Функции управления: состав, эволюция, процедуры, операции

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ЮЖНО-РОССИЙСКИЙ ИНСТИТУТ-ФИЛИАЛ РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА  И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

КАФЕДРА ГОСУДАРСТВЕННОГО И  МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ

Курсовая работа

на тему:

«Функции управления: состав, эволюция, процедуры, операции»

Выполнил:

студент 525 группы

факультета «Управление»

Плахтий Артем

Проверила:

доцент Хашева

Ирина Анатольевна

г. Ростов-на-Дону

2012г.

Содержание

Введение………………………………………………………………………….......3

1. Теоретический подход………………………………………………………..4
1. Понятие и содержание функций управления и их эволюция……….4
2. Процедуры и операции функций управления………………………..8
2. Методологический подход………………………………………………….13
1. Классификация функций управления……………………………….13
2. Применение функций управления на примере ресторана «Starlite Diner».…………………………………………………………………17

Заключение………………………………………………………………………….21

Список использованной литературы……………………………………………...24

Введение

Переход к рыночным отношениям требует определенных изменений  и дополнений уже существующих функций  управления предприятиями. Приватизация предприятий способствовала их преобразованию в самостоятельные хозяйствующие  субъекты, несущие полную ответственность  за результаты своей деятельности. Одновременно нарушились сложившиеся  между предприятиями связи, которые  ранее поддерживались централизованно, ухудшились условия обновления производственного  потенциала, обеспечения конкурентоспособности  продукции. Выяснилось, что сама по себе смена формы собственности  не гарантирует повышения эффективности  работы предприятий. Таким образом, тема функций управления предприятиями  и путей их адаптации к условиям рыночной экономики является чрезвычайно актуальной.

Предприятия различаются  между собой размерами, сферами  деятельности, технологическими процессами и т.п. Тем не менее, все они  имеют определенные общие характеристики, из которых, прежде всего, следует назвать  функции управления — объективно обусловленные общие сферы деятельности, совокупность которых обеспечивает эффективное кооперирование общей  работы.

Сегодня руководителям российских предприятий необходимо принимать  решения, которые бы способствовали выживанию и закреплению позиций  в условиях жесточайшей конкурентной борьбы. Достичь таких результатов  можно, лишь используя современные  информационные технологии в управлении предприятием, что в корне меняет методы координации контроля, снижает  роль личного наблюдения за работой  подчиненных и бюрократических  форм согласования тех или иных решений.

Такие изменения в обществе, в экономике, во всем нашем жизненном  укладе сложны тем, что они требуют  изменения нас самих¹. Важная часть этого изменения, как показывает мировой опыт, - постижение науки и искусства менеджмента.

Четыре функции управления - планирование, организация, мотивация  и контроль - имеют две общих  характеристики: все они требуют  принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы  получить информацию для принятия правильного  решения и сделать это решение  понятным для других членов организации. Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристики связывают  все четыре управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений  часто называют связующими процессами.

Целью данной работы является: анализ функций управления, рассмотрение их содержания, эволюции, операций.

Задачами работы является:

1. Рассмотрение понятия функций управления, сущность и этапы развития.

2. Рассмотрение применения на практике функций управления в сети ресторанов «Starlite Diner», определение сильных и слабых сторон компании.

Работа состоит из введения, двух глав, разделенных по два параграфа, заключения и списка использованной литературы.

1. Теоретический подход
1. Понятие и содержание функций управления и их эволюция

В настоящее время в  управленческой мысли широко распространен  процессный подход к управлению, который  рассматривает управление как процесс, состоящий из ряда определенных последовательный шагов - функций управления. Все функции  управления взаимосвязаны; каждая функция  также представляет собой процесс, т.к. состоит из серии взаимосвязанных действий.

Функция - широко распространенное слово, имеющее множество значений. Функция - это обязанность, круг деятельности, назначение, роль. Данное понятие используется во всех областях знаний и во всех сферах деятельности.

Большинство людей планируют  свою деятельность на день (месяц, год  и т.д.), затем организует ресурсы, которые потребуются для выполнения их плана. По мере движения вперед мы сравниваем то, что сделали, с целями и задачами, которые поставили ранее. Такая  повседневная работа затрагивает целый  ряд управленческих функций. Т.е. управление необходимо рассматривать как циклический  процесс, состоящий из конкретных видов  управленческих работ, называемых функциями  управления². В социально- экономических системах понятие "функция" также широко применяется к системе в целом, объекту и субъекту управления, отдельным подсистемам и видам деятельности³. Функции занимают особое место в системе менеджмента и играют ключевую роль в ее формировании. Функция как категория менеджмента характеризует существенный вид управленческой деятельности или объективно необходимый вид отношений между людьми как области проявления сущности менеджмента.

Функция менеджмента как  возможная область формирования управляющего воздействия предполагает осуществление непрерывных взаимосвязанных  между собой действий по выработке  средств и методов воздействия  и их реализации применительно к  решению конкретной проблемы. Поэтому  функция рассматривается как  объективно необходимая область  процесса управления, имеющего временную  и пространственную определенность и конечную результативность.

На основании различных  признаков выделяются общие функции  управления. Состав общих функций  управления не зависит от объекта  управления, эти функции выполняются  по отношению ко всем объектам управления. Тем не менее, разные авторы выделяют свои перечни общих функций управления⁴. Такое положение дел в теории управления, по мнению Л.Н. Албастовой, называется кризисом – отсутствие единой точки зрения по большинству вопросов в науке, в частности в вопросе, связанным с функциями управления.

Авторы учебника ГУУ «Управление  организацией» считают, что общими функциями управления следует считать: планирование, организовывание, координацию, мотивацию, контроль.

В.И. Рыкунов полагает, что  этих функций явно недостаточно. Для  того чтобы набор функций полностью  раскрывал содержание управления, его следует дополнить как минимум двумя, отражающими содержание остальных составляющих управления, то есть работу с информацией и руководство системой. Таким образом, перечисляются следующие функции управления: информационно-аналитическая, планирование, организация, координация, регулирование, контроль, руководство.

По мнению В.И. Кнорринга, общими функциями следует считать  организацию производства, планирование, координацию, мотивацию, контроль и учет выполнения поставленных задач, а также маркетинг.

Представляет интерес  введение маркетинговой функции. В  современном менеджменте просматривается  тенденция пересмотра места и  роли клиента в организации. В  соответствии с новой парадигмой управления, организационные отношения  с клиентом становятся центральным  моментом в деятельности предприятия.

По мнению Л.Н. Албастовой и В.Г. Игнатова, в перечень основных, общих функций управления входят:

1. Планирование;
2. Организация;
3. Мотивация и стимулирование труда;
4. Контроль;
5. Маркетинг;
6. Инновационная деятельность;
7. Развитие человеческих ресурсов;
8. Управленческое консультирование.

Изучение процесса управления с точки зрения его функций  позволяет установить объемы работ  по каждой из функций, определить потребность  в трудовых ресурсах и в итоге  сформировать структуру и организацию системы управления.⁵

2. Процедуры и операции функций управления

Процесс управления по своему содержанию, особенностям и свойствам  требует определенной последовательности операций и их сочетания. Ему присущи  операции различного характера —  от чисто интеллектуальных до относящихся  к практической организации работы.

Управленческая операция представляет собой законченное  целесообразное действие или ряд  действий, направленных на выполнение определенной задачи организационного, экономического, социального или  другого характера. Комплекс таких  действий в рамках одной операции может состоять из нескольких элементов, поэтому операцию можно рассматривать  и как совокупность трудовых движений, выполняемых работниками управленческого  аппарата при осуществлении той  или иной работы. К выполнению соответствующей  операции работник должен быть надлежащим образом подготовлен. В этом ему  помогут функционально-должностные  инструкции, технологические карты, нормативы, процедурные правила  и другие материалы по проектированию управления. Каждую операцию нужно  увязать с предыдущими и последующими операциями данного цикла процесса управления по срокам, количеству и  качеству информации. Выполнение данной операции должно быть увязано также  с осуществлением других операций на участке. Все это необходимо учесть организатору производства при проектировании процессов управления.

Непременным условием успешного  функционирования управляющей системы  является четкое разделение процесса управления на операции, а в случае необходимости — и их рациональное комбинирование, т. е. кооперация труда  в аппарате управления, что обеспечивает сочетание операций во времени, а  также рациональное размещение рабочих  мест сотрудников.

Работа руководителя складывается из большего или меньшего числа последовательных или параллельных операций и процедур, составляющих в целом технологию управления, которую можно иллюстрировать простейшим примером. Для исполнения операции передачи распоряжения начальника цеха последнему необходимо выполнить  пять действий: 1) снять трубку телефона (или включить переговорное устройство); 2) набрать номер (при наличии переговорного  устройства этого не требуется); 3) назвать  фамилию подчиненного; 4) передать распоряжение; 5) сделать отметку о необходимости  проконтролировать данное распоряжение.

Чтобы правильно организовать каждый функциональный процесс в  системе управления, организатору производства необходимо: определить количество, последовательность и характер операций, составляющих этот процесс; подобрать (разработать) для каждой операции соответствующие способы, приемы (методику), технические средства; определить оптимальные условия протекания процесса во времени и в пространстве. Для повышения эффективности технологии управления большое значение имеют анализ, исследование организационных операций, описание их в графической или текстовой форме, типизация и стандартизация, а отсюда и проектирование, совмещение однородных операций, перевод их на машинное исполнение в целях снижения трудоемкости процесса управления.

Процедуры управления —  это совокупность разнообразных  управленческих операций, выполняемых  по определенной схеме (алгоритму). Процедура  отражает порядок подготовки, рассмотрения, обсуждения, выполнения ряда последовательных или параллельных операций в процессе управления, предписание о порядке  выполнения какой-либо работы в аппарате управления. Понятие «технология  управления» тесно связано с  процессом алгоритмизации операций и процедур в рамках тех или  иных функций управляющей системы.

Сбор и обработка информации в управляющей системе, подготовка и принятие управленческих решений, организаторская работа по реализации решений — все эти процессы управляющего воздействия, выполняемые  организаторами производства, могут  рассматриваться как некоторая  упорядоченная последовательность операций. Предписание, определяющее содержание и последовательность операций в  каком-либо информационном и организационном  процессе, выступает в роли процедуры  процесса управления.

Операции и процедуры, выполняемые организатором производства и его подчиненными, отличаются друг от друга по ряду признаков. В зависимости  от должностных категорий (руководители, специалисты, технические исполнители) управленческие операции и процедуры  подразделяются на творческие, логические и технические.

Творческие операции и  процедуры являются наиболее сложными, требующими сравнительно высокой квалификации работников, так как включают такие  мыслительные действия, как сравнение, анализ, выборка, синтез, абстрагирование, конкретизация, выводы, расчеты, прогнозы, принятие решений. Для выполнения этих действий необходим комплекс определенных способностей, знаний, навыков, умений, а также профессиональный опыт. Творческие процессы носят специфический характер и в силу этого трудно поддаются  внешнему контролю, поэтому учитывать  их можно только косвенно, оценивая сложность труда, а также конечные результаты этой деятельности.

Логические операции и  процедуры выполняются в определенной заранее заданной последовательности, т. е. по разработанному алгоритму. Они  могут быть оговорены, регламентированы соответствующими инструктивными или нормативными документами. Логические операции проще творческих, но также требуют от работников управленческого аппарата специальной подготовки.

Технические операции (например, размножение документов, доставка почты) характерны наибольшей частотой повторения, более просты по исполнению, не требуют высокой квалификации работника.

Логические и технические  операции могут быть в значительной степени механизированы, поэтому  широкое внедрение технических  средств в процессы управления производством  обеспечивает снижение трудоемкости, затрат живого труда, способствует сокращению затрат на содержание административно-управленческого  аппарата.

В труде многих работников управленческого аппарата преобладают  элементы творчества. Удельный вес  творческих операций у руководителей  составляет до 60 %, у специалистов —  до 40 %. В труде технических исполнителей логические операции составляют до 20 %, а остальные затраты рабочего времени приходятся на технические  операции (сбор, обработку информации, подготовку и оформление документации и др.).

Классификация операций и  процедур по основным признакам представлена на рис. 24.

Операции и процедуры  в зависимости от их содержания могут  быть информационными (поиск, сбор, передача, обработка, хранение разнообразной  научно-технической, экономической, оперативно-производственной информации); логико-мыслительными (выработка и принятие управленческих решений по различным вопросам); организационными (подбор и расстановка кадров, постановка задач исполнителям, инструктаж, оперативное планирование, организация трудовых процессов, административное распорядительство, координация, контроль исполнения).

В зависимости от количества элементов в операциях и операций в процедурах они могут быть простыми и сложными. Простые операции содержат до 20 элементов, сложные операции — 20—30 элементов, а процедуры — 100—1000 операций.

По степени повторяемости  различаются повторяющиеся (рутинные) и неповторяющиеся операции и  процедуры. Первые постоянно выполняются  работниками управленческого аппарата. Они поддаются измерению, анализу, нормированию и проектированию. Например, в структуре затрат рабочего времени  технических исполнителей такие  операции и процедуры занимают до 80 %. Это позволяет осуществлять нормирование труда данной категории работников, в труде которых большое место  занимают повторяющиеся процессы. Для  деятельности специалистов и руководителей  всех уровней более характерны неповторяющиеся (творческие) операции (процедуры).

По уровню механовооруженности  различают процедуры ручные (выполняемые  без применения оргтехники), механизированные и автоматизированные (выполняемые  с помощью различных средств  вычислительной и организационной  техники).

По характеру сочетания  во времени управленческие операции и процедуры подразделяются на три  основных типа: последовательные; параллельный; параллельно-последовательные (рис. 25). Сущность последовательного типа сочетания  управленческих операций (см. рис. 25, А) заключается в том, что каждая последующая операция начинается только после завершения предыдущей. По такой  последовательной технологии выполняется  приведенная выше операция передачи распоряжения начальника (например, цеха).

Параллельный тип (см. рис. 25, Б) характеризуется одновременным  выполнением различных операций и процедур; он применяется для  ускорения процесса (например, параллельная работа различных подразделений  предприятия над соответствующими разделами пятилетнего плана или годового отчета).

Параллельно-последовательный тип (см. рис. 25, В) предусматривает частичное  совмещение смежных операций во времени  и пространстве (например, руководитель принимает решение после визуального  ознакомления с информационным материалом, представленным исполнителем, которому может быть также поручена организация  исполнения решения). При этом возможны два варианта временных характеристик  этого метода: первый, когда продолжительность  операции а (сбор и переработка информации) или в (организация исполнения решения) больше продолжительности операции б (выработка и принятие решения); второй, когда операция б продолжается дольше, чем а и в вместе или  отдельно взятые. Этот временной параметр связан главным образом с эрудицией  и стилем работы руководителя, который  может принять решение быстро, без задержки или отложить его  на какое-то время.

2. Методологический подход
1. Классификация функций управления

Функции управления - это  конкретный вид управленческой деятельности (осуществляется специальными приемами и способами), а также соответствующая организация работ.

Одним из основных компонентов, составляющих содержание управления, являются функции⁶. Таким образом, для выполнения той или иной относительно простой работы необходимо заранее определить, что нужно в итоге получить, как организовать дело, мотивировать и проконтролировать его выполнение. Это и есть функции управления. Хотя со временем техника управления и усовершенствовалась, основополагающие управленческие функции остались сравнительно неизменными.

Каждая функция менеджмента  представляет собой сферу действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности - это совокупность функций, связанных  единым управленческим циклом. В этом суть процессного подхода к исследованию функций менеджмента.

Анри Файоль, которому принадлежит  разработка теории административного  управления, в начале ХХ в. выделил  пять исходных функций, или элементов, административного процесса: предвидение, организация, распорядительство, согласование, контроль. Но очень часто говорят лишь о четырех функциях управления - планирование, организация, мотивация и контроль.

Отметим главные особенности  функций менеджмента. Важная особенность функций менеджмента, обусловленная спецификой российской экономики, заключается в потребности высокой степени адаптивности к изменениям внешней и внутренней среды. Функции менеджмента, помимо их интеграционной роли, обеспечивают адаптацию производственно-хозяйственных систем к новым и часто изменяющимся государственным регулятором, а также адаптацию к новым рыночным условиям во всех сферах хозяйственной и социальной деятельности.  
Под адаптивностью понимается способность сохранения качественной определенности функции менеджмента при изменениях социально-экономической среды.

Процесс управления раскрывается в его функциях, которые возникли в результате разделения и специализации труда в сфере управления⁷.

Функции управления имеют  специфический характер, особое содержание и могут осуществляться самостоятельно, быть как не связанными между собой, так и неразрывно связанными, более  того, они как бы взаимопроникают  друг в друга. Иными словами, в  системе управления все управленческие функции объединены в единый целостной  процесс.

Все многообразие функций  управления разделяют на общие и  конкретные.

Общими функциями являются: прогнозирование и планирование; организация, координация и регулирование; мотивация; контроль, учет и анализ.

К числу конкретных функций  относят производственные функции  управления (обеспечение сырьем, технологические, организации труда и т.п.), экономические  функции по обслуживанию производства, функции управления научно – техническим  прогрессом и др.

Функции интересны тем, что  в систематизированном виде могут  дать полное представление о процессах  мотивации, воздействия и взаимодействия от зарождения идей до их реализации, оценки результата и появления последствий. Основные функции характеризуют  воздействие, обусловливая его определяющие средства, реализация которых может  обеспечить требуемый результат.

Планирование как основная функция менеджмента представляет собой виды деятельности по формированию средств воздействия, обеспечивающих единое направление усилий всех членов фирмы на достижение общих целей⁸. Планирование как процесс управления включает разработку и реализацию средств воздействия: концепцию, прогноз, программу, план. Каждое из средств воздействия имеет свою специфику и условия использования.

Прогноз - научное предвидение  возможного состояния фирмы, корпорации, экономики, общества в будущем. Прогнозы в бизнесе разрабатываются по сложным социально-экономическим  проблемам, как правило, на долгосрочный или среднесрочный период⁹. Чаще всего прогноз используется в стратегическом управлении.

Программа - законченный  комплекс заданий, мероприятий, работ, объединенных общей целью, имеющий  конкретный конечный результат, требующий  привлечения значительных ресурсов, осуществляемый совокупностью взаимодействующих  органов, организаций, лиц разных функциональных сфер экономики.

Организация как основная функция менеджмента представляет собой вид деятельности людей  для достижения целей. При реализации данной функции оперируют категориями: процесс, система, коммуникации, организационно-стабилизационные методы и организационно-распорядительные средства. Организация как функция  менеджмента формирует объект, совершенствует его, разрабатывает режимы функционирования, создает механизмы адаптации  в изменениях внешних и внутренних связей в системе управления. Поэтому  организация управления - формирование условий устойчивости и гибкости социально-экономической системы  на основе комплексного подхода с  учетом системных и ситуационных факторов. Организация как основная функция менеджмента ориентирует  производственно-хозяйственную систему  во времени и пространстве. Ее назначение - постановка, определение и формулирование целей управления в соответствии с потребностью общества в производимой фирмой продукции (услугах), в обосновании  ресурсообеспеченности целей и  реализуемости в соответствии с имеющимся потенциалом.

Мотивация как основная функция  менеджмента связана с процессом  побуждения себя и других людей к  деятельности через формирование мотивов  поведения для достижения личных целей и целей организации¹⁰. В процессе мотивации предполагается использование определенной последовательности взаимозависимых категорий: потребности людей - интересы людей - мотивы деятельности - действия людей.

В качестве мотивов могут выступать причастность к крупной компании, к решению значимых проблем, заинтересованность в интересных коммуникациях, потребность в формировании карьеры. Можно сказать, что мотивы, побуждающие человека к активной, производительной, творческой работе, многогранны, как многогранен сам человек и общественные отношения, которые оказывают на него воздействие.

Стимулирование - основная функция, связанная с процессом активизации  деятельности людей и коллективов  путем использования стимулов, рычагов  и способов формирования интересов  и мотивов деятельности. Отсюда следует, что функция стимулирования основывается на процессах мотивации, преобразуя их в стимулы, воздействующие на поведение  и деятельность преимущественно  коллективов и фирм.

Наиболее действенно в  настоящее время экономическое  стимулирование работников. Самый чувствительный стимул, применяемый к работнику - размер заработной платы и своевременность  ее выплаты.

Контроль как основная функция менеджмента объединяет виды управленческой деятельности, связанные  с формированием информации о  состоянии и функционировании объекта управления, изучением информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения целей, эффективности стратегий, успехов и просчетов в использовании средств и методов управления.  

2. Применение функций управления на примере ресторана «Starlite Diner».

Рассмотрим методы управления персоналом на примере ресторана «Starlite Diner». Сначала введем понятие ресторан.

Ресторан - общедоступное предприятие  общественного питания, предоставляющий  потребителям широкий ассортимент  блюд сложного приготовления, в основном по индивидуальным заказам. В ресторане  высокий уровень обслуживания сочетается с организацией отдыха посетителей. Рестораны организуют обслуживание съездов, конференций, официальных  вечеров, приемов, семейных торжеств, банкетов, проведение тематических вечеров.

Starlite Diner - это сеть американских  ресторанов в России, которые  поддерживают все стандарты американской  кухни.

Управление рестораном осуществляется генеральным менеджером через четырех  менеджеров (bar-manager, servers-manager, floor- manager, kitchen-manager). Каждый менеджер отвечает за свой департамент (отдел) и за всех сотрудников  данного департамента. Существует несколько  функций, которые должны выполнять  менеджеры данного ресторана:

-прогнозирование и планирование;

-организация работы;

-координация и регулирование;

-активизация и стимулирование;

-контроль, учёт и анализ.

Функцию планирования выполняет генеральный  менеджер, разрабатывает план работы ресторана, каждого его структурного подразделения и через менеджеров доводит до всех членов коллектива.