Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Хранение бухгалтерских документов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Забайкальский государственный университет»

(ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»)

Факультет ______________________________________________________________________

Кафедра ________________________________________________________________________

КУРСОВАЯ РАБОТА

по _____________________________________________________________________________

(наименование дисциплины)

на тему _________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Выполнил студент группы _________________________________________________________

(группа, фамилия, имя, отчество)

Руководитель работы:_____________________________________________________________ (должность, ученая степень, фамилия, имя, отчество)

Чита

20__

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Забайкальский государственный университет»

(ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»)

Факультет ______________________________________________________________________

Кафедра ________________________________________________________________________

ЗАДАНИЕ

на курсовую работу

По дисциплине __________________________________________________________________

Студенту _______________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

специальности (направления подготовки) ____________________________________________

________________________________________________________________________________

1 Тема курсовой работы ___________________________________________________________

________________________________________________________________________________

2 Срок подачи студентом законченной работы________________________________________

3 Исходные данные к работе _______________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

4 Перечень подлежащих разработке в курсовой работе вопросов:

_______________________________________________________________________________

5 Перечень графического материала (если имеется):

Дата выдачи задания _________________

Руководитель курсовой работы_____________________________________________

(подпись, расшифровка подписи)

Задание принял к исполнению

«__» _________________ 20__г.

Подпись студента _______________ / __________________________/

(И.О.Ф.)

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Забайкальский государственный университет»

(ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»)

Факультет ____________________________________________________________________

Кафедра______________________________________________________________________

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к курсовой работе

по _____________________________________________________________________________

(наименование направления подготовки)

на тему ______________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Выполнил студент группы ______________________________________________________

(группа, фамилия, имя, отчество)

Руководитель работы:_____________________________________________________________ (должность, ученая степень, фамилия, имя, отчество)

РЕФЕРАТ

Для достижения поставленной цели необходимо решить такие задачи как:

- ознакомиться с нормативными документами, прописывающие порядок хранения документов;

- проанализировать какие документы подлежат хранению;

- выбор способа хранения документов.

Ключевые слова: Порядок хранения бухгалтерских документов, Уничтожение бухгалтерских документов, Виды бухгалтерских документов, Сроки хранения бухгалтерских документов, Организация архива, Требования к условиям хранения.

Курсовая работа включает в себя разделы:

- общие положения;

- условия хранения;

- движение документов.

При написании курсовой работы мною были использованы учебные пособия по бухгалтерскому учёту, кодекс об административных правонарушениях, Федеральный Закон от 22.10.2004 за №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», положения из Росархива от 06.02.2002., приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558, Федеральный закон от 06.12.11 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», приказ Минкультуры от 25.08.2010 г. N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………………...... 1.Общие положения……………………………………………………............

1.1.Основные документы…………………………………………….......

1.2.Виды и сроки хранения………………………………………….......

1.3.Ответственность за нарушение хранения документов.....................

1.4.Момент исчисления сроков хранения................................................

2.Условия хранения……………………………………………………............

2.1.Варианты организации хранения документов........…………….......

2.2.Организация учёта архивных документов.........................................

2.3.Ответственность за ненадлежащее хранение документов ……......

3.Движение документов…………………………………………………….....

3.1.Выдача документов………………………………………………......

3.2.Уничтожение документов……………………………………….......

4.Задача……………………………………………………………………........

Заключение…………………………………………………………………......

Список использованных источников.......………………………………….....

ВВЕДЕНИЕ

Цель курсовой работы – разобрать, насколько важно хранение бухгалтерских документов в организации, какими законами регулируется и какова ответственность за ненадлежащую организацию архивных документов. Ведь по закону бухгалтерские документы являются своего рода оправдательными документами, имеющими юридическую силу.

Бухгалтерские документы составляют до 80% общего документооборота организации. Хранение, а также своевременное уничтожение бухгалтерских документов – актуальная задача для многих бухгалтеров. Чаще всего особое внимание уделяется требованиям законодательства в части порядка и сроков хранения бухгалтерской документации. Таким образом, перед организацией встаёт множество вопросов:

организация учёта архивных документов;
безопасное хранение документов организации;
уничтожение архивных документов;
какие документы организацией передаются в архив;
и другие;

Значение документов в бухгалтерском учете чрезвычайно велико. Они являются источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранность материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.

1.Общие положения.

1.1Основные документы

Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:

Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Основными правилами работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002;
Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558;
Действующим Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105.
Федеральным законом от 06.12.11 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
Налоговым кодексом РФ;

В Федеральный закон от 06.12.11 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет. Также следует отметить, что в соответствии со статьей 5 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что хранение документов относится как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.

1.2. Виды и сроки хранения бухгалтерских документов

Виды бухгалтерских документов, с которыми работает бухгалтерия, делят на две группы.

Рисунок 1 – Виды бухгалтерских документов

Рассмотрим, в течение, какого срока следует хранить те или иные бухгалтерские (налоговые) документы. Рассмотрим Федеральный закон от 06.12.11 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В статье 29 которого указано, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность, документы учетной политики (включая рабочий план счетов) подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Налоговое же законодательство (подпункт 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ) требует в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (в том числе бумаг, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату и удержание налогов). Как мы видим, сроки, установленные бухгалтерским и налоговым законодательством, не совпадают. Кроме этого, срок хранения каждого конкретного документа нужно определять в соответствии с Перечнем, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 г. N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

Чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных законодательством, следует руководствоваться следующими правилами:

— Хранить документы не менее пяти лет, если Перечнем установлены меньшие сроки хранения;

— Хранить документы в течение сроков, установленных Перечнем, если он предусматривает период хранения, превышающий пять лет.

Таблица 1 – Сроки хранения отдельных документов;

№ п/п	Сроки хранения отдельных документов
	Вид документа		Срок хранения документов
	1		2
1	Бухгалтерская отчётность: годовая квартальная (при наличии годовой)		Не менее 10 лет 5 лет
2	Бухгалтерские учётные регистры (Главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и т.д.)	5 лет при условии завершения проверки (например: налоговой) и отсутствие разногласий

	Продолжение таблицы 1
3	Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт хозяйственных операций		5 лет при условии завершения проверки (например: налоговой) и отсутствие разногласий
4	Лицевые счета		75 лет
5	Документы на выдачу заработной платы, пособий, материальной помощи и т.д., доверенности на получение денег или товарно-материальных ценностей		5 лет при условии завершения проверки (например: налоговой) и отсутствие разногласий
6	Документы о ведении валютных операций, операции с грантами		Не менее 10 лет
7	Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)		5 лет после исчисления срока действия договора
8	Табели учёта рабочего времени		1 год
9	Трудовые договоры		75 лет
10	Трудовые книжки невостребованные		Не менее 50 лет
11	Графики предоставления отпусков		1 год

1.3. Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов.

За организацию хранения учетных документов, регистров учета и бухгалтерской отчетности отвечает руководитель организации (Федеральный закон от 06.12.11 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). А их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер.

За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность — штраф на должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб.

1.4. Момент исчисления сроков хранения документов

По общему правилу началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за годом, в котором они закончены делопроизводством. Однако для ряда документов срок хранения начинает исчисляться в порядке, отличном от общего правила. Например, исключение из общего правила составляют книга покупок и книга продаж. Начало срока их хранения (не менее четырех лет) определяют от даты последней записи (а не с 1 января следующего года). Об этом сказано в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (ред. от 24.10.2013) "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость".

В частности, пятилетний период хранения начинает течь:

для договоров (на оказание аудиторских услуг, кредитных, хозяйственных, имущественного страхования) — с момента истечения срока действия;
для договора о материальной ответственности — с момента увольнения материально ответственного лица;
для свидетельств о постановке на учет в налоговой инспекции — с момента снятия организации с налогового учета.

2. Условия хранения

2.1. Варианты организации хранения документов

Для хранения документов организация может воспользоваться одним из 3 способов хранения:

внеофисное хранение документов, т.е. передать документы специализированной архивной компании;
создать свой собственный архив (Право организации на создание архива закреплено в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».);
часть документов предать по договору хранения в надёжный архив, а часть хранить самостоятельно.

Внеофисное хранение документов, о котором упоминалось выше, представляет собой эффективный способ организации бухгалтерского архива, который предусматривает передачу бухгалтерских документов на хранение в профессиональный архив, оснащенный современным оборудованием (архивные стеллажи, системы контроля доступа и противопожарной безопасности).

Основными преимуществами данной технологии являются:

снижение непрофильной нагрузки на бухгалтера;
защита от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации;
сохранность важных документов;
снижение издержек, связанных с оснащением собственного архива и его последующим обслуживанием;
высвобождение офисных площадей.

Если же организация хранит документацию у себя, то можно создать внутренний архив, удовлетворяющий всем нормативным требованиям, установленным для специализированных архивов. В качестве основных источников опасности для документов выделяются огонь, вода, прочие физические и химические воздействия.

Нейтрализовать данные воздействия можно путем установления следующих требований к условиям хранения:

в местах хранения должна быть оборудована противопожарная сигнализация;
стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в местах хранения таким образом, чтобы расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) было более высоты нижнего уровня двери входа в архивохранилище, что необходимо для снижения вероятности порчи документов при его подтоплении. Хранение документов на полу или подоконниках не допускается;
в местах хранения должна присутствовать естественная или искусственная вентиляция с целью обеспечения нормального уровня влажности воздуха, а также снижения концентрации вредных веществ;
хранение архивных документов должно осуществляться в темноте с целью исключения их выгорания. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, стеллажах закрытого типа;
в местах хранения не реже одного раза в год должны проводиться влажная уборка шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок) без использования химических средств, агрессивных в отношении бумаги;
в местах хранения запрещаются пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение;
в местах хранения не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла с целью исключения тепло- и влагообмена с документами.
если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи, с чем не исключено их выцветание. Кроме того, для этих целей вместо стеллажей можно воспользоваться и глухими шкафами.
оконные проемы целесообразно оборудовать металлическими решетками, особенно если помещение хранилища располагается на первом или в цокольном этаже здания, кроме того, лучше установить в архиве и металлическую дверь. Такие меры позволят организации избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.
бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Документы с грифом «коммерческая тайна» держат в сейфах.

Третий способ совмещает в себе преимущества и недостатки двух первых, поэтому он подходит не каждой организации. Выбор способа хранения бухгалтерских документов, как правило, зависит от финансовых возможностей предприятия, объема хранимой документации и темпов увеличения ее количества, требований службы безопасности и отраслевой специфики предприятия.

При этом также отметим, что остались нерассмотренными документы в электронной форме, переход на которые позволяет организовать их хранение в компьютерной базе данных. Данный переход, как представляется, и будет задавать основной вектор развития архивного дела, что позволит снизить затраты на хранение документов. Ну а пока в организации не произошла полная замена бумажных документов на электронные, предлагаем организовать ведение журналов регистрации документов и посещений архива в электронном виде, что автоматизирует получение отчетов на основании информации, содержащейся в них.

Универсального решения в отношении того, как организовать хранение документов, не существует. При любом способе организации их хранения возникают риски утраты документов, которые нужно анализировать в каждом конкретном случае.

2.2.Организация учета архивных документов.

Обеспечить безопасное хранение документов — является основной задачей архива. Но от этого не будет, ни какой практической пользы, если в определенный момент времени вы не сможете найти нужный документ.

Таким образом, встает вопрос о том, как обеспечить учет документов в архиве минимальными средствами, чтобы иметь возможность отыскать необходимый документ в любой момент времени.

Выделим основные пункты организации документов:

1. Нумерация.

Если планируется хранить документы в отдельных помещениях, то стеллажи и шкафы нумеруются слева направо от входа, а если они располагаются параллельно стене с входом в несколько рядов, то нумерация осуществляется сначала по каждому ряду в направлении от входа. Полки в стеллажах и шкафах нумеруются сверху вниз. Отсеки в стеллажах и шкафах нумеруются по направлению удаленности от входа. Нумерация стеллажей (шкафов) производится буквами русского алфавита. При достижении буквы Я нумерация продолжается таким образом: АА, АБ и т. д.
Нумерация полок осуществляется латинскими цифрами: I, II и т. д.
Нумерация отсеков на полках производится арабскими цифрами: 1, 2 и т. д.
Нумерация наносится непосредственно на стеллажи, шкафы или их элементы водоустойчивой краской, чернилами, маркерами или на таблички, надежно прикрепляемые к элементам стеллажей и шкафов.

2. Книга учёта.

Учет архивных документов осуществляется в книге учета поступлений и выбытий архивных документов, открываемой на каждое место хранения.
Для целей облегчения поиска в архиве необходимых документов данная книга должна содержать следующие графы:

наименования документов.

период, к которому относятся документы;
момент времени, до которого нужно обеспечить хранение;
код места хранения документов (например, Г-III-2);
дату принятия документа на хранение;
дату выбытия документа;
подпись лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения;
комментарий.

В данной книге отражаются записи о передаче документов на архивное хранение и безвозвратном выбытии документов из места хранения (в последнем случае заполняется графа «Дата выбытия документа», которая содержится в записи, сделанной в момент поступления документа на хранение). В графе «Комментарий» отражается информация, которая может быть полезной по усмотрению лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения (например, в случае изъятия документов следует указать лиц, изъявших документы).

Книга учета поступлений и выбытий архивных документов делится на разделы таким образом, чтобы в одном разделе книги содержались документы одного наименования (одного подразделения, работника) с целью облегчения их поиска. Также допускается для каждого наименования документов (подразделения, работника) заводить отдельную книгу учета поступлений и выбытий архивных документов. В результате становится возможным быстро определить место расположения нужного документа .

Книга учета поступлений и выбытий архивных документов хранится у лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения.

2.3.Ответственность за ненадлежащее хранение бухгалтерских документов

В первую очередь, ответственность за организацию хранения документов организации, включая первичные учетные документы, несет руководитель. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер учреждения.

Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц. Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения), то этот факт должен быть подтвержден правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора.

В случае утраты первичных учетных документов руководитель организации, в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте, назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты.

Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается:

отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета;
систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

Ответственным за сохранность документов является главный бухгалтер. Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия.

Что касается ответственности за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов, то она может быть и административной, и налоговой. Отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 5000 до 15000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Административный штраф в данном случае может назначаться как за нарушение архивных требований о хранении документов (ст. 13.20 КоАП — 300-500 руб.), так и за грубое нарушение правил бухучета, если из-за отсутствия документов искажена бухгалтерская отчетность (ст. 15.11 КоАП — 2000-3000 тыс. руб.).

3. Движение документов

3.1. Выдача документов

Выдача документов ведётся, учётных регистров, бухгалтерской отчётности из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера. Для такой цели имеет смысл организовать ведение журнала посещений.

Он может включать следующие графы:

дату посещения;

фамилию, имя и отчество посетителя;

наименования временно изъятых документов. (Если в организации возможно образование документов с одинаковыми наименованиями разными подразделениями или должностными лицами для удобства их дальнейшего поиска разрешается включение в наименования документов или выделение в качестве отдельной графы наименования подразделения или должности лица, к которым относятся временно изъятые документы);
период времени, к которому относятся временно изъятые документы;
код места хранения временно изъятых документов;
дату возврата документов;
подпись посетителя. Заполняется с целью подтверждения посетителем своего посещения и временного выноса указанных документов;
подпись лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения. Заполняется с целью контроля над соответствием данных, указанных посетителем, фактическим обстоятельствам;
комментарий. Посетитель или лицо, ответственное за организацию хранения документов в месте хранения, может оставить информацию, которую сочтет нужной (например, о предполагаемом сроке возврата временно полученных документов).