Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Хранение, анализ и представление данных о деятельности КСУП «Ударный»

Филиал Государственного учреждения образования

«Институт технологий информатизации и управления»

Белорусского государственного университета

в г.Гродно

Курсовая работа

По дисциплине «Информационные системы и технологии в бизнесе»

тема:

«Хранение, анализ и представление данных о деятельности КСУП «Ударный»

Выполнила: Гусак Е.В.

слушатель 2 курса

специальность 1-26 02 84

«Информационное и правовое обеспечение бизнеса»

группа 01-11

Научный руководитель:

доцент, Кадан А.М.

Гродно, 2013

В условиях развития современного общества информационные технологии глубоко проникают жизнь людей. Они очень быстро превратились в жизненно важный стимул развития не только мировой экономики, но и других сфер человеческой деятельности. Сейчас трудно найти сферу, в которой сейчас не используются информационные технологии. Так, в промышленности информационные технологии применяются не только для анализа запасов сырья, комплектующих, готовой продукции, но и позволяют проводить маркетинговые исследования для прогноза спроса на различные виды продукции, находить новых партнеров и многое другое.

При этом все бухгалтерские операции на предприятиях и не только, сейчас основываются на применении информационных технологий. Как известно эффективность роботы государственного управления во многом зависит от уровня взаимодействия между гражданами, предприятиями и другими органами управления. Поэтому в государственном управлении информационные технологии позволяют одновременно использовать информационные, организационные, правовые, социально-психологические, кадровые и другие факторы, что значительно облегчает роботу и организацию самого процесса управления. Конечно, применение таких технологий не решает всех проблем, но значительно ускоряют роботу на сложных участках аналитической деятельности, например, во время проведения анализа и оценки оперативной обстановки в сложных ситуациях, подготовки и формирования отчетов и справок.

Применение информационных технологий в научной сфере и в сфере образования сложно переоценить. Сейчас трудно представить себе школу, в которой бы не было компьютерного класса. Сейчас существует масса электронных библиотек, воспользоваться которыми можно не выходя из дома, что значительно облегчает процесс обучения и самообразования. При этом информационные технологии способствуют развитию научных знаний.

Так как увеличивается скорость обмена информацией и появляется возможность проводить сложные математические расчеты за несколько секунд и многое другое. Информационные технологии это один из современных способов общения, главными преимуществами которого являются общедоступность. Используя информационные технологии можно с легкостью получить доступ к интересующей вас информации, а также пообщаться с живым человеком. С одной стороны это имеет отрицательный эффект, так как люди все меньше общаются «вживую», при непосредственном контакте, но с другой стороны позволят общаться с человеком, который находится на другом конце света, а это согласитесь, имеет огромное значение.

Подведя итог можно сказать, что информационные технологии глубоко проникли в нашу жизнь и современное общество, которое не сможет в нынешнем виде существовать без них.

Глава 1. Анализ технологий

П.1.1 Информатизация в работе КСУП «Ударный»

КСУП «Ударный»– Коммунальное сельскохозяйственное унитарное предприятие «Ударный» — агропромышленное предприятие, находящееся в Лельчицком районе Гомельской области.

Хозяйство располагает 5055 гектарами сельскохозяйственных угодий, в том числе 2256 гектарами пашни. Средний балл пашни — 25,9. Поголовье крупного рогатого скота — 2912 голов, в том числе 755 коров.

Основными производственными специализациями являются выращивание зерновых и зернобобовых, кормовых и технических культур, производство молока и мяса.

В отрасли растениеводства специалисты хозяйства делают ставку на повышение эффективности использования земель. Для проведения всех видов полевых работ имеется необходимая техника, прицепные и навесные агрегаты. Плановая модернизация животноводческих объектов позволяет хозяйству увеличивать объёмы производства животноводческой продукции и улучшать её качество.

Предприятие заинтересовано во взаимовыгодных партнёрских отношениях по всем направлениям своей деятельности.

Современные информационные образовательные технологии открыли принципиально новые возможности для совершенствования учебного процесса и повышения образовательного уровня студентов университета. С каждым годом повышаются требования к осуществлению образовательного процесса, к использованию современных электронных средств обучения, внедрению новых информационных технологий, как в работу преподователей, так и в работу администрации. В «Гродненском государственном университете» существует множество различных средств обучения. Что касается хранения, анализа и обработки информации, то здесь используется программа для работы с электронными таблицами Excel.

П.1.2 Технологии хранения базы данных

В университете имеется достаточно большой объем данных о работниках и студентов учреждения образования. Возникла необходимость организовать хранение этой информации таким образом, чтобы ее было удобно просматривать, пополнять, изменять, искать нужные сведения, делать любые выборки, осуществлять сортировку в любом порядке. Основным средством хранения данных до недавнего времени, была бумага. Данные в отделе кадров хранились в виде списков в толстых журналах, папках, на картонных карточках. Каждый год, информация изменяется, дополняется, удаляется, информации становиться все больше, и, как бы совершенна ни была организация хранения такой информации, обработка данных в ней — дело длительное и трудоемкое.

Сейчас для хранения данных о сотрудниках немыслимо без использования электронных таблиц Excel и MS Access. Для составления и передачи отчетов в конце семестра, года ГГАУ использует таблицы Excel и MS Access.

П.1.3 Технологии анализа данных, возможности MS Excel

Microsoft Office - семейство программных продуктов Microsoft, которое объединяет самые популярные в мире приложения в единую среду, идеальную для работы с информацией. В Microsoft Office входят текстовый процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint и новое приложение Microsoft Outlook. Все эти приложения составляют Стандартную редакцию Microsoft Office. В Профессиональную редакцию входит также СУБД Microsoft Access.

Microsoft Excel – программа предназначенная для организации данных в таблице для документирования и графического представления информации.

Программа MS Excel применяется при создании комплексных документов в которых необходимо:

-иcпользовать одни и те же данные в разных рабочих листах;

-измнить и восстанавливать связи.

Преимуществом MS Excel является то, что программа помогает оперировать большими объемами информации. рабочие книги MS Excel предоставляют возможность хранения и организации данных, вычисление суммы значений в ячейках. Ms Excel предоставляет широкий спектр методов позволяющих сделать информацию простой для восприятия.

В наше время, каждому человеку важно знать и иметь навыки в работе с приложениями Microsoft Office, так как современный мир насыщен огромным количеством информацией, с которой просто необходимо уметь работать.

Продукт корпорации Microsoft - Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые в нем формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства. Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам. Для выполнения почти всех основных операций Access предлагает большое количество Мастеров (Wizards), которые делают основную работу за пользователя при работе с данными и разработке приложений, помогают избежать рутинных действий и облегчают работу пользователю.

Средствами Access можно выполнить следующие операции.

1. Проектирование базовых объектов ИС - двумерных таблиц с разными типами данных, включая поля объектов OLE.

2. Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и удаления записей.

3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата логической алгебры (для фильтрации данных).

4. Создание, модификация и использование производных объектов информационных систем (форм, запросов и отчетов), с помощью которых в свою очередь выполняются следующие операции:

· оптимизация пользовательского ввода и просмотра данных(формы);

· соединение данных из различных таблиц;

· проведение групповых операций (т.е. операций над группами записей, объединенных каким-то признаком), с расчетами и формированием вычисляемых полей;

· отбор данных с применением аппарата логической алгебры (запросы);

·составление печатных отчетов по данным, которые содержатся в таблицах и запросах БД.

П.1.4 Технология работы с MS Excel

Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу. Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Основные возможности электронных таблиц:

проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;

автоматизация итоговых вычислений;

решение задач путём подбора значений параметров;

обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;

проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);

подгтовка табличных документов;

построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;

создание и анализ баз данных (списков).

Объектом обработки MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя, и расширение .MDB. В этот файл входят основные объекты MS Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Разработка базы данных разбивается на следующие основные этапы.

Определение цели создания базы данных. На первом этапе разработки базы данных необходимо определить ее назначение и как она будет использоваться. Необходимо сформулировать вопросы, ответы на которые будем получать с помощью базы данных. Необходимо создать эскизы отчетов, которые хотелось бы получить. Собрать формы, которые использовались для ввода данных. По мере определения предназначения базы данных начнет формироваться перечень необходимых данных. Зная это, можно определить, какие фактические данные следует сохранять в базе данных и по каким темам распределяются эти данные. Темам должны соответствовать таблицы, а данным - поля (столбцы) в этих таблицах.
Определение нужных полей в базе данных. Каждое поле содержит определенные фактические данные. Для каждого типа сведений следует создать отдельное поле.
Определение таблиц, которые должна содержать база данных. Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.
Определение таблиц, к которым относятся поля. При решении вопроса, к какой таблице должно относиться каждое поле, необходимо учитывать следующие принципы разработки определения полей с уникальными значениями в каждой записи. Для связывания в Microsoft Access сведений, хранящихся в разных таблицах, каждая таблица базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющих каждую запись. Такое поле или набор полей называют первичным ключом.
Определение связей между таблицами. После разбиения сведений на таблицы и определения полей первичного ключа необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять связанные сведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы данных Microsoft Access.
Усовершенствование структуры базы данных. После создания нужных таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.
Создание таблицы в Microsoft Access, создание между ними связи и введение в таблицы достаточного объема данных для проверки структуры. Возможно создание черновых форм и отчетов, проверка полученных данных, корректировка.
Ввод данных и создание других объектов базы данных. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно ввести все данные. Затем можно создать все необходимые объекты базы данных - запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

П.1.5 Структура электронных таблиц

Файл, созданный средствами MS Excel, принято называть рабочей книгой. Рабочих книг создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти на соответствующем устройстве памяти. Открыть рабочих книг можно столько, сколько их создано. Однако активной рабочей книгой может быть только одна текущая (открытая) книга.

Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру. В окне документа отображается только текущий (активный) рабочий лист, с которым и ведётся работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа в нижней части окна. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щёлкнуть мышкой на его ярлычке и заменить старое имя на новое или путём выполнения следующих команд: меню Формат, строка Лист в списке меню, Переименовать. А можно и, установив указатель мышки на ярлык активного рабочего листа, щёлкнуть правой кнопкой мыши, после чего в появившемся контекстном меню щёлкнуть по строке Переименовать и выполнить переименование. В рабочую книгу можно добавлять (вставлять) новые листы или удалять ненужные. Вставку листа можно осуществить путём выполнения команды меню Вставка, строка Лист в списке пунктов меню. Вставка листа произойдёт перед активным листом. Выполнение вышеизложенных действий можно осуществить и с помощью контекстного меню, которое активизируется нажатием правой кнопки мышки, указатель которой должен быть установлен на ярлычке соответствующего листа. Чтобы поменять местами рабочие листы нужно указатель мышки установить на ярлычок перемещаемого листа, нажать левую кнопку мышки и перетащить ярлычок в нужное место.

Рабочий лист (таблица) состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист содержит 256 столбцов, поименованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются числами от 1 до 65536.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами, предназначенными для хранения данных. Каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых расположена ячейка, например, A1, B5, DE324. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени активной может быть только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется рамкой. Эта рамка в Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования данных всегда производятся только в активной ячейке.

На данные, расположенные в соседних ячейках, образующих прямоугольную область, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Группу ячеек, ограниченную прямоугольной областью, называют диапазоном. Наиболее часто используются прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие адрес первой ячейки и адрес последней ячейки диапазона, например, B5:F15. Выделение диапазона ячеек можно осуществить протягиванием указателя мышки от одной угловой ячейки до противоположной ячейки по диагонали. Рамка текущей (активной) ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон.

Для ускорения и упрощения вычислительной работы Excel предоставляет в распоряжение пользователя мощный аппарат функций рабочего листа, позволяющих осуществлять практически все возможные расчёты.

В целом MS Excel содержит более 400 функций рабочего листа (встроенных функций). Все они в соответствии с предназначением делятся на 11 групп (категорий):

финансовые функции;

функции даты и времени;

арифметические и тригонометрические (математические) функции;

статистические функции;

функции ссылок и подстановок;

функции баз данных (анализа списков);

текстовые функции;

логические функции;

информационные функции (проверки свойств и значений);

инженерные функции;

внешние функции.

Запись любой функции в ячейку рабочего листа обязательно начинается с символа равно (=). Если функция используется в составе какой-либо другой сложной функции или в формуле (мегаформуле), то символ равно (=) пишется перед этой функцией (формулой). Обращение к любой функции производится указанием её имени и следующего за ним в круглых скобках аргумента (параметра) или списка параметров. Наличие круглых скобок обязательно, именно они служат признаком того, что используемое имя является именем функции. Параметры списка (аргументы функции) разделяются точкой с запятой (;). Их количество не должно превышать 30, а длина формулы, содержащей сколько угодно обращений к функциям, не должна превышать 1024 символов. Все имена при записи (вводе) формулы рекомендуется набирать строчными буквами, тогда правильно введённые имена будут отображены прописными буквами.

. П.1.6 Технологии OLAP в анализе больших объемов данных

OLAP (On-Line Analytical Processing) – технология оперативной аналитической обработки данных использующая средства и методы для сбора, хранения и анализа многомерных данных и целях поддержки процессов принятия решений.

Создание OLAP-системы позволит:

1) Интегрировать данные различных информационных систем, создав единую версию правды;

2) Проектировать новые отчеты несколькими щелчками мыши без участия программистов;

3) В реальном времени анализировать данные по любым категориям и показателям на любом уровне детализации;

4) Производить мониторинг и прогнозирование ключевых показателей.

Двенадцать правил, которым должны удовлетворять продукты, позволяющие выполнять оперативную аналитическую обработку:

Многомерность;

Прозрачность;

Доступность;

Постоянная производительность при разработке отчетов;

Клиент-серверная архитектура;

Равноправие измерений;

Динамическое управление разреженными матрицами;

Поддержка многопользовательского режима;

Неограниченные перекрестные операции;

Интуитивная манипуляция данными;

Гибкие возможности получения отчетов;

Неограниченная размерность и число уровней агрегации.

П.1.7 Выводы и требования к проекту

Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) –мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу. Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера. Поскольку Access входит в состав Microsoft Office, он обладает многими чертами, характерными для приложений Office, и может обмениваться с ними информацией.

Проект направлен на создание прототипа информационной системы, которая позволяет:

-представлять, анализировать, хранить данные о кадровом составе КСУП «Ударный»,

-решать задачи, связанные с анализом кадрового состава КСУП«Ударный»,

-готовить сводные ведомости, отражающие различные данные и зависимости с последующим размещением на Web-сервере.

Программы, которые просто хранят данные только в одной таблице, часто называют плоскими базами данных. Access хранит информацию в нескольких связанных между собой таблицах, но в одном файле. При правильной организации информации все таблицы можно трактовать как единую область памяти и извлекать из них данные в соответствии с потребностями.

Поскольку Access входит в состав Microsoft Office, он обладает многими чертами, характерными для приложений Office, и может обмениваться с ними информацией.

Access - одна из самых удобных и простых.

Преимущества Access:

Быстрое и легкое создание базы данных, с использованием встроенных шаблонов.

Возможность централизованно управлять таблицами.

Возможность использования средств автоматизации и добавление сложных выражений без написания кода.

Связь с другими приложениями Microsoft Office (MS Word, MS Excel).

В Microsoft Access включены свойства, позволяющие публиковать данные из Microsoft Access на Web-сервере.

Проект направлен на создание прототипа информационной системы, которая позволяет:

-решать задачи, связанные с анализом кадровый состав КСУП «Ударный»,

-представлять, анализировать, хранить данные о кадровом составе КСУП «Ударный»,

Глава 2. Модель проекта

П.2.1 Задачи, которые необходимо решить

Разработать прототип информационной системы, которая позволяет:

-анализировать студенческий состав КСУП «Ударный»,-представлять, анализировать, хранить данные о кадровом составе КСУП «Ударный»-подготавливать сводные ведомости, отражающие ФИО рабочих, дату рождения, образование (бюджетное или платное), категорию, адрес, наличие , номер договора и срок действия контракта, курсы повышения квалификации, семейное положение (кол-во несовершеннолетних детей), и многое другое, а также разместить на Web-сервере.

Для хранения и представления данных предполагается использовать Microsoft Excel и MS Access.

П.2.2 Модель данных задачи

Модель данных задачи должна иметь 5 таблиц, отражающих:

1-я таблица – «ФИО»- фамилия, имя, отчество, дата рождения, .

2-я таблица – « Должность» - год принятия на работу, занимаемая должность

3-я таблица – «Семейное положение» - нахождение в браке, наличие несовершеннолетних детей.

4-я таблица – «Образование»-образование, год окончания, курсы повышения квалификации, специальность

5-я таблица – «Адрес» - адрес, телефон, e-mail.

Основная таблица – «ФИО», связь данных – один к одному.

Таблицы должны иметь следующий вид:

Таблица 1. «ФИО»

№	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рождения

Таблица 2. «Должность»

№	Занимаемая должность	Год принятия на работу

Таблица 3. «Семейное положение»

№	Замужем/женат	Наличие детей	Несовершеннолетние

Таблица 4. «Адрес»

№	Улица	Дом	Квартира	Телефон дом	Телефон моб	Индекс	e-mail

Данные таблицы создаются в режиме Конструктора путем задания имен полей, их типов и свойств. В каждую из таблиц впоследствии будут внесены необходимые данные. Создадим ключевое поле.

Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется схема данных. После подготовки и заполнения таблиц необходимо соединить их определенным видом связи. В данном случае подойдет связь «один к одному», так как каждая запись в первой таблице может иметь не более одной связанной записи во второй таблице и наоборот.

Целесообразно ввести некоторое количество данных для проверки, еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты.

Предварительно проверив, отвечают ли структуры таблиц поставленным требованиям, ввести все данные.