Хранение электронных документов



ВВЕДЕНИЕ

Сегодня документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии.

Неоспорима важность сохранности и умелого использования  информационных ресурсов предприятия  для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ – это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.

Проблемы обеспечения  сохранности электронных документов.

Работы по обеспечению  сохранности электронных документов можно разделить на три вида:

  1. обеспечение физической сохранности и целостности файлов с электронными документами;
  2. обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;
  3. обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.

Первый аспект обеспечения  сохранности электронных документов – проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальных условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях. Тогда при утрате одного из носителей, можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося носителя.

Важен также выбор  типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от вида электронного документа и срока его хранения. Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов в организациях – хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах. Иногда, возникает необходимость переноса электронных документов на внешние носители. До сих пор в некоторых организациях небольшие совокупности файлов с управленческой документацией хранят на магнитных дискетах (в том числе как страховой фонд). Для хранения же объемных и сложноструктурных баз данных и других информационных ресурсов (например, научно-технических или издательских), чтобы не нарушать целостности данных, лучше использовать емкие электронные носители: оптические диски, съемные жесткие диски, RAID-массивы.

Цель курсовой работы – выявление современного общественного представления об электронном документе, характеристика сложившейся общественной модели электронного документа. Алгоритм исследований стандартен: берется представительная выборка субъектов-участников электронного информационного взаимодействия, выявляются их мнения, и после соответствующей обработки находится искомый результат.

Задача курсовой работы – выявление сложившегося общественного представления об электронном документе и тенденций его изменения. Именно поэтому в круг анализируемых материалов включены законопроекты, хотя общеизвестно, что принятый закон может кардинально отличаться от представленного законопроекта. Нас интересуют системные положения существующих и, особенно, разрабатываемых законов, насколько учитывается очевидная в перспективе принципиально разная природа электронного и традиционного информационного взаимодействия. Опыт последних 5-7 лет показывает, сколь быстро страна прошла путь к массовому применению ПЭВМ, а темпы информатизации все нарастают. Через несколько лет законы устареют, в то время как цикл разработки, общественного признания и широкого внедрения нормативных материалов, содержащих концептуально отличные подходы от существовавших ранее, составляет порядка пяти лет.

Объектом исследования являются хранение электронных документов, их место и значение их сохранности.

Предмет исследования –  система обеспечения сохранности электронных документов.

Существует множество  исследований, которые раскрывают различные  аспекты данной темы. Каждый автор  показывает ситуацию со своей точки зрения. Это позволяет нам взглянуть на полученную информацию с различных сторон, что способствует получению более объективного знания по данному вопросу.

 

1. Хранение электронных документов

1.1 Понятие электронный документ

Электронный документ – это зафиксированная на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых ЭВМ, и которая содержит реквизиты, позволяющие ее идентифицировать. При этом под электронным носителем понимается материальный носитель, предназначенный для записи и хранения информации посредством электронной вычислительной техники.

Электронные документы  не привязаны жестко к определенному  носителю информации. Они могут быть зафиксированы на носителях разных типов. В зависимости от используемого способа записи и считывания информации различают магнитные, оптические, магнитооптические и другие виды документов.

Магнитный документ.

К магнитным носителям  информации относят магнитную ленту, магнитную карту, магнитный диск (жесткий и гибкий).

Информация на магнитных  документах записывается путем изменения  остаточной намагниченности отдельных  участков магнитного слоя носителя.

Магнитная лента –  носитель информации в виде ленты из гибкой и прозрачной пленки с ферромагнитным покрытием1. Магнитная лента несет звуковую или цифровую информацию, закрепленную электромагнитным способом. Используется в ЭВМ, аудио- и видеотехнике.

Магнитная карта –  носитель информации в виде гибкой пластины с магнитным покрытием.

Магнитный диск – носитель информации в виде диска с ферромагнитным покрытием для записи.

Магнитные диски делятся на жесткие и гибкие (дискеты):

Гибкий магнитный диск (floppy disk, diskette) – это диск, изготовленный из пластика, покрытого ферромагнитным слоем. Он широко используется в ПЭВМ и является сменным носителем информации или программного обеспечения. Он хранится вне компьютера и устанавливается в накопитель по мере необходимости. Чаще всего используется для обмена программными продуктами и данными.

Жесткий магнитный диск (винчестер) – это круглая плоская пластинка, изготовленная из твердого материала (металла), покрытого ферромагнитным слоем. Он предназначен для постоянного хранения информации, используемой при работе персональным компьютером, и устанавливается внутри него.

Различают два вида жестких  магнитных дисков.

Жесткий диск (hard disk) – встроенный в накопитель (дисковод) на жестком магнитном диске пакет закрепленных один над другим магнитных дисков, извлечение которых в процессе эксплуатации ЭВМ является невозможным.

Съемный жесткий диск (removable hard disk) – пакет магнитных дисков, заключенных в защитную оболочку, которые в процессе эксплуатации ЭВМ могут выниматься из дисковода на сменном жестком диске и заменяться другим. Использование этих дисков обеспечивает практически неограниченный объем внешней памяти ЭВМ.

1.2 Организация архивного хранения электронных документов

Бухгалтерия и кадровый отдел завалены бумагами и не могут  вовремя отыскать необходимые документы. Архив технической документации разросся и не позволяет организовать быстрый доступ к нему. К тому же офисные площади стали стоить еще дороже, а занимаются они архивными коробами и папками, в которых хранятся различные документы. Многим знакома такая ситуация. Создание электронного архива и правильная организация хранения электронных документов поможет избавиться от всех этих проблем.

Несомненная польза от хранения электронных документов:

  • освобождение офисных площадей;
  • единая база данных;
  • разграничение прав доступа в электронном архиве;
  • улучшение работы бухгалтерии и кадрового отдела.

Тем не менее, хранение электронных  документов не такой простой процесс, как может показаться. Необходимо правильно организовать сканирование бумажных документов, потом производить ввод данных в базу электронного архива. Верификация ввода данных также очень важна. Получается довольно сложный технологический процесс.

После того, как все  эти проблемы всплывают на поверхность, многие компании отказываются от мыслей создать электронный архив собственными силами. Ведь это требует отвлечения от основной работы большого количества сотрудников, их обучения и т.д. Поэтому руководители таких предприятий принимают решение обратиться в архивную компанию, специалисты которой обладают большим опытом создания электронных архивов и организации хранения электронных документов.

Хранение электронных  документов осуществляется обычно в  двух вариантах: на сервере компании и в сети Интернет для удаленного доступа. Многие отказываются от хранения электронных документов в Сети, поскольку в этом случае очень высок риск потери конфиденциальной информации. Для правильного хранения электронных документов на сервере электронного архива необходимо точно сопоставить графические образы отсканированных документов с файлами базы данных. Это требует большой внимательности от операторов ввода данных.

С каждым годом в органах  власти и организациях все более  актуальными становятся вопросы  создания, организации и функционирования архивов электронных документов. Еще большую остроту этим вопросам придали ФЦП «Электронная Россия»2 и аналогичные программы в субъектах федерации (например, ГЦП «Электронная Москва»3). Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В связи с этим проблемы хранения электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов.

Необходимо сразу отметить, что архив электронных документов – это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией. Это не только и не столько поисковая система, способная «выудить» нужную пользователю электронную информацию. Архив – это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.

Отметим также, что проблемы, практика и рекомендации по организации архивного хранения электронных документов будут не одинаковы для разных организаций. Они зависят как от организационно-правовой формы этих организаций, так и от видового состава документов, которые должны храниться в архиве, от задач, которые перед архивом стоят. Но самое главное, эти различия зависят от установленных сроков хранения электронных документов.

Например, опыт работы с  электронными документами, накопленный  в организациях при оперативном  или кратковременном хранении, не всегда применим при организации государственного хранения электронных документов в государственных архивах. И наоборот, требования к учету электронных документов, их описанию и обеспечению сохранности, предъявляемые при организации долговременного хранения, часто чрезмерны для хранения и использования основной массы таких документов в организациях.

Поэтому всякий раз, затрагивая ту или иную проблему архивного хранения электронных документов, следует  оговаривать сроки их хранения, находятся ли они:

– в оперативном использовании  в организации;

– в архивах организации  при обеспечении кратковременного хранения (до 5–7 лет);

Несмотря на то, что  электронные документы появились  несколько десятилетий назад, решения в области их архивного хранения еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами в архиве. К этому следует прибавить правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, персональные данные и другие конфиденциальные документы в электронном виде и т.д.

Если говорить об опыте  долговременного (более 30 лет) хранения электронных документов, то следует  обращаться к практике зарубежных национальных архивных служб и корпоративных  архивов. Среди зарубежных национальных архивов следует отметить Центр  хранения электронных документов Национальной администрации по архивам и делопроизводству (CfER NARA) в США, хранящий более 80 тыс. баз данных, а также Национальный архив цифровых баз данных Великобритании (NDAD UK). На просторах СНГ первыми к организации государственного хранения электронных документов приступили в Республике Беларусь. В 1996 г. там был создан Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД, г. Минск)1, который, по существу, является ведущим научным центром по разработке методик и практической работе с электронными документами в государственных архивах республик бывшего Советского Союза.

Опыт хранения электронных  документов в нашей стране гораздо  меньше, чем в западных странах, и  накапливаться он стал сравнительно недавно, максимум 15–20 лет назад. Главным образом, это опыт, накопленный в организациях при оперативном использовании и хранении баз данных. Некоторые ведомственные архивы (имеются в виду вычислительные центры при таких ведомствах как МВД, МПС) ведут отдельные базы данных еще с советских времен. Другие ведомства (МНС, Пенсионный Фонд РФ, Госкомстат) начали накапливать информацию в электронном виде с начала–середины 90-х годов. В настоящее время любая крупная или средняя организация (и частная и государственная) выделяют значительные средства на формирование и поддержание своих электронных информационных ресурсов. Но это электронные документы, которые имеют практическое значение для органов власти, ведомств и организаций. Те же базы данных, которые выходят из оперативного использования, как правило, погибают. Наиболее наглядно это демонстрирует судьба баз данных, использовавшихся в ведомствах в 70–80-х гг. и утраченных в результате смены технологических платформ и административных преобразований5.

Недавнее исследование по наличию информационных ресурсов в федеральных органах исполнительной власти, проведенное ВНИИДАД, показало, что лишь немногие из них обладают неким подобием архива электронных документов (МНС, Государственный таможенный комитет, МЧС). В этих организациях только начинает развиваться нормативно-методическая база такого архива организации, сами документы хранятся не на внешних носителях, а на сервере.

1.3 Нормативное и методическое обеспечение архивного хранения электронных документов

Нормативная и методическая база архивного хранения электронных документов в настоящее время находится в зачаточном состоянии. «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации» (2002) лишь в самых общих чертах касаются вопросов приема на хранение, обеспечения сохранности, учета и описания электронных документов. Более подробно эти вопросы отражены в «Основных правилах работы организаций» (2002) и «Основных правилах работы с научно-технической документацией государственных архивах Российской Федерации» (2003).

Однако, несмотря на то, что  в этих Правилах отражен определенный опыт работы с электронными документами  в организациях, их рекомендации недостаточны для решения многих проблем, которые  могут проявиться при организации  долговременного хранения электронных документов в государственном архиве (обеспечении сохранности, учете, описании). В частности, в них полностью отсутствуют механизмы обеспечения сохранности и подлинности электронных документов в долговременной перспективе, в то время как вся система учета и описания должны быть ориентированы на решение именно этих задач.

Одна из первых проблем, связанных с организацией архивного  хранения электронных документов, терминологическая: что, собственно, такое «электронный документ»? Материален он или эфемерен?

Согласно федеральному закону «Об электронной цифровой подписи» (2002) «электронный документ» – это «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Федеральный закон РФ "Об информации, информатизации и защите информации" (1995) трактует понятие «документ» как – «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Таким образом, понятие электронного документа следует рассматривать в органичном единстве зафиксированной информации (в виде файла/ов), реквизитов и носителя информации. При этом реквизиты электронного документа могут быть зафиксированы как в электронном виде (в том числе электронно-цифровая подпись), так и в документе на бумажной основе.

Однако следует учитывать, что без применения адекватных технологий электронный документ так и останется файлом на носителе. По аналогии такой электронный документ можно сравнить с бумажным документом с угасшим текстом: документ как будто бы есть, но в тоже время, по существу, его нет. То есть электронный документ только тогда можно считать «документом», когда мы может воспроизвести файл и воспринять информацию с экрана монитора.

Отмеченные особенности  электронных документов (взаимосвязь  их компонентов и применение адекватных информационных технологий для их воспроизведения и прочтения) следует всякий раз учитывать при организации их архивного хранения, будь то экспертиза ценности, учет, описание или обеспечение сохранности.

1.4 Организация учета электронных документов

Единицы и формы учета электронных документов определяются задачами и сроками хранения документов. Требования к учету в делопроизводстве и архиве организации могут быть существенно менее жесткими, чем в государственном архиве при постановке электронных документов на государственный учет.

Из всех нормативных  и методических документов наибольшее внимание учету электронных документов уделено в «Основных правилах работы организаций» (2002). Но эти правила имеют существенные недостатки.

Например, Правила предлагают рассматривать в качестве «единицы учета электронных документов» – «единицу хранения или их комплект с записью файла(ов), составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедиа, база данных и т.п.), а также сопроводительную документацию». Но что такое «программно-информационный объект» определить достаточно сложно, однозначного ответа здесь быть не может. К тому же подобное определение и предлагаемая в Правилах форма учета электронных документов (лишь на очень высоком уровне агрегирования) не способствуют выполнению задач по проверке наличия документов. Недостаточно учитывать только лишь единицы хранения и даже «программно-информационные объекты». При копировании электронных документов на другой носитель «программно-информационный объект» может быть скопирован не полностью, что приведет к некорректному прочтению документа. Предлагаемая Правилами форма описи электронных документов не позволит выявить эту «пропажу».

Необходим учет и опись  более мелких объектов: файлов и  директорий (папок) файловой структуры, т.е. визуально обособленных объектов файловой структуры компьютера. Именно их следует рассматривать единицами учета электронных документов для архивов всех уровней.

Кроме того, при обеспечении  долговременного хранения баз данных с возможностью их последующей миграции страховые текстовые форматы необходим учет еще более мелких информационных объектов: таблиц базы данных. Это позволит не нарушить систематизацию электронных документов после проведения миграции, да и описывать документы будет легче.

Следующее замечание  связано с необходимостью учета  единиц хранения электронных документов – носителей. Как уже отмечалось в оперативном управлении (в делопроизводстве) электронных документов могут размещаться  на сервере или винчестере компьютера. В этом случае отпадает необходимость внесения в опись электронных документов идентификации носителя. Но и при переносе электронных документов на внешние носители необходимость внесения идентификации носителя в описательные статьи описи является излишней. Какими бы надежными носители ни были, существует определенная вероятность их утраты. При этом файлы с электронными документами будут записаны на другой носитель (с другой идентификацией), а опись придется пересоставлять или исправлять.

Было бы рациональнее указывать идентификацию единиц хранения не в описательных статьях, а в справочном аппарате к описи: в предисловии или в указателях.

Таким образом, с учетом того, что большинство архивных документов, практически, не подлежат модификации и удалению, библиотеки на компакт-дисках могут быть предпочтительнее. Кроме того, компакт-диски удобнее в работе: их автономное чтение можно осуществлять на любом компьютере, комплектуемом приводом CD-ROM.

В целом, хранение документов в электронной  форме позволяет не только кардинально ускорить поиск необходимой информации, но и в случае больших объемов документооборота значительно сократить стоимость хранения за счет сокращения занимаемых документами площадей.

 

2 Проблемы обеспечения сохранности электронных документов

2.1 Проблемы экспертизы ценности электронных документов

Проблемы обеспечения  аутентичности (подлинности) электронных  документов со способами обмена электронными документами и методами обеспечения их долговременного хранения тесно связаны проблемы обеспечения их аутентичности.

При обмене электронными документами  по сетям надежным средством является применение электронной цифровой подписи (ЭЦП). Однако задачи обеспечения сохранности  электронных документов в долговременной перспективе значительно модифицируют эту практику. ЭЦП реквизит электронного документа хотя и надежный, но крайне недолговечный: он рассчитан на пять, максимум, десять лет. Смена программной среды, устаревание со временем алгоритмов криптозащиты делают процедуру верификации ЭЦП невозможной или бесполезной.

Наиболее приемлемым методом обеспечения  аутентичности электронных документов при долговременном хранения (особенно заверенных ЭЦП) можно было бы считать  применение эмуляторов или конверторов  при их воспроизведении. Но подобная практика пока мало изучена. Проблемы здесь видятся как в ограниченном наборе этих программных средств, так и в возможных ошибках воспроизведения документов, которые могут возникать при эмуляции или конвертировании, что опять-таки негативно сказывается на доказательной силе электронных документов при долговременном хранении. Инкапсуляция6, вероятно самый перспективный способ. Именно способ решения проблемы аутентичности электронных документов видят в нем американские архивисты. Но он требует долговременной апробации и дальнейшего развития.

Необходимость переформатирования электронных  документов при долговременном хранении приводит к тому, что, по существу, появляется другой документ с измененными реквизитами  и контрольными характеристиками: датой  последнего сохранения, объемом, контрольной суммой, хэш-кодом, ЭЦП и т.п. Получается, что подлинник электронного документа будет не возможно прочитать и использовать, а его аутентичная копия не будет иметь юридической силы.

Отмеченная проблема – обеспечение аутентичности  электронных документов в долговременной перспективе – на сегодняшний день, пожалуй, самая острая и сложная. Четких рекомендаций как ее решить нет пока ни в нашей стране, ни за рубежом. Можно порекомендовать лишь одно: не стоит на этапе делопроизводства создавать, а затем хранить исключительно в электронном виде документы, предполагающие длительный срок хранения и серьезную ответственность сторон. Желательно одновременно создавать и хранить этот официальный документ также на бумажном носителе.

В условиях нерешенности технологических проблем аутентификации электронной информации, на первое место выходит «старый дедовский метод»: удостоверение подлинности электронных документов при передаче их на внешних носителях в архив с помощью документа на бумаге. Для этих целей в нашей стране еще с середины 80-х гг. существуют госты:

– ГОСТ 6.10.4–84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым  средствами вычислительной техники. Основные положения. М., 1985.

– ГОСТ РД 50-524–84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях. М., 1985.

– ГОСТ 28388-89. Системы  обработки информации. Документы  на магнитных носителях данных. Порядок  выполнения и обращения.

Инкапсуляция — включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например, в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов, хотя вряд ли его можно считать панацеей от всех проблем.

Следует отметить, что  исследования, связанные с применением  эмуляции и инкапсуляции при долговременном хранении электронных документов, носят  пока единичный характер. Даже если вскоре и будут предложены некоторые методики, потребуется немало времени для их апробации. Поэтому единственным проверенным способом долговременного хранения электронных документов пока остается миграция.

Все множество цифровых подписей условно можно свести к  двум классам:

  • с использованием биометрических параметров человека — отпечатков пальцев, тембра голоса, радужной оболочки глаз и т.п.;
  • с применением методов криптографии. Последний класс получил название — «электронная цифровая подпись» (ЭЦП). Именно ЭЦП считается наиболее надежным средством аутентификации в межкорпоративном электронном пространстве.

В правовом отношении  ЭЦП долгое время находила применение лишь в частноправовой сфере. Для  ее применения необходимо было заключение двусторонних или многосторонних договоров (на бумаге), в которых определялись все нюансы генерации, верификации, хранения ЭЦП и ответственность сторон. Рубеж веков стал периодом массового правового признания электронных средств аутентификации в открытых информационных сетях. Законы об ЭЦП или электронном документе были приняты в большинстве развитых и многих развивающихся странах.

Российский закон об ЭЦП помогает раскрыть сущность этой технологии. В нем ЭЦП определяется как «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного  электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе».

В то же время особенностью ЭЦП, которая отличает ее от собственноручной подписи человека, является то, что  идентифицирует она не столько лицо, подписавшее электронный документ, сколько конкретный документ: два разных документа, подписанные с использованием одного и того же закрытого ключа, будут иметь разные числовые выражения ЭЦП. Связано это с тем, что, кроме закрытого ключа, в алгоритм вычисления ЭЦП включены и другие параметры, в первую очередь, так называемый хэш-код файла(ов) с электронным документом.

Алгоритмы хэширования  информации реализуются с помощью  хэш-функций, которые в криптографии относятся к разряду однонаправленных, т.е. таких, которые достаточно легко  высчитать, но очень непросто обратить. При использовании качественной хэш-функции вероятность получения одного и того же хэш-кода для двух различных файлов ничтожно мала. Именно хэш-код электронного документа гарантирует его целостность — то, что после подписания документа можно будет легко установить, вносились ли в него изменения или нет. Удобство хэш-функций при вычислении ЭЦП заключается также в том, что они преобразовывают цифровые последовательности (файлы) разнообразной длины в последовательности (хэш-коды) фиксированной длины в 56, 64 и т.п. бит информации. Этим самым экономятся вычислительные ресурсы пользовательских компьютеров.