Характеристика должностного и численного состава работников службы ДОУ

      Содержание 

Приложение ……………………..……………………………………………....39

 

       Введение 

      Весь  процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. От технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации. Без налаженного делопроизводства трудно построить эффективное управление.

      Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

      Несмотря  на то, что документационное обеспечение (делопроизводство) - достаточно консервативная область деятельности, в настоящее  время мы являемся свидетелями весьма серьезных изменений, которые происходят в документационном обеспечении. Эти изменения вызваны рядом факторов, среди которых наиболее значимыми являются:

      изменение законодательства в сфере информации и документации;

      изменение технологии создания, обработки, хранения и использования документов (применение в процессах управления документами компьютерной техники, автоматизация делопроизводственных процессов, внедрение и применение систем электронного документооборота и электронных документов);

      изменения в организации управленческих процессов, которые могут быть вызваны различными причинами - как изменением организационно-правовой формы организации или ее подведомственности, так и внедрением системы менеджмента качества в соответствии со стандартами СМК, или иными причинами.

      Естественно, что эти изменения отражаются на организации деятельности служб  ДОУ и выражаются в том числе  в требованиях, предъявляемых к  должностному и численному составу  работников службы ДОУ.

      Актуальность  темы данного исследования определяется тем, что эффективность работы с управленческими документами на предприятии находится в прямой зависимости от уровня организации и качества работы службы документационного обеспечения управления.

      Важным  вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы ДОУ, ее должностного и численного состава.

      При формировании службы делопроизводства должны обеспечиваться ее четкое построение и нормативная загрузка работников службы, так как недостаточное  количество работников приводит к их перегрузке, к задержке исполнения документов (волокита), а излишнее количество ложится тяжелым финансовым грузом на организацию, способствует пренебрежительному отношению работников к своим обязанностям.

      Цель  данного исследования – дать характеристику должностного и численного состава работников службы ДОУ.

      Для достижения цели потребовалось решить следующие задачи:

  1. Рассмотреть организацию службы документационного обеспечения управления.
  2. Охарактеризовать структуру и должностной состав службы ДОУ.
  3. Выявить особенности определения численного состава службы ДОУ.
 
 

 

       Раздел 1. Теоретическая  часть

      Глава 1. Характеристика должностного и численного состава службы документационного обеспечения управления

      1.1. Организация службы  документационного  обеспечения управления 

      Основное  назначение службы ДОУ - организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению  фирмы.

      Служба  ДОУ предприятия должна обеспечивать1:

  • единый порядок документирования и организации работы с документами;
  • внедрение стандартов на документационное обеспечение управления и других нормативно-методических документов;
  • разработку, внедрение и ведение Табеля унифицированных форм документов предприятия;
  • проектирование бланков организационно-распорядительных документов;
  • контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
  • диктофонную запись, стенографирование, машинописное изготовление, копирование, оперативное размножение документов;
  • экспедиционную обработку и доставку документов;
  • своевременное рассмотрение поступивших документов и подготовку их к докладу руководству;
  • регистрацию документов и их учет;
  • создание и ведение информационно-поисковых систем по документам;
  • выпуск распорядительных документов руководства предприятия;
  • контроль за прохождением и исполнением документов в установленные сроки, информирование руководства по этим вопросам;
  • подсчет, анализ, сокращение объема документооборота и количества форм документов;
  • разработку номенклатуры дел предприятия;
  • контроль за работой с документами в структурных подразделениях, правильностью формирования и оформления дел, выдачей дел для использования;
  • оперативное и архивное хранение документов;
  • организацию работы архива предприятия;
  • организацию работы по обращениям граждан;
  • секретарское обслуживание руководства предприятия;
  • рациональную организацию рабочих мест делопроизводственного персонала;
  • разработку (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами;
  • проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы;
  • повышение квалификации делопроизводственного персонала.

      Службе  ДОУ предоставляется право:

  • проводить проверки состояния документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и требовать от руководителей подразделений выполнения установленных на предприятии правил работы с документами;
  • запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы;
  • привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;
  • возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
  • подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
  • участвовать в обсуждении с руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;
  • вносить предложения руководству о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;
  • разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкций ее работникам и др.

      Служба  ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

      В качестве службы ДОУ на предприятиях распространены канцелярии2.

      Но  сегодня вместо канцелярий создаются  отделы документационного обеспечения  управления (ОДОУ), более приспособленные  для работы с применением вычислительной и организационной техники.

      На  малых предприятиях с небольшим  объемом документооборота целесообразно  вместо создания ОДОУ поручить работу по документационному обеспечению  секретарю руководителя или другому  специально назначенному лицу.

      Построение  службы ДОУ зависит от многих факторов, в том числе от назначения и  структуры предприятия, численности  его работников, объема документооборота по каждой делопроизводственной функции.

      В состав службы следует включать участки, осуществляющие экспедиционную обработку и доставку документов, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, машинописные и копировально-множительные работы, секретариат, исполнителя, занятого внедрением технических средств.

      В структурных подразделениях ответственность за организацию документационного обеспечения управления, соблюдение установленных правил и порядка в этой сфере возлагается на их руководителей. Руководитель структурного подразделения назначает ответственного за делопроизводство подразделения (при отсутствии секретаря).

      Работа  службы ДОУ регламентируется положением о ней, утвержденным руководителем  предприятия.

      В положение рекомендуется включать следующие разделы3:

      1. Общие положения.

      2. Цели и задачи.

      3. Функции.

      4. Права.

      5. Ответственность.

      6. Взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

      Структура службы ДОУ закрепляется в организационной  схеме.

      Каждое  государственное предприятие разрабатывает  Инструкцию по документационному обеспечению  управления (делопроизводству) - нормативно-методический документ, которым при работе с управленческой документацией должны руководствоваться служба ДОУ, структурные подразделения.

      Инструкцию  следует создавать на основе соответствующих  межотраслевых и отраслевых (ведомственных) нормативных актов с учетом специфики конкретного предприятия. Утверждает Инструкцию руководитель предприятия.

      Положения Инструкции могут дополняться и  детализироваться в рекомендациях, памятках, перечнях, классификаторах  и других методических документах.

      Деятельность  работников службы ДОУ и лиц, назначенных ответственными за делопроизводство, за архив, регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда.

      Должностные инструкции работникам службы ДОУ разрабатывает  и подписывает руководитель службы, утверждает - руководитель предприятия. Должностная инструкция состоит из разделов: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения (связи по должности)4.

      Рабочие места службы ДОУ оснащаются средствами оргтехники для:

      составления и изготовления текстовых документов (пишущие машины, системы обработки  текста, диктофоны, авторучки и др.);

      копирования и оперативного размножения документов;

      обработки документов (конвертовскрыватели, сшиватели  документов, электрифицированные дыроколы, электрифицированные штемпелевальные аппараты, машины для уничтожения бумаг, конвертозаклеивающие машины, ламинаторы, адресовальные машины, маркировальные машины и др.);

      хранения  документов и их транспортирования  между служебными помещениями (картотечные устройства, специализированные шкафы, стеллажи, лотки и папки для документов, сейфы, тележки и др.);

      административно-управленческой связи (телефонные аппараты, факсы, переговорные устройства др.).

      Работники службы ДОУ должны быть обеспечены необходимыми справочными материалами и пособиями. 

 

       1.2. Характеристика структуры и должностного состава службы ДОУ 

      Структура службы документационного обеспечения  управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с  документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями5:

  • секретариат;
  • экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);
  • подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;
  • подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;
  • подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;
  • подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);
  • отдел совершенствования делопроизводства;
  • копировально-множительное бюро;
  • протокольная группа;
  • редакционная группа;
  • приемная;
  • архив.

      В крупной организации с большим  объемом документооборота могут  существовать все вышеперечисленные  подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.

      В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций  в одном подразделении или  вместо структурных подразделений  выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь6. 

      Метод установления организационной структуры  службы делопроизводства в зависимости  от объема документооборота был сформулирован  в Единой государственной системе делопроизводства. Согласно этому методу все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

      1-я  категория – учреждения с объектом  документооборота свыше 100 тыс.  документов в год; 

      2-я  категория – учреждения с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;

      3-я  категория – учреждения с объемом  документооборота от 10 тыс. до 25 тыс.  документов в год; 

      4-я  категория – учреждения с объемом  документооборота до 10 тыс. документов в год.

      Так согласно вышепредставленной классификации, если объем документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в  год, то для эффективной организации  работы с документами необходимо создание службы документационного  обеспечения управления как отдельного подразделения. 

      Несмотря  на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет  назад, в целом он применим и сегодня. Так, например, Бобылева М.П. в своей  книге "Эффективный документооборот: от традиционного к электронному" предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (Таблица 1)7.  

      Таблица 1

      Развитие  организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота

Объем документооборота, тыс. документов в год Организационные формы службы ДОУ
менее 10 обычно один-два  секретаря руководителя организации 
от 10 до 25 служба организационно оформляется; требуется группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудников)
от 25 до50 создается подразделение, включающее несколько участков работы (обработка и регистрация документов, контроль за исполнением, ведение архива и т.п.)
от 50 до 100 более развитая структура, в рамках которой организационно оформлены все основные участки работы; степень специализации работы сотрудников повышается, в качестве самостоятельного участка (один или несколько специалистов) выделяется корпоративное регулирование и совершенствование ДОУ, в том числе на основе автоматизации
свыше 100 сложная нестандартная  структура службы ДОУ, зависящая  от специфики работы организации  и ее структуры (иерархической, территориально распределенной) и использования  автоматизированных систем

 

      Говоря  о структуре службы документационного обеспечения управления необходимо также рассмотреть основные функции ее подразделений (Таблица 2)8.  

      Таблица 2

      Функции основных подразделений службы документационного  обеспечения управления

Наименования подразделения службы ДОУ Выполняемые подразделением функции
секретариат
  • информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов)
  • планирование рабочего дня руководителей
  • предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступивших в организацию документов
  • составление и оформление документов по заданиям руководителей
  • аналитическая работа по документам по заданию руководителя
  • организация телефонных переговоров руководителей
  • организация командировок и деловых встреч руководителей и др.
экспедиция 
  • прием корреспонденции, поступающей в адрес организации
  • распределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в структурные подразделения
  • обработка отправляемых из организации документов
подразделение (группа, отдел) по регистрации и  учету документов
  • регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов
  • ведение информационно-справочной работы по документам организации
  • подготовка документов для представления на рассмотрение руководства
  • контроль за правильностью оформления документов
  • формирование дел
  • подготовка дел к передаче на хранение в архив организации
подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов
  • организация контроля за сроками исполнения документов
  • постановка документов на контроль
  • проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей
  • предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов
  • снятие документов с контроля
  • учет и обобщение результатов контроля исполнения документов
  • подготовка предложений по совершенствованию контроля исполнения документов
подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями  граждан 
  • регистрация и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб)
  • подготовка обращений граждан к рассмотрению руководством
  • направление обращений граждан на исполнение
  • контроль за сроками исполнения обращений граждан
  • отправка писем-ответов гражданам
  • обобщение результатов исполнения обращений граждан
  • формирование дел с документами по рассмотрению обращений граждан
  • подготовка предложений для руководства по совершенствованию организации работы с обращениями граждан
подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов
  • перепечатка документов по заявкам подразделений и работников
  • считывание документов
отдел совершенствования делопроизводства
  • разработка инструктивных и методических документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, должностных инструкций работников и др.)
  • разработка и корректировка номенклатуры дел организации
  • консультирование работников организации по вопросам работы с документами
  • методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организациях
  • проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации
  • организация повышения квалификации работников, проведение семинаров по делопроизводству
  • разработка предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в делопроизводстве
  • постановка задач автоматизации делопроизводства
копировально-множительное бюро
  • копирование и тиражирование документов организации по заявкам структурных подразделений и работников
протокольная  группа
  • разработка планов работы коллегиальных органов
  • оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа
  • подготовка и проведение коллегиальных мероприятий (заседаний, совещаний)
  • ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов
  • рассылка копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам
  • оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов
  • контроль за исполнением решений коллегиальных органов
  • оформление выписок из протоколов и др.
редакционная группа
  • редактирование документов, издаваемых в организации
  • корректорская правка
  • подготовка проектов документов для рассмотрения руководством, для издания и опубликования
приемная  
(может быть структурной частью подразделения по работе с обращениями граждан)
  • организация приема посетителей руководством организации
  • составление плана работы приемной
  • ведение учетной документации по личному приему граждан
  • организация исполнения документов, полученных при личном приеме
  • обобщение результатов приема посетителей
  • подготовка предложений по совершенствованию работы приемной
Архив (организации)
  • ведение списков организаций и(или) структурных подразделений организации – источников комплектования архива
  • прием дел структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива
  • учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов
  • создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива
  • организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, ведение учета и анализа использования
  • проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение
  • осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях – источниках комплектования
  • организация работы по составлению номенклатуры дел организации
  • оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами
  • участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления
  • участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления9

      Основным  нормативным документом для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37, в котором содержатся квалификационные характеристики должностей.

      Квалификационная  характеристика каждой должности имеет  три раздела10.

      В разделе "Должностные обязанности"  установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью  или частично работнику, занимающему  данную должность с учетом технологической  однородности и взаимосвязанности  работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих. Эти функции переносятся во второй раздел должностной инструкции с таким же названием "Должностные обязанности".

      В разделе "Должен знать" содержатся основные требования, предъявляемые  к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей. Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции "Общие положения".

      В разделе "Требования к квалификации"  определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимый  для выполнения предусмотренных  должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации "Об образовании". Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции "Общие положения".

      При разработке должных инструкций необходимо учитывать, что поскольку квалификационные характеристики, указанные в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, распространяются на работников организаций, предприятий, учреждений и организаций независимо от их отраслевой принадлежности и ведомственной подчиненности, в них представлены наиболее характерные для каждой должности работы11. Поэтому при разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников. 
 

 

       1.3. Определение  численного состава  службы ДОУ 

      Для эффективной организации работы службы делопроизводства и в целом  аппарата управления большое значение также имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая, прежде всего, зависит от объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).

      Расчет  численности делопроизводственного  персонала проводится через определение  затрат труда и времени на выполнение делопроизводственных работ (т.е. трудоемкости). Для проведения данного расчета  в сфере делопроизводства в настоящее  время можно применять следующие нормативные документы по труду12:

  • Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23;
  • Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72;
  • Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152;
  • Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий, утвержденные постановлением Минтруда России от 18 декабря 1992 г. № 57.

      Для расчета необходимой численности  сотрудников службы ДОУ могут  применяться следующие виды нормативов:

  • норма времени – это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы одним работником или группой работников соответствующей квалификации при определенных организационно-технических условиях;
  • норма выработки – это установленный объем работы, который один работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени при определенных организационно-технических условиях;
  • норма управляемости – это численность работников, деятельностью которых может эффективно управлять при заданных организационно-технических условиях один руководитель;
  • норма обслуживания – это необходимое количество объектов (единиц оборудования, рабочих мест, посетителей и др.), которое один работник или группа работников соответствующей квалификации должны обслужить в течение единицы рабочего времени в определенных организационно-технических условиях (норма обслуживания является производной от нормы времени обслуживания);
  • норма времени обслуживания – это количество рабочего времени, затрачиваемого одним работником или группой работников необходимой квалификации на обслуживание единицы объекта (единица оборудования, площадь помещения, количество посетителей и т.д.).

      При расчете необходимой численности работников обычно сначала определяют общую годовую трудоемкость, которая вычисляется по следующей формуле:

      

      где То – общая годовая трудоемкость работ;
      Тн – годовая трудоемкость нормируемых работ;
      Тнн – годовая трудоемкость ненормированных работ.

      При этом годовую трудоемкость нормируемых  работ можно рассчитать следующими способами:

      - через нормы времени: 

      

      где Vi – объем работ i -го вида, выполняемый за год;
      Нврi – норма времени на выполнение i -й работы;

      - через нормы выработки: 

      

      где Н вырi – норма выработки в единицах измерения на одного специалиста.

      Годовая трудоемкость ненормируемых работ  определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполняемых работ  по формуле:

      

      где Н ннj – трудоемкость ненормируемой j -й работы;
      V j – объем работы j -го вида, выполняемый за год.

      После определения общей годовой трудоемкости работ можно определить численность персонала по следующей формуле:

      

              где Ч – численность персонала;
              Т о – общая годовая трудоемкость работ;
              Ф н  – нормативный фонд рабочего времени на одного работника за год (условно принимается равным 2000 часов или 259 рабочих дней 7 );
              К н  – коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников, регламентируемые трудовым законодательством: основные (очередные) и дополнительные отпуска, в том числе отпуска для работников с ненормированным рабочим днем, отпуска по временной нетрудоспособности, отпуска для учащихся и т.п. Данный коэффициент определяется по формуле: