Функции менеджмента в современной теории управления

Оглавление

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ  

Менеджмент как современная  система управления фирмой, предприятием, действующим в условиях рыночной экономики, предполагает создание условий, необходимых для их эффективного функционирования и развития производственно-хозяйственной деятельности. Речь идет о такой системе управления (принципах, функциях, методах, организационной структуре), которая порождена объективной необходимостью и закономерностями рыночных отношений хозяйствования, связанными с ориентацией фирмы на спрос и потребности рынка, на запросы индивидуальных потребителей; обеспечением заинтересованности работников в наивысших конечных результатах; широким использованием новейших научно-технических достижений; регулированием межфирменных отношений. Особенность современного менеджмента состоит в его направленности на обеспечение рационального ведения хозяйства на уровне фирмы в условиях дефицитности ресурсов, необходимость достижения высоких конечных результатов с минимальными затратами, оптимальной адаптации фирмы к новым рыночным условиям. Система управления, отвечающая таким требованиям, логике и закономерностям социально-экономического развития, должна быть гибкой и эффективной.

Актуальность выбранной  темы заключена в том, что все  вышесказанное базируется на теоретической  базе менеджмента, в том числе  и функциях менеджмента как части процесса управления.

Целью данной курсовой работы является раскрытие основных функций  менеджмента.

     В задачи  входит раскрытие реализации  на практике основных функций  менеджмента: планирования, организации,  стимулирования, мотивации и контроля.

   При выполнении работы мы будем опираться на данные текущей документации ООО "Золушка" и некоторые источники теоретической информации (учебники).

   Результатом работы  будет анализ функционирования  организации с точки зрения  выполнения в ней основных  функций менеджмента и внесение предложений по улучшению реализации этих функций, что должно повысить эффективность хозяйственной деятельности организации.

В рамках данного проекта рассмотрены функции управления как процесса непрерывного роста и развития. Функции являются инструментом менеджмента - неотъемлемой части жизни и развития общества.

 

                                              

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА  В СОВРЕМЕННОЙ ТЕОРИИ УПРАВЛЕНИЯ

 

1.1Понятие и классификация  функций управления

 

Управление следует рассматривать как процесс. Процесс управления - это совокупность непрерывных, последовательно выполняемых, взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ею своих целей. Эти действия, весьма важные для успеха организации, называются управленческими функциями. Таким образом, процесс управления является общей суммой всех функций.

Функции управления - это  относительно самостоятельные, однородные, специализированные и обособленные виды управленческой деятельности, объективно необходимые для реализации целей системы управления. Для того чтобы считаться таковой, функция управления должна иметь четко выраженное содержание, разработанный механизм ее осуществления и определенную структуру, в рамках которой завершается ее организационное обособление. Под содержанием подразумеваются действия, которые должны осуществляться в рамках конкретной функции.

Содержание действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависит от типа организации (административная, общественная, образовательная и т. д.), от размеров и сферы ее деятельности (производство, торговля); однако, несмотря на разнообразие функций управления в организации, существуют однородные виды деятельности. Так, почти сто лет назад А. Файоль выделил шесть основных видов деятельности, или операций, в организации производства и управления предприятием, которые приходится выполнять управленческому персоналу:

-технические;

-коммерческие;

-финансовые;

-защитные (по охране);

-бухгалтерские (счетные);

-административные.

К числу административных операций, по А. Файолю, относятся следующие пять:

1. предвидение (прогноз и составление программы действий);

2. организация (создание двойного организма фирмы - материального и социального);

3. распорядительство (приведение в действие персонала фирмы и устранение обнаруживаемых отклонений от заданной программы действий);

4. согласование (или координация, т. е. правильное сочетание всех действий и усилий);

5. контроль исполнения.

В современных работах  по теории менеджмента вместо устаревшего понятия "административные операции" предпочитают говорить о функциях управления.

Современные исследователи  разработали несколько иной перечень управленческих функций: планирование, организация, распорядительство (или  командование), мотивация, руководство, координация, контроль, коммуникация, исследование, оценка, принятие решений, прогнозирование, информирование, кооперирование, воспитание, несение ответственности, управление персоналом, представительство, ведение переговоров или заключение сделок и другие. Практически в каждой работе по управлению содержится свой перечень управленческих функций, отличающийся от других. Многие авторы выделяют из всей совокупности функций управления те функции, которые:

- являются составными частями любого процесса управления вне зависимости от особенностей (размера, назначения, формы собственности и т. д.) той или иной организации;

- не зависят от объекта,  так как применимы к любым  социально-экономическим системам и процессам.

В связи с этим данные функции управления называют общими. Чаще всего выделяют пять общих функций управления:

  1. планирование (выбор целей и план действий по их достижении);
  2. организация (распределение задач между подразделениями или работниками и установление взаимодействия между ними);
  3. мотивация (стимулирование исполнителей к осуществлению запланированных действий и достижению поставленных целей);
  4. контроль (соотнесение реально достигаемых или достигнутых результатов с запланированными);
  5. координация (обеспечивает соответствие и согласованность между различными частями управляемой системы путем установления рациональных связей).

Следует заметить, что  перечисленные общие функции  управления весьма близки к административным операциям А. Файоля[11.с.59].

 

1.2 Особенности функций предварительного, оперативного и заключительного управления.

 

     По видам и последовательности деятельности менеджмент подразделяют на три стадии: стратегическое управление, оперативное управление и контроль.

Стратегическое управление включает в себя выработку основных общефирменных целей; прогнозирование результатов развития отрасли или рынка, на которых действует фирма; анализ сильных и слабых сторон фирмы; оценку и выбор стратегии деятельности; создание системы управления реализацией стратегии (в которую входят высшее руководство и отдел стратегического планирования). Рис 1.

 




 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1  Менеджмент – как процесс управления

Оперативное управление — деятельность по реализации определенных указанных целей, включающая в себя:

  • организацию в виде создания необходимой структуры и привлечения необходимых ресурсов;
  • выполнение управленческих функций в условиях созданной структуры.

Контроль — это анализ достигнутых  результатов  (обратная связь); является исходным пунктом нового цикла управления[9.с.79] Более подробно взаимосвязь функций на различных стадиях управления рассматривается во 2 главе.

 

    1. Комплексность и связующие процессы в управлении

 

Указанные общие функции  управления объединены связующими процессами коммуникации и принятия решений. Взаимосвязь между этими функциями может быть представлена круговой диаграммой, показывающей содержание любого процесса управления (Рис 2). Стрелки на диаграмме показывают, что движение от планирования к контролю возможно лишь путем выполнения работ, связанных с организацией процесса и с мотивированием работающих. В центре диаграммы находится функция координации, обеспечивающая согласование и взаимодействие всех остальных.


 

 



                                  


 

 

 



 

 

Рис. 2   Схема процесса управления

 

Выполнение управленческих функций, взаимодействие между индивидами и социальными группами осуществляются посредством коммуникации и обмена информацией. Понятия информации и коммуникации взаимосвязаны, но коммуникация включает и то, что передается (информацию), и то, как передается.

Деятельность любого руководителя связана с выполнением следующих процедур и операций:

- получение, проверка и обработка информации;

- разработка и реализация решений;

- контроль и корректировка их выполнения;

- систематизация и хранение данных по выполненным решениям.

Основным способом реализации этой деятельности является осуществление коммуникаций (от лат. communicatio - буквально означает "общие" или "разделяемое всеми").

Система коммуникаций достаточно сложна и включает много разновидностей, которые можно классифицировать по ряду признаков . Вертикальные коммуникации предполагают обмен информацией между уровнями и в рамках самой организации. При этом выделяются коммуникации по восходящей снизу вверх (мастер - начальник цеха - директор) и по нисходящей сверху вниз (соответственно директор - начальник цеха -мастер).

Горизонтальные коммуникации осуществляются между подразделениями одной организации (торговый отдел - планово-экономическая служба - бухгалтерия) либо отдельными исполнителями, а также с деловыми партнерами (фирмами, ассоциациями, компаниями и др.).

Кроме того, в менеджменте коммуникации осуществляются разными методами, в связи с этим их можно разделить на следующие группы:

  • познавательные (для передачи или обмена данными);
  • экспрессивные (о чувствах, взглядах, оценках);

-   убеждающие (с целью влияния на клиента или наоборот);

  • социально-ритуальные (для обеспечения норм общения);
  • несловесные (любые другие).

Коммуникации в организации выполняют следующие функции:

- информативные - передача истинных или ложных сведений, предоставление необходимой информации для принятия решений, идентификации и оценки возможных вариантов решений;

- мотивационные - побуждение работников к исполнению и улучшению работы путем убеждения, внушения, просьб, приказов и т. д.;

- контрольные - отслеживание поведения работников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненное;

- экспрессивные — способствование эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему; удовлетворение социальных потребностей.

В процессе управления, представляющего собой целенаправленное воздействие на деятельность системы (коллектива, предприятия, государства), как при определении цели, так и при уточнении этой цели, как при принятии окончательного решения, так и при контроле за ходом его выполнения, необходима достаточно исчерпывающая, точная, хорошо обработанная информация.

Информация - это целенаправленное знание, необходимое для создания организации и осуществления процесса управления ею. Общие функции управления - планирование, организация, координация, мотивация и контроль являются процессами, перерабатывающими информацию. Организация занимается структурированием информационных связей на предприятии. Информационное обеспечение предприятия, т. е. переработка, учет, анализ и прогноз информации, представляет собой связующее звено для интегрирования инструментов управления, а также для соединения системы управления с системой исполнения.

Информационный массив - это упорядоченная по определенным признакам совокупность всех видов информации, используемой органами управления. Он должен обеспечивать: прямое обращение потребителей к хранимой информации; наиболее полное удовлетворение их информационных потребностей; оперативный поиск и выдачу информации; предохранение информации от искажений.

Поток информации - это движение информации от источников до потребителей.

Объем информации - количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц (слова, сообщения, знаки, буквы, листы и др.) и используемая для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управления.

При проектировании документооборота необходимо обеспечивать:

  • наличие в каждом документе необходимой и достаточной для принятия решений информации;
  • рациональные потоки информации путем устранения дублирования документов и содержащихся в них показателей;
  • минимизацию маршрутов прохождения документов от источника до потребителя;
  • эффективный контроль за сроками исполнения документов;
  • унификацию форм документов.

На практике выделяют также понятие "полезная информация". Данное понятие принято интерпретировать как любую информацию, свидетельствующую о состоянии дел на предприятии, а также информацию, используя которую предприятие может улучшить свои позиции[1.с.52].

С помощью современных информационных технологий, в частности Internet, можно объединять сотрудников разных отделов и даже филиалов, находящихся в разных городах и странах, во временные рабочие группы для совместной работы над проектами или для решения каких-либо проблем. Также данные системы предоставляют работникам возможность максимально реализовать свой творческий потенциал.

Управленческое решение - это нахождение определенного варианта действий посредством выявления и оценки альтернатив, осуществление этой деятельности и ее конечный результат.

Управленческие решения классифицируются по следующим признакам:

  • по стадиям жизненного цикла товара;
  • по подсистемам системы менеджмента;
  • по сферам деятельности;
  • по масштабности;
  • по организации выработки;
  • по видам и количеству целей;
  • по иерархии планирования (стратегические, тактические, оперативные);
  • по выполняемым функциям (функциональным областям);
  • по объектам воздействия;
  • по времени (краткосрочные, средне- и долгосрочные);
  • по методам формализации;
  • по степени использования информации;
  • по общим функциям управления;
  • по формам отражения;
  • по уровням принятия решения (на уровне индивида, подразделения или организации);
  • по степени структурированности (слабо структурированные - не запрограммированные и высоко структурированные -запрограммированные);
  • по содержанию (экологические, социальные, организационные, научные, технические и т. д.);
  • по глубине воздействия (одноуровневые, многоуровневые);
  • по направлению решения (внутрь организации или за ее пределы);

Принятие и реализация решений - это "центр", вокруг которого вращается деятельность организации. Решение можно рассматривать как результат управленческого труда, а его принятие и реализацию - как процесс, ведущий к этому результату.

Принятие решений сокращает разрыв между настоящим и будущим организации. Данный процесс лежит в основе планирования деятельности организации, так как план - это набор решений по размещению ресурсов для достижения целей.

Для принятия правильных решений требуются знания и опыт. Значительную роль в этом играет также и интуиция. Она включает в себя предчувствие, воображение, проницательность. Развитая интуиция - это умение держать все, что связано с проблемой, в голове в течение всего процесса. Всеобщий и одновременный охват проблемы и ее решения позволяет менеджеру с развитой интуицией быстро переходить от этапа к этапу. Очень часто опытные руководители, приняв правильное решение, затрудняются объяснить, как они это делали.

Принятие и реализация решений - сложный процесс, состоящий из нескольких стадий и этапов.

 

1.4 Характеристика функций менеджмента

 

Планирование - это первая, важнейшая функция процесса управления, представляющая собой процесс разработки плана, определяющего то, что нужно сделать (достичь) и какими методами, сообразуясь со временем и пространством.

Если плановые показатели недостаточно обоснованы, то, как бы хорошо организация ни работала на последующих этапах, результат будет низким. Поэтому от правильно сформулированных планов в значительной мере зависит качество управления.

Функция планирования призвана ответить на следующие вопросы:

  • где мы находимся в настоящее время? Менеджеры должны оценить сильные и слабые стороны организации в основных ее областях (финансы, персонал, маркетинг, НИОКР), чтобы определить, чего может реально добиться организация;
  • куда мы хотим двигаться? Менеджеры должны, оценивая возможности и угрозы в окружающей организацию среде, определить, какими должны быть цели организации и что может помешать их достижению;

- как мы собираемся сделать это? Менеджеры решают, что должны делать члены организации для достижения целей[6.с.97].

Основные задачи планирования деятельности организации:

  • выбор оптимальной стратегии деятельности организации на основе прогнозов альтернативных вариантов;
  • обеспечение устойчивости функционирования и развития организации;
  • формирование оптимального по номенклатуре портфеля инноваций и инвестиций;

- комплексное обеспечение выполнения планов;

  • формирование организационно-технических и социально-экономических мероприятий, обеспечивающих выполнение планов;
  • координация выполнения планов по заданиям, исполнителям, ресурсам, срокам и качеству;

- стимулирование выполнения планов.

К главным принципам планирования относятся все научные подходы к менеджменту: системный, комплексный, интеграционный, маркетинговый, функциональный, динамический, воспроизводственный, процессный, нормативный, количественный, административный, поведенческий, ситуационный[7.с.59]. Их соблюдение является обязательным условием разработки обоснованного плана.

К дополнительным принципам планирования относятся:

  • ранжирование объектов по их важности;
  • точность;
  • сбалансированность плана;
  • гибкость;
  • вариантность плана;
  • непрерывность;
  • экономическая обоснованность показателей;
  • преемственность стратегического и текущего планов;

-  единство (означает связь планируемого звена с организацией в целом);

  • автоматизация планирования;
  • согласованность плана с параметрами внешней среды;
  • участие (тех, кого план непосредственно затрагивает);
  • социальная ориентация плана;

-   обеспечение обратной связи системы планирования при управлении.

Планы содержат перечень того, что должно быть сделано, определяют последовательность, ресурсы и время выполнения работ, необходимые для достижения поставленных целей. Соответственно, планирование включает:

  • анализ ситуации и факторов внешней и внутренней среды;
  • установление целей и задач;

• разработку стратегий, программ и планов для достижения целей;

• оценку альтернативных вариантов плана;

  • определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам;
  • доведение планов до всех, кто их должен выполнять и кто несет ответственность за их реализацию.

В целом функция планирования осуществляется в современных организациях на двух уровнях: стратегическом и оперативном.

Из стратегического планирования вытекает оперативное (обычно годичное) планирование, которое строится достаточно детально. В соответствии с этим планом по каждому направлению деятельности организации определяется объем деятельности, составляются планы по привлечению рабочей силы и капитальных вложений, планы выпуска продукции. Годовой план детализирует планы производства и сбыта поквартально и помесячно. При этом каждое подразделение ежемесячно уточняет прогнозы продажи и затраты и приводит свои планы в соответствие с этими уточнениями.

Оперативное планирование деятельности предприятия осуществляется в ряде случаев на основе бизнес-плана. В нем должен быть определен курс, которого намерена придерживаться организация в определенный промежуток времени (обычно год, но в сегодняшних российских условиях нестабильности российской экономики горизонт бизнес-планирования может снижаться до 1-3 месяцев [10.с.54]).

Бизнес-план разрабатывается в следующих основных случаях:

  • при освоении новых сфер деятельности организации;
  • при создании новых видов бизнеса;
  • при решении вопросов выхода организации из кризиса неплатежей;
  • при приватизации государственных и муниципальных предприятий (для обоснования предложений по приватизации и определения круга задач по санированию (оздоровлению) приватизируемых предприятий);
  • при открытии организаций;
  • при внедрении новых продуктов;
  • при разработке концепции ведения бизнеса в перспективе.

Бизнес-план также, по существу, является эталоном, с которым можно сравнивать фактические результаты деятельности организации.

     

Следующей функцией процесса управления является организация. Задачи ее:

  • деление организации на части и делегирование выполнения общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий;
  • формирование организационной структуры организации, налаживание взаимодействия ее элементов;
  • создание условий для формирования определенной организационной культуры организации;
  • организация выполнения принятых решений;
  • текущая организация производственного, торгового и иных процессов;
  • обеспечение деятельности организации всеми видами ресурсов;
  • преобразование (реорганизация) системы в ходе развития из менее организованного состояния в более организованное (техническое перевооружение, реконструкция предприятия и т. д.).

Данный термин имеет сложную семантику, несколько смысловых значений. Другие значения его будут рассмотрены далее.

При этом, важное значение имеет рациональная организация управленческих процессов. Эти процессы подразделяются на основные, вспомогательные и обслуживающие. При этом в качестве предмета труда выступают управленческое решение, информация, документы. Если операция направлена на изменение параметров предмета труда, то процесс является основным. К обслуживающим управленческим процессам относятся накопление, контроль и передача предмета труда, к вспомогательным - операции, в результате которых создаются нормальные условия для выполнения основных и обслуживающих процессов.

Основными условиями рациональной организации управленческих процессов являются:

  • пропорциональность;
  • непрерывность;
  • наличие целей;
  • эластичность действий;
  • устойчивость;
  • разделение труда;
  • кооперация труда;
  • соблюдение норм управляемости;
  • делегирование обязанностей и полномочий;
  • параллельность;
  • прямоточность (информационных потоков);
  • ритмичность;
  • концентрация однородных предметов труда в одном месте;

•  гибкость процессов.

Так, при пропорциональности достигается равная пропускная способность разных рабочих мест одного процесса, соразмерное обеспечение рабочих мест информацией, материальными ресурсами и т.д.; при параллельности - совмещение операций во времени, при прямоточности - оптимальный путь прохождения предметов труда, информации и т. д.; при ритмичности - равномерность выполнения управленческих процессов во времени; при непрерывности - максимальное использование рабочего времени для выполнения управленческих процессов и т. д.

Для соблюдения этих условий необходимо повышать повторяемость процессов и операций, что достигается путем унификации и типизации разнохарактерных частичных процессов.

Важное условие рациональной организации управления - делегирование менеджером полномочий подчиненным, которые будут принимать решения в порученных им областях.

Делегирование означает передачу задач и прав на принятие решений лицу, которое принимает на себя обязанность по их выполнению. Делегирование имеет фундаментальное значение для функционирования организации и роста эффективности управления.