Характеристика современной системы кадровой документации
Федеральное Агентство по образованию и науке
Государственное образовательное учреждение
Высшего профессионального образования
ТВЕРСКОЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ
КУРСОВАЯ РАБОТА
НА
ТЕМУ: Характеристика
современной системы
кадровой документации
| Выполнила студентка
2 курса
Факультета управления и социологии По специальности: Документоведение и ДОУ Ю.А. Козлова Приняла: Руф Н.А. |
2010 г.
Оглавление
Введение
Служба кадров. Кадровое делопроизводство его задачи. Документирование трудовых правоотношений. 4
Глава 1. Классификация кадровой документации и ее характеристика. 9
1. Организационно-правовая документация 9
2. Распорядительная документация 11
3. Персональная документация 13
4. Договорная документация 16
5.Учетная документация 16
6. Информационно – справочная документация 19
Глава 2. Защита персональных данных работника 21
Заключение
Список использованной литературы 26
Приложения
Приложение
1.Приказ (распоряжение) о переводе работника
на другую работу. Форма №Т-5
Приложение
2.Приказ (распоряжение) о предоставлении
отпуска работнику. Форма № Т-6
Введение
Служба кадров. Кадровое делопроизводство его задачи. Документирование трудовых правоотношений.
Служба кадров выполняет следующие функции:
-разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации
-оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ
-учет личного состава
-хранение
и заполнение трудовых книжек,
ведение документации по
-контроль
за исполнением руководителями
подразделений приказов и
-изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению
-анализ
деловых качеств специалистов
организации с целью
-создание
условий для повышения
-работа
по созданию резерва на
-подготовка
предложений по улучшению
-подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии
-подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению
-принятие
мер по трудоустройству
-организация
контроля за состоянием
-ведение всей отчетности по кадровым вопросам
-руководство работой службы
-разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций и т.п.
-проведение
работы по защите информации,
составляющей государственную,
-обеспечение
рационального распределения
-создание условий для роста и повышения квалификации персонала
-осуществление контроля над соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины
-внесение
предложений о поощрении
-контроль над своевременным составлением отчетности
Начальник службы кадров должен знать:
-постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности службы
-нормативные
акты и методические
-основы экономики, организации труда и управления
-законодательство о труде и охране труда в РФ
-правила
внутреннего трудового
-правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Кадровое делопроизводство его задачи
Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другие).
Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.
Большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических факторов, на основе которых возникают те или иные права работника.
Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:
-
документально оформить
-построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам индивидуального предпринимателя;
-регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
-создать
организационно-правовые
-разрешить трудовые споры.
Необходимость документирования трудовых правоотношений устанавливает, прежде всего, Трудовой кодекс РФ, а именно:
-трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (ст. 67 ТК РФ);
-прием
на работу оформляется
-на
всех работников ведутся
-по
письменному заявлению
-предусмотрено обязательное издание приказа (распоряжения) работодателя о применении к работнику дисциплинарного взыскания (ст.193 ТК РФ);
-прекращение
трудового договора
Сюда
же можно отнести унифицированные
формы первичной учетной
Цель
данной курсовой работы
– изучение состава
кадровой документации.
Глава 1. Классификация кадровой документации и ее характеристика
Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно представить в виде системы, включающей в себя следующие связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:
1.Организационно-
1.1Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ч.
4 и 5 ст.189 порядок приема и увольнения работников, основные права и обязанности работников и работодателей. Правила внутреннего трудового распорядка утверждает работодатель с учетом мнения представительного органа работников. При наличии коллективного трудового договора правила внутреннего трудового распорядка являются приложением к нему.
Правила
внутреннего трудового
-общие положения;
-порядок приема и увольнения;
-основные обязанности работников;
-основные обязанности работодателя;
-рабочее время и время отдыха;
-поощрения;
-ответственность
работников за нарушение
1.2 Штатное расписание - документ, в котором закрепляется перечень структурных подразделений, должностей в порядке субординации, с указанием количества штатных единиц по каждой должности, должностной оклад, надбавка, месячный фонд заработной платы, как по отдельным должностям, так и по организации в целом. Так же относится к локальным нормативным актам.
Оформляется
в соответствии с постановлением
Госкомстата России от 05. 01. 2004 №1 «Об
утверждении унифицированных
1.3Положение о структурном подразделении – локальный нормативный акт, в котором регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность структурного подразделения.
1.4График отпусков - локальный нормативный акт, применяется для отражения сведений о времени распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации) и является обязательным как для работодателя, так и для работника.
Документ содержит следующие реквизиты:
-
наименование структурного
-профессии
(должности) по штатному
-фамилию, имя, отчество работника;
-табельный номер;
-количество дней отпуска, запланированную и фактическую дату его начала , а так же основание для перенесения отпуска и дату предполагаемого отпуска в случае его перенесения.
Форма № Т-7 постановления Госкомстата России от 05. 01. 2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
1.5Должностные инструкции - локальный нормативный акт, в котором регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность работника в соответствии с занимаемой должностью. Основой для составления документа и оформления должностных инструкций служит «Квалифицированный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный постановлением Минтруда России от 21. 08. 98 № 37.2
2.Распорядительная документация
2.1Приказы по личному составу - готовятся отделом кадров при приеме на работу, назначении на должность, предоставлении отпуска, направлении в командировку, взысканиях и поощрениях сотрудников, увольнении и т.д. для составления приказов используются унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 № 1
Приказ оформляется на бланке конкретного вида документа и на чистом листе, как правило формата А 4. . В заголовке к тексту такого приказа пишут: "О приёме на работу", "О переводе на другую работу" (Приложение 1), "Об увольнении", "О предоставлении отпуска" (Приложение 2), "О поощрении", "О нарушении", "О наложении административного взыскания" и т.п.
В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать, распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами. А имя и отчество – строчными буквами, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издаётся приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.
Образующиеся в организации приказы по личному составу имеют следующие сроки хранения:
-приказ
о предоставлении ежегодных
-приказ
о краткосрочном
-приказ о дежурстве; 5лет
-приказ о применении дисциплинарного взыскания; 5 лет
-приказ о приеме на работу; 75 лет
-приказ о переводе на другую работу; 75 лет
-приказ об увольнении; 75 лет
-приказ о поощрении; 75 лет
-приказ
об изменении
-приказ о предоставлении отпусков без сохранения заработной платы; 75 лет
2.2 Приказы по основной деятельности – регламентируют деятельность кадровой службы. Приказом по основной деятельности оформляются решения руководителя, связанные с организацией работы, порядком деятельности предприятия. Они издаются, когда требуется довести до сведения директивные документы, поступившие из вышестоящих органов, и необходимо наметить конкретные мероприятия, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.
Приказ вступает в силу с момента его подписания, если иной срок не указан в тексте. Право подписи приказа определяется законодательством. Как правило, приказ подписывает руководитель или его первый заместитель, а так же некоторые должностные лица в соответствии с их обязанностями, полномочиями и компетенцией.
Следует обратить внимание, что приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно и формируются в разные дела!3
3.Персональная документация.
3.1Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не включаются, кроме случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (ст. 66 ТК РФ). Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек в настоящее время регламентируется Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 «О трудовых книжках» и изданной на его основе Министерством труда Инструкции по заполнению трудовых книжек (постановление Минтруда от 10.10.2003 №69). С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
3.2 Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. В личное дело включаются: внутренняя опись документов дела, дополнение к личному листку по учету кадров, личный листок по учету кадров (анкета), автобиография, копия документа об образовании, трудовой договор, копия приказа о приеме на работу, копии приказов о переводе, документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных, аттестационные документы, копии приказов о переводах, поощрениях, и налагаемых на работника взысканиях. В завершении личного дела подшиваются копия заявления работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении.4
3.3 Личная карточка работника – является одним из основных документов кадровой документации. Форма карточки типовая (Форма №Т-2). Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, называются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, национальность, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указываются на основании записей в трудовой книжке.
В обязательном порядке проставляются дата заполнения карточки и подпись лица, на которое она заведена. При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа и указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа. Заполняются личные карточки от руки или машинописным способом. Графы, в которых возможно частое внесение изменений, заполняют карандашом.
По краям личной карточки предусмотрена зона для кодирования содержащейся в ней информации о работнике, что даёт возможность оперативного поиска нужной карточки с помощью соответствующих технических средств.
Не реже чем один раз в год специалист по кадрам проводит сверку всех данных о работнике в личной карточке Т-2. Кроме того, сами работники обязаны сообщать в отдел кадров обо всех изменениях, которые с ним происходили (развод, женитьба, рождение ребенка, смена адреса, смена телефона, получение образования и т.д.).
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разделы "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете", то и подписью самого работника.
Личные
дела должны храниться в архиве 75
лет.
4.Договорная документация.
4.1Трудовой договор (контракт) – это соглашение между работником и предприятием, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать работнику заработную плату, обеспечивать условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации.
В трудовом договоре устанавливаются условия найма, организации и оплаты труда, взаимные обязательства, права и ответственность сторон, а также основания по его досрочному расторжению.
Трудовой
договор оформляется в
В соответствии со ст. 58 Трудового кодекса РФ трудовые договора заключаются на неопределенный срок и на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).
После подписания обеими сторонами трудового договора администрация организации не вправе требовать от работника выполнения работы, не предусмотренной трудовым договором (ст.60 Трудового кодекса РФ).
Трудовой договор может включать в себя любые условия, не противоречащие законодательству. Стороны имеют полную свободу действий в определении содержания трудового договора в пределах, установленных обязательными для сторон законодательными и иными правовыми актами, а также документами предприятия.
Реквизитами трудового договора, придающими ему юридическую силу, являются: наименование организации, наименование вида документа (трудовой договор); дата, регистрационный номер, место заключения договора; текст; подписи; оттиск печати.
Трудовой договор должен быть заключен не позднее трех дней со дня фактического допуска сотрудника к работе.5
5. Учетная кадровая документация.
5.1Учетные формы (книги, журналы) кадровой документации.
Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу, при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Отдел
кадров ведет регистрацию документов
по личному составу и использует
следующие регистрационные
-журнал
регистрации трудовых
-журнал
регистрации приказов о приеме,
переводе и увольнении
-журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;