Функциональное моделирование бизнес-процесса «Учет сотрудников коммерческой организации

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ

«ВОЛГОГРАДСКИЙ ИНСТИТУТ БИЗНЕСА»

Курсовая работа

Работа защищена _____________20___

Оценка _____________________________

Подпись ____________________________

Волгоград

20__

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Задача управления людскими ресурсами имеет первоочередное значение для любой организации. В настоящее время многими исследователями отмечается лавинообразное возрастание интереса к внедрению управленческих технологий, позволяющих повысить эффективность как системы управления в целом, так и отдельных процессов организации. Данная ситуация типична для современного рынка, где возможность успешно конкурировать определяется, в первую очередь, высокой эффективностью внутренних процессов, позволяющих достигать стабильно высокого качества при минимальных издержках. Во вторую очередь, конкурентоспособность связана с наличием доказательств гарантии качества продукции или услуг для всех заинтересованных в деятельности организации сторон. Наиболее эффективным решением этих задач может стать проект внедрения системы менеджмента качества с последующей ее сертификацией на соответствие комплексу стандартов ISO 9001:2000.

Для внедрения систем менеджмента качества одним из ключевых аспектов является обеспечение наглядности ("прозрачности") бизнес-процессов посредством их точного, достаточного, лаконичного, удобного для восприятия и анализа описания (моделирования). Выявление и моделирование процессов позволяет четко понимать, управлять и совершенствовать эти процессы. Наличие актуализированного описания процессов является объективным доказательством того, что они находятся под контролем, то есть в управляемых условиях.

Целью курсового проекта является разработка функциональной модели бизнес процесса «Учет сотрудников коммерческой организации» для разработки документированных процедур в рамках внедрения системы менеджмента качества с последующей ее сертификацией на соответствие комплексу стандартов ISO 9001:2000.

Задачи проекта:

• исследовать особенности процессов учета сотрудников коммерческой организации;
• выявить структуру и содержание процесса «Учета сотрудников коммерческой организации»;
• охарактеризовать методологии моделирования бизнес-процессов и средства их реализации;
• построить модель бизнес-процесса «AS-IS» с использованием методологии IDEF0 и средства функционального моделирования  AllFusion Process Modeler 7.1 (BPwin);
• проанализировать модель бизнес-процесса «AS-IS» и выработать рекомендации по совершенствованию процесса.

Методы и средства используемые в работе: системный анализ, структурный анализ, сравнительный анализ, методология функционального моделирования IDEF0; CASE-средство  функционального моделирования AllFusion Process Modeler 7.1 (BPwin).

Методические и информационные  материалы. В процессе реализации задач проекта использовались внутренние нормативные документы организации,  а также труды Смирнова Г.Н. , С.В. Черемных, А.М. Вендрова, Г.Н. Калянова, Г.Г. Куликова, Д. Марка и других авторов занимающихся вопросами моделирования и анализа бизнес процессов.

Структура работы. Первая глава содержит описание предметной области. В ней раскрыты основные понятия и сущность  учета сотрудников коммерческой организации, а также аспекты применения автоматизированных систем.

Во второй главе рассмотрены методы и средства, применяемые в процессе моделирования бизнес процессов и проектирования информационных систем.

В третьей  главе представлена модель бизнес процесса «Учет сотрудников коммерческой организации» «AS-IS», проведен ее анализ.

  1.  АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ. ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОЦЕССА

1.1 Организация кадрового учета в коммерческих фирмах

Основным структурным подразделением по управлению персоналом в организациях в настоящее время является отдел кадров, являющийся одним специализированных подразделений фирмы1. На отдел кадров возложены функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовки.

В своей работе отдел кадров руководствуется действующим законодательством, директивными документами правительственных органов Российской Федерации, нормами трудового права. Его источники - акты компетентных государственных и других правомочных органов, содержащие нормы трудового права.2 Основными из них являются: 

• Конституция РФ;
• Трудовой Кодекс Российской Федерации (ТК РФ);
• Комментарии к Трудовому кодексу.

В кадровом делопроизводстве можно выделить виды документации:

• организационная документация: структура и штатная численность предприятия, штатное расписание, положения о службах и отделах, должностные инструкции;
• документация по личному составу: приказы по приему и увольнению, предоставление отпусков, взыскания и поощрения, личные дела, трудовые книжки;
• информационно-справочная документация: акты, письма, докладные записки.

Отдельную группу составляют заключаемые с работниками трудовые договоры, коллективные договоры, договоры о коллективной и материальной ответственности. Перечень документов, разрешенных к применению в деятельности любой организации, закреплен в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) ОК-011-93, утвержденном постановлением Госстандарта РФ № 299 от 30 декабря 1993г.

В состав документации по кадровому учету входят следующие унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 06.04.01:

• приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1, форма № Т-1а);
• личная карточка работника (форма № Т-2, форма № Т-2ГС);
• приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5, форма № Т-5а);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6, форма № Т-6а);
• график отпусков (форма № Т-7);
• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8, форма № Т-8а);
• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9, форма № Т-9а);
• командировочное удостоверение (форма № Т-10);
• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);
• приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11, форма № Т-11а).3

Документирование движения кадров – неотъемлемая обязанность любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.4 Под движением кадров специалисты понимают:

• прием на работу новых сотрудников;
• увольнение работника;
• предоставление отпусков;
• командирование;
• кадровое перемещение;

Также к основным функциям отдела учета кадров относятся:

• ведение отчетности;
• учет личных карточек персонала;
• оформление приказов о поощрениях;
• учет трудовых книжек.

Рассмотрим эти функции более подробно.

Прием на работу нового сотрудника. Ст. 68 Трудового кодекса гласит: «Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора».

Приказ о приеме на работу издается по формам, утвержденным постановлением Госкомстата РФ № 26 от 06.04.2001 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», типовой форме № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» и № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу». 

При оформлении на работу кроме письменного заявления администрация обязана потребовать от поступающего следующих документов: трудовой книжки, паспорта, военного билета (для военнообязанных). При приеме на работу, требующую специальных знаний, администрация вправе потребовать от работника предъявление диплома или иного документа о получении образования или профессиональной подготовки. Кроме того, администрация может потребовать  характеристику с последнего места работы, учебы, а также уточнить эту характеристику в организации, ее выдавшей. Действующее законодательство предусматривает в отдельных случаях предоставление дополнительных документов при приеме на работу.

Кадровое перемещение. Переводом на другую постоянную работу в той же организации по инициативе работодателя считается изменение трудовой функции работника или изменение существенных условий трудового договора. Даже переименование должности в штатном расписании будет являться для работника переводом, несмотря на то, что трудовая функция и другие условия трудового договора останутся прежними.

Осуществление перевода возможно только при соблюдении определенных Трудовым Кодексом процедур.5 Перевод работника допускается только с письменного согласия работника. О введении указанных изменений работник должен быть уведомлен работодателем в письменной форме не позднее, чем за два месяца до их введения, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или иным федеральным законом (ст. 73 ТК). После осуществления необходимых действий и получения письменного согласия работника, работодатель издает приказ о переводе. Форма приказа унифицирована: «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» (форма № Т-5), «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу» (форма № Т-5а).

Увольнение работника. Сотрудники отдела кадров на основании заявления работника об увольнении или письменного предупреждения о его сокращении в связи с сокращением численности персонала или штата заполняет бланк приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (форма № Т-8). В соответствии с резолюцией руководителя или письменного предупреждения о сокращении составляется проект приказа об увольнении, в котором указываются фамилия, имя, должность, дата и причина увольнения. На основании оформленного приказа производится запись в личной карточке работника (форма Т-2) даты, причины увольнения и номера приказа об увольнении, затем делается соответствующая запись в трудовой книжке: дата, причина увольнения, номер приказа об увольнении. Выдача трудовой книжки производится под расписку увольняемому. Делается запись о выдаче трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек. Если нужно, корректируется штатное расписание. Затем изымается личная карточка (форма Т-2), производится запись об увольнении. Такая же запись выполняется в журнале уволенных. Личная карточка перемещается в картотеку уволенных.

Приказы составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку.

Учет личных карточек персонала. Унифицированные формы «Личная карточка работника» (форма Т-2) и «Личная карточка государственного служащего» (форма Т-2ГС) утверждены и введены в действие постановлением Госкомстата РФ  №26 от 06.04.2001 г.

Личные карточки заполняются на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Учет трудовых книжек. Трудовая книжка оформляется кадровой службой предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку вносятся сведения о работе (прием, перевод, увольнение), сведения о награждениях и поощрениях, сведения об открытиях, на которые выданы дипломы. Взыскания в трудовую книжку не записываются. На основании приказов руководства могут составляться внутренние для предприятия справочники: Категории, Разряды/Тарифы, Объекты и т.п.

1.2 Характеристика коммерческой организации. Учет сотрудников организации: данные и функции

Структура ООО «Царицынская объединённая мануфактура» включает в себя ряд организаций, сотрудники которых решают узкоспециальные задачи по тому или иному виду деятельности. Эти подразделения активно контактируют между собой, что подкреплено соответствующими договорами, обмениваясь информацией, за счет чего становится возможным совместное решение поставленных задач. В настоящее время численность персонала всего холдинга более 300. (приложение 1).

ООО «ЦОМ» создано в марте 2007 года на базе двух старейших предприятий отрасли. Закрытое акционерное общество "АОРА" - известная фирма по производству чулочно-носочных изделий - более 90 лет представляет свою продукцию на Российском рынке. Использование оборудования ведущих отечественных и зарубежных фирм, передовые европейские технологии позволяют выпускать широкий ассортимент изделий. На сегодняшний день ООО «ЦОМ» выпускает мужские костюмы, пиджаки, брюки и другие швейные изделия из различных видов ткани для всех: социальных слоев населения. Выпускаемые мужские костюмы пользуются устойчивым спросом у населения. Качество швейных изделий неоднократно отмечалось на региональных выставках и награждено знаком «100 лучших товаров России», а также производит чулочно-носочную продукцию.

Отдел по кадровой и правовой работе является структурным подразделением ООО «ЦОМ». Отдел по кадровой и правовой работе возглавляется начальником отдела по кадровой и правовой работе. Начальник отдела по кадровой и правовой работе относится к категории руководителей. На должность начальника отдела по кадровой и правовой работе принимается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет. Прием на работу и увольнение начальника отдела по кадровой и правовой работе производится приказом генерального директора предприятия.

Структуру и штатную численность отдела утверждает генеральный директор ООО «ЦОМ» по представлению начальника отдела по кадровой и правовой работе. Начальник отдела по кадровой работе подчиняется непосредственно генеральному директору. Распределение обязанностей между работниками подразделения осуществляется начальником отдела по кадровой работе. 

Задачи и функции:

• Разработка и реализация стратегии управления персоналом.
• Осуществление эффективного подбора, расстановки и реализации трудового потенциала кадров в соответствии с их профессиональными, деловыми и нравственными качествами.
• Участие в формировании и развитии стабильного трудового коллектива, создании благоприятного социально-психологического климата.
• Постоянное совершенствование управления кадрами на основе реализации целевых программ, современных персонал - технологий и оказание систематической методической помощи руководителям подразделений по проблемам управления персоналом.
• Участие в разработке единой кадровой политики и осуществление ее через повседневную кадровую работу.
• Прогнозирование перспективной и определение текущей потребности в кадрах, источники ее удовлетворения.
• Содействие успешной адаптации новых работников в коллективе.
• Анализ имеющегося кадрового состава, планирование профессионально-должностного продвижения работников.
• Организация изучения профессиональных, деловых и моральных качеств работников на основе объективной оценки при широком использовании различных методов, а также проведение аттестации руководителей и специалистов.
• Формирование кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности, составление планов работы с ним, разработка схемы замещения.
• Осуществление непрерывного образования руководителей и специалистов, организация подготовки, переподготовки, повышения квалификации рабочих.
• Участие в разработке мотивационной  системы эффективного стимулирования работников в соответствии с их трудовым вкладом.
• Принятие мер по укреплению трудовой дисциплины, обеспечению социального равновесия, предупреждению трудовых конфликтов.
• Содействие проведению мероприятий воспитательного характера, поддержке лучших традиций коллектива.

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим Положением, отдел по кадровой работе взаимодействует:

С бухгалтерией:предоставляет: табели учета рабочего времени; больничные листы; копии приказов о приеме, переводе, увольнении, отпусках; получает: справки о заработной плате для оформления пенсий работникам; другие документы, необходимые для выполнения возложенных на начальника отдела по кадровой и правовой работе функций.

С планово-экономическим, производственным отделом: предоставляет: сведения о численности работников; сведения о приеме-увольнении-переводе.

С ведущим юрисконсультом: предоставляет: договоры, приказы, распоряжения, инструкции для проверки их соответствия действующему законодательству для визирования; получает: консультации по вопросам применения действующего законодательства.

Номенклатура дел Отдела кадров

Локальные нормативные акты:

Правила внутреннего трудового распорядка;

Положение об оплате труда и премировании;

Положение о защите персональных данных работника;

Положение о персонале предприятия;

Документы по управлению персоналом:

Трудовой договор;

Положение об отделах и структурных подразделениях;

Должностные инструкции;

Документы по учету кадров:

Заявление работника;

Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу;

Личная карточка работника;

Штатное расписание;

Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу;

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

График отпусков;

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение);

Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку;

Командировочное удостоверение;

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

Приказ распоряжение о поощрении работника (работников);

Учетная документация:

Трудовая книжка работника;

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

Анкета работника;

Журнал ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;

Журнал регистрации трудовых договоров;

Журнал регистрации кадровой документации;

Личное дело;

Журнал учета личных дел.

В ООО «ЦОМ» отдел кадров состоит из двух человек: Начальник отдела кадров и менеджер по кадрам.

Рис 2. Организационная структура отдела кадров

Менеджер по кадрам:

• создает эффективную систему управления кадрами и социальными процессами на предприятии;
• определяет потребность предприятия в персонале; разрабатывает систему замещения должностей и рабочих мест; изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами; организует поиск кандидатов с использованием различных источников (средств массовой информации, интернета, кадровых агентств и центров по трудоустройству и пр.);
• проводит отбор из числа кандидатов, отвечающих требованиям разработанных программ или наиболее приемлемых с точки зрения руководства предприятия; проводит собеседования с нанимающимися на работу;
• принимает участие в разработке организационной структуры предприятия (составление штатных расписаний, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, проектов трудовых договоров (контрактов), пр.);
• подготавливает трудовые договоры (контракты), заключаемые с руководителями и специалистами высшего уровня; обеспечивает выполнение условий договоров;
• составляет отчеты по зарплатам, премированию работников, показателям численности персонала, структуре и текучести кадров, конъюнктуре на рынке труда за отчетный период;
• осуществляет контроль за правильным применением трудового законодательства на предприятии — в части приема, перемещения, увольнения работников; поощрения отличившихся работников; наложения взысканий на работников, нарушающих требования должностных инструкций, трудовую дисциплину; продвижения по службе, понижения в должности;
• подготавливает методические указания по развитию и совершенствованию форм работы с персоналом подразделений, управлению персоналом и доводит их до сведения руководителей структурных подразделений предприятия.
• доводит информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников.

1.3 Варианты моделирования бизнес процессов

Моделирование бизнес-процессов – это метод исследования функций и процессов, происходящих в организации, основанный на построении и изучении моделей бизнес-процессов с целью улучшения и совершенствования деятельности предприятия и в соответствии с намеченной стратегией развития.6

Цели моделирования бизнес-процессов:

• создать реальную картину функционирования организации и происходящих в ней процессов;
• выявить текущие проблемы организации и возможности их решения;
• создать базу для обеспечения устойчивого функционирования и развития организации.

Моделирование бизнес-процессов: обеспечивает «прозрачность» всех хозяйственных операций, позволяет увидеть реальную картину того, как функционирует предприятие, за счет представления существующих в организации бизнес-процессов в виде графических, табличных и текстовых документов; дает возможность анализировать вероятные последствия сбоев на том или ином этапе выполнения работ, вовремя найти и исправить обнаруженные ошибки; создает предпосылки к постоянному совершенствованию и улучшению управления предприятием.

Задачи, решаемые с помощью разработанных моделей бизнес-процессов:

• Представление деятельности предприятия и принятых в нем технологий в виде иерархических схем бизнес-процессов, обеспечивающих наглядное представление о функционировании предприятия
• Построение рациональной и эффективной организационно-управленческой структуры
• Упорядочивание информационных потоков (в том числе документооборота) внутри предприятия.
• Разработка и построение рациональных технологий работы подразделений предприятия
• Повышение управляемости бизнеса
• Анализ требований и проектирование спецификаций Корпоративной Информационной Системы
• Регламентация служебных функций, разработка положений об отделах и должностных инструкций
• Внедрение системы менеджмента качества (TQM) и т.д.7
• Создать модель бизнес-процесса означает:
• определить владельца бизнес-процесса;
• определить границы бизнес-процесса (границы ответственности и полномочий владельца бизнес-процесса по управлению процессом);
• определить выходы и клиентов бизнес-процесса;
• определить входы и поставщиков бизнес-процесса;
• определить ресурсы, необходимые для выполнения бизнес-процесса (находятся в распоряжении владельца процесса);
• описать технологию выполнения бизнес-процесса (например, с использованием графических схем в выбранных нотациях);
• разработать показатели, по которым оценивается бизнес-процесс, его результаты и удовлетворенность клиентов бизнес-процесса;
• описать работу владельца бизнес-процесса по анализу и улучшению бизнес-процесса, а так же его отчетность перед вышестоящим руководителем.

Для каждой такой задачи существует определенные параметры, определяющие набор критических знаний по бизнес-процессу. От задачи к задаче требования к описанию бизнес-процессов могут меняться. В общем случае, модель бизнес-процесса должна давать ответы на следующие вопросы:

1. Какие процедуры (функции, работы) необходимо выполнить для получения  заданного конечного результата?

2. В какой последовательности выполняются эти процедуры?

3. Какие механизмы контроля и  управления существуют в рамках  рассматриваемого бизнес-процесса?

4. Кто выполняет процедуры процесса?

5. Какие входящие документы/информацию  использует каждая процедура  процесса?

6. Какие исходящие документы/информацию генерирует процедура процесса?

7. Какие ресурсы необходимы для  выполнения каждой процедуры  процесса?

8. Какая документация/условия регламентирует  выполнение процедуры?

9. Какие параметры характеризуют  выполнение процедур и процесса в целом? 8

Описание бизнес-процесса формируется при помощи нотации и инструментальной среды. Методология (нотация) создания модели бизнес-процесса – совокупность способов отражения объектов реального мира (предметной области) и связей между ними при помощи объектов модели. Любая методология (методика) включает три основные составляющие:

 – теоретическая база;

– описание шагов, необходимых для получения заданного результата;

– рекомендации по использованию как отдельно, так и в составе группы методик9.

Важнейшими понятиями любого метода моделирования бизнес-процессов являются понятия объекта и связи. Каждый объект модели отражает некоторый реальный объект так называемой предметной области (организации), люди, документы, машины и оборудование, программное обеспечение и так далее. Как правило, в рамках одного метода объекты модели, отражающие различные сущности реального мира, также являются разными. Связи предназначены для описания взаимоотношений объектов друг с другом. К числу таких взаимоотношений могут относиться: последовательность выполнения во времени, связь при помощи потока информации, использование другим объектом и так далее10.

Существенную помощь функциональная модель бизнес-процессов может оказать при реализации проекта автоматизации, так как она позволяет зафиксировать все основные информационные объекты и способы их использования. Существенным является то обстоятельство, что автоматизируются не отдельные рабочие места, а бизнес-процессы в целом. Автоматизировав свои процессы и создав приложения, которые сотрудники могут использовать для выполнения текущих задач,  организация упорядочит свои операции и увеличит их производительность. Моделирование бизнес-процессов может играть ключевую роль в обеспечении реализации подобных инициатив11.