Функциональные обязанности секретаря, руководителя банка

Введение

Считается, что  одним из путей обеспечения высокой  эффективности работы аппарата управления является правильная организация работы такой массовой категории вспомогательных  сотрудников как секретари. Однако в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка секретаря сводится, главным образом, к освоению технических навыков - стенография, машинопись, навыки работы на ЭВМ и т.п. Вопросы же рациональной организации работы секретаря, различные психологические аспекты его деятельности до сих пор глубоко не изучаются.

Техническое обновление производства, совершенствование труда  требуют постоянного повышения  знаний и умений всех категорий работников, включая и секретарей.

Сегодня во всех развитых странах в подготовке секретарей произошел поворот к значительному расширению профессиональной эрудиции и кругозора, повышению его способности самостоятельно решать различные задачи. Сама жизнь ориентирует предприятия и учреждения на подготовку секретарей-референтов, умеющих профессионально собирать и анализировать полезную информацию. Будущее профессии секретаря, несомненно, связано с владением электронной техникой, в том числе аудиовизуальной, множительной, вычислительной, компьютерной, иностранными языками, основами журналистики и рекламоведения, а так же методами этического самовоспитания, ибо, помимо высоких профессиональных качеств, в этой профессии личные играют на последнюю роль Стеннюков М.В. Профессия - секретарь. - С.33..

Таким образом, тема данной работы в условиях современности, как никогда значима. Постоянное усовершенствование организации секретарской деятельности, появление новых функции и требований к секретарям обусловливают актуальность данной работы.

Целью курсовой работы было изучение основных типовых функций секретаря. Для решения данной цели было необходимо решить ряд следующих задач:

1) объяснить  роль секретаря в организации;

2) рассказать  об основных(в том числе, и  личных) качествах современного  секретаря, требованиях к его  базовой подготовке;

3) рассмотреть  типовые функции:

а) секретаря-референта;

б) секретаря  руководителя;

в) офис-менеджера;

г) секретаря-машинистки.

4) изучить организацию  работы секретаря, его функции  по приему граждан, организации  телефонных переговоров, организации  совещаний и т.д.

Что касается источников и литературы по выбранной теме, на мой взгляд, их представлено немало как в городских и университетских библиотеках, так и в ресурсах сети Интернет. Большое количество информации можно найти в пособиях по делопроизводству, справочниках для секретарей.

Практическая  значимость данной работы в том, что она содержит все основные сведения об особенностях секретарской деятельности, функциях современного секретаря и требованиях, предъявляемых к человеку, желающему освоить эту профессию.

Данная работа состоит из трех глав.

Первая глава  описывает основные функции и  качества современного секретаря, его  личные качества.

Во второй главе  рассказывается об основных типовых  функциях секретарей отдельных категорий: секретаря-референта, секретаря-машинистки, секретаря руководителя, офис-менеджера.

В третьей главе  более подробно рассматривается  организация работы секретаря по подготовке различных совещаний, а  также организация приема посетителей  и телефонных переговоров.

В заключении курсовой работы сделаны определенные выводы и указаны основные пути усовершенствования секретарской деятельности.

Глава 1. Секретарь в организации

Секретарь - это, как говорится, лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший  в учреждение посетитель, первый, с  кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда в “форме”: тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать “нюансы” дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать Стеннюков М.В. Профессия - секретарь. - С.46.. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.

Через секретаря  осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в  сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.

1.1 Основные функции  и качества современного  секретаря

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень  общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. - С.46.:

* знания, необходимые  для эффективного участия в  информационно-документарном обеспечении  фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);

* знания, связанные  с основными направлениями деятельности  фирмы, ее внутренней структурой  и внешними связями; 

* знания правовых  актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

* знания, требующиеся  для коммуникативного обеспечения  работы фирмы и ее администрации;  они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме  посетителей, при деловой переписке  и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

Чтобы отвечать современным требованиям, секретарь  должен обладать следующими качествами:

* иметь профессиональный  имидж; 

* хорошо владеть  речью и письмом; 

* обладать хорошей памятью;

* хорошо ориентироваться  во времени; 

* содержать в  порядке документацию, быстро находить  необходимые бумаги;

* уметь красиво  оформлять отчеты, вести деловую  переписку руководителя;

* осваивать разработки  новейших компьютерных программ  для офиса;

* быть энергичным, проявлять инициативу;

* быстро находить  взаимопонимание с коллегами  и клиентами; 

* поддерживать  эффективную работу офиса в  отсутствии шефа;

* контролировать  финансы офиса; 

* быть осмотрительным  в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы Стеннюков М.В. Профессия - секретарь. - С.51..

1.2 Личные качества  секретаря

Принято считать, и совершенно обоснованно, что каждый человек представляет собой уникальную личность.

Современная психология понимает под личностью более  или менее автономную, устойчивую систему социально значимых индивидуальных психологических характеристик человека, делающих его именно таким, а не другим определяющих его самосознание, поведение, способности, творческие возможности, отношение к себе и другим людям, словом -- весь его облик, уровень притязаний и реальное поведение Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. С.88.. Характеристики эти обусловлены природными особенностями людей, например, возрастом, полом, темпераментом и др., их сегодняшними потребностями, интересами, ценностными ориентациями и социальными ролями в обществе, но, в то же время и прошлым жизненным опытом, приобретенным через полученные знания, умения, привычки, культуру предшествующих поколений, семейные традиции и т. д.

На основе полученных от природы данных (а в случае необходимости и несколько подкорректировав их) можно сформировать себя как  личность, способную овладеть желаемой профессией, приносить пользу обществу и себе и получать удовлетворение от выполняемой работы. В полной мере все сказанное относится к профессии секретаря.

Речь идет о  секретаре предприятия, учреждения, организации любой формы хозяйствования. Указанная профессия очень распространена во всем мире, особенно среди девушек  и молодых женщин, но немало на секретарской работе занято и мужчин. За рубежом должность секретаря фирмы для молодого мужчины считается престижной и довольно высоко оплачивается. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур. Но повышается и уровень профессиональных и других требований к личности секретаря.

Глава 2. Типовые функции  секретаря

Есть несколько  позиций, которые занимают секретари: Receptionist - девушка, работающая на телефоне Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. - С.48.. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование - умение держаться и аккуратность. На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

Если человек  владеет иностранным языком, ему  предусмотрена должность Office Manager Там  же., который занимается организацией офиса.

Самая же высокая  должность - Personal Sekretary - помощник генерального директора или президента Там  же.. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию, как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры… Там же.

Специфика и  сложность работы секретаря связана  с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.

Без особого  рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

* учет, регистрация,  рассмотрение и подготовка поступающей  корреспонденции для доклада  руководству; 

* оформление (в  том числе печатание) и рассылка  распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п.. ;

* подготовка  по указанию руководителя и  согласование со структурными  подразделениями проектов отдельных  приказов, справок, писем, командировочных  удостоверений и других документов;

* оформление  протоколов рассылок выписок  из них; 

* анализ справок  и докладов структурных подразделений  с заключениями и предложениями  по ним; 

* подготовка  и своевременная рассылка материалов  к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;

* прием и регистрация  заявлений, предложений и жалоб  от граждан; 

* организация  приемов посетителей; 

* прием, регистрация,  хранение, учет, доставка по подразделениям  и рассылка поступающей, исходящей  и внутренней корреспонденции,  подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы Стеннюков М.В. Профессия - секретарь. - С.65..

Кроме работы с  документами в обязанности секретаря  включаются функции по бездокументарному  обслуживанию. В частности:

* техническое  обеспечение работы руководителя;

* подготовка  и организация материально-технического  обеспечения заседаний, совещаний; 

* организация  приема работников и посетителей; 

* телефонное  обслуживание;

* подготовка  командировок;

* организация  презентаций и специальных приемов  гостей;

* стенографирование; 

* контроль за  праздничными и юбилейными датами;

* обработка почты; 

* машинописные  работы;

* сбор деловой  информации и ее реферирование  по заданию директора; 

* сбор материалов  для докладов и речей руководителя;

* ведение табеля учета рабочего времени и т.д Стеннюков М.В. Профессия - секретарь. - С.66..

Перечисленные служебные обязанности могут  быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление  о специфике секретарской работы, в связи с чем, уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.

Особенностью  работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.

Секретари-референты  и офис-менеджеры занимают в иерархии офисных служб более высокую  ступень, чем, например, операторы на телефоне. Поэтому если к секретарю  при приеме на работу предъявляют  повышенные требования, причем, касающиеся не только внешности, но и знаний, значит, руководителю требуется секретарь, который умеет быть незаменимым и в то же время держаться в тени.

Секретарь-референт, секретарь руководителя, личный помощник руководителя - строго говоря, это три разные должности Зиновьева Н. Б. Документоведение: учебно-методическое пособие. - С.64.. Секретарь-референт больше нацелен на работу вне компании, то есть он выполняет распоряжения начальника, касающиеся общения с клиентами и партнерами, поэтому от него требуют знания иностранных языков. В компетенцию секретаря руководителя попадают вопросы, связанные с процессами, происходящими внутри компании, то есть он выполняет задания, имеющие отношения к самой фирме и ее сотрудникам. А вот личный помощник (кстати, ими порой становятся мужчины) может не только организовывать и планировать рабочее время шефа, но и иметь определенные полномочия в принятии серьезных решений или при переговорах. Но для большинства фирм наличие такого количества секретарей у руководителя -- непозволительная роскошь, поэтому один человек выполняет работу троих, а как его называть -- референтом или помощником, зависит от вкуса начальника. В небольших и средних компаниях, там, где нет целого штата секретарей различной специализации, разные обязанности поручают одному человеку, и в большинстве случаев объявления о приеме на работу подразумевают под этими тремя вакансиями сходный набор функций.

2.2 Функции секретаря-референта

Секретарь-референт -- это одна из первых капиталистических профессий, которые стали необыкновенно популярными после перестройки Андреева В.И., Балдина А.В., Быкова Т.А. и др. Энциклопедия секретаря. - С.14.. Действительно, в советское время должность секретаря руководителя считали тяжелой, скучной и малопрестижной. А вот когда индивидуальные предприниматели стали сами себе начальниками, часто оказываясь при этом молодыми и к тому же богатыми, то большинство претенденток на вакансию секретаря-референта связывали свои ожидания не столько с карьерным ростом, сколько с надеждой удачно выйти замуж. Теперь ситуация изменилась, и всем стало понятно, что работа секретаря -- все тот же тяжелый, часто скучный, порой весьма неблагодарный труд.

Перечислим на основе типовых должностных инструкций основные функции секретаря-референта:

· информационно-справочное обслуживание по документам предприятия;

· методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных  подразделениях и филиалах предприятия;

· документирование деятельности совещательных органов  предприятия;

· оперативно-организационное  обслуживание руководства;

· ведение и  оформление кадровой документации и  учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу) Типовая инструкция секретаря-референта. Банк должностных инструкций.=http//www/kadrovik.ru/..

Секретарь-референт должен:

· осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную  деятельность предприятия;

· обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации;

· контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству  предприятия;

· осуществлять контроль исполнения документов и поручений  руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение;

· осуществлять организацию подготовки, принятия решения  и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок  и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения;

· осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.);

· вести прием посетителей;

· выполнять  работу по документационному обеспечению  кадровой деятельности предприятия:

- оформление  приказов по личному составу;

- оформление  личных карточек формы Т-2 или  личных дел;

- оформление  трудовых книжек;

- оформление  и ведение трудовых контрактов (договоров);

- оформление  командировочных документов;

- оформление  листов нетрудоспособности;

- ведение табеля  учета рабочего времени;

- выдача справок  о трудовом стаже и зарплате.

· обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ;

· использовать ПЭВМ как средство автоматизации  документационного обеспечения  предприятия;

· проводить  ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение;

· выполнять  отдельные поручения руководства  по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия Типовая инструкция секретаря-референта. Банк должностных инструкций.=http//www/kadrovik.ru/..

2.2 Функции секретаря  руководителя

Обязанности секретаря  руководителя очень разнообразны: планирование рабочего дня шефа, организация работы офиса, переговоры с клиентами и партнерами по заданию начальника, поиск и предоставление транспортных средств для руководителя и других сотрудников и служб, устройство встреч, как на территории офиса, так и в неслужебной обстановке, ведение документации и многие другие дела служебного характера. Кроме этого, босс может возложить на своего помощника и личные проблемы, например, отправлять поздравления (подарки, цветы) к праздникам не только в организации, с которыми сотрудничает фирма, но и родственникам. Поскольку рабочий день руководителя обычно ненормированный, то и секретарю часто приходится засиживаться на работе допоздна.

Чтобы стать  начальнику незаменимым помощником, секретарь должен обладать такими личностными  качествами, как готовность к работе, исполнительность, аккуратность, ответственность, деликатность, скромность, умеренная инициативность, умение запоминать и делать выводы. Невозможно занимать эту должность, не обладая навыками машинописи (200 уд./мин), делопроизводства, стенографии, хорошего знания ПК. Все эти умения приобретают самостоятельно по книгам и самоучителям (их существует великое множество), в процессе предыдущей работы или на курсах. Из профессиональных навыков также необходимы умение вести переговоры, грамотность и хорошее владение устной и письменной речью, потому что секретарю руководителя приходится фиксировать приказы, вести деловую переписку и т. п.

Если в обязанностях в основном преобладает работа секретаря-делопроизводителя, то требуется высшее лингвистическое  образование, если же нужен именно помощник, то предпочтение отдают высшему образованию в отрасли специализации компании.

Очень большую  роль играет психологическая совместимость, сходство характеров, а также умение секретаря держаться в тени. В  эту профессию идут те, кого вполне устраивает положение помощника, правой руки. Порой, руководитель бывает несправедлив к своему секретарю, так как он чаще других попадает под горячую руку.

Однако хороший  начальник и толковый опытный  секретарь функционируют как  один отлаженный механизм. Тому есть немало примеров, особенно это касается секретарей ученых или писателей. Многие известные люди начинали с секретарской должности.

Нельзя обойти стороной еще один деликатный вопрос: нерабочие отношения между начальником  и его секретаршей. Чтобы не попасть в двусмысленную ситуацию, следует сразу присмотреться к потенциальному начальнику и, отправляясь на собеседование, одеться так, чтобы подчеркнуть свои деловые качества, а не внешние достоинства. Если вы не получите это место, следовательно, начальнику надо было от секретаря совсем другое, и вы удачно избежали проблем.

Устраиваясь на работу, необходимо подробно обсудить свои обязанности, а еще лучше -- попросить  должностную инструкцию. Часто наивность  секретарей, большинство из которых -- молоденькие девушки, плохо разбирающиеся в людях и в жизни, становится одной из причин неприятных последствий. Принимая и поощряя подарки, отвечая на ухаживания, поддерживая игривые разговоры и двусмысленные шутки, одеваясь в откровенные или вызывающие наряды, девушка часто неосознанно создает впечатление своей доступности. Поэтому, не умаляя вины любителей воспользоваться служебным положением, стоит все же предостеречь их от ошибочных шагов.

Хотя секретарь  находится ближе всех к руководителю, его карьерный рост ограничен. Безусловно, из всякого правила бывают исключения, но особенно обольщаться не стоит.

В зависимости  от набора требований, использования  знания иностранных языков, опыта  работы и функциональных обязанностей варьируется и зарплата: от 200 до 800 у. е. Имейте в виду, если в вакансии «личный помощник» указана зарплата больше 1000 у. е., с большой долей вероятности можно предположить, что это -- сетевой маркетинг.

К основным функциям относят:

· осуществление  работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

· ведение делопроизводства;

· организация  приема посетителей Зиновьева Н. Б. Документоведение: учебно-методическое пособие. - С.75..

Секретарь руководителя должен в процессе своей деятельности:

· осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

· принимать  поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

· вести делопроизводство, выполнять различные операции с  применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

· принимать  документы и личные заявления  на подпись руководителя предприятия;

· готовить документы  и материалы, необходимые для  работы руководителя;

· следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование;

· организовывать проведение телефонных переговоров  руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

· по поручению  руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам  писем;

· выполнять  работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;

· осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;

· вести контрольно-регистрационную  картотеку;

· обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе;