Функции управления
Введение
На сегодняшний
день происходят сложные изменения
в обществе, в политике, в экономике,
во всех сферах нашей жизни. Направить
эти изменения в нужное русло
поможет постижение искусства управления.
Глава 1. Особенности и основные характеристики функций управления.
- Эволюция и состав функций управления.
Изучение процесса управления с точки зрения его функций – это ключ к раскрытию содержания управленческой деятельности, позволяющий наряду с прочим сформировать структуру и организацию системы управления. В самом общем виде категория «функция управления» выражает содержание (направленность) управленческого воздействия на объект управления, управляемую систему. Эта категория широко используется в теории и на практике. Функции управления определяют специфику деятельности, направленной на организацию мероприятий по управлению объектом – социально-экономическими процессами. Смысл функций управления зависит от контекста, в котором рассматривается управленческая деятельность. В любом случае функции управления всегда выражают содержание управленческого воздействия, т.е. сущность управленческих отношений. Функции управления – это проявления его сущности в действии. Комбинация функций лежит в центре системы управления. 1
Возникновение функций управления – результат кооперации и разделения управленческого труда, позволивший существенно увеличить его продуктивность. Степень разделения общественного труда всегда являлась ведущим фактором развития общества. «Величайший прогресс в развитии производительной силы труда и значительная доля искусства, умения и сообразительности, с каким он направляется и прилагается, писал А. Смит, - явились следствием разделения труда».2 Для простого труда было достаточно общего управления. Однако в процессе развития производства простое кооперативное звено специализируется, что создает условия и предпосылки для выделения специализированных видов управленческой деятельности – функций управления. Такая специализация создает условия для осуществления управленческой деятельности более квалифицированно и более эффективно.
Один из первых исследователей функций управления – А. Файоль – не дал их четкого определения, но выделил следующие из них: предвидение, планирование, организация, контроль. В американской школе управления наиболее распространено признание четырех основных функций управления, к которым относятся: планирование, организация, стимулирование, контроль.
Российская школа управления выделяет следующие основные функции: целеполагание, анализ, прогнозирование, планирование, организация, координация, мотивация, учет и контроль, коммуникация, принятие решений.
При практическом осуществлении той или иной функции управления используются определенные наборы средств воздействия на объекты управления.
Общее признание в теории управления получили следующие основные положения:
- выделение в управлении отдельных функций – это объективный процесс, обусловленный развитием производства и усложнением его управления;
- естественнонаучной основой формирования и развития функций управления является разделение общественного труда и вообще в сфере управленческой деятельности частности;3
движущей силой трансформации функций управления на всех этапах общественного развития была и остается необходимость повышения эффективности управленческого труда и управляемой системы.
Важно отметить, что функции управления объективно обусловлены управляемой (объект управления) и управляющей (субъект управления) подсистемами, действующими законами науки управления, используемыми принципами управления и сложившимися в системе управления отношениями. Выбор и совершенствование организационной структуры управления, организация управления и особенно разделение управленческого труда, использование методов и средств управления, информационных технологий, подготовка и расстановка кадров и др. осуществляются в зависимости от состава и содержания функций управления. В совокупности функции управления представляют собой содержание процесса управления и отображают характер труда персонала управления. Функция управления подчиняется логическому алгоритму, четкой последовательности регламентированных действий.
Функция управления — особый, характерный, качественно однородный вид управленческой деятельности, выделившийся в результате разделения управленческого труда, с помощью которого субъект управления воздействует на управляемый объект. Функция управления отвечает на вопросы, кто и что делает или должен делать в системе управления производством.
Понятие функции имеет ряд значений:
1) деятельность, обязанность, работа;
2) работа, производимая органом;
3) обязанность, круг деятельности (должностные обязанности экономиста по труду);
4) назначение, роль того или иного элемента конструкции (функция шасси самолета, коробки перемены передач автомобиля);
5) роль, которую выполняет определенный социальный институт по отношению к целому (функция государства, семьи в обществе);
6) зависимая переменная величина (в математике, физике).
Функцией можно называть любую работу, выполняемую отдельным работником или подразделением. Однако в силу установившихся норм и правил при оформлении организационных документов (положений о подразделениях и должностных инструкций работников) это понятие принято применять к перечню работ, выполняемых подразделением.
Все функции подразделяются на две группы:
а) управления;
б) исполнения (производства).
Функции управления выполняются в управляющей системе, функции исполнения — в управляемой.
Таким образом, функция управления – это специфические виды управленческой деятельности, обособившиеся в процессе разделения управленческого труда, выражающие его содержание в действии и направленные на достижение поставленной цели.
- Взаимосвязь функций управления с управленческими процедурами
и операциями.
Все функции
управления имеют не случайный, а
закономерный, т.е. предопределенный состав.
Они связаны друг с другом, зависимы
друг от друга и не взаимозаменяемы.
Это системное множество является динамичным,
так как с изменением внешней среды в нем
происходят соответствующие эволюционные
преобразования.
- Основные и конкретные функции управления.
Эффективная управленческая деятельность во многом зависит от правильного понимания функций управления, их места, состава, содержания. В этой связи проблема функций считается одной из важных и актуальных науки управления.
Функция — широко распространенное слово, имеющее множество значений, функция (лат, functio) это обязанность, круг деятельности, назначение, роль. Данное понятие используется во всех областях знаний и во всех сферах деятельности. 7
Функции управления — это виды деятельности, с помощью которых управляющая подсистема воздействует на объект управления. Функции управления подразделяются на общие (или основные) и конкретные.
Общие (или основные) функции присущи всем социальным системам управления.
Конкретные функции управления связаны со спецификой объекта управления.
Функции управления определяют устойчивый состав специфических видов управленческой деятельности, характеризующихся однородностью целей, действий или объектов их приложения.
Выделяются общие функции управления. Состав общих функций управления не зависит от объекта управления, эти функции выполняются по отношению ко всем объектам управления.
Перейдем теперь к рассмотрению общих (или основных) функций.
Планирование - представляет собой форму проявления целенаправленного воздействия на объект управления, предусматривающего выработку и постановку целей и задач в сфере управления организации, а также определение путей и средств реализации планов для достижения поставленных целей.
Частью планирования является составление прогнозов, показывающих возможные направления будущего развития организации, рассматриваемой в тесном взаимодействии с окружающей средой. В работе менеджера все функции тесно связаны, но основополагающей является функция планирования.
Согласно концепции немецкого профессора Д.Хана, планирование – это ориентированный в будущее систематический процесс принятия решений. Таким образом, решения в области планирования – частный вид управленческих решений.8
Выделяют стратегическое и оперативное планирование.
Стратегическое планирование ориентировано на продолжительное существование предприятия, обеспечиваемое путем поиска, построения и сохранения потенциала успеха (доходности). Основу данного планирования составляют прогнозы на будущее и стратегические планы.
Оперативное планирование – формирование годовых (оперативных) планов, определяющих развитие организации в кратко и среднесрочной перспективе на базе стратегических целей. Основу данного планирования составляют текущие планы, с помощью которых осуществляется вся текущая работа организации.
Чтобы планы были реализованы, руководство должно найти эффективный способ сочетания планов, т.е. планировать с оптимальным результатом. Результаты планирования часто оформляют в виде специального документа, называемого бизнес-планом.
В современной экономической теории, как правило, выделяют четыре основные функции бизнес-планирования, неразрывно связанные с основными целями развития организации:
- функция стратегического развития организации;
- функция планирования;
- функция кредитования;
- функция установления партнерских отношений.
Организация — это создание условий для совместной эффективной работы людей, направленной на достижение целей фирмы. Организация требует наличия полномочий и ответственности, а также возможности делегировать полномочия.
Полномочия — права менеджера использовать определенные ресурсы организации, а также направлять усилия отдельных ее работников на выполнение тех или иных задач.
Ответственность — обязательство выполнить поставленные задачи или понести наказание за их неправильное выполнение либо невыполнение.
Делегирование означает передачу полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за выполнение определенных задач.
Построение организации - важный аспект организации как функции управления, это создание аппарата управления, в максимальной степени соответствующего стратегическим планам организации и обеспечивающего ее эффективное взаимодействие с окружающей средой, а также достижение намеченных целей.
Построение организации связано разделением труда в управлении на общее, частное и единичное.
В организации работу выполняют люди, поэтому важно определить, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий, существующих в рамках организации, включая и работу по управлению. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, назначая отдельным людям задания и делегируя полномочия или права использовать ресурсы организации.
Для успешной реализации функции необходимо учитывать следующие принципы организации:
- цель — организация и ее отдельные звенья работают для достижения общей цели;
- эластичность организации — при определении задач и ответственности должно быть установлено оптимальное соотношение свободы действий отдельных работников и административных предписаний;
- устойчивость — систему управления необходимо строить так, чтобы ее элементы не подвергались коренным изменениям под влиянием внешней и внутренней среды.
- непрерывное совершенствование — необходима систематическая организационная работа по совершенствованию процесса организации и реализации решений;
- прямая соподчиненность — любой работник должен иметь одного руководителя;
- объем контроля — менеджер в состоянии квалифицированно обеспечить и проконтролировать работу ограниченного числа подчиненных;
- безусловная ответственность руководителя за действия подчиненных;
- соразмерность ответственности и полномочий;
- исключения — решения повторяющегося характера низводятся до рутинных, выполнение которых поручается нижестоящим управленческим звеньям;
- приоритет функций — управленческая функция порождает орган управления, а, не наоборот;
- комбинирование — необходимо обеспечивать наиболее подходящее сочетание централизма и самостоятельности.9
Для достижения своих целей люди вынуждены объединяться. Кроме того, любая совместная деятельность будет более эффективной, если для каждого члена коллектива определено, во-первых, что он должен делать, во-вторых, за что он несет ответственность, в-третьих, кто контролирует его деятельность.
Ответ на три этих вопроса определяет организационную роль члена любого коллектива.
Функция, обеспечивающая бесперебойность и непрерывность процесса управления, является координация. Одно из основных условий успешной деятельности организации – согласованность действий менеджеров этой организации.
Они не только не должны противоречить друг другу, напротив, необходимо, чтобы они дополняли друг друга и вели к одной цели – цели организации, выраженной в долгосрочных и оперативных планах.
Координация — это форма проявления целенаправленного воздействия на объект управления, предусматривающая обеспечение необходимой Согласованности их действий как элемента реализации намеченных планов.
Главная задача координации – это достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей между ними.10
Координация действий менеджеров происходит при подготовке документов – планов, приказов, отчетов, предложений, направляемых в другие организации, ответов на распоряжения и запросы властей и др.
Мотивация — это процесс, побуждающий человека к деятельности для достижения личных целей и (или) целей организации. Осуществление мотивации требует четкого представления о потребностях и вознаграждении.
Потребность — это все то, в чем человек испытывает неудовлетворенную необходимость. Вознаграждением может быть все, что для человека ценно.
Мотивация работников должна осуществляться менеджером с учетом знаний потребностей своих подчиненных. Эти потребности имеют определенную иерархию.
Теории мотивации, используемые в менеджменте, подразделяются на содержательные и процессуальные. Содержательные теории мотивации акцентируют внимание на потребностях, а процессуальные — на процессе мотивации.
К наиболее важным функциям управления
относится и контроль - проверка выполнения поставленных задач,
исходящих из стратегических и тактических
целей организации.
Контроль выполнения
заданий начинается с момента
постановки цели и доведения их до
исполнителя. В процессе контроля сопоставляют намеченные цели
и достигнутые результаты, а также проводят
необходимые корректировки, если намеченные
результаты не достигнуты. Сами по себе
планы и программы отражают желаемую ситуацию,
но в ходе ее достижения в самой системе
управления и в окружающей среде происходят
изменения, которых могло не быть в момент
разработки планов или программ. Меняются
законы и системы ценностей, создаются
новые технологии и т.д. Для того чтобы
точно реагировать на эти изменения, организации
необходим механизм оценки воздействия
этих перемен на объект управления и контроль.
Контроль осуществляют в нескольких видах.
- управление запасами;
- управление финансами;
- управление персоналом и т. д.
Функции управления процессами.
В любой организации протекает множество процессов, начиная от самого общего процесса управления, и до более конкретных: процессы реализации общих функций управления, процессы коммуникаций, принятия решений, производственный процесс. Важнейшими частями производственного процесса являются снабжение, производство и сбыт продукции. В соответствии с этим выделяют конкретные функции управления
- управление материально-техническим снабжением;
- управление основным производством;
- управление вспомогательным производством;
- управление обслуживающим производством;
- совершенствование управления;
- управление сбытом;
- управление маркетингом и т. д.
Функции управления результатами.
К результатам (выходам системы) относят прибыль, рентабельность, объемы производства и реализации, затраты, качество продукции и т. д. Соответственно выделяют конкретные функции
- управление качеством,
- управление производительностью,
- управление затратами и т. д.
Глава 2. Практика применения функций управления на российских фирмах.
- Опыт стратегического управления.
Общая концепция стратегического управления основана на принципах новой управленческой парадигмы, которая составляет основу совершенствования управления любой организацией.
При осуществлении в нашей стране рыночных преобразований возникает проблема выработки такой хозяйственной политики и стратегии, которая позволит организации поддерживать свою конкурентоспособность в обозримой перспективе.
Суть системы стратегического управления состоит в следующем. Во-первых, на предприятиях структура управления, методы и механизмы взаимодействий ее отдельных звеньев должны быть построены так, чтобы обеспечить выработку и гибкую реализацию долгосрочной стратегии для успешной конкуренции при изменяющихся условиях внешней среды и создать управляющий инструментарий для превращения этой стратегии в текущие производственно-хозяйственные планы, программы и проекты. Во-вторых, в рамках целостной системы стратегического управления должно функционировать четко выделенное и организованное стратегическое планирование. Следовательно, метод стратегического управления сочетает стратегический подход к постановке задач и программно-целевой (проектный) подход к их реализации.14
Стратегическое управление — процесс управления долгосрочными целями, выработкой стратегии и ее претворением в жизнь. Оно включает в себя и стратегию, и стратегическое планирование и формирует тот способ, с помощью которого стратегия становится движущей силой в фирме.15
Стратегическое управление является сферой деятельности высшего руководства фирмы, главная задача которого состоит в определении эффективных направлений развития организации, постановке целей деятельности, оптимальном распределении ресурсов, использовании всего того, что дает фирме конкурентные преимущества. Стратегическое управление выступает и как процесс, посредством которого осуществляется взаимодействие организации с ее окружением, и как система методов и инструментов принятия и реализации стратегических решений.
Высшее руководство фирмы, анализируя ситуацию на рынке, с учетом возможностей (потенциала) фирмы выбирает соответствующие стратегии и строит механизм стратегического управления.
Основными принципами стратегического управления выступают:
- обоснованный выбор целей и стратегий развития фирмы (в области секторов рынка, новой продукции, технологий и др.);
- постоянный поиск новых форм и видов деятельности для повышения конкурентоспособности фирмы;
- обеспечение взаимодействия между фирмой и внешней средой, между всеми элементами организации;
- индивидуализация стратегий с учетом особенностей конкретной фирмы;
- отделение задач стратегического управления от задач оперативного управления.
В реальности данные принципы в разной степени реализуются в организациях, что отражается на конкурентных преимуществах. Выбор стратегии развития фирмы неразрывно связан с такими понятиями стратегического управления, как потенциал фирмы и ее конкурентоспособность.16
В целом на разработку стратегии влияет ряд факторов: миссия и цели фирмы; состояние рынков; потенциал фирмы; конкурентные преимущества; характер продукции и услуг; организация бизнеса и возможность организационных изменений; программы и проекты развития; организационная культура; компетентность и амбициозность высшего руководства. Эти факторы одновременно являются и элементами стратегического управления фирмой.
Очень важным в процессе стратегического управления является умение расставить приоритеты развития фирмы, на которые будут направлены главные усилия, ресурсы. Приоритеты могут касаться выделения привлекательных рыночных секторов, продукции, организационных построений и др.
Существует несколько составляющих успешного выполнения стратегии:
- своевременное и качественное доведение цели, стратегии и планов до работников фирмы для достижения понимания и вовлечения в процесс выполнения стратегий;
- деятельность руководства по организации выполнения стратегии, выделение необходимых ресурсов;
- проведение необходимых стратегических изменений в фирме, позволяющих ей адаптироваться к внешней среде.