Функция мотивации в управлении. Управленческое решение: пути оптимизации принятия и реализации

Федеральное государственное  образовательное учреждение      высшего профессионального  обучения

СИБИРСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ  СЛУЖБЫ

    Кафедра государственного и муниципального  управления                                                                                                        

                                                    КУРСОВАЯ РАБОТА

                По дисциплине теории управления

                            НА ТЕМУ:

«Функция мотивации в управлении».

  «Управленческое решение: пути оптимизации принятия и реализации » 
 
 
 

                                                новосибирск 

                                                    2008  

Содержание

Введение……………………………………………………………….3

Глава 1. Функции управления………………………………………..5

§ 1.Понятие и  классификация функций управления………………..5

§ 2.Функции управления……………………………………………...6

§ 3. Функция мотивации………………………………………………8

§ 4. Характеристика мотивации……………………………………..10

§ 5. Теории мотивации работы и их взаимосвязь………………….13 

§ 6. Мероприятия по обеспечению собственной мотивации к жизни

 и работе………………………………………………………...........24

Глава 2. Управленческое решение…………………………….........27

§1. Сущность управленческого  процесса и их классификации…..27

§ 2. Факторы, определяющие качество и эффективность

 управленческих  решений……………………………………...........31

§ 3. Требования к управленческим решениям………......................32

§ 4. Организация и алгоритм процесса разработки управленческого

решения……………………………………………………………….35

Заключение…………………………………………………………...43

Список литературы…………………………………………………..45

Приложение…………………………………………………………..46

Введение.

   Основными объектами государственного управления являются общенародная собственность, социальная инфраструктура и др., а также коллективная собственность. Частная, негосударственная и смешанная собственность.

   Большинство людей планируют свою деятельность на день (месяц, год и т.д.), затем организует ресурсы, которые потребуются для выполнения их плана. По мере движения вперед мы сравниваем то, что сделали, с целями и задачами, которые поставили ранее. Такая повседневная работа затрагивает целый ряд управленческих функций. То есть управление необходимо рассматривать как циклический процесс, состоящий из конкретных видов управленческих работ, называемых функциями управления.

   Руководитель, ориентированный на результат, сознательно основывает свою деятельность по управлению индивидами и группами на продуманном представлении о человеке, которое он стремится постоянно развивать. Эффективный руководитель несет ответственность за хорошие результаты деятельности не только в настоящем, но и на будущее.  Это часть его управленческой работы.  Его задачей является такое развитие подчиненных, чтобы они могли лучше, чем раньше, справляться с текущими задачами и предугадывать потребность развития на будущее.  Это самым серьезным образом относится и к самому руководителю.  Отставший в своем развитии, не имеющий мотивации начальник не сможет внести нужный вклад в работу трудового коллектива.  Эффективному руководителю следует взять на себя главную ответственность за свое развитие как личности и руководителя.  Современный трудовой коллектив окажет необходимую поддержку этому активному стремлению к развитию, исходящему непосредственно от начальника.

   Актуальностью данной работы является то, что  мотивация сотрудников является одной из главных задач любого руководителя. Руководитель, ориентированный на результат, сознательно основывает свою деятельность по управлению индивидами и группами на продуманном представлении о человеке, которое он стремится постоянно развивать. Принимая решения, необходимо взвешивать суждения о ценности, что включает рассмотрение экономических факторов, технической целесообразности и научной необходимости, а также учитывать социальные и чисто человеческие факторы. Принять “правильное” решение — значит, выбрать такую альтернативу из числа возможных, в которой с учетом всех этих разнообразных факторов будет оптимизирована общая ценность. 

Цель: рассмотреть функцию мотивации и пути оптимизации принятия и реализации управленческих решений в производственной деятельности. 

Задачи:

1. изучить функции мотивации, для более продуктивного взаимодействия в коллективе;
2. раскрыть типы мотивации в рабочей деятельности;
3. выявить ряд практических советов для руководителя при проявлении стимулирования;
4. рассмотреть способы улучшения собственной мотивации;
5. рассмотреть взаимодействие принятия и реализации управленческого решения;
6. изучить виды эффективного принятия решения;
7. раскрыть модель принятия решения; 
   

Объектом является функция мотивации, которая необходима для того, чтобы работник плодотворно работал и правильные управленческие решения, которые помогают работнику более плодотворно работать.

Предметом является мероприятия по обеспечению собственной мотивации к жизни и работе, организация процесса разработки управленческого процесса. 
 

  Глава 1. Функций управления.

  § 1.Понятие и классификация функций управления.

  Необходимость выделения функций  управления, отделения  управленческих функций от неуправленческих связана с преимуществами специализации деятельности. Впервые школа научного управления (1885 – 1920) выступила за отделение управленческих функций  от фактического выполнения работы.

   Выделение  функций является результатом  вертикального и горизонтального  разделения труда в организации.

   Что  же такое функция управления?

   Функция управления – это направление или вид управленческой деятельности, характеризующийся обособленным комплексом задач и осуществляемый специальными приемами и способами¹.

  Среди основных характеристик функций управления можно выделить следующие:

  • однородность содержания работ, выполняемых в  рамках одной функции управления;

  • целевая  направленность этих работ;

  • обособленный комплекс выполняемых работ.

  Функция управления должна иметь четко выраженное содержание (набор действий в рамках функций), процесс осуществления (логическую последовательность осуществляемых в рамках функций действий) и структуру, в рамках которой завершается её организационное обособление.

  Выделение функций управления имеет большое  значение. Во-первых, функции управления организацией, их распределение по исполнителям определяют структуру и штаты, закрепляют вертикальное разделение труда. Любое воздействие на управляемую систему может быть реализовано только через функции управления. Таким образом, выявляется тесная взаимосвязь и взаимообусловленность структуры и функций управления. Во-вторых, выделение функций помогает совершенствованию управленческого процесса, обобщению и передаче управленческого опыта. В-третьих, изучение функций управления дает понимание сущности управленческой деятельности.

  В определении  функций получил всеобщее распространение  подход, направленный на выделение  общих и конкретных, или специальных  функций. Первые рассматриваются как  функции, обязательные к исполнению  в любой организационной системе, вторые как функции, отражающие специфику той или иной организационной системы.

  § 2.  Функции управления.

  Состав  общих функций управления не зависит  от объекта управления, эти функции  выполняются по отношению ко всем объектам управления. Разные авторы выделяют свои перечни общих функций управления. Тем не менее можно упорядочить существующие различия в их классификациях:

1. выделяется или нет координация как самостоятельная функция управления;
2. выделяются или нет связующие процессы (процесс принятия решений и коммуникаций) или они выступают как процессы реализации функций управления;
3. выделяется или нет руководство (лидерство) как самостоятельная деятельность;
4. называют разное число категорий, в которое «собираются» функции управления.

   Выделяют пять функций: планирование, организацию (или организовывание), координацию, контроль и мотивацию. Взаимосвязь между ними может быть представлена круговой диаграммой, изображающей содержание любого процесса управления (рис 1.1) стрелки на диаграмме показывают, что движение от стадии планирования к контролю возможно лишь путем выполнения работ, связанных с организовыванием процесса и с мотивированием работающих. В центре диаграммы находится функция координации, обеспечивающая согласование и взаимодействие всех остальных функций. Однако, по нашему мнению, каждая функция представляет собой деятельность по координации, которую практически невозможно обособить в ограниченном количестве подразделений. 

         Рис. 1.1. взаимосвязь общих функций управления²

  Четыре  функции управления – планирование, организация, мотивация и контроль – имеют две общие характеристики: все они требуют принятии решений  и для всех необходима коммуникация. Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристики связывают все четыре управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений, называют связующими процессами.

  Планирование  – это непрерывный процесс  установления и конкретизации целей  развития всей организации и ее структурных подразделений, определения средств их достижения, сроков и последовательности реализации, распределения ресурсов.

  Организация как функция управления нацелена на то, чтобы претворить намеченные планы на жизнь. Организация непосредственно связана с систематической координацией многих задач и, следовательно, формальных взаимоотношений людей, их выполняющих.

  Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей и/или целей организации.

  Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он состоит из установления норм, измерения полученных результатов и проведения необходимых корректирующих мер. 

  § 3. Функция мотивации.

  Мотивация - процесс побуждения каждого сотрудника и группы к активной деятельности, как для удовлетворения своих потребностей, так и для достижения целей организации³.

  Мотивация – более широкое понятие, которое  можно рассматривать в двух аспектах⁴:

1. как психологический аспект, начинающийся с физиологической или психологической нехватки или потребности, которая активизирует поведение или создает побуждение, направленное на достижение определенной цели или вознаграждения;
2. как определение и создание условий, причин, побуждающих к эффективному труду с учетом потребностей, психологии, поведения отдельных людей и их групп.

   Эволюция мотивации характеризуется развитием от простейших форм физического, силового принуждения к труду (в рабовладельческом, феодальном обществе) к простым и прагматичным первоначальным теориям (в начале существования современных крупных организаций), а от них к современным теориям, основанным на понимании психологии человека, его поведения, процессного характера мотивации.

  Руководитель всегда должен помнить, что даже прекрасно составленные планы и самая совершенная структура организации не имеют никакого смысла, если кто-то не выполняет фактическую работу организации. И задача функции мотивации заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и сообразуясь с планом. Руководители всегда осуществляли функцию мотивации своих работников, осознавали они это сами или нет. Раньше считалось, что мотивирование - это простой вопрос, сводящийся к предложению соответствующих денежных вознаграждений в обмен за прилагаемые усилия. На этом основывался подход к мотивации школы научного управления. 
   Исследования в области поведенческих наук продемонстрировали несостоятельность чисто экономического подхода. Руководители узнали, что мотивация, т.е. создание внутреннего побуждения к действиям, является результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются.  
   В настоящее время мы понимаем, что для того, чтобы мотивировать своих работников эффективно руководителю следует определить, каковы же на самом деле эти потребности, и обеспечить способ для работников удовлетворять эти потребности через хорошую работу.

   Направлять действия сотрудников, мотивировать их, влиять на них — с научной точки зрения это «перепрограммирование» человека.

   В научной литературе не всегда проводится четкое разграничение между стимулами и мотивами. Мы склонны считать стимулами внешние воздействия и не объединять их с внутренними побуждениями ввиду того, что стимулы в большей степени подвержены влиянию руководителей (начальников), чем внутренние побуждения человека.  
 

§ 4. Характеристика мотивации.

   В самом общем смысле стимулы можно разделить на две большие группы: материальные и моральные⁵.

  В свою очередь, материальные стимулы делятся на материально-денежные и материально-неденежные. К первым относятся заработная плата, премии, доплаты, надбавки, ко вторым — ценные подарки, другие виды материальных благ, а также условия труда: технические, эргономические, санитарно-гигиенические, организационные.

   Кроме того, стимулы могут классифицироваться по направленности эмоционального воздействия на человека (позитивные и негативные), по объекту воздействия (индивидуальные и коллективные).

   Вместе с тем, любая классификация стимулов не является абсолютной, поскольку они обладают свойством взаимопроникновения. Например, человек поощряется премией, что одновременно означает выражение благодарности за его рвение. Во многом выбор конкретных стимулов зависит от особенностей предназначения подразделения, его организационной культуры и климата, доминирующего стиля руководства и других факторов, определяющих состояние коллектива. Стимулирование труда вполне можно рассматривать как способ управления поведением работников, так как стимулирование есть особый вид деятельности руководителя по организации целенаправленного воздействия на поведение подчиненных. При этом в процессе труда оно регулируется посредством воздействия не на личность, а на внешние по отношению к ней обстоятельства, порождающие определенные способности.

   Однако функции стимулов нельзя смешивать с функциями стимулирования профессиональной деятельности, так как стимулирование предполагает, что эффективный труд должен поощряться внешними подкреплениями. Следует отметить, что реакция людей на те или иные стимулы бывает как сознательной, так и бессознательной. Более того, на отдельные стимулы они вообще могут не реагировать. Это зависит от актуальных потребностей человека, конкретной ситуации в коллективе, на производстве и в обществе в целом.

   Данный факт определяет необходимость изучения отношения людей к различного рода стимулам, выявления рассогласования между представлениями руководителей (начальников) о применяемых стимулах и их реальной значимостью для подчиненных. Помимо потребностей, мотивов и стимулов составляющими основу процесса мотивации труда являются цели профессиональной деятельности, ее задачи, желания и намерения человека.         Цель воспринимается им как осознаваемый, заранее планируемый результат профессиональной деятельности. Задача представляет собой частный ситуационный фактор, когда, стремясь к достижению определенной цели, человек сталкивается с препятствиями, которые необходимо преодолеть. При этом последовательное выполнение задач позволяет субъекту деятельности достичь запланированных целей. Желания его и намерения представляют собой мотивационные состояния, периодически возникающие в результате изменения условий его деятельности в процессе достижения поставленных целей.

   Все факторы, участвующие в мотивационном процессе и обусловливающие поведение человека в процессе труда, принято называть мотивационными факторами, или мотиваторами, которые составляют мотивационную структуру личности. Она подвержена непрерывным изменениям, но в то же время сохраняет устойчивость благодаря системе ценностей, регулирующей способы удовлетворения потребностей.

   Формирование у человека мотивов, обеспечивающих активность для достижения целей, представляет собой процесс мотивирования.  
По природе возникновения мотивов труда выделяются внутренняя и внешняя мотивационные доминанты. Внутренняя мотивационная доминанта представляет собой «конструкт», описывающий такой тип детерминации поведения, при котором инициирующие и регулирующие его факторы проистекают изнутри личностного «я» и полностью находятся внутри самого поведения. Деятельность, мотивированная внутренними мотивами, является самоцелью, она не нуждается в вознаграждениях, связанных с возможностью проявить саму активность.

   Внешняя мотивационная доминанта существует, когда мотивы деятельности возникают под воздействием внешнего субъекта. Она может основываться на вознаграждениях (положительная внешняя мотивационная доминанта) и наказаниях (отрицательная внешняя доминанта), которые стимулируют проявления желательного и тормозят проявления нежелательного поведения работника в процессе труда. Однако более эффективные основания базируются на структуре внутреннего мира человека.  
   Внутренняя и внешняя мотивационные доминанты тесно переплетаются. Одинаковые мотивы могут порождаться как одной, так и другой и даже обоими видами мотивационных доминант одновременно. Однако высокая степень удовлетворенности профессиональной деятельностью возможна лишь тогда, когда внутренняя мотивационная доминанта является определяющей.

   Следует отметить и такие характеристики мотивации труда, как субъективность и ситуационность, так как каждый человек определенным для себя образом воспринимает и оценивает любую ситуацию, поэтому оценки одной и той же ситуации разными людьми различны. Дело в том, что каждый из нас прекрасно знает, что если не складываются отношения с коллегами, руководителем, не по душе форма организации работы, то и содержание работы, ее конечный итог могут весьма и весьма страдать (независимо от профессионализма, опыта, знаний). Общим условием самых разных советов на эту тему является понимание человека как полноценной личности, а именно — человек как работник имеет право на свое мнение, отношение, позицию. Стимулирования могут быть предусмотрены в организации труда (например, премии, награждения), а мотивы к труду у работника нулевые. А может быть и иначе: человек чрезвычайно заинтересован в результатах своей деятельности, хотя никто из руководства его не "стимулирует. Но стимул и мотивы могут иметь и совершенно разную направленность, хотя в конечном итоге приводят к одному результату. Например, работнику доплачивают за качество его работы, а он работает качественно не за доплаты, а ради подтверждения своего авторитета в трудовом коллективе. 

  § 5. Теории мотивации работы и их взаимосвязь. 
В основе теорий мотивации лежат различные предположения о факторах, от которых зависят усилия людей и выполнение работ в организации. Э. Шейн описал четыре модели мотивации, в которых предполагается, что люди имеют различные потребности и цели, а значит и мотивацией к выполнению своей работы будут служить различные виды вознаграждения и поощрения. Таким образом, в центре внимания оказывается индивид и его потребности. 

 Теории потребностей Маслоу и Альдерфера 
как основа теорий мотивации

  Изучением потребностей, их основополагающей ролью в поведении людей занимались многие ученые, но наибольшее распространение получили теории Маслоу и Альдерфера⁶.

  Согласно теории предложенной Маслоу, существуют пять уровней потребностей, влияющих на поведение людей:

1. физиологические потребности: пища, вода, кров.
2. потребность безопасности: защита от опасностей, угроз и лишений.
3. социальные потребности: чувства принадлежности к какой-либо группе, дружба.
4. потребности в уважении и признании: репутация, статус, уважение и признание со стороны окружающих.
5. потребность в самоактуализации: потребность в реализации собственного потенциала для непрерывного самосовершенствования.

   Потребности, по Маслоу, образуют иерархию, поскольку потребности низшего уровня должны удовлетворяться в первую очередь. И только после того, как эти потребности удовлетворены, человек стремится к удовлетворению потребностей более высшего уровня.

   Дальнейшее развитие эта теория получила в работах Альдерфера. Он выделил три уровня потребностей, которые по сути своей совпадают с пятью уровнями потребностей по Маслоу. 

   Но есть одно существенное различие в этих теориях. Согласно Альдерферу, потребности разных уровней могут влиять на поведение человека одновременно.

   Применение теории потребностей сводится к тому, чтобы вознаграждение соответствовало насущным потребностям индивида. Три теории Э. Шейна различаются лишь тем, что во главу угла ставятся разные потребности. 

   Рационально-экономическая модель

     Согласно этой модели, основным фактором мотивации для людей является личный экономический интерес, то есть люди стараются делать так, чтобы получить максимально возможные материальные и финансовые вознаграждения. Следовательно, усилия людей можно жестко контролировать посредством предоставления или удержания денежного вознаграждения. Основой рационально-экономической модели являются следующие предположения относительно работников:

1. они пассивны;
2. стараются прилагать на работе как можно меньше усилий;
3. не желают принимать на себя ответственность;
4. работа их интересует лишь потому, что они могут получать за нее деньги.

   С аналогичной точки зрения рассматривал работников и Мак-Грегор в «Теории Х». 

Социальная  модель

   Социальная модель появилась в результате проведения ряда исследований в промышленности. Наибольшее воздействие оказали Ховторнские исследования, проведенные в конце 20-х годов. Цель экспериментов состояла в выявлении влияния различных факторов (уровень освещенности и продолжительность рабочей смены) на производительность труда.   Обнаружилось, что любое изменение условий труда, производимое исследователями, включая и восстановление исходных условий труда, приводит к возрастанию производительности. Выяснилось, что обнаруженный рост производительности независимо от физических условий труда обусловлен новым характером социальных отношений, установившихся между работницами, бригадирами и членами исследовательской команды. Проведенное исследование показало, что люди положительно реагируют на проявляемое к ним внимание и признание значимости их работы.

  Эти результаты позволили Э. Мэйо сформулировать новую модель человеческого поведения, названную социальной. Кратко ее можно описать следующим образом:

1. на работе люди мотивируются прежде всего социальными потребностями;
2. на поведение людей сильнее влияют их товарищи по работе, нежели управленческий контроль и поощрения;
3. люди реагируют на руководство в той степени, в какой руководство обеспечивает удовлетворение их потребностей в причастности, признании и самоуважении.

 Модель самоактуализации.

   Согласно этой модели, задача заключается в том, чтобы помочь работникам ощутить значимость своей работы и в полной мере использовать свои способности. Необходимо объяснять работникам характер заданий, предоставлять необходимую помощь и ресурсы, обеспечить соответствующее обучение. Согласно модели самоактуализации, люди хотят участвовать в принятии решений, непосредственно влияющих на их работу, только в этом случае можно добиться самоотдачи и преданности работников в своей организации. Именно таким видел работника Мак-Грегор, описывая 
«Теорию Y».

   Убедительные подтверждения справедливости модели самоактуализации дает исследование проведенное Герцбергом. 

  Двухфакторная теория мотивации и удовлетворения от работы Герцберга

  Основой этой модели является то, что чувство удовлетворенности или неудовлетворенности работой определяется двумя группами факторов: гигиенических (отражают степень неудовлетворенности) и факторов мотивации или удовлетворения. Разделение факторов не является абсолютным. Все факторы удовлетворения в ходе опроса респондентами упоминались в связи с низкой удовлетворенностью работой и гигиенические факторы также иногда упоминались в связи с повышение удовлетворения от работы. Факторы мотивации связаны с потребностями людей в самоактуализации (по Маслоу) и могут мотивировать людей к повышению показателей выполнения работы. Гигиенические факторы связаны с потребностями низших уровней иерархии Маслоу и способны усилить неудовлетворенность работой.