Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Функция и классификация документов МУК «Кинотеатра «Спутник»

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Тверской государственный университет»

«Филиал ГОУ ВПО «Тверской государственный университет» в г. Нелидово

Тверской области»

Курсовая работа на тему:

«Функция и классификация документов МУК «Кинотеатра «Спутник»

Работу выполнил студент

2 курса специальности

«Документоведение и ДОУ»

Молнар Е.Н

Научный руководитель:

Никитина Е.Э

Допущен к защите

2010г.

Директор филиал

Павлова Л.С.

Нелидово, 2010г.

Оглавление:

Введение 3

Глава 1. Функции документов. 7

Глава 2 . Классификация документов. 11

Список используемой литературы. 16

Введение

Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений существенно влияющей на оперативность и качество управления. Все этапы процесса принятия управленческого решения в культурной организации самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово "documentum" произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю" и означало как раз "свидетельство", "доказательство". Важно заметить, что термин "документ" более старый, нежели термин "информация". К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

В России термин "документ" был переведён Петром Первым именно как "письменное свидетельство". На всём протяжении 18 столетия в определении понятия "документ" выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт", "дело", "бумага".

Целью данной работой является разбор функций и классификаций документов в учереждение культуры с учетом современной ситуации

В качестве объекта исследования выступает культурное учреждение МУК Кинотеатр «Спутник», основным видом деятельности которого является показ художественных фильмов, проведение концертов и конференций.

Для достижения цели последовательно должны быть решены следующие задачи:

Изучить литературу по теме.
Выявить основные функции документов на предприятии.
Описать основные схемы и классификации документов на предприятии.

Работа проводилась на основе законодательных и нормативно-методических документов, опубликованных и неопубликованных источников, справочной, исследовательской, научной литературы, периодических изданий и специальной литературы.

Нормативную базу курсовой работы составили: Гражданский кодекс Российской Федерации, регулирующий общие принципы документационного обеспечения деятельности юридических лиц; Трудовой кодекс Российской Федерации; Федеральный закон "Об архивном деле" регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности; Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью", устанавливающий порядок образования, реорганизации и ликвидации, обязательность государственной регистрации общества, а также общие требования к учредительным документам общества; Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации".

Методическую основу исследования по документационному обеспечения деятельности МУК Кинотеатр «Спутник» составили: государственные стандарты на документацию и работу с документами, в том числе ГОСТ Р 51141-98, в котором закреплено современное толкование терминов и определений по делопроизводству, архивному делу; ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий состав и расположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования, определяющий общие принципы управления документацией в организациях.

Следует отметить, что стандарты носят рекомендательный характер, что установлено Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании". Но это обстоятельно не умаляет их значимости, поскольку стандарты содержат обязательный минимальный набор требований к организации делопроизводственного облуживания.

При исследовании организации хранения документов в МУК Кинотеатр «Спутник» были изучены такие документы как Основные правила работы архивов организаций; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения.

При изучении темы исследования использовались следующие неопубликованные источники:

- учредительные документы (Устав МУК Кинотеатра «Спутник», учредительный договор, должностные инструкции сотрудников и т.д.);

- распорядительные документы МУУ Кинотеатра «Спутник» (приказы по основной деятельности и по личному составу);

- информационно-справочные документы;

- специфическая документация, образующаяся в деятельности кинотеатра.

Кроме того, мной в данной работе была изучена специальная литература по теме исследования, в которой освещены вопросы организации делопроизводства и пути его совершенствования.

Книги Т.В. Кузнецовой "Делопроизводство (Документационное обеспечение управления)", "Организационные документы" и "Как составить должностную инструкцию секретаря"; а также книга ПшенкоА.В. "Делопроизводство. Документационное обеспечение работы офиса" рассматривает нормативно-методическую базу делопроизводства, основные понятия и термины, правила документирования и организации работы с документами.

Книга М.В. Ларина "Управление документацией в организациях" освещает вопросы теории и практики делопроизводства, его историю и современное состояние, а также рассматривает новые информационные технологии, применяемые к управлению документацией.

Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Вяловой А.М., Митяева К.Г., Мингалева B.C., Пшенко А.В., Соковой А.Н.,Ларина М .В., Очинниковой Н.В., и т.д)

Глава 1. Функции документов.

Рис.1 Функции документов.

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета. (Рис.1)

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

ретроспективную (относящуюся к прошлому);

оперативную (текущую);

перспективную (относящуюся к будущему)

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

Глава 2 . Классификация документов.

Это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Комплекс документов определяется:

кругом вопросов, решаемых предприятием в процессе деятельности

объёмом и характером компетенции

порядком разрешения вопросов (на основе единоначалия или коллегиальности)

объёмом и характером взаимосвязей с другими предприятиями

Отбор видов документов производится на основе классификаторов участков и вопросов деятельности завода. Цель классификации – повышение оперативности работы и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает быстрый их поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

При неправильной группировке документов значительно затрудняется работа архивных органов, в которых продолжается работа с ними.

В текущей работе классификация документов производится при группировке их в дела – это первичная ступень классификации. Дело – документ или совокупность документов по одному вопросу, помещённые в твёрдую обложку, оформленную соответствующим образом.

На в учреждение МУК «кинотеатр «Спутник» документы классифицируются по способу фиксации, содержанию, способу изготовления, степени сложности, месту составления, срокам исполнения, происхождению, юридической силе, назначению.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические.

Письменные включают в себя все документы, созданные машинным путём, а также изготовленные на множительных аппаратах.

К графическим относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы.

Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях (кино- и фотоплёнка), они позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.

Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, используются в работе секретаря при составлении диктограмм, протоколировании собраний, совещаний, заседаний.

По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчётные, снабженческо-бытовые, по личному составу.

По наименованию существует большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчёты, акты, планы, письма, заявления.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливают типографическим способом, постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места. Такие документы очень перспективны, т.к. экономят время на составление и повышают общую культуру и грамотность документов.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, т.к. их легко обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять поиск, хранить.

По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние – входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

По срокам исполнения документы делятся на срочные и несрочные. Показателем служит срок исполнения документа, который устанавливается законом и правовыми актами, а также телеграммы, телефонограммы, документы с пометками «срочно». Все остальные документы исполняют в сроки, установленные администрацией, и считают несрочными.

По происхождению документы бывают служебные и официально-личные. В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую – касающиеся конкретных лиц, т.е. заявления, письма, жалобы.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил, подложными – документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например, истечение срока действия.

По назначению документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник – первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Созданию документа предшествует стадия черновика – документа в предварительной редакции. В юридическом отношении, подлинник и копия с него равноценны. Копия – точное воспроизведение реквизитов подлинника, в правом углу верхнего поля которого пишется слово «копия», соответствующим образом заверенная. Существуют такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск – это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготовляется одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги и заверяется.

Выписка из документа – копия части документа, а дубликат – второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника.

Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет.

По роду деятельности документы классифицируют на системы документации: плановая, стандартов и технических условий, организационно-распорядительная, первичная учётная документация, отчётно-статическая, расчётно-денежная, по ценообразованию, по торговле по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторская, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению.

Виды документов.

Приказ – правовой акт, издаваемый на основе единоначалия руководителей предприятия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

По содержанию и назначению приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу.

Приказ по основной деятельности регламентирует наиболее важные вопросы перспективного развития предприятия, административно-хозяйственной и финансовой деятельности.

Протокол - фиксирующий ход обсуждения вопросов на совещаниях, заседаниях у руководства.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события. Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

Распоряжение – документ, издаваемый директором преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия.

Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений.

Заключение

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

Пока ничего, кроме переписанных учебников, в вашей работе я не увидела. Проанализируйте конкретные документы организации и присылайте работу мне.

Список используемой литературы.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М: 2003г.
Ларина М.В. "Управление документацией в организациях"
Интернет