Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Функции менеджмента. 2

СОДЕРЖАНИЕ:

Введение 3

1 Понятие общих и конкретных функций менеджмента 5

1.1 Понятие функции менеджмента 5

1.2 Общие функции менеджмента 6

1.3 Конкретные функции менеджмента 10

2 Состав и содержание управленческих функций 13

2.1 Понятие и виды планирования 13

2.2 Понятие организационной функции 16

2.3 Понятие и принципы мотивации 20

2.4 Понятие, виды и этапы контроля 22

3 Взаимосвязь целей и функций управления 28

3.1 Цели организации, стратегическое планирование 28

3.2 Реализация стратегического плана, управление по целям 30

3.3 Роль целеполагания 31

Заключение 33

Список использованных источников 34

ВВЕДЕНИЕ

Важная часть этого изменения, как показывает мировой опыт –постижение науки и искусства менеджмента. Менеджмент – современная система управления предприятием, действующая в условиях рыночной экономики. Термин «Менеджмент» по сути является аналогом термина «управление», его синонимом. Однако есть отличие. Управление относится к живой и неживой сфере. Например, управление техникой, биологическими процессами, государством. Т.е. управление является более широким понятием. Менеджмент применяется только в управлении социально-экономическими системами. Менеджмент – это самостоятельный вид профессионально осуществляемой деятельности для достижения намеченных целей путем рационального использования материальных и трудовых ресурсов. Система менеджмента – это совокупность различных составляющих элементов: принципов управления, функций, методов, технологий, информационного обеспечения, материального, технического обеспечения в условиях АСУ, а также правового обеспечения. Процесс менеджмент (управление имеет четыре взаимосвязанные функции: планирование, организация, мотивация и контроль. Цель данной работы раскрытие основных функций менеджмента и обоснование актуальности реализации этих функций на конкретном предприятии. В задачи входит раскрытие реализации на практике основных функций менеджмента: планирования, организации, мотивации и контроля. Результатом работы будет анализ функционирования организации с точки зрения выполнения в ней основных функций менеджмента и внесение предложений по улучшению реализации этих функций, что должно повысить эффективность хозяйственной деятельности организации. При изучении вопроса данной темы следует знать определение функции менеджмента, обратить внимание на предпосылки к выделению функций. Также важно понимание значения выделения управленческих функций. Во-первых, функции менеджмента организацией, их распределение по исполнителям определяют структуру и штаты, закрепляют вертикальное разделение труда. Во-вторых, выделение функций менеджмента (управления) помогает совершенствованию управленческого процесса, обобщению и передаче управленческого опыта. В-третьих, изучение функций управления дает понимание сущности управленческой деятельности. В определении функций получил всеобщее распространение подход, направленный на выделение общих и конкретных или специальных функций.

1 ПОНЯТИЕ ОБЩИХ И КОНКРЕТНЫХ ФУНКЦИЙ МЕНЕДЖМЕНТА

Понятие функции менеджмента

Необходимость выделения функций менеджмента, отделения управленческих функций от неуправленческих связана с преимуществами специализации деятельности. Процессный подход, предложенный школой административного управления, рассмотрел функции менеджмента как взаимосвязанные. До этого функции рассматривались как независимые друг от друга. Анри Файоль выделил пять функций менеджмента: «управлять, означает предсказывать и планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать».

Функция менеджмента – это направление или вид управленческой деятельности, характеризующийся обособленным комплексом задач и осуществляемый специальными приемами и способами. Среди основных характеристик функций менеджмента можно выделить следующие: 1) однородность содержания работ, выполняемых в рамках одной функции; 2) целевая направленность этих работ; 3) обособленный комплекс выполняемых задач. Функция менеджмента должна иметь четко выраженное содержание (набор действий в рамках функции), процесс осуществления (логическую последовательность осуществляемых в рамках функции действий) и структуру, в рамках которой завершается ее организационное обособление. Выделение функций менеджмента имеет большое значение. Во-первых, функции управления организацией, их распределение по исполнителям определяют структуру и штаты, закрепляют вертикальное разделение труда. Любое воздействие на управляемую систему может быть реализовано только через функции управления. Таким образом, выявляется тесная взаимосвязь и взаимообусловленность структуры и функций управления. Во-вторых, выделение функций менеджмента помогает совершенствованию управленческого процесса, обобщению и передаче управленческого опыта. В-третьих, изучение функций менеджмента дает понимание сущности управленческой деятельности.[1]

Анализ функций менеджмента дает возможность систематизировать знания о динамике, темпах и направлениях развития, причинных связях и взаимосвязях функций, резервах совершенствования их организации.

Результаты анализа – основа для совершенствования существующей системы управления. Функции менеджмента охватывает широкий круг вопросов, определяющих как природу, цель, структурные свойства функций, так и способы осуществления каждой функции, т. е. технологию процессов менеджмента. Анализ эффективности реализации функций позволяет более четко определить обязанности и права работников аппарата управления и на этой основе спроектировать более рациональную систему менеджмента. Результаты анализа могут быть выражены в виде функциональной модели управления, которая отражает взаимосвязь функций менеджмента с конкретными исполнителями, показывает, как связаны между собой подразделения в статике, отражает динамику выполнения работ и их взаимосвязь.

1.2 Общие функции менеджмента. Состав общих функций менеджмента не зависит от объекта управления, эти функции выполняются по отношению ко всем объектам управления. Разные авторы выделяют свои перечни общих функций менеджмента. Тем не менее, можно упорядочить существующие различия в их классификациях:

Выделяется или нет координация, как самостоятельная функция менеджмента;
Выделяется или нет связующие процессы (процесс принятия решений и коммуникаций) или они выступают как процессы реализации функций менеджмента;
Называют разное число категорий, в которое «собираются» функции менеджмента.

Ряд авторов выделяют пять функций: планирование, организации, контроль и мотивацию. Взаимосвязь между ними может быть представлена круговой диаграммой, показывающей содержание любого процесса управления (рис. 1). Стрелки на диаграмме показывают, что движение от стадии планирования к контролю возможно лишь путем выполнения работ, связанных с организацией процесса и с мотивированием работающих. В центре диаграммы находится функция координации, обеспечивающая согласование и взаимодействие всех остальных функций. Однако, по нашему мнению, каждая функция представляет собой деятельность по координации, которую практически невозможно обособить в ограниченном количестве подразделений.

Рисунок 1 – Взаимосвязь общих функций менеджмента.

Интересный, но не совсем оправданный подход к выделению функций менеджмента предложен американскими учеными в области управления Г. Кунцом и С. О’Доннелом. Они рассматривают функции менеджмента как функции управляющего, хотя во многом содержание функций совпадает с ранее рассматриваемыми классификациями. Но необходимо отметить, что функции управления, как таковые, отличаются от функций управляющего. Представление о функциях управления, как функциях управляющего - это один из самых ранних подходов к их классификации. Авторы выделили функции: планирование, организацию, работу с кадрами, руководство и лидерство, контроль.[2]

Можно выделить следующие особенности общих функций менеджмента:

Общие функции управления всегда применяются комплексно и по всему спектру управленческого действия. В этой связи нельзя говорить о большей или меньшей важности тех или иных функций управления, так как в разных ситуациях различные функции управления могут приобретать доминирующий характер.

Общие функции управления не зависят от объекта управления, так как: во-первых, они применимы к любым социально-экономическим процессам или системам. Так, вполне правомерно говорить о контроле эксперимента, регулировании уличного движения, учете денежного обращения и т.д.

Функции управления применимы и к самим функциям управления как специализированным видам деятельности. Имеет смысл, например, понятие организации контроля производственной деятельности, планирования учета товарных запасов и т. д. В этом случае первое понятие характеризует целеполагание, системообразование, второе — содержательный характер деятельности. Организация контроля предполагает прежде всего, что контроль должен иметь определенные организационные формы, характеризоваться определенными структурными формами. В-третьих, функции управления применимы и к самому процессу управления (необходимо отметить, что процесс управления может рассматриваться как процесс реализации функций управления и как процесс реализации управленческого решения), и к системе управления. Так, например, организация управления предполагает формирование вполне определенных организационных форм управления и как процесса, и как системы, разработку структурных элементов с закрепленными правами и ответственностью органов управления, исследование и обеспечение свойств целостности, органичности, связности и т. д.

Следует отметить, что между функциями управления нет жестких, однозначных границ. Один и тот же вид управленческой деятельности может обнаруживать признаки двух или даже нескольких функций управления, их тесное взаимопереплетение. Вместе с тем во многих практических случаях понимание функций управления как некоторых «технологических переделов» управленческой деятельности чрезвычайно важно, поскольку владение каждой из функций требует формирования достаточно определенных профессиональных качеств руководителя. Так, профессиональное владение функцией контроля требует несколько иных качеств от руководителя, чем организаторская деятельность. С учетом перечисленных особенностей можно выделить, как наиболее обоснованную, классификацию, данную М. Месконом. В этой книге принят подход, основанный на объединении существенных видов деятельности в небольшое число категорий, которые сейчас общепринято считать применимыми ко всем организациям. Авторы полагают, что процесс управления состоит из функций планирования, организации, мотивации и контроля. Они также считают, что эти первичные функции объединены связующими процессами коммуникации и принятия решений, а руководство (лидерство) они рассматривают как самостоятельную деятельность. Четыре функции управления – планирование, организация, мотивация и контроль – имеют две общие характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация. Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристики связывают все четыре управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений называют связующими процессами.[3] Планирование – это непрерывный процесс установления и конкретизации целей развития всей организации и ее структурных подразделений, определения средств их достижения, сроков и последовательности реализации, распределения ресурсов.Организация как функция управления нацелена на то, чтобы претворить намеченные планы в жизнь. Организация непосредственно связана с систематической координацией многих задач и, следовательно, формальных взаимоотношений людей, их выполняющих. Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей и/или целей организации. Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он состоит из установления норм, измерения полученных результатов и проведения необходимых корректирующих мер.[4]

1.3 Конкретные функции менеджмента

Конкретные функции управления связаны со спецификой объекта управления. Так как конкретные функции возникают в результате наложения общих функций управления на специфику объектов управления, то перечень таких функций зависит от перечня объектов управления и уровня декомпозиции самих функций. В качестве объектов управления могут выступать ресурсы, процессы и результаты (рисунок 2).

Рисунок 2 – Представление об объектах конкретных функций управления

Эта классификация представляет организацию как совокупность входов, выходов и процессов преобразования ресурсов на входе в результаты на выходе. Но ведь систему можно рассмотреть и с других позиций, детализируя внутреннюю среду организации по составляющим (цели, задачи, структура, технология, персонал или другим).

Можно рассмотреть наложение общих функций управления на функциональные области менеджмента: стратегическое управление, маркетинг, инновационный менеджмент, управление персоналом, финансовый менеджмент, управление производством, которые выделились в процессе разделения труда в управлении в качестве самостоятельных участков работ. Это тоже даст представление о совокупности конкретных функций управления. Применительно к первой классификации конкретных функций управления можно выделить функции управления ресурсами, функции управления процессами и функции управления результатами.

Функции управления ресурсами. Организации в процессе своей деятельности используют материальные, трудовые, финансовые, информационные, технологические и др. ресурсы. Соответственно выделяют конкретные функции: управление запасами; управление финансами; управление персоналом и т.д.

Функции управления процессами. В любой организации протекает множество процессов, начиная от самого общего, процесса управления, и до более конкретных: процессы реализации общих функций управления, процессы коммуникаций, принятия решений, производственный процесс. Важнейшими частями производственного процесса являются снабжение, производство и сбыт продукции. В соответствии с этим выделяют конкретные функции управления: управление материально-техническим снабжением; управление основным производством; управление вспомогательным производством; управление обслуживающим производством совершенствование управления; управление сбытом; управление маркетингом и т.д.

Функции управления результатами. К результатам (выходам системы) относят: прибыль, рентабельность, объемы производства и реализации, затраты, качество продукции и т.д. Соответственно выделяют конкретные функции: управление качеством, управление производительностью, управление затратами и т.д.[5]

2 СОСТАВ И СОДЕРЖАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ФУНКЦИЙ

2.1 Понятие и виды планирования

Каждая из четырех функций менеджмента является для организации жизненно важной. Вместе с тем планирование как функция управления обеспечивает основу для других функций, а функции организации, мотивации и контроля ориентированы на выполнение тактических и стратегических планов организации.

Планирование – это процесс разработки плана, определяющего то, чего нужно достичь и какими рычагами, сообразуясь со временем и пространством. Задачи планирования:

Обеспечение целенаправленного развития организации в целом и всех её структурных подразделений. Перспективная ориентация и раннее распознавание проблем развития. План намечает желаемое в будущем состояние объекта и предусматривает конкретные меры, направленные на поддержку благоприятных тенденций или сдерживание отрицательных. Координация деятельности структурных подразделений и работников организации. Координация осуществляется как предварительное согласование действий при подготовке планов и как согласованная реакция на возникающие помехи и проблемы при выполнении планов. Создание объективной базы для эффективного контроля. Наличие планов позволяет производить объективную оценку деятельности предприятия путем сравнения фактических значений параметров с планируемыми по принципу «факт – план». Стимулирование трудовой активности работающих. Успешное выполнение плановых заданий – объект особого стимулирования и основание для взаимных расчетов, что создает действенные мотивы для продуктивной и скоординированной деятельности всех участников. Информационное обеспечение работников организации. Планы содержат важную для каждого участника информацию о целях, прогнозах, альтернативах, сроках, ресурсных и административных условиях проведения работ.

В отечественной практике наследство жестко централизованной системы государственного планирования, формализации структур и отсутствия плановой свободы породило стереотип консервативного планового мышления, что приводит в настоящее время нередко к отрицанию плановой дисциплины на предприятиях и утверждению концепции динамической импровизации. В зарубежной практике в эффективно функционирующих организациях обычно достигается разумный компромисс между плановой директивой администрации и оперативной импровизацией менеджера. Обеспечивается он, в частности, реализацией принципов плановой деятельности.[6] Чтобы при планировании учесть возможные изменения во внешней среде, организации пользуются методами прогнозирования. Экономическое прогнозирование – это предвидение хода экономического развития на предстоящий период для конкретной организации. При планировании разрабатывается комплекс мероприятий, который определяет последовательность достижения конкретных целей с учетом наиболее эффективного использования ресурсов каждым производственным звеном. Благодаря планированию обеспечивается увязка функций отдельных структурных подразделений в технологической последовательности: научные исследования и разработки, производство, сбыт. Результатом процесса планирования в организации является система взаимосвязанных плановых документов – планов. План – основа деятельности организации любой формы собственности и размеров; содержит указания кому, какую задачу и в какое время решать, какие ресурсы нужно выделить на решение каждой задачи.

Планы различаются по: целям; предмету; уровню; содержанию; периодам планирования.

Каждый вид планирования отличается составом решаемых задач, используемой информации, планируемых параметров и степенью их детализации, методами выполнения плановых расчетов.[8] Продуктово – тематическое планирование заключается в формировании плана развития организации (плана диверсификации, ликвидационного плана, плана НИР), определяющего мероприятия по обновлению продукции, совершенствованию технологии и организации производства в организации. На производственной стадии этот вид планирования предусматривает разработку и оптимизацию производственных программ предприятий и цехов. Ресурсное планирование включает расчеты материальных, трудовых и финансовых ресурсов, необходимых для выполнения номенклатурно-тематических заданий, а также оценку экономических результатов и эффективности деятельности организации. Календарное планирование заключается в планировании объемов работ, загрузки подразделений и исполнителей, построении календарных графиков проведения работ по отдельным исполнителям, подразделениям, проектам и всей совокупности планируемых работ, графиков загрузки оборудования и исполнителей, распределения работ по отдельным календарным периодам. Стратегическое планирование заключается в определении миссии организации на каждой стадии ее жизненного цикла, формировании системы целей деятельности и стратегий поведения. Стратегическое планирование, как правило, ориентировано на период 5 и более лет. Тактическое планирование заключается в поиске и согласовании наиболее эффективных путей и средств реализации принятой стратегии развития организации.[10] Состав и сочетание различных видов планов в рамках отдельной организации формируются исходя из принятой в ней концепции планирования. Наиболее существенными факторами, определяющими систему планов в организации, являются организационная структура и профиль деятельности организации, состав осуществляемых производственных процессов, уровень кооперации при их выполнении, масштабы и постоянство направлений деятельности.

Планированием на предприятии занимаются специальные плановые органы и менеджеры различных уровней. На качество планирования оказывают влияние компетентность менеджеров всех уровней управления, их квалификации, а также информационное обеспечение. Крупные организации, как правило, планируют «сверху вниз». Планирование осуществляется на высшем уровне управления и носит характер директивы для низовых уровней управления. Высшее звено управления определяет цели, основные направления и главные хозяйственные задачи развития организации. На каждой более низкой ступени управления они конкретизируются с учетом возможностей каждого подразделения. Планирование всегда ориентируется на данные прошлого, но стремится определить и контролировать развитие предприятия в перспективе. Поэтому надежность планирования зависит от точности фактических показателей прошлого. Для точного планирования необходимо получить как можно больше достоверной информации о рынке и о деятельности предприятия. Она обеспечивается учетом и обширной статистической базой.

2.2 Понятие организационной функции

Функция организации направлена на создание необходимых условий для достижения поставленных целей. Основными задачами организации являются:

Формирование структуры организации, исходя из размера предприятия, его целей, технологии, персонала и др. переменных; установление конкретных параметров, режимов работы подразделений предприятия, отношений между ними; обеспечение деятельности предприятия ресурсами (человеческими, финансовыми, материальными, информационными).

Организация – это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения общих целей.

Организация как функция управления должна обеспечивать соответствие существующей системы новым целям, установленным в плановых заданиях. Если такого соответствия нет, то при помощи функции организации создаются новые системы или реорганизуются старые в целях придания им качеств, необходимых для достижения поставленных целей.

Основной показатель высокой организации управления – быстрая реакция на изменения факторов внешней среды. Существует множество взглядов и образцов организации деятельности коллективов предприятий. Однако можно выделить две основные концепции организации управления: единовластие и партисипативное (соучастное) управление.

В первом случае владельцы собственности распоряжаются ею единовластно и могут вводить любые формы управления, не считаясь с мнением коллектива.

Вторая концепция организации управления подразумевает решающую роль коллектива в принятии стратегических управленческих решений. Каждый член коллектива имеет право знать финансовое состояние, цели предприятия, высказывать свое мнение и свои предложения. Конечно, принимает управленческие решения все-таки высшее руководство, но специалисты оказывают существенное влияние на процесс управления, выбор стратегических альтернатив и тактических действий. Партисипативное управление дает предприятию значительные преимущества по сравнению с единовластием, и не только потому, что «одна голова – хорошо, а две – лучше».

Для лучшего понимания сущности функции организации ее следует разбить на несколько этапов. Следуя логике изложения данного вопроса М. Месконом, можно выделить два основных этапа функции организации.

1) Построение организационной структуры. На этом этапе происходит деление организации на блоки в соответствии с ее целями и стратегиями, определяются задачи и функции выделенных подразделений.

2) Установление взаимоотношений полномочий, которые связывают высшее руководство с нижестоящими уровнями управления и персоналом предприятия и обеспечивают возможность распределения и координации задач, т. е. делегирование полномочий.

Такой подход дает укрупненное представление функции организации, в котором теряются некоторые аспекты реализации этой функции. [7]

По мнению авторов для более детального описания функции организации в ней следует выделить 3 этапа.

1) Построение организационной структуры: выделение подразделений, определение их состава, задач и функций.

2) Установление соподчиненности и взаимосвязей. На этом этапе должны быть четко определены права, обязанности и ответственность структурных подразделений и отдельных лиц. Это достигается путем разработки положений о структурных подразделениях и инструкций, которые определяют внутренний порядок, границы деятельности каждого подразделения и работника организации. Предусматривается также персональная ответственность должностных лиц за выполнение указаний вышестоящего органа управления. С помощью инструктирования создаются условия для осуществления таких процессов, которые не зависят от индивидуальных качеств людей, а вытекают из требований системы управления. Задачами инструктирования являются знакомство с условиями производства, обстановкой, консультации по выполнению конкретных видов работ, обеспечение информацией. Оно может реализовываться как посредством инструкций (должностные, рабочие), так и с помощью методических указаний. На этом этапе разрабатываются также нормы, правила действия и взаимодействия подразделений и служб. Таким образом, второй этап – это предусмотрение взаимоотношений в организации (как горизонтальных, так и вертикальных).

3) Обеспечение этих взаимоотношений – распорядительство, т.е. доведение до подчиненных распорядительных актов. В результате распорядительного воздействия перед управляющей и управляемой системами ставятся конкретные задачи обеспечения технического, организационного и экономического регулирования процесса производства, предупреждаются отклонения, восстанавливаются ранее предусмотренные параметры. Этот этап тесно связан с функцией контроля (третий этап контроля – принятие необходимых корректирующих действий). Однако регулирование в рамках функции организации носит скорее превентивный (предупреждающий) характер, в рамках же функции контроля – это обычно реакция на отклонение. Такое переплетение функций объясняется также тем, что функция организации способствует реализации функции контроля и других функций управления.

Опыт показывает, что чем больше внимания уделяется регламентированию, нормированию и инструктированию (второй этап функции организации), тем меньше возникает потребности в распорядительном воздействии и меньше приходится решать частные вопросы.

Вне зависимости от типа и масштабов деятельности каждая фирма должна быть некоторым образом организована. Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе выполнения функции организации:

1) неразрывная связь с целями предприятия, которые определяются в ходе планирования;

2) поручение различных задач индивидуумам (разделение труда) и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения;

3) координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих взаимоотношений, включая четкое определение того, кто осуществляет руководство (у одного подчиненного не может быть двух начальников), т.е. каждый член группы должен знать, что он должен делать, сроки выполнения работ и кто им руководит (управляет);

4) единство цели – каждое подразделение и каждый член организации должны работать на общую цель, т.е. цели и задачи разных подразделений и работников не должны противоречить общим целям организации;

5)использование эффективных норм управляемости. Можно выделить два важных фактора, определяющих нормы управляемости (количество сотрудников, которыми может эффективно управлять один менеджер), – это время и частота. Т.е. сколько времени нужно менеджеру проводить с каждым сотрудником и как часто. Этот критерий во многом зависит от умения менеджера общаться с подчиненными, сложности решаемых задач, интереса и вовлеченности в трудовой процесс.[3]

2.3 Понятие и принципы мотивации.

Мотивация – процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей и целей организации.

Часто мотивацию отождествляют со стимулированием. Эти понятия очень близки по содержанию, но все же не стоит их смешивать.

Стимулы используются людьми давно. В древнем Риме «стимулами» назывались шесты, которые использовались возницами для управления лошадьми, запряженными в колесницы. До наших дней стимулы дошли в разнообразнейших вариантах.

Стимулирование предполагает внешнее (моральное, физическое, материальное) воздействие на людей с целью непосредственного влияния на результаты труда, активизации деятельности работников.