Функционирования организации в изменчивой окружающей среде

     Введение. 
 

     Организация — открытая самостабилизирующаяся система, постоянно стремящаяся сохранить баланс между своими внутренними возможностями и воздействиями окружающей среды для сохранения устойчивого состояния.[6;135]

     В условиях отсутствия конкуренции предприятия действовали на стабильном рынке, и изменения внешней среды значительно не влияли на них. Сегодня условия функционирования организаций совершенно изменились: экономика массового производства перерастает в экономику индивидуальных услуг. Таким образом, считается, что внешняя среда организации находится в непрерывном изменении. Внешняя среда изменчива, т. к. обусловлена потоком событий.

     Для того чтобы успешно противостоять среде, сложность и быстрота принятия решений должны соответствовать сложности и быстроте изменений, происходящих в среде, т. е. сила действия должна быть равной силе противодействия.

       Как организация реагирует на  перемены во внешней среде,  так и среда будет меняться  в результате воздействия на  нее принимаемых решений. Так,  хорошая рекламная кампания одной организации приведет к увеличению спроса на определенный продукт, производимый и конкурентами.

     В краткосрочном периоде неизменность организационной структуры служит основой функционирования организации. В быстро меняющейся среде дело обстоит иначе. Организационно-структурные формы, не отвечающие новым требованиям внешнего окружения, становятся дестабилизирующим фактором для организации в целом — они не позволяют ей эффективно работать. Внешние изменения позволяют выявить недостатки существующих организационных структур. Таким образом, при необходимости организационная структура в долгосрочном периоде должна изменяться — радикально или путем усовершенствования отдельных элементов.

       Следовательно, обычные представления  о хорошей организации как о стабильной и полностью управляемой, имеющей жесткую иерархическую структуру и т.д., уступают место идеям о гибкой структуре управления предприятием и его постоянной реорганизации в условиях рыночных изменений.[6;135]

       Когда-то неоспоримое достоинство процветающих организаций  - неизменность организационной структуры - оборачивается недостатком. Ведь, будучи чересчур инерционной, организация неспособна мгновенно реагировать на новые требования рынка. Способность предприятия быстрее и легче адаптироваться к изменениям конъюнктуры, предлагать новые продукты и услуги раньше своих конкурентов становится главным козырем в бескомпромиссной конкурентной борьбе.

     Объектом  данной курсовой работы является организация, как социально-экономическая система.

     Предмет исследования - Социально-экономические преобразования и устойчивость  организационного развития, в том числе в деятельности ООО «Спринт-ОСС».

     Целью работы является исследование функционирования организации в изменчивой окружающей среде.

     Для решения поставленной цели сформулированы следующие задачи:

     -изучить  основные понятия теории организации

     -исследовать  взаимодействие организации с  внешней средой

     -рассмотреть  устойчивость организационного  развития на примере организации  ООО «Спринт-ОСС»

     -разработать мероприятия по минимизации выявленных организационных проблем 
 

Глава 1.Общие теоретические представления об организации 
 
 

1.1.Основные положения теории организации 
 

     Организация представляет собой сознательно  координируемое социальное образование  с определенными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей.[11;88] Под словами "сознательно координируемое" понимается управление, под "социальным образованием" - то, что организация состоит из отдельных людей или их групп, взаимодействующих между собой. Модели взаимодействия, которым следуют индивидуумы, являются преднамеренными. Организационные процессы содержат в себе социальную сущность, а взаимодействие членов групп должно быть сбалансировано и предполагает необходимость в координации. Организация имеет относительно определенные границы, которые могут меняться со временем. Члены организации, на которых возлагаются определенные обязанности, вносят свой вклад в достижение установленных целей. Преимущество организованных групп заключается в том, что человек, входя в состав коллектива, может более успешно достичь своих целей, чем индивидуально. Поэтому он и создает интегрированные, кооперативные системы поведения.

     Определение организации предусматривает необходимость формального координирования взаимодействия работников. Структура организации определяет, каким образом должны быть распределены задачи, какой должна быть субординация, каковы формальные координирующие механизмы и модели взаимодействия. Для организации характерны комплексность, формализация и определенное соотношение централизации и децентрализации. Комплексность рассматривает степень дифференциации в рамках организации. Она включает уровень специализации или разделения труда, количество уровней в иерархии организации и степень территориального распределения подразделений организации.

     Отметим, что организации заранее проектируются, моделируются с тем, чтобы сформировать структуру, подчиненную интересам  достижения установленных целей. При  проектировании организации используется представление о ней как об организме, который действует рационально и целенаправленно, имеет априори установленную цель и совершенствует методы достижения цели. Проектирование в современных условиях вызвано к жизни увеличивающейся сложностью управления организациями, необходимостью применения научно обоснованных методов для выполнения функций управления и специализацией управленческого труда. Этот подход качественно отличается от широко распространенных методов повышения эффективности организаций, таких, как традиционное расчленение и объединение на опытной основе подразделений или сфер ответственности руководителей, замена руководителей, улучшение тех или иных организационных процедур.

     Каждая  организация имеет свое предназначение - миссию, во имя которой люди объединяются и осуществляют свою деятельность. Миссия - понятие неоднозначное. Значение определения миссии организации состоит в том, что она:

     1) представляет собой базис, точку  опоры для всех плановых решений  организации, для определения ее целей и задач;

     2) создает уверенность, что организация  преследует непротиворечивые, ясные,  сравнимые цели;

     3) помогает сосредоточить усилия  работников на выбранном направлении,  объединяет их действия;

     4) вызывает понимание и поддержку внешних участников организации (акционеров, финансовых фирм и т.д.).

     Примерная характеристика предназначения организации  в обобщенном виде включает: предлагаемые продукты или услуги; место и роль в системе рыночных отношений; цели организации (выживание, рост, доходность); технологию (процессы, инновации); философию (базовые взгляды, ценности, мотивации); внутреннюю концепцию (сильные стороны, степень конкурентоспособности, факторы выживания); внешний образ, имидж (ответственность перед партнерами, потребителями, обществом в целом).

     Осуществляя свою миссию (предназначение), организация  добивается достижения определенных целей - выживания, роста, доходности. Она выпускает определенную продукцию и оказывает услуги, использует различные технологии и т.д.[11;89]

     Теория  организации как самостоятельная  дисциплина выделилась из социологии – науки, изучающей общественные структуры, их элементы и социальные процессы. Понятие «социология» в  буквальном смысле означает учение об обществе и объединяет в себе два  термина: лат. societas – «общество» и греч. logos – «слово, учение». Социология как самостоятельная наука сложилась в XIX в . Она, в свою очередь, выделилась из философии, которая является наукой о наиболее общих закономерностях развития природы и общества, ориентированной на выработку обобщенной системы взглядов на взаимоотношения человека с окружающим его миром.

     Наиболее  значимые методы основы теории организации  опираются на исследования в области  социологии труда с учетом его  характера и содержания. Особо  важную роль играет теория мотивации и побуждение персонала к сознательному труду при соотношении различных стимулов и факторов удовлетворенности трудом, эффективности всевозможных способов материального и морального поощрения, социальных аспектов целесообразной организации труда. Оценивая роль личности в коллективе и поведение индивидуумов в процессе организационной деятельности, теория организации во многом опирается на психологию (греч. psyche – «д у ш а»). Психология является наукой о законах формирования и функционирования психического отражения индивидуумом объективной реальности в деятельности человека. Явления психического отражения проявляются в форме душевных переживаний, недоступных объективному наблюдению.

     Особенно  значителен вклад в теорию организации научной дисциплины, получившей название социальной психологии, которая призвана изучать закономерности поведения и деятельности людей, обусловленные их нахождением в социальных группах, а также психологическими характеристиками самих этих групп.

     Современная социальная психология изучает закономерности общения и взаимодействия людей с учетом общественных и межличностных отношений, характеристики не только малых, но и больших социальных групп.

     Не  менее значителен вклад в организационную  науку математики, статистики, логики, теории матриц, теории графов, теории игр, кибернетики и информатики. Необходимо также отметить связь теории организации с целым рядом экономических дисциплин: организационное поведение, управление персоналом, исследование систем управления, разработка управленческого решения, стратегический, банковский, финансовый, производственный и инновационный менеджмент, управление качеством.

     Организации зарождаются, развиваются, добиваются успехов, ослабевают и в конце  концов прекращают свое существование. Немногие из них существуют бесконечно долго, ни одна не живет без изменений. Новые организации формируются ежедневно. В то же время каждый день сотни организаций ликвидируются навсегда. Умеющие адаптироваться - процветают, негибкие - исчезают. Какие-то организации развиваются быстрее других и делают свое дело лучше, чем другие. Руководитель должен знать, на каком этапе развития находится организация, и оценивать, насколько принятый стиль руководства соответствует этому этапу. Именно поэтому широко распространено понятие жизненного цикла организаций как предсказуемых изменений с определенной последовательностью состояний в течение времени. Применяя понятие жизненного цикла, можно видеть, что существуют отчетливые этапы, через которые проходят организации, и что переходы от одного этапа к другому являются предсказуемыми, а не случайными.

     Жизненный цикл организации непосредственно  и теснейшим образом связан с  жизненным циклом продукции - временным  интервалом, включающим в себя несколько  стадий, каждая из которых отличается особым характером процесса изменения объема производства во времени. Следует различать: полный жизненный цикл продукции; жизненный цикл продукции в сфере производства; жизненный цикл продукции в сфере потребления. Полный жизненный цикл продукции включает время создания, продолжительность выпуска и время эксплуатации изделий потребителями. Это понятие используется для планирования маркетинга и снабженческо-сбытовой деятельности, организации послепродажного обслуживания изделий, выбора адекватных форм управления и создания необходимых структурных звеньев. [11;106]

     Концепции жизненного цикла уделяется большое  внимание в литературе по изучению рынков. Жизненный цикл используется для объяснения того, как продукт  проходит через этапы рождения или формирования, роста, зрелости и упадка. Организации имеют некоторые исключительные характеристики, которые требуют определенной модификации понятия жизненного цикла. Один из вариантов деления жизненного цикла организации на соответствующие временные отрезки предусматривает следующие этапы.

     1. Этап предпринимательства. Организация  находится в стадии становления,  формируется жизненный цикл продукции.  Цели являются еще нечеткими,  творческий процесс протекает  свободно, продвижение к следующему  этапу требует стабильного обеспечения ресурсами.

     2. Этап коллективности. Развиваются  инновационные процессы предыдущего  этапа, формируется миссия организации.  Коммуникации в рамках организации  и ее структура остаются, в  сущности, неформальными. Члены организации  затрачивают много времени на развитие механических контактов и демонстрируют высокие обязательства.

     3. Этап формализации и управления. Структура организации стабилизируется,  вводятся правила, определяются  процедуры. Упор делается на  эффективность инноваций и стабильность. Органы по выработке и принятию решений становятся ведущими компонентами организации. Возрастает роль высшего руководящего звена организации, процесс принятия решений становится более взвешенным, консервативным. Роли уточнены таким образом, что выбытие тех или иных членов организации не вызывает для нее серьезной опасности.

     4. Этап выработки структуры. Организация  увеличивает выпуск продукции  и расширяет рынок оказания  услуг. Руководители выявляют  новые возможности развития. Организационная  структура становится более комплексной и отработанной. Механизм принятия решений децентрализован.

     5. Этап упадка. В результате конкуренции,  сокращающегося рынка организация  сталкивается с уменьшением спроса  на ее продукцию или услуги. Руководители ищут пути удержания рынков и использования новых возможностей. Увеличивается потребность в работниках, особенно наиболее ценных специальностей. Число конфликтов нередко увеличивается. К руководству приходят новые люди, предпринимающие попытки сдержать тенденцию к упадку. Механизм выработки и принятия решений централизован.

     При создании организации, когда творческий процесс протекает свободно, проявляется  стремление к стабильному и устойчивому  развитию. При этом решаются две  задачи - обеспечение доступа к  необходимым ресурсам и овладение механизмом конкуренции. Ключевую роль здесь играет анализ ситуации, получение объективной информации. Переходя к созданию условии для экономического роста, к обеспечению высокого качества товаров и услуг, организация должна выбрать тип управления, отвечающий особенностям и задачам этого этапа. Зрелость организации проявляется в том, что упор делается на эффективность инноваций и стабильность, увеличивается выпуск продукции и расширяется рынок оказания услуг, руководители выявляют новые возможности организационного развития. Все это нацеливается на обеспечение стратегической дееспособности организации, сохранение и упрочение устойчивого положения на рынке. На стадии зрелости особенно важно периодически и своевременно корректировать структуру управления организации, упразднять органы, выполнившие свою задачу, своевременно вводить в структуру новые подразделения, идти на создание временных целевых структурных единиц для решения определенных проблем, выделять специалистов для проведения анализа состояния дел и разработки перспектив развития и т. п. [11;109]

     Концепция жизненного цикла указывает на наиболее характерные симптомы развала организации, проявляющиеся на стадии упадка. К  ним, в частности, относятся:

     * снижение спроса ужесточает конкуренцию и усложняет ее формы;

     * увеличивается конкурентная сила  поставщиков; 

     * повышается роль цены и качества  в конкурентной борьбе;

     * возрастает сложность управления  приростом производственных мощностей; 

     * усложняется процесс создания  товарных инноваций;

     * снижается прибыльность.

     Стадии  жизненного цикла организации можно  предствавить более детально:

     Детство. Это опасный период, поскольку  наибольшее количество неудач происходит в течение первых лет после  возникновения организации. Из мировой  статистики известно, что огромное число организаций небольшого масштаба терпят неудачу из-за некомпетентности и неопытности руководства. Каждое второе предприятие малого бизнеса терпит крах в течение двух лет, четыре из пяти предприятий - в течение пяти лет своего существования. Задачей этого периода является достижение быстрого успеха, а его целями - здоровое существование и развитие, а не простое выживание. Нередко вся работа выполняется на пределе возможностей, чтобы не потерять темп возрастающего успеха. Управление осуществляется деятельным и подготовленным руководителем и его первоначальной командой.

     Отрочество. Во время этого переходного периода  рост организации осуществляется, как  правило, не систематично, рывками. Организация  все больше набирает силу, однако координация проводится ниже оптимального уровня. Более организованные процедуры постепенно заменяют рискованную страсть к успеху. Налаживается планирование, разработка бюджетов, прогнозов. Расширяется прием на работу новых специалистов, что вызывает трения с прежним кадровым составом. Основатели организации вынуждены больше выполнять роль непосредственных руководителей, а не предпринимателей, проводя систематическое планирование, координацию, управление и контроль.

     Ранняя  зрелость. Отличительные признаки этого периода - экспансия, дифференциация и, возможно, диверсификация. Образуются структурные подразделения, результаты деятельности которых измеряются полученной прибылью. Используются многие общепринятые методы оценки эффективности, должностные инструкции, делегирование полномочий, нормы производительности, экспертиза, организация обучения и развития. Однако начинают проявляться тенденции к бюрократизму и борьбе за власть, местничеству и стремлению добиваться успеха любой ценой.

     Расцвет сил. Имея в правлении акционеров, организация ставит на данном этапе цель сбалансированного роста. Структура, координация, стабильность и контроль должны иметь такое же значение, как и инновации, совершенствование всех частей организации и децентрализация. Принимается концепция структурных подразделений, результаты деятельности которых измеряются полученной прибылью. Новая продукция, рынок сбыта и технологии должны быть управляемы, а квалификационные навыки управленческого персонала - более отточены. С ускорением темпов роста по сравнению с предыдущими стадиями организация нередко переоценивает свои успехи и возможности.

     Полная  зрелость. Имея компетентное, но не всегда ответственное руководство, организация  действует практически сама по себе. Весьма часто устанавливается нежелательное состояние всеобщего благодушия. Несмотря на то что уровень доходов вполне приемлемый, темпы роста замедляются. Организация может отклоняться от своих первоначальных целей под влиянием общественного мнения. Вместе с тем слабости слишком очевидны. Эти симптомы нередко игнорируются руководством.

     Старение. Этот этап никогда бы не наступил, если бы руководство организации постоянно  сознавало необходимость обновления. Конкуренты неизменно претендуют на долю организации на рынке. Бюрократическая  волокита, не всегда обоснованная стратегия, неэффективная система мотиваций, громоздкая система контроля, закрытость к новым идеям - все это, вместе взятое, создает условия для "закупорки артерий". Как показывает практика, очень трудно остановиться и прекратить выполнение непродуктивной работы. В результате организация постепенно начинает распадаться. Она вынуждена либо принять жесткую систему обновления, либо погибнуть как самостоятельная структура, влившись в приобретающую ее корпорацию. Организация откатывается назад, и вновь начинается борьба за ее выживание.

     Обновление. Организация в состоянии подняться  из пепла как Феникс. Это может  сделать новая команда руководителей, уполномоченных на проведение реорганизации  и осуществление плановой программы  внутреннего организационного развития. [11;113]

     Многочисленные  исследования показывают, что организации  в течение жизненного цикла уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы; перестраиваются, когда перестают  отвечать избранным целям; погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи.  
 

1.2. Взаимодействие организации с внешней средой 
 

     Взаимодействие  организации с внешней средой заключается в обмене энергией, информацией, товарами, услугами и т.п., который является обязательным условием жизнедеятельности любой организации.

     Взаимодействие  организации с внешней средой - процесс двусторонний и определяется как характеристиками внутренней среды организации, так и параметрами внешней среды. Среди факторов, определяющих эффективность этого взаимодействия, есть факторы, способствующие и препятствующие эффективному взаимодействию с внешней средой.

     К факторам, способствующим хорошему взаимодействию организации с внешней средой, относятся: смена области деятельности, лоббизм, создание  общественных  объединений,  защищающих  интересы  организаций  и оказывающих влияние на работников законодательных органов и др.

       Среди  внешних  факторов,  препятствующих  эффективному  взаимодействию  организаций  нашей  страны  с внешней  средой, можно  перечислить следующие:

  • Общая экономическая нестабильность в стране
  • Несовершенная система налогообложения.
  • Неэффективная финансово-кредитная система.
  • Несовершенное законодательство.
  • Противодействие теневой экономики.

     Среди  внутренних  факторов  организации,  препятствующих  взаимодействию организации с внешней средой, можно отнести следующие:

  • Неэффективная система управления организациями.
  • Низкая квалификация управленческого персонала.
  • Низкое качество производимых товаров и оказываемых услуг.
  • Старение основных фондов.

     Главным условием существования и выживания  любой организации в условиях  рынка  является  способность  находить  потребителя  своих  товаров,  услуг  и  других  результатов  деятельности.  Как  отмечал  П.  Дракер: "Единственная цель бизнеса – создать потребителя". [15;166]

     Процесс изучения и "создания потребителя" включает анализ большого  числа  факторов,  характеризующих  потребителя. Наиболее  значимыми из них являются:

  • географическое месторасположение;
  • социально-психологические  характеристики (образование,  сфера деятельности, привычки, стиль поведения и т.п.);
  • национальные (традиции, обычаи, вкусы, табу и т.п.);
  • демографические (пол, возраст, наличие детей, возраст детей, продолжительность жизни и т.п.);
  • отношение к товару (услуге), который производится (оказывается) организацией. 

     В соответствии с группами потребителей выделяют следующие типы рынков: потребительский, рынок производителей, рынок посредников, государственный рынок, международный рынок.

     Изучая  потребителя,  руководство  организации  должно  выяснить, какое место занимает организация на рынке, имеются ли конкурентные преимущества  у  организации,  на  какие  факторы  более  активно  откликаются потребители:  на  цену,  качество,  сервис.  Результаты  этих  исследований должны использоваться при разработке стратегии организации.

     Степень  влияния  поставщика  на  организацию  обусловлена  тем,  насколько  важны для неё  его услуги. Руководитель должен уметь выбирать поставщиков, правильный выбор и хорошие взаимоотношения с которыми позволят избежать ресурсной зависимости от них, обеспечить высокое качество товаров и услуг, исключить срывы поставок своим клиентам, обеспечить  конкурентное  преимущество  организации. При  выборе  поставщиков следует помнить, что они тоже стараются обеспечить свои конкурентные  преимущества  и  поэтому  предлагают  товары,  у  которых  нет аналогичных  заменителей, обращают внимание на важность организации, как  потребителя,  на  возможности  организации  в области обратной  интеграции в сферу бизнеса поставщика.[15;167]

     Для  обеспечения  высокой  эффективности  деятельности  организации необходимо  постоянно  изучать  своих  реальных  и  потенциальных  конкурентов, их сильные и слабые стороны и, в соответствии с полученными результатами, строить свою стратегию конкурентной борьбы.

     Условия конкуренции, в которых функционирует конкретная организация, определяются в основном поставщиками, потребителями, конкурентами,  новыми  организациями,  выходящими  на  рынок  и  товарами заменителями.  Эти  факторы  М.  Портер  назвал  пятью  силами  конкуренции [10;101].

     Чрезвычайно важно уметь определять момент, когда  на рынок могут выйти новые  организации (потенциальные конкуренты). Этот момент зависит  от жизненного  цикла  товара,  преданности  потребителей  привычным товарам и услугам, а также от размеров капитала, необходимого для разработки и производства нового товара и эффективного масштаба производства.  Руководитель  должен  определить,  насколько  новая  организация может  помешать  осуществлению  поставленных  перед  его  организацией целей,  что  нужно  сделать  для  того,  чтобы  новая  организация  не  создала больших трудностей или не потеснила его организацию на рынке.

     Мощным  и достаточно испытанным инструментом конкуренции является поставка на рынок товаров-заменителей, т.е. таких товаров, которые удовлетворяют те же потребности, но другим способом. Поэтому необходимо  знать  основные  приёмы  и  способы  предотвращения  появления  на рынке таких товаров. К этим приёмам относят: