Функции управления строительным производством

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

«Нижегородский  государственный архитектурно-строительный университет» (ННГАСУ) 
 
 
 

Кафедра недвижимости, инвестиций, консалтинга и анализа 
 
 
 

Курсовая  работа 

«Функции управления строительным производством» 
 
 
 
 
 
 
 

Составил студент  группы З-08/2                                                        Орехов Р.А. 

Проверил (а)                                                                                                               
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Нижний  Новгород – 2012

Содержание 
 
 

Введение 

     Управление, по определению К.Маркса, - есть особая функция, возникающая из самой природы общественного разделения труда: «Всякий непосредственно общественный или совместный труд, осуществляемый в сравнительно крупном масштабе, нуждается в большей или меньшей степени в управлении, которое устанавливает согласованность между индивидуальными работами и выполняет общие функции, возникающие из движения всего производственного организма в отличие от движения его самостоятельных органов».

     Любая деятельность людей невозможна без  их организации. Организованность позволяет решать задачи, которые вообще нельзя выполнить разрозненными силами людей. Путем разделения труда и согласования совместных действий организация обеспечивает экономию сил, средств и времени.

     Управление, будучи особой функцией общества, само состоит из ряда функций. Под функциями  управления производством следует  понимать особые виды управленческого труда, представляющие те или иные направления воздействия на управляемые объекты.

     Управление  базируется на информации, т.е. сведениях, сообщениях о событиях, физических и иных явлениях, которые используются для принятия решений. Иногда это понятие отождествляют с термином «данные». Разница между ними состоит в их отношении к возможности использования для целей управления. Данные - это не поддающиеся анализу факты. Чтобы стать информацией, данные должны быть переработаны в форму, пригодную к использованию для принятия управленческих решений.

     Сбор, обработка, анализ и  хранение информации - первая функция управления. Всякое управление вытекает из информации для выбора управляющих воздействий, да и сами управляющие воздействия состоят из информации, содержащейся в командах управления. Источником любой информации является явление или эксперимент. Поэтому управление всегда связано с использованием наблюдений, информации об управляемой системе, о внешней среде, с которой она взаимодействует, а затем с данными о результатах реализации управляющих воздействий. С этой точки зрения управление - воздействие на объект, выбранное из множества возможных воздействий на основании имеющейся для этого информации, имеющее целью стабилизировать состояние объекта или улучшить его функционирование. Поэтому организация информационной службы и разработка методов ее работы - одна из ключевых задач управления.

     Прогнозирование - предвидение качественных и объективных изменений каких-либо процессов или явлений на основе изучения тенденции их развития. В эпоху научно-технической революции прогнозирование приобретает все более важное значение и должно служить основой для выполнения другой функции управления - планирования.

     Планирование - это определение направлений, целей, пропорций, темпов и конкретных количественных и качественных показателей развития тех или иных процессов; составление плана действия на определенный ограниченный отрезок времени.

     Организация, рассматриваемая как функция управления, имеет целью формирование управляемой и управляющих систем. Организовать - это значит определить общие структуры и их взаимосвязь. С точки зрения данной темы организация означает создание или реорганизацию того или иного предприятия (учреждения, органа, фирмы), установление их функций, внутренней структуры, штатов, порядка работы, определение прав и обязанностей должностных лиц и т. д.

     Регулирование направлено на сохранение и поддержание состояния упорядоченности какого-либо процесса или системы, на ликвидацию возможных отклонений от плановых заданий в процессе функционирования управляемого объекта.

     Руководство является функцией направления деятельности управляемого объекта. Цель руководителя - добиться, чтобы подчиненные сделали то, что он считает необходимым.

     Координация - функция согласования действий различных внешних систем по отношению к рассматриваемой системе для достижения общих целей, например, увязка действия данного предприятия с поставщиками, субподрядчиками и другими органами, от которых зависит его деятельность.

     Контроль заключается в наблюдении и проверке соответствия состояния процесса принятому плану.

     Учет - получение и фиксирование информации в количественной форме о результатах выполнения плана.

     Перечисленные функции управления присущи и  применимы к любому объекту управления. Однако, конкретное их содержание в различных управляющих системах зависит от содержания объекта управления. Функции управления неправильно отождествлять с его видами (например, с управлением материально-техническим снабжением, технической подготовкой производства и т.д.). В функциях управления раскрывается содержание управленческого труда, а не различные области его применения.

     Необходимо  отметить, что объектом управления является и сама управленческая деятельность. Одна из функций управления может  иметь объектом своей деятельности другую функцию: планируется деятельность контроля (контрольная функция) и  контролируется плановая работа (функция  планирования); организуется планирование и прогнозирование и планируется  изменение организационных форм и т.д. 
 
 
 
 
 

1. Сбор, обработка, анализ и хранение информации

     В понятии управление мы различаем  следующие элементы: объект управления, субъект управления - управляющую  систему и окружающую среду (рис. 22.1).

     Объектом  управления применительно к строительству  может быть сооружение дома или завода, деятельность небольшой фирмы или  огромного объединения. Объект управления состоит из комплекса взаимосвязанных элементов, выполняющих отдельные задачи для достижения конечной цели. При возведении жилого дома к таким элементам можно отнести бригады рабочих, работу машин, поставки материалов.

     Управляющая система - комплекс факторов, воздействующих на объект управления. Управляющая  система состоит из органов управления и обеспечивающих их технических  средств.

     Понятие окружающей среды, оказывающей воздействие  на управляемую систему, включает природно-климатические условия строительства и факторы влияния смежных систем по отношению к рассматриваемой (работа других организаций, финансирование и т. п.).

     Управляющая система призвана направлять, координировать отдельные элементы управляемой системы в направлении поставленной цели.

     Информация  в современном расширенном толковании включает в себя обмен сведениями не только между людьми, но также  между человеком и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире и носит общий характер для любых процессов - социальных, психологических, технических.

     Информация  в философском смысле является особым видом объективного движения в природе, обществе, человеческом организме. Основоположниками научного подхода к понятию «информация» были английский нейрофизиолог У.Эшби и французский физик Л.Бриллюэн. Используя понятие энтропии, т.е. неопределенности системы, они рассматривали передачу информации некоторой системе как средство поддержания необходимого состояния этой системы или как усовершенствование системы, ведущее к уменьшению ее неопределенности, т.е. ее энтропии.

     Таким образом, информация - сообщение, уменьшающее  неопределенность в той области, к которой оно относится.

     Любая система характеризуется определенным набором признаков, существенно изменяющихся в процессе ее функционирования. Для осуществления какого-либо управляющего воздействия необходимо точно знать все параметры системы на момент принятия решения, т.е. необходимо иметь точную информацию о данной системе. Процесс управления заключается в последовательном применении управляющих воздействий. Поэтому информация является основой управления и связующим звеном между объектом и субъектом управления.

     Предложенная  рядом ученых (К. Шеноном, А.Н. Колмогоровым и др.) количественная оценка информации позволила создать строгую теорию информации - информатику.

     Рассмотрим  приведенную на рис. 22.1 принципиальную схему управления. Прохождение управляющего воздействия (управляющей информации) через объект управления и получение ответного сигнала о результате его действия (отчетной информации) составляют цикл обращения информации. Цепь, связывающая выход объекта управления с его входом, образует цепь обратной связи. Обратная связь является тем средством, с помощью которого субъект управления узнает о результате своего воздействия на объект управления.

     Представим  себе, что контур управления разомкнут  в цепи прямой или обратной связи. Субъект управления не может передать команду или перестает получать данные о результатах своего воздействия, а также воздействия возмущающих факторов на объект управления и лишается возможности принять обоснованное решение в условиях отсутствия необходимой и своевременной информации. Каждое следующее управляющее воздействие все с меньшей степенью вероятности будет возвращать объект в заданное состояние, и, наконец, наступит момент, когда само понятие «управление» по отношению к данному объекту станет неприемлемым, так как управляющие воздействия будут носить характер случайных возмущений. Аналогичная ситуация может возникнуть при замкнутой цепи связи в том случае, если время прохождения информации по контуру управления будет значительно превышать период изменения состояния is* 451 объекта управления, т.е. если величина цикла обращения информации будет недопустимо велика. Таким образом, под величиной цикла обращения информации Г_цобр подразумевается время, которое затрачивается в системе управления от момента передачи управляющего воздействия (управляющей информации) до получения ответного сигнала о результате действия (отчетной информации). Это время складывается из времени прохождения информации по цепи прямой и обратной связи, т.е.

      (22.1)

     Величина  цикла может измениться в весьма широких пределах - от бесконечности  в случае разомкнутой цепи связи  до долей секунд в современных сложных контурах управления, работающих в реальном масштабе времени. В строительном производстве в зависимости от величины этого цикла различаются различные режимы планирования: часовое, суточное, недельное, месячное и т.д. Величиной цикла обращения характеризуется оперативность управления.

     Информация  в течение определенного времени  сохраняет свое значение. Величина этого времени характеризуется степенью постоянства информации. По этому признаку информация бывает постоянная, условно-постоянная, переменная. Постоянная информация не изменяет своего значения в течение длительного периода времени (наименование предприятия или учреждения, наименование и шифр изделий, деталей, документов). Условно-постоянная - сохраняет свое значение на определенный период времени (цены, нормативы и т.п.). Переменная - характеризуется случайностью своего возникновения во времени (количество изготовленной продукции, количество отпущенных материалов и т.д.).

     Величина  или плотность потока информации In характеризуется объемом информации G, передаваемым в единицу времени  п. Объем информации может выражаться в битах, байтах, количестве знаков, количестве документов и других величинах:

      (22.2)

     Плотность потока в большинстве случаев  нестабильна и изменяется, образуя «периоды пик».

     Изучение  потоков информации имеет большое  значение для рациональной организации управления. Системы управления являются человеко-машинными системами, главную роль в которых играет человек, имеющий ограниченную способность переработки информации (не более 25 бит информации в секунду). Объем сведений, периодичность их представления, плотность и режим потоков информации, определяющих состояние объекта, должны быть согласованы с возможностью вмешательства управляющего звена в контролируемый процесс. Избыточный объем и излишняя частота сведений могут перегрузить управляющее звено. В то же время недостаток данных не позволяет объективно оценить состояние дел и принять правильное решение.

     Для оценки объема и эффективности получаемой информации может служить отношение  используемых данных к общему объему полученных сообщений.

     Упорядоченное во времени и пространстве движение информации называют потоком информации. Любая строительная организация  представляет собой очень сложную систему, внутри и вне которой в разных направлениях перемещается масса разного рода сообщений, образующих потоки информации. Записи, устные сообщения - это лишь одна из форм информации; проекты, сметы, ППР - другая форма. Практически любые данные об операциях в сфере управления, обеспечения и в других смежных областях, которые можно наблюдать и регистрировать, составляют потенциальную информацию.

     Классификация потоков информации осуществляется в зависимости от назначения, направления, содержания и плотности.

     По  назначению различают информацию плановую, нормативную, учетную и др. Упорядочить  информационные потоки - это значит четко согласовать их с функциями  управленческих подразделений системы.

     По  отношению к данному органу управления информацию делят на внутреннюю, т.е. циркулирующую только внутри этого  органа, и внешнюю, которая в свою очередь состоит из входной (входящей) и выходной (выходящей) информации.

     По  направлению различают горизонтальные потоки информации, связывающие органы управления одного уровня, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие органы разных уровней. Восходящие потоки - это входная информация от подчиненных органов и выходная информация, направляемая в вышестоящие организации, например, данные, поступающие от СУ в трест. Нисходящие - это входная информация от вышестоящих органов и выходная, направленная подчиненным.

     Различают информацию систематизированную и  несистематизированную. Систематизированная информация регламентируется по составу показателей, срокам представления. К такой информации в строительстве относятся наряды, акты, балансовые отчеты, месячная статистическая и бухгалтерская отчетность и т.д. Несистематизированная информация не регламентируется этими характеристиками. Она обычно поступает эпизодически (информация о срыве поставок, о выходе из строя механизма и т.п.).

     Информация  может быть документированной и  недокументированной. Документированная фиксируется в отчетах, справках, протоколах, планах, приказах, постановлениях, инструкциях и т.п. Недокументированная возникает в ходе личного обмена мнениями - беседы, разговора по телефону, совещания, - если она не фиксируется. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Планирование и прогнозирование строительного производства 

     Функция планирования:

     - стратегическое планирование;

     - планирование реализации стратегии;

     Стратегия представляет собой детальный всесторонний комплексный план, предназначенный для того, чтобы обеспечить осуществление миссии организации и достижение ее целей.

1. Стратегическое планирование - это процесс выбора целей для организации и решения о том, что следует сделать для их достижения.

     Ключевые  компоненты стратегического планирования:

     - цели; 

     - указания для принятия решений;

     - основные этапы процесса планирования.

     Стратегические  планы составляются на основе анализа  большого количества данных, обосновываются системами детальных расчетов и в общем виде представляют собой документы, имеющие различные степени детализации.

     Стратегическое  управление - поиск, идентификация и  реализация долгосрочных конкурентных преимуществ.

     Г. Минцберг разделяет пять понятий  стратегии:

     - стратегия как план;

     - стратегия как позиция - определение положения организации во внешней среде и относительно своих главных конкурентов;

     - стратегия как «ловкий прием» (отвлечение от основных действий);

     - стратегия как принцип поведения;

     - стратегия как перспектива.

     Планирование  как инструмент управления дает практическую возможность осуществлять перевод организации как хозяйственной системы с исходного, базового уровня на качественно новый уровень развития путем маневрирования и сосредоточения сил и средств на приоритетных направлениях своей деятельности, а также определять перспективы развития и будущее состояние организации.

     Предпосылкой  планирования деятельности организаций  является прогнозирование - выявление  и предвидение объективных тенденций, состояний развития деятельности в будущем, а также альтернативных путей этого развития и сроков их осуществления.

     Прогноз должен дать руководителю представление  о том:

     - в каком направлении вести развитие;

     - какими способами достигнуть цель;

     - что будет получено в результате.

     Будущее определяет успех настоящего, поэтому  столь важно прогнозирование. 
 

     Этапы прогнозирования:

     проблемная  постановка вариантов перспективы  развития фирмы, включая поиск, выявление  критических («горячих») точек, возникновение  которых характерно дня будущего состояния;

     анализ  и оценка полученного решения;

     - разработка программ работ по решению выбранного варианта развития и присущих ему проблем.

     Методика  прогнозирования:

     анализ (количественный и качественный) тенденций  развития организации, сложившихся проблем и новых явлений;

     вероятное, альтернативное (многовариантное) предвидение  будущего развития с учетом складывающихся тенденций и выдвигаемых новых  целей;

     оценка  возможностей и последствий воздействия  организации на предвидимые процессы, тенденции развития организации и рыночной ситуации;

     обоснование главных направлений социальной, кадровой, производственной, коммерческой, научно-технической и финансовой политики организации.

     В распоряжении организации имеются  четыре стратегические альтернативы*.

     ограниченный  рост;

     рост;

     сокращение;

     сочетание этих вариантов.

     Руководство выбирает стратегию после того, как  проведет анализ внешних возможностей и опасностей, внутренних сильных  и слабых сторон и оценит свои альтернативы и варианты.

2. Планирование реализации стратегии

     Базовые составляющие стратегии:

     тактика;

     политика;

     процедуры;

     правила.

     Тактика - это конкретные краткосрочные стратегии.

     Политика  - это общие ориентиры для действий и принятия решений.

     Процедуры - предписывают действия, которые должны быть предприняты в конкретной ситуации.

     Правила - точно указывают, что следует делать в конкретной ситуации.

     Одна  из основных задач планирования - возможно более эффективное распределение ресурсов. 
 
 
 
 

3. Организация и руководство строительным производством

    Организация взаимодействия и полномочия «организация» - это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей. Применительно к управлению функция «организация» представляет собой процесс:

    - закрепления вариантов разделения управленческого труда между персоналом организации;

    - построение организационной структуры системы управления организацией;

    - создания в целом работоспособной организации как системы;

    - формирования устойчивого единства всех сторон деятельности организации (технической, технологической, экономической, финансовой, социальной и др.).

    Один  из основоположников научного менеджмента, француз А. ФаЙоль в 1924 г. сформулировал  общие принципы управления, особо  выделив в них организационные  аспекты менеджмента:

    - разделение груда;

    - власть;

    - дисциплина;

    - единство распорядительства;

    - единство руководства;

    - подчинение частных интересов общим;

    - централизация;

    - иерархия;

    - порядок;

    - постоянство состава персонала;

    - единение персонала;

    - инициатива;

    - справедливость;

    - вознаграждение.

    Специализация и разделение труда значительно  увеличивают его производительность у группы людей. Однако если не будут  четко определены и скоординированы отношения между людьми и организационными подразделениями, эффективность специализации будет потеряна. Делегирование полномочий является основным процессом, посредством которого руководители устанавливают формальные взаимоотношения людей в организации. При помощи делегирования и задач руководители подбирают людей для работы и принимают решения, кто из них будет работать, вступая в отношения «начальник-подчиненный».

    Делегирование - это передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

    Полномочия  - это ограниченное право использовать ресурсы организации для выполнения делегированных задач.

    Одна  из основных задач планирования - возможно более эффективное распределение ресурсов.

    Полномочия  ограничены планами, процедурами, правилами  и устными распоряжениями начальников, факторами внешней среды (законы, культурные ценности).

    Результат делегирования линейных полномочий - цепь команд.

    Число работников, подчиняющихся непосредственно  руководителю, составляет его норму  управляемости. Если норма управляемости  не будет соответствующим образом  ограничена, возникнут путаница и  перегрузка руководителя. Потенциальная  возможность путаницы в полномочиях  может быть уменьшена при помощи принципа единоначалия — работник должен получать непосредственные распоряжения только от одного начальника и отвечать только перед ним.