Характеристика «Документооборот»
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………
Глава 1 Характеристика «Документооборот»…………………………………
Глава 2 Основные этапы документооборота……………………
2.1 Прием и первичная
обработка…...……………………………………………
2.1.1 Обработка входящих документов………………………………………...…7
2.1.2 Обработка исходящих документов……………………………………….…9
2.1.3 Обработка внутренних документов………………………………………11
2.2 Регистрация документов……………………
2.3 Контроль за исполнением…………………
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………
ВВЕДЕНИЕ
Документооборот является частью организации работы с документами. Единые требования к организации работы со всеми установленными основными положениями (ГСДОУ).
От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.
Целью данной курсовой работы является исследовать основные этапы документооборота.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1 Охарактеризовать понятие документооборот
2 Определить и охарактеризовать
основные этапы
3 Рассмотреть основные правила обработки входящих, исходящих и внутренних документов
Основными источниками информации при написании курсовой работы послужили государственные стандарты и учебные пособия Кузнецова Т.В., Крылова И.Ю., Ватолиной М.В., Пшенко А.В., Румыниной Л.А., а также научные статьи Носаревой Н.
ГЛАВА 1 ХАРАКТЕРИСТИКА «ДОКУМЕНТООБОРОТ»
Документооборот - движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.
Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.
Службой ДОУ осуществляется анализ документооборота, результаты данного анализа необходимы для расчета:
- Численность делопроизводственного персонала
- Загрузки отделений и отдельных исполнителей работы с документами
- Эффективности применения средств механизация и автоматизация делопроизводства
Все действия службы ДОУ направлены на то, чтобы документооборот был рационален и соответственно отвечал следующим требованиям:
- Прохождение документов в организации должно быть оперативным
- Движение документов в организации должно быть прямоточное то есть, желательно чтобы документы не проходили одну и ту же инстанцию дважды
- Движение документов должно быть целесообразным, документ должен проходить только через те пункты, которые не обходимы
- Процесс обработки основных видов должен быть максимально единообразным
Существует три
- Централизованная форма делопроизводства, все виды работ с документами проводятся в одном месте т.е. централизованно. Эта форма наиболее эффективна в организациях с небольшим документооборотом
- Децентрализованная форма делоп
роизводства применяется в организациях, имеющих территориально разобщенные структурные подраз деления с большим документообо ротом. Форма предполагает, в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ
- Системная форма делопроизводства в ней одна часть делопроизводственных операций осуществляется централизованно, а другая проводятся в структурном подразделении
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:
- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов
- предварительное рассмотрение и распределение документов
- регистрация документов
- контроль за исполнением
- исполнение документов, их составление, согласование, оформление
- отправка или направление в дело
ГЛАВА 2 ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА
2.1 Прием и первичная обработка документов
Все документы организации делятся на три документопотока:
- входящие
- исходящие
- внутренние
Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.
Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.
Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).
2.1.1 Обработка входящих документов
К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма, факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.
Обработка входящих документов включает:
- прием и первичную обработку документов
- предварительное рассмотрение и распределение документов
- регистрацию
- рассмотрение документов руководством
- передачу на исполнение
Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов— экспедиции.
Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.
2.1.2 Обработка исходящих документов
Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы . В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.
Обработка исходящих документов включает:
- составление чернового документа
- подготовку проекта документа
- его согласование (визирование)
- удостоверение документа
- отправку документа
За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.
В процессе подготовки исходящего
документа исполнитель
Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.
Каждый работник службы ДОУ должен знать что исполнитель приносит проект документа, полностью оформленный: напечатанный на соответствующем бланке, со всеми визами.
Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов являются:
- проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами
- проверка наличия удостоверяющих реквизитов
- проставление исходящего регистрационного индекса
- обработка документа для отправки
- Обработка отправляемой корреспонденции включает:
- сортировку
- вложение в конверты
- адресование
- сдачу в отделение связи
Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:
- правильность оформления документов
- наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов
- правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу
Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.
На заказную корреспонденцию
в делопроизводственной службе составляется
опись рассылки, в конце которой
проставляется фамилия
Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.
Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
2.1.3 Обработка внутренних документов
К внутренним документам относятся докладные, объясните
Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).
Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:
- проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы
- протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования
Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:
- фельдъегерской или курьерской связью
- секретарями
- с помощью технических средств
Структурные подразделения
некоторых организаций могут
находиться в разных зданиях или
районах города. В таких случаях
рекомендуется организация
В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.
Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.
Все документы должны передаваться
с отметками о факте передачи
в соответствующих
2.2 Регистрация документов
Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения".
Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтверждён.
Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей и занесение их в определённую регистрационную форму для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создаётся информационно-поисковая система по всем документам организации .
Каждый документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учётного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.
Документы регистрируются один раз. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится, децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.
Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.
Из документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:
- дата получения
- входящий № (индекс)
- дата документа
- индекс документа
- регистрационный номер документа
- автор (корреспондент) - т.е. чей это документ
- заголовок (о чем документ)
- резолюция
- срок исполнения;
- исполнитель (кто с ним работает)
- ход исполнения
- № дела (куда документ помещен после исполнения)
При регистрации отдельных видов документов, например обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений граждан записывается их адрес.
Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений .
Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная.
Журнальная система
Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов.
Во всех остальных случаях
эта форма регистрации
Более удобной является карточная
система регистрации
Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.
Количество экземпляров
заполняемых регистрационных
Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.
Карточку на документ можно
заполнить сначала не полностью,
до передачи документа руководителю,
т.е. без резолюции, срока исполнения
и исполнителя. После рассмотрения
документа руководителем
При четком взаимодействии
с руководителем, если руководитель
утром просматривает полученную
корреспонденцию, можно сначала
дать документы на просмотр руководителю,
а затем, уже, имея его резолюцию,
заполнить полностью
Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.
При регистрации на ПЭВМ, данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введённых показателей.
2.3 Контроль за исполнением документов
Контроль играет важную роль в системе документооборота. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Контроль исполнения - это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.
Контроль по существу — это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило, указывается в резолюции руководителя на документе или определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации. Если в резолюции руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа и соответственно организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.
Контроль за сроками исполнения
документов ведет служба документационного
обеспечения управления, а в небольшой
фирме — секретарь. В Государственной
системе документационного
Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:
- фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства
- проверка своевременного доведения документа до исполнителя
- корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение
- напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений
- информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов
- внесение данных об исполнении документов
- анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам
С учетом того, что исполнительская дисциплина в нашей, стране пока еще не на должном уровне, все документы, требующие принятия управленческого решения либо выполнения каких-либо действий, составления ответного или иного документа, должны быть поставлены на контроль. Для распорядительных документов, например, приказов, предметом контроля являются содержащиеся в нем решения. Соответственно на контроль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение, содержащееся в распорядительном документе.
Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан.
В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.
В приложении к «Государственной
системе документационного
Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения. В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.
В сроковом контроле можно выделить текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.
Основными видами контроля являются текущий и предупредительный контроль.
Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.
Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня. Поэтому контроль за сроками исполнения документов — это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков — докладывает об этом руководителю.