Характеристика организационных документов

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

Учреждение  образования

«Витебский  государственный  технологический  колледж» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Курсовая  работа 

По  дисциплине: «Документационное  обеспечение управления»

По  теме: «Характеристика  организационных  документов» 
 
 
 
 
 
 
 
 

Подготовила учащаяся  51 группы

Дорошева  М.Ю. 
 
 
 

Преподаватель:

Тимченко  Т.А. 
 
 
 
 
 
 

Витебск – 2010 
 

АННОТАЦИЯ

      В данной курсовой работе приведена классификация организационных документов.

      Изложены  основные требования к оформлению документов, приведены нормативные и правовые  документы.

      Во  введении отражены основные понятия, которые  будут встречаться в курсовой работе.

      Основная  часть состоит из двух разделов: «История развития ОД», «Характеристика ОД».

      В заключении подведены итоги работы. Кратко сформулированы общие выводы.

      Список  используемых источников перечислен. В курсовой работе использовались списки литературы и журналы.

СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ 

      Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационные документы (ОД) занимает особое место. Можно утверждать, что организационная  деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в организационных документах. ОД являются наиболее широко используемым видом документации.

      Чтобы документ был признан любым государственным  органом, организационные документы должны составляться и оформляться в учреждениях, предприятиях и организациях на основании требований СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Схема оформления большинства организационных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу.  Оформляющая часть практически всех документов одинакова. Различия, в большей части, касаются формы изложения и структуру текста.

      Каждому виду документа соответствует оптимальное  число необходимых реквизитов. Набор  реквизитов отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованиям и форме данного документа, способом документирования и т.д.

      Организационные документы обеспечивают оформление организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления.

      Цель  курсовой работы – дать общее представление об  организационных документах, более подробнее раскрыть их. Дать характеристику всем видам организационным и документа.

      Методом исследования данной темы курсовой работы является правильность использования  Нормативных документов, которые необходимо учитывать при составлении ОД.

      Для раскрытия данной темы своей работы я пользовалась нормативными документами, учебными пособиями, статьями, опубликованными  в периодических изданиях (инструкция по делопроизводству в гос. Органах и организациях Р.Б.; учебник под редактирование Давыдовой Э.Н. и Рыбакова А.Е.; учебник под редактирование Кравченя Э.М.; учебник под редактирование Паневчика В.А., Некраха С.В., Акулича В.В., а также журналы секретарь-референт, «Секретарское дело», «Архив и делопроизводство», которые в целом помогли мне отразить сущность состояния, использования и раскрытия значимости данного вида документа.

      С моей точки зрения, главный недостаток периодики, как источни-

ка –  небольшой размер статей. Достоинством является то, что журналы отражают информацию более оперативно и в них можно найти более новейшую информацию. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

I. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ОРД.

      В XVI в. большое распространение получают издавшиеся господарем и панами-радой уставы, имевшие значение организационно-распорядительных документов. Они содержали правительственные решения и инструкции по вопросам управления государственными имениями, корчмами и другими доходными «местами», а также устанавливали определенные обязанности населения перед государством. Они могли иметь земский характер (касались всего ВКЛ), областной (касались управления отдельными областями и землями) и волостной (касались управления волостью).

      Одной из наиболее известных областных  уставов является «Устава дворов наших у Великого княжество Литовского. Областные уставы, по внешним признакам близкие к областным привилеям, имели в отличие от них совершенно иное функциональное значение. Привилеи устанавливали нормы в различных отраслях права. Устава же определяла отношение данной территории к государству, а также регламентировала обязанности местного урядника по управлению, то есть фактически являлась инструкцией для конкретного должностного лица.

      По  времени действия все уставы можно  разделить на долговременные и кратковременные. Большинство устав носило долговременный характер (например, «Устава на волоки», «Устава на подводы» и др.). Они устанавливали определенные нормы на неограниченное время вплоть до их отмены или изменения. Краткосрочные уставы либо имели фиксированный срок действия (например, 2 года), либо устанавливали нормы на период действия определенного события.

      Близки  к уставам были «науки», или «инструкции». Наука определяла прежде всего права, обязанности, полномочия и порядок  действий должностных лиц. Кроме  того, наука содержала конкретные поручения. Однако часто один и тот же документ объединял в себе особенности и уставы, и науки.

      Значительную  часть документации, создавшейся  в центральном аппарате государственного управления, составляли распорядительные документы. Они получили общее название «листов поточных».

      Распоряжения  издавались по самым разнообразным  вопросам господарем, панами-радой, центральными урядниками. Большинство из них выдавалось господарем и адресовалось местным  урядникам. Из канцелярии выходили листы с распоряжениями о заготовке ржи и овса, об отправке людей постройки замков, мостов, гатей и т.п. Значительная часть распорядительных документов издавалась по вопросам, связанным с пожалованиями земельных владений.

      Распорядительные  листы выдавались не только от имени господаря, но и центральными урядниками по вопросам, входящим в их компетенцию. Сами центральные урядники получили письменные распоряжения от господаря. Распоряжения по различным вопросам могли исходить и от панов-рады.

      Значение  распорядительных документов имели листы сеймовые, направлявшиеся от господаря или панов-рады в поветы. В них указывались дата и место проведения вального и поветовых сеймов и ставилась задача избрания послов на вальный сейм.

      Часть документации в центральном аппарате управления составляла переписка. Переписка велась с центральными и местными врядниками, радными панами по разным вопросам. Документация, относимая к переписке, отличается от распорядительной тем, что содержит не конкретные поручения и предписания, а запросы, просьбы, рекомендации и т.п.

      Большую группу документов составляли акты господарских пожалований и подтверждений.

      Для обозначения актов пожалования  земель, которые составляли большинство  документов этой группы, употребляли  название «привилей». В первой половине XVI в. они обозначались также термином «Данина», в некоторых случаях – общим термином «лист», иногда употреблялось смешанное название «лист Данина».

      Кроме привилеев на земли, господарь выдавал  на денежное вознаграждение («листы на юркгелт»). Юргельт мог даваться в качестве жалованья за службу определенным должностным лицам, на содержание замков и др. Следовательно, его пожалование не обязательно являлось платой получателю, но и предусматривало расходование выделяемых средств на государственные нужды.

      Государскими  привилеями оформлялись также пожалования  должностей.

      Кроме того, пожалования давались на различные  экономические льготы и привилегии частным лицам, профессиональным группам, жителям административно-территориальных  единиц.

      Среди пожалований важное место занимали привилеи на шляхетство. Они давались в награду за длительную государственную службу, проявленную на войне доблесть и т.д. или при подтверждении шляхетства в суде.

      Особую  группу господарских пожалований составляли «листы заставные» и «листы арендные». Ими оформляли передачу во временную эксплуатацию государственных имений и других «доходных мест» за определенную плату.

      Наряду  с большим количеством пожалований  в государственной канцелярии готовилось немало подтверждающих привилеев, или «подтверждений».

      После принятого в 1566 г. закона о свободном  владении наследственными имениями для совершения частных сделок не требовалось разрешение господаря  или урядников. Однако существовавший порядок предусматривал свидетельствование частных сделок перед господарем или земским урядом. Кроме того, к господарю по-прежнему обращались за подтверждениями в силу традиции, но главным образом для создания страховых копий, так как подтверждения обязательно записывались в книги канцелярии.

      Во  второй половине XVI в. значительное распространение получило подтверждение актов частноправового характера в форме «сознаний» и «оповеданий».

      Рассмотренные основные виды и разновидности документов, создававшихся в центральном  аппарате государственного управления, не охватывают всего их многообразия. Следует отметить, что состав документов характеризовался необычайной пестротой. Это во многом определялось тем, что в документировании того времени основное значение придавалось содержанию документа, его юридической силе. Вопросам единообразия канцелярской работы, унификации состава и названий документов не уделялось должного внимания.

      На  протяжении XVI в. состав документов претерпевал изменения вместе с развитием политической системы, реформами государственного устройства и управления. В связи с ограничением полномочий избираемых господарей, образованием Речи Посполитой, кодификацией законодательства в статутах ВКЛ и развитием сеймовой документации прекратилось издание общеземских привилеев. Унификация общегосударственного законодательства в сфере управления административно-территориальными образованиями стала причиной падения значения областных привилеев. Закон 1566 г. о свободном владении имениями привел к исчезновению такой разновидности документов, как «листы дозволенные» при совершении частных сделок. Таким образом, создававшиеся документы отражали выполнение государством и его органами всех функций по управлению страной. 
 
 
 
 
 
 

II. КЛАССИФИКАЦИЯ ОД.

      Особое  место в управленческой деятельности учреждений, организаций и предприятий занимают служебные ОД, которые в равной степени представляют интерес для работников как канцелярии, таких экономических служб. Для упрощения работы с ОД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОД по форме и по содержанию.

      Деятельность  любой организации сопровождается составлением разных видов документов. Всякое решение по управлению базируется на информации по рассматриваемому вопросу  или управляемому объекту. И информация, и решение фиксируются в документах.

      Управленческая  информация отражается в организационно-распорядительных документах, обеспечивающих организацию  процессов управления и управленческого  труда.

            Состав реквизитов ОД можно разделить на постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования. Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает документам придание им юридической силы и возможность идентификации.

      ОД систематизированы по следующим функциям:

• Создание организации, предприятия;
• Реорганизация организации, предприятия;
• Ликвидация организации, предприятия;
• Приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;
• Распорядительная деятельность организации, предприятия;
• Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;
• Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.

      Организационные документы - правовые нормативные документы, которые устанавливают правила взаимоотношения обязанностей физических и юридических лиц, как по отношению друг другу, так и общества в целом.

      К числу организационных документов относятся учредительные документы  организации, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурных подразделениях, должностные инструкции и некоторые другие документы.

При наличии  в организации нескольких структурных  подразделений разрабатываются  положения о конкретных структурных  подразделениях, в которых определяются их правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Составление и оформление организационных документов

2.1.1. УСТАВ

      Устав - это правовой акт, регулирующий деятельность организации, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими структурами и гражданами, права и обязанности в определенной сферы государственного управления или хозяйственной деятельности.

      Общие уставы утверждаются органами государственной  власти и управления, а уставы общественной организации принимаются и утверждаются съездами. Уставы организаций утверждаются вышестоящими организациями (министерствами, ведомствами).

      Текст устава разбивается структурно на разделы:

• Общие положения (определяются цели и задачи создаваемой орган);
• Организационная структура (состав структурного подразделения, их функции и взаимосвязи);
• Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц);
• Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);
• Отчетная и ревизионная деятельность;
• Порядок ликвидации и ответственности по делам организации.

      Устав оформляется на стандартном листе  бумаги с нанесением всех необходимых  реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печати организации и регистрирующего органа. 

2.1.2. ПОЛОЖЕНИЕ

      Положение - правовой акт, имеющий сводный кодификационный характер и определяющий порядок образования, структуру, функции, обязанности и организацию работы, системы органов государства, структурного подразделения или регламентирующей деятельность должностных лиц.

      Положение об организации в целом утверждается с помощью распорядительного документа вышестоящей организации.

      Проект  положения о подразделении согласовывают  с юридическим отделом и представляют на утверждение руководителю предприятия.

      При необходимости тексты положений корректируются соответственно приказом вышестоящей организации или руководителя предприятия.

      Уставы  и положения являются сложными документами. Их структура и содержание определяется в каждом конкретном случае учреждениями-разработчиками.

      В отдельную группу выделяют положения регулирующих совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.

      Текст положения может содержать следующие  разделы:

• Общие положения;
• Основные задачи;
• Функции;
• Правовые обязанности;
• Руководство;
• Взаимоотношения;
• Контроль, проверка и ревизия деятельности;
• Реорганизация и ликвидация.

      В разделе «Общие положения» даются официальные  полное и сокращенное наименования организации, цели и основания ее создания с указанием наименования. Даты и номера соответствующего правового акта; указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.

      Раздел  «Основные задачи» устанавливает  основные проблемы или комплексы  проблем, которые призвана решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и основные направления ее деятельности.

      В разделе «Функции» перечисляются  действия или виды работ, которые  должна выполнять организация для  решения поставленных перед ней  задач.

      Раздел  «Права и обязанности» содержит перечисление прав и обязанностей, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Право – это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. К правам относится право на издание распорядительных и нормативных документов; право на ведение переписки; право давать распоряжения и указания подчиненным подразделениям и лицам; право представительствовать в вышестоящих и иных органах; право запрашивать информацию и др.

      К обязанностям относятся действия, которые  организация должна выполнять для  реализации своих функций.

      В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руководство  организацией, на каких принципах, а также назначается и освобождается от должности руководитель, а также определяется сфера его компетенции.

      В разделе «Взаимоотношения» устанавливается  круг организаций и должностных  лиц, с которыми учреждение осуществляет взаимодействие на информационном и документационном уровнях.

      Раздел  «Контроль, проверка и ревизия деятельности»  устанавливает, кем осуществляются контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной  деятельности, определяет их периодичность  или сроки, порядок представления итоговых документов.

      В разделе «Реорганизация и ликвидация»  устанавливается, в каком порядке  и кем осуществляются реорганизация  и ликвидация организации.

      Положение об организации оформляется на общем  бланке. Обязательными реквизитами  Положения об организации являются наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать. 

2.1.3. ИНСТРУКЦИЯ (ДОЛЖНОСТНАЯ  ИНСТРУКЦИЯ).

      Инструкция - правовой акт, издаваемый органами государственного управления (или утверждаемый его руководителем), в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и другие стороны деятельности субъектов хозяйствования, должностных лиц и граждан.

      Издается  также инструкция в целях разрешения и определения порядка применения законодательных актов.

      Текст инструкции носит организующий характер, поэтому в ней рекомендуется  выполнять четкие формулировки с  распорядительными словами.

      Текст излагается от 3-го лица в безличной  форме. Инструкция выполняется на общем  бланке, утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. Она может являться приложением  к распорядительному документу.

      Особое место занимают должностные инструкции, являющиеся нормативным документом, в котором определены функции, права и обязанности должностных лиц организации.

      Должностную инструкцию и трудовой контракт используют при разрешении конфликтных ситуаций между руководством организации и сотрудником,  работодателем и работником.

      Разработка  должностной инструкции вменяется  в обязанность руководителя подразделения  и отдела управления персоналом, согласовывается  с юрисконсультом.

      Текст инструкции делится на разделы:

• Общие положения;
• Должностные обязанности;
• Права;
• Ответственность;
• Взаимоотношения (связи по должности).

      Раздел  «Общие положения» устанавливает наименование должности и обозначением структурного подразделения; кому непосредственно  подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования к специальным знаниям.

      В разделе «Должностные обязанности» перечисляются виды работ, выполняемые  работником.

      Раздел  «Права» определяет полномочия работника  по выполнению возложенных на него обязанностей: право принимать определенные решения; давать указания по конкретным вопросам; самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции; обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях; участвовать в совещаниях; запрашивать необходимую для работы информацию; требовать выполнения определенных действий от других работников и др.

        В разделе «Ответственность»  устанавливаются критерии оценки  работы и мера персональной  ответственности работника. Критериями  оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

      В разделе «Взаимоотношения» указывается, от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывается проекты подготавливаемых документов; с кем совместно подготавливает документы, и рассматриваются другие вопросы информационных взаимосвязей работника с подразделениями, лицами, организациями.