Хранение дел в государственном архиве

 

оглавление

      Введение   2

      Глава 1. Государственные архивы  4

    1. Понятие государственного архива  4
    2. Состав Архивного фонда Российской Федерации  4
    3. Управление Архивом и контроль за его деятельностью  4

      Глава 2. Передача документов на хранение  7

      1. Состав документов, подлежащих передаче в архив  7
      2. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение  7
      3. Прием-передача документов при смене руководителя архива  10
      4. Порядок приема-передачи документов при реорганизации

      организации  11

      Глава 3. Система мер  обеспечения сохранности документов  12

      1. Организация хранения документов  12
      2. Требования к зданиям и помещениям архива  12
      3. Режимы хранения документов  13
      4. Проверка наличия и состояния документов  15
      5. Особо ценные и уникальные документы архива  17
      6. Электронное хранение документов  18

      Глава 4. Порядок выдачи дел из хранилищ  22

      1. Общие требования к учету документов  23
      2. Учет дел и документов, находящихся на депозитарном хранении  24

      Заключение   26

      Список использованных источников  27

      Приложение   28

      Приложение 1. Акт приема-передачи документов на государственное хранение  28

      Приложение 2. Карта-заместитель дела  29

      Приложение 3. Книга выдачи дел из хранилища  30

 

ВВЕДЕНИЕ 

     Тема данной курсовой работы – «Хранение дел в государственном архиве». Данная тема была выбрана неслучайно: рассмотрение вопроса о хранении документов и дел в государственных архивах явилась основной проблемой в деятельности любого архива, значимость данного вопроса остается актуальной и на сегодняшний день, так как все документы, имеющие наиболее ценную информацию передаются из ведомственного архива, который является источником в государственный архив, где документы подлежат постоянному хранению. Благодаря деятельности государственных архивов,  мы  знаем историю нашего прошлого. В архиве  собраны бесценные документы, отражающие научно-техническое, культурное, спортивное достижения России.

     Сотни миллионов документов хранятся в  архивохранилищах Российской Федерации. Советская Россия была первой страной, которая в результате победы Великой  Октябрьской социалистической революции национализировала архивы и открыта их для исследователей. Организация архивного дела в Российской Федерации самая лучшая в мире. Она обеспечивает наиболее полную концентрацию в государственных архивохранилищах всех имеющихся и вновь создаваемых документальных материалов. Отсутствует ограниченный срок давности, ранее истечение, которого в большинстве капиталистических стран документы вообще не выдаются исследователям. Большая часть материалов обработана и действительно доступна для исследователей.

     При проведении исследования были использованы учебные и методические пособия, государственные стандарты по ведению  делопроизводства и архивного дела в организациях, нормативно-законодательная  база архивоведения.

    Автор учебного пособия Л.Е. Шепелев «Работа исследователя с архивными документами» на теоретическом уровне сумел подчеркнуть те основы, которые необходимо учитывать как делопроизводителю, так и архивисту. Он описывает достаточно исторических фактов, которые в дальнейшем помогут специалистам более организованно хранить документы в архивах или подготавливать их к сдаче в архив.

      Автор учебно-практического руководства Э.Н. Давыдов «Делопроизводство» на теоретическом уровне посвящает «Подготовке и передаче дел в архив организации», где точно описывает срок хранения документов, а также организацию последовательности составления документов, передаваемых на архивное хранение.

        Автор сборника нормативных документов М.Н. Микушина (Серия «Кадровик») подробно рассматривает правила оформления официальных документов, правила хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, сроки хранения документов. Данное издание подготовлено с учетом последних изменений в законодательстве.  

К сожалению, авторы данных пособий охватывают теоретический аспект архивоведения. В данной курсовой работе автор попытался исследовать с практической точки зрения использование архивных дел в деятельности архивных служб.  

      Объектом  исследования данной работы является рассмотрение службы государственного архива.

      Предметом исследования являются правила ведения, составления и оформления архивных документов.

      Цель  курсовой работы: провести анализ особенностей в использовании архивных документах правил их оформления и формирования, введения архивного дела в государственных архивах. Для реализации данной цели потребовалось разрешение следующих задач:

  1. Раскрыть понятия «архив» и «государственный архив».
  2. Проанализировать основные требования к оформлению дел при их подготовке и передаче на дальнейшее хранение.
  3. Исследовать систему мер обеспечения сохранности документов.
  4. Изучить порядок выдачи дел из хранилищ государственного архива.

 

глава 1. ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ 
 

    1. Понятие государственного архива
 

      Под термином «архив» понимают учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Слово «архив» в понимании людей вызывает различные представления. Для одних, а может и для большинства, это груда ненужных бумаг, которые пылятся, и занимает место, но для историков слово «архив» - это собрание бесценных документов, которые отражают жизнь и становление человеческого социума. Важнейшие документы, собранные на протяжении всей жизни человека на земле хранятся в архивах. Государственные архивы - это учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (то есть вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов - служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими. Государственные архивы создаются Правительством Российской Федерации либо органом государственной власти субъекта Российской Федерации.

       

    1. Состав Архивного фонда Российской Федерации
 

      В состав архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника  их происхождения. Времени способа  создания, вида носителя, форм собственности  и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.  

1.3. Управление Архивом  и контроль

за  его деятельностью 

      Архив возглавляет директор. Директор, его  заместители, главный бухгалтер, которые  назначаются и освобождаются  от должности Учредителем. Директор, его заместители и главный  бухгалтер действуют на условиях срочного трудового договора, заключённого с Учредителем.

      Приказы Учредителя, принятые в пределах его  компетенции, обязательны для директора.

Директор  без доверенности действует от имени  Архива, в том числе:

      - представляет его интересы в  органах государственной власти  и местного самоуправления,  предприятиях и организациях, выдает доверенности;

      - имеет право подписи на финансово-хозяйственных  документах, распоряжается  денежными средствами в пределах утвержденных смет и выделенных ассигнований, в том  числе полученных от реализации платных работ и услуг;

      - определяет структуру, готовит  штатное расписание Архива в  пределах установленного  фонда оплаты труда;

      - разрабатывает смету доходов  и расходов на содержание Архива  в пределах выделенных  на соответствующий период ассигнований; а также по внебюджетным средствам;

      - организует деятельность Архива, распределяет обязанности между  заместителями; 

      - издаёт приказы в пределах  своей компетенции, проверяет  их исполнение, даёт указания   обязательные для исполнения всеми работниками Архива, применяет меры поощрения и  дисциплинарных взысканий;

      - утверждает положения об отделах,  экспертно-методической комиссии, дирекции, планы  работы (по согласованию с Учредителем), представляет отчёты о работе;

      - осуществляет приём, перемещение, увольнение сотрудников;

      - решает вопросы выдачи документов  по запросам учреждений, организаций,  граждан во  временное пользование, для публикации, для работы пользователям в читальном зале;

      - организует повышение квалификации  сотрудников, разработку и реализацию  мероприятий по внедрению прогрессивных форм и методов труда, социально- экономическим вопросам;

      - устанавливает должностные оклады, размеры надбавок и доплат, премии, материальной  помощи работникам архива;

      - обеспечивает надлежащую техническую эксплуатацию помещения, соблюдение правил  пожарной и охранной безопасности, определяет потребности в необходимом оборудовании  и материалах.

      Директор  несёт персональную ответственность  за:

      - деятельность Архива, выполнение  уставных задач;

     - эффективное и рациональное использование  имущества и финансовых средств  Архива;

      - информационную безопасность Архива;

      - материально-техническое обеспечение  Архива;

      - своевременность отчётности Архива  перед контролирующими органами;

      - выполнение программ, договорных и иных обязательств Архива;

      - за реализацию Архивом выполненных  работ и платных услуг; 

      - обеспечение Архива квалификационными  кадрами, повышение их деловой  квалификации;

      - обеспечение надлежащей технической  эксплуатации помещений Архива, соблюдение  правил пожарной безопасности.

      Директор, его заместители и главный  бухгалтер могут быть досрочно освобождены  от должности в случае неудовлетворительного  исполнения своих должностных обязанностей, нарушений требования законодательства, настоящего Устава.

      В Архиве на правах совещательных органов  образуются:

      - дирекция, рассматривающая важнейшие  вопросы организации деятельности, контроля,  проверки исполнения, выполнения планов, подбора и расстановки кадров, отчёты о работе  отделов. Решения дирекции утверждаются приказами директора;

      - экспертно-методическая комиссия  для рассмотрения вопросов экспертизы  ценности  документов Архива, отбора документов, подлежащих и не подлежащих хранению в  Архиве, рассмотрения и решения методических и практических вопросов архивного дела;

      - комиссия по рассекречиванию  документов в соответствии с  действующим  законодательством Российской Федерации. При необходимости в Архиве могут создаваться  иные научно-совещательные органы, положения и состав которых утверждаются  директором Архива.

      Управление  Архивом осуществляется директором на принципах единоначалия, в условиях гласности, при участии трудового  коллектива, профсоюзного комитета в  выработке решений по принципиальным вопросам производственной деятельности, социально-экономического развития коллектива, контроля за их исполнением.

      В Архиве применяется совмещение должностей и расширение зон обслуживания. Совмещение должности или расширение зоны обслуживания оформляются приказом директора.

      Должностные лица Архива несут установленную законодательством ответственность за не предоставление, искажение или сокрытие информации, содержащейся в документах, хранящихся в Архиве.

      Таким образом, существует Государственный  архив, который собирает и хранит информацию. Каждая информация имеет сроки хранения, свою значимость и свою историю.

Государственные архивы, как и ведомственные, имеют свои права, обязанности, управление и контроль за их деятельностью.

 

ГЛАВА 2. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ 
 

    1. Состав  документов,

подлежащих  передаче в государственный архив 

      Государственный архив  в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.

      Дела  временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив , как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

      Документы личного происхождения в архив  организации передаются на временное  хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.

      В государственный архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций. 

    1.    Порядок передачи документов архива

на  постоянное хранение 

      Документы Архивного Фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в  архиве организации, передаются на постоянное хранение.

      Архив организации передает на постоянное хранение документы в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация – фондообразователь является источником комплектования. Для этого составляется акт приема-передачи документов на государственное хранение (приложение 1).

      Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

      Устанавливаются следующие предельные сроки временного хранения архивных документов в организациях:

  1. архивные документы федеральных органов государственной власти, а также архивные документы Генеральной прокуратуры РФ, органов государственной власти и прокуратур республик, отраслевых академий, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения – 15 лет;
 
      
  1. архивные  документы органов государственной  власти и прокуратуры краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов, прокуратур, государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения – 10 лет;
  2. архивные документы органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства – 5 лет;
  3. записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, похозяйственные книги – 75 лет;
  4. архивные документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля федеральной или государственной собственности, - 10 лет;
  5. научная, технологическая и патентная документация – 10 лет;
  6. конструкторская документация – 5 лет;
  7. проектная документация по капитальному строительству – 25 лет;
  8. телеметрическая документация – 5 лет;
  9. кинодокументы, фонодокументы и видеофонограммы – не более 3 лет со времени изготовления;
  10. фотодокументы – 3 года;
  11. документы на машинных носителях – 5 лет.

      В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с соответствующим  органом управления архивным делом  или архивным учреждением.

      Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на договорной основе.

      Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в  случае необходимости практического  использования документов организацией по письменному разрешению государственного архива.

      Документы постоянного хранения государственной  организации, изменившей форму собственности (акционированной, приватизированной), хранятся в негосударственной организации, а затем, по истечении предельных сроков временного хранения в организации, передаются в государственный архив.

      При ликвидации организации ее документы  подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником. 
 

      При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.

      Документы по личному составу ликвидированной  организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии – в государственный архив.

      Уничтожение документов с неистекшими сроками  временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта РФ или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.

      Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. 2.4.1-2.4.7 настоящих Правил.

      Организацию упорядочения документов ликвидируемой  организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия, которая может заключать договор на эту работу с организацией (физическим лицом), имеющей соответствующую лицензию, или государственным архивом.

      Передача  документов постоянного хранения в  государственный архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и соответствующего архива. В организациях, с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию с государственным архивом допускается передача документов один раз в пять лет.

      Научно-техническая  и специальная документация передается, как правило, один раз в пять лет.

      Документы передаются в государственный архив  по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел.

      При первой передачи документов государственный  архив передается историческая справка  на архивный фонд организации. При последующих  передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших  изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов. 
 

      Передача  дел производится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки  о приеме документов в государственный  архив.

      Прием документов на постоянное хранение оформляется  актом приема-передачи дел. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причина их отсутствия – в прилагаемой к акту справке организации.

      Архив организации принимает меры по розыску  документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

      Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.

      Вместе  с документами передаются три  экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел. 

    1. Прием-передача документов

при смене руководителя архива 

      При смене руководителя архива прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту о выдаче дел во временное пользование.

      Для приема-передачи дел руководителя архива приказом руководителя организации  назначается комиссия в составе  не менее трех человек. В состав комиссии включается представитель службы ДОУ.

      При приеме-передаче дел необходимо проверить  наличие и состояние:

  • документов архива, в том числе особо ценных дел и страховых копий особо ценных документов;
  • учетных документов и справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел и заменяющих их номенклатур дел, листов фондов и карточек фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных карточек);
  • печатей и штампов архива (при их наличии);
  • противопожарного и охранного оборудования.

      Необходимо  проверить также условия хранения документов.

    1. Порядок приема-передачи документов

при реорганизации организации 

      Порядок приема-передачи документов организации при реорганизации последней определяется распорядительным документом о реорганизации организации.

      В состав ликвидационной комиссии по реорганизации  организации должен входить представитель  соответствующего архивного органа.

      При реорганизации организации с  передачей ее функций другой или  нескольким организациям, в том числе  с изменением форм собственности, документы  передаются организации или организациям-правопреемникам.

      При реорганизации организации, когда  из ее состава выделяется структурное подразделение со статусом организации, последней передаются незавершенные делопроизводством дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.