Информационная система в управлении предприятием

  

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение	5
1. Информационная система в управлении предприятием                1.1. Классификация информационных систем и технологий                          1.2. Виды информационных систем в организации             1.3. Взаимосвязь организаций и информационных систем	7   8 12 15
2.    Исследование ООА Ленинского района г.Бреста                                                                                                             2.1  Описание ООА Ленинского района г.Бреста 2.2  Моделирование проблемы в ООА Ленинском районе г.Бреста 2.3  Решение проблемы в ООА Ленинском районе г.Бреста	17   22   25
Заключение	27
Список использованных источников	29

 

ВВЕДЕНИЕ

В наши дни является просто очевидным тот факт, что каждый человек непрерывно взаимодействует с огромным потоком информации. Информация является одной из широких признанных составляющих практически всех сфер деятельности. Информация – основа управления, связующее звено между менеджером и средой, в которую он включен в процессе жизнедеятельности.

Информационные системы менеджмента предназначены для обеспечения стратегических решений высшим руководством предприятия. Базовыми информационными системами менеджмента являются:

- информационные  системы исполнительного руководства;

- системы  поддержки принятия решения;

- информационные  системы отчетности.

Информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией.

Компьютерные сети являются ключевыми элементами развития информационных систем и коммуникаций в менеджменте. Использование сетей ПЭВМ и сете Интернет позволяет руководителям и сотрудникам, а также компаниям, предприятиям и фирмам общаться между собой ( получать и передавать  информацию) независимо от места их расположения. Возможности сетей осуществляется с помощью определенных средств и технологий, главными из которых являются электронная почта, голосовая почта, факсимильная почта или факс, видеоконференция и телеконференция.

Очевидно, что информация между людьми не будет эффективной, люди не смогут договориться об общей цели, что составляет предпосылку существования организации. Информация в процессе коммуникаций передается не только для того, чтобы могли приниматься здравые решения, но и для того, чтобы они могли выполняться.

Эффективно работающие руководители – это те, кто эффективны в переработки информации. Они представляют суть информационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией. Руководителю приходится осмысливать большие объемы информации, среди которой есть информация, не влияющая на процесс управления. Поэтому в работе делается акцент на эффективность информации, которая оказывает непосредственное влияние на управление организацией. Эффективный менеджер – это тот, кто из общего потока информации умеет быстро отобрать  полезную для процесса управления.

Объектом исследования является ООА Ленинского района г.Бреста. Предметом данной курсовой работы является процесс управления организационными информационными системами.

В данной работе поставлена следующая цель: проанализировать сущность, исследовать эффективность внедрения новой информационной системы внутри организации на примере предприятия.

Для достижения данной цели были поставлены задачи:

- проанализировать сущность информации в организации;

- исследовать эффективность внедрения новой информационной системы;

- рассмотреть современные способы совершенствования системы управления;

- ознакомиться с особенностями информационной системы на конкретном примере;

- выявить недостатки информационной системы управления на предприятии;

- предложить мероприятия по совершенствованию информационных систем в исследуемом предприятии.

 

 

 

 

1 Информационная система в управлении предприятием

    Информационная система обеспечивает формирование базы данных, их накопление, обработку распределение с учетом конкретных требований .

Все информационные системы включают в себя   программное и аппаратное обеспечение, а также человеческие ресурсы.

Основные элементы информационной системы включают:

-источники необходимых данных для принятия решений в процессе планирования и реализации хозяйственной деятельности;

-средства их формализации, передачи и накопления в базе  данных;

-средства обработки данных  с учетом специфики требований  пользователей;

-средства обмена данными  с пользователями;

-средства контроля и  управления базой данных;

-средства пользователя, имеющие  дружественный интерфейс его  общения с информационной системой.

Виды и структура информационных систем определяются функциональными задачами управления и видами принимаемых   решений. В тоже время существует классификация информационных систем, сложившаяся в практике менеджмента. С учетом этой классификации в рамках информационной системой предприятия выделяют информационные системы менеджмента, операционные информационные системы, офисные автоматизированные системы и другие информационные системы.

Общая структура информационной системы предприятия, отражающая функциональное назначение ее видов, приведена на рис.1

 

    

1.1   Классификация информационных систем и технологий

Прежде чем приступить к рассмотрению информационных систем, их классификации и использованию  при управлении экономическими объектами, необходимо определить термины информационная система и информационная технология.

Информационная система - собирает, обрабатывает, хранит, анализирует и распространяет информацию для специфических целей. Как и любая система, она включает входную информацию (данные, инструкции) и выходную информацию (отчеты, расчеты). Она обрабатывает входную информацию и производит выходную информацию, которая посылается пользователю или другой системе. Она может так же включать механизм  обратной связи, который контролирует операции. Как и любая другая система, информационная система действует в окружающей среде.

Компьютеризованная информационная система - это система, которая использует компьютерную технологию для выполнения некоторых или всех своих задач.

Такие системы могут включать персональный компьютер и программное обеспечение или они могут включать несколько тысяч компьютеров различных размеров с сотнями принтеров, плоттеров и других устройств, такие как коммуникационные сети и базы данных.

В большинстве случаев информационная система включают также людей.

Ниже перечислены базовые компоненты информационных систем:

-  техническое обеспечение  это набор устройств, таких как  процессор, монитор, клавиатура и  др., которые позволяют осуществлять  доступ к данным и информации, ее обработку и предоставление; 

-  программное обеспечение  это набор программ, который дает  возможность техническому обеспечению обрабатывать данные;

-  база данных это  совокупность связанных файлов, таблиц, отношений и т.д., которые  хранят данные и их объединения;

-  сеть это связующая  система, которая позволяет осуществлять  разделение ресурсов различных компьютеров;

-  процедуры это набор  инструкций о том, как комбинировать  вышеназванные компоненты для  того, чтобы обрабатывать информацию  и генерировать требуемые выходы;  автоматизация производства

-  люди это те индивидуальности, которые работают с системой или используют ее выходы.

Как видно, информационная система объединяет намного больше, чем только компьютеры. Успешное использование информационной системы требует понимания бизнеса и его окружения, которое поддерживается эта информация. Например, для проектирования , которая поддерживает исполнение транзакций на фондовой бирже, необходимо понимать все процедуры, связанные с покупкой и продажей акций, облигаций, опционов и т.д.

Информационная технология, в узком определении, относится к технологической стороне информационной системы. Информационная технология включает технические обеспечение, базы данных, программное обеспечение, сети и другие средства. Она может рассматриваться как подсистема информационной системы. Иногда термин информационная технология используется в широком смысле для описания совокупности нескольких информационных систем, пользователей и менеджмента всей организации. автоматизация бюджетирования.

Теперь, когда определены базовые термины, рассмотрим классификацию информационной системы.

Информационные системы могут  быть классифицированы несколькими путями: по организационным уровням, основным функциональным областям и обеспечиваемой поддержке.

1.   Классификация по  организационной структуре. Организации  состоят из таких компонентов, как отделения, департаменты и группы. Одним из путей классификации информационной системы является разделение по организационным структурным линиям иерархии. Таким образом, мы можем найти эти системы, построенные для высшего звена управления, для отделений, департаментов, оперативных функциональных единиц и даже для отдельных работников. Такие системы могут быть самостоятельными или же они могут быть взаимосвязаны.

2.   Классификация по  функциональным областям. Информационная  система на уровне департамента поддерживают традиционные функциональные области предприятия или фирмы. Основными функциональными системами являются:

-  информационная система бухгалтерии;

-  финансовая информационная система;

- банковская информационная система;

-  производственная информационная система;

-  информационная система управления персоналом.

3. Классификация по обеспечиваемой  поддержке. Третий путь классификации  информационных систем - в соответствии  с типом поддержки, который она  обеспечивает, независимо от функциональной области. Например, информационная система может поддерживать офисных служащих почти в любой функциональной области. Также и менеджеров, независимо от того, где они работают, могут быть поддержаны компьютеризированной системой принятия решений. Основными типами информационной системы по этой классификации являются:

-  система обработки  транзакций  - поддерживает повторяющиеся, рутинные задачи и действия, а также штат исполнителя;

- информационная система  менеджмента - поддерживает функциональную деятельность менеджеров;

-  офисная автоматизированная  система - поддерживает офисных служащих;

-  система поддержки  решений - поддерживает принятие решений менеджерами и аналитиками;

-  исполнительная информационная  система поддерживает решения  высшего управленческого   звена;

-  интеллектуальная информационная  система - поддерживает главным образом менеджеров по управлению знаниями, аналитиков, но может также поддерживать другие группы сотрудников.

Отношения  между различными типами информационных систем  поддержки принятия решений можно обобщить следующим образом:

-  каждая система поддержки  имеет достаточно уникальные  характеристики и может быть  классифицирована как отдельный  объект;

-  взаимоотношения и координация  между различными типами систем  находятся в динамике и постоянном развитии;

-   во многих случаях  две  или  более системы интегрируются  в форму гибридной информационной  системы;

-  между системами циркулируют  информационные потоки.

 

          

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                1.2 Виды информационных систем в организации

Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Организацию можно разделить на уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный; и на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Системы создаются чтобы обслужить эти различные организационные интересы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем.

Таблица 1 Типы информационных систем

Типы информационных систем	Группы служащих
Стратегический уровень	Высшее руководство
Управленческий уровень	Средние менеджеры
Уровень знаний	Работники знания и данных

Системы эксплуатационного уровня поддерживаю управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость. Основная цель системы на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.

Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель системы уровня знания состоит в том, чтобы помочь интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов.

Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров. Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом.

Системы стратегического уровня - это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и в деловом окружении. Их основное назначение – приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью.

Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом.

Типичная организация имеет системы различных уровней: эксплуатационную, управленческую, знания и стратегическую для каждой функциональной области.

Системы поддержки управления разработаны, чтобы обеспечить поддержку определенному менеджеру или маленькой группе менеджеров. Они включают приложения, чтобы поддержать управленческое принятие решения типа систем групповой поддержки, исполнительных информационных систем и экспертных систем.

Организационные системы являются важными для управления бизнесом или любым другим типом организации, и менеджерам придется иметь дело со многими такими организационными системами, особенно с системой диалоговой обработки запросов и групповым программным обеспечением.

Стратегические информационные системы изменяют цели, действия, изделия, услуги или относящиеся  к окружающей среде связи организаций, чтобы помочь им получить преимущество перед конкурентами. Системы, которые имеют эти результаты, могут даже изменять бизнес организаций.

Стратегические информационные системы должны отличаться от систем со стратегическим уровнем для старших менеджеров, которые сосредоточиваются на длительных проблемах принятия решения. Стратегические информационные системы могут использоваться на всех уровнях организации и рассматривают более глубокие и широкие причины, чем другие виды систем. Они существенно изменяют цели фирмы, изделия, услуги внутренние и внешние связи.

Чтобы использовать информационные системы как конкурентоспособное оружие, нужно сначала понять, где должны быть выявлены стратегические возможности предпринимателей. Используются две модели фирмы и ее окружения, чтобы определить области бизнеса, где информационные системы могут обеспечивать преимущества над конкурентами.

Информационные технологии не только изменили способ людей, они также изменили способ конкуренции предпринимателей. Хотя первые компьютеры использовались предпринимателями, чтобы повысить эффективность, автоматизируя то, что выполнялось прежде вручную, автоматизация считается само собой разумеющейся в веке информации. Сегодняшние фирмы не только автоматизируют, но и активно разыскивают новые способы использования информационных технологий для достижения превосходства над конкурентами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

       1.3 Взаимосвязь организаций и информационных систем

 Информационные системы и  организации имеют взаимное влияние  друг на друга. С одной стороны  информационные системы должны  присоединиться к организации, чтобы  обеспечить необходимой информацией важные группы внутри организации. В то же время организация должна сознавать и открывать себе влиянием информационных систем, чтобы извлечь выгоду из новых технологий.

 Менеджеры должны сознавать, что информационные  системы могут  заметно изменять жизнь в организации. Они не в состоянии успешно проектировать новые системы или управлять существующими системами без понимания организации.

Рассмотрим воздействие информационных систем на организацию, а также воздействие организаций на информационные системы.

Технический взгляд на организацию позволяет рассматривать способы превращения входа в выходы, когда технологические изменения  внедряются в компанию. Создание новых информационных систем или переоборудование старых влияет намного больше, чем техническая перестановка машин или рабочих, что некоторые информационные системы изменяют организационный баланс прав, привилегий, обязательств, ответственностей и чувств, который установился за длительный период времени.

Технологическое изменение требует изменений в том, кто обладает информацией, кто имеет право на доступ и модернизацию, кто принимает решения.

Технические и поведенческие представления организаций непротиворечивы. Техническое представление сообщает нам, как тысячи фирм в конкурентных рынках объединяют капитал, рабочую силу и информационные технологии, в то время как поведенческая модель позволяет видеть, как эта технология воздействует на внутреннюю работу организации. Сегодня информационные системы помогают создавать и распространять знания и информацию в организации через новые системы работы знания, приложения, обеспечивающие компаниям доступ к данным и системам коммуникаций, связывающим разветвленное предприятие по всему миру. Организации теперь жизненно зависят от систем и не могут пережить даже случайную их аварию.

Организации создают информационные системы, чтобы стать более эффективными. Информационные системы могут быть источником конкурентоспособного преимущества. С экономической точки зрения они могут рассматриваться как средства производства, которые могут свободно заменять рабочую силу. Они также изменяют размеры контрактов фирм, потому что  могут уменьшать операционные затраты. Информационные технологии, особенно использование сетей, снижают стоимость рыночного участия и делают их заслуживающими внимание для фирмы.

Исследование поведенческой теории нашло несколько доказательств, что информационные системы автоматически преобразовывают организации. Исследователи изучали запутанные связи, с помощью которых организации и информационные технологии взаимно влияют друг на друга, и оценили, что информационные технологии могут изменять иерархию принятия решений в организациях, снижая затраты на приобретение информации и расширяя ее использование.

Имеется возрастающая взаимозависимость между деловой стратегией, правилами и процедурами, с одной стороны, и информационными программным обеспечением систем, оборудованием, базами данных и передачей данных – с другой. 

Изменение технология в организацию влияет на три других компонента:  кадровые перестановки, изменение методов работы, преобразование структуры организации.

Информационные системы могут стать мощными инструментами для создания более конкурентоспособных и эффективных организаций. Они могут использоваться, чтобы перепроектировать организации, трансформируя их структуру, область действия, средства и механизмы управления работой, трудовыми процессами, изделиями и услугами.

2 Исследование ООАСиТА Ленинского района г.Бреста

2.1 Описание Отдела Образования Спорта и Туризма Администрации Ленинского района г.Бреста

Отдел образования администрации Ленинского района г.Бреста (далее – отдел образования) является структурным подразделением администрации Ленинского района г.Бреста (далее – администрация), подчиняется Брестскому городскому исполнительному комитету, Брестскому областному комитету, Министерству образования Республики Беларусь.

В своей деятельности отдел образования руководствуется законодательством Республики Беларусь, а также настоящим Положением об отделе образования администрации Ленинского района г.Бреста.

Отдел образования является юридическим лицом, имеет расчетные и иные счета в банках, учетный номер налогоплательщика.

Отдел образования осуществляет государственно-властные полномочия в области образования, государственный контроль за качеством образовательного и воспитательного процесса в учреждениях образования на территории Ленинского района г.Бреста независимо от ведомственной подчиненности.

На балансе отдела образования в качестве обособленных структурных подразделений находятся государственные учреждения образования, которые согласно решению горисполкома находятся в оперативном управлении отдела образования.

Для обслуживания учреждений образования при отделе образования функционируют структурные подразделения без прав юридического лица: учебно-методический кабинет, централизованная бухгалтерия и инженерно-хозяйственная группа, действующие на основании положений утвержденных начальником отдела образования.

Основными задачами отдела образования являются:

- реализация принципов государственной  политике в сфере образования, воспитания, охраны детства с  учетом особенностей и перспектив  социально-экономического развития  Ленинского района г.Бреста;

- организация выполнения Кодекса Республики Беларусь «Об образовании»;

- обеспечение соблюдения конституционных  прав граждан на образование  и социальных гарантий участников  образовательного процесса;

- обеспечение выполнения образовательных  и государственных социальных стандартов;

- обеспечение эффективного функционирования  и развития учреждений образования, воспитания, охраны детства, создание  системы непрерывного образования, повышение квалификации и переподготовки  педагогических кадров;

- координация деятельности государственных учреждений образования по вопросам реализации функций системы образования, организация их взаимодействия с учреждениями, предприятиями и другими общественными организациями;

- охрана законных прав и интересов  учреждений образования, работников отрасли, детей и учащихся;

- удовлетворение потребностей учреждений образования в педагогических кадрах, организация методической работы с ними;

- организация работы учреждений  образования по оздоровлению  детей.

Отдел образования в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

- обеспечение исполнения законодательства  Республики Беларусь в сфере  образования, воспитания, охраны детства;

- анализ состояния, прогнозирование, определение приоритетов направлений  развития системы образования района, внесение предложений по оптимизации учреждений образования, изучение тенденции развития образования и воспитания, охраны детства в других территориях Республики Беларусь, а также зарубежный опыт;

- обеспечение качества образования, воспитания, охраны детства в учреждениях образования района независимо от ведомственной подчиненности, контроль за функционированием учреждений образования;

- организация питания учащихся и воспитанников в учреждениях, обеспечивающих получение дошкольного, начального, базового, общего среднего образования, контроль за его качеством;

- разработка региональных программ  в сфере образования, воспитания, охраны детства;

- взаимодействие с органами местного управления и самоуправления, организациями профессиональных союзов, общественными организациями в целях обеспечения социальной защиты руководящих и педагогических кадров учреждений образования;

- проводить работу по комплектованию  дошкольных учреждений;

- организация приема граждан, работы  с обращениями граждан в соответствии с законодательством;

- рассмотрение предложений граждан, организаций по вопросам функционирования  и развития системы образования  района, совершенствования их деятельности;

- организация и участие в  аттестации учреждений образования, руководящих и педагогических кадров в пределах своих полномочий и компетенций;

- осуществление государственной  кадровой политики в системе  образования района, направленной  на комплектование учреждений  образования высококвалифицированными  специалистами, обеспечивает их подбор и расстановку, подготовку и переподготовку кадров, формирование в пределах своей компетенции резерв руководящих кадров, организация работы с руководящими кадрами учреждений образования;