Информационная система учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

Содержание

Введение………………………………………………………………...…..3

1. Анализ состояния вопроса учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. Обоснование плана создания ИС учета расчетов с поставщиками и подрядчиками………………………………………….……..5

1.1 Описание предметной области………………………………………..5

1.2 Обзор средств и  систем автоматизации расчетов  с поставщиками и подрядчиками ……………………………………………………………………..9

1.3 Выбор инструментальных средств…………………………………..15

2. Разработка плана создания информационной системы учета расчетов с поставщиками и подрядчиками…………………………………………….20

2.1 Выбор методологии разработки плана создания информационной системы. Жизненный цикл системы…..……………………………………….20

• 2.2 Разработка и описание плана создания информационной системы………………………………………………………………………….25

Заключение………………………………………………………………..34

Литература………………………………………………………………...36

Введение

Эффективное управление предприятием в современных условиях невозможно без использования компьютерных технологий. Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика - это первый и определяющий этап автоматизации бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Учет расчетов с поставщиками и  подрядчиками является важным элементом  в системе бухгалтерского учета.

Основными задачами этого учета являются:

-формирование полной и достоверной информации о состоянии расчетов с поставщиками и подрядчиками за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги,

-обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

-контроль за состоянием дебиторской и кредиторской задолженности;

-контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с поставщиками и покупателями;

Методология создания и разработки информационных систем (ИС) заключается в организации процесса построения ИС и обеспечении управления этим процессом для того, чтобы гарантировать выполнение требований как к самой ИС, так и к характеристикам процесса разработки. Сама разработка ИС должна обеспечивать снижение сложности процесса создания ИС за счет полного и точного описания этого процесса и применения современных методов и технологий создания ИС на всем жизненном цикле ИС - от замысла до реализации. Процесс создания ИС строится как процесс построения и развития моделей. Реализация методологии базируется на применении комплекса согласованных между собой инструментальных средств, обеспечивающих высокий уровень автоматизации всех процессов, выполняемых в соответствии с методологией на протяжении ЖЦ ИС.

Целью курсовой работы является обоснование разработки плана создания информационной системы учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, а так же создание разработки плана и развития ИС для предприятий. В зависимости от цели работы сформулированы следующие задачи:

• Анализ предметной области
• Анализ инструментальных средств для обоснования и создания разработки информационной системы учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.
• Разработка плана создания информационной системы учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.
• Создание плана создания информационной системы
• Описание плана создания информационной системы учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.

1. Анализ состояния  вопроса учета расчетов с поставщиками  и подрядчиками. Обоснование плана  создания ИС учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

1. Описание предметной области

Для создания информационной системы учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, отвечающей целям и задачам организации необходимо обосновать и разработать план информационной системы для предприятий, чтобы во-первых, сформировать требования к ИС, отвечающие целям и задачам организации, и во-вторых, спроектировать и разработать систему, отвечающую этим требованиям, с учетом их изменений в процессе разработки. Наличие такой методологии является решающим фактором успеха при создании информационной системы.

В настоящее время  большое внимание уделяется расчётам с поставщиками и подрядчиками. Это  обусловлено тем, что постоянно  совершающийся кругооборот хозяйственных  средств вызывает непрерывное возобновление многообразных расчётов. Одним из наиболее распространённых видов расчётов как раз и являются расчёты с поставщиками и подрядчиками за сырьё, материалы, товары и прочие материальные ценности.

Поставщики и подрядчики – это  организации, поставляющие сырьё, материалы и другие товарно-материальные ценности, а также оказывающие различные виды услуг (отпуск электроэнергии, пара, воды, газа и др.) и выполняющие разные работы (капитальный и текущий ремонт основных средств и др.).

Расчёты с поставщиками и подрядчиками осуществляют после отгрузки им товарно-материальных ценностей, выполнения работ или оказания услуг либо одновременно с ними с согласия предприятия или по его поручению.

Без согласия организации  в без акцептном порядке оплачиваются требования за отпущенный газ, воду, тепловую и электрическую энергию, выписанные на основании показателей измерительных приборов и действующих тарифов, а также за канализацию, пользование телефонов, почтово-телеграфные услуги.

В настоящее время  организации сами выбирают форму расчётов за поставленную продукцию или оказанные услуги. В Положении о безналичных расчётах в РФ предложена новая форма расчётов, основанная на использовании выписываемого поставщиком платёжного требования-поручения. Оно принимается банком покупателя к исполнению только при наличии средств на расчётном счёте покупателя и при его письменном согласии оплатить полностью или частично платёжное требование-поручение. При этой форме расчётов поставщик на отгруженную продукцию оформляет платёжное требование-поручение и пересылает его плательщику, который, ознакомившись с ним, принимает решение об оплате. Приняв решение оплатить, плательщик подписывает его, скрепляет подписи печатью и сдаёт в свой банк. Банк плательщика списывает деньги с его расчётного счёта и переводит их в банк поставщика для зачисления на счёт поставщика. Бухгалтерские записи списанных и зачисленных сумм производятся на основании выписок банка с расчётного счёта.

После того, как предприятие  создано, зарегистрирован уставный капитал, наступает время закупок оборудования, основных средств, материалов, товаров. Все эти, а так же многие другие операции, требуют проведения расчетных операций с поставщиками. Выше мы уже касались расчетов с поставщиками, когда рассматривали операции по приобретению материалов, основных средств, нематериальных активов. Процессы расчетов с поставщиками имеют некоторые особенности, в частности, юридического характера, которые нужно обязательно принимать во внимание бухгалтеру.

Поставщиками принято называть организации, у которых мы приобретаем разного рода товары. Подрядчики - это, обычно, те организации, которые выполняют для нас какие-то работы, оказывают услуги. Нередко и тех и других просто называют поставщиками - порядок учета и юридического регулирования и с теми и с другими практически не отличается. Отличия наблюдаются лишь на уровне первичных документов и порядка заключения сделок. В учете же и поставщики, и подрядчики выглядят схожим образом.

Целью курсовой работы является обоснование разработка плана создания информационной системы учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, а так же развития ИС для предприятий. Схема учета расчетов такова, что поставщики и подрядчики поставляют товары, работы и услуги, вся эта информация находится в таблице «Товар». За это они получают денежные средства (информация находится в таблице «Денежные средства»), которые поступили с расчетного счета (таблица «Расчетные счета в банке») или из кассы (таблица «Касса»). Проводя анализ предметной области, можно сказать, что подсистема расчетов с поставщиками выглядит так как на рисунке 1.

 Рис.1 Структура системы расчетов с поставщиками и подрядчиками

Создание ИС способствует повышению эффективности производства экономического объекта и обеспечивает качество управления. Наибольшая эффективность ИС достигается при оптимизации планов работ предприятии, фирм и отраслей, быстрой выработке оперативных решений, четком маневрировании материальными и финансовыми ресурсами.

Успешное функционирование человеко–машинных информационных систем и технологии определяет качество проектирования.

Проектирование имеет  целью обеспечить эффективное функционирование ИС и автоматизированных информационных технологии со специалистами, использующими в сфере деятельности конкретного экономического объекта ПЭВМ. Именно качественное проектирование обеспечивает создание такой системы, которая способна функционировать при постоянном совершенствовании ее технических, программных, информационных составляющих, то есть ее технологической основы, и расширять спектр реализуемых управленческих функции и объектов взаимодействия.

Достижение указанной  цели требует последовательного  выполнения следующих задач:

1) технико-экономическое обследование и анализ производственно-хозяйственной деятельности объекта и предмета информатизации;

2) содержательная постановка  задачи, ориентированной на рыночные  методы хозяйствования 

3) определение  предметной области;

4) анализ состава  и содержания входной и выходной информации для приложений;

5) изучение документации  предметной области;

6) разработка информационно-логической  модели;

7) разработка организационно-технических  рекомендаций  и практических мероприятий по внедрению результатов решения  задачи в производственно-хозяйственную деятельность объекта.

1.2 Обзор средств  и систем автоматизации расчетов  с поставщиками и подрядчиками

Для учета расчетов с  поставщиками и подрядчиками используют различные автоматизированные системы. Такие как, «АСР Бил Мастер», «1С. Предприятие», «АСР MoBill».  Автоматизированная Система Расчётов (АСР) – предназначена для автоматизации деятельности организаций, решающих вопросы по проведению начислений и учету произведенных оплат, включая ведение договорных отношений с потребителями услуг, учет объемов потребления услуг и расчет начислений за любые виды услуг, выставление счетов и контроля выполнения оплат.

Например, Автоматизированная система расчетов "Билл-Мастер".

 По критерию "цена-эффективность" и возможности масштабирования АСР "Билл-Мастер" является одной из лучших программ на рынке и может применяться, как у небольших, так и крупных операторов связи.

Автоматизированная система  расчетов (АСР) "Билл-Мастер" –  это конвергентная биллинговая  программа модульного типа. Она предназначенная для учета и тарификации практически всех видов телекоммуникационных услуг, предоставляемых современными операторами связи, для сетей емкостью до 5 млн. абонентов.

Основные преимущества "Билл-Мастер" это:

• широкий спектр инструментов для комплексного выстраивания эффективных взаимоотношений с клиентами и управления телекоммуникационными ресурсами.
• наличие в составе автоматизированной системы расчетов необходимого количества эффективных инструментов, которые способствуют повышению лояльности клиентов, снижению их оттока, непрерывному контролю за техническим состоянием обслуживаемого оборудования и т.д.

Оптимальность данной автоматизированной системы расчетов складывается не только из функциональных и технических  возможностей биллинга, но и стоимости его приобретения и дальнейшего владения.

АСР "Билл-Мастер" применяется  поставщиками телекоммуникационных услуг  для решения задач в следующих  областях деятельности:

• Финансово-юридические отношения с клиентами, регистрация клиентов, оформление договоров, учет денежных средств, формирование финансовых средств и отчетов, генерация и учет платежных карт.
• Взаимодействие с сетевыми устройствами. Сбор сведений об услугах с сетевых устройств и различного оборудования, авторизация клиентов по протоколу RADIUS, обработка CDR-пакетов, тарификация, управление доступностью, роуминг.
• Сопутствующий учет, учет свободных и занятых ресурсов сети, организация службы технической поддержки, интеграция с внешними финансовыми системами.

В "Билл-Мастер" применяются универсальные способы сбора и обработки биллинговой информации, позволяющие взаимодействовать со многими типами сетевых устройств. Благодаря этому автоматизированная система расчетов "Билл-Мастер" подходит различным операторам связи, таким как:

• провайдеры Интернет по коммутируемым линиям (Dial-Up);
• поставщики услуг связи по широкополосным каналам (DSL, Wi-Fi), использующие интеллектуальный шлюз выбора услуг (Cisco ISG) или c установкой VPN-соединений;
• операторы IP-телефонии, в том числе учитывающие транзитный голосовой трафик операторов-партнеров;
• операторы телефонных сетей общего пользования.

Автоматизированная система  расчетов "Билл-Мастер" является ПО с открытым кодом, что дает операторам связи быть независимыми от услуг  поставщика ПО. В то же время команда профессиональных разработчиков АСР всегда готова прийти на помощь в реализации специфической функциональности, требуемой оператору связи.

Модульная структура "Билл-Мастер" позволяет провайдеру сформировать оптимальное биллинговое решение, которое наилучшим образом соответствует его требованиям и потребностям в части управления телекоммуникационными услугами, формирования отчетов, выполнения учетных задач. Экономия за счет неиспользуемых модулей снижает стоимость системы.

Так же для автоматизации расчетов с поставщиками и подрядчиками применяется АСР MoBill. АСР MoBill позволяет оператору автоматизировать все его функции и состоит изследующих комплексов:

• Автоматизированная конвергентная биллинговая система: позволяет учитывать различные услуги связи в одной системе и обеспечивает взаиморасчеты с абонентами в полном объеме, как кредитным, так и авансовым методом:

- услуги телефонной сети общего пользования

- услуги IP-телефонии

-  услуги коммутируемого доступа

- услуги Интернет

- услуги кабельного телевидения

- услуги сетей подвижной связи

-  и т.п.

• Автоматизированная система предбиллинга: позволяет при распределенной телефонной сети заказчика анализировать, систематизировать и загрузить данные о телефонных соединениях и информацию о трафике в биллинговую систему на тарификацию;
• Автоматизированная система взаиморасчетов с поставщиками услуг: позволяет производить взаиморасчеты с поставщиками услуг – провайдерами по агентским договорам, договорам присоединения, и т.п. Также обеспечивает контроль счетов, выставленных провайдером за счет сравнения детализации провайдера и детализации АСР MoBill;
• Автоматизированная система сбора платежей: позволяет загружать платежи в систему в автоматическом режиме из различных систем клиент-банков, из любых реестров платежей и т.п.
• Автоматизированная система приема наличных платежей;
• Система автоматического отключения услуг абонентов согласно задолженности абонентов;
• Система интеграции: позволяет интегрироваться с другими программными комплексами.

АСР MoBill позволяет не только автоматизировать работу оператора, но и получить экономическую выгоду за счет:

• Сокращения расходов и трудозатрат на обслуживание системы и автоматизации рутинных процессов;
• Полного контроля счетов выставляемых поставщиками услуг;
• Сокращения расходов на серверное и клиентское оборудование за счет используемой СУБД InterSystems Caché.

Система программ "1С: Предприятие" предоставляет широкие  возможности ведения автоматизированного  учета на предприятиях, в организациях и учреждениях, независимо от их вида деятельности и формы собственности, с различным уровнем сложности учета.

"1С: Предприятие"  позволяет организовать эффективный  бухгалтерский, кадровый, оперативный  торговый, складской и производственный  учет, а также расчет заработной  платы.

В комплексную поставку входят основные компоненты системы  программ "1С: Предприятие":

- "Бухгалтерский учет",

- "Оперативный учет",

- "Расчет",

а также основные конфигурации:

- "Бухгалтерский учет"

-"Торговля +Склад"

-"Зарплата + Кадры"

-"Производство + Услуги + Бухгалтерия"

-"Бухгалтерия + Торговля + Склад  + Зарплата + Кадры"

Пользователи могут  применять конфигурации, входящие в  новую комплексную поставку, как по отдельности, так и совместно, подобрав для себя подходящий вариант работы с системой. Выбор конфигурации зависит, прежде всего, от решаемых задач, от типа деятельности и структуры конкретного предприятия, уровня сложности ведения учета и других условий.

Пользователи могут  вести учет в комплексной конфигурации или решать разные задачи учета в  отдельных конфигурациях, пользуясь  средствами обмена данных, или же начать с автоматизации одного из направлений  учета, используя отдельную конфигурацию.

Программа “1С: Бухгалтерия” построена на основных принципах бухгалтерского учета, общих для всех его разделов. Бухгалтер сам может настроить практически все - план счетов, виды первичных и отчетных документов, схемы проводок. Программа помогает бухгалтеру быстро найти нужные записи, сформировать необходимую отчетность. Специальные режимы позволяют использовать программу на отдельных рабочих местах, где формируются первичные документы. Можно использовать ее для предоставления отчетности руководителю. Кроме того, в программе предусмотрена возможность ведения сложного аналитического учета.

Универсальность программ семейства 1С заключается в том, что мы приобретаем некий бухгалтерский  конструктор, т.е. систему с расширенными инструментальными возможностям.

Первичные возможности данного программного продукта достаточно ограничены. Например, выполнение в рамках бухгалтерского конструктора таких операций, как расчет износа основных средств, расчет заработной платы и т.п., практически невозможно осуществить без соответствующих настроек. Однако, овладев специальным языком, пользователь может самостоятельно научить программу выполнять любые расчеты, создавать отчеты и т.п.

Этот класс систем ориентирован на массовый тираж. В одной  программе трудно учесть специфику  учета нескольких бухгалтерий. Поэтому и применяются некие универсальные заготовки, из которых с помощью настроек создается программный продукт, подходящий для учета в любой фирме.

Универсальность программ семейства “1С” позволяет им лучше  адаптироваться к быстроменяющемуся законодательству в нашей стране. Однако она не спасает систему от недостатков.

Программы семейства  “1С” выходят на рынок достаточно сырыми. Т.к. производитель хочет  успеть завоевать рынок, опередив своих  конкурентов. А их сегодня достаточно.

Сама программа протестирована и не содержит грубых ошибок, но иногда небольшие недочеты влекут за собой целый список нежелательных последствий.

Проанализировав все  плюсы и минусы имеющихся ИС, можно  сделать выводы, что создание новой экономико-информационной системы имеет место быть. А именно, нужно обратить внимание на следующие аспекты: расширение возможности данного продукта, упрощение ведения аналитического учета в бухгалтерии, конкретно учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, и улучшить систему настроек ведения учета.

1.3 Выбор инструментальных средств

В современных условиях руководители разных уровней все  шире применяют специализированные программные средства для решения  задач в рамках организации деятельности. Однако существует ряд несправедливо  забытых программных средств, зарекомендовавших себя и эффективно помогающих руководителю решить эту задачу. Например, такие программные продукты, как MS Project и Time Line.

MS Project входит в состав  профессиональной версии пакета MS Office и, в силу этого, является общедоступным продуктом.

Проблемы организации  деятельности по своей сущности и  своему содержанию имеют комплексный  характер и требуют комплексного решения. Для каждого конкретного  проекта задачи, которые необходимо решать для его реализации, будут  отличаться как объемом работ, так и составом привлекаемых сил и средств.

Выполнение проекта  тpeбyeт временной увязки большого числа взаимосвязанных работ, выполняемых  различными исполнителями, привлекаемыми для выполнения задач проекта. Составление и анализ соответствующих календарных планов представляют собой довольно сложную задачу, при решении которой необходимо использование аппарата сетевого планирования и управления проектами (СПУП). По существу этот метод дает возможность определить, во-первых, какие работы или операции из числа многих, составляющих мероприятия проекта, являются «критическими» по своему влиянию на общую временную продолжительность проекта и, во-вторых, каким образом построить рациональный календарный план проведения всех работ с тем, чтобы выдержать заданные сроки при минимальных затратах.

Будем называть проектом совокупность взаимно связанных  мероприятий (операций), необходимых  для достижения цели проекта, длительность каждого из которых известна или  определена экспертным методом.

Проект может быть задан в виде функционально-сетевой модели.

Реализация таких моделей  возможна при применении специального математического обеспечения и  специализированных модулей в составе  конкретных программных продуктов.

Специализированные модули календарного планирования входят в продукты, созданные на основе MRPIІ. Наиболее распространенными универсальными инструментами управления проектами и календарного планирования являются программы MS Project и Time Line, которые обеспечивают выполнение следующих основных функций:

- календарное планирование  задач;

- ресурсное планирование;

- обеспечение иерархической  структуры проекта;

- поиск критического  пути;

- поддержка поиска  путей оптимизации календарного  сетевого графика;

- поддержка поиска  путей оптимизации ресурсного графика загрузки;

- поддержка нескольких  планов для каждого проекта,  что позволяет проводить анализ  типа "что, если…";

- обеспечение межпроектного  назначения задач и ресурсов;

- выравнивание перегрузок ресурсов;

- описание специфических календарных графиков работы ресурсов;

- предоставление базовых (типовых)  расписаний, дающих общие представления  о проектах в различных предметных  областях;

- обеспечение гибкими средствами  создания отчетов в виде табличных  и графических (Гант, PERT (Program Evaluation end Review Technique)), а также в виде календаря, в том числе отчетов, выбираемых из заготовок.

В программах имеется вспомогательная  возможность импорта (экспорта) данных в форматах ASCII, CSV, Excel, Lotus 1-2-3, dBASE и FoxPro, что удобно для работы в различных программах.

Сетевое планирование, например, в  системе MS Project начинается с формирования описания работ. Основными этапами  этого процесса являются:

- определение опорных дат проведения  работ;

- создание перечня работ с  оценкой их продолжительности;

- формирование иерархии технологических  операций;

- задание связей между операциями;

- создание списка ресурсного  обеспечения;

- назначение ресурсного обеспечения  операциям (распределение всех  видов ресурсов по задачам).

Информация, позволяющая сформировать последовательность работ проекта, получается как результат этапа структурного планирования.

Способом визуального представления  работ являются диаграммы Ганта. Также используется сетевая диаграмма, показывающая совокупность работ в  виде логической схемы.

Так, в MS Project существуют другие способы  представления , а именно:

- таблица данных по операциям  с детальным распределением ресурсов;

- разновидность стандартной диаграммы  Ганта, формат которой специально  ориентирован на отображение  процесса выполнения проекта;

- диаграмма загрузки ресурсов;

- сводная таблица загрузки ресурсов;

- таблица загрузки ресурсов (с  детализацией по операциям).

Формы и таблицы, представляющие проект, заполняются на основе содержания единого  банка данных, используемых расчетной моделью. Исходя из этого, формируется информационная база данных «MS Project». Это гарантирует, что любое изменение, произведенное в одном режиме (виде), автоматически отображается во всех других видах.

Важнейшей сервисной характеристикой  любого программного обеспечения является наличие в нем средств по оперативному отбору той информации (из всей ее совокупности), которая необходима пользователю в некоторый фиксированный момент времени. В программах Word, Excel, Access стандартным и удобным способом решения этой задачи являлись фильтры. Аналогичный механизм реализован и в MS Project. Фильтрующие условия, как критерии отбора информации, накладываемые на различные колонки, могут дополнять друг друга по правилу логического сложения («И»).

Предоставлена возможность  воспользоваться встроенными стандартными отчетами, либо разработать собственные  типы отчетов. Основой для их формирования являются формы представления данных о графике проекта, таблицы, фильтра. В отчеты могут быть включены не только данные из табличной части проекта, но и распечатаны любые представления проекта.