирован на будущее. Важнейшей его составной частью является планирование, которое на основе имеющейся информации обязательно включает расчет прогнозных величин. Если финансовый учет показывает, «как это было», то управленческий учет – «как это должно быть».

Степень точности информации

К информации, отражаемой в финансовом учете, предъявляется требование максимальной точности. В управленческом учете возможны приблизительные оценки и ориентировочные показатели с целью более оперативного представления информации.

Сроки и периодичность представления информации

В финансовом учете отчетность представляется по итогам за месяц, квартал, год. Сроки представления устанавливаются законодательно.

В управленческом учете не существует строгих временных  рамок подачи информации. Вместе с  тем при необходимости информация может представляться с любой  нужной частотой. Сроки представления  информации в управленческом учете устанавливаются непосредственно управленческим аппаратом предприятия.

Принципы учета

Финансовый  учет базируется на таких принципах, как принцип двойной записи, обособленности предприятия, целостности, непрерывности деятельности и др.

Управленческий учет основывается на принципах целесообразности, сопоставимости данных, оперативности предоставления информации. Что касается принципа двойной записи, то он может как использоваться, так и не использоваться.

Ответственность за правильность ведения учета

Законодательством предусмотрена ответственность  за нарушение методологии финансового  учета. В случае выявления фактов искажения информации, представленной в финансовой отчетности, к предприятию  могут быть предъявлены определенные санкции со стороны представителей органов государственной власти, акционеров, кредиторов и др.

Так как  ведение управленческого учета не регламентировано законодательно, то ответственность за правильность его ведения также не предусмотрена. Другими словами, причиной привлечения к ответственности могут стать только сами управленческие решения, а не какие-либо данные учета.

Источники информации

Финансовый учет целиком и полностью строится на данных первичного бухгалтерского учета путем их обработки и обобщения.

Управленческий учет наравне с информацией о фактически произошедших операциях, зарегистрированной в первичных документах, использует массу дополнительных источников, как внутренних, так и внешних.[7]

1.2 Функции, предмет и объекты управленческого учёта

Понимание сущности управленческого учета  позволяет выявить зависимость  функций, выполняемых этим видом  учета, от функций управления. Функции  управления обычно состоят из: планирования, контроля, оценки, непосредственно  организационной работы, внутренних информационных связей и стимулирования. Функции представлены на рис.1.[5]

Рис. 1 Управленческие функции

Планирование  —процесс описания вариантов действий, которые могут быть осуществлены в будущем. Он включает: постановку цели; формулировку задач; изыскание  путей решения задач для достижения поставленной цели; выбор вариантов  альтернативных действий. На этой стадии руководитель должен иметь информацию о смете и предполагаемых источниках ее исполнения. Хорошо составленные планы  бывают настолько гибкими, что позволяют  руководителю их изменять при определенных производственных ситуациях.

Планы могут  быть краткосрочными и долгосрочными. Перспективный план представляет собой  предположение администрации в  отношении развития предприятия  на 3-5 лет. Он предусматривает комплекс мер, которые должна провести администрация в настоящее или в ближайшее время. Таким образом решают вопросы инвестиции в основные фонды, производственные запасы, в создание и освоение новой продукции, так как изменение ассортимента выпускаемой продукции страхует предприятие от риска снижения прибыли.

Контроль  - проверка осуществления планов со стороны руководителя, менеджера - состоит из определения состояния объекта; сопоставления фактических результатов с плановыми; пересмотра планов, если становится ясным, что они не могут быть выполнены; выявления отклонений от запланированного и регулирования. Контроль настолько тесно связан с планированием, что в обычной работе не проводят границу между ними. Любое управленческое решение основывается на оценке деятельности, где управленческое планирование и система контроля полностью взаимодействуют.

Оценка  - понимается как заключительный процесс анализа всей системы принятия решений. В этом случае определяется, была ли достигнута поставленная цель (обратная связь), и выясняются причины отклонений: недостатки планирования; неоптимальный набор действий, который привел к увеличению количества оперативных решений; несоответствие системы контроля требованиям управления; выбор неверной цели.

Организационная работа состоит в создании организационной  структуры предприятия, предназначенной  для практической реализации поставленных целей - отделов, бюро, групп, подразделений и т.п.; распределении обязанностей между исполнителями; координации действий исполнителей на основе внутренних информационных связей, объединяющих разные уровни управления; установлении коммуникационных каналов связи с использованием линейных и нелинейных отношений.

Стимулирование  - это средство мотивации участников производственного процесса, побуждающее уяснить цели и задачи предприятия и принимать решения, соответствующие этим целям. В этом качестве выступают сметы и исполнительские отчеты об их выполнении.

Сметы содержат сбалансированные плановые показатели и ориентируют менеджеров на выполнение конечной цели предприятия. Исполнительские  отчеты мотивируют обоснованность корректировки  фактических результатов по отношению  к запланированным и стимулируют  персонал предприятия к принятию мер по устранению отклонений либо к выявлению потенциальных проблем  в будущем. Внутренняя отчетность создает  основу для повышения эффективности  системы контроля и регулирования, осуществляемой менеджерами.

Внутренняя  информационная связь - это обмен  информацией и отчетностью, позволяет скоординировать действия различных структурных подразделений для выполнения конечной цели; конкретизирует задачи каждого подразделения на предстоящий бюджетный период; определяет условия, в которых будет действовать каждый руководитель подразделения, и требования (потребности и ограничения) к нему смежных производственных подразделений. Исполнительные отчеты предоставляют любому менеджеру данные для анализа и оценки своих действий, разработки мероприятий по устранению действий, которые привели к снижению эффективности управления.[3]

Функции управления и информация, обеспечивающая их действенность, позволяют сформулировать функции управленческого учета:

• обеспечение информацией руководителей всех уровней управления, необходимой для текущего планирования, контроля и принятия оперативных управленческих решений;
• формирование информации, которая служит средством внутренней коммуникационной связи между уровнями управления и различными структурными подразделениями одного уровня;
• оперативный контроль и оценка результатов деятельности внутренних подразделений и предприятия в достижении цели;
• перспективное планирование и координация развития предприятия в будущем на основе анализа и оценки фактических результатов деятельности

Характеризуя  сущность управленческого учета, следует  отметить его важнейшую особенность: управленческий учет связывает процесс  управления с учетным процессом.

Предметом управления является процесс воздействия  на объект или процесс управления в целях организации и координирования  деятельности людей для достижения максимальной эффективности производства. Управление воздействует на предмет  управления с помощью планирования, организации, координирования, стимулирования и контроля. Именно эти функции  выполняет управленческий учет, образуя  свою систему, которая отвечает целям  и задачам управления.

Предметом управленческого учета в общем  виде выступает совокупность объектов в процессе всего цикла управления производством. Содержание предмета раскрывают его многочисленные объекты, которые  можно объединить в две группы:

• производственные ресурсы, обеспечивающие целесообразный труд людей в процессе хозяйственной деятельности предприятия;
• хозяйственные процессы и их результаты, составляющие в совокупности производственную деятельность предприятия.

1.3 Метод, способы и принципы управленческого учёта

Совокупность  различных приемов и способов, посредством которых отражаются объекты управленческого учета  в информационной системе предприятия, называется методом управленческого  учета. Он состоит из следующих элементов: документации; инвентаризации; оценки, группировки и обобщения, контрольных  счетов; нормирования, планирования и  лимитирования; контроля; анализа.[5]

Документация  - первичные документы и машинные носители информации, гарантирующие управленческому учету достаточно полное отражение производственной деятельности предприятия. Первичный учет применительно к специфике предприятия является основным источником информации для финансового и управленческого учета.

Инвентаризация  - способ определения фактического состояния объекта, а также отклонений от учетных данных, неучтенных ценностей, потерь, недостач, хищений. Инвентаризация способствует сохранности материальных ценностей, контролирует их использование, устанавливает полноту и достоверность учетной информации.

Группировка и обобщение, использование контрольных  счетов —способ, позволяющий накапливать  и систематизировать информацию об объекте по определенным признакам. Главными признаками группировки объектов управленческого учета считаются: специфика производственной деятельности, технологическая и организационная  структура предприятия, организация  управления, целевые функции системы  управления. Сгруппированная информация эффективно используется для оценки результатов деятельности и для  принятия оперативных и стратегических решений.

Контрольные счета - это итоговые счета, где записи производят по итоговым суммам операций данного периода. Система контрольных счетов выступает связующим звеном финансового и управленческого учета и позволяет установить полноту и правильность учетных записей. Так, записи, произведенные в карточках складского учета, должны соответствовать хронологическим записям в журнале регистрации операций, накопительным ведомостям по наименованиям материалов и контрольному счету, куда заносят итог всех операций, систематизированных по определенному признаку в накопительной ведомости.

Планирование, нормирование и лимитирование входят в систему управления предприятием.

Планирование  - непрерывный циклический процесс, направленный на приведение в соответствие возможностей предприятия с условиями рынка. Оно связано с решением будущих проблем, использует методы выбора альтернативных решений, направления которых имеют как общий, так и частный характер. Планирование только тогда эффективно, когда базируется на статистических исследованиях и анализе результатов хозяйственной деятельности. Анализ проводится по данным информации, сгруппированной и обработанной в соответствии с целями управленческого учета.

Нормирование  - процесс научно обоснованного расчета оптимальных норм и нормативов, который направлен на обеспечение эффективного использования всех видов ресурсов, и изыскание путей наиболее продуктивного превращения затрат в продукцию. Комплекс норм и нормативов составляет нормативное хозяйство предприятия, которое охватывает все сферы его деятельности.

Без нормативного хозяйства невозможна организация  системы управленческого учета  и контроля за состоянием запасов  и фактических затрат. Нормы как  основа системы контроля классифицируются и группируются по центрам ответственности, продуктам и операциям.

Таким образом, нормы используются при планировании, так как выражают количественные цели, которые должны быть достигнуты.

Лимитирование - первая ступень контроля за материальными издержками, основанная на системе норм запасов и затрат. Лимит - нормы расхода ресурсов на единицу продукции, установленные технологической документацией и планируемые производственной программой каждому производственному подразделению исходя из конкретного ассортимента выпуска продукции.

Система лимитирования должна состоять не только из расчета лимита отпуска материалов цеха, но и из учетных и контрольных  операций. Поэтому в системе управленческого  учета лимитированию отводят  роль оперативной информации, позволяющей  активно влиять на формирование материальных затрат.

Анализ  - в силу специфических особенностей этот элемент метода управленческого учета взаимодействует практически со всеми остальными его составляющими. Анализу подвергается производственная деятельность как всего предприятия, так и отдельных подразделений, выраженная экономическими показателями. Выбор показателей определяется целями и возможностями системы управления. В процессе анализа выявляются взаимозависимости и взаимосвязи между подразделениями по выполнению установленных плановых заданий, отклонения и причины, вызвавшие изменения в результатах производства, для принятия соответствующих управленческих решений.

Контроль  - завершающий процесс планирования и анализа, направляющий деятельность предприятия на выполнение ранее установленных заданий, позволяющий вскрывать и устранять возникающие отклонения. Основой системы контроля служит обратная связь, которая дает большую, надежную, необходимую и целесообразную информацию для осуществления контрольно-измерительной деятельности. Существуют разные сферы и виды контроля. Они постоянно меняются, обладают отличительными особенностями на каждом предприятии, отражая специфику его деятельности.

В заключение отметим, что все элементы метода действуют не изолированно друг от друга, а в системе организации  внутренних хозяйственных связей, направленной на решение задач управления.

Принципы  управленческого учета

Управление  хозяйственной деятельностью является сложным и комплексным процессом. Система учета, отвечающая требованиям  управления, также сложна и состоит  из множества процедур. К тому же состав элементов системы управленческого  учета может меняться в зависимости  от целей управления. Между тем  любая система учета, организованная на конкретном предприятии, отвечает общепринятым принципам.

К принципам  управленческого учета относятся:

• непрерывность деятельности предприятия;
• использование единых для планирования и учета (планово-учетных) единиц измерения;
• оценивание результатов деятельности подразделений предприятия; преемственность и многократное использование первичной и промежуточной информации в целях управления;
• формирование показателей внутренней отчетности как основы коммуникационных связей между уровнями управления;
• применение бюджетного (сметного) метода управления затратами, финансами, коммерческой деятельностью;
• полнота и аналитичность, обеспечивающие исчерпывающую информацию об объектах учета;
• периодичность, отражающая производственный и коммерческий циклы предприятия, установленные учетной политикой.

 Совокупность  перечисленных принципов обеспечивает  действенность системы управленческого  учета, но не унифицирует учетный  процесс.

Непрерывность деятельности предприятия, которая  выражается отсутствием намерений  самоликвидироваться и сократить  масштабы производства, означает, что предприятие будет развиваться в будущем. Этот принцип нацеливает бухгалтеров на создание информационного обслуживания решений долгосрочных проблем: анализ конкурентоспособности производства продукции, поставок сырья и материалов, изменения ассортимента и освоение новых продуктов, инвестиций и т.д.

Использование единых планово-учетных единиц измерения  в планировании и учете производства обеспечивает между ними прямую и  обратную связь.

На разных уровнях оперативно-производственного  планирования планово-учетные единицы  или более укрупнены, или, напротив, детализированы. В основе детализации  заложен принцип перехода от более  крупных единиц на уровне предприятия (изделие, производственный заказ, серия  изделий, наименование и т.п.) к более  мелким на уровне цеха, участка, бригады (деталь, операция, комплекс операций, машинокомплект, узловой комплект, бригадный комплект и др.).

Следует отметить, что планово-учетные единицы  управленческого учета производства и единицы измерения готовой  продукции, сданной на склад, применяемые  в бухгалтерском учете, идентичны. Через них прослеживается связь  управленческого и финансового  учета выполненных заказов. При  этом возможна любая группировка  данных в том или ином виде учета  по объектам управления, будь то группировка  по видам продукции, производственным заказам или структурным подразделениям. Кроме того, на уровне предприятия  планово-учетные единицы совпадают  с объектами калькулирования  или являются их частью. На уровне структурных  подразделений планово-учетные единицы  могут быть использованы при выборе объектов учета затрат.

Оценка  результатов деятельности структурных  подразделений предприятия - один из основополагающих принципов построения системы управленческого учета. При всем различии организационных форм на предприятиях управленческий учет должен быть связан с оперативно-производственным и технико-экономическим планированием. В совокупности с системой планирования и контроля управленческий учет представляет собой механизм хозяйствования цеха, участка, бригады. Оценка результатов деятельности предусматривает определение тенденций и перспектив каждого подразделения в формировании прибыли предприятия от производства до реализации продукта.

Соблюдение  в процессе сбора, обработки и  транспортирования первичных данных принципа преемственности и многократного  использованияупрощает систему  учета и делает ее эффективной (меньше затрат - больше значимости в решении поставленной менеджером перед бухгалтером-аналитиком цели). При оперативном управлении информация управленческого учета подкрепляется и иногда дополняется бухгалтерскими данными. В свою очередь данные финансового учета детализируются, дополняются информацией, поступающей от управленческого учета. Иногда его называют принципом комплексности. Сущность принципа заключается в разовой фиксации данных в первичных документах или производственных расчетах и многократного их использования при всех видах управленческой деятельности без повторной фиксации, регистрации или расчетов.

Управленческий  учет обладает способностью так формировать  показатели внутренней отчетности по данным первичного учета, что они  становятся системой коммуникаций внутри предприятия.На нулевом уровне возникает  учетная информация в первичных  документах, отчетах основных и вспомогательных  цехов; на первом уровне группируется информация в сводных документах отдела снабжения, внешней кооперации, производственных подразделений, сбытового  и финансового отдела, бухгалтерии, складского хозяйства; на последующих  уровнях производится объединение  и формирование отчетной сводной  документации в функциональных отделах  заводоуправления (главного конструктора, главного технолога, главного механика, отдела кадров, производственного и  т.п.).

На самом  верхнем уровне происходит обобщение  сводной информации, поступившей  из структурных подразделений, и  преобразование ее в результирующую отчетную документацию отделами - производственно-диспетчерским, планово-экономическим и бухгалтерией. Содержание отчетов зависит от их целевого назначения или должности руководителя, для которого они предназначены. Бухгалтеры-аналитики составляют: отчеты по анализу себестоимости в целях определения себестоимости продукции; сметы для планирования будущих расходов; текущие оперативные отчеты производственных подразделений для оценки результатов работы; отчеты о затратах на производство для принятия оперативных решений; а также проводят анализ смет капитальных вложений для долгосрочного планирования или прогнозирования.[5]

Таким образом, система должна отвечать принципам  полноты и аналитичностиинформации. Показатели, содержащиеся в отчетах, должны быть представлены в удобном  для анализа виде, не требовать  дополнительной аналитической обработки, не предусматривать обратных синтезу (от низших до высших уровней управления) процедур. Нарушение этого принципа приводит к удорожанию системы и  потере оперативности управления.

Принцип периодичности, отражающей производственный и коммерческий циклы предприятия, также важен для построения системы  управленческого учета. Информация для руководителей необходима тогда, когда это целесообразно - ни раньше, ни позже. Сокращение времени может значительно уменьшить точность информации, подготовленной управленческим учетом. Как правило, аппарат управления устанавливает график сбора первичных данных, их обработки и группировки в итоговой информации.

Особого внимания заслуживает принцип бюджетного (сметного) метода управлениязатратами, финансами, коммерческой деятельностью. Он используется на крупных предприятиях как инструмент планирования, контроля и регулирования. Бюджетный цикл состоит из процедур планирования всех сфер деятельности, подразделений; суммирования проектных решений всего коллектива; расчета проекта бюджета; расчетов вариантов плана и внесения корректив; окончательного планирования и учета  изменяющихся условий и отклонений от запланированного.