Характеристика современных технических средств и программных продуктов, используемых в деятельности секреторя
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ
ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
(
Н И У « Б
е л Г У »
)
ИСТОРИЧЕСКИЙ
ФАКУЛЬТЕТ
КАФЕДРА
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ
Характеристика
современных технических
средств и программных
продуктов, используемых
в деятельности секретаря
Курсовая работа
студентки заочного отделения 5 курса группы 070752
Тарасовой
Анны Павловны
Научный руководитель:
кандидат исторических наук
Рябцева
М.Л.
БЕЛГОРОД 2011
СОДЕРЖАНИЕ
Введение…………………………………………………………
- Технические средства в широком и узком смысле……………………….…....7
1.1. Способы
документирования……………………………………
1.2. Разновидности
носителей документов…………………………
2. Современные
технические средства, используемые
для создания и обработки документов……………………………………………………
2.1. Способы
и средства изменения,
2.2. Средства
телекоммуникаций……………………………………
2.3. Факсимильная связь…………………………………………….………….31
2.4. Модемная
связь……...……………………………………………………
Заключение……………………………………………………
Библиографический
список………………………………………………….…….
Введение
С точки зрения технологии управление организацией, равно как и управление отраслью хозяйства или государством, представляет собой процесс получения, обработки и передачи информации. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации этой информации, т. е. в создании документов. Практически каждое управленческое действие находит отражение в соответствующем документе. Недокументируемые управленческие операции (не требующие создания документов) являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют мизерный процент по сравнению с документируемыми.
Как известно, в
настоящее время человечество переживает
период лавинообразного роста
Деятельность любой организации зависит от способности эффективно использовать информацию. Прежде чем предпринять какое-либо управленческое действие, принять управленческое решение необходимо собрать, переработать и проанализировать необходимую для этого информацию, как правило, зафиксированную в документах. В условиях использования традиционной технологии обработка возрастающих объемов документов становится все более трудоемкой. Вместе с тем в условиях становления рыночных отношений и обостряющейся конкуренции ценность оперативной и достоверной информации для принятия оптимальных управленческих решений постоянно возрастает.
По мере расширения и усложнения деятельности любой организации, роста количества деловых документов процессы, связанные с обработкой, поиском и хранением документной информации, а также управлением документооборота в целом, грозят окончательно выйти из-под контроля, что заставляет принимать меры по повышению эффективности управленческого труда за счет использования современных технических средств и информационных технологий.
В большей степени
для использования новых
Итак, в настоящее время имеют место, с одной стороны, насущная необходимость использования современной техники и технологии в управленческих процессах; с другой — объективные предпосылки для их реализации.
В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.
Тема актуальна тем, что с развитием информационного общества во все сферы деятельности человека, в том числе и делопроизводство, внедряются все более новые технологии. С каждым годом документооборот в организациях увеличивается и необходимы технические средства для упрощения обработки, хранения, составления документации, в свою очередь слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.
Объект исследования: средства обработки информации.
Предмет исследования: современные технические средства, используемые для создания и обработки документов секретарем.
Цель работы: изучить особенности использования в деятельности секретаря современных технических средств обработки документов в делопроизводстве.
Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
- изучить способы документирования информации;
- рассмотреть
разновидности носителей
- описать способы изменения, тиражирования и физической обработки документов;
- выявить особенности
применения средств
Ряд авторов в своих работах рассматривают проблему современных технических средств, используемых в деятельности секретаря.1 Следует отметить, что по данной проблеме имеется большое количество литературы.2
Однако наибольший интерес представляют статьи, опубликованные в профессиональных периодических изданиях таких, как «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Делопроизводство», «Секретарское дело».3 Можно отметить наличие отдельных интрнет-публикаций по рассматриваемой проблематике4.
Салков В.В. в
своей работе проанализировал и
обобщил основные вопросы теории
и практики современных технических
средств и программных
Специфику работы
компьютерных сетей России в своей статье
изложила Ю.И. Волкова.6
1.
Технические средства
в широком и
узком смысле
Техника — общее название различных приспособлений, механизмов и устройств, не существующих в природе и изготовляемых человеком.7
Основное назначение техники — избавление человека от выполнения физически тяжёлой или рутинной (однообразной) работы, чтобы предоставить ему больше времени для творческих занятий облегчить его повседневную жизнь.
Основными задачами техники является:
-Создание материальных и культурных ценностей;
-Производство, преобразование и передача различных видов энергии;
-Сбор, обработка и передача информации;
-Создание и использование различных средств передвижения;
-Поддержание обороноспособности
Универсальная классификация технических средств ещё не создана, да и вряд ли будет создана в будущем. В настоящее время техника классифицируется по областям применения, например: промышленная техника, транспорт, бытовая техника, вычислительная техника и т. д. Дополнительно технику можно разделить на производственную, например, станки, инструменты, средства измерения и т. д., и непроизводственную — бытовая техника, легковой транспорт, техника для досуга.
Различные технические
устройства позволяют значительно
повысить эффективность и
1.1. Способы документирования
Фиксация информации на материальных носителях, как это явствует из определения документа, осуществляется созданным человеком способом. Под способом документирования понимается действие или совокупность действий, которые применяются в процессе записи информации. По мере развития человеческого общества количество этих способов постоянно увеличивалось и становилось все более разнообразным.
Исторически первым способом документирования был начертательный способ. Этот способ заключается в нанесении языковых знаков и знаков изображений на поверхность материального носителя, обычно при помощи какого либо красящего вещества. Сначала с использованием простейших пишущих средств (стило, калам) VII-VI в. до Р.Х.
На смену простейшим средствам приходят перья гусиные, утиные, вороновые. Однако уже в Древнем Риме появились перья из бронзы и меди. В 1809 году была запатентована первая ручка, изобретателем которой стал Фридерик Фолш из Австрии. В 1938 Венгерским журналистом Йозефом Ласло Биро была изобретена шариковая ручка, в которой «Вечное перо» было заменено свободно вращающимся шариком. В 1949 году появилась первая советская шариковая ручка. В 1960-1970 годах в процессе усовершенствования чернил для перьевых ручек стали появляться маркеры, рапидографы, фломастеры. Процесс усовершенствования и модификации ручек продолжается. Простейшие орудия письма по-прежнему остаются наиболее распространёнными средствами ручного, текстового и изобразительного документирования. Они отличаются простотой конструкции, надёжностью, разнообразием. Практически все кому приходиться работать с документами пользуются ручными пишущими средствами, однако их использование не обеспечивает высокой производительности в процессе документирования.
Среди разнообразия способов документирования можно выделить:
1.Механическая запись:
1.1.Перфорирование (таким способом создают документы массивы, которых (полностью или частично) называют технотронными, машиночитаемыми, аудиовизуальными;
1.2.Аналоговая и механическая звукозапись. Механическая запись звука – это система с помощью, которой на движущемся материальном носителе вырезается или выдавливается канавка в соответствии с записываемыми звуковыми колебаниями. Механическая звукозапись представляет собой типичную аналоговую запись информации;
2.Фотохимический способ (фото-документирование);
3.Кинодокументирование;
4. Электронный способ документирования. Электронное документирование.
5.Оптическая (лазерная) и магнитооптическая запись и воспроизведение информации;
6.Голография;
Документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме.8 Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.
К кодированию информации человек стал прибегать с давних пор. Как справедливо отмечается в литературе, уже письмо и арифметика представляют собой не что иное, как системы кодирования речи и числовой информации. Однако решающий шаг был сделан в результате изобретения, так называемого двоичного кодирования, т.е. кодирования информации с помощью всего лишь двух символов – 0 и 1, называемых битами (от англ. bit – binary digit – двоичная цифра). Таким способом стало осуществляться кодирование букв, цифр, других знаков и символов, а также изображения, звука. Именно двоичное кодирование было заложено в конструкцию компьютеров.
В первой четверти 20 столетия были изобретены и широкое распространение в радиотехнике получили электронные лампы.
В результате на рубеже 1930-х – 1940-х годов сразу в нескольких странах мира, в том числе и в СССР, возникла идея создания программно управляемых вычислительных машин. В нашей стране серийное производство ЭВМ было налажено в 1952 г. С появлением компьютеров началось быстрое развитие автоматизации процессов документирования информации, её передачи, хранения и использования. Всё более широкое распространение получают документы на машинных носителях, т.е. документы, созданные с использованием материальных носителей и способов записи, обеспечивающих обработку документированной информации электронно-вычислительной техникой.
С начала 1960-х годов в Советском Союзе стали действовать первые вычислительные комплексы, предназначенные для автоматизированной обработки управленческой информации. К середине 1980-х годов в стране насчитывалось уже более 6000 автоматизированных систем управления. Это привело к массовому созданию управленческих документов на машинных носителях. В 1982 г. было создано первое в СССР архивохранилище машиночитаемых документов.
С конца 1980-х
гг. в нашей стране начинается широкое
использование персональных компьютеров.
К настоящему времени в большинстве
организаций, учреждений, на предприятиях
работа с документами осуществляется
преимущественно с помощью компьютерной
техники. Таким образом, электронные документы
прочно вошли в сферу документационного
обеспечения управления. Во второй половине
1990-х годов вошёл в употребление и сам
термин “электронный документ”.
1.2.
Разновидности носителей
документов
В современном мире информация является ценнейшим ресурсом, сопоставим разве что со временем. Информация выполняет множество задач в жизни общества, обеспечивая коммуникационное воздействие всех его составляющих, фиксируя, сохраняя и передавая полученные и накопленные знания. И все же ключевую роль информация играет именно в управлении. Управленческая информация фиксируется в документах. Документ как носитель информации, является информационным ресурсом управление которым возложено на специалистов-документоведов. Приведём несколько определений понятия Информация:
На сегодняшний день в Российской Федерации накоплены огромные запасы информации, сосредоточенной в разнообразных базах и банках данных, на дискетах и CD-ROM, на других носителях информации. Эта информация применяется повсеместно - в библиотеках, информационных центрах, музеях, архивах, образовательных учреждениях и других организациях.
Сама информация
не выступает достаточным
Носители информации применяются для записи, хранения, чтения, передачи и распространения информации.
Рассмотрим классификацию носителей информации:
* по основному назначению
1. Общего широкого назначения (такие как бумага);
2. Специализированные (только для цифровой записи);
* по количеству циклов записи
1. Для однократной записи
2. Для многократной записи
* По долговечности
1.Для кратковременного хранения (накопления)
2.Для долговременного хранения
Наиболее массовым типом являются носители на бумажной основе. Большинство современных документов, функционирующих в обществе, выполнены на бумажной основе или заменителях бумаги. Их называют бумажными, т. е. имеющими бумажный носитель.
В этих носителях информация отображается в виде символов и образов. Такая информация отнесена к разряду документированной информации и представляет собой различные виды документов.
К бумажным относятся деловые документы, научно-техническая документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты, ноты, издания, перфоленты, перфокарты и др.
Бумага соответствует многим требованиям: относительно проста в изготовлении, доступна, в меру прочна, достаточно долго хранится и позволяет легко фиксировать информацию. Самое ценное качество бумаги — она позволяет тиражировать информацию. Массовое распространение информации с помощью книгопечатания стало возможным лишь в результате промышленного изготовления бумаги.
Появление искусственных носителей на полимерной основе (шеллак, полихромвинил, полупроводник, биомасса) пополнило видовое разнообразие документов, способных нести звуковую речь, музыку, движущееся и объемное изображение. Были созданы грампластинки, магнитные пленки, фото- и кинопленки, магнитные и оптические диски — материальные носители такой информации, которая не может быть зафиксирована на бумаге.
К полимерно-пленочным документам относятся: кинодокументы (кино-, диа-, видеофильм), фотодокументы (диапозитив, микрофильм, микрокарта, микрофиша), фотодокументы (магнитные фонограммы для записи изображения и звука), документы для использования в ЭВМ (перфоленты). Группу полимерно-пластиночных документов составляют: гибкий магнитный диск, магнитная карта, гибкая и жесткая грампластинка, оптический диск — как жесткий, так и мягкий.
Передача документированной
информации во времени и пространстве
непосредственно связана с
Поэтому не случайно проблема долговечности материальных носителей информации во все времена привлекала внимание участников процесса документирования. Уже в древности наблюдается стремление зафиксировать наиболее важную информацию на таких сравнительно долговечных материалах, как камень, металл.
В процессе документирования наблюдалось стремление использовать качественные, стойкие краски, чернила.
Однако, решая проблему долговечности, человек сразу же вынужден был заниматься и другой проблемой, заключавшейся в том, что долговечные носители информации были, как правило, и более дорогостоящими. Поэтому постоянно приходилось искать оптимальное соотношение между долговечностью материального носителя информации и его стоимостью. Эта проблема до сих пор остаётся весьма важной и актуальной.
Рассмотрим запоминающее устройство, как вид носителя информации.
Запоминающее устройство (ЗУ) — носитель информации, предназначенный для записи и хранения данных. В основе работы запоминающего устройства может лежать любой физический эффект, обеспечивающий приведение системы к двум или более устойчивым состояниям. ЗУ можно классифицировать по устойчивости записи на:
· Постоянные ЗУ (ПЗУ), содержание которых не может быть изменено конечным пользователем (например, CD-ROM). ПЗУ в рабочем режиме допускает только считывание информации;
· Записываемые ЗУ (ППЗУ), в которые конечный пользователь может записать информацию только один раз (например, CD-R);
· Многократно перезаписываемые ЗУ (ПППЗУ) (например, CD-RW);
· Оперативные ЗУ (ОЗУ) обеспечивает режим записи, хранения и считывания информации в процессе её обработки. Быстрые, но дорогие ОЗУ (SRAM) строят на триггерах, более медленные, но дешёвые разновидности ОЗУ — динамические ЗУ (DRAM) строят на конденсаторах. В обоих видах ЗУ информация исчезает после отключения от источника тока.
По типу доступа ЗУ делятся на:
·Устройства с последовательным доступом (например, магнитные ленты);
·Устройства с произвольным доступом (RAM) (например, оперативная память);
·Устройства с прямым доступом (например, жесткие магнитные диски);
·Устройства с ассоциативным доступом (специальные устройства, для повышения производительности БД).
По геометрическому построению:
·дисковые (магнитные диски, оптические, магнитооптические);
·ленточные (магнитные ленты, перфоленты);
·барабанные (магнитные барабаны);
·карточные (магнитные карты, перфокарты, флэш-карты, и др.)
·печатные платы (карты DRAM).
По физическому принципу:
1.перфорационные (с отверстиями или вырезами):
- перфокарта;
- перфолента;
2.с магнитной записью:
- ферритовые сердечники;
- магнитные диски (жесткий и гибкий);
- магнитные ленты;
- магнитные карты;
3.оптические:
- CD
- DVD
- HD-DVD
- Blu-ray Disc
4.Магнитооптические
- CD-MO
5.Использующие накопление электростатического заряда в диэлектриках (конденсаторные ЗУ, запоминающие электроннолучевые трубки);
6.Использующие эффекты в полупроводниках (EEPROM, флэш-память);
7.Звуковые и ультразвуковые (линии задержки);
8.Использующие сверхпроводимость (криогенные элементы) и др.
По форме записанной информации выделяют аналоговые и цифровые запоминающие устройства.
Цифровые запоминающие устройства — устройства, предназначенные для записи, хранения и считывания информации, представленной в цифровом коде.
Говоря об электронном документе необходимо учитывать форматы этих документов. Формат электронного документа – это формат файла в котором содержится текстовая и аудиовизуальная информация в закодированном виде. Текстовые форматы используются для создания текстов при помощи текстовых процессоров.
- DOC для просмотра и изменения текста документа
- PDF формат отображения документа в идентичном виде
- RTF предназначен
для просмотра документов, их
редактирования в различных