Функции и структура пресс-службы, координация пресс-службы со структурными подразделениями органа государственной власти.

Министерство  образования и  науки Российской Федерации

Государственное образовательное  учреждение высшего  профессионального  образования

Тульский  государственный  университет

Кафедра социологии и политологии 
 
 
 
 

Курсовая  работа по дисциплине «Современная пресс-служба»

на тему: Функции и структура пресс-службы, координация пресс-службы со структурными подразделениями органа государственной  власти. 
 
 
 
 

Выполнила студентка  гр.831272__________________________________Беликова А.В.

Проверил канд.полит.наук,

доц.каф.СиП________________________________________________Муращенков С.В. 

Тула 2011

Содержание.

Введение……………………………………………………………………………………..3

1.Теоретико-методологические аспекты изучения пресс-службы………………………5

1.1.Понятие пресс-службы  и структура ее организации………………………………….5

1.2.Задачи и  функции пресс-службы…………………………………………………….10

2.Пресс-служба  как структурная единица государственных  органов власти…………..14

2.1.Специфика  работы пресс-службы  органов  государственной власти………………14

2.2.Формы и  методы координации деятельности российских государственных пресс-служб………………………………………………………………………………………...16

Заключение………………………………………………………………………………….19

Список используемой  литературы………………………………………………………..20

Приложения………………………………………………………………………………....22 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение.

     Большинство современных российских кампаний, правительственных  учреждений и органов власти имеют  в своей структуре специализированные отделы, чья деятельность, так или  иначе, направлена на взаимодействие со средствами массовой информации. На протяжении всего времени существования подобных отделов и практики, и теоретики связей с общественностью пытаются определить специфику их деятельности, выявить наиболее общие цели и задачи их работы. Несмотря на это, однозначного подхода к определению функций и моделей построения таких отделов до сих пор не существует.    Пресс-службы и пресс-центры независимо от того, являются они организационно самостоятельными или включены в общую структуру службы по связям с общественностью, должны не только удовлетворять общественный интерес к деятельности того или иного учреждения, но и помогать этому учреждению получать исчерпывающие сведения из открытых источников и проводить собственную информационную политику.

     Возникновение пресс- служб с самого начала шло  с учетом выполнения ими задач: пресс-центры создавались для информационного обеспечения конкретных мероприятий; пресс-службы были призваны осуществлять долговременное взаимодействие с редакциями и журналистами. Эти подразделения стали своеобразными посредниками между органами государственного управления, бизнеса и средствами массовой информации. В настоящее время нет ни одной сферы жизни, которая бы, так или иначе, не соприкасалась с деятельностью средств массовой информации. А потому создание компетентной и сильной пресс-службы приобретает особое значение. Пресс-служба в каждой конкретной организации имеет свое назначение и функции. Пресс-служба может заниматься социально-экономическими задачами, т.е. планирование работы со средствами массовой информации на основе выверенной и продуманной структуры целей и соответствующих средств их достижения. Также возможно решение управленческих задач, в результате чего пресс-служба становится органом управления информационными потоками на основе поставленных целей, мониторинга существующей ситуации, а также финансово-экономического анализа способов осуществления данного управления.

     Актуальность  темы обусловливается тем, что в  современном мире средства массовой информации стали неотъемлемой частью жизни людей. Информационные потоки обрушились на человечество, сделав газетные статьи  и телевизионные материалы сильным и эффективным оружием, способствующим развитию общества, в этих условиях особое значение приобретает деятельность планирования работы со средствами массовой информации на основе выверенной и продуманной структуры целей и соответствующих средств их достижения, а также решение управленческих задач, чем и занимается пресс-служба.

     Объект  изучения: процесс функционирования пресс-службы и ее структурные составляющие.

     Предмет: основные задачи работы и методы координации деятельности со российских государственных пресс-служб.

     Целью работы является изучение функций и  структуры пресс-службы.

     Задачи:

     1.Рассмотреть  основные подходы к определению  понятия пресс-службы и ее структуры.

     2.Изучить функции и задачи пресс-службы.

     3.Выявить  специфику работы пресс-службы  органа государственной власти.

     4.Проанализировать  основные методы и формы координации  деятельности российских государственных  пресс-служб. 
 
 
 
 
 
 

1.Теоретико-методологические  аспекты изучения пресс-служб.

     1.1.Понятие пресс-службы и структура ее организации.

     Родоначальником этой деятельности в области работы пресс-служб можно считать Айви Ли, т.к. именно он был первым пресс-секретарем и сделал первое заявление для печати. В 1906 году ему было поручено помочь компании «Антрацит Коул Роудз энд Майи» предотвратить назревавшую забастовку. Молодой Айви Ли разослал редакторам городских газет свою историческую «Декларацию о принципах». Вот что он писал:  

     «Это  не секретное пресс-бюро. Вся наша  работа делается в открытую. Наша цель - давать новости. Но это и не рекламное агентство. Если вы считаете, что какой-нибудь из наших материалов больше подошел бы для вашего рекламного отдела, не пользуйтесь им. Наши материалы точны. По любому из освещаемых вопросов можно получить дополнительную информацию, мы с радостью поможем любому редактору лично проверить достоверность любого из упомянутых фактов. По первому требованию любой редактор сможет получить исчерпывающие сведения о тех, от чьего имени распространяется статья. Словом, наша цель заключается в том, чтобы откровенно и открыто, от имени деловых кругов и общественных институтов предоставлять прессе и общественности США своевременную и точную информацию по вопросам, представляющим для общественности ценность и интерес. Корпорации и общественные институты распространяют большое количество материалов, в которых теряется элемент новизны. Но, несмотря на это для общественности так же важно получить эту информацию, как и для самих учреждений распространить ее. Я распространяю только те материалы, достоверность которых я сам бы с радостью помог проверить любому».

     Это заявление  ознаменовало революцию в отношениях между деловыми кругами и общественностью. Пренебрежительное отношение к  общественности, которое ранее бытовало повсеместно, стало вытесняться  желанием информировать общественность. Поэтому сегодня любая компания, рассчитывающая на долгосрочное существование, имеет в своей структуре пресс-службу или  пресс-секретаря.  

     В современной науке определению понятия пресс-службы придается различная трактовка:

     1)В большой российской энциклопедии дается следующее определение понятиям пресс-бюро и пресс-центр:

     -служба информации, организуемая на период работы съездов, конгрессов, спортивных состязаний и т.д. для содействия журналистам, освещающим данные события. Организует пресс-конференции, выпускает пресс-релизы и т.п.;

     -постоянно действующие органы информации при редакциях крупных газет, агентствах печати, телеграфных агентствах и др.

     2)В то же время Толковый словарь русского языка содержит такую трактовку понятия «пресс-служба» - отдел сбора и обработки информации по материалам печати.

     3)Пресс-служба — это автономное подразделение субъекта PR, обеспечивающее реализацию его информационной политики со средствами массовой информации.1

     4)Пресс-служба - группа людей, занятая сбором информации, хранением, обработкой и распределением информации2. Пресс-служба определяет коммуникационную политику, собирает необходимую информацию, обрабатывает её, определяет содержание и окончательный вид, «подписывает» и «выпускает её в свет».

     Таким образом, в первом определении основной акцент смещен на содействие журналистам, то есть на целенаправленную работу по доведению какой-либо информации до средств массовой информации, во втором – на сбор и анализ уже состоявшихся выступлений в СМИ по тому или иному поводу.

         Многогранность определений понятия пресс-службы характеризует этот вид деятельности как полифункциональный. Целевые направления деятельности данного структурного подразделения зависят от действия многих факторов, например, таких, как размер и структура самой компании, специфика региона, в котором работает компания, особенности руководства, это позволяет говорить о том, что составить идеальную модель пресс-службы не представляется возможным.

     На  основании исследования деятельности пресс-служб различных организаций А.В. Бекетов и Д.И. Игнатьев выявили  подходы, каждый из которых определяет место службы в общей структуре компании, ее роль в управлении жизнью организации и степень самостоятельности компании в осуществлении своей информационной деятельности. При организации департамента по public relations, пресс-службы можно использовать 3 основных подхода3.

     1.Пресс-служба  создается как один из системообразующих  элементов, в полном объеме выполняющий все функции PR и рассматривающийся в качестве одного из механизмов по управлению деятельности компании и продвижению ее продукции на рынке.

     2.Пресс-служба  формируется в основном для  выполнения чисто прикладных  задач, сформулированных руководством компании по взаимодействию со СМИ и, главным образом, выполняет роль промежуточного звена по распространению информации о деятельности компании.

     3.Работу  департамента по PR, пресс-службы  компании выполняет профессиональная  фирма, специализирующаяся на PR.

     От  выбора какого-либо из этих 3 вариантов  напрямую будет зависеть характер функций  пресс-службы, ее штатное расписание и бюджет по ее содержанию, а также, в немалой степени, и эффективность  ее работы.

     При любом из выбранных вариантов руководитель компании должен исходить из нескольких основополагающих принципов, которые в значительной степени влияют на эффективность работы пресс-службы.

     1.Пресс-секретарь или руководитель пресс-службы (отдела по PR) должен иметь прямой выход на руководителя, обладать в полной мере информацией о текущей деятельности компании, ее сильных и слабых сторонах.

     2.Деятельность пресс-службы (PR-отдела) строится в строгом соответствии с целями и задачами компании на кратко-, средне- и долгосрочный периоды.

     3.Пресс-секретарь или руководитель пресс-службы (PR-отдела) должен беспрекословно и оперативно получать от других подразделений компании всю необходимую для реализации поставленных руководством компании задач информацию.

     4.Пресс-секретарь или руководитель пресс-службы должен принимать участие в планировании мероприятий с участием руководства компании, которым необходимо придать общественный резонанс.

     5.Пресс-секретарь или руководитель пресс-службы должен пользоваться полным доверием у главы компании, быть профессионалом в своей области и иметь хорошие контакты в журналистской среде.

        Тот или иной подход к определению  места пресс-службы в структуре  организации напрямую обусловливает  его численность. Развивая данную  тему, Ф. Джефкинс и Д. Ядин, авторы книги «Паблик рилейшнз», приводят ряд факторов, также влияющих на размер PR-подразделения4:

  • размер организации;
  • необходимость компании в эффективном PR и значение, придаваемое PR её руководством;
  • специальные требования, которые организация ставит перед PR.

     В зависимости от того, чем занимается компания и насколько она велика пресс-служба в составе этой компании может иметь  различную структуру. В связи с отсутствием нормативных документов и авторитетных рекомендаций структуру можно выделить лишь условно.

     Как правило, пресс-служба состоит из следующих подразделений5:

        а) Отдел (сектор) мониторинга. Он осуществляет анализ СМИ,

     отслеживает освещение деятельности данной компании журналистами и

     готовит обзоры, аналитические записки для служебного пользования.В

     органах власти эти функции выполняет специально созданная социологическая группа.

        б) Отдел (сектор) оперативной работы с журналистами – обязательная

     составляющая  в структуре пресс-служб. Это подразделение  обеспечивает

     написание пресс-релизов, иных сообщений для прессы по текущим событиям

     в организации.

        Часто данное подразделение отвечает  за проведение пресс-конференций  и

     брифингов. Иногда для этой работы создается  специальный сектор.

        Взаимодействие с руководством  и редакциями электронных СМИ  имеет свою специфику. Считается целесообразным выделять группу по работе с

     электронными  СМИ.

        в) В последние годы активизировалось использование информационных

     технологий. Нередко пресс-службы имеют свои подразделения по направлениям  разработки собственного сайта, ведению блога руководителя и т.д.

        г) Отдел (сектор) взаимодействия с политическими и общественными

     организациями координирует контакты компании с общественностью,

     организует  соответствующие мероприятия (семинары, круглые столы,

     конференции, публичные слушания).

     Подходов  к определению понятия пресс-службы много, но каждый из них не противоречит друг другу, а отображает это структурное  подразделение организации с  разных сторон и раскрывает сущность его деятельности и  функционирования. Структура пресс- службы строго не регламентирована и может быть представлена как разветвленным отделом с узкой специализацией каждого работника, так и одним пресс-секретарем, который будет выполнять необходимые функции. 

1.2. Задачи и функции пресс-службы. 

     Работу  пресс-службы организации можно  условно поделить на две сферы: внутренняя и внешняя. Внутренней сферой является сама организация (например: региональная областная организация). Внешней  сферой является все то, что окружает организацию(приложение 1). В связи с вышесказанным, главной целью работы пресс-службы организации является:

  • Освещение деятельности организации в средствах массовой информации и формирование посредством этого положительного имиджа организации.
  • Создание единого информационного потока внутри организации и от организации.

     Внутри  организации пресс-секретарь территориальной  организации взаимодействует с  пресс-секретарями первичных и  местных организаций и формирует  внутреннее информационное поле. Это  поле представляет собой хорошо отлаженные коммуникационные линии для передачи оперативной информации.  Во внешней сфере - СМИ, органы государственной власти различных уровней, общественные организации, коммерческие организации.

     . Основная функция пресс-службы, пресс-группы или пресс-центра – информирование общественности через средства массовой информации. Эта работа должна строиться на основе пресс-стратегии, которая,  в частности, координирует пресс-конференции, пресс-релизы, редакционные статьи, проведение встреч с потребителями, электоратом, избирателями.

           Пресс-служба решает две задачи:

1)обеспечивает  полноту и оперативность информации  о деятельности представляемой  ею организации;

2)создает  оптимальные условия для работы (и отдыха) аккредитованных журналистов.

     Также цель пресс-службы как структурного подразделения заключается в  передаче «нужной» информации в «нужное  время» на самых разных уровнях6.

     На  местах актуальных событий пресс-служба может создавать субпресс-центры, иметь пресс-атташе. Такую картину  можно видеть на Олимпийских играх, которые проходят в различных городах страны-устроителя. Пресс-атташе есть и в организациях, имеющих выход на международные контакты, зарубежные представительства (часто это советники, эксперты по связям с иностранными СМИ).

     В числе важных функций пресс-службы – разработка стратегии по отношению  к прессе, информационные консультации, подготовка информационных бюллетеней, текстов и опубликованных документов. Важнейшим условием эффективности  работы любой организации сегодня  является своевременная и достоверная информация, и информационный центр становится ядром любой фирмы или учреждения, обеспечивая согласованность действий, выработку планов и достижение целей. Причем мало наладить документооборот или приобрести оргтехнику, а необходимо  целенаправленно работать с информацией.

     В целом можно пресс-служба выполняет  следующие функции:

1.Составление планов работы по реализации стратегии информационной политики. 2.Подготовка заявлений и сообщений для СМИ, брифингов и пресс-конференций. 3.Оперативное распространение в СМИ официальных сообщений.

4.Организация совместно со СМИ общественных акций, подготовка программ на ТВ и радио.

5.Ведение официального сайта компании, поддержка интерактивных сервисов. 6.Контроль за упоминаниями о компании и руководства в Интернет-источниках. 7.Поддержка рабочих контактов с главными редакторами СМИ, руководителями телерадиокомпаний.

8. Формирование круга "доверенных" журналистов, которые будут постоянно сотрудничать с вашей организацией.

9.Подготовка информационных материалов и имиджевых статей, пресс-релизов, справок и других материалов, касающихся деятельности организации.

10.Проведение пресс-конференций, брифингов, информационных встреч журналистов. 11.Участие в подготовке и проведении официальных визитов и рабочих поездок по стране и за рубеж в целях их освещения в СМИ.

12.Подготовка и передача СМИ теле-, фото - и аудиоматериалов, связанных с деятельностью компании.

13.Подготовка мониторингов.

      Чтобы успешно выполнять свои функции, пресс-служба должна быть готова к работе по следующим направлениям:

1. Советы, консультации по вопросам, связанным  с паблик рилейшнз, даются как высшему руководству компании, так и руководителям отдельных ее подразделений или секторов.

2. Коммуникационная  работа — охватывает информирование внешних групп общественности о кампании и ее деятельности с помощью различных средств коммуникации.

3. Исследование  и анализ PR-проблем (изучение общественного мнения, анализ социально-политической ситуации, намерений государственных и иных организаций) означает выявление, оценку и обобщение информации о внешнем мире для нужд самой корпорации.

4.PR-программы (PR-кампании) включают разработку целого ряда мероприятий, рассчитанных на формирование позитивного восприятия компании.

5. Интеграция коммуникационных функций представляет собой объединение в единое целое всего, что может повлиять на общественное мнение.

     В случае если пресс-служба в организации  представлена только пресс-секретарем, его функции определяются творческим подходом к своей работе. Можно ограничиться лишь контактами со СМИ по мере необходимости, а можно стать для всех СМИ постоянным источником информации о деятельности вашей организации. 
Пресс-секретарю территориальной организации необходимо налаживать связи с первичными организациями, а также координировать их работу при проведении совместных мероприятий. Кроме того, взаимодействовать с пресс-секретарями других территориальных организаций при организации межрегиональных и государственных мероприятий.

       Таким образом, можно сделать вывод о том, что функции пресс-службы или пресс-секретаря обширны и многогранны, помимо оперативного распространения информации о деятельности компании и мониторинга СМИ, также осуществляется оперативное взаимодействие со СМИ, организация специальных событий, подготовка информационных документов.

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.Пресс-служба как структурная единица органа государственной власти

     2.1.Специфика  работы пресс-служб органов государственной власти.

     Правовое  демократическое государство призвано постоянно поддерживать отношения с общественностью на основе взаимопонимания и обмена информацией по всем аспектам жизни общества. Поэтому главная цель пресс-служб в органах государственной власти – наладить механизм использования коммуникативного потенциала как ресурса проведения государственной политики, а также создание позитивного имиджа учреждения и руководителя в контексте позитивного имиджа власти.

       Коммуникационные возможности государственной власти заключаются не только в наличии эффективных информационных каналов, но и в способности общаться с населением, объяснять обществу свои решения, слышать запросы различных социальных групп.

     Органы  государственной власти – это  не только средство информирования общества, но и воспитания основных слоев населения с целью стимулирования к деятельному и продуктивному участию в решении проблем локального и общенационального масштаба, доводя информацию до общественности о сути принятых решений, пресс-служба проводит анализ реакции на действия должностных лиц и органов власти, и разрабатывать технологические шаги для нейтрализации негативных тенденций

     Выполняя  функцию управления, пресс-службы включают в себя набор работ по обеспечению  руководства государственных организаций  информацией об общественном мнении, оказанию ему помощи по информационному обеспечению различных направлений государственной деятельности.

     Внешнеполитическая  деятельность любого государства не может быть осуществлена без доведения до широких кругов мировой общественности объективной и точной информации о его позициях по основным международным проблемам, внешнеполитических инициативах и действиях. Неотъемлемым элементом соответствующей работы являются целенаправленные усилия по широкому разъяснению за рубежом сути внутренней политики государства и происходящих в стране процессов. Это ещё одна работа по выполнению функции управления, которая стала расширяться благодаря глобальной системе Интернет, которая, в свою очередь, фактически уже вышла за рамки своего оригинального технического предназначения электронной связи и стала фактором политической действительности.

     Второй  по значению функцией государственной  власти является сохранение в стране политической стабильности. Социально-политическую стабильность можно определить через  понятие функциональности: социальная система тогда считается стабильной, когда взаимодействие её компонентов обеспечивает нормальное функционирование системы и приводит к ее воспроизводству. Таким образом, политическая стабильность представляет собой систему связей, в том числе и общественных и информационных между различными политическими субъектами, для которой характерны определенная целостность и способность эффективно реализовать возложенные на нее функции.

     Из  данного определения следует, что система общественных связей является определяющей для сохранения и поддержания политической стабильности в обществе.

     Важнейшим направлением в деятельности пресс-служб в органах государственной власти является информационное обеспечение деятельности судебной и правоохранительной систем7. Власть в демократическом обществе должна отчитываться перед народом.

     Информационные  действия должны предшествовать экономическим  решениям, особенно если они напрямую затрагивают интересы большинства  людей. Интересным примером такой деятельности в нашей стране стала федеральная программа проведения рекламно-пропагандистской кампании по принятию налогового кодекса. Налоги – это тот объект, к которому негативно относится все население. Управлением по связям с общественностью и средствами массовой информации Государственной налоговой службы РФ была разработана концепция проведения этой кампании. В целях повышения информированности всех участников налоговых отношений и нейтрализации возможной негативной реакции были разработаны меры по всестороннему и объективному информированию населения, среди которых на первом месте стоит ознакомление широкой аудитории с идеологией проводимой налоговой реформы. Весьма знаменательно в этом плане не только подключение к этой работе всех заинтересованных структур, но и отказ от методов воздействия, построенных на негативе. В программе было прямо заявлено о нецелесообразности в демократическом обществе разговаривать с людьми с позиции силы.